Dzienniki Urzędowe - rok 2013 poz. 30

Na podstawie art. 34 ust. 1 i 2 i art. 34a ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392) oraz art. 69 ust. 1 pkt 1 i art. 70 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.¹⁾), zarządza się, co następuje:

1) obowiązki w zakresie kontroli zarządczej:

a) członków Kierownictwa Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji,

b) kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji,

c) kierowników jednostek podległych Ministrowi Administracji i Cyfryzacji lub przez niego nadzorowanych,

d) Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji,

e) Zespołu Audytu Wewnętrznego;

2) szczegółowy tryb sporządzania dokumentów dotyczących kontroli zarządczej i ich wzory.

1) Ministerstwie – rozumie się przez to Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji;

2) Ministrze – rozumie się przez to Ministra Administracji i Cyfryzacji;

3) DKSiW – rozumie się przez to Departament Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa;

4) działach – rozumie się przez to działy administracji rządowej: administracja publiczna, łączność, informatyzacja, wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne;

5) efektywności – rozumie się przez to relacje między osiągniętymi wynikami a wykorzystanymi zasobami;

6) jakości – rozumie się przez to stopień, w jakim zbiór nieodłącznych właściwości spełnia wymagania, w tym zgodności działań z przyjętymi standardami, wytycznymi, procedurami itp.;

7) jednostkach – rozumie się przez to urzędy obsługujące organy i jednostki organizacyjne podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane;

8) Kierownictwie Ministerstwa – rozumie się przez to Ministra, Sekretarza Stanu, Podsekretarzy Stanu oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa;

9) ustawie – rozumie się przez to ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.);

10) kierowniku komórki organizacyjnej – rozumie się przez to dyrektorów departamentów i biur Ministerstwa;

11) komórce nadzorującej – rozumie się przez to komórkę organizacyjną Ministerstwa sprawującą nadzór, w imieniu Ministra, nad jednostkami;

12) komórce organizacyjnej – rozumie się przez to komórkę organizacyjną Ministerstwa, wymienioną w statucie Ministerstwa;

13) kontroli zarządczej – rozumie się przez to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy;

14) mechanizmach kontroli – rozumie się przez to wbudowane w proces lub system zasady, mające na celu racjonalne zapewnienie realizacji celów i zadań jednostki, zgodnie z określonymi standardami działania (procedurami), a także mające ograniczyć prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka lub zniwelować negatywne skutki już zaistniałego ryzyka;

15) oświadczeniu Ministra o stanie kontroli zarządczej – rozumie się przez to oświadczenie Ministra o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni, dla działów, sporządzone zgodnie z rozporządzeniem wydanym na podstawie art. 70 ust. 6 ustawy;

16) planie działalności Ministra – rozumie się przez to plan działalności Ministra na rok następny, dla działów, sporządzony zgodnie z rozporządzeniem wydanym na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy;

17) pracowniku – rozumie się przez to członków korpusu służby cywilnej oraz osoby spoza korpusu służby cywilnej zatrudnione w Ministerstwie;

18) procedurze – rozumie się przez to sposób realizacji zadania (standard), załatwienia sprawy, realizacji projektu, zalecony przez kierownictwo Ministerstwa lub jednostki w wewnętrznych uregulowaniach, stanowiący dla pracowników wymagany sposób postępowania;

19) ryzyku – rozumie się przez to możliwość zaistnienia zdarzenia, które negatywnie wpłynie na osiągnięcie celów i zadań;

20) skuteczności – rozumie się przez to stopień, w jakim planowane działania są zrealizowane, a planowane wyniki osiągnięte;

21) sprawozdaniu z wykonania planu działalności Ministra – rozumie się przez to sprawozdanie z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni, dla działów, sporządzone zgodnie z rozporządzeniem wydanym na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy;

22) standardach kontroli zarządczej – rozumie się przez to standardy kontroli zarządczej, o których mowa w komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84);

23) zarządzaniu ryzykiem – rozumie się przez to procedury i polityki oraz skoordynowane działania, podejmowane zarówno przez Kierownictwo Ministerstwa, kierownictwo jednostki, jak i pracowników, które poprzez identyfikację i analizę ryzyka oraz określanie adekwatnych reakcji na ryzyko zwiększają prawdopodobieństwo osiągnięcia celów i realizacji zadań.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych realizują standardy kontroli zarządczej i zapewniają ich wykonywanie przez pracowników kierowanych przez siebie komórek organizacyjnych.

3. Zasady i tryb funkcjonowania kontroli zarządczej uwzględniają w szczególności:

1) sposób przygotowywania propozycji celów i zadań do realizacji w kolejnym roku kalendarzowym;

2) sposób monitorowania realizacji celów i zadań oraz osoby odpowiedzialne za ten proces;

3) metody zarządzania ryzykiem, w tym sposób dokonywania oceny ryzyka i monitorowania obszarów krytycznych z punktu widzenia zapewnienia ciągłości działalności jednostek;

4) zapewnienie efektywnego przepływu potrzebnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej Ministerstwa oraz w obrębie działów administracji rządowej, mających wpływ na osiąganie celów i realizację zadań, zarówno w kierunku pionowym jak i poziomym, w odpowiedniej formie i czasie;

5) sposób sprawowania nadzoru nad działaniami podejmowanymi w celu minimalizacji ryzyk do akceptowanego poziomu;

6) sposób przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, wynikających z kodeksu etyki zawodowej służby cywilnej oraz kodeksów etyki zawodowej, których sygnatariuszami są jednostki lub do przestrzegania których zobowiązują odrębne przepisy;

7) sposób ochrony wszelkich zasobów wykorzystywanych przez Ministerstwo i jednostki niezależnie od tytułu prawnego, w związku z wykonywanymi zadaniami.

4. Zarządzanie ryzykiem w Ministerstwie odbywa się zgodnie z polityką zarządzania ryzykiem, określoną odrębną procedurą.

2. Kierownicy jednostek odpowiadają za funkcjonowanie kontroli zarządczej w podległych sobie jednostkach.

1) koordynacja działań związanych z zapewnieniem funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz w działach, w tym z zakresu opracowania planów działalności Ministra oraz sprawozdań z ich wykonania, w szczególności zobowiązanie kierowników jednostek w działach do corocznego sporządzania planu działalności i sprawozdania z wykonania planu działalności oraz oświadczenia o stanie kontroli zarządczej;

2) dokonywanie corocznych przeglądów oraz oceny stosowania i adekwatności systemu kontroli zarządczej.

2. W przypadku, gdy w trakcie realizacji zadań służbowych w ramach stosunku pracy wystąpi konflikt interesów lub może dojść do konfliktu interesów, pracownik jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić o tym, na piśmie, bezpośredniego przełożonego.

1) zapewnienie transparentnego procesu zatrudniania pracowników, który gwarantuje przestrzeganie wszystkich obowiązujących w tym zakresie przepisów oraz szczególnych regulacji i procedur wewnętrznych, gwarantujących wybór najlepszego kandydata na stanowisko;

2) stosowanie obowiązujących zasad wynagradzania, premiowania, nagradzania i awansowania pracowników;

3) okresowe przeprowadzanie przez bezpośrednich przełożonych ocen pracowników, uwzględniających stopień spełniania wymagań określonych dla stanowiska w zakresie umiejętności i wiedzy;

4) zapewnienie rozwoju zawodowego pracowników przez przeprowadzanie szkoleń i umożliwianie doskonalenia zawodowego i podnoszenia kompetencji zawodowych.

2. W przypadku, gdy realizacja celu, zadań, procesu lub projektu wymaga współpracy więcej niż jednej komórki organizacyjnej lub jednostki, mogą być powoływane zespoły zadaniowe.

3. W skład zespołu zadaniowego mogą być włączani pracownicy Ministerstwa, jednostek, a także osoby niezatrudnione w tych podmiotach.

4. Minister albo kierownik jednostki powołuje zespół zadaniowy, wyznaczając zadania zespołu zadaniowego, a także termin ich realizacji.

5. Przewodniczącego zespołu zadaniowego wyznacza Minister albo kierownik jednostki, określając jednocześnie kompetencje przewodniczącego oraz przysługujące mu uprawnienia odpowiednio wobec komórek organizacyjnych albo jednostek.

1) zakres, sposób i możliwość delegowania uprawnień poszczególnym osobom zarządzającym lub pracownikom musi być odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania, częstotliwości podejmowania (decyzje strategiczne i decyzje o bieżącym charakterze), ryzyka z nimi związanego oraz zakresu ponoszonej odpowiedzialności;

2) powierzanie uprawnień dokonywane jest w formie pisemnej, a ich przyjęcie dla swej ważności wymaga potwierdzenia podpisem przez osobę przyjmującą.

2. Plan działalności opracowuje się zgodnie z głównymi kierunkami, założeniami i priorytetami dla poszczególnych działów, określonymi przez Ministra do dnia 30 września każdego roku, które obejmują swoim zakresem tematykę poszczególnych działów. Informację o określeniu przez Ministra głównych kierunków, założeń i priorytetów dla poszczególnych działów dyrektor DKSiW przekazuje niezwłocznie do komórek organizacyjnych i jednostek.

3. Główne kierunki, założenia i priorytety dla poszczególnych działów są również uwzględniane przy planowaniu budżetu, w tym budżetu zadaniowego.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych, według swojej właściwości, na podstawie określonych przez Ministra kierunków, założeń i priorytetów, proponują cele, mierniki i zadania do projektu planu działalności Ministra i w terminie do dnia 10 października każdego roku przedstawiają je do akceptacji właściwego członka Kierownictwa Ministerstwa.

3. Określając cele należy zapewnić, aby były one adekwatne, wymierne, osiągalne i określone w czasie.

4. Cele powinny być mierzalne w kontekście skuteczności i jakości, a jeżeli to jest zasadne również z uwzględnieniem efektywności i oszczędności.

5. Zaakceptowane propozycje, o których mowa w ust. 2, są przesyłane do DKSiW do dnia 15 października każdego roku.

6. DKSiW na podstawie otrzymanych dokumentów, o których mowa w ust. 5, przy uwzględnieniu projektu budżetu, w terminie do dnia 20 października każdego roku opracowuje projekt planu działalności Ministra i przekazuje członkom Kierownictwa Ministerstwa oraz kierownikom komórek organizacyjnych Ministerstwa. Na etapie opracowania projektu planu działalności Ministra, dyrektor DKSiW, jeżeli jest to niezbędne, prowadzi konsultacje i uzgodnienia z kierownikami komórek organizacyjnych i członkami Kierownictwa Ministerstwa.

7. Dyrektor DKSiW przekazuje kierownikom jednostek projekt planu działalności Ministra wraz z informacją o głównych kierunkach, założeniach i priorytetach, dla poszczególnych działów, określonych przez Ministra, celem zgłoszenia uwag. Na zgłoszenie uwag dyrektor DKSiW wyznacza termin nie dłuższy niż 3-dniowy. Ewentualne uwagi kierownik jednostki przekazuje do dyrektora komórki nadzorującej Ministerstwa. Kierownik komórki nadzorującej Ministerstwa, po rozpatrzeniu uwag kierownika jednostki, przekazuje do DKSiW projekt planu działalności uwzględniający ww. uwagi lub w przypadku ich nieuwzględnienia – stanowisko uzasadniające odmowę.

8. Projekt planu działalności Ministra jest przedstawiany przez DKSiW do podpisu Ministra w terminie do dnia 27 października każdego roku, a następnie przekazywany do Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.

9. W przypadku, gdy projekt, o którym mowa w ust. 8, nie zostanie przez Ministra podpisany, dyrektor DKSiW wprowadza do niego stosowne zmiany, przeprowadzając konsultacje i uzgodnienia, o których mowa w ust. 6.

10. W przypadku przekazania uwag do projektu planu działalności przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów, dyrektor DKSiW uzgadnia z członkami Kierownictwa Ministerstwa i kierownikami komórek organizacyjnych plan działalności Ministra dla kierowanych działów administracji rządowej.

13. Uzgodniony plan działalności dyrektor DKSiW przedkłada do podpisu Ministra

w terminie do dnia 20 listopada każdego roku.

14. Podpisany plan działalności Ministra, dyrektor DKSiW przekazuje do Biura Ministra w celu zamieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa, a następnie przesyła do komórek organizacyjnych i jednostek.

2. Kierownicy jednostek są zobowiązani do przekazania planu działalności, o którym mowa w ust. 1, do komórki nadzorującej i DKSiW, w terminie do dnia 31 grudnia każdego roku.

3. Plan działalności jednostki niezwłocznie podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej jednostki.

2. W przypadku, gdy istnieje zagrożenie dla osiągnięcia przyjętych celów lub zadania nie są prawidłowo realizowane, kierownik jednostki dołącza do informacji stosowne wyjaśnienia oraz propozycje działań zapobiegawczych lub naprawczych.

3. Kierownik komórki nadzorującej po przeanalizowaniu otrzymanych informacji dokonuje oceny, czy niezbędne jest powiadomienie nadzorującego członka Kierownictwa Ministerstwa, a w uzasadnionych przypadkach, powiadamia o stwierdzonych zagrożeniach.

4. Kierownicy komórek organizacyjnych, nie później niż do 15 lipca, przesyłają informacje o poziomie realizacji celów bezpośrednio do właściwych członków Kierownictwa Ministerstwa, zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 2 do zarządzenia.

5. Kierownicy komórek organizacyjnych i kierownicy jednostek są zobowiązani do przedstawienia informacji o realizacji celów i zadań wynikających z planu działalności Ministerstwa i jednostek na każde żądanie nadzorującego członka Kierownictwa Ministerstwa.

2. Kierownicy komórek nadzorujących przekazują zweryfikowane sprawozdania, o których mowa w ust. 1, do nadzorującego członka Kierownictwa Ministerstwa i DKSiW, w terminie do dnia 10 marca każdego roku.

3. Kierownicy komórek organizacyjnych są zobowiązani do sporządzenia i przekazania do DKSiW, w terminie do dnia 1 marca każdego roku, sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni.

4. DKSiW na podstawie sprawozdań, o których mowa w ust. 2 i 3, przygotowuje projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra.

5. Podpisane przez Ministra sprawozdanie z wykonania planu działalności Ministra, Biuro Ministra, na wniosek dyrektora DKSiW, zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa.

2. Dokumentacja systemu kontroli zarządczej jest adekwatna, spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

3. Kierownicy komórek organizacyjnych i kierownicy jednostek są zobowiązani do przeglądu i aktualizacji dokumentacji systemu kontroli zarządczej.

2. Wyniki pracy w obszarach działalności jednostek nadzoruje się zgodnie z zasadami i terminami przyjętymi w tych jednostkach.

3. Kierownictwo Ministerstwa i kierownicy jednostek są zobowiązani do zidentyfikowania obszarów krytycznych, dla których niezbędne jest zachowanie ciągłości działania. Przy identyfikacji obszarów krytycznych należy uwzględnić wyniki analizy ryzyka, a w szczególności takie zdarzenia, dla których ocena prawdopodobieństwa jest na poziomie niskim, a następstw na poziomie bardzo wysokim. Dla obszarów krytycznych należy opracować plany ciągłości działania lub inne dokumenty, określające zapewnienie ciągłości działania w sytuacjach kryzysowych.

2. Dyrektor Generalny Ministerstwa, kierownicy jednostek oraz kierownicy komórek organizacyjnych mogą powierzyć pracownikom, na zasadach określonych w obowiązujących przepisach, odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwego wykorzystania zasobów. Przyjęcie odpowiedzialności staje się skuteczne z chwilą pisemnego potwierdzenia tego faktu przez osobę przyjmującą.

1) dostępu do rzetelnej informacji niezbędnej do wykonywania obowiązków służbowych;

2) efektywnego systemu wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań.

2. Kierownictwo Ministerstwa oraz kierownicy jednostek są zobowiązani do corocznego przeprowadzania samooceny kontroli zarządczej z wykorzystaniem wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych stanowiących załącznik do Komunikatu Nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 2 poz. 11). Wyniki samooceny pozwolą identyfikować mocne strony systemu kontroli zarządczej i te, dla których możliwa lub konieczna jest poprawa, doskonalenie lub rozwój.

2. Kierownicy jednostek do końca marca każdego roku składają oświadczenia o stanie kontroli zarządczej jednostek, którymi kierują, do właściwych członków Kierownictwa Ministerstwa za pośrednictwem dyrektorów komórek nadzorujących.

3. Kierownicy komórek organizacyjnych do końca marca każdego roku składają oświadczenia o stanie kontroli zarządczej komórek organizacyjnych, którymi kierują, do właściwych członków Kierownictwa Ministerstwa.

4. Członkowie Kierownictwa Ministerstwa sporządzają oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, uwzględniając zaopiniowane przez kierowników komórek nadzorujących oświadczenia kierowników wszystkich nadzorowanych jednostek i informacje uzyskane od kierowników komórek organizacyjnych, a następnie do dnia 10 kwietnia każdego roku, przekazują swoje oświadczenie do DKSiW. Wzór oświadczenia o stanie kontroli zarządczej członka Kierownictwa Ministerstwa określa załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej (Dz. U. Nr 238, poz. 1581).

5. Na podstawie dokumentów, o których mowa w ust. 2–4, DKSiW do dnia 25 kwietnia każdego roku przygotowuje projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w zakresie działów, a następnie przedkłada Ministrowi do podpisu.

6. Minister podpisuje oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w zakresie działów, w terminie do dnia 30 kwietnia każdego roku za rok poprzedni.

7. Podpisane przez Ministra oświadczenie o stanie kontroli zarządczej Biuro Ministra na wniosek dyrektora DKSiW zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa.

¹⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 123, poz. 835, Nr 152, poz. 1020, Nr 96, poz. 620, Nr 238, poz. 1578 i Nr 257, poz. 1726, z 2011 r. Nr 201, poz. 1183, Nr 185, poz. 1092, Nr 234, poz. 1386, Nr 240, poz. 1429 i Nr 291, poz. 1707 oraz z 2012 r. poz. 1456, 1530 i 1548.

Załączniki do zarządzenia Nr 18 Ministra Administracji i Cyfryzacji
z dnia 10 września 2013 r.

Załącznik Nr 1

Propozycje celów, mierników i zadań do planu działalności Ministra na rok ...

Załącznik Nr 2

Informacja o poziomie realizacji celów