Dzienniki Urzędowe - rok 2020 poz. 27

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 1 i ust. 1a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164), rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 27 lipca 2018 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (Dz. U. poz. 1566) oraz art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, z późn. zm.¹ )) w związku z § 6 ust. 2 pkt 1 komunikatu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 14 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie kontroli zarządczej dla działu administracji rządowej - kultura i ochrona dziedzictwa narodowego (Dz. Urz. MKiDN poz. 13) zarządza się, co następuje:

1) sporządzania przez archiwa państwowe planu działalności oraz monitorowania jego realizacji;

2) wyznaczania celów Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, zwanego dalej "Naczelnym Dyrektorem", oraz przygotowywania planu działalności Naczelnego Dyrektora i monitorowania jego realizacji;

3) sporządzania przez archiwa państwowe rocznego sprawozdania z działalności;

4) sporządzania rocznego sprawozdania z działalności Naczelnego Dyrektora i archiwów państwowych;

5) realizacji badania dotyczącego działalności archiwalnej w ramach programu badań statystycznych statystyki publicznej, zwanego dalej "Pbssp".

2. Za koordynację zadań określonych w ust. 1 odpowiada komórka organizacyjna NDAP właściwa do spraw planowania i sprawozdawczości, zwana dalej "komórką koordynującą".

3. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) departamentach NDAP - należy przez to rozumieć również Biuro Dyrektora Generalnego;

2) dyrektorach departamentów NDAP - należy przez to rozumieć również kierującego Biurem Dyrektora Generalnego NDAP.

2. Plan jest składany w postaci elektronicznej, podpisany podpisem kwalifikowanym przez dyrektora archiwum państwowego lub osobę przez niego upoważnioną.

3. Przygotowany do złożenia Naczelnemu Dyrektorowi plan podlega opiniowaniu przez działające w archiwum państwowym kolegium.

4. Przygotowując plan, archiwum państwowe uwzględnia przyznane mu limity finansowe oraz zgłoszone do budżetu zadaniowego wartości mierników w zakresie, w jakim pozostają one tożsame z planem.

2. Plany podlegają opiniowaniu przez kierujących departamentami NDAP odpowiedzialnych za nadzór nad realizacją poszczególnych działań i zadań ujętych w planach.

3. Informacje o stwierdzonych zastrzeżeniach lub ich braku, ze wskazaniem które dane i dlaczego wymagają wyjaśnień lub korekty, kierujący departamentami NDAP po uzgodnieniu z właściwym Zastępcą Naczelnego Dyrektora przekazują komórce koordynującej w terminie do dnia 5 grudnia roku poprzedzającego rok, którego dotyczą plany.

4. Naczelny Dyrektor podejmuje decyzję o akceptacji planu bądź konieczności uzyskania dodatkowych wyjaśnień lub skorygowania wartości mierników przyjętych w planie.

5. W przypadku zastrzeżeń do złożonego planu archiwum państwowe przekazuje, w terminie 5 dni roboczych od otrzymania zastrzeżeń, wyjaśnienia odnoszące się do zastrzeżeń lub składa skorygowany plan.

6. Po otrzymaniu wyjaśnień, o których mowa w ust. 5, Naczelny Dyrektor akceptuje plan lub zgłasza dalsze zastrzeżenia, które podlegają wyjaśnieniu zgodnie z ust. 5.

2. W przypadku stwierdzenia, że istnieje zagrożenie dla osiągnięcia przyjętych w planie wartości mierników, dyrektor archiwum państwowego podaje w informacji stosowne wyjaśnienia oraz propozycje działań naprawczych. W przypadku gdy wykonanie nie przekracza 30% planowanej wartości miernika i nie występuje zagrożenie dla wykonania zadania dyrektor archiwum państwowego do informacji o realizacji planu dołącza wyjaśnienie przyczyn niskiego wykonania.

3. W przypadku zaistnienia konieczności skorygowania wartości mierników przyjętych w planie, do informacji o realizacji planu dyrektor archiwum państwowego dołącza skorygowany plan.

4. Jeżeli korekta planu wpłynie na wartości mierników w ramach planu działalności Naczelnego Dyrektora, o którym mowa w § 7, do korekty planu dyrektor archiwum państwowego dołącza wniosek o korektę miernika ujętego w planie działalności Naczelnego Dyrektora.

5. Naczelny Dyrektor akceptuje skorygowany plan lub zgłasza zastrzeżenia, które podlegają wyjaśnieniu zgodnie z § 4 ust. 5.

6. W uzasadnionych przypadkach, na wniosek dyrektora archiwum państwowego, za zgodą Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, korekta planu może być dokonywana w terminach innych niż wynikający z ust. 1.

7. Wykonanie planu za dany rok przedstawiane jest w rocznym sprawozdaniu z działalności archiwum państwowego, o którym mowa w § 14.

8. W przypadku stwierdzenia, że nie osiągnięto przyjętych w planie wartości mierników, dyrektor archiwum państwowego podaje stosowne wyjaśnienia w załączniku nr 3 ("Informacja o realizacji planu działalności w ….. r.") do sprawozdania, o którym mowa w § 14.

2. Propozycje celów i mierników, o których mowa w ust. 1, formułowane są zgodnie ze wzorem planu, o którym mowa w § 2, wytycznymi Naczelnego Dyrektora, w tym koncepcją jego działania, wieloletnimi dokumentami strategicznymi oraz innego rodzaju planami, projektami i programami, przy czym określane cele powinny być adekwatne, wymierne, osiągalne i określone w czasie.

3. Komórka koordynująca przedstawia Naczelnemu Dyrektorowi zestawienie celów i mierników proponowanych do uwzględnienia w planie działalności.

4. Naczelny Dyrektor wyznacza nie więcej niż 4 cele na kolejny rok i nie więcej niż 3 mierniki do każdego celu.

5. Zgodnie z wyznaczonymi celami, o których mowa w ust. 4, komórka koordynująca przygotowuje projekt planu działalności na kolejny rok, zawierający cele, zadania i mierniki wraz z wartościami do osiągnięcia dla archiwów państwowych oraz departamentów NDAP, według wzoru określonego w załączniku nr 2 do zarządzenia.

6. Wartości mierników do osiągnięcia w ramach realizacji planu działalności określane są na podstawie zaakceptowanych przez Naczelnego Dyrektora planów, o których mowa w § 3 ust. 1, wieloletnich dokumentów strategicznych oraz innego rodzaju dokumentacji planistycznej.

7. W przypadku gdy nie jest możliwe określenie planowanej wartości wyznaczonego miernika na podstawie dostępnych źródeł danych, komórka koordynująca występuje do archiwów państwowych lub departamentów NDAP o oszacowanie poziomu wartości miernika do osiągnięcia na kolejny rok.

8. Do projektu planu działalności dołączana jest informacja o dyrektorach departamentów NDAP odpowiedzialnych za nadzór nad realizacją celów ujętych w planie działalności.

9. Projekt planu działalności jest zatwierdzany przez Naczelnego Dyrektora w terminie do dnia 20 grudnia roku poprzedzającego rok, którego dotyczy plan działalności.

10. Informacje o wartościach mierników do osiągnięcia w kolejnym roku wynikających z zatwierdzonego planu działalności wraz z informacją o przyjętej formule monitorowania, przekazywane są dyrektorom archiwów państwowych oraz dyrektorom departamentów NDAP właściwym do realizacji zadań określonych w planie działalności.

11. Zatwierdzony plan działalności zamieszczany jest w Biuletynie Informacji Publicznej NDAP w terminie do dnia 31 grudnia roku poprzedzającego rok, którego dotyczy ten plan.

1) według stanu na dzień 30 czerwca - w terminie do dnia 5 lipca roku, którego dotyczy plan działalności, zgodnie ze wzorem określonym w części B załącznika nr 1 do zarządzenia;

2) według stanu na dzień 31 grudnia - w terminie do dnia 31 stycznia roku następującego po roku, którego dotyczy plan działalności, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do zarządzenia.

2. W przypadku gdy realizacja wszystkich celów ustalonych na dany rok może być określona na podstawie sprawozdań, o których mowa § 14 ust. 1, lub innej dokumentacji sprawozdawczej, możliwe jest - za zgodą Naczelnego Dyrektora - rozliczenie realizacji celów w procedurze uproszczonej na podstawie danych zawartych w tych dokumentach, z jednoczesnym zwolnieniem z obowiązku składania informacji, o której mowa w ust. 1 pkt 2.

3. W przypadku wystąpienia konieczności korekty wartości mierników przyjętych w planie działalności, do informacji załącza się wniosek o zmianę mierników przyjętych dla archiwum państwowego lub departamentu NDAP w tym planie.

4. Jeżeli zmiana wartości miernika w ramach celów Naczelnego Dyrektora wpłynie na dane zawarte w innych dokumentach planistycznych, na podstawie których oszacowana została wartość miernika przyjęta w planie działalności, archiwum państwowe lub właściwy departament NDAP dokonuje korekty tych dokumentów.

5. W uzasadnionych przypadkach, na wniosek dyrektora archiwum państwowego lub dyrektora departamentu NDAP, za zgodą Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, korekta wartości mierników przyjętych dla archiwum w planie działalności może być dokonywana w terminach innych niż wynikający z ust. 1 pkt 1.

2. Skorygowany plan działalności, po zatwierdzeniu, publikowany jest w Biuletynie Informacji Publicznej NDAP.

2. Podane w sprawozdaniu wartości powinny być spójne z miernikami wykazanymi w sprawozdaniu w układzie zadaniowym.

3. Dyrektor archiwum państwowego ustala samodzielne stanowiska pracy, na których pracownicy mają obowiązek składania informacji, o których mowa w ust. 1.

2. Sprawozdanie, podpisane podpisem kwalifikowanym przez dyrektora archiwum państwowego lub osobę przez niego upoważnioną, jest składane w postaci elektronicznej.

2. Departamenty NDAP odpowiedzialne za opracowanie poszczególnych części sprawozdania, w terminie do dnia 20 lutego roku następującego po roku sprawozdawczym:

1) dokonują analizy danych zawartych w sprawozdaniach archiwów państwowych;

2) w przypadkach zastrzeżeń do przedstawionych danych - przedstawiają komórce koordynującej, po uzgodnieniu z właściwym Zastępcą Naczelnego Dyrektora, zastrzeżenia w formie pisemnej, wskazując które dane i dlaczego wymagają wyjaśnień lub korekty.

3. Komórka koordynująca występuje do archiwum państwowego o wyjaśnienia odnoszące się do zastrzeżeń, o których mowa w ust. 2 pkt 2, lub o skorygowanie sprawozdania.

4. W przypadku zastrzeżeń do złożonego sprawozdania, archiwum państwowe przekazuje, w terminie 5 dni roboczych od otrzymania zastrzeżeń, wyjaśnienia odnoszące się do zastrzeżeń i - w razie potrzeby - składa skorygowane sprawozdanie.

5. W terminie 10 dni roboczych od otrzymania wyjaśnień, o których mowa w ust. 4, departamenty NDAP odpowiedzialne za opracowanie poszczególnych części sprawozdania:

1) przygotowują zestawienie danych ze sprawozdań archiwów państwowych wraz z podsumowaniem wartości liczbowych, zawierające uzgodnione dane;

2) opracowują - w uzgodnieniu z właściwym Zastępcą Naczelnego Dyrektora - poszczególne części rocznego sprawozdania z działalności Naczelnego Dyrektora i archiwów państwowych oraz przekazują je wraz z zestawieniem, o którym mowa w pkt 1, komórce koordynującej.

6. Komórka koordynująca, w terminie 10 dni roboczych od otrzymania materiałów, o których mowa w ust. 5, przygotowuje projekt rocznego sprawozdania z działalności Naczelnego Dyrektora i archiwów państwowych wraz z tablicą publikacyjną prezentującą wyniki badania dotyczącego działalności archiwalnej realizowanego w ramach Pbssp.

7. Roczne sprawozdanie, o którym mowa w ust. 6, wraz z tablicą publikacyjną podlega akceptacji Naczelnego Dyrektora, a następnie - po przedstawieniu ministrowi właściwemu do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego - publikowane jest na stronie internetowej NDAP.

2. Zmiany w zakresie danych gromadzonych w badaniu oraz we wzorze tablicy publikacyjnej na potrzeby badania w odniesieniu do wzoru przyjętego na rok poprzedzający rok, którego dotyczy aktualnie opracowywany Pbssp ustalane są przez dyrektorów departamentów NDAP, zgodnie z właściwością, w uzgodnieniu z właściwym Zastępcą Naczelnego Dyrektora, w terminach wynikających z określonego przez Główny Urząd Statystyczny harmonogramu prac nad Pbssp.

3. Projekt tablicy publikacyjnej opracowany na podstawie złożonych informacji o proponowanym zakresie zmian akceptuje Naczelny Dyrektor.

4. Opis badania w Systemie Metadanych Statystycznych następuje po akceptacji wzoru tablicy publikacyjnej przez Naczelnego Dyrektora.

2. Tablica publikacyjna udostępniana jest na stronie internetowej NDAP w terminie określonym w Pbssp.

1) zarządzenie nr 8 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 30 listopada 2007 r. w sprawie zasad opracowania i terminu składania rocznego sprawozdania opisowego z działalności archiwum państwowego oraz przedkładania cząstkowych sprawozdań statystycznych, zmienione zarządzeniem nr 17 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 stycznia 2018 r.;

2) zarządzenie nr 7 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 17 kwietnia 2013 r. w sprawie wyznaczania i monitorowania realizacji celów Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych i podległych archiwów państwowych, zmienione zarządzeniem nr 5 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 30 stycznia 2015 r. oraz zarządzeniem nr 21 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia z dnia 29 września 2020 r. (Dz. Urz. NDAP poz. 21);

3) zarządzenie nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 6 maja 2020 r. w sprawie dokumentów planistycznych określających kierunki działań i zakres prac archiwum państwowego oraz ustalenia terminu ich składania (Dz. Urz. NDAP poz. 9).

NACZELNY DYREKTOR
ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH
PAWEŁ PIETRZYK

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2019 r. poz. 1622,

Załączniki do zarządzenia nr 27
Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych
z dnia 30 października 2020 r. (poz. 27)

Załącznik nr 1

Załącznik nr 2

Załącznik nr 3

Załącznik nr 4