Dzienniki Urzędowe - rok 2018 poz. 46

Na podstawie art. 175 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 oraz z 2018 r. poz. 62) zarządza się, co następuje:

¹⁾ Minister Przedsiębiorczości i Technologii kieruje działem administracji rządowej - gospodarka, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 stycznia 2018 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Przedsiębiorczości i Technologii (Dz. U. poz. 93).

Załącznik do zarządzenia nr 46 Ministra Przedsiębiorczości i Technologii
z dnia 24 lipca 2018 r.

REGULAMIN PRZYZNAWANIA I KORZYSTANIA ZE SŁUŻBOWYCH KART PŁATNICZYCH ORAZ ROZLICZANIA DOKONYWANYCH PRZY ICH UŻYCIU OPERACJI FINANSOWYCH W MINISTERSTWIE PRZEDSIĘBIORCZOŚCI I TECHNOLOGII ORAZ W JEDNOSTKACH ORGANIZACYJNYCH PODLEGŁYCH MINISTROWI PRZEDSIĘBIORCZOŚCI I TECHNOLOGII LUB PRZEZ NIEGO NADZOROWANYCH.

§ 1. 1. Regulamin przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Przedsiębiorczości i Technologii oraz w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Przedsiębiorczości i Technologii lub przez niego nadzorowanych, zwany dalej "regulaminem", określa procedury przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych, zwanych dalej "kartami", w Ministerstwie Przedsiębiorczości i Technologii, zwanym dalej "Ministerstwem" oraz w następujących jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Przedsiębiorczości i Technologii lub przez niego nadzorowanych:

1) Urzędzie Dozoru Technicznego,

2) Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości,

3) Polskim Centrum Akredytacji,

4) Biurze Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców,

5) wydziałach i zespołach stałych przedstawicielstw Rzeczypospolitej Polskiej przy organizacjach międzynarodowych za granicą, zwanych dalej "jednostkami", oraz rozliczania dokonanych przy ich użyciu operacji finansowych.

2. Regulamin określa:

1) funkcje, stanowiska i zakres obowiązków służbowych uprawniających do korzystania z karty;

2) tryb i warunki przyznawania karty i ustalania wysokości miesięcznych limitów wydatków;

3) rodzaje towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata za pomocą karty;

4) przypadki, kiedy może być dokonana wypłata gotówki za pomocą karty;

5) sposób prowadzenia ewidencji wydanych kart;

6) sposób i terminy rozliczania płatności dokonanych przy wykorzystaniu karty.

3. Uprawnionym do korzystania z karty, zwanym dalej "użytkownikiem karty" może zostać:

1) w Ministerstwie:

a) minister, sekretarz stanu, podsekretarz stanu, dyrektor generalny Ministerstwa, zwany dalej "dyrektorem generalnym" - w związku z realizacją zadań wynikających z podziału pracy w kierownictwie Ministerstwa, zgodnie z odrębnymi przepisami,

b) dyrektor lub zastępca dyrektora Biura Ministra - w związku z realizacją przez Biuro Ministra zadań wynikających z regulaminu organizacyjnego Biura Ministra,

c) dyrektor lub zastępca dyrektora Biura Dyrektora Generalnego - w związku z realizacją przez Biuro Dyrektora Generalnego zadań wynikających z regulaminu organizacyjnego Biura Dyrektora Generalnego,

d) pracownicy imiennie wskazani przez dyrektora generalnego jeżeli zajmują stanowiska służbowe związane z realizacją zadań, podczas wykonywania których uzasadnione jest dokonywanie płatności służbową kartą płatniczą;

1) w jednostkach:

a) kierownik jednostki,

b) zastępca kierownika jednostki,

c) pracownicy imiennie wskazani przez kierownika jednostki jeżeli zajmują stanowiska służbowe związane z realizacją zadań, podczas wykonywania których uzasadnione jest dokonywanie płatności służbową kartą płatniczą.

4. Karta może być przyznana:

1) jeżeli zakres obowiązków służbowych pracownika uzasadnia przyznanie karty, w szczególności; w związku z odbywaniem podróży służbowych na terenie kraju i poza jego granicami, organizacją spotkań oraz koniecznością korzystania z usług transportowych;

2) jedynie osobie będącej pracownikiem Ministerstwa, jednostki lub osobie oddelegowanej zgodnie z art. 2 ust. 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1889, z późn. zm.¹⁾), niepozostającej w okresie wypowiedzenia stosunku pracy.

5. Decyzję o przyznaniu karty podejmuje w Ministerstwie dyrektor generalny, a w jednostkach kierownik jednostki. Decyzja o przyznaniu karty pracownikom, o których mowa w ust. 3 pkt 1 lit. b-d oraz pkt 2 lit. b i c, następuje na podstawie wniosku. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do regulaminu.

6. Przyznanie karty następuje na czas oznaczony na podstawie umowy o przyznanie i korzystanie karty, określającej prawa i obowiązki użytkownika karty, zwanej dalej "umową", zawartej w Ministerstwie pomiędzy dyrektorem generalnym lub osobą upoważnioną do reprezentowania Ministerstwa a użytkownikiem karty, a w jednostkach pomiędzy kierownikiem jednostki lub osobą upoważnioną do reprezentowania jednostki a użytkownikiem karty, z wyłączeniem osób o których mowa ust. 8. Wzór umowy stanowi załącznik nr 2 do regulaminu.

7. Wzór umowy, o którym mowa w ust. 6, może być modyfikowany w niezbędnym zakresie, w szczególności z uwagi na charakter płatności, do uregulowania których będzie wykorzystywana karta.

8. W przypadku, gdy użytkownikiem karty ma być dyrektor generalny albo kierownik jednostki, składają oni pisemne oświadczenia o korzystaniu i rozliczaniu karty. Wzory oświadczeń stanowią odpowiednio załączniki nr 3 i 4 do regulaminu.

9. W przypadku ustania przyczyn uzasadniających przyznanie karty, w tym: odwołania z pełnionej funkcji, przeniesienia na stanowisko nieuprawniające do korzystania z karty, wypowiedzenia stosunku pracy, użytkownik karty jest zobowiązany do niezwłocznego zaprzestania korzystania z karty, rozliczenia dokonanych przy jej użyciu operacji finansowych oraz natychmiastowego zwrotu karty za pisemnym pokwitowaniem:

1) w Ministerstwie kartę zwraca się do Departamentu Budżetu Gospodarki, zwanego dalej "DBG";

2) w jednostkach kartę zwraca się do komórki organizacyjnej wskazanej w umowie.

§ 2. 1. Umowa określa w szczególności:

1) wskazanie okresu, na jaki jest przyznawana karta;

2) wskazanie miesięcznego limitu wydatków;

3) określenie zakresu wydatków realizowanych przy korzystaniu z karty, w tym rodzajów dozwolonych operacji finansowych;

4) wskazanie trybu postępowania w przypadku naruszenia umowy lub regulaminu;

5) pouczenie o odpowiedzialności za nieprawidłowe korzystanie z karty, w szczególności za powstałą z tego tytułu szkodę;

6) zobowiązanie użytkownika karty do przestrzegania regulaminu oraz regulaminu korzystania z kart płatniczych ustalonego przez bank wydający kartę, zwanego dalej "regulaminem bankowym".

2. Wraz z zawarciem umowy albo złożeniem oświadczenia, o którym mowa w § 1 ust. 8 użytkownik karty składa oświadczenie o wyrażeniu zgody na potrącanie z wynagrodzenia za pracę lub dodatku zagranicznego użytkownika karty należności z tytułu wydatków dokonywanych przy użyciu karty niezgodnie z postanowieniami regulaminu lub umowy oraz oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem bankowym i niniejszym regulaminem. Wzory oświadczeń stanowią odpowiednio załączniki nr 5 i 6 do regulaminu.

§ 3. 1. Kwota wydatków dla poszczególnego użytkownika karty jest określana w umowie, przez wydającego decyzję o przyznaniu karty, o którym mowa w § 1 ust. 5, po dokonaniu analizy wydatków, które będą dokonywane przy użyciu karty przez jej użytkownika, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.

2. Miesięczny limit wydatków dokonywanych przy korzystaniu z karty, na jednego użytkownika karty wynosi nie więcej niż 10.000,00 zł (dziesięć tysięcy złotych) lub równowartość tej kwoty w walucie planu finansowego jednostki.

3. Limit wydatków, o którym mowa w ust. 2, nie dotyczy rezerwacji miejsc hotelowych, zakupu biletów lotniczych i innych usług związanych z podróżami służbowymi członków kierownictwa Ministerstwa i delegacji towarzyszącej, członków kierownictwa jednostek, w tym saloniku VIP, usług meet&assist oraz usług transportowych.

§ 4. 1. Za pomocą karty mogą być dokonywane wyłącznie płatności związane z wykonywaniem obowiązków służbowych, gdy nie jest możliwe uregulowanie zobowiązania z tytułu operacji gospodarczej w innej formie. Niedopuszczalne jest korzystanie z karty w celach prywatnych.

2. Karta może być wykorzystywana wyłącznie przez użytkownika karty.

3. Niedopuszczalna jest wypłata gotówki przy wykorzystaniu karty z zastrzeżeniem sytuacji określonej w ust. 4.

4. Wypłata gotówki przy wykorzystaniu karty dopuszczalna jest jedynie w wyjątkowych nie dających się przewidzieć okolicznościach, gdy nie jest możliwa realizacja płatności za towary i usługi w formie bezgotówkowej.

5. Kartą płatniczą mogą być dokonywane płatności za towary i usługi, w szczególności:

1) usługi hotelowe w kraju i za granicą oraz inne usługi związane z podróżami służbowymi członków kierownictwa Ministerstwa i delegacji towarzyszącej, członków kierownictwa jednostek, w tym Saloniku VIP;

2) usługi transportowe;

3) opłaty z tytułu uczestnictwa m. in. w konferencjach, sympozjach, szkoleniach, kongresach, wizytach studyjnych, warsztatach, targach;

4) wydatki na zakupy niezbędnych materiałów i wyposażenia na bieżące potrzeby jednostki;

5) wydatki związane z wykonywaniem obowiązków służbowych z zakresu współpracy z zagranicą;

6) wydatki związane z pilnym i nieprzewidzianym zakupem materiałów lub usług informatycznych.

6. Wydatki dokonywane służbową kartą płatniczą powinny być realizowane w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem wynikających z art. 44 ust. 3 pkt 1 lit. a i b ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów.

§ 5. 1. Wydatki dokonywane przy wykorzystaniu karty, mogą być realizowane po dokonaniu kontroli wstępnej:

1) w Ministerstwie - przez głównego księgowego Ministerstwa lub upoważnionego pracownika DBG,

2) w jednostkach - przez głównego księgowego lub upoważnionego pracownika zgodnie z regulacjami wewnętrznymi dotyczącymi sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.

2. W przypadku nagłych, uprzednio niezaplanowanych wydatków, kontrola wstępna może zostać dokonana po zrealizowaniu wydatku, na umotywowany wniosek użytkownika karty, po uprzednim zatwierdzeniu wydatku w Ministerstwie przez dyrektora generalnego lub osobę przez niego upoważnioną, a w jednostkach przez kierującego jednostką.

§ 6. 1. Wydatki dokonane w Ministerstwie lub w jednostkach przy wykorzystaniu karty należy udokumentować fakturą, rachunkiem lub innym równoważnym dowodem księgowym, wystawionymi odpowiednio na Ministerstwo, jednostkę lub pracownika. Do faktury należy dołączyć potwierdzenie dokonania transakcji (wydruk z terminala) lub wydruk ze strony internetowej potwierdzający dokonanie operacji.

2. Dokument księgowy potwierdzający operację finansową dokonaną przy wykorzystaniu karty, powinien umożliwiać ustalenie charakteru, okoliczności i celu dokonania wydatku oraz jego związku z wykonywaniem obowiązków służbowych. Opis dokumentu powinien zawierać elementy spełniające warunki przeprowadzenia i zatwierdzenia kontroli merytorycznej zgodnie z regulacjami wewnętrznymi dotyczącymi sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.

3. Faktury oraz inne dokumenty, o których mowa w ust. 1 i 2, należy przekazać:

1) w Ministerstwie - do DBG,

2) w jednostkach - do komórki organizacyjnej zapewniającej obsługę księgową jednostki niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania operacji finansowej lub zakończenia podróży służbowej.

§ 7. 1. Użytkownik karty, w przypadku naruszenia procedur dokonywania wydatków przy wykorzystaniu karty, poprzez dokonanie wydatku o charakterze prywatnym jest obowiązany niezwłocznie dokonać zwrotu wydatkowanej kwoty wraz z opłatami bankowymi związanymi z dokonaną transakcją:

1) w Ministerstwie - na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez DBG,

2) w jednostkach - na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez komórkę organizacyjną zapewniającą obsługę księgową jednostki.

2. W przypadku niedokonania zwrotu lub dokonania zwrotu w niepełnej wysokości należna kwota zostaje potrącona z najbliższego wynagrodzenia za pracę użytkownika karty lub dodatku zagranicznego użytkownika karty.

3. W przypadku braku faktury, rachunku lub innego równoważnego dokumentu potwierdzającego dokonanie wydatku przy wykorzystaniu karty lub w przypadku wypłaty gotówki celem dokonania wydatku z przyczyn niezależnych od użytkownika karty jest on zobowiązany, w terminie określonym w § 6 ust. 3, do złożenia oświadczenia, którego elementami co najmniej są: data i miejsce dokonania wydatku, kwota wydatku oraz przedmiot zakupu. Oświadczenie musi zawierać wyjaśnienia uzasadniające dokonanie wydatku w takim trybie. Do oświadczenia należy dołączyć potwierdzenie dokonania zapłaty oraz opis merytoryczny. Tak udokumentowany wydatek w Ministerstwie akceptuje dyrektor generalny lub osoba przez niego upoważniona, a w jednostkach kierownik jednostki lub osoba upoważniona.

4. W przypadku niezłożenia przez użytkownika karty oświadczenia, o którym mowa w ust. 3 w terminie lub niezaakceptowania wydatku przez osoby wskazane w ust. 3, dokonany wydatek uznaje się za wydatek o charakterze prywatnym. Postanowienia ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.

§ 8. Wykorzystanie karty niezgodnie z umową lub regulaminem powoduje odpowiednio odpowiedzialność pracowniczą lub dyscyplinarną użytkownika karty na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

§ 9. 1. Ewidencję kart prowadzi DBG w Ministerstwie, a w jednostkach komórka organizacyjna zapewniająca obsługę księgową jednostki.

2. Ewidencja kart zawiera w szczególności: imię i nazwisko użytkownika karty, stanowisko służbowe, nazwę komórki organizacyjnej, limit karty, okres, na który karta została przyznana, numer karty.

3. Ministerstwo i jednostki prowadzą ewidencję księgową operacji finansowanych przy wykorzystaniu karty w taki sposób, aby możliwe było przygotowanie sprawozdania z wydatków, zawierającego co najmniej następujące dane: imię i nazwisko użytkownika kąty, stanowisko, kwota wydatku dla każdej transakcji, rodzaj wydatku (m.in. usługi hotelowe, gastronomiczne, transport, materiały i wyposażenie, reprezentacyjne, pozostałe), opis merytoryczny każdego wydatku.

4. Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii może dokonywać okresowych kontroli przestrzegania przez jednostki regulacji w zakresie przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych.

§ 10. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie stosuje się obowiązujące w Ministerstwie oraz w jednostkach regulacje wewnętrzne dotyczące wydatkowania środków finansowych, w tym w szczególności dotyczące obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych oraz w sprawie zasad i trybu postępowania komórek organizacyjnych Ministerstwa w procesie dokonywania wydatków publicznych.

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2017 r. poz. 2203 oraz z 2018 r. poz. 106.

Załącznik Nr 1

do Regulaminu przyznawania i korzystania ze
służbowych kart płatniczych oraz rozliczania
dokonywanych przy ich użyciu operacji
finansowych w Ministerstwie Przedsiębiorczości i
Technologii oraz w jednostkach organizacyjnych
podległych Ministrowi Przedsiębiorczości i
Technologii lub przez niego nadzorowanych

Załącznik Nr 2

do Regulaminu przyznawania i korzystania ze
służbowych kart płatniczych oraz rozliczania
dokonywanych przy ich użyciu operacji
finansowych w Ministerstwie Przedsiębiorczości i
Technologii oraz w jednostkach organizacyjnych
podległych Ministrowi Przedsiębiorczości i
Technologii lub przez niego nadzorowanych

Załącznik Nr 3

do Regulaminu przyznawania i korzystania ze
służbowych kart płatniczych oraz rozliczania
dokonywanych przy ich użyciu operacji
finansowych w Ministerstwie Przedsiębiorczości i
Technologii oraz w jednostkach organizacyjnych
podległych Ministrowi Przedsiębiorczości i
Technologii lub przez niego nadzorowanych

Załącznik Nr 4

do Regulaminu przyznawania i korzystania ze
służbowych kart płatniczych oraz rozliczania
dokonywanych przy ich użyciu operacji
finansowych w Ministerstwie Przedsiębiorczości i
Technologii oraz w jednostkach organizacyjnych
podległych Ministrowi Przedsiębiorczości i
Technologii lub przez niego nadzorowanych

Załącznik Nr 5

do Regulaminu przyznawania i korzystania ze
służbowych kart płatniczych oraz rozliczania
dokonywanych przy ich użyciu operacji
finansowych w Ministerstwie Przedsiębiorczości i
Technologii oraz w jednostkach organizacyjnych
podległych Ministrowi Przedsiębiorczości i
Technologii lub przez niego nadzorowanych

Załącznik Nr 6

do Regulaminu przyznawania i korzystania ze
służbowych kart płatniczych oraz rozliczania
dokonywanych przy ich użyciu operacji
finansowych w Ministerstwie Przedsiębiorczości i
Technologii oraz w jednostkach organizacyjnych
podległych Ministrowi Przedsiębiorczości i
Technologii lub przez niego nadzorowanych