Dzienniki Urzędowe - rok 2020 poz. 28

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, z późn. zm.²⁾ ) zarządza się, co następuje:

Przepisy ogólne

1) Ministrze - należy przez to rozumieć Ministra Rozwoju;

2) Ministerstwie - należy przez to rozumieć Ministerstwo Rozwoju;

3) członkach kierownictwa Ministerstwa - należy przez to rozumieć Ministra, sekretarzy stanu, podsekretarzy stanu oraz dyrektora generalnego;

4) działach - należy przez to rozumieć działy administracji rządowej - budownictwo, planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo, gospodarka oraz turystyka, w rozumieniu ustawy z dnia 4 września 1997 r. o działach administracji rządowej (Dz. U. z 2020 r. poz. 1220);

5) istotności ryzyka - należy przez to rozumieć punktową ocenę ryzyka, wyliczaną zgodnie z wytycznymi Departamentu Kontroli i Audytu;

6) jednostce w dziale - należy przez to rozumieć jednostkę sektora finansów publicznych podległą Ministrowi lub przez niego nadzorowaną, lub jednostkę sektora finansów publicznych obsługującą organ podległy Ministrowi lub przez niego nadzorowany;

7) kierującym komórką organizacyjną - należy przez to rozumieć dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa lub kierującego pracą komórki organizacyjnej Ministerstwa;

8) komitecie audytu - należy przez to rozumieć komitet audytu, o którym mowa w art. 288 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, powołany przez Ministra dla działów;

9) komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć departament lub biuro, wchodzące w skład Ministerstwa, zgodnie ze statutem Ministerstwa;

10) komórce organizacyjnej nadzorującej jednostki w działach - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Ministerstwa, której na podstawie regulaminu organizacyjnego Ministerstwa powierzono zadania związane z nadzorem, w tym w zakresie organizacyjno-kadrowym, nad organami oraz jednostkami organizacyjnymi podległymi Ministrowi lub przez niego nadzorowanymi, z wyłączeniem wydziałów/zespołów w stałych przedstawicielstwach Rzeczypospolitej Polskiej przy organizacjach międzynarodowych za granicą;

11) oświadczeniu o stanie kontroli zarządczej - należy przez to rozumieć oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni, sporządzone zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

12) planie działalności - należy przez to rozumieć plan działalności Ministra lub plan działalności jednostki w dziale na rok następny, sporządzony zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

13) ryzyku - należy przez to rozumieć możliwość wystąpienia zdarzenia, które będzie miało negatywny wpływ na realizację celów i zadań określonych w planie działalności Ministra lub celów i zadań komórki organizacyjnej;

14) ryzyku kluczowym - należy przez to rozumieć ryzyko, mogące spowodować niezrealizowanie celów i zadań określonych w planie działalności Ministra lub celów i zadań komórki organizacyjnej, którego istotność przyjmuje wartość zgodną z wytycznymi Departamentu Kontroli i Audytu;

15) samoocenie - należy przez to rozumieć proces, w którym jest dokonywana ocena funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie;

16) sprawozdaniu z wykonania planu działalności - należy przez to rozumieć sprawozdanie z wykonania planu działalności Ministra lub jednostki w dziale za rok poprzedni, sporządzone zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

17) właścicielu ryzyka - należy przez to rozumieć kierującego komórką organizacyjną;

18) Zespole Audytu Wewnętrznego - należy przez to rozumieć komórkę wewnętrzną w Departamencie Kontroli i Audytu.

1) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania (Dz. U. poz. 1254);

2) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej (Dz. U. poz. 1581);

3) przepisami w sprawie szczegółowego sposobu, trybu i terminów opracowania materiałów do projektu ustawy budżetowej, wydanymi na podstawie art. 138 ust. 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

4) komunikatem nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 84);

5) komunikatem nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 11);

6) komunikatem nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 56);

7) szczegółowymi wytycznymi w zakresie kontroli zarządczej dla działów administracji rządowej - budownictwo, planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo, gospodarka oraz turystyka.

2. W ramach wykonywania kontroli zarządczej w Ministerstwie stosuje się procedury i wytyczne odnoszące się do wyznaczania celów i zadań oraz monitorowania ich realizacji, określone dla następujących elementów tej kontroli:

1) środowisko wewnętrzne;

2) cele i zarządzanie ryzykiem;

3) mechanizmy kontroli;

4) informacja i komunikacja;

5) monitorowanie i ocena.

3. Kontrola zarządcza w Ministerstwie jest dokumentowana. Dokumentację kontroli zarządczej stanowią obowiązujące w Ministerstwie wewnętrzne akty normatywne, w tym polityki, procedury, regulaminy, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników.

4. Procesy kontroli zarządczej realizowane są z wykorzystaniem systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD).

Zakresy odpowiedzialności

2. Członkowie kierownictwa Ministerstwa w szczególności:

1) nadzorują funkcjonowanie kontroli zarządczej w komórkach organizacyjnych i jednostkach w działach, wobec których wykonują czynności nadzorcze, zgodnie z zarządzeniem Ministra w sprawie ustalenia podziału pracy w kierownictwie Ministerstwa;

2) składają oświadczenie o stanie kontroli zarządczej;

3) akceptują Rejestr ryzyk kluczowych, zatwierdzany ostatecznie przez Ministra.

3. Zespół Audytu Wewnętrznego dokonuje systematycznej, niezależnej i obiektywnej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie, realizowanej w ramach zadań zapewniających oraz czynności doradczych.

4. Komitet audytu świadczy doradztwo na rzecz Ministra w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach, w szczególności przez sygnalizowanie istotnych słabości kontroli zarządczej oraz proponowanie jej usprawnień.

5. Kierujący komórką organizacyjną wykonuje zadania związane z funkcjonowaniem kontroli zarządczej w kierowanej komórce organizacyjnej, w szczególności:

1) opracowuje propozycje celów i zadań zgodnie z przyjętym planem działalności Ministra oraz odrębnymi przepisami, w tym właściwymi wewnętrznymi aktami normatywnymi w zakresie funkcjonujących w Ministerstwie systemów zarządzania;

2) monitoruje realizację celów i zadań;

3) zarządza ryzykiem w odniesieniu do zatwierdzonych celów i zadań;

4) przeprowadza samoocenę;

5) składa oświadczenie o stanie kontroli zarządczej.

6. Pracownicy Ministerstwa są zaangażowani w procesy kontroli zarządczej w zakresie określonym w zarządzeniu, regulaminie organizacyjnym Ministerstwa, wewnętrznych regulaminach organizacyjnych komórek organizacyjnych, opisach stanowisk pracy, udzielonych im pełnomocnictwach i upoważnieniach oraz innych wewnętrznych aktach normatywnych, a także odpowiadają za realizację tych procesów w zakresie swoich kompetencji.

7. Departament Analiz Gospodarczych odpowiada za:

1) opracowanie i aktualizację misji i celów strategicznych Ministerstwa odnoszących się do działów;

2) koordynację opracowania projektu, a następnie planu działalności Ministra;

3) koordynację opracowania sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni.

8. Komórka organizacyjna nadzorująca jednostki w działach:

1) występuje do jednostek w działach o przekazanie planów działalności, informacji w zakresie monitorowania realizacji celów i zadań ujętych w planach działalności, sprawozdań z wykonania planów działalności oraz oświadczeń o stanie kontroli zarządczej;

2) udostępnia komórce organizacyjnej sprawującej nadzór merytoryczny nad jednostkami w działach odwzorowania cyfrowe dokumentów wymienionych w pkt 1.

9. Departament Kontroli i Audytu odpowiada za koordynację procesu zarządzania ryzykiem w Ministerstwie, z wyłączeniem analizy ryzyka w zakresie bezpieczeństwa informacji.

10. Biuro Dyrektora Generalnego odpowiada za organizację procesu kontroli zarządczej w Ministerstwie, z wyłączeniem zadań realizowanych przez właściwe komórki organizacyjne, w tym:

1) koordynację corocznie przeprowadzanego procesu samooceny;

2) koordynację przygotowania oświadczenia Ministra o stanie kontroli zarządczej;

3) dokonywanie okresowych przeglądów procedur kontroli zarządczej.

11. W Ministerstwie tworzy się Zespół do spraw Zarządzania Ryzykiem i Samooceny, zwany dalej "Zespołem".

12. Zespół odpowiada za:

1) opiniowanie, z uwzględnieniem kontekstu funkcjonowania całego Ministerstwa, wyników analizy i oceny ryzyk oraz wyników analizy i oceny stosowanych mechanizmów kontroli, w tym pod względem prawidłowości realizacji procesu oszacowania istotności ryzyk i zaklasyfikowania ich jako kluczowych oraz adekwatności zaproponowanych działań ograniczających istotność ryzyk kluczowych;

2) opiniowanie wyników samooceny kontroli zarządczej, w szczególności, analizę i ocenę działań naprawczych proponowanych przez kierowników komórek organizacyjnych w przypadku stwierdzenia słabości w jej funkcjonowaniu;

3) opiniowanie, w zakresie określonym przez przewodniczącego Zespołu, innych niż wymienione w pkt 1 i 2 dokumentów kontroli zarządczej, w tym w szczególności ankiet dotyczących samooceny opracowanych przez Biuro Dyrektora Generalnego;

4) wspieranie działań na rzecz doskonalenia kontroli zarządczej w Ministerstwie.

1) przewodniczący Zespołu - dyrektor generalny Ministerstwa;

2) członkowie Zespołu:

a) dyrektor Biura Dyrektora Generalnego,

b) dyrektor Biura Ministra,

c) dyrektor Departamentu Analiz Gospodarczych,

d) dyrektor Departamentu Jednostek Nadzorowanych i Podległych,

e) dyrektor Departamentu Komunikacji,

f) dyrektor Departamentu Kontroli i Audytu,

g) Inspektor Ochrony Danych.

2. Pracami Zespołu kieruje przewodniczący Zespołu.

3. Przewodniczący Zespołu może zapraszać do uczestnictwa w pracach Zespołu inne osoby mogące wnieść wkład merytoryczny do prac Zespołu.

4. Zespół podejmuje rozstrzygnięcia na posiedzeniach lub w trybie obiegowym, w drodze głosowania.

5. W przypadku rozbieżności stanowisk między członkami Zespołu, rozstrzygające jest stanowisko przewodniczącego Zespołu.

6. Obsługę administracyjną Zespołu, w tym protokołowanie rozstrzygnięć podejmowanych przez Zespół, zapewnia Departament Kontroli i Audytu.

Misja i cele strategiczne Ministerstwa oraz plan działalności Ministra

2. Departament Analiz Gospodarczych udostępnia opracowany projekt planu działalności kierującym komórkami organizacyjnymi i kierownikom jednostek w działach - za pośrednictwem komórki organizacyjnej nadzorującej jednostki w działach - w celu jego zaopiniowania.

3. Departament Analiz Gospodarczych w terminie do dnia 10 października każdego roku udostępnia członkom kierownictwa Ministerstwa projekt planu działalności do uzgodnienia.

4. Projekt planu działalności, po uzgodnieniu z członkami kierownictwa Ministerstwa, Departament Analiz Gospodarczych przedkłada do akceptacji Ministra, a następnie w terminie do dnia 31 października każdego roku przekazuje Prezesowi Rady Ministrów.

5. W przypadku braku uwag Prezesa Rady Ministrów do projektu planu działalności Departament Analiz Gospodarczych przekazuje projekt do podpisu Ministra.

6. W przypadku zgłoszenia uwag do projektu planu działalności przez Prezesa Rady Ministrów, Departament Analiz Gospodarczych ponownie uzgadnia dokument z członkami kierownictwa Ministerstwa i przekazuje do podpisu Ministra.

Zarządzanie ryzykiem

2. W procesie identyfikacji ryzyk, należy uwzględnić w szczególności ryzyka w kontekście:

1) operacyjnym;

2) korupcyjnym;

3) bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych.

3. W procesie identyfikacji i analizy ryzyk wykorzystuje się wszelkie dostępne źródła informacji oraz dane historyczne, w szczególności ustalenia wewnętrznych i zewnętrznych audytów i kontroli oraz wyniki samooceny dokonywanej przez komórki organizacyjne.

2. Działania zaradcze w odniesieniu do najistotniejszych ryzyk mogą polegać w szczególności na:

1) przeniesieniu ryzyka w całości lub części na inny podmiot;

2) wycofaniu się z działań, które wiążą się z ryzykiem;

3) minimalizowaniu ryzyka poprzez podjęcie działań mających na celu zmniejszenie istotności ryzyka, w tym wzmocnienie mechanizmów kontroli w ramach realizowanego celu bądź wdrożenie nowych.

3. W przypadku, gdy nie można wycofać się z działań wiążących się z ryzykiem, a istnieją trudności lub ograniczenia w przeciwdziałaniu ryzyku, a także gdy ich szacunkowe koszty mogłyby przekroczyć przewidywalne korzyści, działania zaradcze, o których mowa w ust. 2, mogą polegać na tolerowaniu ryzyka.

4. Wszystkie zidentyfikowane ryzyka komórka organizacyjna opisuje w zestawieniu ryzyk, zgodnie ze wzorem określonym przez Departament Kontroli i Audytu.

5. Komórka organizacyjna w terminie do dnia 10 grudnia każdego roku, udostępnia Departamentowi Kontroli i Audytu oraz nadzorującemu członkowi kierownictwa Ministerstwa zatwierdzone przez kierującego komórką organizacyjną zestawienie ryzyk.

6. Departament Kontroli i Audytu, na podstawie zestawień ryzyk udostępnionych przez komórki organizacyjne, opracowuje projekt rejestru ryzyk kluczowych zidentyfikowanych w Ministerstwie, zwany dalej "Rejestrem ryzyk kluczowych", który udostępnia do zaopiniowania Zespołowi w terminie do dnia 30 grudnia każdego roku.

7. Zaopiniowany przez Zespół projekt Rejestru ryzyk kluczowych, przewodniczący Zespołu udostępnia członkom kierownictwa Ministerstwa do akceptacji, w terminie do dnia 10 stycznia każdego roku, a następnie przekazuje do zatwierdzenia Ministrowi.

8. Zatwierdzony przez Ministra Rejestr ryzyk kluczowych Departament Kontroli i Audytu udostępnia do wiadomości kierujących komórkami organizacyjnymi oraz do komitetu audytu.

Monitorowanie stopnia realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra, celów i zadań komórki organizacyjnej oraz przygotowanie sprawozdania z wykonania planu działalności

2. Monitorowanie stopnia realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej odbywa się według zasad określonych odrębnymi wewnętrznymi aktami normatywnymi w zakresie funkcjonujących w Ministerstwie systemów zarządzania.

2. Departament Analiz Gospodarczych opracowuje projekt sprawozdania z wykonania planu działalności za rok poprzedni, w terminie do dnia 10 kwietnia każdego roku, i niezwłocznie udostępnia do uzgodnienia członkom kierownictwa Ministerstwa.

3. Uzgodniony z członkami kierownictwa Ministerstwa projekt sprawozdania z wykonania planu działalności za rok poprzedni, Departament Analiz Gospodarczych przedkłada, w terminie do dnia 20 kwietnia każdego roku, do podpisu Ministra.

4. Po podpisaniu przez Ministra sprawozdania z wykonania planu działalności za rok poprzedni, Departament Analiz Gospodarczych niezwłocznie udostępnia je Biuru Dyrektora Generalnego.

Monitorowanie i samoocena kontroli zarządczej w Ministerstwie

2. Samoocenę przeprowadza się z wykorzystaniem elektronicznych ankiet przeznaczonych dla kadry zarządzającej oraz dla pozostałych pracowników Ministerstwa, których wzory określa każdorazowo Biuro Dyrektora Generalnego i udostępnia w terminie do dnia 15 stycznia każdego roku.

3. Oceny poszczególnych elementów kontroli zarządczej dokonuje się według skali określonej w ankietach, w terminie do dnia 22 stycznia każdego roku w postaci elektronicznej lub w postaci papierowej, jeżeli wyposażenie stanowiska pracy nie pozwala na dokonanie samooceny w postaci elektronicznej.

4. Biuro Dyrektora Generalnego opracowuje dla każdej komórki organizacyjnej zbiorcze zestawienie danych wynikających z samooceny i udostępnia kierującemu komórką organizacyjną.

5. Kierujący komórką organizacyjną, na podstawie zbiorczych danych wynikających z samooceny, sporządza raport z wyników uwzględniający:

1) ogólną ocenę funkcjonowania systemu kontroli zarządczej;

2) zidentyfikowane słabości kontroli zarządczej;

3) proponowane działania naprawcze, w przypadku zidentyfikowania słabości kontroli zarządczej.

6. Kierujący komórką organizacyjną zatwierdza w systemie EZD raport, o którym mowa w ust. 5, w terminie 14 dni od otrzymania zbiorczego zestawienia danych wynikających z samooceny.

7. Biuro Dyrektora Generalnego, na podstawie raportów otrzymanych od komórek organizacyjnych, sporządza podsumowanie wyników samooceny, które udostępnia do zaopiniowania Zespołowi, w terminie do dnia 1 marca każdego roku.

8. Przewodniczący Zespołu, w terminie do dnia 15 marca każdego roku, udostępnia do wiadomości członkom kierownictwa Ministerstwa oraz komitetowi audytu, informację o wynikach samooceny kontroli zarządczej w Ministerstwie.

Sporządzenie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej

1) kierujących komórkami organizacyjnymi oraz kierowników jednostek w działach;

2) członków kierownictwa Ministerstwa;

3) Ministra.

2. Uzasadnienie, o którym mowa w ust. 1, zawiera omówienie:

1) działań dotyczących monitorowania poszczególnych elementów kontroli zarządczej, w tym monitorowania celów i zadań ujętych w planie działalności;

2) wyników samooceny;

3) informacji uzyskanych w procesie zarządzania ryzykiem;

4) wyników zewnętrznych i wewnętrznych audytów i kontroli.

3. Komórka organizacyjna nadzorująca jednostki w działach występuje do kierowników tych jednostek o przedłożenie - za jej pośrednictwem - członkowi kierownictwa Ministerstwa nadzorującemu jednostkę w dziale, w terminie do dnia 21 marca każdego roku, oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.

4. Kierujący komórką organizacyjną udostępnia oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, w terminie do dnia 21 marca każdego roku członkowi kierownictwa Ministerstwa nadzorującemu komórkę organizacyjną, z zastrzeżeniem ust. 5.

5. Kierujący komórkami organizacyjnymi, nad którymi bezpośredni nadzór sprawuje Minister przedkładają do Biura Dyrektora Generalnego oświadczenia, o których mowa w ust. 1, w terminie do dnia 5 kwietnia każdego roku.

2. Członek kierownictwa Ministerstwa udostępnia Ministrowi oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 2 do zarządzenia, w terminie do dnia 5 kwietnia każdego roku, za pośrednictwem Biura Dyrektora Generalnego.

1) oświadczeń o stanie kontroli zarządczej składanych Ministrowi przez członków kierownictwa Ministerstwa, kierujących komórkami organizacyjnymi, nad którymi bezpośredni nadzór sprawuje Minister oraz kierowników jednostek w działach;

2) sprawozdania z realizacji planu działalności Ministra;

3) wyników samooceny.

2. Biuro Dyrektora Generalnego, za pośrednictwem przewodniczącego Zespołu, w terminie do dnia 25 kwietnia każdego roku, przedkłada Ministrowi do podpisu oświadczenie o stanie kontroli zarządczej.

Przepisy końcowe

MINISTER ROZWOJU

JADWIGA EMILEWICZ

¹⁾ Minister Rozwoju kieruje działami administracji rządowej - budownictwo, planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo, gospodarka i turystyka na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rozwoju (Dz. U. poz. 2261).

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2019 r. poz. 1622, 1649 i 2020 oraz z 2020 r. poz. 284, 374, 568, 695 i 1175.

Załączniki do do zarządzenia Ministra Rozwoju
z dnia 28 września 2020 r. (poz. 28)

Załącznik nr 1

(WZÓR)

Załącznik nr 2

(WZÓR)