Dzienniki Urzędowe - rok 2011 nr 2 poz. 4

Na podstawie art. 34 ust. 1 pkt. 3 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. 2003 r. Nr 24, poz. 199, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

Zarządzenie określa szczegółowe zasady wdrażania i monitoringu zaleceń kontroli wewnętrznych i zewnętrznych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i jednostkach podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych oraz zaleceń audytu wewnętrznego w Ministerstwie Spraw Zagranicznych.

Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) audycie – rozumie się przez to audyt wewnętrzny w rozumieniu ustawy o finansach publicznych i innych aktów prawnych;

2) kontroli – rozumie się przez to czynności polegające na ustaleniu stanu faktycznego w zakresie organizacji i funkcjonowania jednostki kontrolowanej w obszarze objętym kontrolą oraz porównaniu stanu faktycznego ze stanem pożądanym wg ustalonych kryteriów, wskazaniu uchybień i nieprawidłowości, udokumentowaniu dokonanych czynności, a także wskazaniu osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz sformułowaniu wniosków i zaleceń pokontrolnych;

3) komórce właściwej w sprawie kontroli i audytu – rozumie się przez to komórkę organizacyjną Ministerstwa właściwą w sprawach kontroli i audytu;

4) jednostce audytowanej i jednostce kontrolowanej – rozumie się przez to komórkę organizacyjną Ministerstwa, w której wykonywane jest zadanie audytowe lub komórkę organizacyjną Ministerstwa albo jednostkę podległą i nadzorowaną, w której wykonywana jest kontrola z wyłączeniem fundacji i instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych;

5) audytorze – rozumie się przez to audytora wewnętrznego w rozumieniu ustawy o finansach publicznych;

6) kontrolerze – rozumie się przez to pracownika komórki kontroli i audytu lub innego pracownika Ministerstwa wyznaczonego i upoważnionego do przeprowadzenia kontroli;

7) harmonogramie – rozumie się przez to dokument określający terminy i osoby odpowiedzialne za realizację poszczególnych zaleceń;

8) komórce nadzorującej – rozumie się komórkę organizacyjną Ministerstwa sprawującą nadzór nad wykonywaniem zadań jednostki podległej lub nadzorowanej w zakresie określonym w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa;

9) zalecenia pokontrolne – rozumie się przez to zalecenia, o których mowa w § 29 zarządzenia Nr 29 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 22 grudnia 2009 r. w sprawie wykonywania kontroli w urzędzie obsługującym Ministra Spraw Zagranicznych oraz innych jednostkach podległych lub nadzorowanych, późn. zm. oraz zalecenia pokontrolne NIK lub innej instytucji uprawnionej do kontroli;

10) zalecenia audytu wewnętrznego – zalecenia, o których mowa w § 27 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010 w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 21, poz. 108);

11) Ministrze – rozumie się przez to Ministra Spraw Zagranicznych;

12) Ministerstwie – rozumie się przez to Ministerstwo Spraw Zagranicznych.

1. Kierownik jednostki kontrolowanej zobowiązany jest do opracowania harmonogramu realizacji zaleceń pokontrolnych i w przypadku, gdy jest nią komórka organizacyjna Ministerstwa, przesłania go do komórki właściwej w sprawach kontroli i audytu, a w przypadku, gdy jest nią jednostka podległa lub nadzorowana, do komórki organizacyjnej nadzorującej oraz komórki właściwej w sprawach kontroli i audytu – do wiadomości, najpóźniej w terminie 30 dni po ich otrzymaniu.

2. Zalecenia pokontrolne NIK lub innej instytucji uprawnionej do wykonywania kontroli w Ministerstwie stanowią podstawę do sporządzenia projektu harmonogramu realizacji zaleceń pokontrolnych, który opracowuje i przedkłada do zatwierdzenia dyrektorowi generalnemu służby zagranicznej, dyrektor komórki właściwej w sprawach kontroli i audytu.

3. Monitoring wykonania zaleceń pokontrolnych prowadzą komórki organizacyjne właściwe w sprawach nadzoru nad obszarem działalności lub jednostką, której dotyczą zalecenia, oraz komórka właściwa w sprawach kontroli i audytu.

4. Monitoring prowadzony przez komórkę właściwą w sprawach kontroli i audytu polega na uzyskiwaniu informacji o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych od jednostek kontrolowanych oraz komórek nadzorujących, a także na przeprowadzaniu kontroli sprawdzających.

5. Komórki i jednostki organizacyjne obowiązane są udzielać komórce właściwej w sprawach kontroli i audytu wszelkich informacji niezbędnych dla zapewnienia skutecznego i efektywnego monitoringu realizacji zaleceń pokontrolnych.

1. Kierownik komórki/jednostki audytowanej zobowiązany jest w ciągu 14 dni od chwili otrzymania sprawozdania z przeprowadzonego zadania audytowego:

1) w przypadku uznania, że zalecenia zawarte w sprawozdaniu są zasadne, wyznaczyć osoby odpowiedzialne za ich realizację, ustalić sposób i termin ich realizacji (harmonogram) oraz pisemnie powiadomić o tym audytora wewnętrznego. Ministra oraz dyrektora generalnego służby zagranicznej;

2) w przypadku odmowy realizacji zaleceń audytu powiadomić pisemnie Ministra, dyrektora generalnego służby zagranicznej i audytora wewnętrznego o przyczynach odmowy.

2. W przypadku, gdy kierownik jednostki audytowanej nie wykona czynności określonych w ust. 1 pkt 1 lub odmówi realizacji zaleceń, Minister w przypadku uznania, że zalecenia są zasadne, wyznacza osoby odpowiedzialne za ich realizację, ustala termin ich realizacji oraz powiadamia o tym audytora wewnętrznego i dyrektora generalnego służby zagranicznej.

3. Kierownicy komórek audytowanych niezwłocznie po upływie terminów realizacji zaleceń informują pisemnie audytora wewnętrznego o działaniach podjętych w celu realizacji zaleceń oraz o stanie realizacji zaleceń.

4. Audytor wewnętrzny może przeprowadzić czynności sprawdzające dokonując oceny działań jednostki podjętych w celu realizacji zaleceń. Ustalenia oraz ich ocenę zamieszcza się w notatce informacyjnej i przekazuje Ministrowi oraz kierownikowi komórki audytowanej.

1. Kierownik komórki właściwej w sprawach kontroli i audytu przekazuje Ministrowi i dyrektorowi generalnemu służby zagranicznej półroczne raporty o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych lub audytowych.

2. W przypadku stwierdzenia opóźnień lub zaniechań w realizacji zaleceń pokontrolnych lub audytowych, szczególnie istotnych dla działalności w obszarze lub jednostce, których dotyczą zalecenia, dyrektor komórki właściwej w sprawach kontroli i audytu przekazuje niezwłocznie Ministrowi i dyrektorowi generalnemu służby zagranicznej stosowną informację, bez zachowania terminów określonych w ust. 1.

1. W przypadku:

1) stwierdzenia zaniechania lub opóźnień w realizacji istotnych zaleceń pokontrolnych lub audytowych;

2) nie udzielenia wyjaśnień dotyczących realizacji istotnych zaleceń,

dyrektor komórki właściwej w sprawach kontroli i audytu występuje do dyrektora generalnego służby zagranicznej z wnioskiem o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego wobec kierowników jednostek organizacyjnych lub komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za realizację zaleceń pokontrolnych i audytu i nadzór nad ich wykonaniem.

2. Wnioski o wszczęcie procedur dyscyplinarnych, o których mowa w ust. 1, dołącza się do półrocznych sprawozdań, o których mowa w § 5 ust. 1 lub informacji, o których mowa w § 5 ust. 2.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

¹⁾ Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej – sprawy zagraniczne oraz członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 1 i 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2009 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 220 poz. 1725).

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2003 r. Nr 80, poz. 717, z 2004 r. Nr 238, poz. 2390 i Nr 273, poz. 2703, z 2005 r. Nr 169, poz. 1414 i Nr 249, poz. 2104, z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 170, poz. 1217, Nr 220, poz. 1600, z 2008 r. Nr 227, poz. 1505, z 2009 r. Nr 42, poz. 337, Nr 98, poz. 817, Nr 157, poz. 1241 i Nr 161, poz. 1277 oraz z 2010 r. Nr 57, poz. 354.