Dzienniki Urzędowe - rok 2011 nr 9 poz. 76

Na podstawie art. 25 ust. 4 pkt 1 w związku z ust. 10 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505, z 2009 r. Nr 157, poz. 1241 i Nr 219, poz. 1706 oraz z 2011 r. Nr 82, poz. 451 i Nr 201, poz. 1183) zarządza się, co następuje:

1. Zarządzenie określa zasady gospodarki samochodowej w placówkach zagranicznych.

2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) Ministerstwie – należy przez to rozumieć Ministerstwo Spraw Zagranicznych;

2) placówce – należy przez to rozumieć placówkę zagraniczną.

1. Do zaspokojenia potrzeb transportowych placówki zagranicznej mogą być wykorzystywane:

1) pojazdy służbowe;

2) pojazdy stanowiące własność prywatną członków służby zagranicznej;

3) inne środki transportu (transport obcy).

2. Dyrektor komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach gospodarki samochodowej w placówkach, kierując się potrzebą zapewnienia placówce możliwości wykonywania jej zadań oraz wielkością zatrudnienia w placówce ustala, na wniosek kierującego placówką:

1) liczbę etatów samochodowych;

2) liczbę ryczałtów paliwowych.

1. Za gospodarkę samochodową placówki odpowiada kierownik placówki.

2. Pojazdy służbowe placówki używane są wyłącznie do wykonywania zadań służbowych placówki z zastrzeżeniem § 11 i 12.

3. Prawo do korzystania z pojazdów służbowych placówki w celach służbowych nie przysługuje pracownikom placówki pobierającym ryczałty paliwowe z tytułu używania do celów służbowych pojazdów (pojazdów osobowych lub motocykli) niebędących własnością pracodawcy, z zastrzeżeniem ust. 4.

4. Pracownik pobierający ryczałt paliwowy, który ze względu na okoliczności wykonywanych zadań służbowych zmuszony jest do skorzystania z pojazdu służbowego placówki, traci prawo do ryczałtu za ten dzień, na zasadach określonych w § 24 ust. 7.

5. Użycie pojazdu służbowego placówki, w celu odbycia podróży służbowej poza granicami państwa przyjmującego, jest możliwe wyłącznie w ekonomicznie uzasadnionych przypadkach, za zgodą kierownika placówki, zgodnie z przepisami wewnętrznymi dotyczącymi zasad gospodarowania środkami na podróże służbowe w Ministerstwie i w placówkach, a w przypadku placówek kategorii A i B stopnia zagrożenia dla ich bezpieczeństwa, wymaga wcześniejszego poinformowania dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach bezpieczeństwa dyplomatycznego.

6. Pisemne uzasadnienie użycia pojazdu służbowego, w sytuacji, o której mowa w ust. 5 i 6 jest dołączane do dokumentacji dotyczącej rozliczenia danej delegacji.

7. Użycie pojazdu służbowego placówki, w celu odbycia podróży służbowej poza granice państwa przyjmującego, odbywa się w ramach posiadanych przez placówkę środków finansowych.

1. Odpłatne użycie pojazdu stanowiącego własność prywatną członka służby zagranicznej w celu odbycia podróży służbowej poza granicami państwa przyjmującego wymaga zgody dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach finansowych, po przedstawieniu przez placówkę kalkulacji kosztów, a w przypadku placówek kategorii A i B stopnia zagrożenia dla ich bezpieczeństwa, dodatkowo wymaga zgody dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach bezpieczeństwa dyplomatycznego.

2. Do użycia pojazdu stanowiącego własność prywatną członka służby zagranicznej w przypadku, o którym mowa w ust. 1, mają zastosowanie postanowienia § 3 ust. 5–7.

3. Użycie pojazdu stanowiącego własność prywatną członka służby zagranicznej w przypadku, o którym mowa w ust. 1, jest możliwe wyłącznie na wniosek zainteresowanego członka służby zagranicznej.

1. Obsługa transportowa podmiotów innych niż Ministerstwo może odbywać się wyłącznie pod warunkiem, że nie spowoduje to utrudnień w funkcjonowaniu placówki oraz po pisemnym zadeklarowaniu zwrotu kosztów poniesionych przez placówkę przez podmiot występujący o tę obsługę, na zasadach określonych w ust. 3–6.

2. Decyzje w sprawie obsługi transportowej, o której mowa w ust. 1, podejmuje każdorazowo kierownik placówki.

3. Kosztami obsługi transportowej, o której mowa w ust. 1, placówka obciąża podmiot występujący o tę obsługę.

4. Przez koszt obsługi transportowej rozumie się sumę równowartości 150% ceny zużytego paliwa (wyliczoną według cen płaconych przez placówkę po odliczeniu wszystkich zwolnień), kosztów pracy kierowcy oraz wydatków poniesionych na dodatkowe opłaty związane z korzystaniem z pojazdu takie jak: opłaty za autostrady, parkingi, mosty, tunele, promy, chyba, że są one bezpośrednio ponoszone przez podmiot korzystający z obsługi transportowej.

5. Przez koszty pracy kierowcy rozumie się iloczyn liczby godzin pracy przy obsłudze transportowej i stawki godzinowej plus koszty delegacji po kraju urzędowania. Stawkę godzinową kierowcy liczy się, jako iloraz dodatku zagranicznego lub wynagrodzenia miesięcznego kierowcy miejscowego i liczby dni roboczych w miesiącu, podzielony przez osiem.

6. W przypadku, gdy obsługa transportowa podmiotów innych niż Ministerstwo wiązałaby się z nadmiernym utrudnieniem bieżącej pracy placówki, należy wskazać podmiotowi występującemu o obsługę transportową możliwości rozwiązań związane z transportem miejscowym i udzielić ewentualnej pomocy w wynajęciu wiarygodnego i bezpiecznego przewoźnika. Koszt wynajęcia przewoźnika miejscowego ponosi podmiot występujący o obsługę.

1. Kierownik placówki na pisemny wniosek osoby zatrudnionej w placówce (innej niż wykonującej obowiązki kierowcy), może udzielić zezwolenia na prowadzenie pojazdu służbowego pod warunkiem, że osoba ta posiada prawo jazdy właściwej kategorii uznawane przez władze kraju urzędowania oraz biorąc pod uwagę praktykę w zakresie prowadzenia pojazdów i znajomość przepisów ruchu drogowego obowiązujących w kraju urzędowania. O udzieleniu zezwolenia kierownik placówki kategorii A, B stopnia zagrożenia dla ich bezpieczeństwa informuje dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach bezpieczeństwa dyplomatycznego.

2. Kierownik placówki może prowadzić pojazdy służbowe pod warunkiem posiadania prawa jazdy właściwej kategorii uznawanego przez władze kraju urzędowania, praktyki w zakresie prowadzenia pojazdów oraz znajomości przepisów ruchu drogowego obowiązujących w kraju urzędowania. Oświadczenie o spełnieniu powyższych warunków, kierownik placówki przesyła do dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach gospodarki samochodowej w placówkach, a w przypadku placówek kategorii A, B stopnia zagrożenia dla ich bezpieczeństwa, również do dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach bezpieczeństwa dyplomatycznego.

1. W dyspozycji placówki mogą być, z zastrzeżeniem ust. 2, następujące pojazdy służbowe:

1) pojazd reprezentacyjny – dla potrzeb kierownika placówki;

2) pojazd (pojazdy) dla potrzeb administracyjnych;

3) pojazd (pojazdy) dla potrzeb konsularnych;

4) pojazd (pojazdy) dla pozostałych potrzeb placówki.

2. Wykaz kategorii pojazdów reprezentacyjnych użytkowanych w poszczególnych placówkach został określony w załączniku nr 1 do zarządzenia. Zmiana kategorii pojazdu reprezentacyjnego, na wniosek kierownika placówki, wymaga każdorazowo zgody Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej.

3. Instytut Polski dysponuje wyłącznie jednym wielofunkcyjnym pojazdem, którego zadaniem jest obsługa wszystkich potrzeb tej placówki.

1. Prawo do korzystania z pojazdu reprezentacyjnego w celach służbowych przysługuje kierownikowi placówki.

2. Kierownik placówki może udzielić zgody na korzystanie z pojazdu reprezentacyjnego w celach służbowych innemu pracownikowi placówki – członkowi służby zagranicznej.

Prawo do korzystania w celach służbowych z pojazdu przeznaczonego dla potrzeb administracyjnych przysługuje w pierwszej kolejności pracownikowi odpowiedzialnemu za sprawy administracyjno-finansowe lub za jego zgodą innym pracownikom pionu administracyjno-finansowego w celu wykonywania obowiązków służbowych, a w dalszej kolejności pozostałym pracownikom placówki.

1. Prawo do korzystania w celach służbowych z pojazdu przeznaczonego dla potrzeb konsularnych przysługuje w pierwszej kolejności konsulowi oraz podległym mu urzędnikom konsularnym w celu wykonywania czynności konsularnych poza siedzibą urzędu, a w dalszej kolejności innym pracownikom placówki za zgodą konsula.

2. Wykaz placówek, w których kierownik placówki przyznaje pojazd przeznaczony dla potrzeb konsularnych do wyłącznego użytku wydziału konsularnego został określony w załączniku nr 2 do zarządzenia.

1. Kierownik placówki, żołnierz zawodowy zajmujący stanowisko doradcy do spraw obronnych lub starszego doradcy wojskowego w przedstawicielstwach innych niż Stałe Przedstawicielstwo RP przy NATO w Brukseli oraz oficer łącznikowy Komendy Głównej Policji mogą korzystać z pojazdu służbowego w celu dojazdu do i z pracy oraz prywatnych jazd po mieście, w którym znajduje się siedziba placówki.

2. Osoby wymienione w ust. 1 wpłacają do kasy placówki, za prywatne jazdy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba placówki, kwoty wyliczone zgodnie z zasadami określonymi w ust. 3. Wpłaty dokonywane są w walucie planu finansowego placówki w terminie 15 dni licząc od dnia zakończenia miesiąca rozliczeniowego.

3. Osoby wymienione w ust. 1 wpłacają, co miesiąc do kasy placówki, z tytułu użytkowania pojazdów służbowych do celów prywatnych zryczałtowaną stawkę w wysokości:

1) 15% dodatku zagranicznego bazowego – jeżeli mieszkają poza terenem placówki;

2) 10% dodatku zagranicznego bazowego – jeżeli mieszkają na terenie placówki.

4. Wysokość zryczałtowanej stawki pomniejsza się za każdy dzień nie korzystania z pojazdu służbowego przez osoby wymienione w ust. 1, w wysokości proporcjonalnej do ilości dni kalendarzowych w danym miesiącu rozliczeniowym pod warunkiem udokumentowanego przekazania użytkowanego pojazdu służbowego do dyspozycji placówki.

1. Z zastrzeżeniem § 6 ust. 1, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, tj.: ze względu na bezpieczeństwo pracownika (dotyczy placówek o kategorii stopnia zagrożenia bezpieczeństwa A, B, i C) lub w sytuacjach nagłych, w których pracownik nie ma możliwości skorzystania z prywatnego lub publicznego środka transportu (nie częściej niż dwa razy w miesiącu) kierownik placówki lub osoba przez niego upoważniona może wyrazić zgodę na użycie przez członka służby zagranicznej pojazdu służbowego do celów prywatnych wyłącznie w granicach kraju urzędowania.

2. Zgoda, o której mowa w ust. 1, wymaga formy pisemnej i nie może dotyczyć wyjazdów w celach urlopowych.

3. Korzystanie z pojazdu służbowego z kierowcą do celów prywatnych może mieć miejsce pod warunkiem, że nie powoduje utrudnień we właściwym funkcjonowaniu placówki oraz nie stoi w sprzeczności z przepisami dotyczącymi czasu pracy kierowców.

4. Korzystanie z pojazdu służbowego do celów prywatnych bez kierowcy jest możliwe tylko w przypadkach, kiedy osoba posiada zezwolenie kierownika placówki na prowadzenie pojazdu służbowego.

5. Osoba korzystająca z pojazdu służbowego do celów prywatnych wpłaca do kasy placówki sumę stanowiącą równowartość 150% wartości zużytego paliwa, wyliczoną według cen płaconych przez placówkę (po odliczeniu wszystkich zwolnień) oraz koszty pracy kierowcy wyliczone zgodnie z § 5 ust. 5. Wzór wniosku na przejazd pojazdem służbowym do celów prywatnych oraz sposób rozliczania kosztów za przejazd stanowi załącznik nr 10 do zarządzenia.

6. Wszelkie dodatkowe opłaty związane z korzystaniem z pojazdu np. opłaty za korzystanie z płatnych autostrad, parkingów itp. ponosi osoba korzystająca z pojazdu służbowego do celów prywatnych.

7. Po użyciu pojazdu służbowego do celów prywatnych osoba korzystająca z pojazdu służbowego do celów prywatnych zobowiązana jest zwrócić pojazd w stanie nie pogorszonym.

8. W przypadku, gdy w trakcie korzystania z pojazdu doszło do zdarzenia, którego skutkiem będzie podwyższenie składki ubezpieczeniowej tego pojazdu lub innych pojazdów placówki – osoba korzystająca zobowiązana jest do zwrotu różnicy kosztów pomiędzy podwyższoną składką ubezpieczeniową, a składką, która byłaby pobierana gdyby nie doszło do tego zdarzenia. Obowiązek zwrotu różnicy kosztów dotyczy składek ubezpieczeniowych opłacanych w ciągu roku od zajścia zdarzenia.

Obowiązkiem osoby kierującej pojazdem służbowym jest prawidłowe użytkowanie pojazdu i przestrzeganie przepisów ruchu drogowego obowiązujących w kraju użytkowania pojazdu. Zasady regulowania mandatów, związanych z nieprzestrzeganiem przepisów ruchu drogowego, określa Protokół Dyplomatyczny.

Koszty aktualizacji prawa jazdy, jeżeli wymagają tego przepisy kraju urzędowania, ponosi jego posiadacz z wyjątkiem członka służby zagranicznej wykonującego obowiązki kierowcy, któremu koszty aktualizacji prawa jazdy pokrywa placówka.

1. Dla pojazdów służbowych, z wyłączeniem pojazdów używanych przez osoby wymienione w § 11 ust. 1, prowadzi się bieżącą, szczegółową ewidencję przebiegu i zużycia paliwa zwaną dalej „kartą drogową”. Wzór karty drogowej został określony w załączniku nr 3 do zarządzenia.

2. Wpisów w karcie drogowej dotyczących poszczególnych jazd dokonuje każdorazowo kierujący pojazdem.

3. Rozliczenia zużycia paliwa dokonuje, na koniec każdego miesiąca, pracownik wyznaczony przez kierownika placówki do prowadzenia ewidencji i rozliczeń w zakresie gospodarki samochodowej w placówkach, na podstawie danych o ilości pobranego paliwa (z zachowaniem wymogu pełnego zbiornika na koniec okresu rozliczeniowego) i liczby przejechanych kilometrów.

4. Rozliczenia, o którym mowa w ust. 3, pracownik wyznaczony przez kierownika placówki do prowadzenia ewidencji i rozliczeń w zakresie gospodarki samochodowej, dokonuje również dla pojazdów używanych przez osoby wymienione w § 11 ust. 1.

1. Dla każdego pojazdu służbowego placówka sporządza kartę ewidencyjną pojazdu według wzoru określonego w załączniku nr 4 do zarządzenia. Kopię karty placówka przesyła przy rocznym sprawozdaniu finansowym na dzień 31 grudnia każdego roku, do dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach gospodarki samochodowej w placówkach. Oryginał karty pozostaje w aktach placówki.

2. Kopię karty ewidencyjnej pojazdu placówka zobowiązana jest przesłać do komórki wymienionej w ust. 1, również każdorazowo po dokonaniu zakupu pojazdu, łącznie z kopią faktury zakupu pojazdu, wraz z roboczym tłumaczeniem na język polski.

3. Placówki przesyłają drogą elektroniczną w formie tabelarycznej, do dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach gospodarki samochodowej w placówkach, informację o stanie floty pojazdów służbowych znajdujących się w ewidencji placówki, wg stanu na dzień 30 czerwca i 31 grudnia każdego roku. Wzór tabeli został określony w załączniku nr 5 do zarządzenia.

Dla każdego pojazdu służbowego zakłada się oddzielną teczkę dokumentacji, zawierającą:

1) dokumenty zakupu;

2) dokumenty dotyczące rejestracji i ubezpieczenia;

3) dokumenty zwolnienia celnego;

4) zapasowe klucze oraz aktualny spis wyposażenia;

5) inne dokumenty dotyczące pojazdu.

1. Pojazdy służbowe placówki powinny być ubezpieczone w pełnym zakresie, w tym od odpowiedzialności cywilnej, auto casco i następstw nieszczęśliwych wypadków.

2. Pojazdy służbowe odbywające podróże poza granicami kraju urzędowania powinny posiadać pełne ubezpieczenie ważne we wszystkich krajach po terytorium, których będą się poruszać.

3. Za ubezpieczenie pojazdu w powyższym zakresie odpowiada pracownik wyznaczony do prowadzenia ewidencji i rozliczeń w zakresie gospodarki samochodowej.

1. Pojazdy służbowe parkowane są w garażach lub na parkingach siedziby placówki. W przypadkach podróży poza granice kraju urzędowania pojazdy służbowe powinny być parkowane na parkingach placówek lub parkingach strzeżonych.

2. W przypadku, gdy placówka nie zatrudnia kierowcy na potrzeby kierownika placówki, pojazdy służbowe mogą być również parkowane w garażach lub na parkingach w obrębie rezydencji kierowników placówek.

3. Parkowanie pojazdów stanowiących prywatną własność członków służby zagranicznej w garażu lub na parkingu służbowym, za które placówka jest zobowiązana uiszczać opłaty, dopuszczalne jest jedynie w przypadku wolnych miejsc, za odpłatnością według stawek i na zasadach ustalonych przez kierownika placówki. Kwota opłaty nie może być wyższa niż koszt ponoszony przez placówkę ujęty proporcjonalnie do zajmowanego przez pracownika miejsca.

4. Członkom służby zagranicznej wykorzystującym pojazdy prywatne do celów służbowych i pobierającym z tego tytułu ryczałty paliwowe, przydzielane są miejsca do parkowania w garażach i na parkingach służbowych w pierwszej kolejności, przy czym pracownicy ci, w czasie wykonywania obowiązków służbowych, są zwolnieni z opłaty, o której mowa w ust. 3.

5. Zwolnienie z opłat, o których mowa w ust. 3, nie dotyczy opłat za garaż przypisany do lokalu, w którym mieszka pracownik pobierający ryczałt paliwowy, jeżeli z tego garażu korzysta.

1. W razie uszkodzenia lub utraty pojazdu do obowiązku kierującego pojazdem należy bezzwłoczne powiadomienie o zaistniałej sytuacji kierownika placówki lub osoby odpowiedzialnej za bezpieczeństwo placówki, pracownika odpowiedzialnego za sprawy administracyjno-finansowe, miejscowej policji i ubezpieczyciela.

2. O sytuacji, o której mowa w ust. 1, kierownik placówki powiadamia dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach bezpieczeństwa dyplomatycznego i dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach gospodarki samochodowej w placówkach oraz dochodzi zwrotu kosztów z tytułu likwidacji szkody powstałej w wyniku zdarzenia.

3. Osoba, która prowadząc pojazd służbowy uczestniczyła w zdarzeniu, w wyniku którego powstała szkoda, zobowiązana jest złożyć pisemne oświadczenie o szczegółach tego zdarzenia.

4. W przypadku uszkodzenia lub utraty pojazdu służbowego z winy kierującego nim, którego skutkiem będzie podwyższenie składki ubezpieczeniowej tego pojazdu lub innych pojazdów placówki – kierujący pojazdem zobowiązany jest do zwrotu różnicy kosztów pomiędzy podwyższoną składką ubezpieczeniową, a składką, która byłaby pobierana gdyby nie doszło do tego zdarzenia. Obowiązek zwrotu różnicy kosztów dotyczy składek ubezpieczeniowych opłacanych w ciągu roku od zajścia zdarzenia.

5. W przypadku uszkodzenia lub utraty pojazdu służbowego, jeżeli zakład ubezpieczeniowy odmówi wypłaty odszkodowania z winy kierującego pojazdem, koszty szkody pokrywa kierujący.

1. O fakcie uczestnictwa w wypadku drogowym i uszkodzeniu pojazdu służbowego przez pracownika placówki będącego pod wpływem alkoholu lub innego środka odurzającego lub nieposiadającego zgody kierownika placówki na prowadzenie pojazdu służbowego, kierownik placówki powiadamia dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach bezpieczeństwa dyplomatycznego, dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach pracowniczych oraz dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw gospodarki samochodowej w placówkach.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, kierownik placówki cofa zgodę na prowadzenie pojazdów służbowych (jeżeli pracownik ją posiadał), wzywa go do zwrotu kosztów naprawy pojazdu oraz innych dodatkowych opłat, o ile nie zostały one pokryte lub zwrócone przez ubezpieczyciela w pełnej wysokości.

3. W przypadku, kiedy pracownik odmawia zwrotu kosztów, o których mowa w ust. 2, kierownik placówki występuje do dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach osobowych z wnioskiem o podjęcie stosownych kroków prawnych.

1. Wymiana pojazdu na nowy może nastąpić wyłącznie za pisemną zgodą dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach gospodarki samochodowej w placówkach, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów, na pisemny wniosek kierownika placówki.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, powinien zawierać następujące dane:

1) uzasadnienie wymiany;

2) przebieg i rok produkcji pojazdu przeznaczonego do wymiany;

3) podstawowe dane techniczne pojazdu, który ma zostać zakupiony (np.: marka, typ, pojemność silnika) oraz dodatkowe, ponadstandardowe wyposażenie pojazdu oraz orientacyjną cenę;

4) informacje o możliwości i warunkach zbycia pojazdu przeznaczonego do wymiany.

3. Ostateczną decyzję w sprawie sposobu zbycia pojazdu podlegającego wymianie podejmuje kierownik placówki, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

4. Wymianę pojazdu należy planować według kryterium najmniejszej różnicy między ceną sprzedaży pojazdu i ceną zakupu nowego pojazdu, z uwzględnieniem istniejących w danym kraju ograniczeń wynikających z przepisów celnych i podatkowych.

5. Wytyczne dotyczące kryteriów wyboru pojazdu służbowego zawiera załącznik nr 6 do zarządzenia.

6. Zasady i procedura wymiany pojazdów została określona w załączniku nr 7 do zarządzenia.

Po dokonaniu wymiany pojazdu placówka niezwłocznie sporządza rozliczenie transakcji i przesyła je (wraz z kopią karty ewidencyjnej nowego pojazdu oraz kopią dokumentów zbycia wraz z roboczym tłumaczeniem na język polski) do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach gospodarki samochodowej w placówkach.

1. Kierownik placówki może wyrazić zgodę na przyznanie członkowi służby zagranicznej ryczałtu paliwowego, stanowiącego częściowy zwrot kosztów używania do celów służbowych pojazdu niebędącego własnością pracodawcy. Stosowanie ryczałtu paliwowego stanowi uzupełnienie floty pojazdów służbowych placówki.

2. Podstawą zwrotu kosztów, o których mowa w ust. 1, jest umowa dotycząca używania pojazdu stanowiącego własność członka służby zagranicznej do celów służbowych, zawarta pomiędzy kierownikiem placówki, a członkiem służby zagranicznej, według wzoru stanowiącego załącznik nr 8 do zarządzenia.

3. Ryczałt, o którym mowa w ust. 1 może być przyznany w pełnej wysokości lub jego części w ramach ustalonej zgodnie z § 2 liczby ryczałtów paliwowych. Pełny ryczałt paliwowy stanowi zwrot równowartości kosztów zakupu 100 litrów paliwa, wyliczonej według cen płaconych przez placówkę.

4. Przyznany ryczałt paliwowy obejmuje przejazdy członka służby zagranicznej w celach służbowych na terenie miasta, w którym znajduje się siedziba placówki oraz podróży służbowych poza tą miejscowością w odległości do 50 km w obie strony.

5. Zwrot kosztów używania do celów służbowych pojazdu niebędącego własnością pracodawcy następuje w formie miesięcznego ryczałtu paliwowego, którego wysokość jest ustalona, jako iloczyn przyznanej ilości litrów paliwa i 150% ceny paliwa płaconej przez placówkę (po odliczeniu wszystkich zwolnień), po przedłożeniu przez pracownika pobierającego ryczałt paliwowy rozliczenia, uwzględniającego uzasadnione zmniejszenia, o których mowa w ust. 7.

6. Ryczałt paliwowy wypłacany jest po upływie miesiąca, za który przysługuje. Kierownik placówki obowiązany jest na bieżąco analizować wykorzystywanie przyznanych ryczałtów i występować w uzasadnionych przypadkach o zwiększenie lub zmniejszenie liczby ryczałtów.

7. Pełna kwota miesięcznego ryczałtu paliwowego podlega zmniejszeniu z tytułu każdej nieobecności w pracy pracownika pobierającego ryczałt paliwowy oraz podróży służbowej trwającej, co najmniej 8 godzin, a także w przypadku wymienionym w § 3 ust. 4. Za każdy dzień, za który ryczałt paliwowy nie przysługuje, potrąca się 1/30 miesięcznego ryczałtu.

1. Członek służby zagranicznej odbywający za zgodą kierownika placówki podróż służbową na terytorium państwa przyjmującego pojazdem stanowiącym jego własność, otrzymuje zwrot kosztów w wysokości stanowiącej równowartość 150% wartości zużytego paliwa wyliczony według cen płaconych przez placówkę, a także zwrot wydatków poniesionych za dodatkowe opłaty związane z korzystaniem z pojazdu np. opłaty za autostrady, parkingi, mosty, tunele. Wzór wniosku na przejazd pojazdem prywatnym w celach służbowych oraz obliczenia kosztów za przejazd został określony w załączniku nr 9 do zarządzenia.

2. Członek służby zagranicznej odbywający za zgodą dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach finansów podróż służbową do innego państwa, pojazdem stanowiącym jego własność, w przypadku, gdy jest to uzasadnione rachunkiem ekonomicznym, otrzymuje zwrot kosztów zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991, z późn. zm.).

3. Użycie pojazdu stanowiącego własność prywatną członka służby zagranicznej w przypadkach, o których mowa w ust. 1 i 2 jest możliwe wyłącznie na wniosek zainteresowanego pracownika.

Przepisy zarządzenia nie dotyczą środków transportu użytkowanych przez pracowników attachatów podległych Ministerstwu Obrony Narodowej.

Traci moc zarządzenie Nr 7 Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej z dnia 10 września 2007 r. w sprawie zasad prowadzenia gospodarki samochodowej w placówkach zagranicznych podległych Ministrowi Spraw Zagranicznych.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załączniki do zarządzenia Nr 23 Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej
z dnia 27 grudnia 2011 r. (poz. 76)

Załącznik nr 1

Wykaz kategorii pojazdów reprezentacyjnych w placówkach zagranicznych podległych Ministrowi Spraw Zagranicznych

AMBASADY I STAŁE PRZEDSTAWICIELSTWA

KONSULATY GENERALNE

INSTYTUTY POLSKIE

Załącznik nr 2

Wykaz placówek zagranicznych, w których kierownik placówki przyznaje pojazd przeznaczony dla potrzeb konsularnych do wyłącznego użytku wydziału konsularnego

1) Ambasada Rzeczypospolitej Polskiej w Królestwie Belgii;

2) Ambasada Rzeczypospolitej Polskiej w Królestwie Szwecji;

3) Ambasada Rzeczypospolitej Polskiej w Zjednoczonym Królestwie Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej;

4) Ambasada Rzeczypospolitej Polskiej w Republice Francuskiej;

5) Ambasada Rzeczypospolitej Polskiej w Republice Litewskiej;

6) Ambasada Rzeczypospolitej Polskiej w Republice Federalnej Niemiec;

7) Ambasada Rzeczypospolitej Polskiej w Republice Włoskiej;

8) Ambasada Rzeczypospolitej Polskiej w Stanach Zjednoczonych Ameryki;

9) Ambasada Rzeczypospolitej Polskiej w Federacji Rosyjskiej.

Załącznik nr 3

Wzór karty drogowej

Załącznik nr 4

WZÓR – KARTA EWIDENCYJNA POJAZDU

Załącznik nr 5

FLOTA POJAZDÓW SŁUŻBOWYCH PLACÓWKI WG STANU NA DZ. ......... ROKU

Załącznik nr 6

Kryteria wyboru pojazdu służbowego

1. Stopień zagrożenia dla bezpieczeństwa placówki;

2. Prestiż marki na danym rynku;

3. Cena, konkurencyjna w stosunku do innych marek w danej klasie;

4. Niski wskaźnik utraty wartości w ciągu pierwszych 3 lat eksploatacji wg ogólnodostępnych wskazań instytucji typu EUROTAX, ADAC, AA, SAMAR;

5. Dostępność i efektywność serwisu;

6. Poddające się kalkulacji koszty eksploatacji w skali 1 roku (o ile to możliwe wg obiektywnych parametrów);

7. Integracja pod względem typologicznym i estetycznym w celu stworzenia jednorodnej kolumny;

8. Dla potrzeb Instytutów Polskich przewiduje się samochody typu van, optymalnie siedmioosobowe, z wyjmowanym lub składanym w poziomie podłogi ostatnim rzędem siedzeń;

9. Dla placówek funkcjonujących w miejscach, gdzie występują trudne warunki drogowe możliwy jest zakup pojazdów terenowych 4WD lub SUV z taką opcją i podwyższonym zawieszeniem.

Załącznik nr 7

Zasady eksploatacji i utrzymania floty na placówkach zagranicznych

Cel: dążenie do stworzenia i utrzymania nowoczesnej i w pełni sprawnej floty pojazdów służbowych na placówkach

Procedura wymiany pojazdów służbowych:

l Placówki zagraniczne występują o wymianę pojazdów w planie finansowym;

l Po zatwierdzeniu planu kierownicy placówek zagranicznych występują z wnioskiem dotyczącym wymiany, zgodnie z par. 22 zarządzenia;

l Dyrektor komórki organizacyjnej MSZ właściwej w sprawach gospodarki samochodowej w placówkach zagranicznych wydaje zgodę na procedowanie sprzedaży z określoną ceną wywoławczą oraz zakupu w określonej w budżecie kwocie. W przypadku zakupów pozaplanowych komórka organizacyjna MSZ właściwa do spraw gospodarki samochodowej w placówkach zagranicznych, na podstawie informacji z placówek zagranicznych oraz poziomu środków finansowych na zakupy pojazdów, określa możliwość sfinansowania danego zakupu;

l Placówka zagraniczna przeprowadza procedurę wymiany pojazdu tj. zakwalifikowania wyeksploatowanego pojazdu do sprzedaży, ustalenie jego wartości, a następnie sprzedaż zgodnie z przepisami oraz wyboru pojazdu, który ma zostać zakupiony – mieszcząc się w limicie przyznanych środków;

l Po dokonaniu wymiany pojazdów placówka zagraniczna przesyła do MSZ kopie dokumentów sprzedaży wyeksploatowanego oraz kupna nowego pojazdu.

Zasady:

l Wymiana pojazdów na wnioski placówek następuje wg następujących priorytetów:

l wniosek do planu finansowego placówki;

l stopień wyeksploatowania pojazdu:

l rok produkcji (w pierwszej kolejności samochody 5-let-nie i starsze),

l przebieg (w pierwszej kolejności samochody z przebiegiem powyżej 100 tys. km),

l znaczenie placówki zgodnie z zasadami kategoryzacji placówek;

l zapotrzebowanie na sprowadzenie pojazdu do Polski.

l Ewentualna nadwyżka środków finansowych, będzie przeznaczona na wymianę pojazdów we wskazanych przez komórkę organizacyjną MSZ właściwą do spraw gospodarki samochodowej w placówkach zagranicznych, określonych obiektywnie na podstawie stopnia zużycia pojazdów;

l W wybranych przypadkach nastąpi zmniejszenie ilościowego stanu floty na rzecz podniesienia jakości floty (racjonalizacja gospodarki samochodowej w placówkach zagranicznych);

l Nacisk na przestrzeganie przepisów, szczególnie w zakresie kompetencji jednostek w procesie wymiany pojazdów (podkreślanie odpowiedzialności placówek za decyzje w zakresie sprzedaży/kupna pojazdów);

l Zarządzenie nr 23 DGSZ z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie zasad prowadzenia gospodarki samochodowej w placówkach zagranicznych podległych Ministrowi SZ,

l Instrukcja nr 2 DGSZ z dnia 8 marca 2007 r. w sprawie gospodarowania składnikami majątku w placówkach zagranicznych podległych Ministrowi SZ,

l Przepisy dotyczące zamówień publicznych, w szczególności: Zarządzenie nr 23 MSZ z dnia 22 czerwca 2010 r. w sprawie wytycznych dotyczących udzielania zamówień publicznych przez placówki zagraniczne oraz przez Zarząd Obsługi Ministerstwa Spraw Zagranicznych,

l Zarządzenie MSZ z dnia 23 kwietnia 2010 r. w sprawie umów cywilnoprawnych zawieranych na potrzeby Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz placówek zagranicznych,

l Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 21 maja 2010 r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego, w który wyposażone są jednostki budżetowe.

Załącznik nr 8

WZÓR – UMOWA

Załącznik nr 9

Wzór wniosku na przejazd pojazdem prywatnym w celach służbowych

Załącznik nr 10

Wzór wniosku na przejazd pojazdem służbowym do celów prywatnych