Dzienniki Urzędowe - rok 2022 poz. 24

Na podstawie art. 34 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2022 r. poz. 1188) zarządza się, co następuje:

1) ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. z 2022 r. poz. 498);

2) ustawy z dnia 27 października 2017 r. o Ogólnopolskiej Sieci Edukacyjnej (Dz. U. z 2022 r. poz. 2454);

3) ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. - Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 2022 r. poz. 988, z późn. zm.²⁾);

4) ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2021 r. poz. 2070 oraz z 2022 r. poz. 1087);

5) ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2022 r. poz. 1327, 1265 i 1812);

6) ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa (Dz. U. z 2022 r. poz. 1863 i 2666);

7) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1634, z późn. zm.³⁾);

8) ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów;

9) ustawy z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy o dowodach osobistych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1978 oraz z 2022 r. poz. 583).

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Minister może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania zarządzenia, w całości lub w części, w zakresie udzielania, rozliczania lub kontroli wykonania dotacji celowych i dotacji podmiotowych. Zawarcie umowy bez konieczności stosowania zarządzenia nie zwalnia właściwej komórki organizacyjnej od stosowania zasad dokonywania wydatków wynikających z innych aktów prawnych, w szczególności dotyczących finansów publicznych.

1) beneficjencie - należy przez to rozumieć podmiot, któremu zostało zlecone zadanie publiczne i z którym zawarta została umowa o udzielenie dotacji na realizację zadania publicznego albo podmiot, któremu jest udzielana dotacja podmiotowa;

2) Kancelarii - należy przez to rozumieć Kancelarię Prezesa Rady Ministrów obsługującą Ministra Cyfryzacji;

3) BOIN - należy przez to rozumieć Biuro Ochrony Informacji Niejawnych Kancelarii;

4) BBF2 - należy przez to rozumieć Biuro Budżetowo-Finansowe część 27 Kancelarii;

5) decyzji - należy przez to rozumieć decyzję Ministra, wydawaną w przypadku zadań, o których mowa w art. 37 ust. 1-2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych, która stanowi podstawę do zawarcia umowy;

6) dotacji - należy przez to rozumieć środki w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, których dysponentem jest Minister, w tym:

a) dotacje celowe - środki w rozumieniu art. 127 ust. 1 pkt 1 lit. a, b i e lub art. 127 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,

b) dotacje podmiotowe - środki w rozumieniu art. 131 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, pochodzące z budżetu państwa;

7) DRC - należy przez to rozumieć Departament Regulacji Cyfrowych Kancelarii;

8) dniach roboczych - należy przez to rozumieć dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Rzeczypospolitej Polskiej;

9) Ministrze - należy przez to rozumieć Ministra Cyfryzacji lub działającego z upoważnienia sekretarza stanu albo podsekretarza stanu w Kancelarii;

10) postępowaniu dotacyjnym - należy przez to rozumieć procedurę zlecania realizacji zadań publicznychalbo dofinansowania działalności bieżącej przez Ministra, rozpoczynającą się wnioskiem o jej wszczęcie, a kończącą się zatwierdzeniem rozliczenia przyznanej dotacji;

11) sprawozdaniu - należy przez to rozumieć sprawozdanie częściowe i sprawozdanie końcowe;

12) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

13) umowie - należy przez to rozumieć umowę dotacji celowej zgodnie z art. 150 ustawy i umowę dotacji podmiotowej, zawartą z beneficjentem na dofinansowanie zadań lub działalności, o których mowa w ustawach wymienionych w § 1 ust. 1;

14) właściwej komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć właściwą merytorycznie komórkę organizacyjną Kancelarii, której dyrektor lub zastępca dyrektora występuje z wnioskiem o wszczęcie postępowania dotacyjnego.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera:

1) określenie beneficjenta, któremu ma być udzielona dotacja;

2) zakres przedmiotowy realizowanego zadania;

3) wskazanie i uzasadnienie celowości i efektywności dokonywania wydatków, w tym spodziewane efekty w stosunku do planowanych kosztów;

4) wskazanie i uzasadnienie spełnienia przesłanek ustawowych do zlecenia zadania;

5) wskazanie posiadanego przez beneficjenta doświadczenia oraz posiadanych zasobów, uzasadniających zlecenie mu zadania;

6) opis długofalowych efektów realizowanego zadania - w przypadku zadań realizowanych w sposób ciągły;

7) wnioskowaną kwotę dotacji wraz z harmonogramem i kosztorysem realizacji zadania;

8) źródło finansowania dotacji (część budżetowa, dział, rozdział, paragraf klasyfikacji budżetowej, obszar projektu).

3. Przedmiotem wniosku może być tylko jedno zadanie, a w przypadku dotacji podmiotowej dofinansowanie działalności bieżącej.

4. Za kompletność wniosku odpowiada właściwa komórka organizacyjna.

1) uzgadnia z beneficjentem, pod względem merytorycznym, szczegółowy zakres zadania, kosztorys jego realizacji, treść wniosku oraz projekt umowy;

2) opracowuje sporządzony zgodnie z § 3 ust. 1 -3 wniosek, projekt umowy oraz projekt decyzji (jeśli dotyczy).

2. Właściwa komórka organizacyjna przekazuje do DRC:

1) uzgodniony z beneficjentem wniosek oraz projekt umowy,

2) projekt decyzji (jeśli dotyczy)

- w celu weryfikacji pod względem formalnoprawnym.

3. DRC przekazuje do właściwej komórki organizacyjnej zweryfikowany wniosek, projekt umowy oraz projekt decyzji (jeśli dotyczy).

4. Właściwa komórka organizacyjna przekazuje do BOIN projekt umowy, zweryfikowany zgodnie z ust. 2 pkt 2, celem weryfikacji pod względem ochrony i bezpieczeństwa informacji.

5. Po otrzymaniu zweryfikowanych, zgodnie z ust. 2 i 4 dokumentów, właściwa komórka organizacyjna przekazuje je do BBF2 celem ich weryfikacji pod względem formalno-rachunkowym oraz dokonania kontroli zgodności wydatku z planem finansowym (projektem planu finansowego) przez Głównego Księgowego, Dysponenta I Stopnia części 27.

6. W przypadku konieczności zmiany planu finansowego (projektu planu finansowego), właściwa komórka organizacyjna występuje z wnioskiem do BBF2 o przygotowanie właściwych zmian w planie finansowym (projekcie planu finansowego).

2. Przed podpisaniem, umowa jest parafowana przez radcę prawnego zatrudnionego w DRC oraz Głównego Księgowego, Dysponenta I Stopnia części 27, w zakresie wstępnej kontroli, o której mowa w art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy. Za parafowanie umowy uważa się także akceptację umowy wyrażoną przez osoby wskazane w zdaniu pierwszym w elektronicznym systemie zarządzania dokumentacją funkcjonującym w Kancelarii, pod warunkiem, że akceptacja ta znajduje swoje potwierdzenie w metadanych do umowy.

3. Wniosek oraz decyzja (jeśli dotyczy), stanowią załączniki do umowy.

4. Za kompletność projektu umowy oraz załączników odpowiada właściwa komórka organizacyjna.

5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach umowa może zostać podpisana po rozpoczęciu realizacji zadania określonego w zatwierdzonym wniosku lub podpisanej przez Ministra decyzji (jeśli dotyczy), ale przed zakończeniem jego realizacji.

1) jeden przeznaczony jest dla beneficjenta;

2) dwa przeznaczone są dla Ministra:

a) jeden zaakceptowany przez radcę prawnego zatrudnionego w DRC oraz Głównego Księgowego, Dysponenta I Stopnia części 27 właściwa komórka organizacyjna przekazuje do BBF2 w terminie 2 dni roboczych od dnia zawarcia umowy,

b) drugi pozostaje we właściwej komórce organizacyjnej.

2. Do oryginału umowy przekazywanej do BBF2, właściwa komórka organizacyjna załącza potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię zatwierdzonego wniosku oraz kopię podpisanej decyzji (jeśli dotyczy).

2. Przedmiotem nadzoru i kontroli jest w szczególności prawidłowość wykorzystania udzielonej dotacji, pod względem zgodności z przeznaczeniem, a także ocena relacji między wysokością wykorzystanej dotacji, a stopniem realizacji zadań przewidzianych do sfinansowania dotacją.

1) stanu realizacji zadania;

2) efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania;

3) prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania;

4) prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy.

2. Rozliczenie dotacji odbywa się na podstawie informacji zawartych w sprawozdaniu częściowym i sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania, w szczególności w opisie wykonania zadania przedłożonym przez beneficjenta. Beneficjent składa sprawozdanie częściowe oraz sprawozdanie końcowe z wykonania zadania w terminach określonych w umowie dotacji.

3. Wzór sprawozdania, o którym mowa w ust. 2, określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

4. Właściwa komórka organizacyjna dokonuje kontroli i oceny realizacji zadania pod względem merytorycznym, w terminie 5 dni roboczych od dnia doręczenia Ministrowi sprawozdania przez beneficjenta. W przypadku stwierdzenia przez właściwą komórkę organizacyjną w sprawozdaniu uchybień formalnych lub stwierdzenia nieprawidłowości wymagających uzgodnienia i wyjaśnień z beneficjentem, właściwa komórka organizacyjna występuje do beneficjenta o usunięcie stwierdzonych braków formalnych, wyjaśnienie wątpliwości lub złożenie korekty sprawozdania, wskazując termin nie dłuższy niż 3 dni robocze. Właściwa komórka organizacyjna przekazuje do BBF2 kopię wystąpienia do beneficjenta oraz odpowiedź beneficjenta.

5. Kontrola i ocena merytoryczna polega w szczególności na sprawdzeniu, czy przedstawione wydatki zostały poniesione zgodniez umową. Wtrakcie kontroli uwzględnia się wyniki bieżącego nadzoru nad realizacją zadania sprawowanego przez właściwą komórkę organizacyjną, która opiera się na analizie:

1) informacji za każdy miesiąc, dotyczących realizacji zadania, według wzoru raportu, określonego w załączniku nr 3 do zarządzenia;

2) zestawienia za każdy kwartał z realizacji prac objętych zadaniem, według wzoru raportu określonego w załączniku nr 4 do zarządzenia.

6. Umowa z beneficjentem może określać inną częstotliwość raportowania niż wskazana w ust. 5.

7. Właściwa komórka organizacyjna, w ramach przeprowadzanej kontroli i oceny merytorycznej sprawdza również elementy sprawozdania, o którym mowa w ust. 2, w zakresie w jakim są niezbędne do merytorycznej oceny poniesionych wydatków, w szczególności:

1) osiągnięcia celu realizacji zadania w wymiarze określonym w umowie;

2) osiągnięcia rezultatów zrealizowanych w ramach zadania;

3) stopnia oraz skali wykonania działań.

8. Właściwa komórka organizacyjna przekazuje sprawozdanie do BBF2 niezwłocznie nie później niż następnego dnia roboczego po dokonaniu kontroli i oceny merytorycznej, o której mowa w ust. 4.

9. BBF2 dokonuje oceny sprawozdania pod względem finansowym i przekazuje ją do właściwej komórki organizacyjnej, w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania sprawozdania wraz z oceną od właściwej komórki organizacyjnej.

10. Ocena pod względem finansowym polega na sprawdzeniu pod względem rachunkowym, zatwierdzonych zgodnie z ust. 5 i 7 przez właściwą komórkę organizacyjną wydatków poniesionych zgodnie z umową.

11. BBF2 w przypadku stwierdzenia w sprawozdaniu nieprawidłowości wymagających uzgodnienia i wyjaśnień z beneficjentem realizującym zadanie, przekazuje do właściwej komórki organizacyjnej niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie, o którym mowa w ust. 9, licząc od dnia otrzymania sprawozdania z wykonania zadania, informację dotyczącą kwestii wymagających wyjaśnienia.

12. Po otrzymaniu informacji, o której mowa w ust. 11, właściwa komórka organizacyjna niezwłocznie wzywa beneficjenta do złożenia wyjaśnień lub korekty sprawozdania z wykonania zadania, określając termin nie dłuższy niż 3 dni robocze.

13. BBF2 w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania od właściwej komórki organizacyjnej złożonych przez beneficjenta wyjaśnień lub korekty sprawozdania z wykonania zadania, przekazuje właściwej komórce organizacyjnej ocenę dotyczącą skorygowanego sprawozdania z wykonania zadania.

2. Właściwa komórka organizacyjna, w terminie 2 dni roboczych, licząc od dnia zatwierdzenia rozliczenia dotacji w zakresie rzeczowym i finansowym przez Ministra, przekazuje do BBF2, a w przypadku współfinansowania dotacji ze środków Unii Europejskiej również do komórki dysponującej tymi środkami, poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię zatwierdzonej przez Ministra informacji, o której mowa w ust. 1.

3. Informacja, o której mowa w ust. 1, przekazywana jest „za potwierdzeniem odbioru” przez właściwą komórkę organizacyjną również do beneficjenta, najpóźniej następnego dnia roboczego po zatwierdzeniu sprawozdania przez Ministra.

Minister Cyfryzacji: wz. J. Cieszyński

¹⁾ Minister Cyfryzacji kieruje działem administracji rządowej - informatyzacja, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2020 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Cyfryzacji(Dz. U. poz. 1716).

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2022 r. poz. 1002, 1768, 1783, 2589, 2600 i 2642.

³⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2022 r. poz. 1692, 1725, 1747, 1768, 1964 i 2414.

Załączniki do zarządzenia nr 20 Ministra Cyfryzacji
z dnia 28 grudnia 2022 r. (poz. 24)

Załącznik nr 1

WZÓR - WNIOSEK O WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA DOTACYJNEGO

Załącznik nr 2

WZÓR - SPRAWOZDANIE CZĘŚCIOWE/ KOŃCOWE Z WYKONANIA ZADANIA W RAMACH UDZIELONEJ DOTACJI CELOWEJ/PODMIOTOWEJ

Załącznik nr 3

WZÓR - MIESIĘCZNY RAPORT Z REALIZACJI ZADANIA

Załącznik nr 4

WZÓR - KWARTALNY RAPORT Z REALIZACJI PRAC OBJĘTYCH ZADANIEM