Dzienniki Urzędowe - rok 2010 nr 1 poz. 2

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 i art. 6 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

1. W Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych wprowadza się jednolity rzeczowy wykaz akt, stanowiący załącznik do zarządzenia.

2. Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej Ministerstwa i placówek zagranicznych, klasyfikację dokumentacji powstającej w toku działalności. Zawiera również kwalifikację archiwalną, która określa okresy obligatoryjnego przechowywania danej grupy rzeczowej dokumentacji bez względu na status dostępu.

Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz kierownicy placówek zagranicznych sprawują nadzór nad stosowaniem jednolitego rzeczowego wykazu akt, a w szczególności nad prawidłowym klasyfikowaniem i kwalifikowaniem powstającej dokumentacji.

Do czasu wejścia w życie nowych przepisów określających zasady obiegu dokumentów dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum i zarządzania informacją jest upoważniony do wydania instrukcji, wytycznych i poleceń w celu wdrożenia systemu elektronicznego zapewniającego jednolitą rejestrację i znakowanie spraw.

Akta spraw nie zakończonych przed wejściem w życie niniejszego zarządzenia ulegają przeklasyfikowaniu zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt wprowadzonym zarządzeniem.

Uchyla się załącznik nr 2 do zarządzenia Nr 25 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 22 grudnia 2000 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, przedstawicielstwach dyplomatycznych, misjach dyplomatycznych, urzędach konsularnych oraz instytutach polskich.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2010 roku.

¹⁾ Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej – członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej oraz sprawy zagraniczne, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2009 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 220, poz. 1725).

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600, z 2007 r. Nr 64, poz. 426, z 2008 r. Nr 227, poz. 1505 oraz z 2009 r. Nr 39, poz. 307 Nr 166, poz. 1317.

Załącznik do zarządzenia Nr 31
Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 31 grudnia 2009 r. (poz. 2)

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT DLA MINISTERSTWA SPRAW ZAGRANICZNYCH I PLACÓWEK ZAGRANICZNYCH

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj