Dzienniki Urzędowe - rok 2018 poz. 21

Na podstawie art. 7 ust. 4 pkt 5 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392 oraz z 2015 r. poz. 1064) w związku z art. 5 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 10 lipca 2015 r. o wspieraniu zrównoważonego rozwoju sektora rybackiego z udziałem Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego (Dz. U. z 2017 r. poz. 1267), zarządza się, co następuje:

2. Zespół zostaje powołany na okres realizacji Programu Operacyjnego "Rybactwo i Morze", zwanego dalej "Programem".

3. Zespół działa w oparciu o:

1) Opis funkcji i procedur Programu Operacyjnego "Rybactwo i Morze" na lata 2014-2020 z dnia 2 czerwca 2017 r.;

2) Procedurę zwalczania nadużyć finansowych w ramach Programu Operacyjnego "Rybactwo i Morze" 2014-2020, v.2 z dnia 16 lutego 2018 r.

1) przeprowadzanie regularnej (okresowej i bieżącej) oceny ryzyka nadużyć finansowych w związku z realizacją zadań w ramach Programu;

2) przedstawianie Ministrowi Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej oraz Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej wyniku oceny, o której mowa w pkt 1, oraz, gdy jest to uzasadnione wynikiem tej oceny, rekomendacji wprowadzenia skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych;

3) wskazywanie obszarów, które powinna objąć kontrola systemowa w poszczególnych instytucjach, jeżeli taka potrzeba będzie wynikała z przeprowadzanych ocen;

4) analiza mechanizmów zgłaszania nadużyć stosowanych w Programie oraz przebiegu procesów opisanych w Procedurze zwalczania nadużyć finansowych, o której mowa w § 1 ust. 3 pkt 2;

5) przedstawienie rekomendacji podjęcia działań naprawczych w przypadku wystąpienia nieprawidłowości w zakresie mechanizmów, o których mowa w pkt 4;

6) wskazywanie obszarów, które powinna objąć kontrola systemowa w zakresie weryfikacji skuteczności systemów kontroli, w szczególności pod względem prewencji, wykrywania i eliminowania nadużyć finansowych;

7) przygotowywanie rekomendacji odnośnie do tematyki i zakresu szkoleń dla pracowników zaangażowanych w realizację Programu;

8) przygotowywanie rekomendacji odnośnie do działań informacyjnych w zakresie nadużyć finansowych;

9) ocena przejrzystości podziału obowiązków w zakresie organizowania systemów zarządzania i kontroli w Instytucji Zarządzającej Programem;

10) analiza mechanizmów zgłaszania nadużyć obowiązujących w Instytucji Zarządzającej Programem;

11) prowadzenie Rejestru ryzyk nadużyć finansowych stwierdzonych w ramach systemu realizacji Programu.

2. Wynik oceny Zespołu, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, jest przekazywany również do wiadomości komórki organizacyjnej Ministerstwa odpowiadającej za realizację zadań związanych z kontrolą i audytem wewnętrznym.

3. Przeprowadzając ocenę ryzyka nadużyć finansowych w związku z realizacją przez Instytucję Zarządzającą zadań w ramach Programu, Zespół działa zgodnie z Wytycznymi Komisji Europejskiej dla państw członkowskich i organów zarządzających programami w sprawie ryzyka nadużyć finansowych oraz skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć Finansowych z dnia 16 czerwca 2014 r. (EGESIF_14-021-00-16/06/2014), zwanych dalej "Wytycznymi".

4. Zespół wykonuje swoje zadania przy pomocy Sekretariatu Zespołu.

1) zatwierdzany przez Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej;

2) umieszczany na stronie internetowej urzędu obsługującego Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej;

2. Rejestr, o którym mowa w ust. 1, jest prowadzony w formie pisemnej.

1) ilościowym określeniu ryzyka wystąpienia danego typu nadużycia finansowego w oparciu o ocenę wpływu i prawdopodobieństwa (ryzyko całkowite);

2) ocenie skuteczności obecnych kontroli w celu ograniczenia ryzyka całkowitego;

3) ocenie ryzyka rezydualnego po uwzględnieniu wpływu obecnych kontroli i ich skuteczności, czyli sytuacji w momencie dokonywania oceny ryzyka (rezydualnego);

4) ocenie wpływu planowanych kontroli ograniczających ryzyko na ryzyko rezydualne;

5) określeniu ryzyka docelowego, czyli poziomu ryzyka, które uważa się za dopuszczalne po skutecznym wdrożeniu wszelkich mechanizmów kontrolnych.

2. Do szacowania ryzyka Zespół wykorzystuje Arkusz oceny ryzyka nadużyć finansowych zaproponowany przez Komisję Europejską w Wytycznych.

1) Przewodniczący Zespołu - przedstawiciel kierownictwa Departamentu Rybołówstwa;

2) 8 przedstawicieli Departamentu Rybołówstwa;

3) 1 przedstawiciel Departamentu Gospodarki Morskiej;

4) 1 przedstawiciel Departamentu Prawnego;

5) 3 przedstawicieli Biura Budżetowo-Finansowego;

6) 1 przedstawiciel Biura Dyrektora Generalnego.

2. Komórki organizacyjne Ministerstwa, o których mowa w ust. 1, do składu Zespołu wyznaczają osoby, które są:

1) zaangażowane w realizację zadań w ramach wdrażania Programu;

2) zatrudnione w różnych wewnętrznych komórkach organizacyjnych - w przypadku przedstawicieli Departamentu Rybołówstwa oraz Biura Budżetowo-Finansowego;

3) pełnią funkcje kierownicze, koordynujące lub pracują na stanowisku głównego/starszego specjalisty.

3. Informacja o wyznaczeniu przedstawicieli, o których mowa w ust. 1, jest przekazywana, w formie pisemnej, do Departamentu Rybołówstwa.

2. Z każdego posiedzenia Zespołu jest sporządzany protokół obejmujący:

1) wyniki oceny ryzyka nadużyć finansowych, zawarte w Arkuszu oceny, o którym mowa w § 4 ust. 2;

2) inne rozstrzygnięcia i rekomendacje ustalone podczas posiedzenia;

3) zaprezentowane stanowiska i opinie członków Zespołu.

2.Przewodniczący wyznacza swojego Zastępcę spośród przedstawicieli Departamentu Rybołówstwa.

3. Komórki organizacyjne Ministerstwa, o których mowa w § 5 ust. 1, składają do Departamentu Rybołówstwa, w formie pisemnej, wniosek o odwołanie lub zmianę swoich przedstawicieli w Zespole.

4. Odwołania członków Zespołu dokonuje Przewodniczący Zespołu.

5. Przewodniczący Zespołu może zwrócić się do komórki organizacyjnej Ministerstwa o zmianę przedstawiciela w Zespole w przypadku rażącego nieprzestrzegania obowiązków członka Zespołu, określonych w regulaminie pracy Zespołu.

2. Zastępcą członka Zespołu, za wyjątkiem sytuacji określonej w § 7 ust. 1, nie może być inny członek Zespołu oraz zastępca innego członka Zespołu.

3. Jeżeli członek Zespołu nie może uczestniczyć w posiedzeniu Zespołu lub konsultacjach treści protokołu, jest zobowiązany poinformować swojego zastępcę o konieczności stawienia się na posiedzeniu Zespołu lub zaopiniowania treści protokołu. Zastępca członka Zespołu jest uprawniony do głosowania wyłącznie w przypadku nieobecności członka Zespołu na posiedzeniu. W pozostałych przypadkach postanowienia dotyczące członków Zespołu stosuje się do ich zastępców.

2. Członkowie Zespołu mogą zgłosić potrzebę uczestniczenia, w charakterze obserwatora z głosem doradczym, dodatkowej osoby powiązanej z tematyką nadużyć finansowych wraz z uzasadnieniem do Przewodniczącego Zespołu na 7 dni przed planowanym posiedzeniem Zespołu. Ostateczną decyzję o uczestniczeniu dodatkowej osoby w posiedzeniu Zespołu podejmuje Przewodniczący Zespołu.

¹⁾ Minister Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej kieruje działem administracji rządowej - rybołówstwo, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 13 grudnia 2017 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej (Dz. U. poz. 2324 oraz z 2018 r. poz. 100).

Załączniki do Zarządzenia nr 21 Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej
z dnia 13 czerwca 2018 r.

Załącznik nr 1
Deklaracja poufności Członka Zespołu do spraw samooceny ryzyka nadużyć finansowych

Załącznik nr 2
Oświadczenie o braku przesłanek stanowiących podstawę wyłączenia od udziału w posiedzeniach Zespołu do spraw samooceny ryzyka nadużyć finansowych

Załącznik nr 3

Regulamin pracy Zespołu do spraw samooceny ryzyka nadużyć finansowych

§ 1. Posiedzenia Zespołu

1. Posiedzenia Zespołu są zwyczajne i nadzwyczajne.

2. Posiedzenie zwyczajne jest zwoływane raz w roku.

3.Na posiedzeniu zwyczajnym Zespołu jest dokonywana kompletna ocena ryzyka nadużyć finansowych, zwana dalej "oceną okresową".

4. Pierwsza ocena okresowa jest dokonywana w terminie 3 miesięcy od dnia powołania Zespołu.

5. Posiedzenie nadzwyczajne jest zwoływane w następujących przypadkach:

1) wystąpienia wcześniej niezidentyfikowanego przypadku nadużycia finansowego;

2) po powzięciu informacji przez Zespół o nadużyciach finansowych w sprawach, w których został skierowany akt oskarżenia do sądu;

3) wystąpienia zasadniczych zmian w procedurach lub zasobach kadrowych Instytucji Zarządzającej, stwierdzenia błędów i słabych punktów systemów kontroli lub istotnych i nieprzewidzianych wcześniej elementów samooceny;

4) na wniosek każdego członka Zespołu.

6. Na posiedzeniu nadzwyczajnym Zespołu jest dokonywana bieżąca ocena ryzyka nadużyć finansowych, zwana dalej "oceną bieżącą".

7. Posiedzenia Zespołu zwołuje Przewodniczący Zespołu, a w razie jego nieobecności - zastępca Przewodniczącego Zespołu.

8. Termin i miejsce posiedzenia ustala Przewodniczący Zespołu. W przypadku wniosku, o którym mowa w § 1 ust. 5 pkt 4, Przewodniczący Zespołu zwołuje posiedzenie Zespołu, które odbywa się w terminie miesiąca od dnia złożenia wniosku.

9. W przypadku, o którym mowa w § 1 ust. 5 pkt 2, Przewodniczący Zespołu, w terminie 3 miesięcy od dnia otrzymania informacji o skierowaniu aktu oskarżenia do sądu, zwołuje posiedzenie Zespołu w celu dokonania oceny sprawności tych elementów systemów kontroli i ich funkcjonowania, których dotyczyło zidentyfikowane nadużycie finansowe.

10. Członkowie Zespołu są informowani w formie pisemnej o terminie posiedzenia Zespołu co najmniej na 14 dni przed planowanym dniem posiedzenia Zespołu. Zawiadomienie o posiedzeniu Zespołu zawiera między innymi wstępną agendę spotkania, miejsce i termin posiedzenia.

11. Sekretariat Zespołu, w terminie 14 dni przed dniem posiedzenia przekazuje członkom Zespołu, pocztą elektroniczną, materiały niezbędne do prowadzenia prac Zespołu.

12. W przypadku, gdy członkowie Zespołu zidentyfikują ryzyka nieuwzględnione w poprzednio dokonanej analizie ryzyka lub inne istotne zagadnienia, które powinny być przedmiotem prac Zespołu, a mogące mieć wpływ na wynik oceny ryzyka nadużyć finansowych, są zobowiązani do przekazania do Sekretariatu Zespołu dokumentów w tym zakresie, mających charakter materiałów dodatkowych, najpóźniej dzień przed terminem posiedzenia Zespołu.

13. Dodatkowe materiały, o których mowa w ust. 12, są przekazywane członkom Zespołu najpóźniej w dniu posiedzenia przed rozpoczęcia obrad Zespołu.

14. W terminie 3 dni przed posiedzeniem Zespołu, członkowie Zespołu przekazują Sekretariatowi Zespołu propozycje wyodrębnionych rodzajów ryzyk nadużyć finansowych, jeśli zidentyfikowano ryzyka nieuwzględnione w poprzednio dokonanej analizie ryzyka, które według nich powinny podlegać samoocenie oraz inne zagadnienia, które powinny być przedmiotem prac Zespołu.

15. Na posiedzeniu Przewodniczący Zespołu może wprowadzić dodatkowe zagadnienia nie ujęte we wstępnej agendzie posiedzenia.

16. Posiedzenie Zespołu odbywa się, jeżeli bierze w nim udział co najmniej połowa składu Zespołu, z tym że w posiedzeniu muszą brać udział co najmniej po jednym przedstawicielu z innych komórek organizacyjnych Ministerstwa niż Departament Rybołówstwa.

17. Protokół z posiedzenia Zespołu jest sporządzany w terminie 45 dni od dnia posiedzenia Zespołu, a następnie przekazywany do autoryzacji członkom Zespołu. W uzasadnionych przypadkach termin na sporządzenie protokołu może ulec wydłużeniu maksymalnie o 21 dni.

18. Członkowie Zespołu w terminie 10 dni od dnia otrzymania protokołu mają prawo wnieść zastrzeżenia odnośnie do jego treści. Brak uwag jest uznawany za akceptację treści protokołu.

19. W przypadku zastrzeżeń, Sekretariat Zespołu w terminie 14 dni ustosunkowuje się do uwag. Jeżeli w terminie kolejnych 7 dni roboczych od dnia otrzymania stanowiska Sekretariatu Zespołu dotyczącego zgłoszonych uwag, członkowie nie zgłoszą uwag do kolejnej wersji protokołu, wówczas protokół uznaje się za przyjęty i przedkłada do podpisu Przewodniczącemu Zespołu.

20. Konsultacje treści protokołu odbywają się drogą elektroniczną.

21. Protokół z posiedzenia Zespołu podpisuje Przewodniczący Zespołu.

22. Po podpisaniu protokołu, na podstawie Arkusza oceny, o którym mowa w § 4 ust. 2 zarządzenia w sprawie powołania Zespołu do spraw samooceny ryzyka nadużyć finansowych, zwanego dalej "zarządzeniem", Sekretariat Zespołu przygotowuje Rejestr ryzyk nadużyć finansowych stwierdzonych w ramach systemu realizacji Programu.

§ 2. Prawa i obowiązki członków Zespołu

1. Członkowie Zespołu mają prawo do:

1) przedstawiania opinii i stanowisk komórek organizacyjnych Ministerstwa, które reprezentują;

2) dostępu do informacji niezbędnych do wypełniania zadań członka Zespołu, z zastrzeżeniem poufności przekazywanych informacji;

3) wnioskowania o zwołanie nadzwyczajnego posiedzenia Zespołu;

4) wnioskowania do Sekretariatu Zespołu o udzielenie informacji w zakresie zadań realizowanych przez Zespół;

5) wnioskowania o zaproszenie na posiedzenie Zespołu, w charakterze obserwatora z głosem doradczym, przedstawicieli służb zajmujących się zwalczaniem nadużyć finansowych lub innych wyspecjalizowanych organów, posiadających specjalistyczną wiedzę w zakresie rozpatrywanych na posiedzeniu kwestii;

6) wnioskowania o zaproszenie na posiedzenie Zespołu, w charakterze obserwatora z głosem doradczym, dodatkowej osoby powiązanej z tematyką nadużyć finansowych;

7) wnioskowania o organizację szkolenia dla członków Zespołu w zakresie realizowanych zadań.

2. Członkowie Zespołu są zobowiązani do:

1) aktywnego uczestnictwa w posiedzeniach Zespołu;

2) informowania o nieobecności na posiedzeniu Zespołu;

3) zapoznania się z przyjętą metodyką prowadzenia analizy ryzyka nadużyć finansowych;

4) zapoznania się z Wytycznymi Komisji Europejskiej dla państw członkowskich i organów zarządzających programami w sprawie ryzyka nadużyć finansowych oraz skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych z dnia 16 czerwca 2014 r. (EGESIF_14-021-00-16/06/2014), zwanych dalej "Wytycznymi";

5) przedstawiania ryzyk oraz mechanizmów kontrolnych minimalizujących wskazane ryzyka;

6) informowania o zidentyfikowanych nowych rodzajach ryzyka przez komórki organizacyjne Ministerstwa, które reprezentują;

7) proponowania rozwiązań w zakresie zapobiegania, wykrywania i zwalczania nadużyć finansowych w celu doskonalenia systemu zwalczania nadużyć finansowych;

8) przekazywania informacji na temat podjętych rozstrzygnięć w komórkach organizacyjnych, które reprezentują;

9) podpisania przed pierwszym posiedzeniem Zespołu:

a) deklaracji poufności Członka Zespołu do spraw samooceny ryzyka nadużyć finansowych,

b) oświadczenia o braku przesłanek stanowiących podstawę wyłączenia od udziału w posiedzeniach Zespołu;

3. Postanowienia ust. 1-2 stosuje się odpowiednio do zastępców członków Zespołu.

§ 3. Zadania Przewodniczącego Zespołu

1. Przewodniczący Zespołu jest odpowiedzialny za realizację następujących zadań:

1) zwoływanie posiedzeń Zespołu;

2) proponowanie agendy posiedzeń;

3) zapraszanie na posiedzenie Zespołu przedstawicieli służb zajmujących się zwalczaniem nadużyć finansowych lub innych wyspecjalizowanych organów, posiadających specjalistyczną wiedzę w zakresie rozpatrywanych na posiedzeniu kwestii oraz innych osób powiązanych z tematyką nadużyć finansowych;

4) zapewnienie poufności i przejrzystości procesu oceny ryzyk nadużyć finansowych;

5) zapewnienie przekazywania członkom Zespołu, przed przystąpieniem do prac, niezbędnych informacji i dokumentów;

6) nadzór nad dokumentacją związaną z pracą Zespołu;

7) weryfikowanie treści Arkusza oceny, o którym mowa w § 4 ust. 2 zarządzenia, przed zatwierdzeniem protokołu z posiedzeń Zespołu;

8) zatwierdzanie protokołu z posiedzeń Zespołu;

9) przekazywanie wyniku oceny, o której mowa w § 2 ust. 1 pkt. 1 zarządzenia:

a) do akceptacji Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej,

b) do wiadomości Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa Gospodarki Morskiej i Żeglugi;

10) przekazywanie Ministrowi Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej oraz Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej rekomendacji wprowadzenia skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych - w przypadku gdy jest to uzasadnione wynikiem oceny, o której mowa w § 2 ust. 1 pkt 1 zarządzenia;

11) przekazywanie Ministrowi Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej rejestru ryzyk nadużyć finansowych stwierdzonych w ramach realizacji Programu.

§ 4. Sekretariat Zespołu

1. Sekretariat Zespołu prowadzi pracownik Departamentu Rybołówstwa.

2. Sekretariat Zespołu jest odpowiedzialny za:

1) organizację posiedzeń Zespołu;

2) opracowanie projektu agendy posiedzenia Zespołu;

3) przekazywanie członkom Zespołu zawiadomienia o posiedzeniu wraz z agendą spotkania;

4) przygotowywanie i przekazywanie członkom Zespołu materiałów i informacji związanych z realizacją zadań Zespołu;

5) sporządzanie protokołów z posiedzenia Zespołu;

6) sporządzanie listy obecności z posiedzenia Zespołu;

7) prowadzenie dokumentacji prac Zespołu;

8) monitorowanie wdrożenia zaleceń Zespołu przez komórki organizacyjne Ministerstwa;

9) wykonywanie zadań zleconych przez Przewodniczącego Zespołu.

§ 5. Zasada poufności

1. Przed pierwszym posiedzeniem Zespołu Przewodniczący Zespołu sprawdza, czy wszyscy członkowie, podpisali deklarację poufności Członka Zespołu do spraw samooceny ryzyka nadużyć finansowych, oraz oświadczenie o braku przesłanek stanowiących podstawę wyłączenia od udziału w posiedzeniach Zespołu do spraw samooceny ryzyka nadużyć finansowych.

2. W przypadku stwierdzenia przez danego członka Zespołu, że nie może on dotrzymać zapisów deklaracji poufności Członka Zespołu do spraw samooceny ryzyka nadużyć finansowych lub oświadczenia o braku przesłanek stanowiących podstawę wyłączenia od udziału w posiedzeniach Zespołu do spraw samooceny ryzyka nadużyć finansowych, niezwłocznie zgłasza on ten fakt Przewodniczącemu Zespołu.

3.Członek Zespołu, który nie podpisał deklaracji poufności Członka Zespołu do spraw samooceny ryzyka nadużyć finansowych lub oświadczenia o braku przesłanek stanowiących podstawę wyłączenia od udziału w posiedzeniach Zespołu do spraw samooceny ryzyka nadużyć finansowych oraz w przypadku wskazanym w ust. 2, podlega wyłączeniu z udziału w pracach Zespołu. Informacja o tym, wraz z notatką sporządzoną przez zgłaszającego jest zawierana w Protokole z posiedzenia Zespołu.

4. Do podpisania deklaracji poufności Członka Zespołu do spraw samooceny ryzyka nadużyć finansowych, jest zobowiązany również pracownik Departamentu Rybołówstwa realizujący zadania Sekretariatu Zespołu. Przepis ust. 1-3 stosuje się odpowiednio.

5. Do zastępcy członka Zespołu stosuje się przepisy ust. 1-3.

§ 6. Postanowienia końcowe

W zakresie nieuregulowanym w niniejszym Regulaminie stosuje się Wytyczne Komisji Europejskiej dla państw członkowskich i organów zarządzających programami w sprawie ryzyka nadużyć finansowych oraz skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych z dnia 16 czerwca 2014 r. (EGESIF_14-021-00-16/06/2014).