Dzienniki Urzędowe - rok 2014 poz. 17

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392) oraz art. 12d ust. 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2014 r. poz. 1114), zarządza się, co następuje:

1) ustawa – ustawę z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2014 r. poz. 1114);

2) rozporządzenie – rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 czerwca 2014 r. w sprawie trybu przeprowadzania konkursu oraz przeznaczania i rozliczania środków finansowych na informatyzację (Dz. U. z 2014 r. poz. 780);

3) minister – minister właściwy do spraw informatyzacji;

4) ministerstwo – urząd obsługujący ministra właściwego do spraw informatyzacji;

5) komisja – komisja konkursowa, o której mowa w art. 12d ust. 2 ustawy;

6) konkurs – konkurs w rozumieniu art. 12c ust. 1 ustawy;

7) beneficjent – podmiot, któremu przyznano środki dotacji celowej, o której mowa w art. 12f ust. 1 ustawy;

8) departament – komórka organizacyjna ministerstwa właściwa merytorycznie do organizacji konkursu;

9) wniosek – wniosek o dofinansowanie, o którym mowa w art. 12c ust. 4 ustawy;

10) wnioskodawca – podmiot, który złożył wniosek;

11) projekt – projekt informatyczny o publicznym zastosowaniu lub przedsięwzięcie wspierające rozwój społeczeństwa informacyjnego, o którym mowa w art. 12c ust. 1 ustawy.

1) opracowanie projektu ogłoszenia o konkursie;

2) ocena wniosków pod względem formalnym i merytorycznym;

3) przygotowanie listy rankingowej ocenionych wniosków wraz z rekomendacjami, na podstawie których minister, rozstrzyga o przyznaniu dofinansowania;

4) ocena raportów rocznych i raportów końcowych z realizacji projektu, składanych przez beneficjentów.

2. W przypadku nieobecności przewodniczącego komisji pracami komisji kieruje zastępca przewodniczącego komisji.

3. Do zadań przewodniczącego komisji należy w szczególności:

1) zwoływanie posiedzeń komisji;

2) ustalanie porządku obrad;

3) zapewnianie przestrzegania zasady bezstronności i poufności w pracach komisji;

4) podpisywanie protokołów z posiedzeń komisji;

5) wyznaczanie zadań pozostałym członkom komisji;

6) kierowanie do wnioskodawców pism informujących o wynikach oceny wniosków oraz pism z prośbą o udzielenie wyjaśnień, o których mowa w § 19.

4. Do zadań sekretarza komisji należy w szczególności:

1) udostępnianie członkom komisji wniosków;

2) przygotowanie posiedzeń komisji;

3) opracowanie podsumowania ocen formalnych i merytorycznych wniosków;

4) sporządzenie listy rankingowej ocenionych wniosków wraz z rekomendacjami;

5) sporządzanie protokołów z posiedzeń komisji;

6) sporządzanie protokołu z przebiegu konkursu.

5. Do zadań członków komisji należy w szczególności:

1) przygotowanie projektu ogłoszenia o konkursie;

2) rozpatrywanie odwołań od wyników konkursu;

3) ocena formalna wniosków;

4) ocena merytoryczna wniosków;

5) ocena merytoryczna raportów rocznych i końcowych z realizacji projektu;

6) ocena merytoryczna wniosków beneficjentów w sprawie zmian w umowach;

7) referowanie, na polecenie przewodniczącego komisji, wniosków.

6. Członkowie komisji są zobowiązani do złożenia oświadczenia, zgodnie ze wzorem, określonym w załączniku nr 1 do zarządzenia.

1) oznaczenie przedmiotu konkursu;

2) oznaczenie składu komisji konkursowej;

3) informacje o wnioskodawcach;

5) liczbę uzyskanych punktów przez wnioskodawców;

6) wyniki konkursu po rozstrzygnięciu ministra.

2. Protokół z przebiegu konkursu podpisują: przewodniczący komisji albo zastępca przewodniczącego komisji oraz sekretarz komisji.

2. Posiedzenie komisji w sprawie oceny raportów rocznych oraz końcowych zwoływane jest nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia wpływu raportu do ministerstwa.

3. Członkowie komisji są informowani o posiedzeniu komisji, co najmniej na 3 dni robocze przed planowanym terminem posiedzenia.

4. W przypadku zaistnienia nadzwyczajnych okoliczności przewodniczący komisji jest uprawniony do zwołania posiedzenia komisji bez zachowania terminu określonego w ust. 3 oraz organizacji prac komisji za pośrednictwem poczty elektronicznej lub innych dostępnych środków komunikacji elektronicznej.

5. Dla ważności rozstrzygnięć wymagana jest obecność przewodniczącego komisji, a w razie jego nieobecności zastępcy przewodniczącego komisji oraz co najmniej połowy liczby członków komisji.

6. Posiedzenia odbywają się według ustalonego przez przewodniczącego komisji porządku obrad.

2. Przebieg posiedzeń komisji, za zgodą jego członków, może być rejestrowany przy pomocy urządzeń audiowizualnych.

3. Z posiedzenia komisji sporządzany jest protokół, który podpisuje przewodniczący komisji albo zastępca przewodniczącego komisji oraz wszyscy członkowie komisji uczestniczący w posiedzeniu.

4. Do protokołu dołącza się listę obecności członków komisji.

5. Obsługę techniczną prac komisji zapewnia departament.

2. Zaakceptowany przez komisję projekt ogłoszenia przekazywany jest do zatwierdzenia ministrowi za pośrednictwem dyrektora departamentu.

3. Komisja, za pośrednictwem dyrektora departamentu, rekomenduje ministrowi unieważnienie konkursu w przypadku jeżeli:

1) w terminie wskazanym w ogłoszeniu nie złożono żadnego wniosku;

2) żaden ze złożonych wniosków nie spełnia warunków określonych w ogłoszeniu o konkursie.

2. Przewodniczący komisji w uzasadnionych przypadkach może przedłużyć termin, o którym mowa w ust. 1, nie dłużej niż o miesiąc.

3. O przedłużeniu terminu przewodniczący komisji zawiadamia wnioskodawców.

2. Członek komisji, po zapoznaniu się z wykazem złożonych wniosków, jest zobowiązany do złożenia pisemnego oświadczenia o nie pozostawaniu w stosunku prawnym lub faktycznym z wnioskodawcami, który może budzić uzasadnioną wątpliwość co do ich bezstronności podczas oceny wniosków. Wzór oświadczenia określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

3. Przewodniczący komisji obowiązany jest, na żądanie członka komisji, wyłączyć go od udziału w ocenie, jeżeli zostanie uprawdopodobnione istnienie okoliczności, które mogą wywołać wątpliwość co do jego bezstronności.

2. W przypadku stwierdzenia braków formalnych, przewodniczący komisji wzywa wnioskodawcę do ich usunięcia.

2. Na posiedzeniu komisji poszczególni członkowie komisji referują oceniony przez siebie wniosek.

3. Po zreferowaniu wniosków każdy członek uczestniczący w posiedzeniu wypełnia i przekazuje sekretarzowi komisji Indywidualny Formularz Oceny Wniosku zwany dalej „IFOW”, którego wzór określa załącznik nr 2 do zarządzenia. Za spełnianie określonego kryterium przyznawane są punkty. Brak spełnienia kryterium oznacza 0 pkt.

4. Sekretarz komisji na podstawie wypełnionych przez członków komisji IFOW, o których mowa w ust. 3, bezzwłocznie opracowuje podsumowanie ocen merytorycznych wniosku na Zbiorczym Formularzu Oceny Wniosku, zwanym dalej „ZFOW”, którego wzór określa załącznik nr 3 do zarządzenia.

5. Ocena merytoryczna wniosku sporządzona na ZFOW stanowi średnią arytmetyczną wartości punktowej w poszczególnych parametrach oceny zamieszczonych na IFOW.

6. Sporządzone przez sekretarza komisji podsumowanie ocen merytorycznych wniosków stanowi podstawę do dalszych prac i uzgodnień komisji.

7. Ostateczną ocenę merytoryczną wniosku, sporządzoną na ZFOW podpisuje przewodniczący komisji i wszyscy członkowie komisji uczestniczący w posiedzeniu.

8. Do ZFOW komisja może dołączyć dodatkowe uzasadnienie. Sporządzenie uzasadnienia jest obowiązkowe w przypadku, gdy kwota dofinansowania została przyznana w innej wysokości niż określona we wniosku.

9. Minimalna liczba punktów niezbędnych do umieszczenia wniosku na liście rankingowej ocenionych wniosków wynosi połowę maksymalnej liczby punktów powiększonej o jeden.

2. Listę rankingową przewodniczący komisji, za pośrednictwem dyrektora departamentu, przekazuje ministrowi.

3. Minister na podstawie listy rankingowej rozstrzyga konkurs, decydując o przydzieleniu dofinansowania.

4. Lista rankingowa oraz rozstrzygnięcie, o których mowa w ust. 3, są niezwłocznie zamieszczane w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej ministra.

1) zgodność raportu z wymaganiami określonymi w § 7 ust. 4 rozporządzenia;

2) zgodność zakresu merytorycznego projektu z umową, o której mowa w art. 12f ust. 1 ustawy;

3) prawidłowość wydatkowania środków finansowych w porównaniu z kosztorysem i harmonogramem prac wynikającym z umowy, o której mowa w art. 12f ust. 1 ustawy;

4) przedstawioną przez Departament Budżetu i Finansów, na wniosek przewodniczącego komisji, oceną wykorzystania środków dotacji w zakresie finansowym.

2. Komisja dokonując oceny raportu rocznego przedstawia propozycje, o których mowa w § 10 ust. 1 rozporządzenia.

3. Wzór oceny raportu rocznego określa załącznik nr 4 do zarządzenia.

2. Wzór oceny raportu końcowego określa załącznik nr 5 do zarządzenia.

2. W przypadku braku uzgodnienia przez komisję stanowiska w sprawie oceny raportów rocznych i końcowych, przewodniczący komisji zarządza głosowanie.

2. Potrzebę wezwania wnioskodawcy lub beneficjenta przewodniczący komisji poddaje głosowaniu.

3. W przypadku pozytywnego wyniku głosowania, o którym mowa w ust. 2, przewodniczący komisji kieruje do wnioskodawcy lub beneficjenta pismo wzywające do złożenia dodatkowych wyjaśnień w sprawie w terminie 7 dni wraz z pouczeniem, iż udzielenie odpowiedzi po terminie spowoduje nieuwzględnienie przedstawionych wyjaśnień w procedurze oceny.

4. Do czasu udzielenia dodatkowych wyjaśnień lub do upływu terminu, o którym mowa w ust. 3, postępowanie w sprawie oceny zostaje zawieszone.

5. Udzielone przez wnioskodawcę lub beneficjenta wyjaśnienia zostają dołączone do akt sprawy.

2. Odwołania, które wpłynęły po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia wyniku konkursu, pozostawia się bez rozpatrzenia.

3. W przypadku odwołania od oceny wniosku, komisja poddaje go ponownej ocenie.

4. W pozostałych sprawach proceduralnych komisja rozstrzyga zwykłą większością głosów.

2. Korektę listy rankingowej podpisują wszyscy członkowie komisji uczestniczący w posiedzeniu.

3. Przewodniczący komisji, za pośrednictwem dyrektora departamentu, przekazuje korektę listy, o której mowa w ust. 1, ministrowi, który decyduje o przydzieleniu dofinansowania. § 14 ust. 4 stosuje się odpowiednio.

Załączniki do zarządzenia Nr 5 Ministra Administracji i Cyfryzacji
z dnia 3 września 2014 r.

Załącznik nr 1

Załącznik nr 2

Załącznik nr 3

Załącznik nr 4

Załącznik nr 5