Dzienniki Urzędowe - rok 2012 poz. 35

Na podstawie art. 12 ust. 2b i ust. 4 ustawy z dnia 26 kwietnia 2007 r. o zarządzaniu kryzysowym (Dz. U. Nr 89, poz. 590, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

1. W celu realizacji zadań, o których mowa w art. 12 ust. 2c ustawy o zarządzaniu kryzysowym, tworzy się w Ministerstwie Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej, zwanym dalej „Ministerstwem”, Zespół Zarządzania Kryzysowego, zwany dalej „Zespołem”.

2. Zespół jest organem opiniodawczo-doradczym, właściwym w sprawach inicjowania i koordynowania działań podejmowanych w zakresie zarządzania kryzysowego w działach administracji rządowej, kierowanych przez Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej, zwanego dalej „Ministrem”.

1. W skład Zespołu wchodzą:

1) Przewodniczący Zespołu – Sekretarz Stanu w Ministerstwie;

2) Zastępca Przewodniczącego Zespołu – Podsekretarz Stanu w Ministerstwie, wyznaczony przez Ministra w zależności od wystąpienia zagrożenia lub zaistnienia sytuacji kryzysowej w dziale administracji rządowej, będącym we właściwości Ministra;

3) członkowie:

a) Dyrektor Generalny Ministerstwa;

b) kierownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa, zwani dalej ,,kierownikami komórek”,

c) Rzecznik Prasowy Ministra,

4) Sekretarz Zespołu – Dyrektor Biura Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Informacji Niejawnych Ministerstwa.

2. Przewodniczący Zespołu może, z własnej inicjatywy lub na wniosek członka Zespołu, zaprosić do udziału w jego pracach:

1) przedstawicieli organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra oraz przedsiębiorców, których przedmiot działalności dotyczy działów administracji rządowej właściwych dla Ministra;

2) przedstawicieli komórek organizacyjnych Ministerstwa, wskazanych przez kierowników komórek, o których mowa w ust. 1 pkt 3 lit. b.

3. Członkowie wchodzący w skład Zespołu uczestniczą w jego pracach osobiście. W uzasadnionych przypadkach członka Zespołu może reprezentować osoba przez niego wyznaczona.

1. Pracami Zespołu kieruje Przewodniczący Zespołu.

2. Do zadań Przewodniczącego Zespołu należy:

1) organizowanie pracy Zespołu;

2) zwoływanie posiedzeń Zespołu w odpowiednim składzie, stosownie do zakresu spraw będących przedmiotem posiedzenia;

3) przedstawianie Zespołowi informacji, dokumentów przygotowanych przez Zespół monitorowania zagrożeń;

4) przedstawianie Kierownictwu Ministerstwa wniosków i propozycji w zakresie realizacji przedsięwzięć zapewniających zachowanie zdolności Ministerstwa do funkcjonowania w warunkach sytuacji kryzysowej.

3. W przypadku nieobecności Przewodniczącego, pracami Zespołu kieruje Zastępca Przewodniczącego Zespołu.

4. Do zadań Sekretarza Zespołu należy, w szczególności:

1) organizowanie posiedzeń Zespołu, w tym powiadamianie członków Zespołu o terminach posiedzeń;

2) prowadzenie dokumentacji Zespołu, w tym sporządzanie protokołu z posiedzeń Zespołu.

5. Do zadań członków Zespołu należy:

1) uczestniczenie w pracach Zespołu, zgodnie z właściwościami i w zakresie określonym przez Przewodniczącego Zespołu;

2) niezwłoczne powiadomienie Przewodniczącego Zespołu, Sekretarza Zespołu oraz Zespołu monitorowania zagrożeń o wystąpieniu zagrożenia lub sytuacji kryzysowej, w przypadku uzyskania takich informacji.

6. Członkowie Zespołu oraz przedstawiciele, o których mowa w § 2, winni posiadać dostęp do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” lub wyższej.

1. Zespół obraduje na posiedzeniach, które odbywają się w siedzibie Ministerstwa lub w innym miejscu wskazanym przez Przewodniczącego Zespołu.

2. Protokół z posiedzenia Zespołu powinien zawierać kolejny numer, datę posiedzenia, nazwiska członków Zespołu i innych osób obecnych na posiedzeniu, porządek obrad, treść i uzasadnienie podjętych rozstrzygnięć lub sformułowanych wniosków. Protokół podpisują Przewodniczący Zespołu i Sekretarz Zespołu.

3. W przypadku zgłoszenia przez członka Zespołu odrębnego stanowiska do podjętych rozstrzygnięć lub sformułowanych wniosków, jest ono odnotowywane w protokole.

4. Obsługę pracy Zespołu zapewnia Dyrektor Biura Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Informacji Niejawnych Ministerstwa w porozumieniu z właściwymi kierownikami komórek.

W przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej oraz zwołania posiedzenia Zespołu, komunikacja z mediami realizowana jest zgodnie z Instrukcją medialną stanowiącą załącznik do zarządzenia.

Traci moc zarządzenie Nr 3 Ministra Infrastruktury z dnia 20 stycznia 2010 r. w sprawie utworzenia Zespołu Zarządzania Kryzysowego w Ministerstwie Infrastruktury.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

¹⁾ Minister Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej kieruje działami administracji rządowej: budownictwo, gospodarka przestrzenna i mieszkaniowa, gospodarka morska, transport – na podstawie § 1 ust. 2 pkt 1–3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2011 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej (Dz. U. Nr 216, poz. 1594).

²⁾ Zmiany wymienionej ustawy ogłoszone zostały w Dz. U. z 2009 r. Nr 11, poz. 59, Nr 65, poz. 553, Nr 85, poz. 716, Nr 131, poz. 1076 z 2010 r. Nr 240, poz. 1600 oraz z 2011 r. Nr 22, poz. 114.

Załącznik do zarządzenia Ministra
Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej
z dnia 20 kwietnia 2012 (poz. 35)

Instrukcja w sprawie komunikacji z mediami na potrzeby zarządzania kryzysowego

1. Instrukcja w sprawie komunikacji z mediami na potrzeby zarządzania kryzysowego, zwana dalej Instrukcją, określa sposób komunikacji z mediami w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej oraz zwołania posiedzenia Zespołu Zarządzania Kryzysowego, zwanego dalej Zespołem, a także określa sposób komunikacji z Zespołem monitorowania zagrożeń.

2. Instrukcję stosuje się w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej oraz zwołania posiedzenia Zespołu.

3. W sytuacji, o której mowa w punkcie 2, osobami upoważnionymi do wypowiadania się dla mediów w zakresie spraw będących w kompetencji Ministerstwa są: Rzecznik Prasowy Ministra oraz Przewodniczący Zespołu.

4. W sytuacji, o której mowa w punkcie 2, w zakresie spraw będących w kompetencjach jednostek podległych lub nadzorowanych, każdorazowo następuje indywidualne ustalenie osób upoważnionych do wypowiadania się dla mediów.

5. W momencie wystąpienia sytuacji kryzysowej, jednostki podległe lub nadzorowane zobowiązane są do imiennego wskazania osoby upoważnionej do kontaktów z mediami, będącej koordynatorem ze strony jednostki. Wykaz jest przekazywany do Rzecznika Prasowego Ministra za pośrednictwem Biura Ministra.

6. Rzecznik Prasowy Ministra lub Przewodniczący Zespołu mogą upoważnić inne osoby do udzielania wypowiedzi dla mediów w sprawach, o których mowa w punkcie 3, zwłaszcza w zakresie tematów, które wymagają wiedzy eksperckiej i specjalistycznej.

7. Komórki organizacyjne w Ministerstwie są obowiązane do udzielenia Rzecznikowi Prasowemu Ministra lub Przewodniczącemu Zespołu niezwłocznie wyjaśnień w zakresie wymaganym do udzielenia odpowiedzi dla mediów oraz koniecznym do prawidłowej prasy Zespołu. Komórki organizacyjne mają obowiązek udzielania odpowiedzi w terminie i trybie określonym przez Rzecznika Prasowego Ministra (telefonicznie, mailowo, faxem lub pismem).

8. Służby prasowe jednostek podległych lub nadzorowanych, których dotyczy sytuacja kryzysowa, na bieżąco kontaktują się z Rzecznikiem Prasowym Ministra w zakresie przygotowania informacji i materiałów koniecznych do pracy Zespołu. Jednostki podległe lub nadzorowane, jeśli wystąpiła sytuacji kryzysowa, mają obowiązek przygotowania i dostarczenia materiałów analitycznych, graficznych i wszelkich innych, koniecznych do prowadzenia komunikacji z mediami.

9. W razie wystąpienia sytuacji kryzysowej, jednostki podległe lub nadzorowane, których dotyczy sytuacja kryzysowa, są zobowiązane do poinformowania pracowników zaangażowanych we współpracę z mediami (pracowników biur prasowych lub jednostek Public Relations) o zaistniałej sytuacji.

10. W sytuacji, o której mowa w punkcie 9, w celu ograniczenia możliwości przekazywania informacji nieoficjalnych lub niesprawdzonych, Rzecznik Prasowy Ministra jest zobowiązany do poinformowania pracowników zaangażowanych we współpracę z mediami o zaistniałej sytuacji.

11. Ewentualne oświadczenia i komunikaty wychodzące z jednostek podległych lub nadzorowanych w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej mogą być przekazywane mediom przez kierowników lub rzeczników prasowych tych jednostek, po uprzedniej konsultacji z Zespołem, w tym rzecznikiem prasowym.

12. Każdorazowo w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej przygotowywany jest plan medialny, opisujący sposób komunikowania się z mediami, zawierający m.in. wzory oświadczeń, komunikatów prasowych, przybliżoną liczbę i częstotliwość kontaktów z mediami, plan dotyczący briefingów prasowych etc.

13. Rzecznik Prasowy Ministra współpracuje z Zespołem monitorowania zagrożeń w zakresie realizacji polityki informacyjnej. W szczególności:

– przygotowuje projekty standardów informacji na potrzeby Zespołu monitorowania zagrożeń,

– jest w stałym kontakcie ze służbami prasowymi jednostek podległych lub nadzorowanych w zakresie pozyskiwania i koordynowania informacji niezbędnych do sporządzania raportów o sytuacji w działach administracji rządowej, będących we właściwości Ministra,

– współdziała w zakresie pozyskania z jednostek podległych lub nadzorowanych, komórek organizacyjnych Ministerstwa wszelkich materiałów: informacyjnych, analitycznych, graficznych i innych, koniecznych do realizacji polityki informacyjnej.