Dzienniki Urzędowe - rok 2016 poz. 15

Na podstawie art. 290 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.²⁾) w związku z § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2009 r. w sprawie komitetu audytu (Dz. U. Nr 226, poz. 1826) zarządza się, co następuje:

1) gospodarka morska;

2) rybołówstwo;

3) żegluga śródlądowa.

¹⁾ Minister Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej kieruje działami administracji rządowej: gospodarka morska, rybołówstwo oraz żegluga śródlądowa na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 17 listopada 2015 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej (Dz. U. poz. 1909 i 2091).

²⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 938, 1646, z 2014 r. poz. 379, 911, 1146, 1626, 1877, z 2015 r. poz. 238, 532, 1045, 1117, 1130, 1189, 1190, 1269, 1358, 1513, 1830, 1854, 1890, 2150, z 2016 r. poz. 195.

Załącznik do zarządzenia Nr 16
Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej
z dnia 5 lipca 2016 r.

REGULAMIN KOMITETU AUDYTU

§ 1.

Komitet audytu, zwany dalej „Komitetem”, pełni funkcję doradczą na rzecz Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej, zwanego dalej „Ministrem”, w celu zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego.

§ 2.

1. Do zadań Komitetu należy w szczególności:

1) sygnalizowanie istotnych ryzyk w Ministerstwie Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej, zwanym dalej „Ministerstwem” oraz w jednostkach w działach;

2) sygnalizowanie istotnych słabości kontroli zarządczej oraz proponowanie jej usprawnień;

3) wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach;

4) przegląd istotnych wyników audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach w działach oraz monitorowanie ich wdrożenia;

5) przegląd sprawozdań z wykonania rocznych planów audytu wewnętrznego oraz z oceny kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach;

6) monitorowanie efektywności pracy audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach, w tym przeglądanie wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego;

7) wyrażanie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego.

2. Komitet składa do końca lutego każdego roku sprawozdanie z realizacji zadań w roku poprzednim – Ministrowi oraz Ministrowi Finansów, które podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej.

§ 3.

1. Posiedzenia Komitetu odbywają się co najmniej raz na kwartał.

2. Posiedzenie Komitetu zwołuje Przewodniczący Komitetu, z własnej inicjatywy lub na wniosek członków niezależnych Komitetu.

3. Zawiadomienie o terminie posiedzenia Komitetu wraz z porządkiem obrad oraz niezbędnymi materiałami są przekazywane członkom Komitetu pocztą tradycyjną lub elektroniczną, nie później niż 7 dni przed terminem posiedzenia.

§ 4.

1. Pracami Komitetu kieruj e Przewodniczący Komitetu.

2. W razie nieobecności Przewodniczącego Komitetu na posiedzeniu, zastępuje go członek Komitetu – przedstawiciel Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego.

3. Jeśli przedstawiciel Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego, nie może wziąć udziału w posiedzeniu, Przewodniczącego Komitetu zastępuje, wyznaczony przez Przewodniczącego członek niezależny Komitetu.

4. Do zadań Przewodniczącego Komitetu należy w szczególności:

1) ustalanie planu pracy Komitetu;

2) wyznaczanie terminów i miejsca oraz określanie porządku posiedzeń;

3) informowanie Ministra o zadaniach realizowanych przez Komitet;

4) podpisywanie protokołów z posiedzeń Komitetu oraz sprawozdania z realizacji zadań Komitetu.

§ 5.

1. Do obowiązków członków Komitetu należy w szczególności:

1) udział w pracach Komitetu;

2) współpraca z komórką audytu wewnętrznego w Ministerstwie w zakresie przewidzianym ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

§ 6.

1. Obsługę organizacyjną Komitetu zapewnia Biuro Kontroli i Audytu Wewnętrznego.

2. W posiedzeniach Komitetu, bierze udział przedstawiciel Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego – członek Komitetu oraz wyznaczony przez niego sekretarz Komitetu.

3. W razie nieobecności przedstawiciela Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego – członka Komitetu, przedstawiciel ten może wyznaczyć do udziału w posiedzeniu pracownika Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego.

4. W posiedzeniach Komitetu mogą uczestniczyć osoby zaproszone przez Przewodniczącego Komitetu lub członków Komitetu, niewchodzące w skład Komitetu.

5. W przypadku braku możliwości udziału w posiedzeniu Komitetu, członek Komitetu powinien zawiadomić o tym Przewodniczącego Komitetu.

6. Członek Komitetu, który nie może uczestniczyć w posiedzeniu Komitetu może nadesłać pisemne oceny lub opinie w zakresie objętym porządkiem obrad.

§ 7.

1. Po posiedzeniach Komitetu sporządzany jest protokół podpisywany przez Przewodniczącego lub zastępującego go przedstawiciela Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego – członka Komitetu.

2. Uczestnicy posiedzenia Komitetu potwierdzają swoją obecność podpisem na liście obecności.

3. Protokół zawiera:

1) kolejny numer posiedzenia;

2) datę posiedzenia;

3) porządek obrad;

4) imiona i nazwiska osób uczestniczących w posiedzeniu;

5) przebieg posiedzenia, w tym podjęte ustalenia,

6) datę sporządzenia protokołu.

4. Protokoły z posiedzeń Komitetu przechowuje Biuro Kontroli i Audytu Wewnętrznego.

5. Sporządzone przez Komitet – w związku z wykonywaniem zadań – analizy, oceny, informacje, wnioski z przeglądów oraz raporty, są dokumentowane w formie papierowej i akceptowane przez Przewodniczącego Komitetu.

6. Dokumentację, o której mowa w ust. 5, gromadzi i przechowuje Biuro Kontroli i Audytu Wewnętrznego.

§ 8.

1. Komitet podejmuje decyzje w formie uchwał.

2. Uchwały Komitetu są podejmowane zwykłą większością głosów, w głosowaniu jawnym. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos Przewodniczącego lub zastępującego go przedstawiciela Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego.

3. Uchwały podpisuje Przewodniczący Komitetu lub zastępujący go przedstawiciel Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego.

4. Członek niezależny Komitetu ma prawo zgłosić zdanie odrębne do uchwały, które jest odnotowane w protokole.

5. Sekretarz Komitetu doręcza członkom Komitetu protokół z posiedzenia oraz podjęte uchwały w formie papierowej za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub pocztą elektroniczną, nie później niż 14 dni od dnia posiedzenia.

6. Wynagrodzenie członków niezależnych Komitetu jest wypłacane na wniosek członka Komitetu – przedstawiciela Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego, na podstawie listy obecności na posiedzeniach Komitetu i informacji o liczbie posiedzeń Komitetu w danym kwartale, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie komitetu audytu.

7. Wynagrodzenie jest wypłacane nie później niż 14 dni po zakończeniu danego kwartału.

§ 9.

1. Komitet w sprawach wynikających z realizowanych przez niego zadań współpracuje z Ministrem Finansów w zakresie koordynacji audytu wewnętrznego w jednostkach w działach.

2. Członkowie Komitetu, w związku z wykonywaniem zadań określonych w § 2 ust. 1, mają prawo dostępu do planów audytu wewnętrznego, sprawozdań z wykonania planów audytu wewnętrznego oraz innych dokumentów, informacji i materiałów związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach w działach.

3. Członkowie Komitetu, w związku z realizacją zadań wymienionych w § 2 ust. 1, współpracują z kierownikiem komórki audytu wewnętrznego i audytorami wewnętrznymi w Biurze Kontroli i Audytu Wewnętrznego.

4. Pracownicy Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego oraz pozostali pracownicy Ministerstwa (w miarę potrzeb), a także audytorzy wewnętrzni i pozostali pracownicy w jednostkach w działach są obowiązani współpracować z Komitetem w związku z realizacją zadań wymienionych w § 2 ust. 1.

5. Materiały, o których mowa w ust. 1, są przekazywane członkom Komitetu za pośrednictwem Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego.

6. Komitet rozpatruje pisemne wnioski kierownika komórki audytu wewnętrznego.

§ 10.

1. Komitet, na pisemny wniosek Dyrektora Generalnego Ministerstwa lub kierowników jednostek w działach, wyraża zgodę na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu w Ministerstwie oraz kierowników komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w działach.

2. Postępowanie w sprawach, o których mowa w ust. 1 prowadzi się z udziałem odpowiednio Dyrektora Generalnego Ministerstwa lub kierownika jednostki oraz kierownika komórki audytu w Ministerstwie oraz kierownika komórki audytu wewnętrznego w jednostce w dziale, którego sprawa dotyczy.

3. Osoby biorące udział w postępowaniu w sprawach, o których mowa w ust. 1, mają zapewnioną możliwość swobodnego wyrażania opinii oraz przedstawiania stanowiska w sprawie.

4. Członkowie niezależni Komitetu, przed przystąpieniem do rozpatrywania wniosku, o którym mowa w ust. 1, składają Przewodniczącemu oświadczenie o braku konfliktu interesów. Jeżeli uczestnictwo członka niezależnego Komitetu w sprawach, o których mowa w ust. 1, powoduje konflikt interesów, Przewodniczący wyłącza go z głosowania.

5. Podejmując decyzję w sprawach, o których mowa w ust. 1, Komitet bierze pod uwagę, w szczególności opinie lub stanowisko, o którym mowa w ust. 3, oraz oceny, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt. 6, a także inne dokumenty, które mogą wpłynąć na ocenę pracy kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz kierowników komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w działach.