Dzienniki Urzędowe - rok 2022 poz. 2

Na podstawie art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164), art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305 z późn. zm.¹⁾) oraz § 6 ust. 2 pkt 1 komunikatu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 14 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie kontroli zarządczej dla działu administracji rządowej - kultura i ochrona dziedzictwa narodowego (Dz. Urz. MKiDN poz. 13) zarządza się, co następuje:

2. Kontrola zarządcza w NDAP oraz w archiwach państwowych funkcjonuje w szczególności na podstawie:

1) art. 68 - 71 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, zwanej dalej „ustawą";

2) standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, określonych w komunikacie wydanym na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy;

3) niniejszego zarządzenia.

3. Kontrola zarządcza w NDAP oraz w archiwach państwowych jest dokumentowana. Dokumentację kontroli zarządczej stanowią w szczególności obowiązujące w NDAP oraz w archiwach państwowych wewnętrzne akty prawne, w tym polityki, procedury, regulaminy, wytyczne, a także dokumenty określające zakres obowiązków i odpowiedzialności oraz uprawnień pracowników.

1) w NDAP - odpowiedzialny jest Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych;

2) w archiwum państwowym - odpowiedzialny jest dyrektor archiwum państwowego.

2. Za zapewnienie adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej odpowiedzialni są:

1) w NDAP - Dyrektor Generalny NDAP;

2) w komórkach organizacyjnych NDAP - kierujący tymi komórkami;

3) w archiwach państwowych - ich dyrektorzy.

3. Podmioty, o których mowa w ust. 2, odpowiednio do posiadanych kompetencji, są obowiązane do monitorowania prawidłowości i skuteczności realizacji poszczególnych celów kontroli zarządczej określonych w art. 68 ust. 2 ustawy, przestrzegania standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych oraz do bieżącego rozwiązywania zidentyfikowanych problemów.

4. Podmioty, o których mowa w ust. 2, realizują zadania w zakresie kontroli zarządczej w ramach posiadanych kompetencji określonych w szczególności w:

1) powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w tym ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

2) wewnętrznych aktach prawnych, w tym Regulaminie organizacyjnym;

3) zakresach obowiązków i odpowiedzialności oraz przyznanych uprawnieniach pracowników.

1) działania komórek i jednostek są zgodne z przepisami prawa, procedurami przyjętymi w danej komórce i jednostce,

2) plany i cele są osiągane,

3) zasoby są dostatecznie zabezpieczone (nadzorowane),

4) ryzyka związane z realizacją zadań są na bieżąco identyfikowane i monitorowane celem ciągłej poprawy procesów.

1) identyfikowanie i ocena ryzyka związanego z konkretnym obszarem działania;

2) wdrażanie mechanizmów w celu minimalizowania lub usuwania ryzyka związanego ze zidentyfikowanym zagrożeniem

3) wprowadzenie procesów nadzorowania i kontrolowania, które zapewnią wykonywanie obowiązków przez pracowników w sposób zapewniający osiągnięcie celów kontroli zarządczej;

4) zapewnienie skutecznego wykonywania zadań i dbanie o ciągłą poprawę realizowanych procesów.

2. Dokonywanie czynności, o których mowa w ust. 1, koordynuje Dyrektor Generalny NDAP.

1) obligatoryjnie przez kierujących w NDAP oraz dyrektorów archiwów państwowych;

2) fakultatywnie przez pracowników NDAP i pracowników archiwów państwowych.

2. Ankietę wypełniają także osoby zatrudnione na jednoosobowych samodzielnych stanowiskach w NDAP.

3. Ankieta wypełniana przez pracowników NDAP i pracowników archiwów państwowych ma charakter anonimowy.

4. Przez kierujących w NDAP, o których mowa w ust. 1 pkt 1, rozumie się:

1) Dyrektora Generalnego NDAP;

2) dyrektorów departamentów;

3) naczelników wydziałów;

4) koordynatora Działu Prawnego.

5. Samoocenę kontroli zarządczej przeprowadza się przy użyciu ankiet, których wzory stanowią załączniki do zarządzenia, przy czym:

1) kierujący w NDAP, osoby na jednoosobowych samodzielnych stanowiskach w NDAP oraz dyrektorzy archiwów państwowych wypełniają ankietę według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) pracownicy NDAP oraz pracownicy archiwów państwowych wypełniają ankietę według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zarządzenia.

6. Kierujący w NDAP oraz osoby zatrudnione na jednoosobowych samodzielnych stanowiskach w NDAP przekazują wypełnioną ankietę Dyrektorowi Generalnemu NDAP za pośrednictwem systemu EZD, w terminie do dnia 1 marca każdego roku.

7. Dyrektorzy archiwów państwowych przekazują wypełnioną ankietę Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych za pośrednictwem systemu EZD, w terminie do dnia 1 marca każdego roku.

8. Dyrektor Generalny NDAP na podstawie otrzymanych ankiet opracowuje zbiorczą informację o wynikach samooceny kontroli zarządczej, którą przekazuje Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych, w terminie do dnia 10 marca każdego roku.

1) kierujących w NDAP, o których mowa w § 6 ust. 4;

2) osoby zajmujące w NDAP jednoosobowe samodzielne stanowiska pracy;

3) dyrektorów archiwów państwowych.

2. Wymienieni w ust. 1 pkt 1 i 2, w terminie do dnia 20 lutego każdego roku, za pośrednictwem systemu EZD, składają Dyrektorowi Generalnemu NDAP oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.

4. W terminie do dnia 1 marca każdego roku:

1) Dyrektor Generalny NDAP, z uwzględnieniem treści oświadczeń otrzymanych od kierujących, składa Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w NDAP;

2) dyrektorzy archiwów państwowych składają Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w kierowanych przez nich archiwach państwowych.

1) wyniki funkcjonowania kontroli zarządczej w NDAP oraz projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w NDAP;

2) proponowane działania naprawcze w NDAP;

3) wyniki zbiorcze dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w archiwach państwowych;

4) zidentyfikowane ryzyka i słabości kontroli zarządczej w NDAP i archiwach państwowych.

2. Dyrektor Generalny NDAP, po zaakceptowaniu przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych Informacji, o której mowa w ust. 1, przedkłada mu do podpisu projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w NDAP.

2. Podpisane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych oświadczenie o stanie kontroli zarządczej zamieszcza się w Biuletynie Informacji Publicznej NDAP.

3. Dyrektor archiwum państwowego zamieszcza swoje oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, w terminie o którym mowa w ust. 1, w Biuletynie Informacji Publicznej archiwum państwowego.

NACZELNY DYREKTOR
ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH
PAWEŁ PIETRZYK

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2021 r. poz. 1236, 1535, 1773, 1927, 1981, 2054 i 2270.

Załączniki do zarządzenia nr 2
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
z dnia 12 stycznia 2022 r. (poz. ….)

Załącznik nr 1

ANKIETA SAMOOCENY KONTROLI ZARZĄDCZEJ SKŁADANA PRZEZ KIERUJĄCYCH W NDAP, OSOBY NA JEDNOOSOBOWYCH SAMODZIELNYCH STANOWISKACH W NDAP I DYREKTORÓW ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH

Załącznik nr 2

ANKIETA SAMOOCENY KONTROLI ZARZĄDCZEJ SKŁADANA PRZEZ PRACOWNIKÓW NDAP I ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH