Dzienniki Urzędowe - rok 2017 poz. 218

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506 i 1948 oraz z 2017 r. 1086) zarządza się, co następuje:

1) tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej wyodrębnionych komórek organizacyjnych urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych i urzędów celno-skarbowych, w których funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej wykonują czynności operacyjno-rozpoznawcze;

2) sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności komórek wymienionych w pkt 1.

1) archiwum – archiwum wyodrębnione komórek organizacyjnych urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych i urzędów celno-skarbowych, w których funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej wykonują czynności operacyjno-rozpoznawcze;

2) dyrektor archiwum – kierownik wyodrębnionej komórki organizacyjnej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, w której funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej wykonują czynności operacyjno-rozpoznawcze, właściwej w sprawach archiwum wyodrębnionego lub osoba przez niego upoważniona do wykonywania tych zadań;

3) archiwista – funkcjonariusz Służby Celno-Skarbowej albo pracownik Krajowej Administracji Skarbowej, realizujący zadania archiwum;

4) komórka wewnętrzna – wydział, wydział terenowy, zespół, wieloosobowe lub jednoosobowe stanowisko pracy, wchodzące w skład wyodrębnionej komórki organizacyjnej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, w której funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej wykonują czynności operacyjno-rozpoznawcze;

5) komórka terenowa – komórka organizacyjna urzędu celno-skarbowego, w której funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej wykonują czynności operacyjno-rozpoznawcze;

6) jrwa – jednolity rzeczowy wykaz akt, stanowiący załącznik do zarządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 1 marca 2017 r. w sprawie zasad i trybu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w wyodrębnionych komórkach organizacyjnych urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych i urzędów celno-skarbowych, w których funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej wykonują czynności operacyjno-rozpoznawcze (Dz. Urz. Min. Roz. i Fin. poz. 45);

7) klasyfikacja rzeczowa – system podziału i układu dokumentów według grup rzeczowych ustalonych w jrwa;

8) kwalifikacja archiwalna – przyporządkowanie dokumentacji do odpowiedniej kategorii archiwalnej określającej okres jej przechowywania, na podstawie jrwa.

1) przeprowadzenie oceny dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu;

2) sprawdzenie poprawności kwalifikacji archiwalnej i klasyfikacji rzeczowej dokumentacji niearchiwalnej zgodnie z jrwa;

3) sporządzenie spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia, zwanego dalej „spisem”, oraz protokołu oceny tej dokumentacji, zwanego dalej „protokołem”.

2. Czynności brakowania dokumentacji niearchiwalnej dokonuje komisja powołana przez dyrektora archiwum.

3. W skład komisji wchodzi archiwista oraz odpowiednio jeden albo dwóch funkcjonariuszy Służby Celno-Skarbowej albo pracowników komórki wewnętrznej albo komórki terenowej, której dokumentacja podlega brakowaniu.

4. Po sprawdzeniu przydatności dokumentacji niearchiwalnej oraz poprawności klasyfikacji rzeczowej i kwalifikacji archiwalnej, komisja może zaproponować wydłużenie okresu przechowywania brakowanej dokumentacji niearchiwalnej.

5. Spis i protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach według wzorów stanowiących odpowiednio załącznik nr 1 i 2 do zarządzenia.

6. Komisja przekazuje spis odpowiednio kierownikowi komórki wewnętrznej albo komórki terenowej, której dokumentację wybrakowano do akceptacji, a następnie wraz z protokołem do zatwierdzenia dyrektorowi archiwum.

7. Jeden egzemplarz spisu i protokołu przechowuje się w komórce, której dokumentacja podlegała brakowaniu, drugi przekazuje się do archiwum.

2. Ekspertyzę archiwalną przeprowadza komisja powołana przez dyrektora archiwum.

3. W skład komisji wchodzi archiwista oraz dwóch funkcjonariuszy Służby Celno-Skarbowej lub pracowników komórki wewnętrznej albo komórki terenowej, w której dokumentację wytworzono albo do której dokumentacja wpłynęła.

4. Po przeprowadzeniu ekspertyzy archiwalnej dokumentacji oznaczonej symbolem „BE” komisja może wnieść o zakwalifikowanie dokumentacji do kategorii „A”, utrzymanie albo przedłużenie dotychczasowego okresu jej przechowywania bądź jej wybrakowanie.

5. Po zakończeniu ekspertyzy archiwalnej komisja sporządza, w dwóch egzemplarzach, protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej kat. BE. Protokół podlega zatwierdzeniu przez dyrektora archiwum.

6. Jeden egzemplarz protokołu przechowuje się w komórce wewnętrznej albo komórce terenowej, której dokumentacja podlegała ekspertyzie archiwalnej, drugi przechowuje się w archiwum.

7. Wzór protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej kat. BE sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do zarządzenia.

2. Przekazanie do fizycznego zniszczenia wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej organizuje komórka, której akta wybrakowano albo archiwista.

3. Fizycznego zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej dokonuje się w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, niezwłocznie po otrzymaniu zgody, o której mowa w § 5. Potwierdzenie zniszczenia, z datą i czytelnym podpisem osoby nadzorującej zniszczenie, załącza się do zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

2. Ewidencja dotycząca wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej jest przechowywana w archiwum odrębnie i stanowi materiał archiwalny.

2. Do procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „Bc” przepis § 3 stosuje się odpowiednio.

3. Fizycznego zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „Bc” dokonuje się w komórce wewnętrznej albo komórce terenowej, w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, niezwłocznie po otrzymaniu zgody, o której mowa w § 5.

2. Dokumentacja niearchiwalna, której okres przechowywania upłynął podlega brakowaniu w sposób określony w zarządzeniu.

Minister Rozwoju i Finansów: wz. W. Janczyk

¹⁾ Minister Rozwoju i Finansów kieruje działem administracji rządowej – finanse publiczne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 września 2016 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rozwoju i Finansów (Dz. U. poz. 1595).

Załączniki do zarządzenia Ministra Rozwoju i Finansów
z dnia 27 października 2017 r. (poz. 218)

Załącznik nr 1

SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ KATEGORII PRZEZNACZONEJ DO ZNISZCZENIA

Załącznik nr 2

PROTOKÓŁ OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

Załącznik nr 3

PROTOKÓŁ OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ KAT. BE

Załącznik nr 4

ZGODA NA BRAKOWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ