Dzienniki Urzędowe - rok 2016 poz. 46

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3, w związku z art. 68 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.²⁾) zarządcza się, co następuje:

Minister Infrastruktury i Budownictwa: A. Adamczyk

¹⁾ Minister Infrastruktury i Budownictwa kieruje działami administracji rządowej budownictwo, planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo, łączność, transport, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 17 listopada 2015 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Infrastruktury i Budownictwa (Dz. U. poz. 1907 i 2094).

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 938 i 1646, z 2014 r. poz. 379, 911, 1146, 1626 i 1877, z 2015 r. poz. 238, 532, 1045, 1117, 1130, 1189, 1190, 1269, 1358, 1513, 1830, 1830, 1854, 1890 i 2150 oraz z 2016 r. poz. 195.

Załącznik do zarządzenia nr 19
Ministra Infrastruktury i Budownictwa
z dnia 16 czerwca 2016 r. (poz. 46)

OPIS SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ W MINISTERSTWIE INFRASTRUKTURY I BUDOWNICTWA

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Ilekroć jest mowa o:

1) Ministrze – należy przez to rozumieć Ministra Infrastruktury i Budownictwa;

2) Ministerstwie – należy przez to rozumieć Ministerstwo Infrastruktury i Budownictwa;

3) członkach kierownictwa Ministerstwa – należy przez to rozumieć Ministra, Sekretarza Stanu, Podsekretarza Stanu oraz Dyrektora Generalnego;

4) działach – należy przez to rozumieć działy administracji rządowej: budownictwo, planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo, łączność, transport, w rozumieniu ustawy z dnia 4 września 1997 r. o działach administracji rządowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 543), którymi kieruje Minister na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 17 listopada 2015 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Infrastruktury i Budownictwa (Dz. U. poz. 1907 i 2094);

5) istotności ryzyka – należy przez to rozumieć ocenę ryzyka wyliczaną jako iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i jego wpływu na działalność Ministerstwa;

6) jednostce w dziale – należy przez to rozumieć wszystkie objęte kontrolą zarządczą jednostki organizacyjne i organy podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane;

7) kierującym komórką organizacyjną Ministerstwa – należy przez to rozumieć dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa lub kierującego pracą komórki organizacyjnej Ministerstwa;

8) komitecie audytu – należy przez to rozumieć komitet audytu powołany przez Ministra dla działów;

9) komórce organizacyjnej Ministerstwa – należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną wchodzącą w skład Ministerstwa zgodnie ze statutem Ministerstwa;

10) komórce organizacyjnej Ministerstwa nadzorującej jednostkę w dziale – należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Ministerstwa, której na podstawie regulaminu organizacyjnego Ministerstwa powierzono zadania sprawowania, w imieniu Ministra, nadzoru nad jednostką w dziale;

11) koordynatorze kontroli zarządczej – należy przez to rozumieć Dyrektora Biura Ministra;

12) oświadczeniu o stanie kontroli zarządczej – należy przez to rozumieć oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni, sporządzone zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

13) planie działalności Ministra – należy przez to rozumieć plan działalności Ministra na rok następny, sporządzony zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

14) planie działalności komórki organizacyjnej Ministerstwa – należy przez to rozumieć cele i zadania komórki organizacyjnej Ministerstwa określone w rocznej perspektywie, które w szczególności powinny być powiązane z celami ujętymi w planie działalności Ministra na dany rok;

15) ryzyku – należy przez to rozumieć prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia, które będzie miało negatywny wpływ na realizację zaplanowanych celów i zadań;

16) ryzyku kluczowym – należy przez to rozumieć ryzyko, mogące spowodować niezrealizowanie celów i zadań określonych w planie działalności Ministra lub zagrażające ich realizacji, którego istotność przyjmuje wartość od 16 do 25 punktów;

17) rejestr ryzyk kluczowych – wyciąg z rejestru ryzyk, zawierający wyłącznie zidentyfikowane w komórce organizacyjnej Ministerstwa ryzyka kluczowe;

18) samoocenie – należy przez to rozumieć proces, w którym dokonywana jest ocena funkcjonowania systemu kontroli zarządczej;

19) sprawozdaniu z wykonania planu działalności Ministra – należy przez to rozumieć sprawozdanie z wykonania planu działalności za rok poprzedni, sporządzone zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

20) ustawie o finansach publicznych – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

§ 2. Kontrolę zarządczą w Ministerstwie stanowi ogół działań podejmowanych przez członków kierownictwa Ministerstwa oraz komórki organizacyjne Ministerstwa we wszystkich rodzajach ich aktywności, które są konieczne dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

Rozdział 2

Zakresy odpowiedzialności

§ 3. 1. Minister jest odpowiedzialny za zapewnienie adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz w działach.

2. Członkowie kierownictwa Ministerstwa nadzorują funkcjonowanie kontroli zarządczej w komórkach organizacyjnych Ministerstwa i jednostkach w dziale, wobec których wykonują czynności nadzorcze, zgodnie z zarządzeniem Ministra w sprawie ustalenia podziału pracy w kierownictwie Ministerstwa, w szczególności:

1) przygotowują oświadczenie o stanie kontroli zarządczej;

2) zatwierdzają plany działalności komórek organizacyjnych Ministerstwa.

3. Zespół Audytu Wewnętrznego w Ministerstwie dokonuje systematycznej, niezależnej i obiektywnej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz przeprowadza w tym celu zadania audytowe.

4. Komitet audytu świadczy doradztwo na rzecz Ministra w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz w jednostkach w dziale, w szczególności przez sygnalizowanie istotnych słabości kontroli zarządczej oraz proponowanie jej usprawnień.

5. Kierujący komórką organizacyjną Ministerstwa wykonuje zadania związane z funkcjonowaniem kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej Ministerstwa, w szczególności:

1) opracowuje propozycje celów i zadań do planu działalności Ministra;

2) sporządza plan działalności komórki organizacyjnej Ministerstwa oraz przedstawia go do zatwierdzenia członkowi kierownictwa Ministerstwa nadzorującemu komórkę organizacyjną Ministerstwa, w terminie do dnia 20 stycznia każdego roku;

3) monitoruje realizację celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra oraz w planie działalności komórki organizacyjnej Ministerstwa i zarządza ryzykiem;

4) przeprowadza samoocenę w kierowanej komórce organizacyjnej Ministerstwa;

5) przygotowuje oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w kierowanej komórce organizacyjnej Ministerstwa;

6) zapewnia dokumentowanie procesów związanych z funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej w kierowanej komórce organizacyjnej Ministerstwa.

6. Pracownicy Ministerstwa są zaangażowani w procesy kontroli zarządczej i odpowiadają za ich realizację w zakresie swoich kompetencji.

§ 4. 1. Koordynator kontroli zarządczej realizuje zadania związane z koordynowaniem działań w obszarze kontroli zarządczej w Ministerstwie, w tym odpowiada za:

1) przygotowanie projektu, a następnie sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra;

2) przygotowanie informacji o postępach w realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra, ewentualnych zagrożeniach i podjętych lub proponowanych środkach zaradczych, na koniec II i III kwartału;

3) koordynację procesu zarządzania ryzykiem w Ministerstwie;

4) koordynację procesu samooceny;

5) przygotowanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej;

6) dokonywanie okresowych przeglądów systemu kontroli zarządczej.

Rozdział 3

Misja i cele strategiczne Ministerstwa

§ 5. 1. Ministerstwo działa w oparciu o misję oraz w ramach wyznaczonych celów strategicznych Ministerstwa.

2. Za koordynację opracowania i aktualizacji opisu misji oraz celów strategicznych Ministerstwa odnoszących się do działów odpowiada Biuro Ministra.

Rozdział 4

Przygotowanie planu działalności Ministra

§ 6. 1. Plan działalności Ministra opracowuje się zgodnie z celami strategicznymi, założeniami i priorytetami Ministerstwa i działów, w szczególności przyjętymi przy planowaniu budżetu państwa w układzie zadaniowym.

2. Do dnia 5 października każdego roku Departament Budżetu przekazuje kierującym komórkami organizacyjnymi Ministerstwa i kierownikom jednostek w dziale, za pośrednictwem komórek organizacyjnych Ministerstwa nadzorujących jednostki w dziale, informacje o celach i miernikach na poziomie zadań, przyjętych do projektu budżetu państwa w układzie zadaniowym na rok następny.

3. Kierujący komórką organizacyjną Ministerstwa, w terminie do dnia 10 października każdego roku, opracowuje propozycje celów i zadań do planu działalności Ministra, uwzględniając zgodnie z właściwością zadania jednostek w dziale, według wzoru określonego w załączniku nr 1, i przekazuje propozycje do koordynatora kontroli zarządczej.

4. Na podstawie propozycji celów i zadań do planu działalności Ministra, koordynator kontroli zarządczej przygotowuje projekt planu działalności Ministra.

5. Koordynator kontroli zarządczej, w terminie do 15 października każdego roku, przekazuje opracowany projekt planu działalności Ministra do kierujących komórkami organizacyjnymi Ministerstwa i kierowników jednostek w dziale, za pośrednictwem komórek organizacyjnych Ministerstwa nadzorujących jednostki w dziale, w celu jego zaopiniowania.

6. Komórki organizacyjne Ministerstwa, w terminie do 22 października każdego roku, przekazują uwagi do projektu planu działalności Ministra lub informację o akceptacji przedmiotowego projektu, zatwierdzoną przez właściwego członka kierownictwa Ministerstwa, z zastrzeżeniem ust. 7.

7. Kierujący komórką organizacyjną Ministerstwa nadzorującą jednostkę w dziale, po rozpatrzeniu uwag zgłoszonych przez kierownika jednostki w dziale i uzyskaniu akceptacji zajętego stanowiska przez nadzorującego członka kierownictwa Ministerstwa, przekazuje do koordynatora kontroli zarządczej zgłoszone uwagi lub informację o nieuwzględnieniu tych uwag.

8. Po analizie uwag i ich ewentualnym uwzględnieniu, koordynator kontroli zarządczej przekazuje projekt planu działalności Ministra do uzgodnienia członkom kierownictwa Ministerstwa.

9. Uzgodniony z członkami kierownictwa Ministerstwa projekt planu działalności Ministra koordynator kontroli zarządczej przedkłada do akceptacji Ministra i w terminie do dnia 31 października każdego roku przekazuje projekt planu działalności Ministra Prezesowi Rady Ministrów.

10. W przypadku braku uwag Prezesa Rady Ministrów do projektu planu działalności Ministra koordynator kontroli zarządczej przedkłada projekt do podpisu Ministra.

11. W przypadku zgłoszenia uwag do projektu planu działalności Ministra przez Prezesa Rady Ministrów koordynator kontroli zarządczej ponownie uzgadnia z członkami kierownictwa Ministerstwa projekt planu działalności Ministra.

12. Uzgodniony z członkami kierownictwa Ministerstwa projekt planu działalności Ministra, koordynator kontroli zarządczej przedkłada do podpisu Ministra.

13. Koordynator kontroli zarządczej publikuje podpisany przez Ministra plan działalności Ministra w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa.

Rozdział 5

Zarządzanie ryzykiem

§ 7. 1. Komórka organizacyjna Ministerstwa jest obowiązana do dokonywania systematycznego przeglądu swoich działań, w szczególności w odniesieniu do celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra, w celu identyfikacji i analizy ryzyk.

2. W procesie identyfikacji ryzyka należy uwzględnić w szczególności ryzyka:

1) związane ze zmianami zachodzącymi w Ministerstwie lub jego otoczeniu;

2) związane z systemami informatycznymi;

3) o charakterze finansowym, w tym ryzyka nadużyć finansowych oraz korupcji;

4) zagrażające wizerunkowi Ministerstwa jako urzędu administracji publicznej sprawnego i przyjaznego obywatelom;

5) związane z procesem decyzyjnym w Unii Europejskiej.

3. W procesie identyfikacji i analizy ryzyka wykorzystuje się ustalenia audytów i kontroli wewnętrznych, audytów i kontroli zewnętrznych, wyniki samooceny dokonywanej przez komórki organizacyjne Ministerstwa oraz wszelkie inne źródła informacji.

§ 8. 1. Identyfikacja i analiza ryzyka jest przeprowadzana co najmniej dwa razy w roku, w sposób i w terminie umożliwiającym dotrzymanie terminów określonych w § 10 ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.

2. Jeżeli plan działalności Ministra nie zostanie zatwierdzony w terminie do dnia 20 stycznia danego roku, komórki organizacyjne Ministerstwa przeprowadzają identyfikację i analizę ryzyka w oparciu o projekt planu działalności Ministra.

3. Jeżeli plan działalności komórki organizacyjnej Ministerstwa nie zostanie zatwierdzony w terminie do dnia 20 stycznia danego roku, komórki organizacyjne Ministerstwa przeprowadzają identyfikację i analizę ryzyka w oparciu o projekt tego planu.

§ 9. 1. W przypadku każdego zidentyfikowanego ryzyka należy określić jego wpływ na realizację celów i zadań Ministerstwa oraz prawdopodobieństwo jego wystąpienia i zaplanować działania zaradcze.

2. Do szacowania prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka stosuje się poniższą skalę:

3. Do szacowania wpływu na realizację celów Ministerstwa stosuje się poniższą skalę:

4. Ryzyko o istotności od 1 do 9 punktów jest ryzykiem akceptowalnym, co oznacza brak obowiązku podejmowania działań ograniczających jego istotność.

5. Ryzyko o istotności od 10 do 25 punktów wymaga zaplanowania i podjęcia dodatkowych działań ograniczających jego istotność do poziomu akceptowalnego, z zastrzeżeniem ust. 7.

6. Działania w odniesieniu do ryzyk, o których mowa w ust. 5, mogą polegać na:

1) przeniesieniu ryzyka w całości lub części na inny podmiot;

2) wycofaniu się z działań, które wiążą się z ryzykiem;

3) minimalizowaniu ryzyka poprzez podjęcie działań mających na celu zmniejszenie istotności ryzyka, w tym wzmocnienie mechanizmów kontroli w ramach realizowanego celu.

7. W przypadku, gdy istnieją trudności lub ograniczenia w przeciwdziałaniu ryzyku, a także gdy koszty podjętych działań mogą przekroczyć przewidywalne korzyści, działanie, o którym mowa w ust. 5, może polegać na tolerowaniu ryzyka.

8. Wszystkie zidentyfikowane ryzyka należy opisać w Rejestrze ryzyk, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 2.

9. Kopię Rejestru ryzyk wraz z opisem komórki organizacyjne Ministerstwa przekazują niezwłocznie do Departamentu Kontroli.

§ 10. 1. Komórka organizacyjna Ministerstwa, w terminie odpowiednio do dnia 20 stycznia i 25 lipca każdego roku, przesyła do koordynatora kontroli zarządczej, zatwierdzony przez nadzorującego daną komórkę organizacyjną członka kierownictwa Ministerstwa, wyciąg z Rejestru ryzyk, oraz rejestr ryzyk kluczowych.

2. W przypadku braku zidentyfikowania ryzyk kluczowych, komórka organizacyjna Ministerstwa przesyła w tym zakresie informację do koordynatora kontroli zarządczej, w terminie określonym w ust. 1.

3. Koordynator kontroli zarządczej opracowuje projekt Rejestru ryzyk kluczowych zidentyfikowanych w Ministerstwie.

4. Projekt Rejestru ryzyk kluczowych zidentyfikowanych w Ministerstwie przekazywany jest członkom Zespołu do spraw oceny ryzyka, o którym mowa w § 12, w terminie 15 dni po upływie terminów, o których mowa w ust. 1.

§ 11. 1. W skład Zespołu do spraw oceny ryzyka, zwanego dalej „Zespołem”, wchodzą:

1) kierujący pracami Zespołu – koordynator kontroli zarządczej;

2) członkowie Zespołu:

a) dyrektor Departamentu Kontroli;

b) dyrektor Departamentu Budżetu;

c) dyrektor Biura Dyrektora Generalnego.

2. Kierujący pracami Zespołu oraz członkowie Zespołu mogą w ramach zastępstwa wyznaczyć osobę do uczestnictwa w pracach Zespołu.

3. Do zadań Zespołu należy w szczególności:

1) analiza projektu Rejestru ryzyk kluczowych zidentyfikowanych w Ministerstwie, w tym pod względem poprawności oszacowania ryzyka, skutkującego jego klasyfikacją jako kluczowego;

2) inicjowanie zmiany projektu Rejestru ryzyk kluczowych zidentyfikowanych w Ministerstwie;

3) wypracowanie stanowiska w zakresie ostatecznej wersji Rejestru ryzyk kluczowych zidentyfikowanych w Ministerstwie.

4. Zespół podejmuje rozstrzygnięcia na posiedzeniach lub w trybie obiegowym.

5. Na uzgodniony z pozostałymi członkami Zespołu wniosek kierującego pracami Zespołu lub członka Zespołu, możliwy jest udział w pracach Zespołu przedstawicieli innych komórek organizacyjnych Ministerstwa, właściwych ze względu na merytoryczne oddziaływanie zidentyfikowanego ryzyka, w celu konsultacji i wypracowania stanowiska.

6. W przypadku rozbieżności zdań między członkami Zespołu, ich stanowiska są dokumentowane, a jako rozstrzygające traktuje się stanowisko kierującego pracami Zespołu.

7. Zespół uzgadnia ostateczne stanowisko w terminie odpowiednio do dnia 10 lutego i 16 sierpnia każdego roku.

8. Obsługę administracyjną Zespołu, w tym protokołowanie rozstrzygnięć podejmowanych przez Zespół, zapewnia koordynator kontroli zarządczej.

§ 12. 1. Koordynator kontroli zarządczej, po sporządzeniu Rejestru ryzyk kluczowych zidentyfikowanych w Ministerstwie, uwzględniającego wyniki prac Zespołu, przedstawia go niezwłocznie członkom kierownictwa Ministerstwa.

2. Kopia Rejestru ryzyk kluczowych zidentyfikowanych w Ministerstwie przekazywana jest do komitetu audytu za pośrednictwem Departamentu Kontroli oraz do wiadomości kierujących komórkami organizacyjnymi Ministerstwa.

Rozdział 6

Monitorowanie realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra i przygotowanie sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra

§ 13. 1. Monitorowanie realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra lub w planie działalności komórki organizacyjnej Ministerstwa następuje według stanu na koniec II, III i IV kwartału danego roku.

2. Kierujący komórką organizacyjną Ministerstwa przekazuje do koordynatora kontroli zarządczej, w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po zakończeniu II i III kwartału danego roku, informację o poziomie realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra, według wzoru określonego w załączniku nr 3, a w przypadku gdy istnieje zagrożenie dla osiągnięcia przyjętych celów lub gdy zadania nie są prawidłowo realizowane, dołącza do informacji stosowne wyjaśnienia oraz propozycje działań zapobiegawczych lub naprawczych.

3. Informację o postępach w realizacji wyznaczonych celów i zadań ujętych w planie działalności komórki organizacyjnej Ministerstwa, według wzoru określonego w załączniku nr 4, kierujący komórką organizacyjną Ministerstwa przedstawia nadzorującemu daną komórkę organizacyjną członkowi kierownictwa Ministerstwa, w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po zakończeniu II i III kwartału danego roku. W przypadku, gdy istnieje zagrożenie dla osiągnięcia przyjętych celów lub gdy zadania nie są prawidłowo realizowane, do informacji dołączane są stosowne wyjaśnienia oraz propozycje działań zapobiegawczych lub naprawczych.

4. Koordynator kontroli zarządczej, w terminie do końca miesiąca następującego po zakończeniu II i III kwartału danego roku, przygotowuje informację o postępach w realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra oraz ewentualnych zagrożeniach podjętych lub proponowanych środkach zaradczych, i przedstawiają do wiadomości członkom kierownictwa Ministerstwa.

5. Informację za IV kwartał danego roku o postępach w realizacji wyznaczonych celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra, według wzoru określonego w załączniku nr 3, kierujący komórką organizacyjną Ministerstwa przedstawia koordynatorowi kontroli zarządczej, w terminie do dnia 20 marca każdego roku. Informacja ta stanowi podstawę do przygotowania sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra.

6. Informację za IV kwartał danego roku o postępach w realizacji wyznaczonych celów i zadań ujętych w planie działalności komórki organizacyjnej Ministerstwa, według wzoru określonego w załączniku nr 4, kierujący komórką organizacyjną przedstawia nadzorującemu daną komórkę organizacyjną członkowi kierownictwa Ministerstwa, w terminie do dnia 10 marca każdego roku.

7. Informacje, o których mowa w ust. 3 i 6, kierujący komórką organizacyjną Ministerstwa przedstawia także do wiadomości koordynatorowi kontroli zarządczej.

8. Koordynator kontroli zarządczej, w terminie do dnia 10 kwietnia każdego roku, opracowuje projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra oraz przekazuje go do uzgodnienia członkom kierownictwa Ministerstwa.

9. Uzgodniony z członkami kierownictwa Ministerstwa projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra, koordynator kontroli zarządczej przedkłada do podpisu Ministra.

10. Koordynator kontroli zarządczej publikuje podpisane przez Ministra sprawozdanie z wykonania planu działalności Ministra w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa.

Rozdział 7

Samoocena i monitorowanie systemu kontroli zarządczej u Ministerstwie

§ 14. 1. Samoocena jest przeprowadzana co najmniej raz w roku przez kierujących komórkami organizacyjnymi Ministerstwa, ich zastępców, naczelników wydziałów, osoby kierujące zespołami lub samodzielnymi stanowiskami oraz wybranych losowo pracowników Ministerstwa.

2. Proces samooceny przeprowadza się z wykorzystaniem ankiet i arkusza ocen, których wzory, w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku, określa każdorazowo koordynator kontroli zarządczej.

3. Osoby, o których mowa w ust. 1, dokonują oceny poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej według skali określonej w ankietach i przekazują kierującemu komórką organizacyjną Ministerstwa.

4. Kierujący komórką organizacyjną Ministerstwa opracowuje wyniki samooceny w formie opisowej, uwzględniając:

1) ogólną ocenę funkcjonowania systemu kontroli zarządczej;

2) zidentyfikowane słabości kontroli zarządczej, jeżeli takie zostały zidentyfikowane;

3) proponowane działania naprawcze, w przypadku zidentyfikowania słabości kontroli zarządczej.

5. Opracowane wyniki samooceny, o których mowa w ust. 4, kierujący komórką organizacyjną Ministerstwa przekazuje do koordynatora kontroli zarządczej, w terminie do dnia 28 lutego każdego roku.

6. Koordynator kontroli zarządczej, na podstawie otrzymanych informacji od kierujących komórkami organizacyjnymi Ministerstwa, opracowuje podsumowanie wyników samooceny, które przekazuje do wiadomości członkom kierownictwa Ministerstwa oraz komitetowi audytu za pośrednictwem Departamentu Kontroli, w terminie do dnia 15 marca każdego roku.

§ 15. 1. Kierujący komórką organizacyjną Ministerstwa jest zobowiązany do bieżącego monitorowania poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej w ramach realizowanych zadań.

2. Kierujący komórką organizacyjną Ministerstwa, w zakresie swojego działania, wykorzystuje zgłaszane przez pracowników informacje dotyczące możliwości usprawnienia systemu kontroli zarządczej.

Rozdział 8

Sporządzenie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej

§ 16. Proces uzyskiwania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej realizowany jest na 3 poziomach:

1) kierujących komórkami organizacyjnymi Ministerstwa oraz kierowników jednostek w dziale;

2) członków kierownictwa Ministerstwa;

3) Ministra.

§ 17. 1. Kierujący komórką organizacyjną Ministerstwa sporządza oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej Ministerstwa, według wzoru określonego w załączniku nr 5, wraz z uzasadnieniem.

2. Uzasadnienie, o którym mowa w ust. 1, zawiera omówienie:

1) działań dotyczących monitorowania poszczególnych elementów kontroli zarządczej, w tym monitorowania celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra lub w planie działalności komórki organizacyjnej Ministerstwa;

2) wyników samooceny;

3) informacji uzyskanych w procesie zarządzania ryzykiem;

4) wyników audytów zewnętrznych i wewnętrznych oraz kontroli zewnętrznych i wewnętrznych.

3. Komórka organizacyjna Ministerstwa nadzorująca jednostkę w dziale występuje do kierownika danej jednostki o przedłożenie, w terminie do dnia 15 marca każdego roku, oświadczenia o stanie kontroli zarządczej wraz z uzasadnieniem.

4. Kierujący komórką organizacyjną Ministerstwa, w terminie do dnia 20 marca każdego roku, przedkłada oświadczenia, o którym mowa w ust. 1 i 3, członkowi kierownictwa Ministerstwa nadzorującemu daną komórkę organizacyjną Ministerstwa.

5. Dokumentacja, o której mowa w ust. 4, jest zwracana do komórek organizacyjnych Ministerstwa i przechowywana w aktach sprawy.

§ 18. 1.Członek kierownictwa Ministerstwa może wskazać komórkę organizacyjną Ministerstwa, która sporządzi oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, w zakresie kompetencji członka kierownictwa Ministerstwa.

2. Członek kierownictwa Ministerstwa składa oświadczenie o stanie kontroli zarządczej Ministrowi, według wzoru określonego w załączniku nr 6, za pośrednictwem koordynatora kontroli zarządczej, w terminie do dnia 31 marca każdego roku.

§ 19. 1. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej jest przygotowywane z wykorzystaniem:

1) oświadczeń o stanie kontroli zarządczej członków kierownictwa Ministerstwa;

2) sprawozdania z realizacji planu działalności Ministra;

3) wyników samooceny.

2. Koordynator kontroli zarządczej, w terminie do dnia 15 kwietnia każdego roku, przedkłada Ministrowi do podpisu oświadczenie o stanie kontroli zarządczej wraz z oświadczeniami złożonymi przez członków kierownictwa Ministerstwa.

3. Koordynator kontroli zarządczej zamieszcza podpisane przez Ministra oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa.

§ 20. Załączniki:

1) Załącznik nr 1 – Wzór propozycji celów szczegółowych do ujęcia w planie działalności Ministra w roku następnym, wraz z nazwą miernika określającą stopień realizacji celu, planowaną wartością do osiągnięcia, a także najważniejszymi zadaniami służącymi realizacji celu;

2) Załącznik nr 2 – Wzór rejestru ryzyk;

3) Załącznik nr 3 – Wzór informacji nt. stopnia realizacji wyznaczonych celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra;

4) Załącznik nr 4 – Wzór informacji nt. stopnia realizacji wyznaczonych celów i zadań ujętych w planie działalności komórki organizacyjnej Ministerstwa;

5) Załącznik nr 5 – Wzór oświadczenia o stanie kontroli zarządczej dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa;

6) Załącznik nr 6 – Wzór oświadczenia o stanie kontroli zarządczej członka kierownictwa Ministerstwa.

Załączniki
do Opisu systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie lnfrastruktury i Budownictwa

Załącznik nr 1

WZÓR – MAKSYMALNIE TRZY NAJWAŻNIEJSZE CELE SZCZEGÓŁOWE DO UJĘCIA W PLANIE DZIAŁALNOŚCI MINISTRA W ROKU NASTĘPNYM, WRAZ Z NAZWĄ MIERNIKA OKREŚLAJĄCĄ STOPIEŃ REALIZACJI CELU, PLANOWANĄ WARTOŚCIĄ DO OSIĄGNIĘCIA, A TAKŻE NAJWAŻNIEJSZYMI ZADANIAMI SŁUŻĄCYMI REALIZACJI CELU

Załącznik nr 2

WZÓR REJESTRU RYZYK

Załącznik nr 3

WZÓR – INFORMACJA NT. STOPNIA REALIZACJI WYZNACZONYCH CELÓW I ZADAŃ UJĘTYCH W PLANIE DZIAŁALNOŚCI MINISTRA

Załącznik nr 4

WZÓR – INFORMACJA NT. STOPNIA REALIZACJI WYZNACZONYCH CELÓW I ZADAŃ UJĘTYCH W PLANIE DZIAŁALNOŚCI KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ MINISTERSTWA