Dzienniki Urzędowe - rok 2016 poz. 34

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392 oraz z 2015 r. poz. 1064) w związku z art. 69 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

1) analizie ryzyka – należy przez to rozumieć czynności podjęte w celu zrozumienia charakteru i oszacowania możliwego wpływu zidentyfikowanego ryzyka na osiąganie celów i realizację zadań;

2) dyrektorze generalnym – należy przez to rozumieć dyrektora generalnego służby zagranicznej;

3) istotności ryzyka – należy przez to rozumieć wynik oceny prawdopodobieństwa wystąpienia i oddziaływania ryzyka;

4) Kierownictwie Ministerstwa – należy przez to rozumieć Ministra Spraw Zagranicznych, sekretarzy stanu, podsekretarzy stanu i dyrektora generalnego;

5) komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć komórkę wymienioną w zarządzeniu Prezesa Rady Ministrów nr 54 z dnia 21 czerwca 2012 r. w sprawie nadania statutu Ministerstwu Spraw Zagranicznych (M. P. poz. 443 oraz z 2015 r. poz. 812);

6) kontroli zarządczej – należy przez to rozumieć kontrolę zarządczą w rozumieniu art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

7) mechanizmie kontrolnym – należy przez to rozumieć zasady określone przez przepisy prawa, polityki, standardy, procedury, fizyczne środki ochrony, które mają ograniczać prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka lub jego skutków;

8) Ministerstwie – należy przez to rozumieć Ministerstwo Spraw Zagranicznych;

9) Ministrze – należy przez to rozumieć Ministra Spraw Zagranicznych;

10) oddziaływaniu ryzyka – należy przez to rozumieć możliwe skutki lub konsekwencje wystąpienia ryzyka dla realizowanych celów i zadań;

11) placówce zagranicznej – należy przez to rozumieć placówkę zagraniczną w rozumieniu ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o służbie zagranicznej (Dz. U. poz. 1403, z późn. zm.³⁾);

12) planie działalności – należy przez to rozumieć plan działalności Ministra, o którym mowa w art. 70 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

13) prawdopodobieństwie – należy przez to rozumieć szacowane prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia, stopień niepewności, co do możliwości wystąpienia zdarzenia;

14) ryzyku – należy przez to rozumieć możliwość zaistnienia zdarzenia, które będzie miało negatywny wpływ na realizację założonych celów i zadań;

15) rejestrze ryzyk – należy przez to rozumieć rejestr zidentyfikowanych ryzyk i działań zapobiegawczych;

16) właścicielu ryzyka – należy przez to rozumieć kierującego właściwą komórką organizacyjną lub właściwą placówką zagraniczną odpowiedzialnego za zarządzanie ryzykiem.

2. Celem zarządzania ryzykiem jest zwiększenie prawdopodobieństwa realizacji założonych celów i zadań, w szczególności poprzez:

1) poprawę efektywności wykorzystania posiadanych zasobów;

2) podniesienie jakości realizowanych zadań;

3) wzmocnienie pamięci instytucjonalnej.

3. Kierownictwo Ministerstwa, kierujący komórkami organizacyjnymi i placówkami zagranicznymi wspierają działania pracowników podejmowane w ramach zarządzania ryzykiem.

2. Zarządzanie ryzykiem obejmuje:

1) identyfikowanie, analizowanie i dokumentowanie ryzyk, które mają istotny wpływ na realizację celów i zadań;

2) określenie istotności ryzyk w odniesieniu do realizowanych celów z uwzględnieniem prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz potencjalnych skutków ryzyka, a także istniejących mechanizmów kontrolnych;

3) projektowanie i wdrażanie działań zapobiegawczych;

4) wskazanie osób odpowiedzialnych za podjęcie działań zapobiegawczych, ustalenie zakładanego terminu podjęcia tych działań i monitoring ich realizacji;

5) prowadzenie rejestru ryzyk;

6) monitorowanie poziomu ryzyka, w tym ocena funkcjonowania mechanizmów kontrolnych pod kątem ich adekwatności, skuteczności i efektywności;

7) monitorowanie harmonogramu realizacji działań zapobiegawczych i ich skuteczności.

3. Odpowiedzialność za realizację zadań określonych w ust. 2 pkt 1–4, 6 i 7 ponosi właściciel ryzyka.

4. Zasady zarządzania ryzykiem w projektach i w zadaniach projektowych są uregulowane w przepisach o zarządzaniu projektowym w Ministerstwie i w placówkach zagranicznych.

1) dokonywanie analizy i akceptacji projektu rejestru ryzyk w zakresie:

a) zgodności z przepisami zarządzenia;

b) adekwatności działań zapobiegawczych w stosunku do zidentyfikowanych ryzyk i zadań realizowanych przez właścicieli ryzyka;

c) adekwatności i kompletności rejestru ryzyk w odniesieniu do celów i zadań Ministra ujętych w planie działalności;

d) przypisania właścicieli ryzyka do poszczególnych ryzyk;

2) przegląd wyników monitoringu realizacji działań zapobiegawczych;

3) inicjowanie prac nad rejestrem ryzyk na kolejny rok;

4) przygotowywanie informacji na temat procesu zarządzania ryzykiem w Ministerstwie i w placówkach zagranicznych, zawierającej w szczególności wnioski dotyczące usprawniania procesu zarządzania ryzykiem i zestawienie działań zapobiegawczych zrealizowanych względem ryzyk wysokich.

2. Właściciel ryzyka na wniosek przewodniczącego Komitetu przedstawia Komitetowi informacje na temat realizacji zadań określonych w § 4 ust. 2 pkt 1–4, 6 i 7.

2. W skład komitetu wchodzą:

1) przewodniczący Komitetu – kierujący komórką organizacyjną właściwą w sprawach koordynacji kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra lub wskazany przez niego pracownik tej komórki organizacyjnej;

2) sześciu członków wyznaczonych spośród pracowników Ministerstwa.

2. W przypadku nieobecności przewodniczącego Komitetu, jego obowiązki wykonuje wyznaczony przez niego członek Komitetu.

3. Komitet obraduje na posiedzeniach.

4. Obecność przewodniczącego i członków Komitetu na posiedzeniach Komitetu jest obowiązkowa.

5. Członek Komitetu, który nie może wziąć udziału w jego posiedzeniu, jest zobowiązany poinformować przewodniczącego Komitetu o przyczynach swojej nieobecności.

6. Członkowie Komitetu na czas posiedzeń oraz realizacji zadań związanych z członkostwem w Komitecie są zwolnieni z wykonywania obowiązków służbowych realizowanych przez nich w komórkach organizacyjnych.

7. Członek Komitetu, w uzasadnionych przypadkach, może złożyć przewodniczącemu Komitetu rezygnację z pełnionej funkcji.

8. W sytuacji określonej w ust. 7, przewodniczący Komitetu niezwłocznie wnioskuje do dyrektora generalnego o powołanie nowego członka Komitetu.

9. W uzasadnionych przypadkach przewodniczący Komitetu ma prawo zaprosić do udziału w pracach Komitetu pracowników Ministerstwa, których wiedza i doświadczenie mogą mieć znaczenie dla realizacji określonego zadania.

2. Zidentyfikowane ryzyka oraz proponowane działania zapobiegawcze są dokumentowane w formularzu rejestru ryzyk, określonym w załączniku nr 1 do zarządzenia.

1) ryzyka związane ze zmianami w Ministerstwie lub w jego otoczeniu;

2) ryzyka związane z obowiązkiem zapewnienia efektywnego i skutecznego nadzoru nad jednostkami podległymi Ministrowi, w szczególności placówkami zagranicznymi;

3) zagrożenia zidentyfikowane w dokumentach planistycznych i sprawozdawczych komórek organizacyjnych i placówek zagranicznych;

4) ustalenia audytu, kontroli wewnętrznych i zewnętrznych w Ministerstwie;

5) ryzyka zasygnalizowane przez Komitet Audytu, o których mowa w art. 289 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

6) wyniki samooceny kontroli zarządczej przeprowadzanej na potrzeby oświadczenia Ministra o stanie kontroli zarządczej za dany rok.

2. W ramach analizy ryzyka oceniane jest prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka i oddziaływanie ryzyka.

3. Ocena oddziaływania ryzyka polega na nadaniu ryzyku oceny w skali punktowej od 1 do 5, gdzie 1 oznacza bardzo małe oddziaływanie a 5 bardzo duże oddziaływanie. Punktowa tabela oddziaływania ryzyka jest określona w załączniku nr 2 do zarządzenia.

4. Ocenę prawdopodobieństwa dokonuje się w skali punktowej od 1 do 5, gdzie 1 oznacza bardzo małe prawdopodobieństwo, a 5 bardzo duże prawdopodobieństwo. Punktowa tabela prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka jest określona w załączniku nr 3 do zarządzenia.

5. Przy ocenie wpływu ryzyka na osiąganie założonego celu i realizację zadania brane są pod uwagę skutki materialne i niematerialne.

6. Ocenę punktową istotności ryzyka stanowi iloczyn oceny punktowej prawdopodobieństwa i oceny punktowej oddziaływania.

1) ryzyko niskie, którego wartość punktowa zawiera się w przedziale 1–4;

2) ryzyko średnie, którego wartość punktowa zawiera się w przedziale 5–12;

3) ryzyko wysokie, którego wartość punktowa zawiera się w przedziale 15–25.

1) ryzyko niskie – ryzyko akceptowalne, które należy monitorować i w miarę możliwości kontrolować;

2) ryzyko średnie – ryzyko nieakceptowalne, które może wywierać istotny wpływ na działalność Ministerstwa i placówek zagranicznych; należy je monitorować i wprowadzać działania zapobiegawcze;

3) ryzyko wysokie – ryzyko nieakceptowalne, stanowiące zagrożenie dla działalności Ministerstwa i placówek zagranicznych; w przypadku jego identyfikacji wymagane jest natychmiastowe działanie poprzez wprowadzenie skutecznych i efektywnych działań zapobiegawczych, w tym mechanizmów kontrolnych; podlega ciągłemu monitorowaniu; nie powinno być tolerowane.

2. Przyjmuje się następujące sposoby postępowania z ryzykiem nieakceptowalnym:

1) tolerowanie ryzyka – w przypadku, gdy istnieją obiektywne okoliczności do niepodejmowania przeciwdziałania ryzyku, a także, gdy koszty podjętych działań mogą przekroczyć przewidywane korzyści;

2) transfer ryzyka – przeniesienie ryzyka na inną komórkę organizacyjną, placówkę zagraniczną lub podmiot zewnętrzny;

3) przeciwdziałanie – podjęcie działań, które pozwolą na ograniczenie ryzyka do poziomu akceptowalnego;

4) przesunięcie w czasie – zaniechanie w danym momencie działań, które rodzą zbyt duże ryzyko lub koszty tych działań przewyższają korzyści.

2. Przed przystąpieniem do określania działań zapobiegawczych, mających na celu ograniczenie ryzyka do poziomu akceptowalnego należy rozważyć:

1) jakie mechanizmy kontrolne funkcjonują obecnie i czy są adekwatne do istotności ryzyka;

2) jakie nowe mechanizmy kontrolne należy wdrożyć;

3) jaki poziom ryzyka można osiągnąć po realizacji działań zapobiegawczych;

4) jakie są koszty wprowadzenia działań zapobiegawczych;

5) czy planowane działania zapobiegawcze są wykonalne.

2. Komitet dokonuje analizy propozycji, o których mowa w ust. 1, w zakresie określonym w § 5 ust. 1 pkt 1. W przypadku konieczności wprowadzenia do nich zmian, ostateczna wersja zapisów w rejestrze ryzyk jest uzgadniana z właściwym kierującym komórką organizacyjną.

3. Przewodniczący Komitetu przedstawia projekt rejestru ryzyk do akceptacji dyrektorowi generalnemu do dnia 28 lutego każdego roku, a następnie przekazuje go pozostałym członkom Kierownictwa Ministerstwa oraz właścicielom ryzyk.

2. Proces monitorowania ryzyka jest procesem ciągłym i obejmuje:

1) wykonanie przeglądu ryzyk w celu określenia, czy ryzyka uległy zmianie;

2) sprawdzenie, czy punktowa ocena istotności ryzyka jest wciąż odpowiednia;

3) sprawdzenie skuteczności dotychczasowych mechanizmów kontrolnych;

4) określenie, czy działania zapobiegawcze są realizowane.

2. Kierujący komórkami organizacyjnymi mogą zgłaszać propozycje zmian w rejestrze ryzyk, wraz z uzasadnieniem.

3. Propozycje, o których mowa w ust. 2, są akceptowane przez Komitet, który przekazuje projekt zaktualizowanego rejestru ryzyk do zatwierdzenia, zgodnie z przepisami § 15 ust. 3.

2. Projekt informacji, o której mowa w ust. 1, przewodniczący komitetu przedstawia do akceptacji dyrektorowi generalnemu, a następnie przekazuje pozostałym członkom Kierownictwa Ministerstwa oraz właścicielom ryzyk.

2. W terminie 14 dni od dnia wejścia w życie zarządzenia kierujący komórką organizacyjną właściwą w sprawach koordynacji kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra wystąpi z wnioskiem do dyrektora generalnego o powołanie nowych członków Komitetu.

Minister Spraw Zagranicznych: Witold Waszczykowski

¹⁾ Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej – sprawy zagraniczne oraz członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 17 listopada 2015 r. r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. poz. 1899 oraz z 2016 r. poz. 131).

²⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 938 i 1646, z 2014 r. poz. 379, 911, 1146, 1626, 1646 i 1877, z 2015 r. poz. 238, 532, 1045, 1117, 1130, 1189, 1190, 1269, 1358, 1513, 1830, 1854, 1890 i 2150 oraz z 2016 r. poz. 195.

³⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2004 r. poz. 2703, z 2006 r. poz. 1217, 1218 i 1600, z 2008 r. poz. 1505, z 2009 r. poz. 1277, z 2015 r. poz. 1220 i 1274 oraz z 2016 r. poz. 34.

Załączniki do zarządzenia nr 27 Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 26 lipca 2016 r.

Załącznik nr 1

REJESTR RYZYK I DZIAŁAŃ ZAPOBIEGAWCZYCH NA ROK

Załącznik nr 2

Załącznik nr 3

PRAWDOPODOBIEŃSTWO WYSTĄPIENIA RYZYKA