Dzienniki Urzędowe - rok 2018 poz. 6

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392 oraz z 2015 r. poz. 1064) zarządza się, co następuje:

1) przyjmowanie, ocenę formalną, kwalifikację oraz rejestrację petycji, skarg i wniosków;

2) przekazywanie zgodnie z właściwością, petycji, skarg i wniosków do załatwienia komórce organizacyjnej Ministerstwa lub placówce zagranicznej wraz ze wskazaniem terminu na załatwienie sprawy;

3) przekazywanie petycji, skarg i wniosków do innych organów administracji publicznej albo organizacji i instytucji społecznych w związku z wykonywanymi przez nie zadaniami zleconymi z zakresu administracji publicznej zgodnie z właściwością;

4) opracowywanie projektów odpowiedzi na skargi, które dotyczą członków Kierownictwa Ministerstwa oraz innych osób, o których mowa w § 8 ust. 3;

5) prowadzenie centralnego rejestru petycji, skarg i wniosków wpływających do Ministerstwa;

6) zarządzanie skrzynką poczty elektronicznej: petycje.skargi.wnioski@msz.gov.pl;

7) przyjmowanie interesantów zgłaszających się w sprawach skarg i wniosków do Ministerstwa;

8) udzielanie informacji telefonicznych dotyczących procedury rozpatrywania przez Ministerstwo petycji, skarg i wniosków;

9) przechowywanie kopii petycji, skarg i wniosków wpływających do Ministerstwa oraz kopii udzielonych odpowiedzi.

1) podpisywania korespondencji w zakresie petycji, skarg i wniosków kierowanej do dyrektorów i pracowników komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz kierowników i pracowników placówek zagranicznych oraz podmiotów zewnętrznych;

2) występowania do dyrektorów i pracowników komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz kierowników i pracowników placówek zagranicznych o udzielanie informacji, wyjaśnień oraz przekazywanie materiałów dotyczących załatwianych petycji, skarg i wniosków.

1) poniedziałek - w godzinach od 16:00 do 18:00,

2) wtorek, środę i czwartek - w godzinach od 14:00 do 16:00.

2. Interesanci zgłaszający się w sprawach skarg i wniosków do placówki zagranicznej przyjmowani są przez kierownika placówki lub wyznaczonego przez niego na piśmie pracownika.

2. Skargi i wnioski zgłaszane ustnie przez interesantów są spisywane w formie protokołu, którego wzór jest określony w załączniku nr 1 do zarządzenia.

3. Placówka zagraniczna po otrzymaniu z Ministerstwa petycji, skargi lub wniosku, który nie został zarejestrowany w centralnym rejestrze petycji, skarg i wniosków, zobowiązana jest zawiadomić o tym fakcie pracownika, o którym mowa w § 2.

1) dyrektor komórki organizacyjnej Ministerstwa - skargi dotyczące pracowników danej komórki organizacyjnej oraz petycje, skargi i wnioski dotyczące zadań tej komórki;

2) kierownik placówki zagranicznej - skargi dotyczące pracowników danej placówki zagranicznej oraz petycje, skargi i wnioski dotyczące zadań placówki z wyłączeniem zadań określonych w ustawie z dnia 25 czerwca 2015 r. - Prawo konsularne (Dz.U. z 2017 r. poz. 1545);

3) kierownik właściwego terytorialnie przedstawicielstwa dyplomatycznego - skargi dotyczące konsulów honorowych, a w sprawach dotyczących wykonywania czynności konsularnych przez konsula honorowego, właściwy konsul Rzeczypospolitej Polskiej;

4) dyrektor komórki organizacyjnej Ministerstwa nadzorującej placówkę zagraniczną - skargi dotyczące kierownika placówki zagranicznej;

5) dyrektor komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach konsularnych lub w sprawach współpracy z Polonią - skargi dotyczące konsulów Rzeczypospolitej Polskiej;

6) konsul Rzeczypospolitej Polskiej - skargi dotyczące pracowników danego urzędu konsularnego oraz petycje, skargi i wnioski dotyczące zadań urzędu, skargi na personel lub działalność podmiotu zewnętrznego w zakresie przyjmowania wniosków wizowych w ramach nadzoru nad realizacją zawartej umowy;

7) dyrektor generalny służby zagranicznej - skargi dotyczące dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz petycje, skargi i wnioski dotyczące funkcjonowania Ministerstwa.

2. Skargi dotyczące członków Kierownictwa Ministerstwa załatwia Minister Spraw Zagranicznych.

3. Skargi dotyczące członków Gabinetu Politycznego, Dyrektora Politycznego, Rzecznika Prasowego MSZ oraz osób pełniących funkcję pełnomocnika lub specjalnego wysłannika Ministra Spraw Zagranicznych załatwia w imieniu Ministra Spraw Zagranicznych wyznaczony przez niego sekretarz stanu.

2. Dane osobowe skarżącego udostępnia się pracownikowi, którego dotyczy skarga, jedynie w takim wymiarze, w jakim nie będzie groziło to wystąpieniem uszczerbku dla osoby skarżącej. Decyzję o zakresie udostępnienia danych osobowych podejmuje osoba rozpatrująca skargę.

1) rejestr, o którym mowa w § 15, lub kopie petycji, skargi i wniosków oraz zawiadomień o załatwieniu tych petycji, skarg i wniosków w terminie wskazanym przez osobę, o której mowa w § 2;

2) sprawozdanie roczne, w terminie do dnia 15 lutego roku następnego, składające się z:

a) rejestru, o którym mowa w § 15, obejmującego okres 1 stycznia - 31 grudnia danego roku,

b) propozycji działań w kierunku zmniejszenia liczby skarg.

2. Dyrektor generalny służby zagranicznej przedkłada sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, do wiadomości Ministrowi Spraw Zagranicznych do dnia 31 marca każdego roku.

2. Dyrektor generalny służby zagranicznej przedkłada informację zbiorczą, o której mowa w ust. 1, do wiadomości Ministrowi Spraw Zagranicznych do dnia 15 czerwca każdego roku.

3. Komórka właściwa w sprawach koordynacji załatwienia petycji, skarg i wniosków umieszcza na stronie internetowej Ministerstwa zbiorczą informację o petycjach rozpatrzonych w roku poprzednim, w terminie o którym mowa w art. 14 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach (Dz. U. z 2017 r. poz. 1123).

Minister Spraw Zagranicznych: Jacek Czaputowicz

¹⁾ Minister Spraw Zagranicznych kieruje działem administracji rządowej - sprawy zagraniczne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 stycznia 2018 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. poz. 98).

Załączniki do zarządzenia nr 1 Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 24 stycznia 2018 r. (poz. 6)

Załącznik nr 1

WZÓR - PROTOKÓŁ PRZYJĘCIA SKARGI/WNIOSKU

Załącznik nr 2

WZÓR - CENTRALNY REJESTR PETYCJI, SKARG I WNIOSKÓW

Załącznik nr 3

WZÓR - REJESTR PETYCJI, SKARG I WNIOSKÓW PLACÓWKI ZAGRANICZNEJ