Dzienniki Urzędowe - rok 2013 poz. 1

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r., poz. 392) w związku z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46) zarządza się, co następuje:

1) przyjmuje oraz rejestruje skargi i wnioski;

2) obsługuje skrzynkę poczty elektronicznej skargi.wnioski@msz.gov.pl;

3) przyjmuje interesantów zgłaszających się w sprawach skarg i wniosków do Ministerstwa;

4) kieruje przyjęte skargi i wnioski do załatwienia zgodnie z właściwością do komórek organizacyjnych Ministerstwa, placówek zagranicznych lub innych organów administracji rządowej i samorządowej oraz organizacji i instytucji społecznych w związku z wykonywanymi przez nie zadaniami zleconymi z zakresu administracji publicznej;

5) prowadzi centralny rejestr skarg i wniosków wpływających do Ministerstwa;

6) przechowuje oryginały skarg i wniosków wpływających do Ministerstwa oraz kopie udzielonych odpowiedzi.

1) podpisywania korespondencji dotyczącej załatwiania skarg i wniosków kierowanej do dyrektorów i pracowników komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz kierowników i pracowników placówek zagranicznych;

2) występowania do dyrektorów i pracowników komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz kierowników i pracowników placówek zagranicznych o niezwłoczne udzielanie informacji, wyjaśnień oraz przekazywanie materiałów dotyczących załatwiania skarg i wniosków.

1) poniedziałek – w godzinach od 16:00 do 18:00;

2) wtorek, środę i czwartek – w godzinach od 14:00 do 16:00.

2. Wyznaczony przez Ministra Spraw Zagranicznych sekretarz lub podsekretarz stanu lub zastępujący ich w przypadku nieobecności członek kierownictwa przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w poniedziałki, gdy są to dni robocze, w godzinach 15:30 – 16:30.

2. Skargi i wnioski wpływające pocztą elektroniczną bezpośrednio do komórek organizacyjnych Ministerstwa przekazuje się niezwłocznie na adres skargi.wnioski@msz.gov.pl.

3. Placówka zagraniczna po otrzymaniu z Ministerstwa skargi lub wniosku, które nie zostały zarejestrowane w centralnym rejestrze skarg i wniosków, zobowiązana jest zawiadomić o tym fakcie pracownika, o którym mowa w § 2.

1) dyrektor komórki organizacyjnej Ministerstwa – skargi dotyczące pracowników danej komórki organizacyjnej oraz wnioski dotyczące jej funkcjonowania;

2) kierownik placówki zagranicznej – skargi dotyczące pracowników danej placówki zagranicznej oraz wnioski dotyczące jej funkcjonowania;

3) kierownik właściwego terytorialnie przedstawicielstwa dyplomatycznego – skargi dotyczące konsulów honorowych;

4) kierownik wydziału lub referatu konsularnego przedstawicielstwa dyplomatycznego – skargi dotyczące pracowników danego wydziału lub referatu konsularnego oraz wnioski dotyczące jego funkcjonowania;

5) dyrektor właściwego departamentu nadzorującego – skargi dotyczące kierowników placówek zagranicznych oraz działalności placówek zagranicznych;

6) dyrektor departamentu właściwego w sprawach konsularnych lub w sprawach współpracy z Polonią – skargi dotyczące konsulów, w uzasadnionych przypadkach wynikających z zakresu przedmiotowego lub podmiotowego skargi;

7) dyrektor generalny służby zagranicznej – skargi dotyczące dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz wnioski dotyczące funkcjonowania Ministerstwa i placówek zagranicznych.

2. Osoby wymienione w ust. 1 pkt 1 – 7 są uprawnione do podpisywania zawiadomień o sposobie załatwiania skarg i wniosków kierowanych do skarżących lub wnioskodawców oraz odpowiadają za prawidłowość i terminowość załatwiania skarg i wniosków.

3. Załatwianie skarg dotyczących sekretarzy i podsekretarzy stanu, dyrektora generalnego służby zagranicznej, członków Gabinetu Politycznego, Dyrektora Politycznego, Rzecznika Prasowego MSZ oraz osób pełniących funkcję pełnomocnika lub doradcy ministra należy do wyłącznej kompetencji Ministra Spraw Zagranicznych.

1) niespełniające wymogów formalnych z uwagi na brak imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu skarżącego lub wnioskodawcy – z adnotacją, że sprawa pozostała bez rozpatrzenia;

2) dotyczące działalności innych organów RP oraz organizacji i instytucji społecznych w związku z wykonywanymi przez nie zadaniami zleconymi z zakresu administracji publicznej, przekazywane do załatwienia według właściwości.

1) w ostatnim dniu roboczym każdego kwartału – rejestr, o którym mowa w § 18;

2) w terminie do dnia 15 lutego każdego roku – sprawozdanie roczne o skargach i wnioskach załatwionych w roku poprzednim, które składa się z:

a) zestawienia sposobu załatwiania skarg i wniosków według wzoru określonego w załączniku nr 4,

b) rejestru, o którym mowa w § 18, obejmującego okres 1 stycznia – 31 grudnia,

c) analizy przyczyn skarg i wniosków oraz propozycji działań w kierunku zmniejszenia liczby skarg.

2. Dyrektor generalny służby zagranicznej przedkłada sprawozdanie o którym mowa w ust. 1 do wiadomości Ministrowi Spraw Zagranicznych do dnia 31 marca każdego roku.

2. Czynności z zakresu bieżącego nadzoru nad prawidłowością przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków wpływających do Ministerstwa należą do kompetencji dyrektora generalnego służby zagranicznej.

Minister Spraw Zagranicznych: Radosław Sikorski

¹⁾ Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej: sprawy zagraniczne oraz członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2011. r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 248 poz. 1492).

Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 17 Ministra Spraw
Zagranicznych z dnia 1 czerwca 2012 r.

(wzór)

PROTOKÓŁ
przyjęcia skargi/wniosku

Załącznik Nr 2 do zarządzenia Nr 17 Ministra Spraw
Zagranicznych z dnia 1 czerwca 2012 r.
(wzór)

Załącznik Nr 3 do zarządzenia Nr 17 Ministra Spraw
Zagranicznych z dnia 1 czerwca 2012 r.
(wzór)

Załącznik Nr 4 do zarządzenia Nr 17 Ministra Spraw
Zagranicznych z dnia 1 czerwca 2012 r.
(wzór)

Zestawienie sposobu załatwiania skarg i wniosków