Dzienniki Urzędowe - rok 2018 poz. 44

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 oraz z 2018 r. poz. 62, 1000, 1366, 1669 i 1693) zarządza się, co następuje:

1) Ministrze - należy przez to rozumieć Ministra Inwestycji i Rozwoju;

2) Ministerstwie - należy przez to rozumieć Ministerstwo Inwestycji i Rozwoju;

3) członkach kierownictwa Ministerstwa - należy przez to rozumieć Ministra, sekretarzy stanu, podsekretarzy stanu oraz dyrektora generalnego;

4) dyrektorze - należy przez to rozumieć dyrektora departamentu, biura albo osobę kierującą komórką organizacyjną Ministerstwa;

5) działach - należy przez to rozumieć działy administracji rządowej: budownictwo, planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo i rozwój regionalny, w rozumieniu ustawy z dnia 4 września 1997 r. o działach administracji rządowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 762, z późn. zm.²⁾);

6) istotności ryzyka - należy przez to rozumieć punktową ocenę ryzyka wyliczaną jako iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i jego wpływu na realizację celów i zadań określonych w planie działalności Ministra lub celów i zadań komórki organizacyjnej Ministerstwa;

7) jednostce w dziale - należy przez to rozumieć jednostkę sektora finansów publicznych podległą Ministrowi lub przez niego nadzorowaną, lub jednostkę sektora finansów publicznych obsługującą organ podległy Ministrowi lub przez niego nadzorowany;

8) komitecie audytu - należy przez to rozumieć komitet audytu, o którym mowa w art. 288 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, powołany przez Ministra dla kierowanych działów;

9) komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć departament lub biuro, wchodzące w skład Ministerstwa, zgodnie ze statutem Ministerstwa;

10) komórce organizacyjnej nadzorującej jednostki w działach - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Ministerstwa, której na podstawie regulaminu organizacyjnego Ministerstwa powierzono koordynację zadań związanych z wykonywaniem nadzoru nad jednostkami w działach;

11) oświadczeniu o stanie kontroli zarządczej - należy przez to rozumieć oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni, sporządzone zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

12) planie działalności Ministra - należy przez to rozumieć plan działalności Ministra na rok następny, sporządzony zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

13) ryzyku - należy przez to rozumieć możliwość wystąpienia zdarzenia, które będzie miało negatywny wpływ na realizację celów i zadań określonych w planie działalności Ministra lub celów i zadań komórki organizacyjnej;

14) ryzyku kluczowym - należy przez to rozumieć ryzyko, mogące spowodować niezrealizowanie celów i zadań określonych w planie działalności Ministra lub celów i zadań komórki organizacyjnej, którego istotność przyjmuje wartość od 16 do 25 punktów;

15) samoocenie - należy przez to rozumieć proces, w którym dokonywana jest ocena funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie;

16) sprawozdaniu z wykonania planu działalności Ministra - należy przez to rozumieć sprawozdanie z wykonania planu działalności za rok poprzedni, sporządzone zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

17) właścicielu ryzyka - należy przez to rozumieć wskazaną przez dyrektora komórkę wewnętrzną bezpośrednio zarządzającą ryzykiem, w tym odpowiedzialną za podjęcie działań, jeżeli poziom istotności ryzyka przekracza poziom akceptowalny;

18) Zespole Audytu Wewnętrznego - należy przez to rozumieć komórkę wewnętrzną w Departamencie Kontroli.

1) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania (Dz. U. poz. 1254);

2) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej (Dz. U. poz. 1581);

3) przepisami w sprawie szczegółowego sposobu, trybu i terminów opracowania materiałów do projektu ustawy budżetowej, wydanymi na podstawie art. 138 ust. 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

4) komunikatem nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 84);

5) komunikatem nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 11);

6) komunikatem nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 56);

7) szczegółowymi wytycznymi w zakresie kontroli zarządczej dla działów administracji rządowej - budownictwo, planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo i rozwój regionalny.

2. W ramach wykonywania kontroli zarządczej w Ministerstwie stosuje się procedury i wytyczne odnoszące się do wyznaczania celów i zadań oraz monitorowania ich realizacji, określone dla następujących elementów tej kontroli:

1) środowisko wewnętrzne;

2) cele i zarządzanie ryzykiem;

3) mechanizmy kontroli;

4) informacja i komunikacja;

5) monitorowanie i ocena.

3. Kontrola zarządcza w Ministerstwie jest dokumentowana.

4. Dokumentację kontroli zarządczej stanowią obowiązujące w Ministerstwie wewnętrzne akty normatywne, w tym procedury, regulaminy, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników.

5. Procesy kontroli zarządczej realizowane są z wykorzystaniem systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD).

2. Członkowie kierownictwa Ministerstwa w szczególności:

1) nadzorują funkcjonowanie kontroli zarządczej w komórkach organizacyjnych i jednostkach w działach, wobec których wykonują czynności nadzorcze, zgodnie z zarządzeniem Ministra w sprawie ustalenia podziału pracy w kierownictwie Ministerstwa;

2) składają oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w zakresie swoich kompetencji określonych zarządzeniem Ministra w sprawie ustalenia podziału pracy w kierownictwie Ministerstwa;

3) akceptują Rejestr ryzyk kluczowych.

3. Zespół Audytu Wewnętrznego dokonuje systematycznej, niezależnej i obiektywnej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie, realizowanej w ramach zadań zapewniających oraz czynności doradczych.

4. Komitet audytu świadczy doradztwo na rzecz Ministra w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach, w szczególności przez sygnalizowanie istotnych słabości kontroli zarządczej oraz proponowanie jej usprawnień.

5. Dyrektor wykonuje zadania związane z funkcjonowaniem kontroli zarządczej w kierowanej komórce organizacyjnej, w szczególności:

1) opracowuje propozycje celów i zadań komórki organizacyjnej zgodnie z przyjętym planem działalności Ministra oraz odrębnymi przepisami, w tym właściwymi wewnętrznymi aktami normatywnymi w zakresie funkcjonujących w Ministerstwie systemów zarządzania, w szczególności zarządzania przez cele;

2) monitoruje realizację celów i zadań komórki organizacyjnej;

3) zarządza ryzykiem w odniesieniu do celów i zadań komórki organizacyjnej;

4) przeprowadza samoocenę w komórce organizacyjnej;

5) składa oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej.

6. Pracownicy Ministerstwa są zaangażowani w procesy kontroli zarządczej w zakresie określonym w zarządzeniu, regulaminie organizacyjnym Ministerstwa oraz innych wewnętrznych aktach normatywnych, wewnętrznych regulaminach organizacyjnych komórek organizacyjnych, opisach stanowisk pracy, w udzielonych im pełnomocnictwach i upoważnieniach, a także odpowiadają za realizację tych procesów w zakresie swoich kompetencji.

7. Departament Strategii Rozwoju odpowiada za:

1) opracowanie i aktualizację misji i celów strategicznych Ministerstwa odnoszących się do kierowanych przez Ministra działów;

2) sporządzenie projektu, a następnie planu działalności Ministra;

3) sporządzenie sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni.

8. Biuro Zarządzania Zasobami Ludzkimi, w ramach funkcjonującego w Ministerstwie systemu zarządzania przez cele, odpowiada organizacyjnie za przygotowanie procesu opracowania celów i zadań przez komórki organizacyjne zgodnych z przyjętym planem działalności Ministra oraz za ich monitorowanie.

9. Komórka organizacyjna nadzorująca jednostki w działach:

1) występuje do jednostek w działach o przekazanie planów działalności, informacji w zakresie monitorowania realizacji celów i zadań ujętych w planach działalności, sprawozdań z wykonania planów działalności oraz oświadczeń o stanie kontroli zarządczej;

2) na wniosek komórki organizacyjnej sprawującej nadzór merytoryczny nad jednostkami w dziale, udostępnia wymienione w pkt 1 dokumenty.

10. Biuro Polityki Bezpieczeństwa odpowiada za koordynację procesu zarządzania ryzykiem w Ministerstwie oraz przekazanie komitetowi audytu - za pośrednictwem Zespołu Audytu Wewnętrznego - raportu dotyczącego zarządzania ryzykiem.

11. Biuro Dyrektora Generalnego odpowiada za:

1) koordynację procesu samooceny w Ministerstwie;

2) sporządzenie oświadczenia Ministra o stanie kontroli zarządczej;

3) dokonywanie okresowych przeglądów procedur kontroli zarządczej.

12. Zespół do spraw Kontroli Zarządczej, zwany dalej "Zespołem", odpowiada za:

1) opiniowanie, z uwzględnieniem kontekstu funkcjonowania całego Ministerstwa, wyników analizy i oceny ryzyk oraz wyników analizy i oceny stosowanych mechanizmów kontroli, w tym pod względem prawidłowości oszacowania istotności ryzyk i zaklasyfikowania ich jako kluczowych oraz adekwatności zaproponowanych działań ograniczających istotność ryzyk kluczowych;

2) opiniowanie dokumentów kontroli zarządczej, w tym w szczególności ankiet dotyczących samooceny opracowanych przez Biuro Dyrektora Generalnego;

3) zapoznanie się, a w przypadku gdy jest to uzasadnione, opiniowanie wyników samooceny;

4) wspieranie działań na rzecz doskonalenia kontroli zarządczej w Ministerstwie.

1) przewodniczący Zespołu - dyrektor generalny Ministerstwa;

2) członkowie Zespołu:

a) dyrektor Biura Dyrektora Generalnego,

b) dyrektor Biura Komunikacji,

c) dyrektor Biura Ministra,

d) dyrektor Biura Polityki Bezpieczeństwa,

e) dyrektor Biura Zarządzania Zasobami Ludzkimi,

f) dyrektor Departamentu Budżetu Rozwoju,

g) dyrektor Departamentu Informatyki,

h) dyrektor Departamentu Kontroli,

i) dyrektor Departamentu Koordynacji Wdrażania Funduszy Unii Europejskiej,

j) dyrektor Departamentu Mieszkalnictwa,

k) dyrektor Departamentu Orzecznictwa,

l) dyrektor Departamentu Strategii Rozwoju.

2. Pracami Zespołu kieruje przewodniczący Zespołu.

3. W pracach Zespołu uczestniczą członkowie Zespołu oraz inne zaproszone przez przewodniczącego Zespołu osoby.

4. Zespół podejmuje rozstrzygnięcia na posiedzeniach lub w trybie obiegowym.

5. W przypadku rozbieżności stanowisk między członkami Zespołu, rozstrzygające jest stanowisko przewodniczącego Zespołu.

6. Obsługę administracyjną Zespołu, w tym protokołowanie rozstrzygnięć podejmowanych przez Zespół, zapewnia Biuro Dyrektora Generalnego.

2. Departament Strategii Rozwoju może udostępnić opracowany projekt planu działalności Ministra dyrektorom i kierownikom jednostek w działach - za pośrednictwem komórki organizacyjnej nadzorującej jednostki w działach - w celu jego zaopiniowania.

3. Departament Strategii Rozwoju w terminie do dnia 10 października każdego roku udostępnia członkom kierownictwa Ministerstwa projekt planu działalności Ministra do uzgodnienia.

4. Projekt planu działalności Ministra, po uzgodnieniu z członkami kierownictwa Ministerstwa, Departament Strategii Rozwoju przekazuje do akceptacji Ministra, a następnie w terminie do dnia 31 października każdego roku przekazuje Prezesowi Rady Ministrów.

5. W przypadku:

1) braku uwag Prezesa Rady Ministrów do projektu planu działalności Ministra Departament Strategii Rozwoju przekazuje projekt do podpisu Ministra;

2) przekazania uwag do projektu planu działalności Ministra przez Prezesa Rady Ministrów, Departament Strategii Rozwoju ponownie udostępnia projekt dokumentu członkom kierownictwa Ministerstwa do uzgodnienia, a następnie przekazuje do podpisu Ministra.

2. W procesie identyfikacji ryzyk, należy uwzględnić w szczególności ryzyka:

1) związane ze zmianami zachodzącymi w Ministerstwie lub jego otoczeniu;

2) związane z systemami teleinformatycznymi;

3) o charakterze finansowym, w tym ryzyka nadużyć finansowych oraz korupcji;

4) zagrażające wizerunkowi Ministerstwa;

5) związane z procesem decyzyjnym w Unii Europejskiej;

6) dotyczące środowiska prawnego, w tym zmian legislacyjnych.

3. W procesie identyfikacji i analizy ryzyk wykorzystuje się wszelkie dostępne źródła informacji, w szczególności ustalenia wewnętrznych i zewnętrznych audytów i kontroli oraz wyniki samooceny dokonywanej przez komórki organizacyjne.

2. Sposób szacowania prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz wpływu zidentyfikowanego ryzyka na realizację celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

3. Ryzyko o istotności do 9 punktów jest ryzykiem akceptowalnym, co oznacza brak obowiązku podejmowania działań ograniczających jego istotność.

4. Ryzyko o istotności od 10 do 25 punktów wymaga zaplanowania i podjęcia działań zaradczych ograniczających jego istotność do poziomu akceptowalnego, z zastrzeżeniem ust. 6.

5. Działania zaradcze, o których mowa w ust. 4, mogą polegać w szczególności na:

1) przeniesieniu ryzyka w całości lub części na inny podmiot;

2) wycofaniu się z działań, które wiążą się z ryzykiem;

3) podjęciu działań mających na celu zmniejszenie istotności ryzyka, w tym wzmocnienie mechanizmów kontroli w ramach realizowanego celu.

6. Dopuszcza się tolerowanie ryzyka, w przypadku, gdy istnieją trudności lub ograniczenia w przeciwdziałaniu ryzyku, a także gdy ewentualne koszty podjętych działań mogą przekroczyć przewidywalne korzyści.

7. Wszystkie zidentyfikowane ryzyka komórka organizacyjna opisuje w zestawieniu ryzyk, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 3 do zarządzenia.

8. Komórka organizacyjna, na wniosek Biura Polityki Bezpieczeństwa, w terminie do dnia 10 grudnia każdego roku, udostępnia Biuru Polityki Bezpieczeństwa, Zespołowi Audytu Wewnętrznego oraz nadzorującemu członkowi kierownictwa Ministerstwa zatwierdzone przez dyrektora zestawienie ryzyk.

9. Biuro Polityki Bezpieczeństwa, na podstawie zestawień ryzyk udostępnionych przez komórki organizacyjne, opracowuje projekt rejestru ryzyk kluczowych zidentyfikowanych w Ministerstwie, zwany dalej "Rejestrem ryzyk kluczowych", który udostępnia do zaopiniowania Zespołowi w terminie do dnia 30 grudnia każdego roku.

10. Zaopiniowany przez Zespół projekt Rejestru ryzyk kluczowych, przewodniczący Zespołu udostępnia członkom kierownictwa Ministerstwa do akceptacji, a następnie przekazuje do zatwierdzenia Ministrowi.

11. Zatwierdzony przez Ministra Rejestr ryzyk kluczowych Biuro Polityki Bezpieczeństwa niezwłocznie udostępnia do wiadomości dyrektorów oraz przekazuje - za pośrednictwem Zespołu Audytu Wewnętrznego - do komitetu audytu.

2. Monitorowanie stopnia realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej odbywa się według zasad określonych właściwymi wewnętrznymi aktami normatywnymi w zakresie funkcjonujących w Ministerstwie systemów zarządzania, w szczególności zarządzania przez cele.

2. Departament Strategii Rozwoju opracowuje projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni, w terminie do dnia 10 kwietnia każdego roku, i niezwłocznie udostępnia do uzgodnienia członkom kierownictwa Ministerstwa oraz do wiadomości Biura Dyrektora Generalnego.

3. Uzgodniony z członkami kierownictwa Ministerstwa projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni, Departament Strategii Rozwoju przekazuje, w terminie do dnia 20 kwietnia każdego roku, do podpisu Ministra.

2. Samoocenę przeprowadza się z wykorzystaniem elektronicznych ankiet, przeznaczonych dla kadry zarządzającej oraz dla pozostałych pracowników Ministerstwa. Wzory elektronicznych ankiet określa każdorazowo Biuro Dyrektora Generalnego i udostępnia, poza systemem EZD, w terminie do dnia 15 stycznia każdego roku.

3. Dopuszcza się wypełnienie ankiety w postaci papierowej, jeżeli wyposażenie stanowiska pracy nie pozwala na dokonanie samooceny w postaci elektronicznej.

4. Oceny poszczególnych elementów kontroli zarządczej dokonuje się według skali określonej w ankietach, w terminie do dnia 21 stycznia każdego roku.

5. Biuro Dyrektora Generalnego opracowuje dla każdej komórki organizacyjnej zbiorcze zestawienie danych wynikających z samooceny i udostępnia dyrektorowi.

6. Dyrektor na podstawie zbiorczego zestawienia danych wynikających z samooceny, sporządza raport z wyników, uwzględniający:

1) ogólną ocenę funkcjonowania systemu kontroli zarządczej;

2) zidentyfikowane słabości kontroli zarządczej;

3) proponowane działania naprawcze, w przypadku zidentyfikowania słabości kontroli zarządczej.

7. Dyrektor zatwierdza w systemie EZD raport, o którym mowa w ust. 6, w terminie 14 dni od otrzymania zbiorczego zestawienia danych wynikających z samooceny, o którym mowa w ust. 5.

8. Biuro Dyrektora Generalnego, na podstawie raportów otrzymanych od komórek organizacyjnych, sporządza podsumowanie wyników samooceny, które udostępnia do zaopiniowania Zespołowi, w terminie do dnia 1 marca każdego roku.

9. Przewodniczący Zespołu, w terminie do dnia 15 marca każdego roku, udostępnia do wiadomości członkom kierownictwa Ministerstwa oraz przekazuje - za pośrednictwem Zespołu Audytu Wewnętrznego - komitetowi audytu, informację o wynikach samooceny kontroli zarządczej w Ministerstwie.

1) dyrektorów oraz kierowników jednostek w działach;

2) członków kierownictwa Ministerstwa;

3) Ministra.

2.Uzasadnienie, o którym mowa w ust. 1, zawiera omówienie:

1) działań dotyczących monitorowania poszczególnych elementów kontroli zarządczej, w tym monitorowania celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra;

2) wyników samooceny;

3) informacji uzyskanych w procesie zarządzania ryzykiem;

4) wyników zewnętrznych i wewnętrznych audytów i kontroli.

3. Komórka organizacyjna nadzorująca jednostki w działach występuje do kierowników jednostek w działach o przedłożenie, w terminie do dnia 21 marca każdego roku, oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.

4. Dyrektor udostępnia oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, w terminie do dnia 21 marca każdego roku nadzorującemu członkowi kierownictwa Ministerstwa, z zastrzeżeniem ust. 5.

5. Dyrektorzy komórek organizacyjnych, nad którymi bezpośredni nadzór sprawuje Minister, oraz komórka organizacyjna nadzorująca jednostki w działach udostępniają Biuru Dyrektora Generalnego oświadczenia, o których mowa w ust. 1 i 3, w terminie do dnia 5 kwietnia każdego roku.

2. Członek kierownictwa Ministerstwa udostępnia Ministrowi oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 5 do zarządzenia, w terminie do dnia 5 kwietnia każdego roku, za pośrednictwem Biura Dyrektora Generalnego.

1) oświadczeń o stanie kontroli zarządczej składanych Ministrowi przez członków kierownictwa Ministerstwa, dyrektorów komórek organizacyjnych, nad którymi bezpośredni nadzór sprawuje Minister, oraz kierowników jednostek w działach;

2) sprawozdania z realizacji planu działalności Ministra;

3) wyników samooceny.

2. Biuro Dyrektora Generalnego, za pośrednictwem przewodniczącego Zespołu, w terminie do dnia 25 kwietnia każdego roku, przekazuje Ministrowi do podpisu oświadczenie o stanie kontroli zarządczej wraz z oświadczeniami złożonymi przez członków kierownictwa Ministerstwa, dyrektorów komórek organizacyjnych, nad którymi bezpośredni nadzór sprawuje Minister, oraz kierowników jednostek w działach.

Minister Inwestycji i Rozwoju: J. Kwieciński

¹⁾ Minister Inwestycji i Rozwoju kieruje działami administracji rządowej - budownictwo, planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo i rozwój regionalny, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 stycznia 2018 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Inwestycji i Rozwoju (Dz. U. poz. 94 i 175).

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2018 r. poz. 810, 1090, 1467, 1544, 1560, 1669 i 1693.