Dzienniki Urzędowe - rok 2019 poz. 53

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2019 r. poz. 1171) zarządza się, co następuje:

1) planistycznych o charakterze strategicznym;

2) planistycznych o charakterze operacyjnym;

3) sprawozdawczych o charakterze operacyjnym.

2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, można opatrzyć klauzulą "zastrzeżone" lub wyższą, jeżeli ich nieuprawnione ujawnienie spowoduje lub może spowodować skutki, o których mowa w ustawie z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 742).

1) ambasador wizytujący - pełnomocnego przedstawiciela Rzeczypospolitej Polskiej w innym państwie, rezydującego w Rzeczpospolitej Polskiej, nie będącego kierownikiem placówki zagranicznej;

2) departament nadzorujący - komórkę organizacyjną, która sprawuje nadzór nad placówką zagraniczną zgodnie z Regulaminem organizacyjnym Ministerstwa Spraw Zagranicznych, stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 31 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 30 września 2015 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Ministerstwu Spraw Zagranicznych (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. z 2017 r. poz. 31, z późn. zm.²⁾);

3) kierownik placówki zagranicznej - pełnomocnego przedstawiciela Rzeczypospolitej Polskiej w innym państwie lub przy organizacji międzynarodowej, kierownika urzędu konsularnego w rozumieniu ustawy z dnia 25 czerwca 2015 r. - Prawo konsularne (Dz. U. z 2018 r. poz. 2141 oraz z 2019 r. poz. 60 i 1687), dyrektora instytutu polskiego oraz inną osobę wyznaczoną do kierowania placówką zagraniczną;

4) komórka organizacyjna - komórkę organizacyjną wymienioną w statucie Ministerstwa Spraw Zagranicznych, wydanym na podstawie art. 39 ust. 5 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów;

5) minister - Ministra Spraw Zagranicznych;

6) placówka zagraniczna - placówkę zagraniczną Rzeczypospolitej Polskiej w rozumieniu art. 4 pkt 2 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o służbie zagranicznej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2040 oraz z 2019 r. poz. 9);

7) układ zadaniowy - zestawienie, o którym mowa w art. 2 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, 1622, 1649 i 2020);

8) członek kierownictwa - Minister Spraw Zagranicznych, sekretarz stanu, podsekretarz stanu albo dyrektor generalny służby zagranicznej, nadzorujący komórkę organizacyjną.

2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych mogą określić w wytycznych, w zakresie swojej właściwości i po uzyskaniu zgody dyrektora generalnego służby zagranicznej, tryb i sposoby opracowania planów działalności i sprawozdań ze zrealizowanych w placówkach zagranicznych przedsięwzięć, wynikających z przepisów odrębnych.

2. Planowanie i sprawozdawczość w zakresie obronności regulują odrębne przepisy.

3. Treść i formę sprawozdania o ochronie informacji niejawnych oraz o stanie bezpieczeństwa placówki zagranicznej regulują odrębne przepisy.

4. Zarządzanie ryzykiem w ministerstwie i w placówkach zagranicznych regulują odrębne przepisy.

5. Planowanie i sprawozdawczość w zakresie audytu wewnętrznego regulują odrębne przepisy.

1) sporządza się strategie w zakresie spraw zagranicznych oraz polityki Rzeczypospolitej Polskiej w ramach Unii Europejskiej;

2) można sporządzać strategie lub wieloletnie programy działania w odniesieniu do obszarów geograficznych lub problemowych.

2. Decyzję o opracowaniu strategii w zakresie spraw zagranicznych oraz polityki Rzeczypospolitej Polskiej w ramach Unii Europejskiej podejmuje minister, który przekazuje swoje wytyczne kierunkowe i powierza opracowanie projektu dyrektorowi komórki organizacyjnej właściwej do spraw strategii i planowania polityki zagranicznej we współpracy z dyrektorami innych komórek organizacyjnych oraz kierownikami placówek zagranicznych.

3. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw strategii i planowania polityki zagranicznej odpowiada za przeprowadzenie niezbędnych konsultacji projektu dokumentu z innymi ministerstwami i urzędami centralnymi właściwymi dla problematyki, której dotyczą priorytety polskiej polityki zagranicznej.

4. Strategie w zakresie spraw zagranicznych oraz polityki Rzeczypospolitej Polskiej w ramach Unii Europejskiej zatwierdza minister po uprzednim ich uzgodnieniu przez członków kierownictwa i przedkłada je Radzie Ministrów.

5. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw strategii i planowania polityki zagranicznej niezwłocznie przekazuje zatwierdzone przez ministra strategie w zakresie spraw zagranicznych oraz polityki Rzeczypospolitej Polskiej w ramach Unii Europejskiej dyrektorom komórek organizacyjnych ministerstwa oraz kierownikom placówek zagranicznych.

6. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw strategii i planowania polityki zagranicznej odpowiada za monitorowanie realizacji strategii w zakresie spraw zagranicznych oraz polityki Rzeczypospolitej Polskiej w ramach Unii Europejskiej.

7. Decyzję w sprawie modyfikacji i aktualizacji strategii w zakresie spraw zagranicznych oraz polityki Rzeczypospolitej Polskiej w ramach Unii Europejskiej może podjąć minister z urzędu albo na wniosek członka kierownictwa ministerstwa lub dyrektora komórki organizacyjnej właściwej do spraw strategii i planowania polityki zagranicznej.

2. Projekt strategii lub wieloletniego programu działania w odniesieniu do obszaru geograficznego lub problemowego przygotowuje, na wniosek właściwego członka kierownictwa, dyrektor departamentu nadzorującego we współpracy z dyrektorem komórki organizacyjnej właściwej do spraw strategii i planowania polityki zagranicznej, konsultując projekt z dyrektorami właściwych komórek organizacyjnych oraz kierownikami właściwych placówek zagranicznych. Dyrektor departamentu nadzorującego odpowiada za zgodność merytoryczną przygotowywanego dokumentu z wieloletnimi priorytetami polskiej polityki zagranicznej.

3. Dyrektor departamentu nadzorującego odpowiada za przeprowadzenie niezbędnych konsultacji z innymi ministerstwami i urzędami centralnymi, właściwymi dla problematyki, której dotyczy strategia lub wieloletni program działania.

4. Strategię lub wieloletni program działania w odniesieniu do obszaru geograficznego lub problemowego zatwierdza minister, po uprzedniej akceptacji przez właściwego członka kierownictwa oraz w uzgodnieniu z pozostałymi członkami kierownictwa, i przedkłada je Radzie Ministrów.

5. Dyrektor departamentu nadzorującego niezwłocznie przekazuje zatwierdzoną przez ministra strategię lub wieloletni program działania w odniesieniu do obszaru geograficznego lub problemowego, dyrektorom komórek organizacyjnych ministerstwa oraz kierownikom placówek zagranicznych.

6. Dyrektor departamentu nadzorującego odpowiada za bieżące monitorowanie realizacji strategii lub wieloletniego programu działania w odniesieniu do obszaru geograficznego lub problemowego będącego w zakresie jego właściwości. W przypadku stwierdzenia zagrożenia w realizacji strategii lub wieloletniego programu działania lub istotnej zmiany ich uwarunkowań informuje o tym dyrektora komórki organizacyjnej właściwej do spraw strategii i planowania polityki zagranicznej oraz właściwego członka kierownictwa, który następnie powiadamia o tym ministra.

7. Decyzję w sprawie modyfikacji i aktualizacji strategii lub wieloletniego programu działania w odniesieniu do obszaru geograficznego lub problemowego podejmuje minister z urzędu albo na wniosek właściwego członka kierownictwa, dyrektora departamentu nadzorującego lub dyrektora komórki organizacyjnej właściwej do spraw strategii i planowania polityki zagranicznej.

1) projekt dokumentu rządowego określającego kierunki i cele polskiej polityki zagranicznej na następny rok (dalej: "Założenia polskiej polityki zagranicznej");

2) Plan działalności Ministra Spraw Zagranicznych dla działów administracji rządowej sprawy zagraniczne i członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej (dalej: "Plan działalności ministra");

3) informację ministra o zadaniach polskiej polityki zagranicznej;

4) plan działania komórki organizacyjnej;

5) zadania dla placówki zagranicznej;

6) zadania dla wydziału konsularnego, wyodrębnionej w strukturze przedstawicielstwa dyplomatycznego komórki obsługującej konsula Rzeczypospolitej Polskiej, oraz członka personelu dyplomatycznego wykonującego funkcje konsularne w przedstawicielstwie dyplomatycznym.

2. Po uzgodnieniu dokumentu z członkami kierownictwa dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw strategii i planowania polityki zagranicznej do 15 września każdego roku przedstawia projekt Założeń polskiej polityki zagranicznej do zatwierdzenia ministrowi.

3. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw strategii i planowania polityki zagranicznej niezwłocznie przekazuje zatwierdzony przez ministra projekt Założeń polskiej polityki zagranicznej, dyrektorom komórek organizacyjnych ministerstwa oraz kierownikom placówek zagranicznych.

4. Do 10 października każdego roku minister przedstawia Założenia polskiej polityki zagranicznej do uzgodnienia i rozpatrzenia przez Radę Ministrów.

5. Po przyjęciu dokumentu przez Radę Ministrów dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw strategii i planowania polityki zagranicznej przekazuje niezwłocznie, do wiadomości, Założenia polskiej polityki zagranicznej dyrektorom komórek organizacyjnych oraz kierownikom placówek zagranicznych.

2. Projekt Planu działalności ministra jest sporządzany z uwzględnieniem katalogu funkcji, zadań, podzadań i działań oraz celów i mierników ujętych w projekcie budżetu ministerstwa.

3. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw opracowywania części sprawnościowej budżetu zadaniowego przedstawia ministrowi do podpisu projekt Planu działalności ministra.

4. Do 31 października każdego roku minister przedstawia projekt Planu działalności ministra Prezesowi Rady Ministrów i niezwłocznie przekazuje dyrektorowi komórki organizacyjnej właściwej do spraw opracowywania części sprawnościowej budżetu zadaniowego w celu publikacji w intranecie ministerstwa.

5. Do 1 grudnia każdego roku Plan działalności ministra jest publikowany w Biuletynie Informacji Publicznej.

1) roczny raport z realizacji Założeń polskiej polityki zagranicznej;

2) sprawozdanie z wykonania Planu działalności ministra;

3) sprawozdanie z realizacji planu działania komórki organizacyjnej;

4) sprawozdanie z realizacji zadań placówki zagranicznej;

5) sprawozdanie z realizacji zadań wydziału konsularnego, wyodrębnionej w strukturze przedstawicielstwa dyplomatycznego komórki obsługującej konsula Rzeczypospolitej Polskiej, oraz członka personelu dyplomatycznego wykonującego funkcje konsularne w przedstawicielstwie dyplomatycznym.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw opracowywania części sprawnościowej budżetu zadaniowego publikuje podpisane przez ministra sprawozdanie z wykonania Planu działalności ministra niezwłocznie w Biuletynie Informacji Publicznej oraz intranecie ministerstwa.

2. Właściwy członek kierownictwa zatwierdza roczny plan działania komórki organizacyjnej.

3. Roczny plan działania komórki organizacyjnej przekazuje się niezwłocznie do wiadomości dyrektorów innych komórek organizacyjnych poprzez zamieszczenie na witrynie SharePoint ministerstwa.

4. W przypadku zmian zakresu zadań lub powołania nowej komórki organizacyjnej, dyrektor właściwej komórki organizacyjnej zobowiązany jest w ciągu 30 dni odpowiednio zaktualizować bądź opracować dokument, o którym mowa w ust. 1 i przedstawić go do zatwierdzenia właściwemu członkowi kierownictwa. Przepisy ust. 1-3 stosuje się odpowiednio.

5. Wzór planu działania komórki organizacyjnej jest określony w załączniku nr 1.

2. Właściwy członek kierownictwa zatwierdza sprawozdanie z realizacji planu działania komórki organizacyjnej. Zatwierdzenie sprawozdania z realizacji planu działania komórki organizacyjnej jest równoznaczne z przyznaniem oceny zgodnie z oczekiwaniami za stopień realizacji celów jej działalności w planie w układzie zadaniowym.

3. Sprawozdanie z realizacji planu działania komórki organizacyjnej przekazuje się do wiadomości dyrektorów innych komórek organizacyjnych poprzez zamieszczeni na witrynie SharePoint ministerstwa.

4. W przypadku likwidacji komórki organizacyjnej, jej dyrektor sporządza sprawozdanie z realizacji jej planu działania obejmujące okres od początku roku kalendarzowego do dnia likwidacji i przedstawia je do zatwierdzenia właściwemu członkowi kierownictwa w terminie 14 dni od dnia likwidacji. Właściwy członek kierownictwa zatwierdza sprawozdania niezwłocznie po przedłożeniu przez dyrektora komórki organizacyjnej.

5. Wzór sprawozdania z realizacji planu działania komórki organizacyjnej jest określony w załączniku nr 2.

2. Dyrektor departamentu nadzorującego przekazuje uzgodniony projekt zadań dla placówki zagranicznej na rok następny do zatwierdzenia właściwemu członkowi kierownictwa.

3. Do wydziału konsularnego, wyodrębnionej w strukturze przedstawicielstwa dyplomatycznego komórki obsługującej konsula Rzeczypospolitej Polskiej oraz członka personelu dyplomatycznego wykonującego funkcje konsularne w przedstawicielstwie dyplomatycznym nie stosuje się przepisów ust. 2.

2. Zadania, o których mowa w ust. 1, są dołączane do zadań dla właściwego przedstawicielstwa dyplomatycznego.

3. Zadania dla funkcjonujących w strukturze placówki zagranicznej stałych przedstawicieli Rzeczypospolitej Polskiej przy organizacjach międzynarodowych nie będących kierownikami placówek zagranicznych sporządza, do 5 listopada każdego roku i przekazuje dyrektorowi właściwego departamentu terytorialnego, dyrektor departamentu nadzorującego zakres zadań funkcjonującego w strukturze placówki zagranicznej stałego przedstawiciela i są one dołączane do zadań dla właściwego przedstawicielstwa dyplomatycznego.

2. Wzór zadań dla instytutu polskiego jest określony w załączniku nr 4.

3. Wzór zadań dla konsulatu generalnego, konsulatu, wicekonsulatu, agencji konsularnej, wydziału konsularnego, wyodrębnionej w strukturze przedstawicielstwa dyplomatycznego komórki obsługującej konsula Rzeczypospolitej Polskiej oraz członka personelu dyplomatycznego wykonującego funkcje konsularne w przedstawicielstwie dyplomatycznym jest określony w załączniku nr 5.

2. Sprawozdanie kierownika placówki zagranicznej innej niż przedstawicielstwo dyplomatyczne i stałe przedstawicielstwo przy organizacji międzynarodowej podlega uprzednio zaopiniowaniu, w formie papierowej albo elektronicznej, przez kierownika właściwego przedstawicielstwa dyplomatycznego.

2. Wzór sprawozdania z realizacji zadań instytutu polskiego jest określony w załączniku nr 7.

3. Wzór sprawozdania z realizacji zadań konsulatu generalnego, konsulatu, wicekonsulatu, agencji konsularnej, wydziału konsularnego, wyodrębnionej w strukturze przedstawicielstwa dyplomatycznego komórki obsługującej konsula Rzeczypospolitej Polskiej oraz członka personelu dyplomatycznego wykonującego funkcje konsularne w przedstawicielstwie dyplomatycznym jest określony w załączniku nr 8.

2. Wzór schematu oceny pracy konsula honorowego RP określony jest w załączniku nr 9.

2. Sprawozdanie kierownika placówki zagranicznej innej niż przedstawicielstwo dyplomatyczne i stałe przedstawicielstwo przy organizacji międzynarodowej podlega uprzednio zaopiniowaniu, w formie papierowej albo elektronicznej, przez kierownika właściwego przedstawicielstwa dyplomatycznego.

2. Do wydziału konsularnego, wyodrębnionej w strukturze przedstawicielstwa dyplomatycznego komórki obsługującej konsula Rzeczypospolitej Polskiej, członka personelu dyplomatycznego wykonującego funkcje konsularne w przedstawicielstwie dyplomatycznym oraz stałych przedstawicieli Rzeczypospolitej Polskiej przy organizacjach międzynarodowych nie będących kierownikami placówek zagranicznych nie stosuje się przepisów ust. 1.

3. Właściwy członek kierownictwa zatwierdza sprawozdanie z realizacji zadań placówki zagranicznej. Zatwierdzenie sprawozdania z realizacji zadań placówki zagranicznej na poziomie "powyżej oczekiwań" albo "zgodnie z oczekiwaniami" jest równoznaczne z określeniem stopnia realizacji celów jej działalności w planie w układzie zadaniowym.

4. W przypadku placówki zagranicznej innej niż przedstawicielstwo dyplomatyczne kopię sprawozdania placówki zagranicznej przekazuje się dyrektorowi właściwego departamentu terytorialnego.

1) powyżej oczekiwań - w przypadku wzorowej i terminowej realizacji zadań, wartościowych inicjatyw własnych, wysokiej skuteczności działań oraz samodzielności;

2) zgodnie z oczekiwaniami - w przypadku prawidłowej i terminowej realizacji zadań i rozwiązywania problemów, działań zgodnych z obowiązującymi przepisami i instrukcjami;

3) poniżej oczekiwań - w przypadku niezadawalającego stopnia realizacji zadań i rozwiązywania problemów, stwierdzenia w funkcjonowaniu placówki przypadków działań niezgodnych z obowiązującymi przepisami i instrukcjami oraz błędów w funkcjonowaniu placówki.

2. Możliwe jest przyznanie ocen powyżej oczekiwań z zastrzeżeniem, zgodnie z oczekiwaniami z zastrzeżeniem, poniżej oczekiwań z zastrzeżeniem; w takim przypadku należy opisać powód zastrzeżeń do oceny.

2. Dyrektor departamentu nadzorującego przesyła ocenę działalności placówki w poprzednim roku kierownikowi właściwego przedstawicielstwa dyplomatycznego w przypadku sprawozdań z realizacji zadań konsulatu generalnego, konsulatu, wicekonsulatu, agencji konsularnej, wydziału konsularnego, wyodrębnionej w strukturze przedstawicielstwa dyplomatycznego komórki obsługującej konsula Rzeczypospolitej Polskiej, członka personelu dyplomatycznego wykonującego funkcje konsularne w przedstawicielstwie dyplomatycznym oraz instytutów polskich.

2. Dyrektor departamentu nadzorującego przekazuje sprawozdanie do wiadomości dyrektorom innych komórek organizacyjnych poprzez umieszczenie go na platformie SharePoint ministerstwa.

1) wieloletnie priorytety polskiej polityki zagranicznej,

2) strategie i wieloletnie programy działania w odniesieniu do obszarów geograficznych lub problemowych

- obowiązują do dnia sporządzenia strategii w zakresie spraw zagranicznych oraz polityki Rzeczypospolitej Polskiej w ramach Unii Europejskiej oraz strategii lub wieloletnich programów działania w odniesieniu do obszarów geograficznych lub problemowych, o których mowa odpowiednio w § 8 pkt 1 i 2 niniejszego zarządzenia.

2. Sporządzone w procesie planowania operacyjnego na rok 2019 i 2020 na podstawie przepisów dotychczasowych:

1) dokument rządowy określający kierunki i cele polskiej polityki zagranicznej oraz promocji interesów Rzeczypospolitej Polskiej na następny rok,

2) plan działalności Ministra Spraw Zagranicznych dla działów administracji rządowej sprawy zagraniczne i członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej

- są podstawą do sporządzenia dokumentów, o których mowa w § 15 pkt 1 i 2 niniejszego zarządzenia.

3. Sporządzone w procesie planowania operacyjnego na rok 2019 i 2020 na podstawie przepisów dotychczasowych:

1) plany działania komórek organizacyjnych ministerstwa,

2) zadania dla placówek zagranicznych,

3) zadania dla urzędów konsularnych

- są podstawą do sporządzenia sprawozdań, odpowiednio za rok 2019 i 2020, o których mowa w § 15 pkt 3-5 niniejszego zarządzenia.

MINISTER SPRAW ZAGRANICZNYCH

¹⁾ Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej - członkostwo Rzeczpospolitej Polskiej w Unii Europejskiej i sprawy zagraniczne, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. poz. 2260).

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionego zarządzenia zostały ogłoszone w Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. z 2017 r. poz. 31 i 81, z 2018 r. poz. 26, 51 i 56 oraz z 2019 r. poz. 2, 6, 19, 22, 29, 38 i 47.

Załączniki do zarządzenia nr 44 Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 22 grudnia(Dz. U. Min. Spraw Zagr. poz. 53)

Załącznik nr 1

PLAN DZIAŁANIA KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ MSZ

Załącznik nr 2

SPRAWOZDANIE Z REALIZACJI PLANU DZIAŁANIA KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ MSZ

Załącznik nr 3

ZADANIA DLA PLACÓWKI ZAGRANICZNEJ

Załącznik nr 4

ZADANIA DLA INSTYTUTU POLSKIEGO

Załącznik nr 5

ZADANIA DLA KONSULATU GENERALNEGO, KONSULATU, WICEKONSULATU, AGENCJI KONSULARNEJ, WYDZIAŁU KONSULARNEGO, WYODRĘBNIONEJ W STRUKTURZE PRZEDSTAWICIELSTWA DYPLOMATYCZNEGO KOMÓRKI OBSŁUGUJĄCEJ KONSULA RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ, ORAZ CZŁONKA PERSONELU DYPLOMATYCZNEGO WYKONUJĄCEGO FUNKCJE KONSULARNE W PRZEDSTAWICIELSTWIE DYPLOMATYCZNYM

Załącznik nr 6

SPRAWOZDANIE Z REALIZACJI ZADAŃ PLACÓWKI ZAGRANICZNEJ

Załącznik nr 7

SPRAWOZDANIE Z REALIZACJI ZADAŃ INSTYTUTU POLSKIEGO

Załącznik nr 8

SPRAWOZDANIE Z REALIZACJI ZADAŃ KONSULATU GENERALNEGO, KONSULATU, WICEKONSULATU, AGENCJI KONSULARNEJ, WYDZIAŁU KONSULARNEGO, WYODRĘBNIONEJ W STRUKTURZE PRZEDSTAWICIELSTWA DYPLOMATYCZNEGO KOMÓRKI OBSŁUGUJĄCEJ KONSULA RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ ORAZ CZŁONKA PERSONELU DYPLOMATYCZNEGO WYKONUJĄCEGO FUNKCJE KONSULARNE W PRZEDSTAWICIELSTWIE DYPLOMATYCZNYM

Załącznik nr 9

OCENA PRACY KONSULA HONOROWEGO RP