Dzienniki Urzędowe - rok 2021 poz. 39

1. Na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1461) ogłasza się w załączniku do niniejszego obwieszczenia jednolity tekst zarządzenia nr 30 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie planowania działalności, zarządzania ryzykiem oraz monitorowania w ramach systemu kontroli zarządczej w urzędach górniczych (Dz. Urz. WUG poz. 60), z uwzględnieniem zmian wprowadzonych:

1) zarządzeniem nr 1 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 18 stycznia 2021 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie planowania działalności, zarządzania ryzykiem oraz monitorowania w ramach systemu kontroli zarządczej w urzędach górniczych (Dz. Urz. WUG poz. 3);

2) zarządzeniem nr 7 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 8 lutego 2021 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie planowania działalności, zarządzania ryzykiem oraz monitorowania w ramach systemu kontroli zarządczej w urzędach górniczych (Dz. Urz. WUG poz. 10);

3) zarządzeniem nr 15 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 2 kwietnia 2021 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie planowania działalności, zarządzania ryzykiem oraz monitorowania w ramach systemu kontroli zarządczej w urzędach górniczych (Dz. Urz. WUG poz. 19).

2. Podany w załączniku do niniejszego obwieszczenia tekst jednolity zarządzenia nie obejmuje:

1) § 2 zarządzenia nr 1 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 18 stycznia 2021 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie planowania działalności, zarządzania ryzykiem oraz monitorowania w ramach systemu kontroli zarządczej w urzędach górniczych (Dz. Urz. WUG poz. 3), który stanowi:

"§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.";

2) § 2 zarządzenia nr 7 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 8 lutego 2021 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie planowania działalności, zarządzania ryzykiem oraz monitorowania w ramach systemu kontroli zarządczej w urzędach górniczych (Dz. Urz. WUG poz. 10), który stanowi:

"§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.";

3) § 2 zarządzenia nr 15 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 2 kwietnia 2021 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie planowania działalności, zarządzania ryzykiem oraz monitorowania w ramach systemu kontroli zarządczej w urzędach górniczych (Dz. Urz. WUG poz. 19), który stanowi:

"§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.".

Prezes Wyższego Urzędu Górniczego: Adam Mirek

Załącznik do obwieszczenia Prezesa Wyższego Urzędu
Górniczego z dnia 28 czerwca 2021 r. (poz. 39)

ZARZĄDZENIE NR 30
PREZESA WYŻSZEGO URZĘDU GÓRNICZEGO

z dnia 23 grudnia 2020 r.

w sprawie planowania działalności, zarządzania ryzykiem oraz monitorowania w ramach systemu kontroli zarządczej w urzędach górniczych

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305), a także art. 166 ust. 2 oraz art. 167 ust. 1 i 10 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. - Prawo geologiczne i górnicze (Dz. U. z 2020 r. poz. 1064, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Zarządzenie określa sposób i tryb:

1) planowania działalności:

a) Wyższego Urzędu Górniczego, zwanego dalej "WUG",

b) okręgowych urzędów górniczych, zwanych dalej "OUG", oraz Specjalistycznego Urzędu Górniczego, zwanego dalej "SUG";

2) zarządzania ryzykiem w WUG, OUG oraz SUG, zwanych dalej "urzędami górniczymi";

3) monitorowania w ramach systemu kontroli zarządczej w urzędach górniczych.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) "dyrektorze" - rozumie się przez to dyrektora komórki organizacyjnej w WUG, naczelnika samodzielnego wydziału w WUG, dyrektora OUG oraz dyrektora SUG;

2) "komórce" - rozumie się przez to komórkę organizacyjną w WUG oraz samodzielny wydział w WUG;

3) "reakcji na ryzyko" - rozumie się przez to reakcję na zagrożenie wynikające z możliwości zaistnienia albo zaistnienia ryzyka;

4) "ryzyku" - rozumie się przez to potencjalne niepożądane zdarzenie, którego skutkiem mógłby być brak realizacji w całości lub w części określonego celu.

§ 3. W ramach planowania działalności, zarządzania ryzykiem oraz monitorowania w ramach systemu kontroli zarządczej w urzędach górniczych uwzględnia się w szczególności:

1) standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, określone i ogłoszone na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

2) szczegółowe wytyczne w zakresie kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, określone i ogłoszone na podstawie art. 69 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Rozdział 2

Sporządzanie i treść planów

§ 4. Sporządza się następujące plany:

1) plan strategiczny, wspólny dla WUG, OUG oraz SUG, zwany również "strategią działania urzędów górniczych";

2) plan działalności urzędów górniczych, wspólny dla WUG, OUG oraz SUG, zwany dalej "planem działalności";

3) plan działalności WUG;

4) plan pracy, odrębny dla każdej komórki, dla każdego OUG oraz dla SUG.

§ 5. 1. Plan strategiczny określa:

1) długofalowe cele strategiczne;

2) kierunki działania, konieczne dla realizacji celów, o których mowa w pkt 1.

2. Prezes WUG może:

1) w porozumieniu z pozostałymi osobami kierownictwa WUG, ustalić wytyczne do sporządzenia planu strategicznego;

2) powołać zespół zadaniowy do sporządzenia planu strategicznego.

3. Za sporządzenie planu strategicznego, także w przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, jest odpowiedzialny dyrektor Departamentu Warunków Pracy i Szkolenia w WUG, zwanego dalej "WPS".

4. Plan strategiczny jest zatwierdzany przez Prezesa WUG.

5. W przypadku zatwierdzenia nowego planu strategicznego, który obejmuje - w całości albo w części - okres obowiązywania dotychczasowego planu strategicznego, dotychczasowy plan strategiczny traci moc z pierwszym dniem obowiązywania nowego planu strategicznego.

§ 6. 1. Plan działalności jest sporządzany:

1) w oparciu o plan strategiczny;

2) na okres roku kalendarzowego, zwanego dalej "rokiem".

2. Prezes WUG może powołać zespół zadaniowy do sporządzenia planu działalności.

3. Za sporządzenie planu działalności, także w przypadku, o którym mowa w ust. 2, jest odpowiedzialny dyrektor WPS.

4. Plan działalności określa w szczególności:

1) cele;

2) mierniki realizacji celu;

3) najważniejsze zadania służące realizacji celu;

4) odniesienie celów do dokumentów o charakterze strategicznym.

5. Do celu przypisuje się co najmniej jeden miernik jego realizacji.

6. Miernik realizacji celu:

1) określa stopień realizacji celu;

2) posiada format liczbowy, a w wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach - format inny niż liczbowy;

3) może być przypisany do więcej niż jednego celu.

7. Dla miernika realizacji celu określa się wartość planowaną do osiągnięcia na koniec roku.

8. Do najważniejszych zadań służących realizacji celu przypisuje się komórkę, urząd górniczy lub urzędy górnicze, odpowiedzialne za ich realizację.

9. Plan działalności jest zatwierdzany przez Prezesa WUG.

§ 7. 1. Plan działalności WUG jest sporządzany:

1) w oparciu o plan strategiczny oraz plan działalności;

2) z uwzględnieniem wymagań określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

3) na okres roku.

2. Prezes WUG może powołać zespół zadaniowy do sporządzenia planu działalności.

3. Za sporządzenie planu działalności WUG, także w przypadku, o którym mowa w ust. 2, jest odpowiedzialny dyrektor WPS.

4. Plan działalności WUG jest zatwierdzany przez Prezesa WUG.

§ 8. 1. Plan pracy jest sporządzany:

1) w przypadku komórek - w oparciu o plan działalności oraz plan działalności WUG;

2) w przypadku OUG oraz SUG - w oparciu o plan działalności;

3) w przypadku:

a) Departamentu Górnictwa w WUG,

b) Departamentu Energomechanicznego w WUG,

c) WPS,

d) Departamentu Ochrony Środowiska i Gospodarki Złożem w WUG,

e) OUG,

f) SUG

- po dokonaniu analizy, o której mowa w art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2021 r. poz. 162);

4) na okres roku.

1a.²⁾ Plan pracy komórki może być sporządzony także w oparciu o potrzebę realizacji zadań WUG, nieujętych w planie działalności lub planie działalności WUG.

2. Za sporządzenie planu pracy jest odpowiedzialny właściwy dyrektor.

3. Plan pracy komórki określa w szczególności:

1) cele określone w planie działalności oraz planie działalności WUG, za których realizację jest odpowiedzialna komórka;

2) podzadania, będące uszczegółowieniem zadań określonych w planie działalności oraz planie działalności WUG, właściwych dla komórki;

3)³⁾ w przypadku potrzeby - własne zadania komórki, służące realizacji celów, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 1, lub zadań, o których mowa w ust. 1a.

4. Plan pracy OUG albo SUG określa w szczególności:

1) cele określone w planie działalności, za których realizację jest odpowiedzialny OUG albo SUG;

2) podzadania, będące uszczegółowieniem zadań określonych w planie działalności, właściwych dla OUG albo SUG;

3)⁴⁾ w przypadku potrzeby - własne zadania OUG albo SUG, służące realizacji celów, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 1.

5. Elementy planu pracy, wymienione w ust. 3 pkt 2 i 3 oraz ust. 4 pkt 2 i 3, wskazują:

1) czynność do wykonania;

2) stanowisko odpowiedzialne za wykonanie czynności;

3) termin wykonania czynności.

6. Prezes WUG może ustalić dodatkowe elementy, które zostaną określone w planach pracy wszystkich lub wybranych komórek albo urzędów górniczych na dany rok.

7. Załącznikami do planu pracy OUG albo SUG są:

1) kryteria częstotliwości kontroli, o których mowa w § 2 pkt 1 lit. a zarządzenia nr 19 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 5 października 2020 r. w sprawie trybu wykonywania czynności inspekcyjno-technicznych przez pracowników okręgowych urzędów górniczych oraz Specjalistycznego Urzędu Górniczego (Dz. Urz. WUG z 2021 r. poz. 40);

2) plan kontroli, o których mowa w § 2 pkt 1 lit. a zarządzenia nr 19 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 5 października 2020 r. w sprawie trybu wykonywania czynności inspekcyjno-technicznych przez pracowników okręgowych urzędów górniczych oraz Specjalistycznego Urzędu Górniczego;

3)⁵⁾ zestawienie liczby dni kontrolnych wynikającej z liczby etatów obsadzonych przez pracowników inspekcyjno-technicznych w OUG albo SUG w poszczególnych specjalnościach;

4) schemat organizacyjny OUG albo SUG - mający charakter informacyjny.

8. Plan pracy komórki jest:

1) przesyłany w postaci elektronicznej WPS w terminie 30 dni od dnia zatwierdzenia planu działalności WUG;

2) opiniowany, w terminie 10 dni roboczych od dnia jego otrzymania w trybie określonym w pkt 1, przez:

a) Departament Prawny w WUG, zwany dalej "PR" - pod względem realizacji polityki antykorupcyjnej,

b) WPS - także pod względem poprawności zastosowanych technik planistycznych oraz zarządzania ryzykiem.

9. Plan pracy OUG albo SUG jest:

1) przesyłany w postaci elektronicznej WPS w terminie 30 dni od dnia zatwierdzenia planu działalności;

2) opiniowany, w terminie 10 dni roboczych od dnia jego otrzymania w trybie określonym w pkt 1, przez:

a) PR - pod względem realizacji polityki antykorupcyjnej,

b) Departament Górnictwa w WUG,

c) Departament Energomechaniczny w WUG,

d) WPS - także pod względem poprawności zastosowanych technik planistycznych oraz zarządzania ryzykiem,

e) Departament Ochrony Środowiska i Gospodarki Złożem w WUG,

f) Samodzielne Stanowisko do spraw Kontroli w WUG.

10. Plan pracy, podpisany przez właściwego dyrektora, jest zatwierdzany przez właściwą osobę kierownictwa WUG, w dwóch egzemplarzach, do 31 grudnia roku poprzedniego.

11. W uzasadnionych przypadkach Prezes WUG może ustalić inne terminy na wykonanie czynności, o których mowa w ust. 8-10.

12. Jeden egzemplarz zatwierdzonego planu pracy jest przekazywany właściwemu dyrektorowi.

§ 9. W planie działalności oraz w planie pracy zamieszcza się metrykę, zawierającą w szczególności:

1) wskazanie osób, które sporządziły dokument;

2) wskazanie dyrektora, odpowiedzialnego za treść dokumentu;

3) datę i numer pierwotnej oraz obowiązującej wersji dokumentu.

§ 10. 1. Dyrektor komórki zapoznaje podległych pracowników z obowiązującą wersją planu strategicznego, planu działalności, planu działalności WUG oraz planu pracy komórki.

2. Dyrektor OUG albo SUG zapoznaje podległych pracowników z obowiązującą wersją planu strategicznego, planu działalności oraz planu pracy OUG albo SUG.

§ 11. Obowiązujące wersje planów są umieszczane w extranecie urzędów górniczych.

Rozdział 3

Rejestr ryzyk

§ 12. Na etapie sporządzania:

1) planu działalności oraz planu działalności WUG - WPS, we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami,

2) planu pracy - właściwa komórka, OUG albo SUG

- dokonuje identyfikacji ryzyk, ich oceny pod względem istotności oraz wyboru reakcji na ryzyko.

§ 13. 1. Identyfikacja ryzyk polega na:

1) analizie:

a) różnorodnych aspektów funkcjonowania urzędu górniczego albo komórki w kontekście:

- długofalowych celów strategicznych,

- celów określonych w planie działalności, planie działalności WUG albo właściwym planie pracy,

b czynników zewnętrznych, mogących bezpośrednio albo pośrednio wpłynąć na realizację albo brak realizacji w całości lub w części celu określonego w planie działalności, planie działalności WUG albo właściwym planie pracy;

2) wskazaniu wszystkich ryzyk dla celów określonych w planie działalności, planie działalności WUG albo właściwym planie pracy.

2. To samo ryzyko może zostać jednocześnie wskazane dla kilku celów określonych w planie działalności, planie działalności WUG albo właściwym planie pracy.

§ 14. 1. Każde zidentyfikowane ryzyko podlega ocenie pod względem istotności.

2. Ocena ryzyka pod względem istotności stanowi iloczyn oceny prawdopodobieństwa zaistnienia ryzyka oraz oceny wpływu ryzyka.

3. Ocena prawdopodobieństwa zaistnienia ryzyka jest wynikiem oszacowania stopnia zagrożenia, że ryzyko zaistnieje.

4. Skala oceny prawdopodobieństwa zaistnienia ryzyka obejmuje poziomy od 1 do 4, gdzie:

1) poziom 1 - oznacza, że prawdopodobieństwo zaistnienia ryzyka jest bardzo małe;

2) poziom 2 - oznacza, że ryzyko raczej nie zaistnieje;

3) poziom 3 - oznacza, że ryzyko raczej zaistnieje;

4) poziom 4 - oznacza, że zaistnienie ryzyka jest prawie pewne.

5. Ocena wpływu ryzyka jest wynikiem oszacowania:

1) wielkości nakładu środków, które będą konieczne dla usunięcia skutków zaistnienia danego ryzyka, lub

2) tego, jak daleko idące konsekwencje będzie miało zaistnienie danego ryzyka dla realizacji celów określonych w planie działalności, planie działalności WUG albo właściwym planie pracy.

6. Skala oceny wpływu ryzyka obejmuje poziomy od 1 do 4, gdzie:

1) poziom 1 - oznacza, że wpływ jest bardzo mały;

2) poziom 2 - oznacza, że wpływ jest mały;

3) poziom 3 - oznacza, że wpływ jest duży;

4) poziom 4 - oznacza, że wpływ jest bardzo duży.

7. Ocena ryzyka pod względem istotności jest wyrażana w skali obejmującej poziomy od 1 do 16.

§ 15. 1. Po ustaleniu poziomu istotności ryzyka jest dokonywany wybór co najmniej jednej reakcji na ryzyko.

2. Ustala się następujące reakcje na ryzyko:

1) eliminacja - usunięcie możliwości zaistnienia ryzyka;

2) redukcja - zmniejszenie prawdopodobieństwa lub wpływu ryzyka;

3) plan rezerwowy - zaplanowanie działań, które zostaną podjęte z chwilą, gdy ryzyko zaistnieje;

4) przeniesienie - przekazanie odpowiedzialności za ryzyko innemu podmiotowi;

5) akceptacja - zaniechanie podejmowania działań zaradczych, ze względu na:

a) niemożność wskazania takich działań, które byłyby skuteczne, lub

b) znacząco wyższy koszt działań, które byłyby skuteczne, niż koszt poniesienia ryzyka.

3. Dla każdej wybranej reakcji na ryzyko, z wyjątkiem akceptacji, są ustalane konkretne, zrozumiałe oraz określone w czasie działania w ramach reakcji na ryzyko.

4. Jeżeli poziom istotności ryzyka jest mniejszy niż 3, można odstąpić od wyboru reakcji na ryzyko oraz ustalania działań w ramach reakcji na ryzyko.

§ 16. 1. Rejestr ryzyk dla:

1) planu działalności,

2) planu działalności WUG

- jest sporządzany przez WPS osobno dla każdego planu, równocześnie z tym planem.

2. Rejestr ryzyk, o którym mowa w ust. 1, wskazuje:

1) plan, którego dotyczy;

2) cele określone w danym planie;

3) komórki lub urzędy górnicze odpowiedzialne za realizację poszczególnych celów;

4) wyniki identyfikacji ryzyk dla poszczególnych celów;

5) wyniki oceny poszczególnych ryzyk pod względem istotności;

6) dokonane wybory reakcji na poszczególne ryzyka;

7) przewidywane działania w ramach reakcji na poszczególne ryzyka;

8) osoby odpowiedzialne w komórce, OUG albo SUG za monitoring poszczególnych ryzyk.

3. Rejestr ryzyk, o którym mowa w ust. 1, jest zatwierdzany przez Prezesa WUG równocześnie z planem, dla którego został sporządzony.

4. Obowiązująca wersja rejestru ryzyk, o którym mowa w ust. 1, jest umieszczana w extranecie urzędów górniczych.

§ 17. Rejestr ryzyk dla planu pracy komórki, OUG albo SUG:

1) stanowi integralną część tego planu;

2) wskazuje:

a) cele określone w planie działalności, za których realizację jest odpowiedzialna komórka, OUG albo SUG,

b) cele określone w planie działalności WUG, za których realizację jest odpowiedzialna komórka,

c) wyniki identyfikacji ryzyk dla poszczególnych celów, o których mowa w lit. a,

d) wyniki oceny poszczególnych ryzyk pod względem istotności,

e) dokonane wybory reakcji na poszczególne ryzyka,

f) przewidywane działania w ramach reakcji na poszczególne ryzyka,

g) osoby odpowiedzialne w komórce, OUG albo SUG za monitoring poszczególnych ryzyk.

Rozdział 4

Monitoring ryzyk

§ 18. 1. Ryzyka są monitorowane na bieżąco.

2. W ramach monitoringu ryzyk dokonuje się w szczególności identyfikacji:

1) ustania okoliczności, które wywołują ryzyko;

2) powstania okoliczności, które mogą spowodować zmianę poziomu oceny:

a) prawdopodobieństwa zaistnienia ryzyka lub

b) wpływu ryzyka;

3) trudności w realizacji działań w ramach reakcji na ryzyko.

§ 19. 1. Komórka, OUG oraz SUG, na podstawie wyników monitoringu ryzyk wskazanych w rejestrze ryzyk dla planu pracy, opracowuje i przesyła w postaci elektronicznej WPS:

1) do 10 lipca - za pierwsze półrocze,

2) do 10 października - za pierwsze trzy kwartały roku

- okresowy przegląd ryzyk planu pracy komórki, OUG oraz SUG.

2. WPS, na podstawie danych otrzymanych w trybie określonym w ust. 1, opracowuje:

1) do 31 lipca - za pierwsze półrocze,

2) do 31 października - za pierwsze trzy kwartały roku

- okresowy przegląd ryzyk planu działalności oraz planu działalności WUG.

3. W okresowym przeglądzie ryzyk zamieszcza się w szczególności:

1) informację na temat stanu faktycznego ryzyk, których istotność wyrażono na poziomie 12 lub 16;

2) uzasadnienie reakcji akceptacji dla ryzyk, których istotność wyrażono na poziomie co najmniej 8;

3) informację o niezrealizowanych w terminie działaniach w ramach reakcji na ryzyko;

4) informację o przypadkach braku realizacji w całości lub w części celów określonych we właściwym planie, pomimo podjęcia działań w ramach reakcji na ryzyko.

Rozdział 5

Zmiany planów

§ 20. 1. Plany mogą zostać zmienione w przypadku uzasadnionej potrzeby.

2. Zmiany planu dokonuje się w formie ustalenia nowego brzmienia całego planu.

3. Propozycję zmiany planu mogą zgłosić:

1) osoby kierownictwa WUG, w tym z inicjatywy dyrektora WPS;

2) właściwy merytorycznie dyrektor.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 pkt 2, propozycja zmiany planu:

1) jest przesyłana w postaci elektronicznej, z uzasadnieniem, WPS;

2) jest przekazywana przez WPS właściwej osobie kierownictwa WUG do rozstrzygnięcia o jej:

a) akceptacji,

b) odrzuceniu,

c) skierowaniu do opinii.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4 pkt 2 lit. c, propozycja zmiany:

1) planu pracy komórki jest opiniowana, w terminie 10 dni roboczych od dnia jej przesłania przez WPS, przez:

a) PR - pod względem realizacji polityki antykorupcyjnej,

b) WPS - także pod względem poprawności zastosowanych technik planistycznych oraz zarządzania ryzykiem;

2) planu pracy OUG albo SUG jest opiniowana, w terminie 10 dni roboczych od dnia jej przesłania przez WPS, przez:

a) PR - pod względem realizacji polityki antykorupcyjnej,

b) WPS - także pod względem poprawności zastosowanych technik planistycznych oraz zarządzania ryzykiem,

c) departamenty, o których mowa w § 8 ust. 9 pkt 2 lit. b, c lub e, zgodnie z właściwością wynikającą z zakresu zmiany,

d) Samodzielne Stanowisko do spraw Kontroli w WUG.

6. Zmiana:

1) planu strategicznego, planu działalności oraz planu działalności WUG jest zatwierdzana przez Prezesa WUG;

2) planu pracy, podpisana przez właściwego dyrektora, jest zatwierdzana przez właściwą osobę kierownictwa WUG, w dwóch egzemplarzach.

7. Zatwierdzona zmiana planu staje się jego obowiązującą wersją.

8. Jeden egzemplarz obowiązującej wersji planu pracy jest przekazywany właściwemu dyrektorowi.

Rozdział 6

Monitorowanie i sprawozdawanie z wykonania planów

§ 21. Komórki, OUG oraz SUG przesyłają w postaci elektronicznej WPS:

1) do 10 kwietnia - za pierwszy kwartał roku,

2) do 10 lipca - za pierwsze półrocze,

3) do 10 października - za pierwsze trzy kwartały roku,

4) do 10 stycznia roku następnego - za rok poprzedni

- informacje dotyczące aktualnego stopnia wykonania planu działalności oraz, w przypadku komórek, planu działalności WUG, w zakresie swojej odpowiedzialności za realizację poszczególnych celów określonych w tym planie.

§ 22. WPS sporządza, na podstawie informacji, o których mowa w § 21 pkt 2, oraz przedstawia Prezesowi WUG, do 31 lipca, zbiorczą informację dotyczącą stopnia wykonania planu działalności oraz planu działalności WUG za pierwsze półrocze.

§ 23. 1. WPS sporządza sprawozdanie z wykonania:

1) planu działalności - na podstawie informacji, o których mowa w § 21 pkt 4;

2) planu działalności WUG:

a) na podstawie informacji, o których mowa w § 21 pkt 4,

b) z uwzględnieniem wymagań określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

2. Sprawozdanie z wykonania planu działalności oraz sprawozdanie z wykonania planu działalności WUG są przedstawiane do akceptacji Prezesowi WUG do 31 stycznia roku następnego.

§ 24. 1. Komórka, OUG oraz SUG sporządza raport z wykonania planu pracy i przesyła go w postaci elektronicznej WPS do 31 stycznia roku następnego.

2. Odrębną częścią raportu z wykonania planu pracy jest raport o ryzyku, w którym są zamieszczane w syntetycznej formie dane o zarządzaniu ryzykiem w komórce, OUG albo SUG, w szczególności dane określone w § 19 ust. 3.

§ 25. 1. WPS sporządza, na podstawie:

1) sprawozdania z wykonania planu działalności,

2) sprawozdania z wykonania planu działalności WUG,

3) raportów z wykonania planów pracy

- oraz przedstawia Prezesowi WUG, do końca lutego roku następnego, zbiorczy raport z wykonania planu działalności, planu działalności WUG oraz planów pracy.

2. Odrębną częścią zbiorczego raportu, o którym mowa w ust. 1, jest raport o ryzyku, w którym są zamieszczane w syntetycznej formie dane o zarządzaniu ryzykiem w urzędach górniczych, w szczególności dane określone w § 19 ust. 3.

3. Zbiorczy raport, o którym mowa w ust. 1, może zawierać propozycje rozwiązań systemowych mających na celu usprawnienie funkcjonowania urzędów górniczych.

4. Raport o ryzyku, o którym mowa w ust. 2, jest przesyłany w postaci elektronicznej Samodzielnemu Stanowisku do spraw Audytu Wewnętrznego w WUG.

Rozdział 7

Monitorowanie w ramach systemu kontroli zarządczej

§ 26. 1. Prezes WUG oraz dyrektorzy z pomocą podległych pracowników monitorują system kontroli zarządczej w ramach realizowanych zadań i wykorzystują informacje dotyczące możliwości usprawnienia kontroli zarządczej w zakresie swojego działania.

2. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej polega w szczególności na ustaleniu, czy:

1) działania pracowników pozostają w zgodzie z przepisami prawa, zasadami przyjętymi w urzędach górniczych oraz ze standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych;

2) zadania i odpowiedzialność w urzędach górniczych oraz na stanowiskach pracy w urzędach górniczych zostały przypisane w sposób jasny i przejrzysty;

3) zasoby, w tym finansowe, są wykorzystywane oszczędnie, celowo, efektywnie i terminowo oraz są dostatecznie chronione i nadzorowane;

4) cele i zadania ujęte w dokumentach planistycznych są osiągalne, a ich realizacja jest właściwie nadzorowana;

5) dane i informacje publikowane lub udostępniane wewnątrz i na zewnątrz urzędów górniczych są dokładne, wiarygodne i aktualne;

6) ryzyka związane z realizacją zadań są na bieżąco identyfikowane i analizowane w celu zapewnienia realizacji celów i zadań urzędów górniczych oraz poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej;

7) przestrzegane są zasady etycznego postępowania;

8) identyfikowane są przyczyny nieprawidłowości i problemów w funkcjonowaniu urzędów górniczych, a działania realizowane w celu poprawy są oceniane pod kątem skuteczności i efektywności.

3. Prezes WUG oraz dyrektorzy wdrażają na bieżąco środki zaradcze wobec zaobserwowanych problemów w funkcjonowaniu kontroli zarządczej, w szczególności przez:

1) zmianę lub aktualizację funkcjonujących procedur i procesów w zakresie swojej właściwości;

2) inicjowanie zmian lub aktualizacji funkcjonujących procedur i procesów, będących we właściwości innych organów, podmiotów lub jednostek organizacyjnych.

4.⁶⁾ Dyrektorzy przesyłają na bieżąco w postaci elektronicznej Samodzielnemu Wydziałowi Organizacyjnemu, zwanemu dalej "WO", informacje:

1) o wynikach monitorowania systemu kontroli zarządczej;

2) dotyczące możliwości usprawnienia kontroli zarządczej w zakresie swojego działania;

3) o sposobie wykorzystania informacji, o których mowa w pkt 2;

4) o wdrożeniu środków zaradczych, o których mowa w ust. 3.

5.⁶⁾ Naczelnik WO sporządza i przekazuje Prezesowi WUG cykliczne zbiorcze informacje:

1) o wynikach monitorowania systemu kontroli zarządczej przez dyrektorów;

2) dotyczące możliwości usprawnienia kontroli zarządczej w zakresie działania dyrektorów;

3) o sposobie wykorzystania informacji, o których mowa w pkt 2, przez dyrektorów;

4) o wdrożeniu przez dyrektorów środków zaradczych, o których mowa w ust. 3.

§ 27. Naczelnik WO sporządza corocznie i przekazuje Prezesowi WUG projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w WUG za poprzedni rok, z uwzględnieniem wymagań określonych:⁷⁾

1) w przepisach wydanych na podstawie art. 70 ust. 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

2) przez ministra sprawującego nadzór nad Prezesem WUG.

Rozdział 8

Wzory dokumentów

§ 28. Wzory:

1) planu działalności,

2) rejestru ryzyk dla planu działalności,

3) rejestru ryzyk dla planu działalności WUG,

4) planu pracy komórki,

5) planu pracy OUG albo SUG,

6) formularza służącego do opracowania okresowego przeglądu ryzyk planu pracy,

7) formularza raportu z wykonania planu pracy

- są opracowywane przez WPS, akceptowane przez Prezesa WUG, umieszczane w extranecie urzędów górniczych i podlegają obowiązkowemu stosowaniu.

Rozdział 9

Przepisy przejściowe, przepis dostosowujący oraz przepisy końcowe

§ 29. Pozostaje w mocy plan strategiczny na lata 2021-2023, sporządzony oraz zatwierdzony na podstawie przepisów dotychczasowych.

§ 30. Dyrektorzy prześlą w postaci elektronicznej dyrektorowi WPS do 10 stycznia 2021 r. informacje dotyczące stopnia wykonania planu operacyjnego na rok 2020, w zakresie swojej odpowiedzialności za realizację poszczególnych celów operacyjnych określonych w tym planie.

§ 31. 1. Dyrektorzy opracują i prześlą w postaci elektronicznej dyrektorowi WPS do 31 stycznia 2021 r. raporty z wykonania planów pracy na rok 2020.

2. Odrębną częścią raportu, o którym mowa w ust. 1, będzie raport o ryzyku, w którym zostaną zamieszczone w syntetycznej formie dane o zarządzaniu ryzykiem w komórce albo urzędzie górniczym, w szczególności:

1) informacja na temat stanu faktycznego ryzyk, których istotność określono na poziomie 12 lub 16;

2) uzasadnienie reakcji akceptacji dla ryzyk, których istotność określono na poziomie co najmniej 8;

3) informacja o niewykonanych w terminie działaniach w ramach reakcji na ryzyko;

4) informacja o przypadkach braku realizacji w całości lub w części celów operacyjnych określonych w planie operacyjnym na rok 2020 oraz właściwym planie pracy na rok 2020, pomimo podjęcia działań w ramach reakcji na ryzyko.

§ 32. 1. Dyrektor WPS przedstawi do akceptacji Prezesowi WUG, do 26 lutego 2021 r., zbiorczy raport z wykonania planu operacyjnego na rok 2020 oraz planów pracy na rok 2020, opracowany przez WPS na podstawie informacji, o których mowa w § 30, oraz raportów, o których mowa w § 31 ust. 1.

2. Odrębną częścią zbiorczego raportu, o którym mowa w ust. 1, będzie raport o ryzyku, w którym zostaną zamieszczone w syntetycznej formie dane o zarządzaniu ryzykiem w komórkach oraz urzędach górniczych, w szczególności dane określone w § 31 ust. 2.

3. Zbiorczy raport, o którym mowa w ust. 1, będzie mógł zawierać propozycje rozwiązań systemowych mających na celu usprawnienie funkcjonowania urzędów górniczych.

4. Raport o ryzyku, o którym mowa w ust. 2, zostanie przesłany w postaci elektronicznej Samodzielnemu Stanowisku do spraw Audytu Wewnętrznego w WUG.

§ 33. Wzory, o których mowa w § 28, zostaną opracowane w terminie 10 dni od dnia wejścia w życie zarządzenia.

§ 34. Traci moc zarządzenie nr 39 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 13 grudnia 2019 r. w sprawie planowania działalności oraz zarządzania ryzykiem w urzędach górniczych (Dz. Urz. WUG poz. 92).

§ 35. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia⁸⁾.

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2020 r. poz. 1339 i 2320 oraz z 2021 r. poz. 234, 784 i 914.

²⁾ Dodany przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 1 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 18 stycznia 2021 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie planowania działalności, zarządzania ryzykiem oraz monitorowania w ramach systemu kontroli zarządczej w urzędach górniczych (Dz. Urz. WUG poz. 3), które weszło w życie z dniem 18 stycznia 2021 r.

³⁾ W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 2; ze zmianą wprowadzoną przez § 1 zarządzenia nr 7 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 8 lutego 2021 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie planowania działalności, zarządzania ryzykiem oraz monitorowania w ramach systemu kontroli zarządczej w urzędach górniczych (Dz. Urz. WUG poz. 10), które weszło w życie z dniem 8 lutego 2021 r.

⁴⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 3.

⁵⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 3 zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.

⁶⁾ Dodany przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 15 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 2 kwietnia 2021 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie planowania działalności, zarządzania ryzykiem oraz monitorowania w ramach systemu kontroli zarządczej w urzędach górniczych (Dz. Urz. WUG poz. 19), które weszło w życie z dniem 3 kwietnia 2021 r.

⁷⁾ Wprowadzenie do wyliczenia w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 6.

⁸⁾ Zarządzenie zostało ogłoszone w dniu 23 grudnia 2020 r.