REKLAMA
Dzienniki Urzędowe - rok 2015 poz. 50
ZARZĄDZENIE Nr 32
MINISTRA ADMIINISTRACJI I CYFRYZACJI
z dnia 21 lipca 2015 r.
w sprawie przeprowadzania kontroli wewnętrznych oraz postępowań doraźnych w Ministerstwie Administracji i Cyfryzacji
Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392) zarządza się, co następuje:
Rozdział 1
Przepisy ogólne
§ 1.
§ 2.
2. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, celem kontroli jest również ustalenie ich zakresu, przyczyn i skutków oraz osób za nieodpowiedzialnych, a także sformułowanie zaleceń zmierzających do usunięcia nieprawidłowości.
§ 3.
2. Kontrolę można przeprowadzić, biorąc pod uwagę inne niż wskazane w ust. 1 kryteria.
§ 4.
§ 5.
1) Członkach Kierownictwa Ministerstwa – należy przez to rozumieć Ministra Administracji i Cyfryzacji, Sekretarza Stanu, Podsekretarzy Stanu, Szefa Gabinetu Politycznego Ministra oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa;
2) kierowniku komórki kontrolowanej – należy przez to rozumieć dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa albo kierującego tą komórką organizacyjną, a w przypadku ich nieobecności – osobę zastępującą odpowiednio dyrektora tej komórki albo kierującego tą komórką;
3) komórce kontrolowanej – należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Ministerstwa, w odniesieniu do której prowadzone jest postępowanie kontrolne lub doraźne;
4) kontrolerze – należy przez to rozumieć pracownika DKSiW upoważnionego do przeprowadzenia kontroli;
5) naczelniku wydziału kontroli – należy przez to rozumieć Naczelnika Wydziału Kontroli i Nadzoru w DKSiW;
6) pracowniku – należy przez to rozumieć pracownika Ministerstwa, a także osobę, która wykonuje pracę na podstawie innej umowy niż umowa o pracę.
Rozdział 2
Kontrola
§ 6.
2. W celu przygotowania rocznego planu kontroli uwzględnia się w szczególności:
1) cele i zadania Ministra Administracji i Cyfryzacji, zwanego dalej „Ministrem”;
2) system kontroli zarządczej w Ministerstwie;
3) ryzyka wpływające na realizację celów i zadań Ministra;
4) uwagi i wnioski Członków Kierownictwa Ministerstwa;
5) wyniki audytów i kontroli.
3. Dyrektor DKSiW przekazuje roczny plan kontroli do zatwierdzenia Ministrowi w terminie do dnia 20 grudnia roku poprzedzającego rok, na który ten plan jest opracowywany.
§ 7.
§ 8.
2. Do zadań kierownika zespołu kontrolnego, poza prowadzeniem czynności kontrolnych, należy w szczególności przygotowanie i organizowanie pracy zespołu kontrolnego w sposób zapewniający prawidłowy i terminowy przebieg kontroli oraz prawidłowe i terminowe przygotowanie projektu wystąpienia pokontrolnego.
§ 9.
2. Za osobę bliską kontrolera uważa się małżonka lub osobę pozostającą z nim faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnego i powinowatego do drugiego stopnia albo osobę związaną z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli. Wyłączenie trwa mimo ustania jego przyczyny.
§ 10.
2. Adnotację o wyłączeniu kontrolera Dyrektor DKSiW zamieszcza w upoważnieniu, o którym mowa w § 14.
3. W okresie od złożenia wniosku o wyłączenie do czasu wydania rozstrzygnięcia o wyłączeniu kontrolera z udziału w kontroli kontroler podejmuje jedynie czynności niecierpiące zwłoki.
§ 11.
2. Przy opracowywaniu programu kontroli uwzględnia się w szczególności:
1) wyniki wcześniejszych kontroli;
2) wyniki badań i analiz;
3) skargi i wnioski dotyczące przygotowywanej kontroli;
4) informacje dotyczące działalności komórki kontrolowanej.
3. Program kontroli określa w szczególności:
1) komórkę kontrolowaną;
2) zakres kontroli obejmujący przedmiot kontroli i okres objęty kontrolą;
3) zagadnienia wymagające oceny;
4) termin kontroli;
5) kryteria kontroli;
6) stan prawny dotyczący przedmiotu kontroli oraz wskazówki metodyczne dotyczące sposobu i techniki przeprowadzenia kontroli;
7) organizację i harmonogram przeprowadzenia kontroli.
4. W uzasadnionych przypadkach w trakcie przeprowadzania kontroli Dyrektor DKSiW może dokonywać zmian w programie kontroli.
5. Do czasu zakończenia kontroli programu kontroli nie udostępnia się.
6. Po zakończeniu kontroli program kontroli dołącza się do akt kontroli.
§ 12.
§ 13.
§ 14.
2. Upoważnienie wydaje Dyrektor DKSiW.
3. Upoważnienie zawiera:
1) oznaczenie wydającego upoważnienie oraz numer i datę wystawienia upoważnienia;
2) podstawę prawną przeprowadzenia kontroli;
3) imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera;
4) zakres kontroli;
5) nazwę komórki kontrolowanej;
6) okres ważności upoważnienia;
7) podpis wydającego upoważnienie.
4. W przypadku gdy w trakcie przeprowadzania kontroli zaistnieje konieczność wydłużenia czasu trwania czynności kontrolnych, Dyrektor DKSiW przedłuża ważność upoważnienia przez dokonanie na nim odpowiedniej adnotacji lub wydaje nowe upoważnienie.
5. W przypadku gdy w trakcie przeprowadzania kontroli zmieni się imię, nazwisko, stanowisko służbowe kontrolera lub zakres kontroli, Dyrektor DKSiW wydaje nowe upoważnienie.
§ 15.
2. Biegłym nie może być osoba, w stosunku do której istnieją okoliczności mogące mieć wpływ na jej bezstronność.
§ 16.
2. Czynności podjęte przez osobę podlegającą wyłączeniu po powzięciu przez nią wiadomości o okolicznościach, o których mowa w § 9 ust. 1 i § 10 ust. 1, powtarza się, z wyjątkiem czynności faktycznych nie wpływających na wynik postępowania.
§ 17.
2. W szczególnych okolicznościach czynności kontrolne przeprowadza się także w dniach wolnych od pracy lub poza godzinami pracy.
3. Prowadzenie czynności kontrolnych z udziałem pracowników komórki kontrolowanej w dniach wolnych od pracy lub poza godzinami pracy wymaga zgody Dyrektora Generalnego Ministerstwa.
§ 18.
1) wglądu do dokumentów dotyczących działalności komórki kontrolowanej, pobierania za pokwitowaniem oraz zabezpieczania dokumentów związanych z zakresem kontroli z zachowaniem przepisów o tajemnicy prawnie chronionej;
2) sporządzania, a w razie potrzeby żądania sporządzenia niezbędnych do kontroli kopii, odpisów lub wyciągów z dokumentów oraz zestawień lub obliczeń;
3) przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji celu kontroli;
4) żądania od kierownika komórki kontrolowanej oraz pracowników tej komórki złożenia ustnych lub pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących zakresu kontroli;
5) swobodnego doboru środków dowodowych.
2. Kierownik komórki kontrolowanej ma obowiązek zapewnienia zespołowi kontrolnemu warunków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w szczególności przez zapewnienie niezwłocznego przedstawiania żądanych dokumentów oraz terminowego udzielania ustnych i pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących zakresu kontroli.
§ 19.
1) niezwłocznie przedstawiać, na żądanie kontrolera, dokumenty, materiały lub informacje niezbędne do przeprowadzenia kontroli;
2) sporządzać oraz potwierdzać za zgodność z oryginałem kopie dokumentów, odpisy i wyciągi z dokumentów oraz zestawienia i obliczenia wskazane przez kontrolera;
3) udzielać kontrolerowi, w wyznaczonym przez niego terminie, ustnych lub pisemnych wyjaśnień.
§ 20.
2. Kontroler nie ma prawa odmówić przyjęcia oświadczenia, jeżeli ma ono związek z zakresem kontroli.
§ 21.
2. Dowodami są w szczególności dokumenty, rzeczy, oględziny, opinie biegłych, ustne lub pisemne wyjaśnienia lub oświadczenia.
§ 22.
§ 23.
2. Protokół obejmuje:
1) oznaczenie czynności, czasu i miejsca jej przeprowadzenia;
2) imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera oraz osoby uczestniczącej w czynnościach;
3) opis przebiegu czynności lub treść wyjaśnień lub oświadczeń;
4) podpisy kontrolera i osoby uczestniczącej w czynnościach.
§ 24.
§ 25.
2. Projekt wystąpienia pokontrolnego zawiera w szczególności:
1) nazwę komórki kontrolowanej;
2) imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera;
3) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli;
4) zakres kontroli;
5) ocenę skontrolowanej działalności ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta;
6) zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości.
3. Projekt wystąpienia pokontrolnego podpisuje zespół kontrolny i naczelnik wydziału kontroli.
4. Dyrektor DKSiW przekazuje kierownikowi komórki kontrolowanej projekt wystąpienia pokontrolnego.
§ 26.
2. Termin, o którym mowa w ust. 1, może zostać przedłużony przez Dyrektora DKSiW na wniosek kierownika komórki kontrolowanej złożony przed upływem tego terminu.
§ 27.
2. Jeżeli w trakcie rozpatrywania dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń zgłoszonych do projektu wystąpienia pokontrolnego zachodzi konieczność przeprowadzenia dodatkowych czynności kontrolnych, kontrolerzy przeprowadzają te czynności na podstawie dotychczasowego upoważnienia. Przepis § 14 ust. 4 stosuje się odpowiednio.
3. W przypadku przyjęcia dodatkowych wyjaśnień lub uwzględnienia umotywowanych zastrzeżeń zgłoszonych do projektu wystąpienia pokontrolnego, informacja w tym zakresie jest przekazywana przez Dyrektora DKSiW do kierownika komórki kontrolowanej.
4. W przypadku nieprzyjęcia dodatkowych wyjaśnień lub nieuwzględnienia umotywowanych zastrzeżeń zgłoszonych do projektu wystąpienia pokontrolnego, w części albo w całości, Dyrektor DKSiW przekazuje kierownikowi komórki kontrolowanej pisemne stanowisko w tej sprawie wraz z uzasadnieniem.
§ 28.
1) projektu wystąpienia pokontrolnego – w przypadku niezgłoszenia dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń do projektu wystąpienia pokontrolnego albo nieprzyjęcia wszystkich dodatkowych wyjaśnień lub nieuwzględnienia umotywowanych zastrzeżeń;
2) projektu wystąpienia pokontrolnego oraz stanowiska Dyrektora DKSiW wobec przyjętych dodatkowych wyjaśnień lub uwzględnionych umotywowanych zastrzeżeń – w przypadku przyjęcia dodatkowych wyjaśnień lub uwzględnienia umotywowanych zastrzeżeń zgłoszonych do projektu wystąpienia pokontrolnego.
2. Wystąpienie pokontrolne może być uzupełnione o:
1) zalecenia lub wnioski dotyczące usunięcia nieprawidłowości lub usprawnienia funkcjonowania komórki kontrolowanej;
2) termin złożenia informacji o wykonaniu zaleceń lub wykorzystaniu wniosków, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia.
3. Termin, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, wyznacza się z uwzględnieniem charakteru zaleceń lub wniosków.
§ 29.
§ 30.
§ 31.
§ 32.
Rozdział 3
Dokumentacja kontroli
§ 33.
2. Akta kontroli obejmują w szczególności:
1) wykaz ich zawartości z podaniem nazw dokumentów i numerów stron;
2) upoważnienie;
3) oświadczenia kontrolera o braku albo istnieniu okoliczności uzasadniających jego wyłączenie z udziału w kontroli;
4) dowody zebrane podczas kontroli;
5) protokoły z przeprowadzenia dowodów;
6) projekt wystąpienia pokontrolnego;
7) zgłoszone dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia i dokumenty związane z ich rozpatrzeniem;
8) wystąpienie pokontrolne;
9) informacje o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków dotyczących usunięcia nieprawidłowości lub usprawnienia funkcjonowania komórki kontrolowanej lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
§ 34.
2. Kontroler udostępnia akta kontroli po anonimizacji w dokumentach danych osobowych pracownika lub innej osoby, jeżeli zastrzegły one nieujawnianie danych umożliwiających ich identyfikację, a zachodzi uzasadniona obawa, że udzielone informacje w sprawach objętych kontrolą mogą narazić tego pracownika lub osobę na jakikolwiek uszczerbek lub zarzut z powodu udzielenia tych informacji.
Rozdział 4
Postępowanie doraźne
§ 35.
2. Postępowanie doraźne jest prowadzone przez pracowników DKSiW wyznaczonych przez Dyrektora DKSiW.
3. Z postępowania doraźnego Dyrektor DKSiW sporządza informację, która jest przedkładana Ministrowi lub Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa.
§ 36.
Rozdział 5
Przepis przejściowy i przepisy końcowe
§ 37.
§ 38.
§ 39.
– Andrzej Halicki |
MINISTER |
- Data ogłoszenia: 2015-07-21
- Data wejścia w życie: 2015-07-22
- Data obowiązywania: 2015-07-22
- Dokument traci ważność: 2016-12-02
REKLAMA
Dzienniki Urzędowe
REKLAMA
REKLAMA