Dzienniki Urzędowe - rok 2023 poz. 65

1. Na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1461) ogłasza się w załączniku do niniejszego obwieszczenia jednolity tekst zarządzenia nr 7 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 11 stycznia 2016 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (Dz. Urz. WUG z 2020 r. poz. 18), z uwzględnieniem zmian wprowadzonych:

1) zarządzeniem nr 2 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 20 stycznia 2022 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (Dz. Urz. WUG poz. 4);

2) zarządzeniem nr 6 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 18 stycznia 2023 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (Dz. Urz. WUG poz. 7).

2. Podany w załączniku do niniejszego obwieszczenia tekst jednolity zarządzenia nie obejmuje:

1) § 2 i § 3 zarządzenia nr 2 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 20 stycznia 2022 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (Dz. Urz. WUG poz. 4), które stanowią:

"§ 2. Do spraw niezałatwionych przed dniem wejścia w życie zarządzenia stosuje się dotychczasowe znaki sprawy.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą od dnia 1 stycznia 2022 r.";

2) § 2 zarządzenia nr 6 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 18 stycznia 2023 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (Dz. Urz. WUG poz. 7), który stanowi:

"§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.".

Prezes Wyższego Urzędu Górniczego: Adam Mirek

Załącznik do obwieszczenia Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego
z dnia 18 lipca 2023 r. (Dz. Urz. WUG poz. 65)

ZARZĄDZENIE Nr 7
PREZESA WYŻSZEGO URZĘDU GÓRNICZEGO

z dnia 11 stycznia 2016 r.

w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego

Na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) zarządza się, co następuje:

§ 1. 1. Zarządzenie określa, dla urzędów górniczych:

1) instrukcję kancelaryjną;

2) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt;

3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego.

2. Szczegółowe wymagania w zakresie:

1) niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych powstałych i gromadzonych w urzędach górniczych określa rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. poz. 1517);

2) postępowania z dokumentami elektronicznymi w urzędach górniczych, w szczególności zasady ewidencjonowania, klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów elektronicznych oraz zasady i tryb ich brakowania, określa rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. poz. 1518);

3) formatów zapisu i informatycznych nośników danych, dla przekazywanych do archiwów państwowych materiałów archiwalnych utrwalonych na tych nośnikach, określa rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. poz. 1519);

4) ochrony korespondencji oraz akt zawierających informacje niejawne:

a)¹⁾ o klauzuli "poufne" w urzędach górniczych określa również instrukcja stanowiąca załącznik do zarządzenia nr 38 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 18 listopada 2022 r. w sprawie "Instrukcji dotyczącej sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli "poufne" w urzędach górniczych" (Dz. Urz. WUG z 2023 r. poz. 51),

b)¹⁾ o klauzuli "zastrzeżone" w urzędach górniczych określa również instrukcja stanowiąca załącznik do zarządzenia nr 39 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 18 listopada 2022 r. w sprawie "Instrukcji dotyczącej sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli "zastrzeżone" w urzędach górniczych oraz zakresu i warunków stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego w celu ich ochrony" (Dz. Urz. WUG z 2023 r. poz. 52).

3. Sprawy wymienione w ust. 1 i 2 regulują w odniesieniu do korespondencji oraz akt oznaczonych klauzulą tajności inną niż klauzula "poufne" albo "zastrzeżone" przepisy o ochronie informacji niejawnych.

4. (uchylony).

§ 2. Urzędy górnicze działają w systemie tradycyjnym.

§ 3. 1. Instrukcja kancelaryjna stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

2. Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

3. Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.

§ 4. Do spraw niezałatwionych przed dniem wejścia w życie zarządzenia stosuje się dotychczasowe znaki sprawy.

§ 5. W przypadku zmiany kwalifikacji dokumentacji powstałej i zgromadzonej w urzędach górniczych, dokumentacja ta podlega ponownej kwalifikacji do kategorii archiwalnych określonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt, o którym mowa w § 3 ust. 2, jeżeli dotychczasowe przepisy określały niższą wartość archiwalną tej dokumentacji lub krótszy okres jej przechowywania.

§ 6. Traci moc zarządzenie nr 10 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 30 listopada 2005 r. w sprawie postępowania z dokumentacją oraz działalności archiwalnej w urzędach górniczych (Dz. Urz. WUG poz. 47).

§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą od dnia 1 stycznia 2016 r.

Załączniki do zarządzenia nr 7 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego
z dnia 11 stycznia 2016 r. (Dz. Urz. WUG z 2023 r. poz. 65)

Załącznik nr 1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach górniczych oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy prawa powszechnie obowiązującego nie stanowią inaczej:

1) począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz urzędu górniczego do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym lub przekazania do zniszczenia oraz

2) niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych.

§ 2. Użyte w instrukcji kancelaryjnej określenia oraz skróty oznaczają:

1) "akceptacja" - wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę treści pisma przez osobę uprawnioną;

2) "akta sprawy" - dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania;

3) "archiwista" - pracownika lub pracowników realizujących zadania archiwum zakładowego;

4) "archiwum zakładowe" - archiwum zakładowe urzędu górniczego;

5) "czynności kancelaryjne" - czynności związane z obiegiem dokumentów od ich wpływu do urzędu górniczego lub powstania w toku działalności urzędów górniczych do przekazania akt do archiwum zakładowego;

6) "dekretacja" - adnotację zawierającą wskazanie osoby lub komórki, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy;

7) "ESP" - elektroniczną skrzynkę podawczą w rozumieniu art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2023 r. poz. 57, 1123 i 1234);

8) "ESROD" - elektroniczny system rejestracji i obiegu dokumentów;

9) "informatyczny nośnik danych" - informatyczny nośnik danych w rozumieniu art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, na którym zapisano dokumentację w postaci elektronicznej;

10) "kancelaria" - stanowisko albo stanowiska pracy w urzędzie górniczym, wykonujące czynności związane z odbieraniem, rozdzielaniem oraz wysyłaniem przesyłek;

11) "kierujący komórką" - dyrektora komórki, zastępcę dyrektora komórki, naczelnika komórki oraz osobę wykonującą czynności w ramach stanowiska, które podlega bezpośrednio osobie kierownictwa WUG albo nad którym bezpośredni nadzór merytoryczny sprawuje osoba kierownictwa WUG;

12) "kierujący urzędem górniczym" - osobę kierownictwa WUG, dyrektora lub zastępcę dyrektora urzędu górniczego;

13) "komórka" - komórkę organizacyjną w WUG, samodzielny wydział w WUG oraz stanowisko, które podlega bezpośrednio osobie kierownictwa WUG albo nad którym bezpośredni nadzór merytoryczny sprawuje osoba kierownictwa WUG;

14) "komórka merytoryczna":

a)²⁾ komórkę lub OUG, do których zadań należy prowadzenie i ostateczne załatwienie danej sprawy i która w związku z tym zakłada sprawę i gromadzi całość akt sprawy lub grupuje dokumentację nietworzącą akt sprawy,

b) w przypadku akt spraw związanych z działalnością stałych lub doraźnych kolegialnych organów doradczych i opiniodawczych, powoływanych przez Prezesa WUG, oraz zespołów do wykonywania zadań wykraczających poza zakres zadań komórek WUG, tworzonych przez Prezesa WUG - komórkę obsługującą ich prace;

15) "osoba kierownictwa WUG" - Prezesa WUG, Wiceprezesów WUG lub Dyrektora Generalnego WUG;

16) "OUG" - okręgowy urząd górniczy;

17) "pieczęć wpływu" - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany przez kancelarię na przesyłkach wpływających w postaci papierowej, zawierający co najmniej nazwę urzędu górniczego, datę wpływu, a także miejsce na umieszczanie numeru z rejestru przesyłek wpływających i ewentualnie informacji o liczbie załączników;

18) "pismo" - wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia, w szczególności pismo przewodnie, notatkę, protokół, decyzję, postanowienie;

19) "podpis elektroniczny" - podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;

19a)³⁾ "pracownik komórki" - pracownika wykonującego obowiązki służbowe w WUG, zatrudnionego na stanowisku pracy w komórce;

19b)³⁾ "pracownik OUG" - pracownika wykonującego obowiązki służbowe w OUG;

20) "prowadzący sprawę" - osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, a także realizującą w tym zakresie przewidziane dla niej w instrukcji kancelaryjnej czynności kancelaryjne, w szczególności zakładającą sprawy, przygotowującą projekty pism w sprawie, dbającą o terminowość załatwienia sprawy i kompletującą akta sprawy;

21) "przesyłka" - dokumentację, w dowolnej formie, otrzymaną lub wysyłaną przez urzędy górnicze, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem ESP oraz za pośrednictwem skrzynki poczty elektronicznej;

22) "rejestr" - narzędzie służące do ewidencjonowania pojedynczych przesyłek lub pism pod kątem ich typu lub rodzaju;

23) "rejestr przesyłek wpływających" - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez urząd górniczy;

24) "rejestr przesyłek wychodzących" - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych lub wydawanych przez urząd górniczy;

25)⁴⁾ "sekretariat" - stanowisko albo stanowiska pracy w komórce lub OUG, których zakres zadań obejmuje wykonywanie czynności kancelaryjnych, także niewymienionych w pkt 20;

26) "skład informatycznych nośników danych" - uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, na których jest zapisana dokumentacja w postaci elektronicznej;

27) "skrzynka poczty elektronicznej" - każdą ze skrzynek poczty elektronicznej w urzędzie górniczym;

28) "spis spraw" - formularz w postaci papierowej albo spis elektroniczny, służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej spraw, w obrębie klasy określonej w wykazie akt w roku kalendarzowym, w danej komórce merytorycznej;

29) "sprawa" - zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości;

30) (uchylony);⁵⁾

31) "środki komunikacji elektronicznej" - rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość, przy wykorzystaniu transmisji danych, w szczególności: elektroniczna skrzynka podawcza (ESP), poczta elektroniczna, SMS i MMS;

32) "teczka aktowa" - materiał biurowy do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w szczególności teczka wiązana, skoroszyt lub segregator;

33) "UPO" - urzędowe poświadczenie odbioru w rozumieniu art. 3 pkt 20 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;

34)⁶⁾ "urząd górniczy" - OUG lub WUG;

35) "WUG" - Wyższy Urząd Górniczy;

36) "wykaz akt" - jednolity rzeczowy wykaz akt urzędów górniczych.

§ 3. 1. Przepisy dotyczące komórek oraz komórek merytorycznych stosuje się odpowiednio do wydziałów w komórkach oraz komórkach merytorycznych.

2. Przepisy dotyczące kierujących komórkami oraz komórkami merytorycznymi stosuje się odpowiednio do:

1) naczelników wydziałów w komórkach oraz komórkach merytorycznych;

2) osób upoważnionych albo wyznaczonych do wykonywania ich zadań.

3. Przepisy dotyczące dyrektorów komórek stosuje się odpowiednio do naczelników komórek.

§ 4. Dokumentację składaną przez osoby zatrudnione w urzędach górniczych w sprawach dotyczących zatrudnienia uważa się za przesyłki wpływające do urzędów górniczych.

§ 5. 1. Przy użytkowaniu systemów teleinformatycznych dedykowanych do realizacji określonych wyspecjalizowanych usług oraz spraw, do dokumentacji o charakterze pomocniczym, powstającej i wpływającej w związku z użytkowaniem tych systemów, stosuje się przepisy instrukcji kancelaryjnej, o ile w przepisach dotyczących obsługi tych systemów i prowadzenia czynności w tych systemach nie wskazano innego sposobu prowadzenia czynności kancelaryjnych.

2. Dokumentacji, o której mowa w ust. 1, nie ujmuje się w rejestrze przesyłek wpływających oraz rejestrze przesyłek wychodzących, pod warunkiem, że w systemach, o których mowa w ust. 1, jest możliwa analogiczna rejestracja, jaką przewidziano dla tych rejestrów.

§ 6. W urzędach górniczych obowiązuje system kancelaryjny oparty na wykazie akt.

§ 7. W urzędach górniczych stosuje się pomocniczo ESROD, zgodny z wykazem akt i przepisami obowiązującego prawa.

§ 8. 1. Dokumentacja powstająca i gromadzona w urzędach górniczych jest klasyfikowana i kwalifikowana na podstawie wykazu akt, który jest podstawą oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta spraw oraz grupowania dokumentacji nietworzącej akt spraw.

2. Czynności, o których mowa w ust. 1, są dokonywane podczas wszczynania spraw w urzędzie górniczym i skutkują ustaleniem kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.

§ 9. 1.⁷⁾ Dziennik podawczy oraz dziennik korespondencyjny służą pomocniczo do rejestracji korespondencji wpływającej do komórek lub OUG oraz korespondencji z nich wychodzącej, a także do pokwitowania odbioru, a ich treść nie może być niezgodna z ESROD.

2. Dzienniki, o których mowa w ust. 1, w komórkach merytorycznych, w których jest używany ESROD, mają charakter pomocniczy i są wykorzystywane w przypadku awarii ESROD i braku możliwości rejestracji dokumentów w ESROD.

3. Wszelkie wpisy dokonane w dziennikach, o których mowa w ust. 2, obowiązkowo przenosi się do ESROD niezwłocznie po przywróceniu dostępu do ESROD.

§ 10. 1. Jeżeli w działalności urzędów górniczych pojawią się nowe zadania, klasy w wykazie akt, odpowiadające tym zadaniom, wprowadza się przed pojawieniem się dokumentacji związanej z realizacją tych zadań lub niezwłocznie po nałożeniu tych zadań na urząd górniczy.

2. Zmian w wykazie akt, polegających na przekształceniu lub dodaniu nowych klas, dokonuje się w trybie właściwym dla jego wydania.

§ 11. W wykazie akt ustala się kategorię archiwalną dla komórek merytorycznych.

§ 12. 1. Czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności:

1) spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych;

2) dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej;

3) całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje się w teczkach aktowych.

2. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu:

1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających, rejestrów przesyłek wychodzących oraz spisów spraw;

2) prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji;

2a) prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego;

3) udostępniania i rozpowszechniania pism;

4) przesyłania przesyłek;

5) dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia treści tej dekretacji na przesyłkę wraz z datą i podpisem osoby dokonującej przeniesienia tej treści.

3. Wykorzystanie narzędzi informatycznych, o którym mowa w ust. 2, jest możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, spisów spraw, innych ewidencji oraz innych danych, przez codzienne wykonywanie kopii bezpieczeństwa na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym są zapisywane bieżące dane.

§ 13. 1. Czynności kancelaryjne w WUG wykonują:

1) kancelaria;

2) osoby kierownictwa WUG;

3) kierujący komórkami;

4) sekretariaty;

5) prowadzący sprawy;

6) inni pracownicy współdziałający w sprawach.

2. Czynności kancelaryjne w OUG wykonują:⁸⁾

1) kancelarie;

2)⁹⁾ dyrektorzy oraz zastępcy dyrektorów OUG oraz inne osoby kierownictwa urzędu górniczego w rozumieniu regulaminu organizacyjnego OUG;

3) sekretariaty;

4) prowadzący sprawy;

5) inni pracownicy współdziałający w sprawach.

§ 14. Komórki właściwe do obsługi kancelaryjno-biurowej komórek, w których nie utworzono sekretariatów, określa regulamin organizacyjny WUG.

§ 15. 1. Do podstawowych obowiązków kancelarii należy:

1) odbieranie przesyłek wpływających do urzędu górniczego:

a) bezpośrednio,

b) za pośrednictwem skrytki pocztowej,

c) za pomocą ESP,

d)¹⁰⁾ za pomocą skrzynki poczty elektronicznej określonej w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwej do kontaktu z WUG lub OUG;

2)¹⁰⁾ odbieranie korespondencji wpływającej do urzędu górniczego za pomocą skrzynki poczty elektronicznej kancelarii w WUG lub OUG;

3) odbieranie przesyłek przyjętych spoza urzędu górniczego bezpośrednio przez sekretariaty;

4) przyjmowanie od dyspozytorów:

a) informacji o niebezpiecznym zdarzeniu, wypadku lub zgonie naturalnym, o których mowa w art. 174 ust. 1 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. - Prawo geologiczne i górnicze (Dz. U. z 2023 r. poz. 633),

b) faksów;

5) rejestrowanie wpływu przesyłki w ESROD;

6) przekazywanie przesyłek według zasad określonych w § 21 ust. 2 i 3 oraz § 34;

7) wysyłanie przesyłek.

2. Podstawowym obowiązkiem osób, o których mowa w § 13 ust. 1 pkt 2, w zakresie czynności kancelaryjnych jest dekretacja, zgodnie z zakresami działania komórek, oraz akceptacja.

3. Podstawowym obowiązkiem osób, o których mowa w § 13 ust. 1 pkt 3, w zakresie czynności kancelaryjnych jest dekretacja, zgodnie z zakresami działania wydziałów lub z zakresami czynności pracowników komórki, oraz akceptacja.

4.¹¹⁾ Podstawowym obowiązkiem osób, o których mowa w § 13 ust. 2 pkt 2, w zakresie czynności kancelaryjnych jest dekretacja, zgodnie z zakresami czynności pracowników OUG, oraz akceptacja.

5. Do podstawowych obowiązków sekretariatu w zakresie czynności kancelaryjnych należy:

1) przekazywanie do kancelarii przesyłek przyjętych bezpośrednio spoza urzędu górniczego, zgodnie z dalszymi przepisami instrukcji kancelaryjnej;

2) przyjmowanie przesyłek przekazanych przez kancelarię lub zadekretowanych na komórkę oraz przedkładanie ich kierującemu urzędem górniczym lub kierującemu komórką;

3) przekazywanie dokumentów, zgodnie z dekretacją kierującego urzędem górniczym lub kierującego komórką;

4) prowadzenie teczek aktowych, jeżeli kierujący komórką merytoryczną nie zdecyduje inaczej;

5) przygotowywanie przesyłek do wysłania.

6. Do podstawowych obowiązków prowadzącego sprawę należy w szczególności:

1) zakładanie spraw w ESROD, jeżeli kierujący komórką merytoryczną nie zdecyduje inaczej;

2)¹²⁾ okresowe informowanie kierującego komórką lub OUG o stanie prac nad załatwianą sprawą;

3)¹²⁾ informowanie kierującego komórką lub OUG o sprawach, co do których zachodzi obawa niezałatwienia ich w terminie albo które nie zostały załatwione w terminie;

4) współpraca z innymi pracownikami wyznaczonymi w sprawie;

5) sporządzanie projektów pism.

7. Pracownicy obsługujący skrzynki poczty elektronicznej wykonują tę czynność w sposób określony w dalszych przepisach instrukcji kancelaryjnej.

Rozdział 2

Odbieranie, otwieranie oraz sprawdzanie przesyłek otrzymanych w sposób inny niż za pomocą środków komunikacji elektronicznej

§ 16. 1. Przesyłki dla urzędów górniczych odbierają z placówki dostawcy usługi pocztowej lub kurierskiej pracownicy upoważnieni przez:

1) kierującego komórką właściwą do spraw kancelaryjnych w WUG;

2)¹¹⁾ kierującego OUG.

2. Pracownicy, o których mowa w ust. 1:

1) sprawdzają zgodność wykazu pocztowego z odbieranymi listami poleconymi oraz wartościowymi;

2) sprawdzają adresy na listach zwykłych oraz paczkach;

3) sprawdzają stan przesyłki, w szczególności, czy odbierane przesyłki nie są uszkodzone lub naruszone;

4) w przypadku stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki:

a) sporządzają w obecności doręczającego, na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru, adnotację o doręczeniu przesyłki uszkodzonej lub naruszonej,

b) zapewniają uzyskanie odpowiedniego protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej;

5) powiadamiają niezwłocznie bezpośredniego przełożonego o odbiorze przesyłki uszkodzonej lub naruszonej.

§ 17. 1. Przesyłki odebrane bezpośrednio przez sekretariaty niezwłocznie przekazuje się kancelarii, w celu zarejestrowania w ESROD oraz nadania biegu sprawie.

2. Przesyłki odebrane bezpośrednio przez pracowników komórki, wymagające podjęcia czynności kancelaryjnych, przekazuje się niezwłocznie do sekretariatu komórki, w celu przekazania kancelarii i zarejestrowania w ESROD oraz nadania biegu sprawie.

3.¹³⁾ Faktury lub rachunki odebrane bezpośrednio przez pracowników komórki lub OUG przekazuje się kancelarii w dniu ich otrzymania.

§ 18. 1.¹⁴⁾ Przesyłki wpływające po godzinach pracy urzędu górniczego odbiera, potwierdzając odbiór, dyspozytor urzędu górniczego, a w OUG - osoba wskazana przez dyrektora urzędu górniczego. Niezwłocznie po rozpoczęciu pracy urzędu górniczego przesyłka jest przekazywana kancelarii.

2. O odebraniu przesyłki pilnej informuje się niezwłocznie adresata albo inną upoważnioną osobę.

3. Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany niezwłocznie przekazać ją kancelarii w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających.

§ 19. Kancelaria potwierdza odebranie przesyłki na żądanie składającego przesyłkę, bezpośrednio na kopii dokumentów przedstawionych przez składającego lub poprzez wystawienie, za pomocą ESROD, pokwitowania odbioru przesyłki, po jej wcześniejszym zarejestrowaniu w ESROD.

§ 20. 1. Na informacjach o niebezpiecznym zdarzeniu, wypadku lub zgonie naturalnym, o których mowa w art. 174 ust. 1 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. - Prawo geologiczne i górnicze, oraz faksach notuje się:

1) datę wpływu;

2) godzinę i minutę odbioru;

3) imię i nazwisko przyjmującego;

4) imię i nazwisko nadającego albo nazwę instytucji nadającej.

2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przekazuje się kancelarii, w celu zarejestrowania w ESROD oraz nadania biegu sprawie.

§ 21. 1. Kancelaria otwiera wszystkie prawidłowo doręczone przesyłki, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Prezes WUG określa w formie pisemnej przesyłki, które kancelaria przekazuje bez ich otwierania.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 2, przekazuje się niezwłocznie adresatom, bezpośrednio lub za pośrednictwem odpowiednich sekretariatów.

4. W przypadku przesyłek, o których mowa w ust. 2, sekretariaty postępują z przesyłką zgodnie z dyspozycją otrzymaną od adresata.

§ 22. Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub kurierskiej z odpowiednią adnotacją albo przesyła się bezpośrednio do właściwego adresata.

§ 23. 1. Po otwarciu przesyłki sprawdza się, czy:

1) nie zawiera ona dokumentu mylnie skierowanego;

2) znajduje się w niej kompletna przesyłka, której znaki są uwidocznione na kopercie;

3) liczba oraz rodzaj załączników są zgodne z ich określeniem w piśmie przewodnim.

2. Dokumenty mylnie skierowane niezwłocznie przesyła się adresatowi albo odsyła się nadawcy. W przypadku przesłania pisma adresatowi zawiadamia się o tym nadawcę.

3. W przypadku braku załączników albo niezgodności liczby lub rodzaju załączników z ich określeniem w piśmie przewodnim, na piśmie tym umieszcza się odpowiednią adnotację.

4. Do zawartości przesyłki załącza się kopertę albo papier pakowy z nienaruszonym stemplem pocztowym.

5. W przypadku otwarcia przesyłki, która na podstawie odrębnych przepisów albo ustaleń podjętych na podstawie § 21 ust. 2 nie może być otwierana przez osoby nieuprawnione lub przed upływem określonego terminu, sporządza się notatkę informującą o okolicznościach i przyczynach takiego stanu faktycznego.

6. Notatkę, o której mowa w ust. 5, sporządza osoba, która dokonała otwarcia przesyłki lub stwierdziła jej otwarcie i przekazuje ją, za pośrednictwem przełożonego, osobie, która jest uprawniona do otrzymania przesyłki w stanie nienaruszonym.

Rozdział 3

Odbieranie przesyłek za pomocą środków komunikacji elektronicznej

§ 24. Przesyłki otrzymane za pomocą środków komunikacji elektronicznej dzieli się na przesyłki otrzymane:

1) za pomocą ESP;

2) za pomocą skrzynki poczty elektronicznej;

3) za pomocą środków komunikacji elektronicznej, niewymienionych w pkt 1 lub 2, w szczególności SMS lub MMS;

4) na informatycznym nośniku danych.

§ 25. Pracownik odpowiedzialny za odbiór przesyłek za pomocą ESP albo skrzynki poczty elektronicznej zapewnia, w czasie godzin swojej pracy, nieprzerwane obsługiwanie programu lub urządzenia do obsługi tej korespondencji, dokonując, okresowo, ręcznego lub automatycznego sprawdzenia jej zawartości.

§ 26. 1. Przesyłkę otrzymaną za pomocą ESP drukuje się łącznie z UPO, a następnie przekazuje się ją niezwłocznie do kancelarii, w celu zarejestrowania w ESROD oraz nadania biegu sprawie.

2. Na wydruk UPO nanosi się tylko czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku.

§ 27. 1. Przesyłki otrzymane za pomocą skrzynki poczty elektronicznej dzieli się na:

1)⁶⁾ przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z WUG, OUG oraz komórkami;

2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:

a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw przez urzędy górnicze,

b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych przez urzędy górnicze,

c) pozostałe, które nie odzwierciedlają działalności urzędu górniczego;

3) spam;

4) wiadomości zawierające złośliwe oprogramowanie;

5) wiadomości stanowiące korespondencję prywatną.

2. Przyjmując przesyłkę przekazaną za pomocą skrzynki poczty elektronicznej, dokonuje się jej wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 3-5. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 3 i 4, za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

3. Dowodem odebrania przesyłki za pomocą skrzynki poczty elektronicznej jest wydruk informujący o odebraniu tej przesyłki.

4. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a, drukuje się oraz przekazuje się niezwłocznie do kancelarii, w celu zarejestrowania w ESROD oraz nadania biegu sprawie.

5. Dopuszcza się przesłanie przesyłki, o której mowa w ust. 1 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a, na skrzynkę poczty elektronicznej kancelarii, za poświadczeniem odbioru, w celu wydrukowania i zarejestrowania w ESROD oraz nadania biegu sprawie.

6.⁴⁾ W przypadku odebrania tej samej przesyłki za pomocą kilku skrzynek poczty elektronicznej w komórce lub OUG, przekazanie jej kancelarii jest dokonywane przez prowadzącego sprawę, a w przypadku przesyłki rozpoczynającej sprawę - za pośrednictwem odpowiedniego sekretariatu.

7.¹²⁾ Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. b, drukuje się oraz, po dekretacji przez kierującego komórką lub OUG, włącza się bez rejestracji bezpośrednio do akt sprawy.

8. Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. c, nie drukuje się i nie rejestruje się oraz nie włącza się do akt sprawy.

9. Przesyłki, w odniesieniu do których podjęto czynności określone w ust. 4, 5 lub 6, można usunąć z pamięci środka komunikacji elektronicznej dopiero po spełnieniu łącznie następujących warunków:

1) przesyłki zostały zarejestrowane w ESROD;

2) przesyłki zostały włączone do akt sprawy;

3) sprawa została zakończona.

10. Przesyłki, w odniesieniu do których podjęto czynności określone w ust. 7, można usunąć z pamięci środka komunikacji elektronicznej dopiero po spełnieniu łącznie następujących warunków:

1) przesyłki zostały włączone do akt sprawy;

2) sprawa została zakończona.

11. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. c, można usunąć z pamięci środka komunikacji elektronicznej w każdym czasie.

§ 28. Treść przesyłki, o której mowa w § 24 pkt 3, utrwala się w postaci wydruku lub, jeżeli jest to niemożliwe, sporządza się oraz drukuje się notatkę z otrzymania takiej przesyłki, utrwalając jej treść, datę, godzinę i minutę otrzymania oraz zaznaczając, w jakiej postaci została ona dostarczona, a następnie przekazuje się ją niezwłocznie do kancelarii, w celu zarejestrowania w ESROD oraz nadania biegu sprawie.

§ 29. 1. Przesyłki, o których mowa w § 24 pkt 4, dzieli się na:

1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;

2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.

2. Przesyłkę przekazaną bezpośrednio na informatycznym nośniku danych drukuje się, wydruk przekazuje się niezwłocznie do kancelarii, w celu zarejestrowania w ESROD oraz nadania biegu sprawie, a informatyczny nośnik danych trwale oznakowuje się w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację oraz przekazuje się do składu informatycznych nośników danych, prowadzonego w urzędzie górniczym.

3. Przesyłkę stanowiącą załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym drukuje się, wydruk dołącza się do pisma, a informatyczny nośnik danych trwale oznakowuje się w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację oraz przekazuje się do składu informatycznych nośników danych, prowadzonego w urzędzie górniczym.

4. Oznakowanie, o którym mowa w ust. 2 i 3, obejmuje co najmniej:

1) znak sprawy;

2) indywidualny numer dokumentu, o którym mowa w § 32 ust. 4 pkt 3, niebędący znakiem sprawy.

5. Skład informatycznych nośników danych prowadzi się w sposób chronologiczny, przechowując informatyczne nośniki danych w sposób zabezpieczony przed dostępem osób niepowołanych, światła słonecznego oraz z dala od źródeł silnego promieniowania elektromagnetycznego, w szczególności transformatorów, kserokopiarek oraz drukarek laserowych.

6. Prowadzący skład informatycznych nośników danych prowadzi ewidencję nośników przekazanych do składu. W ewidencji zamieszcza się w szczególności:

1) oznaczenie nośnika;

2) określenie typu nośnika;

3) odpowiednio znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny (liczbowy), z którym powiązany jest nośnik, oraz oznaczenie roku;

4) numer seryjny nośnika, jeśli występuje;

5) datę przekazania nośnika do składu.

§ 30. 1. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (w szczególności nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (w szczególności dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez urządzenia posiadane przez urząd górniczy):

1) drukuje się tylko część przesyłki, w szczególności pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników, a następnie przekazuje się tę część niezwłocznie do kancelarii, w celu zarejestrowania w ESROD oraz nadania biegu sprawie;

2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołącza się do wydruku, o którym mowa w pkt 1, do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazuje się go do składu informatycznych nośników danych, prowadzonego w urzędzie górniczym.

2. Jeżeli nie jest możliwe wydrukowanie nawet części przesyłki, sporządza się i drukuje się notatkę o przyjętej przesyłce oraz nanosi się i wypełnia się pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

§ 31. 1. Dopuszcza się prowadzenie w urzędzie górniczym kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną urzędu górniczego lub lokalizacją komórek.

2. Rozstrzygnięcia dotyczące lokalizacji składu informatycznych nośników danych oraz zakresu dokumentów przechowywanych w tym składzie, a także utworzenia w urzędzie górniczym kilku składów informatycznych nośników danych, są podejmowane:

1) w WUG - przez Dyrektora Generalnego WUG;

2)¹⁴⁾ w OUG - przez kierującego tym urzędem.

Rozdział 4

Stemplowanie przesyłek oraz rejestrowanie dokumentów przez kancelarie

§ 32. 1. Kancelaria stempluje odebrane przesyłki, odciskając na nich pieczątkę wpływu.

2. Pieczątka wpływu zawiera nazwę urzędu górniczego.

3. Pieczątkę wpływu odciska się na:

1) kopercie albo papierze pakowym - jeżeli przesyłka została przekazana bezpośrednio do adresata bez jej otwierania, w tym w przypadku przesyłek, o których mowa w § 21 ust. 2;

2) dokumencie, w szczególności piśmie przewodnim, petycji, skardze lub wniosku;

3) wszystkich załącznikach - jeżeli:

a) przesyłka nie zawiera pisma przewodniego albo

b) do pisma przewodniego załączono dokument albo dokumenty (w szczególności podania, żądania, wnioski), stanowiące podstawę wszczęcia postępowania administracyjnego w pierwszej instancji;

4) wydruku informującym o odebraniu korespondencji za pomocą środków komunikacji elektronicznej, uzyskanym zgodnie z przepisami rozdziału 3.

4. Na odcisku pieczątki wpływu umieszcza się w szczególności:

1) datę wpływu;

2) liczbę załączników albo informację o ich braku, jeżeli w piśmie przewodnim jest mowa o załączniku albo załącznikach;

3) indywidualny numer dokumentu w danym roku kalendarzowym, nadany przez ESROD.

5.¹⁵⁾ W przypadku faktur lub rachunków przesłanych do WUG lub OUG na odcisku pieczątki wpływu umieszcza się tylko datę wpływu, a następnie, bez dekretacji, niezwłocznie przekazuje się te przesyłki do komórki właściwej do spraw finansowych w WUG, która dokonuje ich rejestracji w ESROD.

6. Jeżeli przesyłka została przekazana bezpośrednio do adresata bez jej otwierania, na wyjętym z niej dokumencie, w szczególności piśmie przewodnim, petycji, skardze lub wniosku, umieszcza się datę wpływu identyczną z datą umieszczoną uprzednio na kopercie albo papierze pakowym.

7. Jeżeli po otwarciu przesyłki nieoznaczonej na zewnątrz w sposób informujący o jej zawartości okaże się, że nie powinna ona być otwierana, przesyłkę rejestruje się na podstawie danych na kopercie, a następnie postępuje się zgodnie z wymaganiami określonymi w § 23 ust. 5 i 6.

8. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz nie istnieje UPO odnoszące się do tej przesyłki, na wydruku opatrzonym pieczątką wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego oraz integralności podpisanego dokumentu i dacie tej weryfikacji (na przykład: "podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu ... [data]; wynik weryfikacji: ważny / nieważny / brak możliwości weryfikacji"), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.

9. Prezes WUG określa w formie pisemnej przesyłki, na których nie odciska się pieczątki wpływu. Do przesyłek tych należą w szczególności przesyłki niemające żadnego znaczenia dla udokumentowania działalności urzędu górniczego.

§ 33. 1. Kancelaria rejestruje przesyłki w ESROD po dokonaniu czynności określonych w § 32 ust. 1 oraz ust. 4 pkt 1 i 2.

2. Przesyłki na nośniku papierowym kancelaria rejestruje na podstawie:

1) danych zawartych w treści pisma - jeżeli istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;

2) danych zawartych na kopercie, w której są zamknięte pisma - jeżeli nie ma możliwości otwarcia koperty.

3. Podczas rejestracji wprowadza się do ESROD co najmniej:

1) datę wpływu przesyłki do urzędu górniczego;

2) datę przesyłki, podaną przez nadawcę;

3) znak pisma umieszczony na przesyłce;

4) dane dotyczące nadawcy;

5) krótki opis przesyłki, w tym informację o liczbie załączników albo informację o ich braku, jeżeli w piśmie przewodnim jest mowa o załączniku albo załącznikach.

4. Rejestrując przesyłki, do których załączono załącznik zapisany na informatycznym nośniku danych, wprowadza się do ESROD informację o tym załączniku.

5.¹⁶⁾ Przesyłek określonych na podstawie § 32 ust. 9 oraz raportów finansowych otrzymanych przez WUG z OUG nie rejestruje się w ESROD.

6. Jeżeli przesyłka wpłynęła do urzędu górniczego kilka razy w różnej formie, w szczególności jako skan za pośrednictwem poczty elektronicznej, za pośrednictwem faksu oraz pocztą tradycyjną, na odcisku pieczątki wpływu jest opatrywana tym samym numerem.

7. Przepisu ust. 6 nie stosuje się do przesyłek otrzymywanych w trybie przepisów o postępowaniu administracyjnym.

8. Po rejestracji, przesyłki stają się dokumentami w rozumieniu dalszych przepisów instrukcji kancelaryjnej.

§ 34. 1. Po zarejestrowaniu dokumentu w ESROD kancelaria przekazuje go, za potwierdzeniem odbioru:

1) sekretariatowi Prezesa WUG lub, jeżeli wynika to jednoznacznie z dokumentu, sekretariatowi właściwego Wiceprezesa WUG, z wyjątkiem:

a) dokumentów dotyczących spraw należących do właściwości komórki, nad którą bezpośredni nadzór merytoryczny sprawuje Dyrektor Generalny WUG, w zakresie dotyczącym funkcjonowania WUG; dokumenty te są przekazywane sekretariatowi Dyrektora Generalnego WUG,

b) dokumentów, w odniesieniu do których odrębne przepisy przewidują odmienny sposób postępowania;

2)¹¹⁾ w zależności od organizacji pracy w OUG - kierującemu tym urzędem bezpośrednio albo za pośrednictwem sekretariatu.

2.¹⁷⁾ Prezes WUG oraz dyrektor OUG mogą określić w formie pisemnej inny niż określony w ust. 1 sposób przekazywania określonych dokumentów przez kancelarię, w szczególności bezpośrednio do komórek lub osób, które podlegają bezpośrednio albo nad którymi bezpośredni nadzór merytoryczny sprawuje osoba kierownictwa WUG albo dyrektor OUG.

3. Potwierdzenie odbioru dokumentu jest rejestrowane w ESROD.

Rozdział 5

Dekretowanie dokumentów

§ 35. 1. Dekretowanie dokumentu polega na odręcznym umieszczeniu dekretacji bezpośrednio na dokumencie, razem z datą i podpisem dekretującego, chyba że została dokonana z wykorzystaniem narzędzi informatycznych.

2. W przypadku dokonania dekretacji z wykorzystaniem narzędzi informatycznych, przenosi się jej treść na dokument razem z datą i podpisem osoby dokonującej przeniesienia.

§ 36. 1. Prezes WUG dekretuje dokument na:

1) Wiceprezesa lub Wiceprezesów WUG;

2) Dyrektora Generalnego WUG;

3) komórkę, która podlega mu bezpośrednio albo nad którą sprawuje bezpośredni nadzór merytoryczny.

2. Wiceprezesi WUG dekretują otrzymany dokument na komórkę:

1) nad którą sprawują bezpośredni nadzór merytoryczny;

2) która podlega bezpośrednio Prezesowi WUG albo nad którą bezpośredni nadzór merytoryczny sprawuje Prezes WUG, działając po porozumieniu się z tą osobą kierownictwa WUG;

3) nad którą bezpośredni nadzór merytoryczny sprawuje inny Wiceprezes WUG, działając po porozumieniu się z tą osobą kierownictwa WUG;

4) nad którą bezpośredni nadzór merytoryczny sprawuje Dyrektor Generalny WUG, działając po porozumieniu się z tą osobą kierownictwa WUG.

3. Dyrektor Generalny WUG dekretuje otrzymany dokument na komórkę:

1) nad którą sprawuje bezpośredni nadzór merytoryczny;

2) która podlega bezpośrednio Prezesowi WUG albo nad którą bezpośredni nadzór merytoryczny sprawuje Prezes WUG, działając po porozumieniu się z tą osobą kierownictwa WUG;

3) nad którą bezpośredni nadzór merytoryczny sprawuje Wiceprezes WUG, działając po porozumieniu się z tą osobą kierownictwa WUG.

4. Jeżeli dokument jest dekretowany na więcej niż jedną komórkę, przyjmuje się, że sprawę prowadzi komórka wskazana jako pierwsza, a pozostałe są komórkami współdziałającymi w załatwieniu sprawy. Zasada ta nie narusza przepisów regulaminu organizacyjnego WUG.

5. Jeżeli dokument dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.

6. Po dokonaniu dekretacji przez osobę kierownictwa WUG, sekretariat tej osoby przekazuje dokument, za potwierdzeniem odbioru, komórce, na którą dokonano dekretacji. W przypadku dokonania dekretacji na więcej niż jedną komórkę, sekretariat osoby kierownictwa WUG sporządza oraz przekazuje komórkom współdziałającym w załatwieniu sprawy, o których mowa w ust. 4, jedynie kopię (drugi egzemplarz) pisma przewodniego.

7. Potwierdzenie odbioru dokumentu przez komórkę, na którą dokonano dekretacji, jest rejestrowane w ESROD. Komórki współdziałające w załatwieniu sprawy, o których mowa w ust. 4, rejestrują w ESROD potwierdzenie odbioru kopii (drugiego egzemplarza) pisma przewodniego.

8. W przypadku omyłkowego zadekretowania dokumentu na niewłaściwą komórkę, kierujący tą komórką niezwłocznie informuje o tym osobę kierownictwa WUG, która dokonała dekretacji.

9. Dokumenty, o których mowa w § 32 ust. 9, kancelaria przekazuje bezpośrednio komórce merytorycznej. Dekretowanie tych dokumentów nie jest wymagane.

§ 37. 1.¹⁸⁾ Sekretariat komórki lub OUG przedkłada otrzymany dokument dyrektorowi komórki lub OUG.

2. Dyrektor komórki lub OUG:¹⁹⁾

1) przejmuje sprawę do samodzielnego załatwienia;

2) dekretuje sprawę na swego zastępcę lub naczelnika właściwego wydziału;

3) może wystąpić albo wyznaczyć obowiązek wystąpienia do innej komórki albo urzędu górniczego z prośbą o stanowisko, określając jednocześnie termin na jego zajęcie;

4)⁴⁾ wyznacza, przez dekretację, prowadzącego sprawę oraz ewentualnie wskazuje innych pracowników współdziałających w załatwieniu sprawy w tej komórce lub OUG.

3.²⁰⁾ Działając w sposób określony w ust. 2 pkt 2 lub 4, dyrektor komórki lub OUG zamieszcza na dokumencie adnotację dotyczącą terminu załatwienia sprawy albo jej części oraz może zamieścić na dokumencie adnotację dotyczącą sposobu załatwienia sprawy albo jej części.

4.²⁰⁾ Po dokonaniu czynności wymienionych w ust. 2 przekazuje się dokument sekretariatowi komórki lub OUG, w celu wykonania czynności zgodnie z dekretacją.

5. W przypadku zaistnienia okoliczności określonych w ust. 2 pkt 2, zastępca dyrektora komórki lub OUG lub naczelnik właściwego wydziału:¹⁹⁾

1) przejmuje sprawę do samodzielnego załatwienia;

2) może wystąpić albo wyznaczyć obowiązek wystąpienia do innej komórki albo urzędu górniczego z prośbą o stanowisko, określając jednocześnie termin na jego zajęcie;

3)²¹⁾ wyznacza, przez dekretację, spośród pracowników, których jest bezpośrednim przełożonym albo których bezpośrednim przełożonym jest dyrektor komórki lub OUG, prowadzącego sprawę oraz ewentualnie wskazuje innych pracowników współdziałających w załatwieniu sprawy w tej komórce lub OUG.

6.²⁰⁾ Działając w sposób określony w ust. 5 pkt 3, zastępca dyrektora komórki lub OUG lub naczelnik właściwego wydziału zamieszcza na dokumencie adnotację dotyczącą terminu załatwienia sprawy albo jej części oraz może zamieścić na dokumencie adnotację dotyczącą sposobu załatwienia sprawy albo jej części. Zasada ta nie narusza terminu załatwienia sprawy albo jej części oraz sposobu załatwienia sprawy albo jej części, ustalonych na podstawie ust. 3.

7. Jeżeli wyznaczona została więcej niż jedna osoba, przyjmuje się, że osoba wyznaczona w dekretacji jako pierwsza jest prowadzącym sprawę, a pozostałe współdziałają w załatwieniu sprawy. Zasada ta nie narusza zakresów czynności poszczególnych pracowników.

8.¹²⁾ Jeżeli omyłkowo dokonano wyznaczenia prowadzącego sprawę, niezwłocznie informuje on o tym kierującego komórką lub OUG.

9.¹²⁾ Jeżeli kierujący komórką lub OUG lub naczelnik właściwego wydziału przejmuje sprawę do samodzielnego załatwienia, staje się on prowadzącym sprawę.

10.¹²⁾ Jeżeli dokument nie dotyczy zdarzenia lub stanu rzeczy wymagających podjęcia i wykonania czynności urzędowych oraz nie jest związany z jakąkolwiek sprawą, kierujący komórką lub OUG przekazuje dokument do sekretariatu komórki, w celu wykonania przez ten sekretariat określonej czynności zgodnie z jego dekretacją.

Rozdział 6

Rejestrowanie spraw oraz sposób dokumentowania spraw

§ 38. 1.²⁰⁾ Na podstawie dekretacji sekretariat komórki lub OUG przekazuje niezwłocznie dokument prowadzącemu sprawę.

2. Prowadzący sprawę zakłada, na podstawie otrzymanego dokumentu, sprawę w ESROD lub dołącza w ESROD dokument do już założonej sprawy.

3.²⁰⁾ Dopuszcza się zakładanie spraw w ESROD i dołączanie dokumentów do sprawy w ESROD przez sekretariat komórki lub OUG. W przypadku wątpliwości co do charakteru sprawy, zakładanie spraw w ESROD jest dokonywane po ich wyjaśnieniu z prowadzącym sprawę.

4. Po dołączeniu dokumentu do sprawy w ESROD nanosi się na niego znak sprawy.

5.²²⁾ Po założeniu sprawy w ESROD w sposób określony w ust. 1-4:

1) skargi i wnioski odnotowuje się dodatkowo w, prowadzonym na podstawie odrębnych przepisów, rejestrze skarg i wniosków;

2) petycje odnotowuje się dodatkowo w, prowadzonej na podstawie odrębnych przepisów, ewidencji petycji;

3) interwencje, których przedmiotem jest działalność przedsiębiorców oraz innych podmiotów lub jednostek, podlegająca nadzorowi i kontroli organów nadzoru górniczego, odnotowuje się dodatkowo w, prowadzonej na podstawie odrębnych przepisów, ewidencji tych interwencji.

6.²³⁾ Założenie sprawy w ESROD jest dokonywane w komórce lub OUG tylko raz, na podstawie pierwszego dokumentu w danej sprawie, który wpłynął lub powstał w tej komórce lub OUG. Zakładanie spraw w ESROD prowadzi się oddzielnie na każdy rok kalendarzowy.

7. Kolejne dokumenty dotyczące tej samej sprawy w tym samym urzędzie górniczym otrzymują ten sam znak sprawy w ramach przewidzianego symbolu klasyfikacyjnego (liczbowego) z wykazu akt, pod którym został zarejestrowany w ESROD pierwszy dokument, i po dołączeniu w ESROD do sprawy są dołączane do akt danej sprawy.

8. W przypadku dokumentów wysyłanych lub przekazywanych innej komórce stosuje się § 66.

§ 39. Dokumentacja przesyłana do urzędów górniczych i składana w urzędach górniczych oraz w nich powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na dokumentację:

1) tworzącą akta sprawy;

2) nietworzącą akt sprawy.

§ 40. 1. Dokumentacja tworząca akta sprawy to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.

2. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.

3. Znak sprawy zawiera następujące elementy:

1)¹⁴⁾ oznaczenie komórki merytorycznej, zgodne z oznaczeniem wprowadzonym przez regulamin organizacyjny WUG albo regulamin organizacyjny OUG;

2) symbol klasyfikacyjny (liczbowy) z wykazu akt;

3) kolejny numer sprawy, nadawany przez ESROD;

4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym założono sprawę.

4. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 3, i oddziela się kropkami w następujący sposób: ABC.123.77.2016, gdzie:

1) ABC to oznaczenie komórki merytorycznej;

2) 123 to symbol klasyfikacyjny (liczbowy) z wykazu akt;

3) 77 to liczba naturalna określająca siedemdziesiątą siódmą sprawę założoną w 2016 r. w ramach symbolu klasyfikacyjnego (liczbowego) 123 w komórce merytorycznej oznaczonej ABC;

4) 2016 to czterocyfrowe oznaczenie roku kalendarzowego, w którym założono sprawę.

5. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobny zbiór, to dla danego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, będącego podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy zawiera następujące elementy:

1)¹⁴⁾ oznaczenie komórki merytorycznej, zgodne z oznaczeniem wprowadzonym przez regulamin organizacyjny WUG albo regulamin organizacyjny OUG;

2) symbol klasyfikacyjny (liczbowy) z wykazu akt;

3) kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw w osobny zbiór;

4) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego dla numeru sprawy, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw w osobny zbiór;

5) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym założono sprawę.

6. Poszczególne elementy znaku sprawy, o którym mowa w ust. 5, umieszcza się w kolejności określonej w tym przepisie i oddziela się kropkami w następujący sposób: ABC.123.77.2.2016, gdzie:

1) ABC to oznaczenie komórki merytorycznej;

2) 123 to symbol klasyfikacyjny (liczbowy) z wykazu akt;

3) 77 to liczba naturalna określająca siedemdziesiątą siódmą sprawę założoną w 2016 r. w ramach symbolu klasyfikacyjnego (liczbowego) 123 w komórce merytorycznej oznaczonej ABC, będąca podstawą wydzielenia grupy spraw w osobny zbiór;

4) 2 to liczba naturalna określająca drugą sprawę założoną w ramach wydzielonej grupy spraw oznaczonej liczbą 77;

5) 2016 to czterocyfrowe oznaczenie roku kalendarzowego, w którym założono sprawę.

7. Po znaku sprawy można opcjonalnie umieścić symbol prowadzącego sprawę, oddzielając go kropką od znaku sprawy w następujący sposób: ABC.123.77.2016.JK2, gdzie "JK2" jest symbolem prowadzącego sprawę, zawierającym co najmniej jedną literę, dodanym do znaku sprawy.

8. Oznaczenie komórki merytorycznej, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki merytorycznej, niezależnie od zmian organizacyjnych w urzędach górniczych.

§ 41. 1. Jeżeli pierwszy dokument wymagający podjęcia i wykonania czynności urzędowych powstał w jakimkolwiek urzędzie górniczym, do odbierania oraz rejestrowania dokumentów w ESROD, a także dekretowania dokumentów oraz spraw stosuje się odpowiednio przepisy:

1) w WUG - rozdziału 3 oraz § 33-40;

2)¹⁶⁾ w OUG - rozdziału 3, § 33-35 oraz § 37-40.

2. W przypadkach, o których mowa w ust. 1, rejestracja dokumentu w ESROD może być dokonywana przez sekretariat komórki, zgodnie z zasadami określonymi w § 33.

§ 42. 1. Dokumentacja nietworząca akt sprawy nie jest rejestrowana w spisach spraw i nie jest oznaczana znakiem sprawy, lecz jest gromadzona w teczkach aktowych, zakładanych dla klas końcowych w wykazie akt.

2. Prezes WUG określa w formie pisemnej rodzaje dokumentów nietworzących akt sprawy.

§ 43. 1. Spis spraw zawiera następujące dane:

1) odnoszące się do całego spisu spraw, w tym co najmniej:

a) oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy znajdujące się w spisie,

b) oznaczenie urzędu górniczego oraz komórki,

c) symbol klasyfikacyjny (liczbowy) z wykazu akt,

d) hasło klasyfikacyjne z wykazu akt;

2) odnoszące się do każdej sprawy w spisie spraw, w tym co najmniej:

a) liczbę porządkową,

b) tytuł stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy,

c) nazwę nadawcy, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna,

d) znak pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,

e) datę pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,

f) datę wszczęcia sprawy,

g) datę ostatecznego załatwienia sprawy,

h) uwagi zawierające oznaczenie prowadzącego sprawę oraz ewentualnie informacje dotyczące sposobu załatwienia sprawy.

2. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt.

3. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki aktowe.

4. Dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt prowadzenie teczek aktowych ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw.

5. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (na przykład akta osobowe).

6. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy.

§ 44. 1. Komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami lub urzędami, informuje je o znaku prowadzonej przez siebie sprawy.

2. Opinie, notatki, stanowiska oraz inne rodzaje dokumentacji, wynikające ze współpracy między komórkami lub urzędami, komórki lub urzędy współdziałające przekazują do komórki merytorycznej, używając znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórkach lub urzędach współdziałających przy załatwianiu sprawy.

4. Jeżeli dokumentacja, o której mowa w ust. 2, została oznaczona znakiem sprawy w urzędzie lub komórce innej niż merytoryczna, kwalifikuje się ją w tej komórce do dokumentacji o kategorii archiwalnej Bc.

5. Zmiany kwalifikacji dokumentacji, o której mowa w ust. 4, może dokonać dyrektor właściwego miejscowo archiwum państwowego.

Rozdział 7

Załatwianie spraw

§ 45. 1. Jeżeli dokument przekazany prowadzącemu sprawę lub zadekretowany na prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści dokumentu lub treści dekretacji, prowadzący sprawę, po włączeniu dokumentu do akt sprawy, wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy.

2. Jeżeli dokument przekazany prowadzącemu sprawę lub zadekretowany na prowadzącego sprawę nie kończy sprawy, prowadzący sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism.

3. Przy sporządzaniu projektów pism wykorzystuje się wzory i formularze przewidziane odrębnymi przepisami do obowiązkowego stosowania.

§ 46. 1. Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany jej dotychczasowego znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.

2. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka lub urząd górniczy.

3. W przypadkach, o których mowa w ust. 2, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: "przeniesiono do znaku sprawy...", a następnie przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w znaku sprawy przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy.

§ 47. W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w szczególności:

1) przesyłki zarejestrowane w rejestrze przesyłek wpływających oraz w rejestrze przesyłek wychodzących;

2) notatki służbowe z rozmów przeprowadzanych z interesantami lub czynności dokonanych poza siedzibą urzędu górniczego, jeżeli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu;

3) pisma przesłane za pomocą faksu;

4) przesyłki, o których mowa w § 27 ust. 1 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a i lit. b.

§ 48. 1. W zależności od charakteru sprawy jest ona załatwiana w formie:

1) ustnej - prowadzący sprawę sporządza i podpisuje notatkę służbową do akt opisującą sposób załatwienia sprawy oraz wskazującą datę ostatecznego załatwienia sprawy;

2) pisemnej - prowadzący sprawę sporządza projekt pisma i przedkłada go do aprobaty właściwemu przełożonemu;

3) telefonicznej - prowadzący sprawę sporządza i podpisuje notatkę służbową do akt informującą o wyniku rozmowy telefonicznej;

4) telegraficznej - stosowanej w sprawach bardzo pilnych za pomocą telegramu lub faksu;

5) elektronicznej - stosowanej, jeżeli:

a) taki obowiązek jest przewidziany w przepisach powszechnie obowiązujących,

b) taki sposób załatwienia sprawy:

- jest wymuszony przez formę, w której dokument wpłynął do urzędu górniczego,

- został zastrzeżony przez podmiot lub instytucję oczekujące odpowiedzi.

2. W uzasadnionych przypadkach można zrezygnować ze sporządzenia notatki służbowej do akt i poprzestać na umieszczeniu odpowiedniej adnotacji na dokumencie bezpośrednio poprzedzającym załatwienie sprawy. Adnotacja zawiera datę oraz parafę prowadzącego sprawę.

§ 49. Notatkę służbową do akt sporządza się:

1)²⁰⁾ umieszczając znak sprawy pod, znajdującym się w lewym górnym rogu, miejscem przeznaczonym na pieczęć albo nadruk nazwy komórki lub OUG;

2) umieszczając napis "Notatka służbowa" na środku, poniżej miejsca, w którym umieszczono znak sprawy;

3) umieszczając, poniżej treści notatki służbowej, po prawej stronie, nazwę miejscowości oraz datę z oznaczeniem dnia, miesiąca oraz roku, stosownie do zasad określonych w § 50 ust. 6;

4) umieszczając podpis poniżej miejsca, w którym umieszczono nazwę miejscowości oraz datę notatki służbowej.

§ 50. 1. Część nagłówkową pisma załatwiającego sprawę sporządza się, umieszczając:

1) znak sprawy pod, znajdującym się w lewym górnym rogu, miejscem przeznaczonym na:

a) nadruk nazwy organu nadzoru górniczego,

b) nadruk nazwy osoby kierownictwa WUG,

c) pieczęć albo nadruk nazwy urzędu górniczego albo innego wyodrębnionego elementu jego struktury,

d) pieczęć albo nadruk nazwy komórki, a w przypadku potrzeby - także jej wydziału albo innego wyodrębnionego elementu jej struktury;

2) pod znakiem sprawy:

a) określenie "liczba dziennika", oznaczane skrótem "ldz.", oraz

b) numer dokumentu;

3) w prawym górnym rogu miejscowość oraz datę:

a) na piśmie przeznaczonym do wysłania lub przekazania innej komórce - z oznaczeniem miesiąca oraz roku, pozostawiając wolne miejsce na wpisanie oznaczenia dnia,

b) na pismach niewymienionych w lit. a - z oznaczeniem dnia, miesiąca oraz roku;

4) w prawej górnej części:

a) dane dotyczące adresata, w szczególności:

- imię i nazwisko oraz funkcję osoby wykonującej czynności organu administracji publicznej, a także nazwę miejscowości będącej siedzibą urzędu obsługującego ten organ,

- imię i nazwisko oraz funkcję osoby wykonującej czynności kierownika urzędu stanowiącego organ administracji publicznej, a także nazwę miejscowości będącej siedzibą tego urzędu,

- nazwę oraz dokładny adres instytucji,

- imię i nazwisko oraz dokładny adres osoby,

- imię i nazwisko oraz funkcję osoby kierownictwa WUG, z dodaniem poniżej formuły "w miejscu",

- nazwę komórki, z dodaniem poniżej formuły "w miejscu",

b) zbiorczą nazwę adresatów oraz poniżej formułę "według rozdzielnika", jeżeli pismo ma być wysłane lub przekazane większej liczbie adresatów.

2. Numer dokumentu nie jest znakiem sprawy.

3. Numer dokumentu zawiera następujące elementy:

1) indywidualny numer dokumentu, nadany przez ESROD;

2) miesiąc, w którym zarejestrowano dokument;

3) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym zarejestrowano dokument.

4. Poszczególne elementy numeru dokumentu umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 3, i oddziela się znakiem ukośnika w następujący sposób: ldz. 1234/10/2016, gdzie:

1) 1234 to indywidualny numer dokumentu, nadany przez ESROD;

2) 10 to oznaczenie miesiąca, w którym zarejestrowano dokument;

3) 2016 to czterocyfrowe oznaczenie roku kalendarzowego, w którym zarejestrowano dokument.

5. Po numerze dokumentu można umieścić symbol pracownika przygotowującego dokument, oddzielając go od numeru dokumentu ukośnikiem w następujący sposób: ldz. 1234/10/2016/JK3, gdzie "JK3" jest symbolem tego pracownika, zawierającym co najmniej jedną literę, dodanym do numeru dokumentu.

6. Oznaczenie:

1) dnia pisze się cyframi arabskimi;

2) miesiąca pisze się słownie;

3) roku pisze się cyframi arabskimi ze znakiem "r.", jako skrótem wyrazu "rok".

7. Jeżeli pismo, sporządzone w edytorze tekstu, jest przesyłane za pomocą skrzynki poczty elektronicznej, do sporządzenia jego części nagłówkowej stosuje się zasady określone w ust. 1-6, z tym że w miejscu przeznaczonym na pieczęć albo nadruk, o których mowa w ust. 1 pkt 1, umieszcza się, zachowując identyczny układ graficzny, dane i oznaczenia zawarte na pieczęci albo nadruku, a w miejscu przeznaczonym na miejscowość oraz datę umieszcza się również oznaczenie dnia.

§ 51. 1. Pod treścią pisma:

1) pozostawia się po prawej stronie wolne miejsce na podpis i pieczęć podpisującego;

2) jeżeli sprawa jest prowadzona stosownie do przepisów o postępowaniu administracyjnym - po lewej stronie, poniżej miejsca przeznaczonego na podpis i pieczęć podpisującego, umieszcza się formułę "Otrzymują:", wymieniając pod nią adresatów;

3) w przypadku określonym w § 50 ust. 1 pkt 4 lit. b - po lewej stronie, poniżej miejsca przeznaczonego na podpis i pieczęć podpisującego, umieszcza się formułę "Rozdzielnik:", wymieniając pod nią adresatów;

4)¹¹⁾ jeżeli ma ona być podana do wiadomości, także w przypadku prowadzenia sprawy stosownie do przepisów o postępowaniu administracyjnym, innym osobom, instytucjom, komórkom, OUG lub innym urzędom, w tym w formie kopii, niewymienionym w danych dotyczących adresata albo w rozdzielniku - po lewej stronie, poniżej miejsca przeznaczonego na podpis i pieczęć podpisującego oraz wykaz adresatów w rozdzielniku, umieszcza się formułę "Do wiadomości otrzymują:" oraz wymienia się te osoby, instytucje, komórki oraz urzędy.

2. Wyliczenie adresatów, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, a także osób, instytucji, komórek oraz urzędów, o których mowa w ust. 1 pkt 4, jest dokonywane przy użyciu cyfr arabskich z nawiasem z prawej strony. Każdy punkt kończy się średnikiem, a ostatni kropką.

3. Jeżeli pismo:

1) jest sporządzone w edytorze tekstu i przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo

2) jest sporządzone w programie do obsługi poczty elektronicznej i przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej

- w miejscu przeznaczonym na podpis i pieczęć podpisującego wpisuje się, zachowując identyczny układ graficzny, dane zawarte na pieczęci. Dane te zastępują podpis i pieczęć.

§ 52. 1. Pismo może zawierać określenia uzupełniające:

1) wskazujące na charakter pisma, w szczególności określony stosownie do przepisów o postępowaniu administracyjnym, oraz sposób jego przekazania lub wysłania;

2) wskazujące liczbę załączników, poprzez użycie skrótu "zał.", poprzedzonego odpowiednią cyfrą arabską albo liczbą złożoną z cyfr arabskich.

2. Określenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, umieszcza się nad oznaczeniem adresata albo zamiast tego oznaczenia.

3. Określenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, umieszcza się pod treścią pisma po lewej stronie, powyżej elementów, o których mowa w § 51 ust. 1.

4. Na egzemplarzu pisma pozostawionym w aktach sprawy zamieszcza się informację co do sposobu wysyłki (na przykład: list polecony, list priorytetowy, doręczenie elektroniczne) oraz w razie potrzeby potwierdzenie dokonania wysłania przesyłki lub jej osobistego doręczenia.

§ 53. 1. Akceptacja może być jednostopniowa lub wielostopniowa.

2. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez kolejne nieupoważnione do podpisania pisma osoby, aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do jego podpisania.

3. Przekazanie projektów pism do akceptacji może nastąpić w postaci:

1) papierowej albo

2) elektronicznej.

4. Wybór trybu przekazania projektów pism do akceptacji jest dokonywany w zależności od stopnia akceptacji odpowiednio przez kierującego komórką lub kierującego urzędem górniczym.

5. Jeżeli nie wskazano wymaganej liczby egzemplarzy, sporządza się pierwszy egzemplarz pisma oraz jego drugi egzemplarz.

6. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 pkt 1, na drugim egzemplarzu projektu pisma:

1) pracownik przygotowujący projekt pisma,

2) kierujący komórką lub osoba upoważniona przez kierującego komórką, na którą zadekretowano dokument wszczynający sprawę, jeżeli pismo podpisywać będzie osoba kierownictwa WUG,

3) osoby, z którymi uzgodniono treść pisma, w szczególności kierujący komórkami współdziałającymi w załatwieniu sprawy

- umieszczają po lewej stronie pod treścią pisma albo elementami, o których mowa w § 51 ust. 1, swoją pieczątkę imienną oraz swój odręczny podpis (skrót podpisu) i datę jego złożenia.

7. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący podpisuje pismo w dwóch egzemplarzach (jeden przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt sprawy), chyba że jest wymagana większa liczba egzemplarzy.

8. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:

1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki bezpośrednio na projekcie pisma;

2) ustnie.

9. Jeżeli projekt pisma jest przedstawiony do akceptacji w postaci elektronicznej, akceptujący lub inna osoba na jego polecenie może dokonać bezpośrednio niezbędnych poprawek i wydrukować dwa egzemplarze pisma, o których mowa w ust. 7, chyba że jest wymagana większa liczba egzemplarzy.

§ 54. Pisma podpisują:

1) w OUG:⁸⁾

a) dyrektor urzędu,

b) zastępca dyrektora urzędu, stosownie do zasad określonych przez dyrektora urzędu w upoważnieniu, umieszczając nad podpisem, z lewej strony, formułę "z up.", jako skrót klauzuli "z upoważnienia dyrektora",

c)²⁴⁾ upoważnieni przez dyrektora urzędu do podpisywania określonych pism pracownicy, umieszczając nad podpisem, z lewej strony, formułę "z up.", jako skrót klauzuli "z upoważnienia dyrektora";

2) w WUG - osoby uprawnione albo upoważnione, stosownie do zasad określonych w przepisach powszechnie obowiązujących, regulaminie organizacyjnym WUG, regulaminach organizacyjnych komórek WUG albo innych przepisach wewnętrznych.

§ 55. 1. Osoba podpisująca pismo składa swój podpis oraz, w przypadkach określonych w § 50 ust. 1 pkt 3 lit. a, uzupełnia datę o cyfrowe oznaczenie dnia.

2. Podpis jest składany na pierwszym egzemplarzu oraz drugim i kolejnych egzemplarzach pism oznaczonych formułą "Otrzymują:", "Rozdzielnik:" lub "Do wiadomości otrzymują:". Na drugim i kolejnych egzemplarzach przeznaczonych do akt może być złożona parafa.

3. Na pismach o identycznej treści wysyłanych lub przekazywanych w większej liczbie egzemplarzy, także w przypadku użycia formuły "według rozdzielnika", mogą być umieszczone faksymile podpisu, jeżeli pisma te:

1) nie mają charakteru dokumentu w rozumieniu odrębnych przepisów;

2) nie są adresowane do organów administracji publicznej.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, pismo pozostające w aktach jest podpisywane ręcznie.

§ 56. 1. Projekty pism przeznaczone do podpisu podpisem elektronicznym przedstawia się do akceptacji wyłącznie w postaci elektronicznej.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, podpisujący kolejno:

1) podpisuje elektronicznie pismo;

2) podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma podpisanego podpisem elektronicznym (egzemplarz pisma ad acta).

§ 57. Jeżeli nie jest wymagana inna forma pisma, a przepisy prawa nie wymagają doręczenia oryginału pisma, dopuszcza się odręczne podpisanie wydrukowanego pisma (egzemplarz pisma ad acta) i przesłanie za pomocą środków komunikacji elektronicznej skanu takiego pisma w postaci pliku graficznego lub w formacie pdf.

§ 58. Treść przesyłek przeznaczonych do wysłania środkami komunikacji elektronicznej w postaci SMS lub MMS utrwala się w postaci wydruku, a jeżeli jest to niemożliwe - sporządza się oraz drukuje się notatkę zawierającą dokładną treść wysyłanego SMS-a lub MMS-a. Notatkę lub wydruk uzupełnia się o datę, godzinę i minutę wysyłki, zaznaczając, w jakiej postaci została wysłana, z jakiego numeru telefonu, pod jaki numer telefonu, a także, kto dokonał wysyłki i kto był jej odbiorcą. Tak sporządzoną notatkę lub wydruk podpisuje się (egzemplarz ad acta) i dołącza się do akt sprawy.

Rozdział 8

Wysyłanie i przekazywanie przesyłek

§ 59. 1. Przesyłki przeznaczone do wysłania lub - w przypadku WUG - przekazania innej komórce przygotowują sekretariaty komórek, w których sporządzono pismo, lub kancelarie.

2. Sekretariaty komórek, w których sporządzono pismo, oraz kancelarie sprawdzają prawidłowość pisma pod względem zgodności z wymaganiami określonymi w § 50-55. W przypadku stwierdzenia braków, uzupełnia się je albo przekazuje się prowadzącemu sprawę w celu ich uzupełnienia.

§ 60. 1. Dokumenty wysyłane do tego samego adresata wkłada się do jednej koperty.

2. Kierujący urzędem górniczym lub komórką może zdecydować o odstąpieniu od zasady określonej w ust. 1, mając na względzie treść dokumentów wysyłanych do tego samego adresata.

3. Na kopercie umieszcza się znak sprawy lub znaki spraw.

4. Na kopercie umieszcza się adnotację o sposobie jej wysłania.

5. Używanie zszywek do zamykania kopert jest niedozwolone.

6. Dopuszcza się umieszczenie na zamkniętej kopercie przygotowanej przez sekretariaty komórek, w których sporządzono pismo, poza znakiem sprawy oraz adnotacją o sposobie wysłania, także numerów dokumentów zawartych wewnątrz koperty, w celu potwierdzenia w ESROD wysyłki dokumentów przez kancelarie.

7. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysyłane automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym.

§ 61. 1. Przesyłki przeznaczone do wysłania adresatom spoza urzędów górniczych sekretariat komórki merytorycznej przekazuje do kancelarii w zaadresowanej kopercie.

2. Przesyłki wysyłane do innych urzędów górniczych można przekazać do kancelarii bez kopert.

3. Przesyłki przeznaczone do wysłania w danym dniu przekazuje się do kancelarii do godziny 13⁰⁰.

§ 62. Przesyłki wysyła się zgodnie z dyspozycją, o której mowa w § 52 ust. 1 pkt 1. W przypadku braku takiej dyspozycji przyjmuje się, że przesyłka jest przesyłką zwykłą.

§ 63. 1. Dowodem wysłania przesyłek przez kancelarie są pokwitowania placówki dostawcy usługi pocztowej lub kurierskiej w książkach doręczeń - pocztowych książkach nadawczych, lub listy przewozowe w przypadku przesyłek kurierskich.

2. Dowodem przekazania przesyłek do doręczenia za pośrednictwem przewoźnika kolejowego są poświadczenia przyjęcia przesyłki konduktorskiej do przewozu. Wartość przesyłki ustala kierujący komórką merytoryczną.

§ 64.⁴⁾ Pracownik obsługujący środki komunikacji elektronicznej w komórce lub OUG postępuje z przesyłkami wysyłanymi, stosując odpowiednio przepisy rozdziału 3.

§ 65.²⁾ Dowodem wysłania korespondencji za pomocą środków komunikacji elektronicznej przez komórkę lub OUG, jeżeli ze względu na jej treść stanowi ona podjęcie i wykonanie czynności urzędowej, jest wydruk informujący o wysłaniu tej korespondencji.

§ 66. 1.⁷⁾ Kancelarie i sekretariaty komórek lub OUG rejestrują w ESROD dokumenty wysyłane lub przekazywane innej komórce lub urzędowi górniczemu na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej.

2.²⁰⁾ Dokument wysyłany za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli ze względu na jej treść stanowi ona podjęcie i wykonanie czynności urzędowej, dołącza w ESROD do odpowiedniej sprawy prowadzący sprawę lub sekretariat komórki lub OUG, których pracownik dokonał tych czynności.

3. Podczas rejestracji wprowadza się do ESROD co najmniej:

1) datę wysłania lub przekazania dokumentu;

2) datę dokumentu, określoną, w przypadku pism, w jego części nagłówkowej;

3) znak sprawy;

4) dane dotyczące nadawcy;

5) dane dotyczące adresata; w przypadku dokumentów kierowanych do wielu podmiotów dopuszcza się nadanie nazwy zbiorowej charakteryzującej łącznie adresatów;

6) krótki opis dokumentu.

4. Indywidualny numer dokumentu w danym roku kalendarzowym jest nadawany przez ESROD.

Rozdział 9

Przechowywanie oraz udostępnianie dokumentacji

§ 67. 1.⁶⁾ Dokumentację przechowuje się w komórkach, OUG oraz w archiwum zakładowym.

2. Dokumentację zabezpiecza się przed dostępem osób postronnych, uszkodzeniem, zniszczeniem i utratą.

§ 68. 1. Dokumentację przechowuje się w teczkach aktowych.

2. Teczki aktowe zawierają dokumentację spraw, powstałą w jednym roku kalendarzowym.

3. Teczki aktowe założone w danym roku kalendarzowym układa się w kolejności symboli klasyfikacyjnych (liczbowych) z wykazu akt.

4. Wszystkie akta dotyczące jednej sprawy tworzą całość.

5. Teczki aktowe prowadzi się według klas najniższego rzędu wykazu akt, dla których jest określona kategoria archiwalna, w kolejności liczb porządkowych spisu spraw, któremu odpowiada kategoria archiwalna.

6. Wewnątrz teczki aktowej, o której mowa w § 43 ust. 2 i 4, akta spraw układa się w kolejności spisu spraw, począwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw chronologicznie.

7. Do teczki aktowej zawierającej dokumentację spraw zakończonych wkłada się na wierzch, nie później niż na koniec danego roku kalendarzowego, spis spraw sporządzony w układzie ciągłym, poczynając od sprawy pierwszej do ostatniej.

8. Załączniki zapisane na informatycznych nośnikach danych przechowuje się w urzędzie górniczym w składzie informatycznych nośników danych do czasu przekazania ich do archiwum zakładowego.

§ 69. 1. Każdą teczkę aktową zawierającą dokumentację spraw zakończonych opisuje się.

2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:

1)¹¹⁾ pełnej nazwy urzędu górniczego oraz pełnej nazwy komórki albo zespołu pracowników OUG, w których zgromadzono dokumentację - na środku u góry;

2)²⁵⁾ części znaku sprawy, składającej się z symbolu literowego komórki albo OUG, zgodnego z oznaczeniem wprowadzonym przez regulamin organizacyjny WUG albo regulamin organizacyjny OUG, oraz symbolu klasyfikacyjnego (liczbowego) przewidzianego w wykazie akt, a w przypadku, o którym mowa w § 40 ust. 5, dodatkowo numeru sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw z danej klasy w wykazie akt w osobny zbiór - po lewej stronie pod nazwą komórki albo zespołu pracowników OUG;

3)¹¹⁾ kategorii archiwalnej zgodnej z wykazem akt, z podaniem przy kategorii B również okresu przechowywania dokumentacji - po prawej stronie pod nazwą komórki albo zespołu pracowników OUG;

4) tytułu teczki aktowej, złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt oraz informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce - na środku;

5) rocznych dat skrajnych, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej, bez uwzględniania dat załączników do poszczególnych pism - pod tytułem;

6) numeru tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego (liczbowego) z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek - pod rocznymi datami skrajnymi.

3. Każdej klasie najniższego rzędu wykazu akt odpowiada teczka aktowa o tym samym symbolu klasyfikacyjnym (liczbowym) i haśle klasyfikacyjnym oraz kategorii archiwalnej.

4. Łączenie w jednej teczce aktowej akt o różnej kategorii archiwalnej jest niedozwolone.

5. W przypadku teczek aktowych, o których mowa w § 43:

1) ust. 5 - tytuł teczki uzupełnia się o informacje identyfikujące teczkę zbiorczą (na przykład imię i nazwisko pracownika w przypadku akt osobowych);

2) ust. 6 - zamiast części znaku sprawy, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, zamieszcza się pełny znak sprawy, a tytuł teczki uzupełnia się o tytuł sprawy.

§ 70. 1. W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej, w ich miejsce wkłada się kartę zastępczą.

2. Karta zastępcza zawiera:

1) znak sprawy;

2) przedmiot sprawy;

3) nazwę komórki lub urzędu górniczego, lub imię i nazwisko pracownika, którzy wyjęli akta sprawy;

4) zakres wyjętych akt sprawy (w szczególności: całość albo konkretne dokumenty);

5) termin wyjęcia akt sprawy;

6) przyczynę wyjęcia akt sprawy;

7) termin zwrotu akt sprawy.

3. Kartę zastępczą podpisuje osoba wyjmująca akta.

4. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanych akt sprawy.

§ 71. Przepisy § 69 oraz § 70 stosuje się, o ile przepisy powszechnie obowiązujące, w szczególności dotyczące akt osobowych, nie stanowią inaczej.

§ 72. 1. W przypadku potrzeby wydzielenia z teczki aktowej określonych spraw w osobne zbiory, zakłada się podteczki.

2. Podteczkę opisuje się według wzoru ustalonego dla teczki aktowej, z wyraźną adnotacją o charakterze zbioru.

§ 73. 1. Dokumentację spraw zakończonych przechowuje się w komórce merytorycznej nie dłużej niż przez okres 2 lat.

2. Okres przechowywania dokumentacji spraw zakończonych jest liczony od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym zakończono sprawę.

3. Dokumentację spraw zakończonych niezbędną do bieżącej pracy można pozostawić w komórce merytorycznej, ale wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum zakładowego, po dokonaniu formalności związanych z przekazaniem (uporządkowaniu dokumentacji, sporządzeniu spisów zdawczo-odbiorczych oraz wypełnieniu kart udostępniania akt).

4. Jeżeli w skład dokumentacji spraw zakończonych wchodzą dokumenty elektroniczne niebędące przesyłkami wymienionymi w § 29 ust. 2 i 3 albo § 30 ust. 1 pkt 2, po zakończeniu roku kalendarzowego dokumenty te zapisuje się na informatycznym nośniku danych oraz przekazuje się do składu informatycznych nośników danych, prowadzonego w urzędzie górniczym.

Rozdział 10

Powielanie, sporządzanie odpisów akt oraz uwierzytelnianie kopii (drugiego i kolejnych egzemplarzy) dokumentów

§ 74. Dopuszcza się powielanie dokumentów oraz sporządzanie odpisów akt w uzasadnionych przypadkach oraz w ilości niezbędnej do celów służbowych, mając na uwadze obowiązujące przepisy, w tym dotyczące ochrony danych osobowych oraz ochrony informacji niejawnych.

§ 75. 1. Akta przechowywane w komórce merytorycznej są powielane przez sekretariat lub prowadzącego sprawę.

2. W przypadku przekazania dokumentów do powielenia w komórce innej niż ta, w której akta są przechowywane, do postępowania z teczką aktową stosuje się zasadę określoną w § 70.

§ 76. 1. W przypadku sporządzania odpisu akt:

1) zachowuje się wszelkie cechy tych akt, z których sporządza się odpis;

2) jeżeli odpis sporządza się:

a) z oryginału (pierwszego egzemplarza), po prawej stronie pod tekstem umieszcza się napis "Odpis",

b) z odpisu, po prawej stronie pod tekstem umieszcza się napis "Odpis z odpisu";

3) jeżeli na oryginale (pierwszym egzemplarzu) jest umieszczona pieczęć, na odpisie umieszcza się litery "MP", a następnie wpisuje się treść pieczęci;

4) w miejscu podpisu umieszcza się:

a) znak "/-/" oraz imię i nazwisko osoby podpisanej na oryginale (pierwszym egzemplarzu) albo wskazanej na odpisie oryginału (pierwszego egzemplarza), albo

b) formułę "podpis nieczytelny";

5) pod tekstem po lewej stronie umieszcza się:

a) formułę "za zgodność z oryginałem - stwierdza",

b) datę, zgodnie z wymaganiami określonymi w § 50 ust. 6, oraz czytelny podpis osoby podpisującej za zgodność.

2. W przypadku sporządzania odpisu aktu administracyjnego osobą podpisującą za zgodność jest:

1) w WUG - osoba zatrudniona w komórce właściwej do spraw prawnych w WUG;

2)¹⁴⁾ w OUG - osoba zatrudniona na stanowisku do spraw prawnych w tym urzędzie.

§ 77. 1.²⁶⁾ Uwierzytelnienie kopii (drugiego i kolejnych egzemplarzy) dokumentu jest dokonywane przez prowadzącego sprawę, kierującego komórką lub OUG, lub sekretariat komórki lub OUG, w którym dokument był kopiowany, na podstawie porównania z oryginałem dokumentu.

2. Kopię, o której mowa w ust. 1, uwierzytelnia się na każdej stronie kopii:

1) pieczęcią uwierzytelniającą;

2) datą dokonania uwierzytelnienia;

3) podpisem osoby uwierzytelniającej.

3. Do sporządzania przez radcę prawnego poświadczeń odpisów dokumentów za zgodność z okazanym oryginałem stosuje się przepisy art. 6 ust. 3 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1166).

§ 78. 1. Każdy odpis oraz uwierzytelniona kopia są starannie sprawdzane przez osobę, która je sporządza.

2. Prowadzący sprawę jest obowiązany do ostatecznej korekty odpisu oraz uwierzytelnionej kopii.

Rozdział 11

Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego

§ 79. Po upływie okresu przechowywania w komórce merytorycznej dokumentacji spraw zakończonych, dokumentację tę przekazuje się do archiwum zakładowego.

§ 79a. Egzemplarz upoważnienia albo pełnomocnictwa przeznaczony dla osoby, która je otrzymała, podlega przekazaniu do archiwum zakładowego:

1) w ramach sprawy w oryginale, jeśli upoważnienie albo pełnomocnictwo dotyczyło tylko tej sprawy;

2) w ramach poszczególnych spraw w uwierzytelnionej kopii, jeśli upoważnienie albo pełnomocnictwo nie dotyczyło tylko jednej sprawy.

§ 80. 1.²⁷⁾ Archiwista ustala, do końca stycznia każdego roku - w uzgodnieniu z kierującymi komórkami lub OUG - terminarz przygotowania i przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego.

2. Archiwista może odmówić przejęcia dokumentacji, jeżeli:

1) dokumentacja nie została uporządkowana w sposób uregulowany przepisami instrukcji kancelaryjnej;

2) spisy zdawczo-odbiorcze zawierają braki, błędy lub niedokładności;

3) przekazywana dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym.

3.¹²⁾ O powodach odmowy przejęcia dokumentacji archiwista powiadamia swojego bezpośredniego przełożonego oraz kierującego komórką lub OUG.

§ 81. 1. Dokumentacja spraw zakończonych przekazywana do archiwum zakładowego jest przejrzana oraz uporządkowana przez prowadzących sprawy lub pracownika wyznaczonego w danej komórce.

2. Przez uporządkowanie materiałów archiwalnych oraz dokumentacji o kategorii archiwalnej wyższej niż B20 rozumie się:

1) ułożenie dokumentacji wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w § 68 ust. 6, przy czym poszczególne sprawy można rozdzielić papierowymi okładkami;

2) wyłączenie zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism;

3) odłożenie do teczek aktowych spisów spraw;

4) usunięcie z dokumentacji części metalowych i folii, w szczególności spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek oraz innych podobnych części;

5) umieszczenie dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury litej bezkwasowej (w przypadku akt osobowych dopuszcza się koperty) o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych - w pudłach, przy czym, jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, teczkę dzieli się na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych;

6) ponumerowanie stron materiałów archiwalnych zwykłym miękkim ołówkiem, przez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu; liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie tekstu: "Niniejsza teczka zawiera .... stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta]";

7) opisanie teczek aktowych, zgodnie z § 69 ust. 2;

8) ułożenie teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt odrębnie w ramach:

a) materiałów archiwalnych oraz

b) dokumentacji niearchiwalnej.

3. Przez uporządkowanie dokumentacji o kategorii archiwalnej B20 oraz niższej rozumie się:

1) odłożenie do teczek aktowych spisów spraw;

2) umieszczenie dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych - w pudłach, przy czym, jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, teczkę dzieli się na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych;

3) opisanie teczek aktowych, zgodnie z § 69 ust. 2;

4) ułożenie teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.

§ 82. 1.²⁸⁾ Komórki lub OUG przekazują dokumentację do archiwum zakładowego, pełnymi rocznikami i kompletne, na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt przekazywanych do archiwum zakładowego. Sporządzenie spisu należy do obowiązków pracownika wyznaczonego przez kierującego komórką lub OUG, przekazujących dokumentację.

2. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej.

3. Spis zdawczo-odbiorczy w postaci papierowej sporządza się odrębnie dla:

1) materiałów archiwalnych w czterech egzemplarzach,

2) dokumentacji niearchiwalnej w trzech egzemplarzach

- przy czym jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego zatrzymuje komórka lub OUG, przekazujące dokumentację, a pozostałe są przeznaczone dla archiwum zakładowego.²⁹⁾

4. Spis zdawczo-odbiorczy zawiera co najmniej następujące elementy:

1) dla całego spisu:

a) pełną nazwę urzędu górniczego oraz komórki przekazującej dokumentację,

b) imię, nazwisko oraz podpis pracownika, który przygotował spis,

c)¹²⁾ imię, nazwisko oraz podpis kierującego komórką lub OUG, przekazujących dokumentację,

d) imię, nazwisko oraz podpis archiwisty przyjmującego dokumentację,

e) datę przekazania spisu;

2) dla każdej pozycji spisu:

a) liczbę porządkową,

b) część znaku sprawy, to jest oznaczenie komórki merytorycznej oraz symbol klasyfikacyjny (liczbowy) z wykazu akt, a w przypadku wydzielenia grupy spraw z danej klasy w wykazie akt w osobny zbiór, dodatkowo numer sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw,

c) tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt oraz informacji o rodzaju dokumentacji (na przykład: pisma, faktury, wnioski, skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki) występującej w teczce,

d) w przypadku materiałów archiwalnych - dodatkowo tematy poszczególnych spraw,

e) roczne daty skrajne, na które składają się rok najwcześniejszego i rok najpóźniejszego pisma w teczce aktowej, bez uwzględniania dat załączników do poszczególnych pism,

f) liczbę tomów jednej teczki aktowej przekazanych w ramach danej pozycji spisu,

g) oznaczenie kategorii archiwalnej,

h) miejsce przechowywania akt w archiwum zakładowym,

i) datę zniszczenia, przekazania na makulaturę lub przekazania do archiwum państwowego.

5. Elementy, o których mowa w ust. 4 pkt 1 lit. d oraz e, a także pkt 2 lit. h oraz i, wypełnia archiwista.

6. Uwzględniając odrębność spisów, o której mowa w ust. 3, sporządza się oddzielne spisy dla specyficznych rodzajów dokumentacji (na przykład dla dokumentacji technicznej, audiowizualnej oraz osobowej), jeżeli wynika to z potrzeb urzędu górniczego, lub zaleceń dyrektora właściwego archiwum państwowego lub jeśli dane wymienione w ust. 4 pkt 2 są niewystarczające dla opisania tych rodzajów dokumentacji.

7. Spis zdawczo-odbiorczy w postaci elektronicznej sporządza się w przypadku wykorzystywania w archiwum zakładowym narzędzi informatycznych, spełniających wymagania określone w instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego.

8. Jeżeli dokument wpłynął do komórki merytorycznej kilka razy w różnej formie, w aktach pozostawia się wyłącznie dokumenty zawierające pieczątkę wpływu oraz dekretację kierującego urzędem górniczym.

§ 83. 1. Spis zdawczo-odbiorczy informatycznych nośników danych przekazywanych ze składu informatycznych nośników danych do archiwum zakładowego zawiera:

1) dla całego spisu:

a) pełną nazwę urzędu górniczego oraz komórki przekazującej nośniki,

b) imię, nazwisko oraz podpis pracownika, który przygotował spis,

c) imię, nazwisko oraz podpis kierującego komórką merytoryczną odpowiadającą za skład informatycznych nośników danych,

d) imię, nazwisko oraz podpis archiwisty przyjmującego nośniki,

e) datę przekazania spisu;

2) dla każdej pozycji spisu:

a) liczbę porządkową,

b) oznaczenie nośnika,

c) określenie typu nośnika,

d) odpowiednio znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny (liczbowy), z którym powiązany jest nośnik, oraz oznaczenie roku,

e) numer seryjny nośnika, jeśli występuje.

2. Elementy, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. d oraz e, wypełnia archiwista.

§ 84. Do przekazanej dokumentacji dołącza się wszelkie pomoce ewidencyjne, w szczególności rejestry, ewidencje, kartoteki oraz skorowidze.

Rozdział 12

Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności komórki lub OUG, lub ich reorganizacji³⁰⁾

§ 85. 1.¹¹⁾ Jeżeli jest wszczynane postępowanie zmierzające do ustania działalności OUG, lub do jej reorganizacji, prowadzącej do powstania nowego urzędu górniczego, Prezes WUG zawiadamia o tym fakcie dyrektora właściwego archiwum państwowego.

2.²⁰⁾ W przypadku przejęcia całości lub części zadań zreorganizowanej komórki lub OUG, przez nową komórkę lub inny urząd górniczy, kierujący zreorganizowaną komórką lub urzędem górniczym przekazuje protokolarnie kierującemu nową komórką lub urzędem górniczym dokumentację spraw niezakończonych.

3. Protokół, o którym mowa w ust. 2, sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden przekazuje się do archiwum zakładowego.

4. Komórka lub urząd górniczy, która przejęła dokumentację spraw niezakończonych, dokonuje ich ponownego zarejestrowania, zgodnie z § 46 ust. 3.

5. Dokumentacja spraw zakończonych jest przekazywana niezwłocznie do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach, o których mowa w rozdziale 11.

6. Przejęcie zadań i kompetencji komórki lub urzędu górniczego przez inną komórkę lub urząd górniczy nie ma wpływu na bieg terminów przewidzianych w wykazie akt.

§ 86.¹¹⁾ W przypadku likwidacji OUG do postępowania z aktami oraz ich porządkowania stosuje się przepisy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Rozdział 13

Nadzór i kontrola wykonywania czynności kancelaryjnych

§ 87. Nadzór i kontrolę wykonywania czynności kancelaryjnych przez pracowników sprawują:³¹⁾

1) w WUG:

a) Prezes WUG - w odniesieniu do osób wykonujących czynności w ramach stanowiska, które podlega bezpośrednio osobie kierownictwa WUG albo nad którym bezpośredni nadzór merytoryczny sprawuje osoba kierownictwa WUG,

b) kierujący komórkami, naczelnicy wydziałów w tych komórkach, osoby ich zastępujące oraz osoby wyznaczone albo upoważnione do wykonywania zadań kierujących komórkami - w odniesieniu do pracowników tych komórek;

2)¹⁴⁾ w OUG - kierujący tymi urzędami.

§ 88. Osoby sprawujące nadzór i kontrolę wykonywania czynności kancelaryjnych sprawdzają w szczególności:

1) prawidłowość oraz terminowość załatwiania spraw;

2) prawidłowość prowadzenia opisów teczek aktowych;

3) prawidłowość obiegu dokumentów;

4) dochowanie wymogów formalnych sporządzanych projektów pism;

5) terminowość przekazywania akt do archiwum zakładowego.

§ 89. Osoby sprawujące nadzór i kontrolę wykonywania czynności kancelaryjnych udzielają nadzorowanym i kontrolowanym pracownikom niezbędnych wskazówek i wyjaśnień.

Załącznik nr 2

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT URZĘDÓW GÓRNICZYCH

§ 1. Jednolity rzeczowy wykaz akt jest jednolitą rzeczową klasyfikacją akt, oznaczoną w poszczególnych pozycjach symbolem klasyfikacyjnym (liczbowym), hasłem klasyfikacyjnym oraz kategorią archiwalną, identycznymi dla wszystkich urzędów górniczych.

§ 2. Konstrukcja jednolitego rzeczowego wykazu akt opiera się na:

1) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe;

2) systemie klasyfikacji dziesiętnej;

3) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej w komórce merytorycznej dla klas końcowych, dla których oznacza się kategorię archiwalną, prowadzi się spis spraw lub w ramach których grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw.

§ 3. Jednolitość klasyfikowania dokumentacji, o której mowa w § 2 pkt 1, polega na jej niezależności od struktury organizacyjnej urzędu górniczego i od podziału kompetencji wewnątrz urzędu górniczego.

§ 4. Oparcie konstrukcji jednolitego rzeczowego wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej, o którym mowa w § 2 pkt 2, polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmują się urzędy górnicze, a tym samym całości powstającej i gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu. W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu. Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów jest dokonywany analogicznie, aż do stworzenia klas końcowych, o których mowa w § 2 pkt 3.

§ 5. Ustalenie kwalifikacji archiwalnej w komórce merytorycznej dla klas końcowych, o którym mowa w § 2 pkt 3, polega na przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających z przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

§ 6. Każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny (liczbowy) stanowiący kombinację cyfr:

1) dla klas pierwszego rzędu to symbole jednocyfrowe od "0" do "9";

2) dla klas drugiego rzędu to symbole dwucyfrowe od "00" do "99";

3) dla klas trzeciego rzędu to symbole trzycyfrowe od "000" do "999";

4) dla klas czwartego rzędu to symbole czterocyfrowe od "0000" do "9999".

§ 7. Jeżeli w działalności urzędu górniczego pojawią się nowe zadania, klasy w jednolitym rzeczowym wykazie akt odpowiadające tym zadaniom wprowadza się, przed pojawieniem się dokumentacji związanej z realizacją tych zadań, w porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego.

TYTUŁY KLAS I i II RZĘDU

0 ZARZĄDZANIE

00 Organy kolegialne

01 Organizacja

02 Akty normatywne. Pomoc prawna

03 Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy

04 Informatyka

05³²⁾ Sygnały od instytucji i obywateli (skargi, wnioski, petycje oraz interwencje)

06 Współdziałanie z innymi podmiotami

07 Kontrole i nadzór

08 Zarządzanie ryzykiem i audyt wewnętrzny

1 SPRAWY KADROWE

10 Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych w urzędach górniczych

11 Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia w urzędach górniczych

12³³⁾ Ewidencja osobowa pracowników

13 Bezpieczeństwo i higiena pracy w urzędach górniczych

14³⁴⁾ Szkolenie i doskonalenie pracowników

15³³⁾ Odpowiedzialność porządkowa i dyscyplinarna pracowników

16 Działalność socjalna

17³⁵⁾ Ubezpieczenia osobowe pracowników i opieka zdrowotna nad pracownikami

18³⁶⁾ Zapewnianie dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami

2 ŚRODKI RZECZOWE

20 Podstawowe zasady gospodarowania środkami rzeczowymi

21 Inwestycje i remonty

22 Administracja nieruchomości

23 Gospodarka narzędziami i materiałami

24 Postępowania w sprawie wydatków publicznych

25 Gospodarka środkami trwałymi i przedmiotami nietrwałymi

26 Transport i łączność

27 Ochrona obiektów i mienia urzędów górniczych

28 Sprawy obronne oraz zarządzanie kryzysowe

3 FINANSE. KSIĘGOWOŚĆ

30 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu finansów publicznych i rachunkowości

31 Planowanie i realizacja budżetu

32 Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa

33 Rozliczenia płac i składek ZUS

34 Fundusze specjalne

35 Inwentaryzacja

4 OBIEKTY ZAKŁADU GÓRNICZEGO. WYROBY STOSOWANE W RUCHU ZAKŁADU GÓRNICZEGO

40 Dokumentacja dotycząca oddawania do ruchu obiektów, maszyn i urządzeń zakładu górniczego

41 Dokumentacja dotycząca dopuszczania wyrobów do stosowania w zakładach górniczych

42 Dokumentacja dotycząca użytkowania obiektów zakładu górniczego oraz stosowania wyrobów w ruchu zakładu górniczego

43 Dokumentacja dotycząca transportu poziomego i pochyłego w wyrobiskach o nachyleniu do 45º

44 Dokumentacja dotycząca transportu pionowego i pochyłego w wyrobiskach o nachyleniu większym niż 45º

45 Dokumentacja dotycząca użytkowania szybów i szybików

46 Dokumentacja dotycząca środków strzałowych, sprzętu strzałowego, składów materiałów wybuchowych oraz robót strzałowych

47 Dokumentacja dotycząca systemu nadzoru rynku

5 MIERNICTWO GÓRNICZE. BUDOWNICTWO. OCHRONA ŚRODOWISKA. GOSPODARKA ZŁOŻEM

50 Miernictwo górnicze

51 Ochrona terenów górniczych i pogórniczych

52 Obiekty budowlane zakładu górniczego

53 Ochrona środowiska

54 Geologia górnicza i gospodarka zasobami

6 OCHRONA ZDROWIA. BEZPIECZEŃSTWO I WARUNKI PRACY W ZAKŁADACH GÓRNICZYCH

60 Kwalifikacje i szkolenie załóg górniczych

61 Ochrona zdrowia osób wykonujących czynności w ruchu zakładu górniczego

62 Warunki środowiska pracy w zakładach górniczych

63 Promieniowanie jonizujące w zakładach górniczych

64 Zarządzanie bezpieczeństwem w zakładach górniczych

65 Wypadkowość w zakładach górniczych

7 ROBOTY GEOLOGICZNE. GÓRNICTWO. RATOWNICTWO GÓRNICZE

70 Dokumentacja dotycząca robót geologicznych

71 Dokumentacja dotycząca robót górniczych

72 Dokumentacja dotycząca wentylacji oraz pożarów podziemnych

73 Dokumentacja dotycząca likwidacji oraz restrukturyzacji zakładów górniczych

74 Dokumentacja dotycząca ratownictwa górniczego

8 ZAGROŻENIA GÓRNICZE

80 Dokumentacja związana z zagrożeniem gazowym i wyrzutowym

81 Dokumentacja związana z zagrożeniem zawałowym, opadem lub obrywaniem się skał

82 Dokumentacja związana z zagrożeniem sejsmicznym

83 Dokumentacja związana z zagrożeniem osuwiskowym

84 Dokumentacja związana z zagrożeniem klimatycznym

85 Dokumentacja związana z zagrożeniem pyłowym

86 Dokumentacja związana z zagrożeniem pożarowym

87 Dokumentacja związana z zagrożeniem wodnym

9 NADZÓR I KONTROLA NAD RUCHEM ZAKŁADU GÓRNICZEGO. DZIAŁALNOŚĆ PREWENCYJNA

90 Ogólny nadzór nad stanem bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładach górniczych

91 Nadzór i kontrola nad podmiotami objętymi właściwością organów nadzoru górniczego

92 Nadzór w zakresie dokumentacji prowadzenia ruchu zakładu górniczego

93 Nadzór w zakresie czynności wykonywanych w ruchu zakładu górniczego

94 Nadzór w zakresie rozwiązań stosowanych w ruchu zakładu górniczego

95 Działalność naukowo-badawcza i wydawnicza

 

Załącznik nr 3

INSTRUKCJA

W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego określa organizację, zadania i zakres działania archiwów zakładowych w urzędach górniczych oraz postępowanie w archiwum zakładowym z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy powszechnie obowiązujące stanowią inaczej.

§ 2. Użyte w niniejszej instrukcji określenia oraz skróty oznaczają:

1) "archiwista" - pracownika lub pracowników realizujących zadania archiwum zakładowego;

2) "archiwum zakładowe" - archiwum zakładowe urzędu górniczego;

3) "informatyczny nośnik danych" - informatyczny nośnik danych w rozumieniu art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2023 r. poz. 57, 1123 i 1234), na którym zapisano dokumentację w postaci elektronicznej;

4) "kierujący komórką" - dyrektora komórki, zastępcę dyrektora komórki, naczelnika komórki oraz osobę wykonującą czynności w ramach stanowiska, które podlega bezpośrednio osobie kierownictwa WUG albo nad którym bezpośredni nadzór merytoryczny sprawuje osoba kierownictwa WUG;

5) "kierujący urzędem górniczym" - osobę kierownictwa WUG, dyrektora lub zastępcę dyrektora urzędu górniczego;

6) "komórka" - komórkę organizacyjną w WUG, samodzielny wydział w WUG albo stanowisko, które podlega bezpośrednio osobie kierownictwa WUG albo nad którym bezpośredni nadzór merytoryczny sprawuje osoba kierownictwa WUG;

7) "komórka merytoryczna":

a)⁵⁹⁾ komórkę lub OUG, do których zadań należało prowadzenie i ostateczne załatwienie danej sprawy i która w związku z tym założyła sprawę i zgromadziła całość akt sprawy lub zgrupowała dokumentację nietworzącą akt sprawy,

b) w przypadku akt spraw związanych z działalnością stałych lub doraźnych kolegialnych organów doradczych i opiniodawczych, powoływanych przez Prezesa WUG, oraz zespołów do wykonywania zadań wykraczających poza zakres zadań komórek, tworzonych przez Prezesa WUG - komórkę obsługującą ich prace;

8) "osoba kierownictwa WUG" - Prezesa WUG, Wiceprezesów WUG lub Dyrektora Generalnego WUG;

9) "OUG" - okręgowy urząd górniczy;

9a)⁶⁰⁾ "pracownik komórki" - pracownika wykonującego obowiązki służbowe w WUG, zatrudnionego na stanowisku pracy w komórce;

9b)⁶⁰⁾ "pracownik OUG" - pracownika wykonującego obowiązki służbowe w OUG;

10) (uchylony);⁶¹⁾

11) "teczka aktowa" - materiał biurowy do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w szczególności teczka wiązana, skoroszyt lub segregator;

12)⁶²⁾ "urząd górniczy" - OUG lub WUG;

13) "WUG" - Wyższy Urząd Górniczy;

14) "wykaz akt" - jednolity rzeczowy wykaz akt urzędów górniczych.

§ 3. 1. Dokumentacja przekazywana i przechowywana w archiwum zakładowym jest uporządkowana oraz zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych.

2. Podstawą kwalifikacji archiwalnej jest wykaz akt, obowiązujący w czasie, gdy:

1) dokumentacja powstawała oraz była gromadzona;

2) sprawę zakończono, jeżeli w okresie, w którym dokumentacja powstawała oraz była gromadzona, zmieniono albo wprowadzono nowy wykaz akt - chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

3. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji.

§ 4. 1. Dopuszcza się wykorzystanie w archiwum zakładowym narzędzi informatycznych, w szczególności w celu:

1) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego, ich przesyłania oraz sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym;

2) prowadzenia ewidencji dokumentacji w archiwum zakładowym;

3) prowadzenia ewidencji udostępniania dokumentacji;

4) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji w związku z procedurą brakowania dokumentacji niearchiwalnej lub przekazywania materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego;

5) prowadzenia ewidencji wyników pomiaru temperatury i wilgotności powietrza w magazynach archiwum;

6) informowania o dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym.

2. Narzędzia informatyczne, o których mowa w ust. 1, mogą być stosowane zamiast dokumentacji w postaci papierowej, jeżeli dane w postaci elektronicznej:

1) są zabezpieczone przed wprowadzeniem zmian przez osoby nieupoważnione;

2) są zabezpieczone przed utratą przez co najmniej sporządzanie kopii zabezpieczającej na odrębnym informatycznym nośniku danych, nie później niż dobę po zmianie treści tych danych, ale nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy.

3. Kopie zabezpieczające wykonuje się kolejno na co najmniej dwóch różnych informatycznych nośnikach danych, tak aby stale dysponować co najmniej dwoma nośnikami umożliwiającymi odzyskanie danych.

4. Wymagania określone w ust. 2 uważa się za spełnione, jeśli dla urzędu górniczego został opracowany oraz wdrożony system zarządzania bezpieczeństwem informacji, w którym określono wymagania bezpieczeństwa zgodnie z Polskimi Normami PN-ISO/IEC 27001 oraz PN-ISO/IEC 27002.

Rozdział 2

Organizacja i zadania archiwum zakładowego

§ 5. 1. W każdym urzędzie górniczym działa archiwum zakładowe.

2. Archiwum zakładowe gromadzi oraz przechowuje:

1) dokumentację spraw zakończonych w postaci:

a) materiałów archiwalnych (akt kategorii A),

b) dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii B)

- ze wszystkich komórek, a w przypadku OUG - z całego urzędu górniczego;⁶³⁾

2) dokumentację odziedziczoną.

§ 6. Do zadań archiwum zakładowego należą:

1)⁶⁴⁾ przejmowanie dokumentacji od poszczególnych komórek merytorycznych albo zespołów pracowników OUG;

2) przechowywanie oraz właściwe zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;

3) przeprowadzanie skontrum dokumentacji;

4) porządkowanie przechowywanej dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym, we współpracy z komórkami, których właściwość jest najbliższa merytorycznie tej dokumentacji, zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej;

5) udostępnianie przechowywanej dokumentacji;

6)⁶⁵⁾ wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce lub OUG;

7) przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń, czy problemów;

8) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie dokumentacji, która była przedmiotem brakowania, na makulaturę lub zniszczenie;

9) przygotowanie materiałów archiwalnych oraz przekazywanie ich do właściwego archiwum państwowego;

10) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego oraz stanu dokumentacji w archiwum zakładowym;

11) odnotowywanie w dokumentach ewidencji archiwum zakładowego, w odniesieniu do dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym, przejęcia:

a) całości zadań i kompetencji likwidowanej komórki przez inną komórkę lub komórki,

b) części zadań i kompetencji komórki przez inną komórkę, bez likwidacji dotychczas istniejącej komórki;

12)⁶⁶⁾ doradzanie komórkom lub OUG w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją.

Rozdział 3

Obsada archiwum zakładowego

§ 7. 1. Archiwista jest odpowiedzialny za realizację zadań archiwum zakładowego, o których mowa w § 6.

2.⁶⁷⁾ Liczba archiwistów umożliwia sprawną realizację zadań archiwum zakładowego.

3. W przypadku zatrudnienia w archiwum zakładowym co najmniej dwóch archiwistów, wyznacza się spośród nich osobę koordynującą prace archiwum zakładowego.

§ 8. 1. Archiwista posiada znajomość systemów kancelaryjnych, według których była i jest prowadzona dokumentacja w urzędach górniczych.

2. Zakres przydzielanych archiwiście środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego jest określany:

1)⁶⁸⁾ dla archiwistów zatrudnionych na stanowiskach pracy w WUG - na podstawie przepisów Regulaminu pracy WUG;

2)⁶⁹⁾ dla archiwistów zatrudnionych na stanowiskach pracy w OUG - na podstawie przepisów Regulaminu pracy OUG.

3. Archiwista stale pogłębia swoje kwalifikacje zawodowe.

§ 9. W przypadku zmiany na stanowisku archiwisty, jeżeli był on jedynym archiwistą, lub osoby koordynującej pracę archiwum zakładowego, jeżeli było co najmniej dwóch archiwistów, przekazanie archiwum zakładowego odpowiednio nowemu archiwiście lub osobie koordynującej odbywa się protokolarnie.

Rozdział 4

Lokal archiwum zakładowego

§ 10. Rozmiary pomieszczeń przeznaczonych dla potrzeb archiwum zakładowego ustala się w zależności od:

1) zakresu działania urzędu górniczego;

2) ilości i rodzaju zgromadzonej dokumentacji;

3) rocznego przyrostu materiałów archiwalnych oraz dokumentacji niearchiwalnej.

§ 11. 1. Pomieszczenie przeznaczone dla potrzeb archiwum zakładowego organizuje się jako magazyn archiwalny.

2. W przypadkach uzasadnionych zakresem działania urzędu górniczego pomieszczenie przeznaczone dla potrzeb archiwum zakładowego składa się z:

1)⁷⁰⁾ pomieszczenia biurowego umożliwiającego pracę archiwiście oraz osobom korzystającym z akt;

2) magazynu archiwalnego.

§ 12. 1. Magazyn archiwalny wyposaża się w:

1) regały metalowe oraz inne urządzenia do przechowywania akt, dostosowane do wymiarów teczek zawierających akta i rozmieszczone w sposób umożliwiający łatwy dostęp do nich;

2) sprzęt przeciwpożarowy, w tym gaśnice proszkowe;

3) sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotności;

4) umieszczony w widocznym miejscu schemat topograficzny rozmieszczenia teczek zawierających akta.

2. Regały oraz inne urządzenia do przechowywania akt oznakowuje się przez ponumerowanie pionów i półek.

3. Odstęp pomiędzy regałami wynosi co najmniej 0,8 m, a odległość najniżej położonej półki od podłoża - co najmniej 0,1 m.

4. Magazyn archiwalny jest pomieszczeniem suchym, przewiewnym i odpowiednio oświetlonym.

5. Utrzymywane warunki wilgotności i temperatury są określone w załączniku do niniejszej instrukcji.

5a.⁷¹⁾ Pomiary wilgotności i temperatury wykonuje się podczas każdej wizyty w archiwum zakładowym, ale nie rzadziej niż raz na miesiąc.

5b.⁷¹⁾ Wyniki pomiarów, o których mowa w ust. 5a, odnotowuje się w ewidencji prowadzonej w archiwum zakładowym.

6. Magazyn archiwalny zabezpiecza się przed włamaniem przez zastosowanie okratowanych lub przeciwwłamaniowych okien, wzmocnionych ognioodpornych drzwi oraz zamków patentowych, chyba że wymagania techniczne pomieszczeń uniemożliwiają spełnienie wszystkich wymagań.

§ 13. W magazynie archiwalnym nie przechowuje się przedmiotów niestanowiących wyposażenia tego magazynu.

§ 14. 1. Wstęp do lokalu archiwum zakładowego jest możliwy tylko w obecności archiwisty.

2. Prawo wstępu do magazynu archiwalnego mają:

1)⁷²⁾ archiwiści;

2)⁷³⁾ bezpośredni przełożeni archiwistów;

3) kierujący komórką prowadzącą archiwum zakładowe WUG;

4) kierujący urzędem górniczym - według właściwości;

5)⁷³⁾ pracownicy upoważnieni przez bezpośrednich przełożonych archiwistów;

6)⁶⁴⁾ pracownicy upoważnieni przez kierującego komórką prowadzącą archiwum zakładowe WUG albo kierującego OUG;

7) osoby upoważnione do przeprowadzania kontroli działalności archiwum zakładowego.

§ 15. Po zakończeniu pracy magazyn archiwalny jest plombowany i zamykany. Duplikaty kluczy zabezpiecza się odrębnie.

Rozdział 5

Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego

§ 16. 1. Przed przejęciem akt przez archiwum zakładowe archiwista sprawdza akta zakwalifikowane do przejęcia w zakresie:

1) uporządkowania ich zgodnie z wymaganiami określonymi w § 81 instrukcji kancelaryjnej;

2)⁶⁴⁾ prawidłowego objęcia teczek przekazywanych do archiwum zakładowego spisem zdawczo-odbiorczym akt przekazywanych do archiwum zakładowego, sporządzonym przez komórkę merytoryczną albo zespół pracowników OUG przekazujące akta, oddzielnie dla materiałów archiwalnych oraz dokumentacji niearchiwalnej;

3) prawidłowej kwalifikacji archiwalnej, według zasad określonych w wykazie akt.

2. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w zakresie, o którym mowa w ust. 1, archiwista może odmówić przejęcia akt przez archiwum zakładowe do czasu dokonania odpowiednich zmian i poprawek, określając termin ich wykonania. O przyczynach odmowy przejęcia akt przez archiwum zakładowe archiwista powiadamia, poza osobami, o których mowa w § 80 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej, kierującego komórką prowadzącą archiwum zakładowe WUG.

3. Materiały archiwalne przekazuje się w tekturowych teczkach bezkwasowych wiązanych.

§ 17. Zakończenie czynności związanych z przejmowaniem akt do archiwum zakładowego następuje do końca drugiego kwartału każdego roku kalendarzowego.

Rozdział 6

Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji

§ 18. 1. Po przejęciu dokumentacji w postaci nieelektronicznej lub informatycznych nośników danych, jeżeli archiwum zakładowe nie dysponuje narzędziami, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 2, archiwista kolejno:

1) rejestruje spis zdawczo-odbiorczy, otrzymany przez archiwum zakładowe w trybie określonym w § 82 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej, w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych;

2) nanosi w prawym górnym rogu na spisie zdawczo-odbiorczym numer tego spisu wynikający z wykazu spisów;

3)⁶⁵⁾ pozostawia w komórce lub OUG podpisany przez siebie pierwszy egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego;

4) dla każdej pozycji przekazanego spisu zdawczo-odbiorczego przyporządkowuje informację o aktualnym miejscu przechowywania przekazanej dokumentacji w archiwum zakładowym, przez wskazanie numeru regału i numeru półki;

5) nanosi w lewym dolnym rogu sygnaturę archiwalną, czyli numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez liczbę porządkową pozycji teczki w spisie, na każdą teczkę aktową, przy czym, jeżeli teczka dzieli się na tomy, nanosi identyczną sygnaturę archiwalną na każdy tom teczki, a jeżeli teczki włożono do pudła archiwizacyjnego, to na pudło nanosi skrajne sygnatury teczek aktowych umieszczonych w pudle;

6) odkłada egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego do odpowiednich zbiorów, o których mowa w § 19 ust. 1.

2. Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, zawiera co najmniej następujące elementy:

1) liczbę porządkową stanowiącą kolejny numer spisu zdawczo-odbiorczego;

2) datę przejęcia dokumentacji przez archiwum zakładowe;

3) pełną nazwę urzędu górniczego oraz komórki przekazującej dokumentację;

4) nazwę urzędu górniczego oraz komórki, która dokumentację wytworzyła lub zgromadziła, jeżeli jest inna niż nazwa urzędu górniczego oraz komórki przekazującej dokumentację;

5) liczbę pozycji w spisie;

6) liczbę teczek lub tomów teczek w spisie.

§ 19. 1. Archiwista prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych akt przekazywanych do archiwum zakładowego:

1) zbiór pierwszy na drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych, ułożone według kolejności liczb porządkowych, pod którymi spisy zostały zarejestrowane w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych akt przekazywanych do archiwum zakładowego;

2)⁶⁴⁾ zbiór drugi na trzecie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych, przechowywane w teczkach założonych oddzielnie dla poszczególnych komórek merytorycznych albo zespołów pracowników OUG, przekazujących dokumentację.

2. Zbiór, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, służy do prowadzenia ewidencji udostępniania dokumentacji.

3. Postępowanie z czwartym egzemplarzem spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych ustala się w porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego.

4. Przepisów ust. 1 pkt 2 oraz ust. 3 nie stosuje się, jeżeli archiwum zakładowe posiada narzędzia informatyczne, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 2.

§ 20. 1. Nie rzadziej niż raz na pięć lat dokonuje się przeglądu informatycznych nośników danych ze składu tych nośników i wykonuje się ich kopie bezpieczeństwa.

2. Kopie bezpieczeństwa przechowuje się w sposób umożliwiający ich szybkie odnalezienie w przypadku niemożności odczytania zapisu na informatycznym nośniku danych, na którym pierwotnie zapisano dokumentację elektroniczną.

3. Kopie bezpieczeństwa mogą być zapisywane na jednym nośniku, pod warunkiem, że zapisane na nim dane są zabezpieczone przez utratą w wyniku awarii tego nośnika.

4. Jeżeli nie jest możliwe wykonanie kopii bezpieczeństwa ze względu na uszkodzenie nośnika, odnotowuje się to w dokumentacji sprawy, z którą powiązany jest nośnik, podając:

1) datę stwierdzenia uszkodzenia nośnika;

2) imię oraz nazwisko osoby sporządzającej adnotację;

3) informację umożliwiającą jednoznaczne wskazanie uszkodzonego nośnika.

§ 21. W przypadku określonym w § 73 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej komórka merytoryczna albo zespół pracowników OUG, po uporządkowaniu akt zgodnie z wymaganiami określonymi w § 81 instrukcji kancelaryjnej, przekazuje do archiwum zakładowego:⁷⁴⁾

1)⁷⁵⁾ powiadomienie o pozostawieniu akt w komórce merytorycznej lub OUG na zasadach wypożyczenia ich z archiwum zakładowego;

2)⁷⁶⁾ pełną ewidencję teczek aktowych, pozostających w komórce merytorycznej lub OUG, z adnotacją sporządzoną na spisie zdawczo-odbiorczym akt przekazywanych do archiwum zakładowego, że akta pozostają w komórce merytorycznej lub OUG na zasadach wypożyczenia ich z archiwum zakładowego.

§ 22. Teczki aktowe przechowywane w archiwum zakładowym układa się:

1)⁷⁷⁾ według podziału na poszczególne komórki merytoryczne albo zespoły pracowników OUG lub

2) w sposób ciągły, według wykazu spisów zdawczo-odbiorczych

- pozostawiając miejsce na nowe roczniki akt.

§ 23. Teczki na półkach układa się:

1) pionowo - stosując system biblioteczny, rozpoczynając od lewej strony, w kolejności sygnatur archiwum zakładowego;

2) poziomo - rozpoczynając od dołu, w kolejności sygnatur archiwum zakładowego.

§ 24. 1. Dokumentację w archiwum zakładowym układa się w sposób zapewniający jej ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, pozwalający na efektywne wykorzystanie miejsca w tym archiwum, przy czym odrębnie przechowuje się:

1) materiały archiwalne;

2) akta osobowe;

3) listy płac;

4) dokumentację techniczną;

5) informatyczne nośniki danych ze składu tych nośników.

2. Teczki aktowe zawierające dokumentację, o której mowa w ust. 1, umieszcza się dodatkowo w pudłach archiwizacyjnych, wykonanych z tektury litej bezkwasowej.

§ 25. 1. Dokumentacja, zgromadzona w archiwum zakładowym, jest poddawana okresowemu przeglądowi w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek czy pudeł na nowe.

2. Materiały archiwalne poddaje się konserwacji w celu zabezpieczenia ich przed zniszczeniem, w szczególności przez wymianę uszkodzonych teczek aktowych oraz umieszczanie tych teczek w pudłach z tektury litej bezkwasowej.

3. Uszkodzone lub częściowo zniszczone materiały archiwalne są poddawane konserwacji na koszt urzędu górniczego w porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego.

§ 26. 1. Dla akt przechowywanych w archiwum zakładowym prowadzi się na bieżąco ewidencję archiwum zakładowego.

2. Ewidencję, o której mowa w ust. 1, stanowią:

1) spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazywanych do archiwum zakładowego;

2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych akt przekazywanych do archiwum zakładowego, w którym wpisuje się poszczególne spisy zdawczo-odbiorcze w kolejności ich wpływu;

3) karty udostępnienia akt;

4) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej;

5) spisy dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie;

6) spisy dokumentacji niearchiwalnej (technicznej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie;

7) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego.

3. Dokumenty ewidencji, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i 2 oraz pkt 4-7, są materiałami archiwalnymi. Przechowuje się je w archiwum zakładowym w oddzielnych teczkach.

4. Karty udostępnienia akt są przechowywane przez okres 5 lat, licząc od daty zwrotu akt, a następnie są przedmiotem brakowania.

5. W archiwum zakładowym mogą być stosowane dodatkowe dokumenty ewidencji, w szczególności inwentarze kartkowe lub książkowe oraz skorowidze do inwentarzy.

6. Dokumenty, o których mowa w ust. 5, są materiałami archiwalnymi. Przechowuje się je w archiwum zakładowym w oddzielnych teczkach.

§ 27.⁷⁸⁾ W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym, włamania do magazynu archiwalnego, jego zalania lub zniszczenia w inny sposób, Dyrektor Generalny WUG lub dyrektor OUG powiadamia także właściwe archiwum państwowe.

Rozdział 7

Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym

§ 28. Skontrum dokumentacji polega na:

1) porównaniu zapisów w środkach ewidencyjnych ze stanem faktycznym dokumentacji w archiwum zakładowym;

2) stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami w środkach ewidencyjnych a stanem faktycznym dokumentacji oraz ustaleniu ewentualnych braków.

§ 29. 1.⁷⁹⁾ Skontrum przeprowadza, na polecenie Dyrektora Generalnego WUG lub dyrektora OUG, lub na wniosek dyrektora archiwum państwowego, komisja skontrowa, składająca się z co najmniej dwóch członków.

2.⁷⁸⁾ Liczbę członków komisji skontrowej oraz jej skład osobowy ustala Dyrektor Generalny WUG lub dyrektor OUG.

3. Z przeprowadzonego skontrum komisja skontrowa sporządza protokół, zawierający co najmniej:

1) spis nieodnalezionej dokumentacji i wnioski w tej sprawie;

2) spisy dokumentacji, która nie była ujęta w środkach ewidencyjnych, a była przechowywana w archiwum zakładowym;

3) podpisy członków komisji.

Rozdział 8

Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym

§ 30. Archiwum zakładowe udostępnia dokumentację na podstawie oraz z zachowaniem przepisów powszechnie obowiązujących.

§ 31. Dokumentację udostępnia się:

1) na miejscu w archiwum zakładowym lub

2) przez jej wypożyczenie, lub

3) w postaci kopii.

§ 32. 1. Dokumentację udostępnia się w archiwum zakładowym w obecności archiwisty.

2. Niedopuszczalne jest:

1) wyłączanie z udostępnianej dokumentacji pojedynczych przesyłek i pism w rozumieniu instrukcji kancelaryjnej;

2) przekazywanie dokumentacji innym osobom albo komórkom bez wiedzy archiwisty;

3) nanoszenie na dokumentacji adnotacji i uwag.

3. Archiwista:

1) sprawdza stan udostępnianej dokumentacji przed jej udostępnieniem oraz po jej zwrocie;

2) potwierdza zwrot udostępnionych akt w obecności oddającego.

§ 33. 1. W wyjątkowych przypadkach dokumentacja może być wypożyczona poza archiwum zakładowe. W przypadkach tych archiwista numeruje wypożyczoną dokumentację oraz sporządza jej spis.

2. Wypożyczając dokumentację, można wykonać jej kopię zastępczą i zachować ją w archiwum zakładowym do czasu zwrotu dokumentacji.

3.⁵⁹⁾ Nie wypożycza się poza archiwum zakładowe dokumentacji uszkodzonej, dokumentacji zastrzeżonej przez przekazującą je komórkę lub OUG oraz środków ewidencyjnych archiwum zakładowego.

4. Można odmówić wypożyczenia dokumentacji, jeżeli jest obszerna.

5. Przepisy § 32 ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio.

§ 34. Do wysokości oraz pobierania opłat z tytułu udostępniania dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym stosuje się odrębne przepisy.

§ 35. Do udostępnienia dokumentacji jest wymagana pisemna zgoda:

1) w przypadku archiwum zakładowego WUG:

a) kierującego komórką prowadzącą archiwum zakładowe WUG, po porozumieniu się z kierującym komórką merytoryczną, w której akta powstały - w każdym przypadku,

b) administratora danych osobowych - jeżeli dokumentacja zawiera dane osobowe,

c) Prezesa WUG - jeżeli udostępnienie dokumentacji następuje przez jej wypożyczenie osobom trzecim;

2) w przypadku archiwum zakładowego OUG, także w przypadku gdy udostępnienie dokumentacji następuje przez jej wypożyczenie osobom trzecim:⁸⁰⁾

a) kierującego tym urzędem górniczym oraz

b) administratora danych osobowych - jeżeli dokumentacja zawiera dane osobowe.

§ 36. 1. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym odbywa się na podstawie karty udostępnienia. Prezes WUG może wprowadzić wzór karty udostępnienia, co nie wyklucza możliwości udostępnienia dokumentacji na podstawie innego dokumentu, o ile zawiera on co najmniej informacje określone w ust. 2.

2. Karta udostępnienia zawiera co najmniej:

1) oznaczenie jednostki udostępniającej akta, potwierdzone odpowiednią pieczęcią;

2) numer karty udostępnienia, nadawany przez archiwistę;

3) nazwę i podpis wnioskującego wraz z datą złożenia podpisu;

4) wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie, poprzez zamieszczenie co najmniej:

a) informacji o nazwie komórki lub urzędu górniczego, które dokumentację wytworzyły i zgromadziły lub przekazały,

b) hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt,

c) dat skrajnych dokumentacji;

5) informację o sposobie udostępnienia;

6) w przypadku osób spoza urzędu górniczego - cel udostępnienia;

7) w przypadku wypożyczenia - uzasadnienie;

8) imię i nazwisko osoby, której akta mają być udostępnione;

9) decyzję wyrażającego zgodę, a także jego imię i nazwisko oraz podpis wraz z datą złożenia podpisu;

10) w przypadku decyzji pozytywnej:

a) datę udostępnienia akt oraz planowany termin ich zwrotu,

b) szczegółowe oznaczenie udostępnianych akt,

c) podpis osoby, której akta udostępniono,

d) imię, nazwisko oraz podpis osoby wydającej akta,

e) adnotacje o zwrocie akt wraz z datą ich faktycznego zwrotu,

f) imię, nazwisko oraz podpis osoby zwracającej akta,

g) imię, nazwisko oraz podpis osoby przyjmującej akta,

h) jeżeli udostępniane akta zawierają dane osobowe:

- treść upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, wydanego osobie, której są udostępniane te akta, na czas dostępu do akt,

- zobowiązanie osoby, której mają być udostępnione te akta, o zachowaniu w poufności tych danych oraz o nieprzekazywaniu osobom trzecim tych akt oraz danych osobowych w nich zawartych.

§ 37. 1. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnianej dokumentacji oraz jej zwrot w wyznaczonym terminie.

2. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanej dokumentacji lub stwierdzenia zagubienia udostępnionej dokumentacji, archiwista sporządza protokół, w którym zamieszcza co najmniej następujące informacje:

1) datę sporządzenia;

2) imię i nazwisko osoby, która uszkodziła lub zagubiła akta;

3) opis przedmiotu uszkodzenia lub zagubienia.

3. Protokół, o którym mowa w ust. 2:

1) jest sporządzany w trzech egzemplarzach, z których:

a) pierwszy pozostawia się w miejscu zagubionej lub uszkodzonej dokumentacji,

b) drugi przechowuje się w teczce założonej i prowadzonej przez archiwistę,

c) trzeci przekazuje się kierującemu komórką lub urzędem górniczym, którym dokumenty udostępniono, w celu wyjaśnienia sprawy;

2) podpisuje:

a) osoba, której dokumenty udostępniono,

b)⁸¹⁾ bezpośredni przełożony osoby, której akta udostępniono, jeżeli osoba ta jest pracownikiem komórki albo OUG,

c) archiwista.

Rozdział 9

Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego

§ 38. 1.⁸²⁾ W przypadku wznowienia sprawy w komórce lub OUG, której dokumentacja została już przekazana do archiwum zakładowego, archiwista, na wniosek kierującego komórką lub OUG, wycofuje ją z archiwum zakładowego i przekazuje do tej komórki lub OUG.

2. Wycofanie dokumentacji z archiwum zakładowego polega na:

1) przyporządkowaniu informacji o dacie i numerze protokołu z wycofania do pozycji spisu zdawczo-odbiorczego, w którym jest ujęta wycofywana dokumentacja;

2) sporządzeniu protokołu z wycofania dokumentacji z archiwum zakładowego zawierającego:

a) datę wycofania,

b) numer protokołu,

c) nazwę komórki lub urzędu górniczego, do których dokumentację wycofano,

d) tytuł teczki aktowej oraz tytuł sprawy,

e) sygnaturę archiwalną teczki aktowej.

3.⁸³⁾ Protokół z wycofania dokumentacji z archiwum zakładowego do komórki lub OUG protokół podpisują archiwista i kierujący komórką lub OUG.

Rozdział 10

Wydzielanie akt zgromadzonych w archiwum zakładowym

§ 39. 1. W pierwszym kwartale każdego roku kalendarzowego archiwista dokonuje przeglądu i wstępnego wydzielenia akt zgromadzonych w archiwum zakładowym.

2. Wydzielenie akt zgromadzonych w archiwum zakładowym polega na:

1) wyłączeniu materiałów archiwalnych, podlegających przekazaniu do archiwum państwowego;

2) wyłączeniu dokumentacji niearchiwalnej podlegającej w danym roku kalendarzowym ekspertyzie archiwum państwowego;

3) wyłączeniu dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął.

3. Wydzielenie akt zgromadzonych w archiwum zakładowym jest dokonywane komisyjnie na wniosek archiwisty.

4. W skład komisji dokonującej wydzielenia akt zgromadzonych w archiwum zakładowym w WUG, powołanej przez Dyrektora Generalnego WUG, wchodzą:

1) kierujący komórką prowadzącą archiwum zakładowe WUG albo, w uzasadnionych przypadkach, upoważniony przez niego pracownik tej komórki;

2) archiwista;

3) przedstawiciel komórki merytorycznej, której akta podlegają przekazaniu do archiwum państwowego lub brakowaniu.

5. W skład komisji dokonującej wydzielenia akt zgromadzonych w archiwum zakładowym OUG, powołanej przez kierującego tym urzędem górniczym, wchodzą:⁷⁴⁾

1)⁸⁴⁾ zastępca kierującego OUG albo, w uzasadnionych przypadkach, upoważniony przez kierującego OUG pracownik tego urzędu, niewchodzący w skład zespołu, o którym mowa w pkt 3;

2) archiwista;

3)⁶⁴⁾ przedstawiciel zespołu pracowników OUG, którego akta podlegają przekazaniu do archiwum państwowego lub brakowaniu.

6. Do zadań komisji, o których mowa w ust. 4 i 5, należy:

1) ustalenie, które materiały archiwalne podlegają w bieżącym roku kalendarzowym przekazaniu do archiwum państwowego;

2) kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie albo ustalenie innego okresu jej przechowywania;

3) sporządzenie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spisów dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie.

7. Protokół oraz spisy, o których mowa w ust. 6 pkt 3, podpisują wszyscy członkowie komisji.

8. Komisje, o których mowa w ust. 4 i 5:

1) nie mogą zmienić kwalifikacji archiwalnej dokumentacji zaliczonej w wykazie akt do materiałów archiwalnych;

2) nie mogą przekwalifikować dokumentacji niearchiwalnej do materiałów archiwalnych;

3) mogą przedłużyć okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej.

9. Protokół oraz spisy, o których mowa w ust. 6 pkt 3, przedkłada się w celu uzyskania akceptacji:

1) w WUG - Dyrektorowi Generalnemu WUG;

2)⁶⁴⁾ w OUG - kierującemu tym urzędem górniczym.

10. Protokół oraz spisy, o których mowa w ust. 6 pkt 3, zaakceptowane w trybie określonym w ust. 9, przesyła się do dyrektora miejscowo właściwego archiwum państwowego w celu uzyskania zgody na brakowanie.

Rozdział 11

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

§ 40. Przed przekazaniem dokumentacji do wybrakowania wyłącza się z niej wszystko, co:

1) nadaje się do powtórnego użytku, w szczególności teczki oraz spinacze;

2) utrudnia przerób makulatury na masę papierową, w szczególności części metalowe oraz plastikowe.

§ 41. 1. Jeżeli w wyniku procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej, właściwe miejscowo archiwum państwowe uzna całość lub część tej dokumentacji za materiały archiwalne, archiwista jest obowiązany do:

1) jej uporządkowania;

2) sporządzenia nowego spisu zdawczo-odbiorczego, zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji kancelaryjnej.

2. Spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych, o którym mowa w § 18 ust. 1 pkt 1.

§ 42. 1. Po otrzymaniu zgody dyrektora miejscowo właściwego archiwum państwowego albo Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej archiwista zapewnia przekazanie tych akt, w stanie uniemożliwiającym odtworzenie ich treści, na makulaturę lub zniszczenie.

2. Zgodę, o której mowa w ust. 1, pozostawia się w aktach archiwum zakładowego razem ze spisem dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie.

3. Archiwista wpisuje datę przekazania akt na makulaturę:

1) w spisach zdawczo-odbiorczych akt przekazywanych do archiwum zakładowego;

2) w rubryce "Uwagi" spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie.

4. W przypadku zniszczenia akt objętych zgodą na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, archiwista wpisuje numer zgody oraz datę zniszczenia akt:

1) w spisach zdawczo-odbiorczych akt przekazywanych do archiwum zakładowego;

2) w rubryce "Uwagi" spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie.

5. Dokumentacja z procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej jest przechowywana przez archiwum zakładowe.

Rozdział 12

Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

§ 43. Materiały archiwalne przechowuje się w archiwum zakładowym do upływu okresu 25 lat od ich wytworzenia.

§ 44. 1. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego następuje na podstawie przepisów art. 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) oraz przepisów wydanych na tej podstawie.

2. Spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego mogą być podpisywane, w zastępstwie Dyrektora Generalnego WUG, przez kierującego komórką prowadzącą archiwum zakładowe WUG. Podpis następuje z klauzulą "w zastępstwie Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego", oznaczaną skrótem "w z.".

3. Archiwista wpisuje datę przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego:

1) w spisach zdawczo-odbiorczych akt przekazywanych do archiwum zakładowego;

2) w rubryce "Uwagi" egzemplarza spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego, przeznaczonego dla przekazującego.

§ 45. 1. Po przekazaniu materiałów archiwalnych archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę przekazania tych materiałów.

2. Dokumentacja z przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego jest przechowywana przez archiwum zakładowe.

Rozdział 13

Sprawozdawczość archiwum zakładowego

§ 46. 1. Archiwista sporządza roczne sprawozdanie z działalności archiwum zakładowego oraz stanu dokumentacji w archiwum zakładowym w terminie do dnia 31 marca roku następującego po roku sprawozdawczym.

2.⁶⁴⁾ Sprawozdanie jest przekazywane Dyrektorowi Generalnemu WUG albo dyrektorowi OUG oraz dyrektorowi właściwego archiwum państwowego.

3. W sprawozdaniu zamieszcza się co najmniej następujące informacje:

1) imię, nazwisko oraz stanowisko służbowe archiwisty;

2) opis lokalu archiwum zakładowego;

3)⁶⁴⁾ ilość dokumentacji przejętej z poszczególnych komórek albo zespołów pracowników OUG w podziale na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną;

4) ilość nośników przejętych ze składu informatycznych nośników danych;

5) ilość dokumentacji udostępnionej, w tym ilość dokumentacji wypożyczonej, oraz liczbę osób korzystających;

6) ilość materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego;

7) ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej.

4. Ilość, o której mowa w ust. 3 pkt 3-6, oznacza liczbę teczek aktowych (pudeł archiwizacyjnych, paczek) oraz, z wyjątkiem dokumentacji, o której mowa w ust. 3 pkt 5, liczbę metrów bieżących.

Rozdział 14

Nadzór i kontrola działalności archiwum zakładowego

§ 47. Nadzór służbowy nad działalnością archiwum zakładowego znajdującego się w:

1) WUG - sprawuje kierujący komórką prowadzącą archiwum zakładowe WUG;

2)⁶⁴⁾ OUG - sprawuje kierujący tym urzędem górniczym.

§ 48. Z przeprowadzonej kontroli działalności archiwum zakładowego sporządza się protokół, który podpisują:

1) archiwista;

2) w:

a) WUG - Prezes WUG,

b)⁶⁴⁾ OUG - kierujący tym urzędem górniczym;

3) osoba przeprowadzająca kontrolę działalności archiwum zakładowego.

Załącznik do instrukcji w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwum zakładowego

Warunki wilgotności i temperatury w magazynie archiwalnym

 

¹⁾ W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 6 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 18 stycznia 2023 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (Dz. Urz. WUG poz. 7), które weszło w życie z dniem 20 stycznia 2023 r.

²⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 2 lit. a zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

³⁾ Dodany przez § 1 pkt 2 lit. b tiret pierwsze zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁴⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 2 lit. c zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁵⁾ Przez § 1 pkt 2 lit. b tiret drugie zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁶⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 2 lit. d zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁷⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 2 lit. e zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁸⁾ Wprowadzenie do wyliczenia ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 2 lit. f zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁹⁾ Ze zmianami wprowadzonymi przez § 1 pkt 2 lit. f zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

¹⁰⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 2 lit. g zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

¹¹⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 2 lit. h zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

¹²⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 2 lit. i zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

¹³⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 2 lit. j zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

¹⁴⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 2 lit. f zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

¹⁵⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 2 lit. k zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

¹⁶⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 2 lit. l zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

¹⁷⁾ Ze zmianami wprowadzonymi przez § 1 pkt 2 lit. m tiret pierwsze i drugie zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

¹⁸⁾ Ze zmianami wprowadzonymi przez § 1 pkt 2 lit. n zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

¹⁹⁾ Wprowadzenie do wyliczenia ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 2 lit. n zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

²⁰⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 2 lit. n zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

²¹⁾ Ze zmianami wprowadzonymi przez § 1 pkt 2 lit. c i n zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

²²⁾ W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 2 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 20 stycznia 2022 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (Dz. Urz. WUG poz. 4), które weszło w życie z dniem 20 stycznia 2022 r., z mocą od dnia 1 stycznia 2022 r.

²³⁾ Ze zmianami wprowadzonymi przez § 1 pkt 2 lit. c zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

²⁴⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 2 lit. o zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

²⁵⁾ Ze zmianami wprowadzonymi przez § 1 pkt 2 lit. f, h i p zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

²⁶⁾ Ze zmianami wprowadzonymi przez § 1 pkt 2 lit. i oraz n zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

²⁷⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 2 lit. q zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

²⁸⁾ Ze zmianami wprowadzonymi przez § 1 pkt 2 lit. i oraz lit. r tiret pierwsze zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

²⁹⁾ Część wspólna ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 2 lit. r tiret drugie zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

³⁰⁾ Tytuł rozdziału ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 2 lit. n zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

³¹⁾ Wprowadzenie do wyliczenia ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 2 lit. s zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

³²⁾ W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. a tiret pierwsze zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 22.

³³⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 3 lit. a zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

³⁴⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 3 lit. b zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

³⁵⁾ Ze zmianami wprowadzonymi przez § 1 pkt 3 lit. a i c zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

³⁶⁾ Tytuł klasy dodany przez § 1 pkt 2 lit. a tiret drugie zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 22.

³⁷⁾ Tytuł kolumny 7 ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 3 lit. d zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

³⁸⁾ Hasło klasyfikacyjne ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 3 lit. d zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

³⁹⁾ Hasło klasyfikacyjne ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 3 lit. e tiret pierwsze podwójne tiret pierwsze zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁴⁰⁾ Uwagi ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 3 lit. e tiret pierwsze podwójne tiret drugie zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁴¹⁾ Uwagi ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 3 lit. e tiret drugie zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁴²⁾ Klasa w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. b tiret pierwsze zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 22.

⁴³⁾ Klasa dodana przez § 1 pkt 2 lit. b tiret drugie zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 22.

⁴⁴⁾ Hasło klasyfikacyjne ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 3 lit. a zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁴⁵⁾ Hasło klasyfikacyjne ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 3 lit. b zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁴⁶⁾ Hasło klasyfikacyjne ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 3 lit. f zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁴⁷⁾ Klasa w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. b tiret trzecie zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 22.

⁴⁸⁾ Klasa w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. b tiret czwarte zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 22.

⁴⁹⁾ Hasło klasyfikacyjne ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 3 lit. g zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁵⁰⁾ Uwagi ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 3 lit. g zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁵¹⁾ Hasło klasyfikacyjne ze zmianami wprowadzonymi przez § 1 pkt 3 lit. a i c zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁵²⁾ Klasa w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. b tiret piąte zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 22.

⁵³⁾ Klasa dodana przez § 1 pkt 2 lit. b tiret szóste zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 22.

⁵⁴⁾ Klasa w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. b tiret siódme zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 22.

⁵⁵⁾ Hasło klasyfikacyjne ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 3 lit. h zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁵⁶⁾ Klasa w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. b tiret ósme zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 22.

⁵⁷⁾ Klasa w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. b tiret dziewiąte zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 22.

⁵⁸⁾ Uwagi ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 3 lit. d zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁵⁹⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 4 lit. a zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁶⁰⁾ Dodany przez § 1 pkt 4 lit. b tiret pierwsze zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁶¹⁾ Przez § 1 pkt 4 lit. b tiret drugie zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁶²⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 4 lit. b tiret trzecie zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁶³⁾ Część wspólna ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 4 lit. c zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁶⁴⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 4 lit. d zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁶⁵⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 4 lit. e zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁶⁶⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 4 lit. f zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁶⁷⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 4 lit. g zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁶⁸⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 4 lit. h zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁶⁹⁾ Ze zmianami wprowadzonymi przez § 1 pkt 4 lit. c i h zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁷⁰⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 4 lit. i zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁷¹⁾ Dodany przez § 1 pkt 3 zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 22.

⁷²⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 4 lit. j tiret pierwsze zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁷³⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 4 lit. j tiret drugie zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁷⁴⁾ Wprowadzenie do wyliczenia ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 4 lit. d zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁷⁵⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 4 lit. k zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁷⁶⁾ Ze zmianami wprowadzonymi przez § 1 pkt 4 lit. k zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁷⁷⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 4 lit. l zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁷⁸⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 4 lit. m zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁷⁹⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 4 lit. n zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁸⁰⁾ Wprowadzenie do wyliczenia ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 4 lit. c zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁸¹⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 4 lit. o zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁸²⁾ Ze zmianami wprowadzonymi przez § 1 pkt 4 lit. e oraz lit. p tiret pierwsze i drugie zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁸³⁾ Ze zmianami wprowadzonymi przez § 1 pkt 4 lit. p tiret pierwsze i drugie zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁸⁴⁾ Ze zmianami wprowadzonymi przez § 1 pkt 4 lit. d zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.