Dzienniki Urzędowe - rok 2018 poz. 60

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392, z 2015 r. poz. 1064 oraz z 2018 r. poz. 1669) zarządza się, co następuje:

1) pieczęci urzędowej - należy przez to rozumieć urzędową pieczęć w rozumieniu ustawy z dnia 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 441 i 1669) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 r. w sprawie tablic i pieczęci urzędowych (Dz. U. poz. 316, z późn. zm.²⁾);

2) komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną wymienioną w statucie Ministerstwa Spraw Zagranicznych, wydanym na podstawie art. 39 ust. 5 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów;

3) placówce zagranicznej - należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną podległą Ministrowi Spraw Zagranicznych, o której mowa w art. 4 pkt 2 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o służbie zagranicznej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2040).

4) innej jednostce organizacyjnej - należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną podległą Ministrowi Spraw Zagranicznych, o której mowa w obwieszczeniu wydanym na podstawie art. 33 ust. Id ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów, niebędącą placówką zagraniczną;

5) użytkowniku pieczęci - należy przez to rozumieć pracownika komórki organizacyjnej, innej jednostki organizacyjnej lub placówki zagranicznej, do którego przypisana jest pieczęć urzędowa w karcie ewidencyjnej pieczęci urzędowej.

2. Za realizację zamówień na wykonanie i zniszczenie pieczęci urzędowych używanych w placówkach zagranicznych odpowiada komórka organizacyjna właściwa do spraw infrastruktury w placówkach zagranicznych.

1) kierujący komórką organizacyjną właściwą do spraw administracji na wniosek kierującego komórką organizacyjną albo kierownika innej jednostki organizacyjnej;

2) kierujący komórką organizacyjną właściwą do spraw infrastruktury w placówkach zagranicznych na wniosek kierownika placówki zagranicznej, a w przypadku utworzenia placówki zagranicznej, kierującego komórką organizacyjną nadzorującą pracę placówki zagranicznej.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 i pkt 2, określa rodzaj, rozmiar, przeznaczenie pieczęci urzędowej i jej treść.

3. Wnioski o zamówienie pieczęci urzędowej Ministra Spraw Zagranicznych składa wyłącznie kierujący komórką organizacyjną właściwą do spraw obsługi Ministra Spraw Zagranicznych.

2. Koszt wykonania i zniszczenia pieczęci urzędowej, o której mowa w § 2 ust. 2, pokrywany jest ze środków budżetowych pozostających w dyspozycji kierującego komórką organizacyjną właściwą do spraw infrastruktury w placówkach zagranicznych.

2. Kierownik placówki zagranicznej odbiera pieczęć urzędową od kierującego komórką organizacyjną właściwą do spraw infrastruktury w placówkach zagranicznych.

3. Z czynności, o których mowa w ust. 1 i 2, sporządza się dla każdej ze stron protokół odbioru pieczęci urzędowej, którego wzór jest określony w załączniku nr 1.

4. Egzemplarz protokołu, o którym mowa w ust. 3, przeznaczony dla kierującego komórką organizacyjną albo kierownika innej jednostki organizacyjnej, przechowuje się odpowiednio w sekretariacie komórki organizacyjnej albo w sekretariacie innej jednostki organizacyjnej.

5. Podpisany przez kierownika placówki zagranicznej egzemplarz protokołu, o którym mowa w ust. 3, przekazuje się bez zbędnej zwłoki do komórki organizacyjnej właściwej do spraw infrastruktury w placówkach zagranicznych.

6. Egzemplarz protokołu, o którym mowa w ust. 3, przeznaczony dla placówki zagranicznej, przechowuje się w kancelarii jawnej placówki zagranicznej.

2. Za prowadzenie wykazu pieczęci urzędowych wykonanych na potrzeby placówek zagranicznych oraz przekazanych do zniszczenia pieczęci urzędowych placówek zagranicznych odpowiada komórka organizacyjna właściwa do spraw infrastruktury w placówkach zagranicznych.

3. Za prowadzenie kart ewidencyjnych pieczęci urzędowych używanych w komórce organizacyjnej, w tym aktualizowanie adnotacji o użytkownikach, odpowiada pracownik sekretariatu komórki organizacyjnej.

4. Za prowadzenie kart ewidencyjnych pieczęci urzędowych używanych w innej jednostce organizacyjnej, w tym aktualizowanie adnotacji o użytkownikach, odpowiada pracownik sekretariatu innej jednostki organizacyjnej.

5. Za prowadzenie kart ewidencyjnych pieczęci urzędowych używanych w placówce zagranicznej, w tym aktualizowanie adnotacji o użytkownikach, odpowiada pracownik kancelarii jawnej placówki zagranicznej.

6. Wzór karty ewidencyjnej pieczęci urzędowych, o których mowa w ust. 3 i 4, jest określony w załączniku nr 2.

7. Wzór karty ewidencyjnej pieczęci urzędowych, o których mowa w ust. 5, jest określony w załączniku nr 3.

2. Z czynności, o której mowa w ust. 1, sporządza się dla każdej ze stron protokół przekazania pieczęci urzędowej, którego wzór jest określony w załączniku nr 4.

3. O czynności, o której mowa w ust. 1, należy jednocześnie powiadomić komórkę organizacyjną właściwą do spraw administracji w celu dokonania adnotacji w wykazie pieczęci urzędowych.

2. Przeznaczoną do zniszczenia pieczęć urzędową placówki zagranicznej przekazuje kierującemu komórką organizacyjną właściwą do spraw infrastruktury w placówkach zagranicznych kierownik placówki zagranicznej.

3. Z czynności wymienionych w ust. 1 i 2 sporządza się dla każdej ze stron protokół przekazania pieczęci urzędowej do zniszczenia, którego wzór jest określony w załączniku nr 5.

4. Egzemplarz protokołu, o którym mowa w ust. 3, przeznaczony dla kierującego komórką organizacyjną albo kierownika innej jednostki organizacyjnej, przechowuje się odpowiednio w sekretariacie komórki organizacyjnej albo w sekretariacie innej jednostki organizacyjnej.

5. Podpisany przez kierującego komórką organizacyjną właściwą do spraw infrastruktury w placówkach zagranicznych egzemplarz protokołu, o którym mowa w ust. 3, przekazuje się bez zbędnej zwłoki do kierownika placówki zagranicznej.

6. Egzemplarz protokołu, o którym mowa w ust. 3, przeznaczony dla placówki zagranicznej, przechowuje się w kancelarii jawnej placówki zagranicznej.

7. Kierujący komórkami organizacyjnymi właściwymi do spraw administracji oraz infrastruktury w placówkach zagranicznych niezwłocznie przekazują przeznaczoną do zniszczenia pieczęć urzędową do Mennicy Państwowej.

Minister Spraw Zagranicznych: Jacek Czaputowicz

¹⁾ Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej - członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej oraz sprawy zagraniczne na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 stycznia 2018 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. poz. 98).

²⁾ Zmiany tekstu wymienionego rozporządzenia zostały opublikowane w Dz. U. z 1970 r. poz. 116, z 1971 r. poz. 128, z 1973 r. poz. 281, z 1974 r. poz. 132, z 1990 r. poz. 436 oraz z 1991 r. poz. 139.

Załączniki do zarządzenia nr 45 Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 14 grudnia 2018 r.

Załącznik nr 1

PROTOKÓŁ ODBIORU PIECZĘCI URZĘDOWEJ

Załącznik nr 2

KARTA EWIDENCYJNA PIECZĘCI URZĘDOWEJ

Załącznik nr 3

KARTA EWIDENCYJNA PIECZĘCI URZĘDOWEJ

Załącznik nr 4

PROTOKÓŁ PRZEKAZANIA PIECZĘCI URZĘDOWEJ DO INNEJ KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ

Załącznik nr 5

PROTOKÓŁ PRZEKAZANIA PIECZĘCI URZĘDOWEJ DO ZNISZCZENIA