Dzienniki Urzędowe - rok 2021 poz. 11

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2021 r. poz. 178) zarządza się, co następuje:

1) zasady udostępniania, wprowadzania, modyfikacji, aktualizacji i usuwania danych teleadresowych;

2) zadania realizowane przez pracowników komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych, zwanego dalej "ministerstwem" oraz placówek zagranicznych Rzeczypospolitej Polskiej, zwanych dalej "placówkami", w zakresie pkt 1;

3) zadania realizowane przez podmioty zewnętrzne wykonujące obsługę ministerstwa lub placówek, zwane dalej "podmiotami zewnętrznymi wykonującymi obsługę", w zakresie pkt 1;

4) obowiązki pracowników ministerstwa i placówek odpowiedzialnych za zarządzanie danymi teleadresowymi;

5) poziomy dostępu do danych teleadresowych w ministerstwie i w placówkach.

1) komórek organizacyjnych ministerstwa, placówek oraz podmiotów zewnętrznych wykonujących obsługę w zakresie: nazwa, siedziba, adres, numer telefonu, numer faksu oraz adres instytucjonalny poczty elektronicznej;

2) członków Kierownictwa ministerstwa, kierowników placówek, pracowników ministerstwa i placówek, a także pracowników podmiotów zewnętrznych wykonujących obsługę, pozwalające na identyfikację osoby i pełnionej przez nią funkcji, a także informacje wystarczające do nawiązania kontaktu służbowego, w szczególności w zakresie: imię, nazwisko, adres miejsca pracy, stanowisko służbowe, miejsce w strukturze urzędu, pełniona funkcja, numer służbowego telefonu stacjonarnego, numer służbowego telefonu komórkowego, adres służbowy poczty elektronicznej oraz inne informacje właściwe dla wykorzystywanych środków łączności;

3) konsulów honorowych w zakresie: imię i nazwisko, adres urzędowania, adres do korespondencji, numer telefonu kontaktowego oraz adres poczty elektronicznej.

2. Dane teleadresowe, o których mowa w ust. 1, stanowią własność ministerstwa.

3. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o podmiotach zewnętrznych wykonujących obsługę należy przez to rozumieć podmioty realizujące zadania na rzecz ministerstwa lub placówek na podstawie odrębnych przepisów lub umów dotyczących wykorzystania infrastruktury teleinformatycznej, w szczególności z zakresu:

1) opieki zdrowotnej - Przychodnia Lekarska Służby Zagranicznej;

2) ochrony - Służba Ochrony Państwa;

3) obsługi podróży służbowych oraz rezerwacji i wykupu biletów lotniczych oraz kolejowych, a także rezerwacji i zakupu usług hotelowych w kraju i za granicą;

4) pomocy teleinformatycznej - Centrum Wsparcia Technicznego.

2. Dane, o których mowa w ust. 1, podlegają ochronie na podstawie odrębnych przepisów.

2. Administrator danych teleadresowych nadzoruje zgodność wykorzystania danych teleadresowych z obowiązującymi przepisami, w szczególności:

1) nadzoruje proces nadawania uprawnień w zakresie dostępu do danych teleadresowych pracowników ministerstwa oraz placówek;

2) nadzoruje wykonywanie obowiązków przez dyrektorów komórek organizacyjnych ministerstwa, kierowników placówek oraz dyrektora Przychodni Lekarskiej Służby Zagranicznej, w zakresie stosowania przepisów zarządzenia;

3) wydaje instrukcje lub wytyczne dotyczące technicznych zasad tworzenia lub redagowania danych teleadresowych w teleinformatycznej sieci ministerstwa i placówek.

3. Obsługę zadań administratora danych teleadresowych zapewnia komórka właściwa do spraw zarządzania informacją.

4. W celu zapewnienia bieżącej realizacji zadań administrator danych teleadresowych może wyznaczyć spośród pracowników komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do spraw zarządzania informacją osobę, która:

1) realizuje bieżące sprawdzanie dostępu do odpowiedniego poziomu danych teleadresowych, a także wniosków o zmianę poziomu tych uprawnień;

2) nadaje stosowne uprawnienia pracownikom realizującym zadania edytorów danych teleadresowych w portalu Intranet oraz prowadzi ewidencję w tym zakresie;

3) monitoruje prawidłowość wykonywania obowiązków w zakresie aktualizacji danych teleadresowych przez dyrektorów komórek organizacyjnych ministerstwa, kierowników placówek oraz dyrektora Przychodni Lekarskiej Służby Zagranicznej;

4) monitoruje prawidłowość udostępniania, wprowadzania, modyfikacji, aktualizacji danych teleadresowych przez pracowników realizujących zadania edytorów danych teleadresowych oraz dostępność danych teleadresowych kierowników placówek i ich zastępców w zakresie numeru służbowego telefonu komórkowego aktualizowanego przez RAST;

5) aktualizuje dane teleadresowe dotyczące Ministra Spraw Zagranicznych, sekretarzy stanu, podsekretarzy stanu, pełnomocników Ministra Spraw Zagranicznych, Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej, Dyrektora Politycznego oraz Szefa Gabinetu Politycznego Ministra w zakresie przypisania lokalizacji. Dane w zakresie imienia i nazwiska (nazwa wyświetlana) pochodzą z systemu Active Directory, natomiast dane dotyczące struktury, stanowiska, stopnia służbowego, bezpośredniego przełożonego (podległości) pochodzą z systemu informatycznego wykorzystywanego do obsługi kadrowo-płacowej. Dane w zakresie numerów telefonów pochodzą z bazy numerów telefonów prowadzonej w komórce właściwej do spraw informatyki i telekomunikacji.

5. Administrator danych teleadresowych raz na miesiąc tworzy w formie elektronicznej, na podstawie książki teleadresowej portalu Intranet kopię zapasową danych w zakresie: imię i nazwisko pracownika, stanowisko służbowe, miejsce w strukturze organizacyjnej ministerstwa lub placówki, rodzaju zatrudnienia, bezpośredniego przełożonego, lokalizacji i numerów telefonów oraz numerów telefonów wszystkich sekretariatów w ministerstwie i w placówkach.

2. Dane teleadresowe dotyczące Ministra Spraw Zagranicznych, sekretarzy stanu i podsekretarzy stanu, Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej, Rzecznika Prasowego, Szefa Gabinetu Politycznego Ministra, dyrektorów komórek organizacyjnych, kierowników placówek, konsulów oraz konsulów honorowych, w zakresie: imię, nazwisko, pełniona funkcja oraz numer telefonu kontaktowego, jak również dane jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych w zakresie: adres, numer telefonu, fax, adres email, strona www, mogą być publikowane na stronach internetowych w domenie gov.pl.

3. Udostępnienie danych teleadresowych innych, niż wskazane w ust. 2, osobom lub podmiotom zewnętrznym, może nastąpić wyłącznie w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych i z zachowaniem należytej staranności.

4. Dopuszcza się publikację na stronach internetowych w domenie gov.pl danych teleadresowych innych pracowników ministerstwa lub placówki niż określonych w ust. 2 w zakresie: imię, nazwisko, stanowisko służbowe, nazwa komórki organizacyjnej ministerstwa lub placówki, w której pracownik jest zatrudniony, oraz numer telefonu kontaktowego, adres służbowej poczty elektronicznej - o ile jest to konieczne w celu umożliwienia kontaktu osobom i podmiotom zewnętrznym.

1) dyrektor komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do spraw zarządzania informacją - w zakresie danych teleadresowych dotyczących Ministra Spraw Zagranicznych, sekretarzy stanu, podsekretarzy stanu, pełnomocników Ministra Spraw Zagranicznych, Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej, Dyrektora Politycznego oraz Szefa Gabinetu Politycznego Ministra;

2) dyrektor komórki organizacyjnej ministerstwa, kierownik placówki oraz dyrektor Przychodni Lekarskiej Służby Zagranicznej - w zakresie danych dotyczących kierowanej przez siebie komórki organizacyjnej ministerstwa, placówki lub jednostki;

3) dyrektor komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do spraw bezpieczeństwa - w zakresie dotyczącym funkcjonariuszy Służby Ochrony Państwa;

4) dyrektor komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do kontroli realizacji przez podmiot zewnętrzny postanowień umowy dotyczącej obsługi podróży służbowych oraz rezerwacji i wykupu biletów lotniczych i kolejowych, a także rezerwacji i zakupu usług hotelowych, w kraju i za granicą - w zakresie danych dotyczących tego podmiotu, jego siedziby oraz pracowników;

5) dyrektor komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do spraw redagowania stron internetowych - w zakresie udostępnianych na głównej stronie internetowej ministerstwa danych teleadresowych dotyczących członków Kierownictwa ministerstwa oraz danych komórek organizacyjnych ministerstwa w zakresie: nazwa, siedziba, adres, numer telefonu, numer faksu oraz adres instytucjonalny poczty elektronicznej;

6) kierownik przedstawicielstwa dyplomatycznego Rzeczypospolitej Polskiej w państwie przyjmującym, w zakresie danych teleadresowych podległego służbowo konsula honorowego.

1) infrastrukturę teleinformatyczną, mechanizmy aktualizacji systemów informatycznych, oprogramowanie niezbędne do udostępniania, wprowadzania, modyfikacji, aktualizacji i usuwania danych teleadresowych oraz odpowiada za aktualizację danych teleadresowych w zakresie numerów telefonów w teleinformatycznej sieci ministerstwa i placówek;

2) prowadzenie bazy numerów telefonów i jej synchronizację do innych systemów w tym do książki teleadresowej.

2. Uprawnienie dostępu do danych teleadresowych na wyższym poziomie oznacza prawo dostępu do danych teleadresowych na poziomach niższych.

3. Dostęp do danych teleadresowych pracowników ministerstwa oraz placówek wymaga posiadania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych wydanego na podstawie obowiązujących przepisów prawa o ochronie danych osobowych, w tym przepisów wewnętrznych.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, składa się za pośrednictwem systemu wspomagającego zarządzaniem usługami teleinformatycznymi w ministerstwie (ITSM).

2. Nie nadaje się dostępu do najwyższego poziomu danych teleadresowych: praktykantom, stażystom, wolontariuszom oraz pracownikom placówek zatrudnionym w oparciu o umowę zawartą z kierownikiem placówki.

2. Wprowadzanie, modyfikacja, aktualizacja i usuwanie danych teleadresowych w teleinformatycznej sieci Internet jest realizowane w narzędziach informatycznych dostarczanych przez komórkę organizacyjną ministerstwa właściwą do spraw informatyki i telekomunikacji lub przez podmiot odpowiedzialny za obsługę informatyczną platformy dedykowanej dla administracji publicznej "gov.pl".

Minister Spraw Zagranicznych: Zbigniew Rau

¹⁾ Minister Spraw Zagranicznych kieruje działem administracji rządowej - sprawy zagraniczne na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 sierpnia 2020 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. poz. 1469).