Dzienniki Urzędowe - rok 2020 poz. 23

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2019 r. poz. 1171 oraz z 2020 r. poz. 568 i 695) w związku z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2020 r. poz. 224) zarządza się, co następuje:

1) Dyrektorze Generalnym - rozumie się przez to Dyrektora Generalnego Ministerstwa Aktywów Państwowych;

2) dyrektorze komórki kontroli - rozumie się przez to dyrektora albo zastępcę dyrektora komórki właściwej do spraw kontroli;

3) jednostce kontrolowanej - rozumie się przez to komórkę organizacyjną Ministerstwa, jednostkę podległą lub nadzorowaną przez Ministra, jednostkę w stosunku do której Minister uzyskał uprawnienia kontrolne na podstawie przepisów odrębnych, objęte postępowaniem kontrolnym;

4) Kierownictwie Ministerstwa - rozumie się przez to Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu;

5) komórce kontroli - rozumie się przez to komórkę organizacyjną Ministerstwa właściwą do spraw kontroli;

6) kontrolerze - rozumie się przez to osobę upoważnioną przez podmiot zewnętrzny do przeprowadzenia w Ministerstwie kontroli lub innej czynności podlegającej wpisowi do książki kontroli;

7) Ministrze - rozumie się przez to Ministra Aktywów Państwowych;

8) Planie Kontroli - rozumie się przez to roczny plan kontroli Ministerstwa obejmujący kontrole prowadzone na podstawie zarządzenia nr 22 Dyrektora Generalnego z dnia 30 czerwca 2020 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli wewnętrznej w Ministerstwie Aktywów Państwowych, ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej oraz innych przepisów;

9) propozycjach do Planu Kontroli na następny rok - rozumie się przez to propozycje kontroli sporządzone przez komórkę organizacyjną Ministerstwa inną niż komórka kontroli, która będzie prowadziła te kontrole po ich zatwierdzeniu przez Ministra w Planie Kontroli;

10) rocznym sprawozdaniu z kontroli - sprawozdanie z wyników kontroli przeprowadzonych przez Ministerstwo w roku poprzedzającym okres, w którym sprawozdanie zostało zatwierdzone;

11) zarządzającym kontrolę - rozumie się przez to Ministra albo Dyrektora Generalnego.

2. Plan Kontroli oraz roczne sprawozdanie z kontroli zatwierdza Minister.

2. Komórki organizacyjne Ministerstwa, które prowadzą kontrole są obowiązane do zaewidencjonowania wydanego upoważnienia lub pełnomocnictwa do kontroli w rejestrze.

2. Książka kontroli zawiera następujące informacje:

1) imię i nazwisko kontrolera;

2) nazwę zarządzającego kontrolę;

3) czas trwania kontroli;

4) rodzaj kontroli;

5) tryb kontroli;

6) zakres kontroli, to jest przedmiot i okres objęty kontrolą.

3. Kontroler potwierdza podpisem wpis do książki kontroli.

4. W książce kontroli numeruje się strony w sposób uniemożliwiający usunięcie z niej kart.

5. Książkę kontroli udostępnia się na żądanie kontrolera.

2. Komórka organizacyjna Ministerstwa uzgadnia propozycje do Planu Kontroli z członkiem Kierownictwa Ministerstwa nadzorującym zadania w zakresie spraw prowadzonych przez tę komórkę.

3. Wzór propozycji do Planu Kontroli na następny rok stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

4. Po zatwierdzeniu przez członka Kierownictwa Ministerstwa kontrole są ujmowane w Planie Kontroli.

2. W Planie Kontroli określa się:

1) nazwę jednostki kontrolowanej;

2) temat kontroli;

3) podstawę prawną przeprowadzenia kontroli;

4) uzasadnienie przeprowadzenia kontroli.

3. Wzór Planu Kontroli stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

2. Wzór propozycji tytułów lub obszarów kontroli do Planu Kontroli stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.

3. Zgłoszone przez kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa propozycje tytułów lub obszarów kontroli mają charakter doradczy i mogą być uwzględnione przez komórkę kontroli przy ustalaniu Planu Kontroli.

2. Przy planowaniu pozostałych kontroli uwzględnia się w miarę możliwości:

1) dokumenty strategiczne dotyczące zarządzania działami administracji rządowej: gospodarka złożami kopalin oraz aktywa państwowe;

2) oczekiwania i potrzeby informacyjne zarządzających kontrole;

3) priorytety kontroli dla administracji rządowej;

4) wyniki wcześniejszych kontroli;

5) plany i wyniki audytów wewnętrznych;

6) propozycje tytułów lub obszarów kontroli zgłoszonych przez komórki organizacyjne Ministerstwa;

7) czynniki ryzyka mające lub mogące mieć negatywny wpływ na działalność jednostki kontrolowanej;

8) możliwość wystąpienia oszustw, nadużyć oraz obszarów i mechanizmów korupcjogennych;

9) kwoty wydatkowanych środków publicznych;

10) skargi, wnioski i inne sygnały o nieprawidłowościach, w tym pochodzące od podmiotów zewnętrznych;

11) informacje dotyczące działalności jednostki kontrolowanej, w szczególności informacje pochodzące od organów państwowych i samorządowych oraz organizacji pozarządowych i ze środków masowego przekazu.

3. Plan Kontroli koncentruje działalność kontrolną na najistotniejszych zagadnieniach związanych z funkcjonowaniem Ministerstwa oraz jednostek podległych i nadzorowanych.

2. Opis procedury dokonywania analizy ryzyka i oceny, wraz ze wzorem rekomendacji tytułów lub obszarów kontrolnych, stanowi załącznik nr 4 do zarządzenia.

3. Na podstawie przeprowadzonej analizy ryzyka i oceny, komórka kontroli przekazuje do akceptacji dyrektorowi komórki kontroli rekomendację tytułów lub obszarów kontrolnych do Planu Kontroli wraz z uzasadnieniem ich wyboru.

4. Zaakceptowana przez dyrektora komórki kontroli rekomendacja tytułów lub obszarów kontrolnych stanowi podstawę opracowania Planu Kontroli.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa prowadzących kontrolę niezwłocznie przekazują dyrektorowi komórki kontroli propozycje zmian do Planu Kontroli wraz z uzasadnieniem. Aneks do Planu Kontroli sporządza komórka kontroli.

2. Dyrektor komórki kontroli przekazuje roczne sprawozdanie z kontroli, w terminie do dnia 30 kwietnia roku następującego po okresie sprawozdawczym, do zatwierdzenia Ministrowi.

3. Zatwierdzone sprawozdanie dyrektor komórki kontroli przekazuje Dyrektorowi Generalnemu do wykorzystania w procesie zarządzania Ministerstwem oraz publikuje na portalu zewnętrznym Ministerstwa.

¹⁾ Minister Aktywów Państwowych kieruje działami administracji rządowej - aktywa państwowe i gospodarka złożami kopalin, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Aktywów Państwowych (Dz. U. poz. 2256 oraz z 2020 r. poz. 496).

Załączniki do zarządzenia Ministra Aktywów Państwowych
z dnia 30 września 2020 r. (poz. 23)

Załącznik nr 1

WZÓR - PROJEKT PLANU KONTROLI MINISTERSTWA AKTYWÓW PAŃSTWOWYCH

Załącznik nr 2

WZÓR - PLAN KONTROLI MINISTERSTWA AKTYWÓW PAŃSTWOWYCH

Załącznik nr 3

WZÓR - PROPOZYCJE TYTUŁÓW/OBSZARÓW KONTROLI DO PLANU KONTROLI MINISTERSTWA AKTYWÓW PAŃSTWOWYCH

Załącznik nr 4

Procedura dokonywania analizy ryzyka i oceny tytułów/obszarów kontrolnych do Planu Kontroli

Dyrektor komórki kontroli wyznacza zespół do spraw analizy ryzyka i oceny tytułów/obszarów kontrolnych do Planu Kontroli spośród pracowników komórki kontroli, zwany dalej "zespołem ds. oceny".

Członkowie zespołu ds. oceny dokonują analizy ryzyka i oceny tytułów/obszarów kontrolnych do Planu Kontroli na podstawie 4 rodzajów kryteriów:

Istotność (wpływ finansowy) - bezpośrednie i pośrednie konsekwencje finansowe spowodowane zajściem danego zdarzenia, w szczególności związane z wydatkowaniem środków publicznych, a także niemające wymiaru finansowego, jeśli wpływały w istotny sposób na działanie jednostki. Członkowie zespołu ds. oceny przyznają punkty według następującego schematu:

1 pkt - brak implikacji finansowych;

2 pkt - małe implikacje finansowe;

3 pkt - średnie implikacje finansowe;

4 pkt - duże implikacje finansowe.

Jakość zarządzania - kultura organizacji, sposób zarządzania, cele, plany jednostki, poziom skomplikowania operacji i wykonywanych zadań, zmiany kadrowe (fluktuacja), doświadczenie pracowników, liczba zatrudnionych, kontrola zarządcza, nadzór nad wykonywaniem zadań, ochrona zasobów, mechanizmy kontroli operacji finansowych, systemy informatyczne, etc. Członkowie zespołu ds. oceny przyznają punkty według następującego schematu:

1 pkt - bardzo wysoka;

2 pkt - wysoka;

3 pkt - umiarkowana;

4 pkt - niska.

Zagrożenia - czynniki niezależne od jednostki, ale mogące mieć bezpośredni lub pośredni wpływ na realizację zadań w poszczególnych obszarach, m.in. zmiany przepisów prawnych, popyt i koniunktura gospodarcza, postęp technologiczny, etc. oraz ryzyko korupcjogenne, możliwość popełnienia oszustwa, przestępstwa, wykroczenia bądź naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

Członkowie zespołu ds. oceny przyznają punkty według następującego schematu:

1 pkt - niskie;

2 pkt - umiarkowane;

3 pkt - wysokie;

4 pkt - bardzo wysokie.

Data ostatniego audytu/kontroli w obszarze tematu kontroli - okres, jaki upłynął od ostatniego audytu i/lub kontroli (instytucjonalnej lub zewnętrznej) w zakresie tytułu/obszaru kontrolnego.

Członkowie zespołu ds. oceny przyznają punkty według następującego schematu:

1 pkt - kontrola i/lub audyt są aktualnie prowadzone;

2 pkt - kontrola i/lub audyt były przeprowadzone mniej niż 5 lat temu;

3 pkt - kontrola i/lub audyt były przeprowadzone więcej niż 5 lat temu;

4 pkt - nigdy nie było kontroli i/lub audytu.

Punkty przyznane przez poszczególnych członków są sumowane i tworzony jest ranking tytułów/obszarów kontrolnych począwszy od tego, który otrzymał najwięcej punktów. W przypadku uzyskania przez dwa lub więcej tytuły/obszary kontrolne takiego samego wyniku punktowego, decyzję o pozycji w rankingu podejmuje dyrektor komórki kontroli.

Dokonana przez zespół ds. oceny, na podstawie przyznanej punktacji, rekomendacja tytułów/obszarów kontrolnych do Planu Kontroli jest przedstawiana do akceptacji dyrektora komórki kontroli, zgodnie ze wzorem zamieszczonym poniżej.

WZÓR