Dzienniki Urzędowe - rok 2023 poz. 18

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2022 r. poz. 1188 oraz z 2023 r. poz. 1195, 1234 i 1641) zarządza się, co następuje:

1) obszary działalności w Ministerstwie Cyfryzacji, zwanym dalej „Ministerstwem” narażone na wystąpienie zagrożenia korupcyjnego lub zachowania o znamionach korupcji;

2) sposób postępowania w Ministerstwie w sytuacji wystąpienia zagrożenia korupcyjnego lub zachowania o znamionach korupcji;

3) obszary działalności w Ministerstwie narażone na wystąpienie konfliktu interesów;

4) sposoby przeciwdziałania konfliktowi interesów w Ministerstwie;

5) tryb postępowania z informacjami o zagrożeniach korupcyjnych i zachowaniach o znamionach korupcji, w tym sposób ich pozyskiwania oraz gromadzenia;

6) sposób przeprowadzania analizy ryzyka korupcyjnego, prowadzenia wykazu stanowisk pracy objętych zagrożeniem korupcyjnym oraz prowadzenia profilaktyki antykorupcyjnej w Ministerstwie;

7) sposób wykonywania w Ministerstwie zadań w zakresie:

a) realizacji obowiązków związanych z Rejestrem Korzyści prowadzonym przez Państwową Komisję Wyborczą,

b) zgłaszania korzyści uzyskiwanych przez pracowników Ministerstwa w związku z realizacją obowiązków służbowych;

8) sposób prowadzenia w Ministerstwie działań związanych z osłoną antykorupcyjną;

9) sposób ochrony osób zgłaszających.

1) [1] Biurze oraz Dyrektorze Biura - należy przez to rozumieć odpowiednio Biuro Dyrektora Generalnego oraz Dyrektora Biura Dyrektora Generalnego;

2) członkach Kierownictwa Ministerstwa - należy przez to rozumieć Ministra, Sekretarza Stanu, Podsekretarza Stanu, Dyrektora Generalnego Ministerstwa oraz Szefa Gabinetu Politycznego Ministra;

2a) [2] doradcy do spraw etyki - należy przez to rozumieć doradcę do spraw etyki ustanowionego w Ministerstwie Cyfryzacji;

3) osłonie antykorupcyjnej - należy przez to rozumieć zespół działań podejmowanych przez właściwe organy i służby, wskazane w Wytycznych Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 stycznia 2015 r. w sprawie funkcjonowania osłony antykorupcyjnej, związanych z osłoną najważniejszych przedsięwzięć rządowych, w szczególności procesów prywatyzacyjnych oraz zamówień publicznych;

4) kontekście związanym z pracą - należy przez to rozumieć obecne lub przyszłe działania związane z pracą w Ministerstwie, w ramach których, niezależnie od ich charakteru, osoby mogą uzyskać informacje na temat naruszeń związanych z zagrożeniem korupcją lub zachowaniem o znamionach korupcji i mogą doświadczyć odwetu w przypadku ich zgłoszenia;

5) korupcji - należy przez to rozumieć korupcję w rozumieniu art. 1 ust. 3a ustawy z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. U. z 2022 r. poz. 1900 oraz z 2023 r. poz. 240, 347, 1723, 1834 i 1860);

6) Ministrze - należy przez to rozumieć Ministra Cyfryzacji;

7) odwecie - należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie mające miejsce w kontekście związanym z pracą, które powoduje lub może spowodować, nieuzasadnioną innymi przyczynami niż wynikającymi ze zgłoszenia, szkodę dla osoby zgłaszającej;

8) osobach zatrudnionych w Ministerstwie - należy przez to rozumieć pracowników Ministerstwa oraz osoby wykonujące zadania na rzecz Ministra lub Ministerstwa na podstawie innego stosunku prawnego niż stosunek pracy;

9) osobie zgłaszającej - należy przez to rozumieć osobę zatrudnioną w Ministerstwie, która zgłasza lub ujawnia informacje na temat naruszeń związanych z zagrożeniem korupcyjnym lub zachowaniami o znamionach korupcji uzyskane w kontekście związanym z pracą;

10) zachowaniu o znamionach korupcji - należy przez to rozumieć czyn, w stosunku do którego istnieje uzasadnione podejrzenie, że wypełnia znamiona korupcji;

11) zagrożeniu korupcyjnym - należy przez to rozumieć nieprawidłowość mogącą powodować lub zwiększać ryzyko wystąpienia korupcji;

12) konflikcie interesów - należy przez to rozumieć konflikt pomiędzy interesem publicznym a interesem prywatnym osoby zatrudnionej w Ministerstwie, wpływający negatywnie na bezstronne i bezinteresowne wykonywanie obowiązków służbowych;

13) anonimizacji - należy przez to rozumieć proces mający na celu ukrycie tożsamości osoby zgłaszającej.

1) planowanie zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane;

2) przygotowywanie i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego;

3) zawieranie umów;

4) dokonywanie odbioru dostaw, usług lub robót budowlanych oraz realizacja płatności;

5) naliczanie i egzekwowanie należności;

6) wydawanie decyzji lub postanowień administracyjnych;

7) polityka kadrowa;

8) dysponowanie środkami publicznymi i majątkiem Skarbu Państwa;

9) opracowywanie dokumentów rządowych, w tym projektów aktów normatywnych.

1) planowanie zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane;

2) przygotowywanie i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego;

3) zawieranie umów;

4) dokonywanie odbioru dostaw, usług lub robót budowlanych oraz realizacja płatności;

5) naliczanie i egzekwowanie należności;

6) wydawanie decyzji lub postanowień administracyjnych;

7) polityka kadrowa;

8) dysponowanie środkami publicznymi i majątkiem Skarbu Państwa;

9) opracowywanie dokumentów rządowych, w tym projektów aktów normatywnych.

1) nadzorowanie realizacji zadań służbowych z zachowaniem zasad przejrzystości, bezstronności i obiektywizmu;

2) rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej z Ministerstwa;

3) wykorzystywanie w zdalnych kontaktach zewnętrznych wyłącznie sprzętu służbowego, służbowych środków komunikacji i służbowego adresu poczty elektronicznej;

4) uzyskiwanie zgody na dodatkowe zatrudnienie lub podjęcie działań zarobkowych;

5) monitorowanie i analiza danych zawartych w oświadczeniach majątkowych;

6) zapewnienie przejrzystego i bezstronnego procesu decyzyjnego;

7) organizacja i prowadzenie szkoleń z zakresu etyki i konfliktu interesów;

8) składanie przez członków komisji przetargowej oraz biegłych powołanych przez kierownika zamawiającego w przypadku, jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wymaga wiadomości specjalnych, oświadczenia o braku okoliczności wyłączających ich udział w postępowaniu;

9) składanie wniosku o wyłączenie z udziału w komisji przeprowadzającej w Ministerstwie nabór do korpusu służby cywilnej.

2. Jeżeli konflikt interesów dotyczy:

1) Sekretarza Stanu, Podsekretarza Stanu, Dyrektora Generalnego Ministerstwa lub Szefa Gabinetu Politycznego Ministra - o wyłączeniu decyduje Minister;

2) dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa - o wyłączeniu decyduje Dyrektor Generalny Ministerstwa.

1) traktowania wszystkich klientów zewnętrznych w sposób bezstronny;

2) unikania sytuacji, które mogłyby wywoływać u nich poczucie wdzięczności wobec klientów zewnętrznych.

2. W przypadku powstania u osoby zatrudnionej w Ministerstwie wątpliwości co do wymaganego od niej zachowania, w tym w przypadku zaistnienia sytuacji mogących wywoływać u niej poczucie wdzięczności wobec klienta zewnętrznego, zwraca się ona o pomoc w ich wyjaśnieniu do dyrektora komórki organizacyjnej, w której wykonuje zadania lub do doradcy do spraw etyki.

1) stwierdzi wystąpienie w Ministerstwie zagrożenia korupcyjnego lub

2) była świadkiem zachowania o znamionach korupcji w Ministerstwie, lub

3) otrzyma informację o wystąpieniu w Ministerstwie zagrożenia korupcyjnego lub zachowania o znamionach korupcji

- ma obowiązek niezwłocznie zgłosić informację o tym zagrożeniu lub zachowaniu na adres poczty elektronicznej: antykorupcjaMC@cyfra.gov.pl albo pisemnie lub ustnie osobie zatrudnionej w Biurze, realizującej zadania związane z przeciwdziałaniem korupcji.

2. Osoba zatrudniona w Ministerstwie, do której w związku z realizacją obowiązków służbowych, jest kierowana propozycja popełnienia czynu będącego zachowaniem o znamionach korupcji, jest zobowiązana:

1) odmówić popełnienia czynu, a następnie poinformować osobę składającą propozycję o niedopuszczalności i bezprawności jej zachowania oraz, że może ono zostać potraktowane jako przestępstwo korupcyjne;

2) niezwłocznie przekazać informację o tej propozycji dyrektorowi komórki organizacyjnej, w której jest zatrudniona, który po dokonaniu oceny sytuacji przekazuje, wraz ze swoją opinią, informację Dyrektorowi Biura lub osobie zatrudnionej w Biurze realizującej zadania związane z przeciwdziałaniem korupcji;

3) w miarę możliwości zabezpieczyć dowody potwierdzające złożenie propozycji.

3. W przypadku gdy informacja, o której mowa w ust. 1 lub ust. 2, dotyczy:

1) członka kierownictwa Ministerstwa, z wyłączeniem Dyrektora Generalnego Ministerstwa, - jest przekazywana bezpośrednio Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa, który przekazuje ją właściwym organom ścigania lub wyjaśnia sprawę osobiście;

2) Dyrektora Generalnego Ministerstwa - jest przekazywana bezpośrednio Ministrowi, który przekazuje ją właściwym organom ścigania lub wyjaśnia sprawę osobiście;

3) Dyrektora Biura - jest przekazywana bezpośrednio Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa , który przekazuje ją właściwym organom ścigania lub wyjaśnia sprawę osobiście.

4. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, dotyczy wszystkich informacji, bez względu na ich formę i źródło pochodzenia, za wyjątkiem informacji przekazywanych w trybie ust. 3.

5. Po otrzymaniu zgłoszenia osoba zatrudniona w Biurze, realizująca zadania związane z przeciwdziałaniem korupcji, utrwala informację, o której mowa w ust. 1 i ust. 2 pkt 2, w formie notatki.

2. Ewidencja zawiera:

1) datę wpływu informacji o zagrożeniu korupcyjnym lub zachowaniu o znamionach korupcji;

2) krótki opis zagrożenia korupcyjnego lub zachowania o znamionach korupcji;

3) informację o działaniach podjętych w Ministerstwie w związku z otrzymaną informacją o zagrożeniu korupcyjnym lub zachowaniu o znamionach korupcji.

3. Dane osobowe osoby zgłaszającej informację o zagrożeniu korupcyjnym lub zachowaniu o znamionach korupcji oraz informacje objęte zgłoszeniem, umożliwiające jej identyfikację, podlegają niezwłocznej anonimizacji. Anonimizacji dokonuje, w przypadku, o którym mowa w § 8:

1) ust. 1 i 2 - osoba sporządzająca notatkę, o której mowa w § 8 ust. 5;

2) ust. 3 pkt 1 - Dyrektor Generalny Ministerstwa;

3) ust. 3 pkt 2 - Minister;

4) ust. 3 pkt 3 - Dyrektor Generalny Ministerstwa.

2. Dyrektor Biura dokonując wstępnej oceny okoliczności sprawy może uzyskać niezbędne informacje od osób zatrudnionych w Ministerstwie.

2. Dyrektor Generalny Ministerstwa może w szczególności:

1) przekazać sprawę właściwym organom ścigania;

2) wyjaśnić sprawę osobiście lub zlecić jej wyjaśnienie dyrektorowi komórki organizacyjnej Ministerstwa, której dotyczy zgłoszenie;

3) po uzyskaniu niezbędnych informacji od osób zatrudnionych w Ministerstwie, o których mowa w § 10 ust 2, przekazać sprawę do rzecznika dyscyplinarnego Ministerstwa.

3. Zapewnia się poufność postępowań wyjaśniających zgłoszonych informacji o zagrożeniu korupcyjnym i zachowaniu o znamionach korupcji. Tożsamość osoby zgłaszającej podlega ujawnieniu organom ściągania w przypadkach określonych prawem.

2. Wyniki analizy ryzyk korupcyjnych przekazywane są Dyrektorowi Biura przez Biuro Ministra.

3. Biuro, na podstawie wyników analizy ryzyk korupcyjnych, sporządza diagnozę zagrożeń korupcyjnych w Ministerstwie.

4. Diagnoza zagrożeń korupcyjnych w Ministerstwie jest przekazywana do wiadomości Dyrektora Generalnego Ministerstwa oraz dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa.

2. Wykaz zawiera, odrębnie dla każdej komórki organizacyjnej Ministerstwa, następujące informacje:

1) nazwę stanowiska pracy objętego zagrożeniem korupcyjnym;

2) opis przykładowego zagrożenia korupcyjnego dla stanowiska pracy objętego zagrożeniem korupcyjnym.

3. Dyrektor komórki organizacyjnej Ministerstwa zgłasza do Biura informację o konieczności aktualizacji informacji zawartych w wykazie, niezwłocznie po wystąpieniu okoliczności uzasadniających wprowadzenie zmiany.

4. Biuro przy sporządzaniu i upowszechnianiu ogłoszenia o naborze kandydatów do służby cywilnej lub zatrudnienia poza korpusem służby cywilnej, zamieszcza informację w warunkach pracy o zagrożeniu korupcją, jeśli występuje na danym stanowisku pracy.

2. Osoby zatrudnione w Ministerstwie po rozpoczęciu pracy w służbie cywilnej odbywają obowiązkowy moduł szkoleniowy w ramach służby przygotowawczej z zakresu etyki, przeciwdziałania korupcji i konfliktowi interesów.

1) w miarę możliwości spotkania osób zatrudnionych w Ministerstwie z interesantami zewnętrznymi odbywają się przy obecności drugiej osoby zatrudnionej w Ministerstwie;

2) w pomieszczeniu, w którym wykonywane są czynności służbowe, interesant może przebywać jedynie w obecności osoby zatrudnionej w Ministerstwie realizującej czynności służbowe;

3) spotkania służbowe z interesantami odbywają się w godzinach pracy oraz w pomieszczeniach służbowych Ministerstwa, w siedzibach interesantów lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, a jeżeli zachodzi taka konieczność w innych miejscach i terminach związanych z prowadzonymi czynnościami służbowymi po poinformowaniu o tym bezpośredniego przełożonego;

4) kontakt z interesantem za pomocą środków komunikacji elektronicznej odbywa się wyłącznie przy użyciu sprzętu służbowego, służbowego oprogramowania i przy wykorzystaniu służbowych adresów poczty elektronicznej;

5) osoba zatrudniona w Ministerstwie podczas realizacji czynności służbowych zapewnia dochowanie tajemnicy ustawowo chronionej;

6) osoba zatrudniona w Ministerstwie obowiązana jest do bieżącej oceny możliwości zaistnienia konfliktu interesów w kontaktach z interesantem, a jeżeli uzna, że może on zaistnieć, obowiązana jest niezwłocznie zawiadomić bezpośredniego przełożonego na służbowy adres poczty elektronicznej. Bezpośredni przełożony ocenia, czy konflikt interesów zachodzi i decyduje o ewentualnym wyłączeniu podwładnego z prowadzenia sprawy.

2. Korzyścią, o której mowa w ust. 1, jest przysporzenie materialne, w szczególności przedmioty i świadczenia oferowane osobie zatrudnionej w Ministerstwie, członkowi jego rodziny lub innej osobie przez nią wskazanej.

3. Osoba zatrudniona w Ministerstwie zgłasza do doradcy do spraw etyki [5] informację o przyjęciu korzyści, o której mowa w ust. 1, w terminie 7 dni od dnia przyjęcia korzyści, a w przypadku jej przyjęcia w związku z zagraniczną podróżą służbową - w terminie 7 dni od zakończenia tej podróży.

4. Dopuszcza się zatrzymanie przez osobę zatrudnioną w Ministerstwie korzyści, o której mowa w ust. 1, mającej charakter przedmiotów osobistego użytku, otrzymanej w związku z uczestnictwem w oficjalnych służbowych spotkaniach z przedstawicielami innych podmiotów, w przypadku braku możliwości zwrotu lub w sytuacji, w której dokonanie zwrotu byłoby nietaktowne lub wiązałoby się z poniesieniem znacznych kosztów.

5. Decyzję co do sposobu zagospodarowania korzyści, o której mowa w ust. 1, podejmuje kierownik komórki organizacyjnej, w której zadania wykonuje osoba zatrudniona w Ministerstwie zgłaszająca korzyść, lub właściwy członek Kierownictwa Ministerstwa, gdy zgłoszenia dokonuje Dyrektor Generalny Ministerstwa, Szef Gabinetu Politycznego lub dyrektor komórki organizacyjnej. Decyzję podejmuje się biorąc pod uwagę wartość zgłoszonej korzyści oraz okoliczności jej uzyskania.

6. Przepisów ust. 1-4 nie stosuje się do osób, które są obowiązane do zgłaszania korzyści do Rejestru Korzyści, o którym mowa w § 17.

7. Wzór zgłoszenia informacji o przyjęciu korzyści określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

2. Komórki organizacyjne Ministerstwa mogą zgłaszać Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa, za pośrednictwem komórki właściwej do spraw zamówień publicznych, przedsięwzięcia istotne dla bezpieczeństwa lub interesów ekonomicznych państwa w zakresie określonym w ust. 1, które powinny zostać objęte osłoną antykorupcyjną. Zgłoszenia dokonuje dyrektor komórki organizacyjnej za pomocą służbowej poczty elektronicznej wraz z uzasadnieniem.

3. Dyrektor Generalny Ministerstwa przekazuje zgłoszenie, o którym mowa w ust. 2, Ministrowi wraz ze stanowiskiem w sprawie zasadności objęcia przedsięwzięcia osłoną antykorupcyjną. Minister dokonuje oceny stanowiska i podejmuje decyzję o ewentualnym przekazaniu zgłoszenia do właściwych organów.

2. Dostęp do informacji, o których mowa w ust. 1, mają wyłącznie Dyrektor Generalny Ministerstwa, Dyrektor Biura oraz pracownik Biura, realizujący zadania związane z przeciwdziałaniem korupcji. Przepisy § 8 ust. 3 oraz § 9 ust. 3 stosuje się odpowiednio.

3. W przypadku, gdy zgłoszone naruszenie nosi znamiona przestępstwa, informacja o tożsamości osoby zgłaszającej oraz osób, których dotyczy zgłoszenie, podlega przekazaniu właściwym organom.

1) zawieszenie w prawach pracownika;

2) kierowanie na przymusowy urlop bezpłatny;

3) zwolnienie lub stosowanie równoważnych środków;

4) obniżenie stopnia służbowego lub wstrzymanie awansu;

5) zmianę zakresu obowiązków, zmianę miejsca pracy, obniżenie wynagrodzenia, zmianę godzin pracy;

6) pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;

7) dokonywanie negatywnych ocen wyników pracy lub wystawienie negatywnej opinii;

8) nakładanie lub stosowanie kar dyscyplinarnych;

9) stosowanie mobbingu oraz nierównego traktowania;

10) szkodzenie, w tym podważanie reputacji danej osoby, zwłaszcza w mediach społecznościowych.

2. Osoby zatrudnione w Ministerstwie, które zgłaszają informacje o nadużyciu, w szczególności w sposób polegający na:

1) pomówieniu wobec innych osób zatrudnionych w Ministerstwie,

2) zgłoszeniu naruszenia będąc jednocześnie sprawcą

- podlegają odpowiedzialności na podstawie odpowiednich przepisów.

2. Osoba zatrudniona w Ministerstwie składa zaakceptowane oświadczenie w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją o zapoznaniu się z niniejszym zarządzeniem i zobowiązaniu się do jego przestrzegania.

3. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

4. W sytuacjach, które są etycznie trudne i budzą wątpliwość, niosąc ryzyko naruszenia prawa lub wewnętrznych regulacji, należy skonsultować się z doradcą do spraw etyki Ministerstwa. Doradca do spraw etyki zapewnia poufność osobom zatrudnionym w Ministerstwie zgłaszającym się po poradę.

¹⁾ Minister Cyfryzacji kieruje działem administracji rządowej - informatyzacja, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 kwietnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Cyfryzacji (Dz. U. poz. 792).

Załączniki do zarządzenia nr 17
Ministra Cyfryzacji
z dnia 27 września 2023 r.

Załącznik nr 1

ZGŁOSZENIE INFORMACJI O PRZYJĘCIU KORZYŚCI [6]

Załącznik nr 2

OŚWIADCZENIE PRACOWNIKA O ZAPOZNANIU SIĘ Z ZARZĄDZENIEM MINISTRA CYFRYZACJI W SPRAWIE POLITYKI ANTYKORUPCYJNEJ I PRZECIWDZIAŁANIA KONFLIKTOWI INTERESÓW W MINISTERSTWIE CYFRYZACJI