Dzienniki Urzędowe - rok 2019 poz. 31

Na podstawie art. 175 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, 1622 i 1649), zarządza się, co następuje:

1) procedury przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych, zwanych dalej "kartami" oraz rozliczania dokonanych przy ich użyciu operacji finansowych, w:

a) Ministerstwie Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej, zwanym dalej "Ministerstwem" oraz

b) jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej ogłoszonych w Obwieszczeniu Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie wykazu jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej lub przez niego nadzorowanych (M. P. z 2019 r. poz. 24), zwanych dalej "jednostkami";

2) sposób dokonywania wydatków przy wykorzystaniu kart, w szczególności:

a) funkcje, stanowiska i zakres obowiązków służbowych uprawniających do korzystania z karty,

b) tryb i warunki przyznawania karty i ustalania wysokości miesięcznych limitów wydatków,

c) rodzaje towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata za pomocą karty,

d) przypadki, kiedy może być dokonana wypłata gotówki za pomocą karty,

e) sposób prowadzenia ewidencji wydanych kart,

f) sposób i terminy rozliczania płatności dokonanych przy wykorzystaniu karty.

1) w Ministerstwie:

a) minister,

b) sekretarz stanu, podsekretarz stanu, dyrektor generalny w związku z realizacją zadań wynikających z podziału pracy w kierownictwie Ministerstwa, zgodnie z odrębnymi przepisami,

c) pracownicy imiennie wskazani przez dyrektora generalnego lub osobę przez niego upoważnioną, jeżeli zajmują stanowiska służbowe związane z realizacją zadań, podczas których uzasadnione jest dokonywanie płatności służbową kartą płatniczą;

2) w jednostkach:

a) kierownik jednostki,

b) zastępca kierownika jednostki,

c) pracownicy imiennie wskazani przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną, jeżeli zajmują stanowiska służbowe związane z realizacją zadań, podczas których uzasadnione jest dokonywanie płatności służbową kartą płatniczą.

2. Karta może być przyznana:

1) jeżeli zakres obowiązków służbowych pracownika uzasadnia przyznanie karty, w szczególności w związku z odbywaniem podróży służbowych na terenie kraju i poza jego granicami, organizacją spotkań oraz koniecznością korzystania z usług transportowych;

2) osobie będącej pracownikiem Ministerstwa bądź jednostki albo osobie oddelegowanej zgodnie z art. 2 ust. 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2018 r. poz. 1559 oraz z 2019 r. poz. 730), niepozostającej w okresie wypowiedzenia stosunku pracy.

3. Decyzję o przyznaniu karty podejmuje w Ministerstwie dyrektor generalny lub osoba przez niego upoważniona, a w jednostkach kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona, z zastrzeżeniem ust. 5.

4. Decyzja o przyznaniu karty pracownikom, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. c oraz w ust. 1 pkt 2 lit. c, następuje na wniosek kierownika komórki organizacyjnej, w której zatrudniony jest pracownik. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

5. W przypadku, gdy użytkownikiem karty jest dyrektor generalny albo kierownik jednostki, składają oni pisemne oświadczenie o używaniu i rozliczaniu karty. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

2. Umowa określa w szczególności:

1) wskazanie okresu, na jaki jest przyznawana karta;

2) wskazanie miesięcznego limitu wydatków;

3) określenie zakresu wydatków realizowanych przy wykorzystaniu karty, w tym rodzajów dozwolonych operacji finansowych;

4) wskazanie trybu postępowania w przypadku naruszenia umowy lub zarządzenia;

5) pouczenie o odpowiedzialności za nieprawidłowe wykorzystanie karty, w szczególności za szkodę powstałą z tego tytułu;

6) zobowiązanie użytkownika karty do przestrzegania zarządzenia oraz regulaminu korzystania z kart płatniczych ustalonego przez bank wydający kartę, zwanego dalej "regulaminem bankowym".

3. Umowa może być modyfikowana w okresie jej obowiązywania w niezbędnym zakresie, w szczególności z uwagi na rodzaj płatności, do uregulowania których będzie wykorzystywana karta.

4. Wraz z zawarciem umowy albo złożeniem oświadczenia, o którym mowa w § 4 ust. 5 użytkownik karty składa oświadczenie o wyrażeniu zgody na potrącanie z wynagrodzenia za pracę, należności z tytułu nieprawidłowego wykorzystania karty (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 4 do zarządzenia) oraz oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem bankowym i niniejszym zarządzeniem (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 5 do zarządzenia).

1) w Ministerstwie - do Biura Budżetowo Finansowego, zwanego dalej "BBF";

2) w jednostkach - do komórki organizacyjnej zapewniającej obsługę księgową jednostki.

2. Miesięczny limit wydatków dokonywanych przy wykorzystaniu karty, na jednego użytkownika karty wynosi nie więcej niż 10 000 zł.

2. Niedopuszczalne jest wykorzystanie karty w celach prywatnych.

2. Karta może być wykorzystywana wyłącznie przez użytkownika karty.

3. Wypłata gotówki przy wykorzystaniu karty dopuszczalna jest tylko w wyjątkowych okolicznościach, gdy nie jest możliwa realizacja płatności za towary i usługi w formie bezgotówkowej i wymaga uzasadnienia w formie pisemnej. Obowiązek udowodnienia takiej okoliczności spoczywa na użytkowniku karty. Niewykorzystana kwota wypłaconej gotówki podlega zwrotowi.

4. Kartą płatniczą mogą być dokonywane płatności za towary i usługi, w szczególności:

1) usługi hotelowe w kraju i za granicą oraz inne usługi związane z podróżami służbowymi członków kierownictwa Ministerstwa i delegacji towarzyszącej, w tym Saloniku VIP;

2) usługi transportowe;

3) opłaty z tytułu uczestnictwa w konferencjach, sympozjach, szkoleniach, kongresach, wizytach studyjnych, warsztatach, targach;

4) wydatki na drobne zakupy materiałów niezbędnych na bieżące potrzeby jednostki;

5) wydatki związane z wykonywaniem obowiązków służbowych z zakresu współpracy z zagranicą;

6) wydatki związane z zakupem materiałów i usług informatycznych.

2. W przypadku nagłych, uprzednio niezaplanowanych wydatków, kontrola wstępna może zostać dokonana po zrealizowaniu wydatku i akceptacji jego uzasadnienia, zgodnie z regulacjami wewnętrznymi w zakresie sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.

2. Dowód księgowy należy opisać w sposób umożliwiający ustalenie charakteru, okoliczności i celu dokonania wydatku oraz jego związku z wykonywaniem obowiązków służbowych. Opis zawiera elementy spełniające warunki przeprowadzenia i zatwierdzenia kontroli merytorycznej, zgodnie z regulacjami wewnętrznymi w zakresie sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.

3. Wydatki zrealizowane gotówką wypłaconą przy użyciu karty użytkownik karty dokumentuje w sposób określony w ust. 1 i 2, dołączając potwierdzenie wypłaty gotówki z bankomatu.

4. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, należy przekazać zgodnie z regulacjami wewnętrznymi w zakresie sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania operacji finansowej lub zakończenia podróży służbowej:

1) w Ministerstwie - do BBF;

2) w jednostkach - do komórki organizacyjnej zapewniającej obsługę księgową jednostki.

1) w Ministerstwie - na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez BBF;

2) w jednostkach - na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez komórkę organizacyjną zapewniającą obsługę księgową jednostki.

2. Zwrotu należy dokonać nie później niż w ciągu 3 dni od dnia otrzymania noty obciążeniowej.

3. W przypadku niedokonania zwrotu lub dokonania zwrotu w niepełnej wysokości należna kwota podlega potrąceniu z najbliższego wynagrodzenia za pracę użytkownika karty.

4. W przypadku braku faktury, rachunku lub innego równoważnego dowodu księgowego potwierdzającego dokonanie wydatku przy użyciu karty, użytkownik karty zobowiązany jest do złożenia oświadczenia, które posiada wszelkie cechy dokumentu, tj.:

1) datę i miejsce dokonania wydatku;

2) kwotę wydatku;

3) przedmiot zakupu;

4) wyjaśnienie uzasadniające brak możliwości udokumentowania dokonanego wydatku;

5) opis merytoryczny.

5. Wydatek udokumentowany w sposób, o którym mowa w ust. 4, akceptuje w Ministerstwie dyrektor generalny lub osoba przez niego upoważniona, a w jednostkach kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona.

6. W przypadku niezłożenia przez użytkownika karty oświadczenia, o którym mowa w ust. 4, w terminie lub niezaakceptowania wydatku w Ministerstwie przez dyrektora generalnego lub osobę przez niego upoważnioną, a w jednostkach przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną, dokonany wydatek uznaje się za wydatek o charakterze prywatnym. Przepisy ust. 1, 2 i 3 stosuje się odpowiednio.

2. Ewidencja kart zawiera w szczególności: imię i nazwisko użytkownika karty, funkcję lub stanowisko służbowe użytkownika karty, limit karty, okres, na jaki karta została wydana, numer karty.

¹⁾ Minister Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej kieruje działami administracji rządowej: gospodarka morska, gospodarka wodna, rybołówstwo i żegluga śródlądowa, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 13 grudnia 2017 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej (Dz. U. z 2017 r. poz. 2324 oraz z 2018 r. poz. 100).

Załączniki do Zarządzenia nr 29 Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej
z dnia 30 września 2019 r. (Dz. Urz. MGMiŻŚ poz. 31)

Załącznik nr 1

WZÓR - WNIOSEK O PRZYZNANIE SŁUŻBOWEJ KARTY PŁATNICZEJ

Załącznik nr 2

WZÓR - OŚWIADCZENIE O UŻYWANIU I ROZLICZANIU SŁUŻBOWEJ KARTY PŁATNICZEJ

Załącznik nr 3

WZÓR - UMOWA O PRZEKAZANIE I UŻYWANIE SŁUŻBOWEJ KARTY PŁATNICZEJ

Załącznik nr 4

WZÓR - OŚWIADCZENIE

Załącznik nr 5

WZÓR - OŚWIADCZENIE

Załącznik nr 6

WZÓR - ZESTAWIENIE WYDATKÓW DOKONYWANYCH ZA POMOCĄ SŁUŻBOWYCH KART PŁATNICZYCH