Dzienniki Urzędowe - rok 2019 poz. 55

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869), a także art. 166 ust. 2 oraz art. 167 ust. 1 i 10 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. - Prawo geologiczne i górnicze (Dz. U. z 2019 r. poz. 868 i 1214) zarządza się, co następuje:

1) planowania działalności,

2) zarządzania ryzykiem, rozumianego jako uporządkowany proces, obejmujący:

a) identyfikację ryzyk,

b) ocenę ryzyk pod względem istotności,

c) przeciwdziałanie zaistnieniu ryzyk,

d) monitoring ryzyk

- w Wyższym Urzędzie Górniczym, zwanym dalej "WUG", okręgowych urzędach górniczych, zwanych dalej "OUG", oraz Specjalistycznym Urzędzie Górniczym, zwanym dalej "SUG".

2. Zarządzenia nie stosuje się do planowania działalności oraz związanej z nim sprawozdawczości, dokonywanych w trybie określonym w art. 70 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

1) "dyrektorze" - rozumie się przez to dyrektora komórki organizacyjnej w WUG, naczelnika samodzielnego wydziału w WUG, dyrektora OUG oraz dyrektora SUG;

2) "komórce" - rozumie się przez to komórkę organizacyjną w WUG oraz samodzielny wydział w WUG;

3) "ryzyku" - rozumie się przez to potencjalne niepożądane zdarzenie, którego efektem mógłby być brak realizacji w całości lub w części celu określonego we właściwym planie.

1) plan strategiczny, wspólny dla WUG, OUG oraz SUG, zwany również "strategią działania urzędów górniczych";

2) plan operacyjny, wspólny dla WUG, OUG oraz SUG;

3) plan pracy, odrębny dla każdej komórki, dla każdego OUG oraz dla SUG.

1) długofalowe cele strategiczne;

2) kierunki działania, konieczne dla realizacji celów, o których mowa w pkt 1.

2. Prezes WUG może:

1) w porozumieniu z pozostałymi osobami kierownictwa WUG, określić wytyczne do sporządzenia planu strategicznego;

2) powołać zespół zadaniowy do sporządzenia planu strategicznego.

3. Za sporządzenie planu strategicznego, także w przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, odpowiada dyrektor Departamentu Warunków Pracy i Szkolenia, zwanego dalej "WPS".

4. Plan strategiczny jest zatwierdzany przez Prezesa WUG.

5. W przypadku zatwierdzenia nowego planu strategicznego, który obejmuje - w całości albo w części - okres obowiązywania dotychczasowego planu strategicznego, dotychczasowy plan strategiczny traci moc z pierwszym dniem obowiązywania nowego planu strategicznego.

2. Prezes WUG może powołać zespół zadaniowy do sporządzenia planu operacyjnego.

3. Za sporządzenie planu operacyjnego, także w przypadku, o którym mowa w ust. 2, odpowiada dyrektor WPS.

4. Plan operacyjny określa w szczególności:

1) cele operacyjne;

2) mierniki realizacji celów operacyjnych;

3) zadania operacyjne, za pomocą których zostaną zrealizowane cele operacyjne.

5. Do celu operacyjnego przypisuje się co najmniej jeden miernik jego realizacji.

6. Miernik realizacji celu operacyjnego:

1) posiada format liczbowy, a w wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach - format inny niż liczbowy;

2) może być przypisany do więcej niż jednego celu operacyjnego.

7. Dla miernika realizacji celu operacyjnego określa się wartość planowaną do osiągnięcia na koniec roku.

8. Do zadania operacyjnego przypisuje się:

1) komórkę, komórki, urząd górniczy lub urzędy górnicze, odpowiedzialne za realizację celu operacyjnego;

2) termin realizacji, nie późniejszy niż koniec roku.

9. Plan operacyjny jest zatwierdzany przez Prezesa WUG.

2. Za sporządzenie planu pracy odpowiada dyrektor.

3. Plan pracy określa:

1) cele operacyjne, za których realizację są odpowiedzialne komórka, OUG lub SUG;

2) podzadania operacyjne, będące uszczegółowieniem zadań operacyjnych na dany rok, do których jest przypisana komórka, OUG lub SUG;

3) co najmniej dwa własne zadania priorytetowe komórki, OUG lub SUG;

4) zadania realizowane w ramach systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym.

4. Elementy planu pracy, wymienione w ust. 3 pkt 2-4, wskazują:

1) czynność do wykonania;

2) stanowisko odpowiedzialne za wykonanie czynności;

3) termin wykonania czynności.

5. Plan pracy OUG oraz SUG określa również kryteria częstotliwości kontroli, o których mowa w § 2 pkt 1 lit. a zarządzenia nr 33 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie trybu wykonywania czynności inspekcyjno-technicznych przez pracowników okręgowych urzędów górniczych oraz Specjalistycznego Urzędu Górniczego (Dz. Urz. WUG z 2018 r. poz. 177).

6. Prezes WUG może ustalić dodatkowe elementy, które mają zostać określone w planach pracy wszystkich lub wybranych komórek albo urzędów górniczych na dany rok.

7. Załącznikami do planu pracy OUG oraz SUG są:

1) plan kontroli, o których mowa w § 2 pkt 1 lit. a zarządzenia nr 33 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie trybu wykonywania czynności inspekcyjno-technicznych przez pracowników okręgowych urzędów górniczych oraz Specjalistycznego Urzędu Górniczego;

2) zestawienie liczby dni nadzorczych i kontrolnych wynikającej z liczby etatów obsadzonych przez pracowników inspekcyjno-technicznych w OUG oraz SUG w poszczególnych specjalnościach.

8. Plan pracy jest przesyłany w postaci elektronicznej dyrektorowi WPS do 30 listopada roku poprzedniego, a w przypadku komórek - do 15 grudnia roku poprzedniego.

9. Plan pracy komórki podlega zaopiniowaniu przez WPS do 20 grudnia roku poprzedniego.

10. Plan pracy OUG oraz SUG podlega zaopiniowaniu, do 10 grudnia roku poprzedniego, przez:

1) Departament Górnictwa;

2) Departament Energomechaniczny;

3) WPS, także pod względem poprawności zastosowanych technik planistycznych oraz zarządzania ryzykiem;

4) Departament Ochrony Środowiska i Gospodarki Złożem;

5) Samodzielne Stanowisko do spraw Kontroli.

11. Plan pracy, podpisany przez dyrektora, jest zatwierdzany przez właściwą osobę kierownictwa WUG, w dwóch egzemplarzach, do 31 grudnia roku poprzedniego.

12. Jeden egzemplarz zatwierdzonego planu pracy jest przekazywany właściwemu dyrektorowi.

1) wskazanie osób, które sporządziły dokument;

2) wskazanie dyrektora, odpowiedzialnego za treść dokumentu;

3) datę i numer pierwotnej oraz obowiązującej wersji dokumentu.

2. Potwierdzenie zapoznania się z dokumentami, o których mowa w ust. 1, jest przechowywane we właściwej komórce lub urzędzie górniczym.

1) opatrywana kolejnym numerem;

2) umieszczana w extranecie urzędów górniczych.

1) planu operacyjnego - przez dyrektora WPS, we współpracy z dyrektorami właściwych merytorycznie komórek lub urzędów górniczych, odpowiedzialnych za realizację poszczególnych celów określonych w tym planie;

2) planu pracy - przez właściwego dyrektora.

1) analizie:

a) różnorodnych aspektów funkcjonowania danej komórki, OUG lub SUG, w kontekście:

- długofalowych celów strategicznych,

- celów określonych w planie operacyjnym oraz właściwym planie pracy,

b) czynników zewnętrznych, mogących bezpośrednio albo pośrednio wpłynąć na realizację albo brak realizacji w całości lub w części celu określonego w planie operacyjnym oraz właściwym planie pracy;

2) wskazaniu wszystkich ryzyk dla celów określonych w planie operacyjnym oraz właściwym planie pracy.

2. To samo ryzyko może zostać jednocześnie wskazane dla kilku celów.

2. Istotność ryzyka stanowi iloczyn prawdopodobieństwa i wpływu ryzyka.

3. Prawdopodobieństwo ryzyka jest wynikiem oszacowania stopnia zagrożenia, że ryzyko zaistnieje.

4. Prawdopodobieństwo ryzyka określa się w skali od 1 do 4, gdzie:

1) 1 - oznacza, że prawdopodobieństwo zaistnienia ryzyka jest bardzo małe;

2) 2 - oznacza, że ryzyko raczej nie zaistnieje;

3) 3 - oznacza, że ryzyko raczej zaistnieje;

4) 4 - oznacza, że zaistnienie ryzyka jest prawie pewne.

5. Wpływ ryzyka jest wynikiem oszacowania:

1) wielkości nakładu środków, które będą konieczne dla FRGHTMLięcia skutków zaistnienia danego ryzyka, lub

2) tego, jak daleko idące konsekwencje:

a) dla komórki, OUG lub SUG,

b) w przypadku planu operacyjnego - dla wszystkich urzędów górniczych

- będzie miało zaistnienie danego ryzyka dla realizacji celów określonych w planie operacyjnym oraz właściwym planie pracy.

6. Wpływ ryzyka określa się w skali od 1 do 4, gdzie:

1) 1 - oznacza, że wpływ jest bardzo mały;

2) 2 - oznacza, że wpływ jest mały;

3) 3 - oznacza, że wpływ jest duży;

4) 4 - oznacza, że wpływ jest bardzo duży.

7. Istotność ryzyka określa się w skali od 1 do 16.

2. Ustala się następujące reakcje na ryzyko:

1) eliminacja - FRGHTMLięcie możliwości zaistnienia ryzyka;

2) redukcja - zmniejszenie prawdopodobieństwa lub wpływu ryzyka;

3) plan rezerwowy - zaplanowanie działań, które zostaną podjęte z chwilą, gdy ryzyko zaistnieje;

4) przeniesienie - przekazanie odpowiedzialności za ryzyko innemu podmiotowi;

5) akceptacja - zaniechanie podejmowania działań zaradczych, ze względu na:

a) niemożność wskazania takich działań, które byłyby skuteczne, lub

b) znacząco wyższy koszt działań, które byłyby skuteczne, niż koszt poniesienia ryzyka.

3. Dla każdej wybranej reakcji na ryzyko, z wyjątkiem akceptacji, określa się działania w ramach reakcji na ryzyko. Działania te są konkretne, zrozumiałe oraz określone w czasie.

4. Jeżeli istotność ryzyka jest mniejsza niż 3, dyrektor może odstąpić od wyboru reakcji na ryzyko oraz określania działań w ramach reakcji na ryzyko.

2. W rejestrach ryzyk wskazuje się także osoby odpowiedzialne w komórce, OUG lub SUG za monitoring ryzyk wskazanych dla celów, za których realizację są odpowiedzialne komórka, OUG lub SUG.

3. Rejestry ryzyk są sporządzane odrębnie dla:

1) planu operacyjnego na dany rok,

2) każdego planu pracy

- oraz są integralną częścią tych planów.

2. Celem monitoringu ryzyka jest w szczególności zidentyfikowanie:

1) ustania okoliczności, które wywołują ryzyko;

2) powstania okoliczności, które mogą spowodować zmianę prawdopodobieństwa lub wpływu ryzyka;

3) trudności w wykonywaniu działań w ramach reakcji na ryzyko.

1) dyrektor WPS opracowuje:

a) w lipcu - za pierwsze półrocze,

b) w październiku - za pierwsze trzy kwartały roku

- okresowy przegląd ryzyk planu operacyjnego;

2) dyrektorzy opracowują i przesyłają w postaci elektronicznej dyrektorowi WPS:

a) do 10 lipca - za pierwsze półrocze,

b) do 10 października - za pierwsze trzy kwartały roku

- okresowe przeglądy ryzyk planu pracy.

2. W okresowym przeglądzie ryzyk zamieszcza się w szczególności:

1) informację na temat stanu faktycznego ryzyk, których istotność określono na poziomie 12 lub 16;

2) uzasadnienie reakcji akceptacji dla ryzyk, których istotność określono na poziomie co najmniej 8;

3) informację o niewykonanych w terminie działaniach w ramach reakcji na ryzyko;

4) informację o przypadkach braku realizacji w całości lub w części celów określonych w planie operacyjnym oraz właściwym planie pracy, pomimo podjęcia działań w ramach reakcji na ryzyko.

2. Zmiany planu dokonuje się w formie ustalenia nowego brzmienia całego planu.

3. Propozycję zmiany planu mogą zgłosić:

1) osoby kierownictwa WUG, w tym z inicjatywy dyrektora WPS;

2) właściwi merytorycznie dyrektorzy.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 pkt 2:

1) propozycja zmiany planu:

a) jest przesyłana w postaci elektronicznej, z uzasadnieniem, dyrektorowi WPS,

b) podlega zaopiniowaniu przez WPS oraz właściwą merytorycznie komórkę - jeżeli to nie ona zaproponowała zmianę;

2) propozycja zmiany planu pracy OUG oraz SUG podlega zaopiniowaniu przez WPS oraz właściwe merytorycznie komórki.

5. Zaopiniowanie propozycji zmiany planu następuje w terminie 10 dni roboczych od dnia przesłania tej propozycji dyrektorowi WPS.

6. Zmiana planu:

1) dotycząca planu strategicznego albo planu operacyjnego, podpisana przez dyrektora WPS, jest zatwierdzana przez Prezesa WUG;

2) dotycząca planu pracy, podpisana przez dyrektora, jest zatwierdzana, w dwóch egzemplarzach, przez właściwą osobę kierownictwa WUG.

7. _Zatwierdzona zmiana planu staje się jego obowiązującą wersją.

8. W przypadku, o którym mowa w ust. 6 pkt 2, jeden egzemplarz obowiązującej wersji planu pracy jest przekazywany właściwemu dyrektorowi.

1) do 10 kwietnia - za pierwszy kwartał roku,

2) do 10 lipca - za pierwsze półrocze,

3) do 10 października - za pierwsze trzy kwartały roku,

4) do 10 stycznia roku następnego - za rok poprzedni

- informacje dotyczące aktualnego stopnia wykonania planu operacyjnego, w zakresie swojej odpowiedzialności za realizację celu operacyjnego.

2. Dyrektor WPS przedstawia Prezesowi WUG:

1) w kwietniu - za pierwszy kwartał roku,

2) w lipcu - za pierwsze półrocze,

3) w październiku - za pierwsze trzy kwartały roku

- zbiorczą informację dotyczącą aktualnego stopnia wykonania planu operacyjnego, opracowaną przez WPS na podstawie informacji, o których mowa w ust. 1 pkt 1-3.

2. Odrębną częścią raportu, o którym mowa w ust. 1, jest raport o ryzyku, w którym zamieszcza się w syntetycznej formie dane o zarządzaniu ryzykiem w komórce albo urzędzie górniczym, w szczególności dane określone w § 17 ust. 2.

2. Odrębną częścią zbiorczego raportu, o którym mowa w ust. 1, jest raport o ryzyku, w którym zamieszcza się w syntetycznej formie dane o zarządzaniu ryzykiem w komórkach oraz urzędach górniczych, w szczególności dane określone w § 17 ust. 2.

3. Zbiorczy raport, o którym mowa w ust. 1, może zawierać propozycje rozwiązań systemowych mających na celu usprawnienie funkcjonowania urzędów górniczych.

1) planu operacyjnego,

2) planu pracy komórki,

3) planu pracy OUG oraz SUG,

4) formularza służącego do opracowania okresowego przeglądu ryzyk planu pracy,

5) formularza raportu z wykonania planu pracy

- są opracowywane przez WPS, akceptowane przez Prezesa WUG, umieszczane w extranecie urzędów górniczych i podlegają obowiązkowemu stosowaniu.

1) plan strategiczny na lata 2018-2020,

2) plan operacyjny na rok 2019,

3) plany pracy na rok 2019

- sporządzone na podstawie przepisów dotychczasowych.

Prezes Wyższego Urzędu Górniczego: Adam Mirek