Dzienniki Urzędowe - rok 2015 poz. 3

Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 i 613 oraz z 2014 r. poz. 768 i 1100), w związku z art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, 938 i 1646 oraz z 2014 r. poz. 379, 911, 1146 i 1626) oraz w związku z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289) zarządza się, co następuje:

1) ministerstwie – rozumie się przez to jednostkę budżetową, dysponenta trzeciego stopnia części 20 budżetu państwa – „Gospodarka”;

2) resorcie – rozumie się przez to dysponenta części 20 budżetu państwa – „Gospodarka”;

3) Ministerstwie Gospodarki – rozumie się przez to resort i ministerstwo;

4) ustawie – rozumie się przez to ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, 938 i 1646 oraz z 2014 r. poz. 379, 911, 1146 i 1626).

1) wykaz kont syntetycznych obowiązujących w ministerstwie i resorcie, stanowiący załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) wykaz kont analitycznych obowiązujących w ministerstwie i resorcie:

a) ministerstwa – stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia,

b) resortu – stanowiący załącznik nr 3 do zarządzenia;

3) opis systemu finansowo-księgowego, przetwarzania i ochrony danych, stanowiący załącznik nr 4 do zarządzenia.

2. Dyrektor Departamentu Budżetu i Finansów, w miarę potrzeb wynikających z przeprowadzonych operacji gospodarczych, jest uprawniony do uzupełniania wykazu kont, o których mowa w ust. 1 pkt 2.

2. Okresami sprawozdawczymi są miesiące, kwartały, półrocze lub rok, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

2. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną (konta syntetyczne), księgi pomocnicze (konta analityczne), a także zestawienia obrotowi sald księgi głównej, sald kont ksiąg pomocniczych oraz wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

3. Księga inwentarzowa prowadzona jest w Biurze Administracyjnym.

4. Przelewy bankowe dotyczące:

1) działalności budżetowej są sporządzane w Systemie Bankowości Elektronicznej „enbepe” firmy SYGNITY SA.;

2) płatności ze środków europejskich sporządzane są za pośrednictwem portalu komunikacyjnego BGK-ZLECENIA;

3) płatności ze środków socjalnych oraz pozabudżetowych są sporządzane w Systemie Bankowości Elektronicznej BGK.

5. Dla potrzeb rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych stosuje się program „Płatnik”.

6. Do systemów informatycznych, o których mowa w ust. 1 i 4 oraz do programu, o którym mowa w ust. 5, stosuje się wymagania określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz w odrębnych przepisach.

2. Dowód księgowy zawiera:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru indentyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji gospodarczych oraz jej wartości, a jeżeli jest to możliwe, określonych także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji gospodarczych, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, datę jego sporządzenia.

3. Dowód księgowy może zawierać:

1) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

2) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za wykonanie tych czynności.

4. Dekretacja dowodów księgowych ujmowanych w księgach rachunkowych jest umieszczana obok dekretacji zawartej na pieczęci „Przyjęto dyspozycję do wypłaty ze środków ...”.

5. Na dowodzie księgowym jest zamieszczana pieczęć „Ujęto w księgach rachunkowych w m-cu ....”.

6. Dopuszcza się możliwość wydruku dekretacji z wykorzystaniem systemu informatycznego.

7. Ewidencję operacji gospodarczych prowadzi się zgodnie z treścią ekonomiczną, w porządku chronologicznym i systematycznym, na bieżąco, w kolejności dat ich dokonania oraz z podziałem na poszczególne okresy sprawozdawcze, w sposób wiarygodny i kompletny.

8. W ewidencji księgowej ujmuje się kwoty zobowiązań wynikające z przekazanych faktur, rachunków i innych dokumentów księgowych sprawdzonych pod względem merytorycznym w miesiącu sprawozdawczym. W przypadku dowodów księgowych przekazanych do Departamentu Budżetu i Finansów w następnym miesiącu, do ewidencji księgowej okresu sprawozdawczego przyjmuje się te dowody księgowe, które wpłynęły nie później niż do czwartego dnia każdego miesiąca, a w przypadku, gdy dzień ten przypada w sobotę lub dzień wolny od pracy – do ostatniego dnia roboczego przed tym dniem. Po tym terminie dokumenty są ujmowane w ewidencji księgowej w miesiącu, w którym wpłynęły do Departamentu Budżetu i Finansów, przy czym zgodnie z zasadą istotności taki zapis księgowy nie będzie miał znaczącego wpływu na wynik finansowy.

9. Zapis księgowy zawiera:

1) datę dokonania operacji gospodarczej – datę sprzedaży;

2) określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu księgowego oraz datę wystawienia dowodu księgowego;

3) opis operacji gospodarczych przedstawiony w sposób zrozumiały;

4) kwotę i datę zapisu księgowego, określenie miesiąca ujęcia w księgach rachunkowych oraz datę wpływu dowodu księgowego do właściwego wydziału budżetu w Departamencie Budżetu i Finansów;

5) oznaczenie kont, których dotyczy.

10. Księgi rachunkowe prowadzi się na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów księgowych, z wykorzystaniem systemu informatycznego.

11. Na strukturę konta analitycznego w ramach ministerstwa i resortu składa się:

1) xxx – trzycyfrowy symbol konta;

2) xx – dwucyfrowy symbol części budżetowej;

3) xxxxx – pięciocyfrowy symbol rozdziału klasyfikacji budżetowej;

4) xxxx – czterocyfrowy symbol paragrafu klasyfikacji budżetowej (przy czym czwarta cyfra informuje o źródle finansowania) lub czterocyfrowy symbol poza paragrafem klasyfikacji budżetowej.

12. Strukturę kont analitycznych rozszerza się w zależności od potrzeb.

13. Analityka do budżetu zadaniowego jest zawarta w słowniku w systemie finansowo-księgowym Quorum.

14. Konta ksiąg pomocniczych (analityka) zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej (syntetyka). Prowadzone są one w ujęciu systematycznym, w postaci komputerowych zbiorów danych, uzgodnionych z saldami i zapisami księgi głównej. Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządzane jest zestawienie obrotów i sald.

15. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania dowodu źródłowego, operacja gospodarcza jest dokumentowana za pomocą dowodu księgowego zastępczego.

16. Wykorzystywany w Ministerstwie Gospodarki system informatyczny zapewnia automatyczną kontrolę ciągłości zapisów księgowych. Księgi rachunkowe są prowadzone na bieżąco z odzwierciedleniem stanu rzeczywistego i z zapewnieniem kompletności ujęcia wszystkich operacji gospodarczych, zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

17. Zapisom w księgach rachunkowych automatycznie nadaje się kolejne numery pozycji.

18. Zapisy w księgach rachunkowych są dokonywane w sposób zapewniający ich trwałość oraz umożliwiający ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść tych zapisów.

19. Obroty są liczone w księgach rachunkowych w sposób ciągły. Wydruki komputerowe składają się z automatycznie numerowanych stron i są sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły i narastająco. Księgi rachunkowe są drukowane na koniec roku obrotowego. Na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządza się zestawienie obrotów i sald.

20. Zapisy w księgach rachunkowych wydatków unijnych realizowanych przez Bank Gospodarstwa Krajowego, zwany dalej „BGK”, są dokonywane na podstawie udostępnionych za pośrednictwem portalu komunikacyjnego BGK-ZLECENIA zbiorczych informacji o:

1) zleceniach płatności otrzymanych pomiędzy terminami płatności, pierwszego dnia roboczego następującego po upływie każdego terminu płatności;

2) płatnościach dokonanych w każdym terminie płatności na podstawie zleceń płatności.

21. Wydruki dokumentów księgowych dokonywane są na dzień płatności.

22. Każdemu zapisowi w księgach rachunkowych przypisuje się symbol rodzaju dokumentu, zgodnie z symbolami wymienionymi w załącznikach nr 5 i 6 do zarządzenia. Dyrektor Departamentu Budżetu i Finansów w miarę potrzeb wynikających z przeprowadzonych operacji gospodarczych jest uprawniony do uzupełniania wykazu symboli rodzaju dokumentów w rejestrach księgowych.

23. Każda grupa dokumentów jest przechowywana w odrębnym segregatorze i podlega numeracji miesięcznej (poczynając od nr 1), która jest zgodna z numeracją komputerową w księgach rachunkowych (numer na dowodzie: rok, miesiąc i nr dowodu). W dzienniku nadawana jest numeracja roczna w odniesieniu do każdej paczki w rejestrze księgowym.

2. Ministerstwo Gospodarki przyjmuje w zasadach wyceny aktywów i pasywów następujące uproszczenia: opłacane z góry składki, prenumeraty, bilety, wszelkie abonamenty, ubezpieczenia majątkowe i inne nie podlegają rozliczeniom w czasie za pośrednictwem rozliczeń międzyokresowych kosztów ze względu na nieistotny wpływ na sytuację finansową oraz na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki i wyniku finansowego; wydatki te księguje się w koszty miesiąca, w którym zostały poniesione.

3. Aktywa i pasywa wycenia się według metod określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną Ministerstwa Gospodarki.

2. Do środków trwałych zalicza się środki o wartości początkowej przekraczającej 3.500 zł i przewidywanym okresie ich używania dłuższym niż rok. Umorzenie środków trwałych oblicza się od wartości początkowej według stawek określonych w wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych, o których mowa w załączniku nr 1 do ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 851, 915, 1138, 1146, 1328, 1457, 1563 i 1662).

3. Komputer, drukarkę, urządzenie wielofunkcyjne, kserokopiarkę albo notebook, jeżeli wartość początkowa tego sprzętu albo urządzenia przekracza 3.500 zł i okres używania jest dłuższy niż rok, zalicza się do środków trwałych.

4. Odpisom amortyzacyjnym (umorzeniowym) podlegają środki trwałe ministerstwa na koniec roku obrotowego; są one ewidencjonowane na koncie 071.

5. W przypadku, gdy nieumorzony środek trwały uległ w trakcie roku obrotowego likwidacji, sprzedaży lub przekazaniu, odpisów umorzeniowych dokonuje się do miesiąca, w którym był on używany.

2. Jednorazowej amortyzacji (umorzeniu) podlegają pozostałe środki trwałe w dniu ich przyjęcia do używania; są one ewidencjonowane na koncie 072.

3. Pozostałe środki trwałe ministerstwa, których wartość początkowa jest równa bądź niższa od 500 zł, podlegają jedynie ewidencji ilościowej; środków tych nie ewidencjonuje się na koncie 013. Poszczególne środki ewidencjonuje się w kartotekach osobistego wyposażenia pracownika w zależności od ich przeznaczenia bądź przypisuje się do danego pomieszczenia.

4. Telefony komórkowe, bez względu na ich wartość, ewidencjonuje się w kartotekach osobistego wyposażenia pracownika.

1) przewidzianych na finansowanie inwestycji, gdy ich wartość przekracza 3.500 zł, a okres używania jest dłuższy niż rok; są one ewidencjonowane na koncie 020, według rzeczywistych cen zakupu brutto; roczna stawka amortyzacji licencji na programy komputerowe nie może być wyższa niż 50%;

2) przeznaczonych na wydatki bieżące, gdy ich wartość:

a) przekracza 3.500 zł, a okres użytkowania wynosi rok lub jest krótszy niż rok; są one ewidencjonowane na koncie 021 według rzeczywistych cen zakupu brutto,

b) nie przekracza 3.500 zł; są one ewidencjonowane na koncie 021 według rzeczywistych cen zakupu brutto.

2. Wartości niematerialne i prawne, o których mowa w ust. 1 pkt 2, są umarzane jednorazowo w miesiącu przyjęcia ich do używania.

3. Wartości niematerialne i prawne, których wartość początkowa jest równa bądź niższa niż 500 zł, podlegają wyłącznie ewidencji ilościowej; wartości tych nie ujmuje się na koncie 021.

4. Licencje zaktualizowanego oprogramowania, niezależnie od ich wartości, są finansowane ze środków na wydatki bieżące i stanowią koszt Ministerstwa Gospodarki w dacie ich poniesienia.

5. Ulepszenie programu komputerowego nie zwiększa jego wartości początkowej, jest finansowane ze środków na wydatki bieżące i stanowi koszt Ministerstwa Gospodarki w dacie jego poniesienia.

2. Rozrachunki krajowe i zagraniczne oraz roszczenia ujmuje się na odpowiednich kontach zespołu 2 „Rozrachunki i rozliczenia”.

3. Koszty działalności Ministerstwa Gospodarki ujmuje się na kontach zespołu 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie”. Koszty rodzajowe nie podlegają rozliczeniu na konta zespołu 5 „Koszty według typów działalności i ich rozliczenie”.

4. Przychody i koszty finansowe są ewidencjonowane na kontach zespołu 7 „Przychody, dochody i koszty”.

5. Fundusz Ministerstwa Gospodarki, równowartość dokonanych wydatków na inwestycje, rozliczenie wyniku finansowego oraz rozliczanie dotacji są ewidencjonowane na kontach zespołu 8 „Fundusze, rezerwy i wynik finansowy”.

6. Wartość należności aktualizuje się uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego, w odniesieniu do:

1) należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości – do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym;

2) należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego – w pełnej wysokości należności;

3) należności kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna – do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności;

4) należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego – w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania;

5) należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców – w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.

2. Należności umorzone, przedawnione lub nieściągalne zmniejszają dokonane uprzednio odpisy aktualizujące ich wartość.

3. Umorzenie, przedawnienie i nieściągalność należności stwierdza się:

1) w przypadku należności umorzonych:

a) w odniesieniu do należności cywilnoprawnych:

– zgodnie z art. 58 ust. 2 ustawy – w formie pisemnej, na podstawie przepisów prawa cywilnego (umowa, porozumienie itp.),

– zgodnie z art. 58 ust. 3 ustawy – w formie pisemnego, jednostronnego oświadczenia woli dysponenta części budżetowej,

b) w odniesieniu do należności publicznoprawnych – w formie prawomocnej decyzji o umorzeniu należności wydanej na wniosek zobowiązanego;

2) w przypadku należności przedawnionych – protokołem podpisanym przez właściwego głównego księgowego i radcę prawnego wskazującym dzień przedawnienia, a ponadto zawierającym wykaz dat i zdarzeń mających wpływ na bieg, przerwanie i zawieszenie przedawnienia;

3) w przypadku należności nieściągalnych:

a) postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadającym stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego, albo

b) postanowieniem sądu o:

– oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania, lub

– umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania, lub

– ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku,

c) protokołem, sporządzonym przez komórkę organizacyjną prowadzącą sprawę, stwierdzającym, że miejsce pobytu dłużnika jest nieznane i nie został ujawniony jego majątek mimo podjęcia przez wierzyciela działań zmierzających do ustalenia tego miejsca i majątku, lub

d) protokołem sporządzonym przez radcę prawnego, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od tej kwoty,

– z zastrzeżeniem, że w przypadkach, o których mowa w lit. a i b, po wydaniu postanowienia należy przeprowadzić postępowanie o wyjawienie majątku dłużnika, a ponadto ustalić, że za należność dłużnika nie odpowiadają osoby trzecie.

4. Należności, o których mowa w ust. 2, od których nie dokonano odpisów aktualizujących ich wartość lub dokonano odpisów w niepełnej wysokości, zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych.

5. W przypadku braku informacji o sytuacji finansowej i majątkowej dłużnika wysokość odpisu aktualizującego ustala się poprzez zakwalifikowanie należności wymagalnej do przedziału czasowego zalegania z płatnością. Przedziałom czasowym okresów zalegania z płatnością przypisane są stawki procentowe odpisów aktualizujących wycenę należności według podanego w ust. 6 algorytmu.

6. Podział na okresy zalegania z płatnością na dzień 31 grudnia dla należności i przypisane im wartości odpisów aktualizujących są następujące:

1) do 1 miesiąca – bez odpisu aktualizującego;

2) powyżej 1 miesiąca do 3 miesięcy – odpis aktualizujący w wysokości 30% należności;

3) powyżej 3 miesiąca do 6 miesięcy – odpis aktualizujący w wysokości 50% należności;

4) powyżej 6 miesięcy do roku – odpis aktualizujący w wysokości 75% należności;

5) powyżej roku – odpis aktualizujący w wysokości 100% należności.

7. Wycenę należności w zakresie odpisów aktualizujących przeprowadza się raz w roku na dzień bilansowy.

8. Wycenę bilansową należności należy zakończyć do ostatniego dnia lutego roku następnego.

9. Należności spłacone po dacie bilansu, a przed terminem ustalenia odpisów aktualizujących, nie podlegają aktualizacji wyceny.

10. Nie nalicza się odsetek za zwłokę, których wysokość łącznie w ciągu roku kalendarzowego nie przekracza 6,60 zł.

2. Koszty działalności operacyjnej – dochody i wydatki w rachunku zysku i strat (wariant porównawczy) przedstawia załącznik nr 7 do zarządzenia.

3. Pozostała sprawozdawczość Ministerstwa Gospodarki jest prowadzona zgodnie z właściwymi przepisami prawa, w szczególności z:

1) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. poz. 119);

2) rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych stosowanych w badaniach statystycznych ustalonych w programie badań statystycznych statystyki publicznej, obowiązującym w danym roku;

3) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2011 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym (Dz. U. Nr 298, poz. 1766);

4) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773).

4. Sprawozdania miesięczne, kwartalne, półroczne i roczne podpisuje Dyrektor Departamentu Budżetu i Finansów i Główny Księgowy lub osoby przez nich upoważnione.

5. Kwalifikowanie dochodów, wydatków i kosztów odbywa się w sposób określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053 i 1382).

2. Zaangażowanie:

1) środków budżetowych i środków europejskich jest wprowadzane do ewidencji na podstawie umów zawieranych z osobami fizycznymi i prawnymi;

2) wynagrodzeń jest wprowadzane do ewidencji na podstawie kwartalnych informacji zawartych umów o pracę z Biura Dyrektora Generalnego;

3) zobowiązań innych, niż wymienione w pkt 1 i 2, jest na bieżąco wprowadzane do ewidencji.

Minister Gospodarki: z up. J.W. Pietrewicz

¹⁾ Minister Gospodarki kieruje działem administracji rządowej – gospodarka, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 września 2014 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Gospodarki (Dz. U. poz. 1252).

Załączniki do zarządzenia Ministra Gospodarki
z dnia 24 grudnia 2014 r. (poz. 3)

Załącznik nr 1

WYKAZ KONT SYNTETYCZNYCH

Załącznik nr 2

WYKAZ KONT ANALITYCZNYCH MINISTERSTWA DLA KONT SYNTETYCZNYCH

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 3

WYKAZ KONT ANALITYCZNYCH RESORTU DLA KONT SYNTETYCZNYCH

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 4

OPIS SYSTEMU FINANSOWO-KSIĘGOWEGO

1. Księgi rachunkowe

1.1. Księgi rachunkowe są prowadzone w siedzibie Ministerstwa Gospodarki przy użyciu systemu informatycznego QUORUM (dawnej QREZUS) firmy QNT Systemy Informatyczne sp. z o.o., w programie qrFK – Edycja 2014 wydanie 2,

a) ewidencja ilościowa jest prowadzona w programie do obsługi środków trwałych – qrST – Edycja 2014 wydanie 2 (moduł Quorum ST),

b) ewidencja ilościowo-wartościowa jest prowadzona w programie do obsługi środków trwałych – qrST – Edycja 2014 wydanie 2 (moduł Quorum ST),

c) ewidencja ilościowo-wartościowa środków trwałych i pozostałych środków trwałych jest prowadzona w programie do obsługi środków trwałych – qrST – Edycja 2014 wydanie 2 (moduł Quorum ST),

1.2. System finansowo-księgowy funkcjonuje od 2005 r.

1.3. Gospodarka magazynowa jest prowadzona w programie komputerowym – qmGM – Edycja 2014 wydanie 2 (moduł Qstor).

1.4. Program płacowy – qrRP Edycja 2014 wydanie 2 (moduł Quorum Płace).

1.5. Sprawozdania budżetowe – qmBD Edycja 2014 wydanie 2 (moduł Budżet).

1.6. Kasa zapomogowo-pożyczkowa – qmKZP Edycja 2014 wydanie 2 (moduł Quorum Kasa ZPP).

1.7. Rozliczenie kosztów płac – qmRKP wersja 6.10 (moduł Rozl_wynagr).

1.8. Asystent Zarządzania Finansowaniem – qmAZF Edycja 2014 wydanie 2 (moduł Asystent Zarządzania Finansowaniem).

1.9. Edycje, wydania i wersje programów, o których mowa w ust. 1–7 mogą ulec zmianie na wersje wyższe w wyniku wprowadzania zmian w funkcjonalności systemu Quorum wynikających ze zmian przepisów oraz nowych potrzeb Ministerstwa Gospodarki.

1.10. Systemy informatyczne oraz programy, o których mowa w ust. 1–4, spełniają wymagania określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

1.11. Zabezpieczenie danych w księgach rachunkowych Ministerstwa Gospodarki następuje przez zabezpieczenie danych na różnych poziomach:

a) bazy danych firmy Sybase Co. ver. 9.0. (w trakcie przygotowań do zmiany bazy danych na wersję 10.x.),

b) aplikacji przez zastosowanie unikalnych identyfikatorów użytkowników, haseł dostępu (funkcja systemowa Specjalne/Rejestr użytkowników/Dodaj dane) oraz nadawanie odpowiednich do zajmowanego stanowiska pracy uprawnień,

c) dostępu do sieci Ministerstwa Gospodarki – tylko przez użytkowników uprawnionych do korzystania z sieci oraz z serwera,

d) stacji końcowych,

e) tworzenie kopii zapasowych,

f) ochronę fizyczną nośników, sprzętu przed kradzieżą, zniszczeniem lub niepowołanym dostępem.

1.12. System Quorum pracuje pod kontrolą jednego z następujących systemów operacyjnych:

a) Windows XP,

b) Windows 7.

2. Algorytmy w systemie finansowo-księgowym

2.1. Obliczanie not odsetkowych następuje według wzoru:

a) wart_odsetek = (wart_zaleg. * proc._odsetek * liczba_dni_zaleg.) / 365

2.2. Obliczanie różnic kursowych w raportach kasowych i wyciągach bankowych są wykonywane metodą średniego ważonego kursu przychodów:

a) przychody_w_walucie_DOKUMENT = suma (przychody_w_walucie_pozycja),

b) rozchody_w_walucie_DOKUMENT = suma (rozchody_w_walucie_pozycja),

c) przychody_w_PLN_DOKUMENT = suma (przychody_w_walucie_pozycja * kurs_pozycja),

d) rozchody_w_PLN_DOKUMENT = suma (rozchody_w_walucie_pozycja * kurs_pozycja),

e) średni_kurs_przychodów = (przychody_w_PLN_DOKUMENT + saldo_pocz_pln) (przychody_w_walucie_DOKUMENT + saldo_pocz_WAL),

f) różnica kursowa dla dokumentu = rozchody_PLN_DOKUMENT – (rozchody_w_walucie_DOKUMENT * średni_kurs_przychodów).

2.3. Różnice kursowe przy regulowaniu zobowiązań i należności:

2.3.1. dla należności:_-

a) oblicz sumę obrotów WN w walucie S_WN_WAL i w PLN S_WN_PLN,

b) oblicz sumę obrotów MA w walucie S_MA_WAL i w PLN S_MA_PLN,

c) oblicz saldo MA obrotów wynikających z poprzednich różnic kursowych SA_MA_ROZ_PLN,

d) różnica kursowa = (S_WN_WAL / S_WN_PLN) * S_MA_WAL – (S_MA_PLN + SA_MA_ROZ_PLN);

2.3.2. dla zobowiązań:

a) oblicz sumę obrotów WN w walucie S_WN_WAL i w PLN S_WN_PLN,

b) oblicz sumę obrotów MA w walucie S_MA_WAL i w PLN S_MA_PLN,

c) oblicz saldo WN obrotów wynikających z poprzednich różnic kursowych SA_WN_ROZ_PLN,

d) różnica kursowa = (S_MA_WAL / S_MA_PLN) * S_WN_WAL – (S_WN_PLN + SA_ROZ_PLN).

2.4. Wyznaczanie salda kont nie będących kontami rozrachunkowymi

2.4.1. jeżeli:

|wartość obrotu strony WN| > |wartość obrotu strony MA|

wówczas:

saldo WN = wartość obrotu strony WN – wartość obrotu strony MA

2.4.2. jeżeli:

|wartość obrotu strony WN| < |wartość obrotu strony MA|

wówczas:

saldo MA = wartość obrotu strony MA – wartość obrotu strony WN

2.4.3. jeżeli:

|wartość obrotu strony WN| = |wartość obrotu strony MA|

wówczas:

saldo = 0

Szczegółowy wykaz algorytmów zastosowanych w programie znajduje się w Instrukcji do oprogramowania przechowywanej w pliku PDF na serwerze Drukarnia w Katalogu instrukcje. Algorytmy te mogą się zmieniać w zależności od zmian w systemie, wynikających np. ze zmian przepisów prawnych.

3. Przetwarzanie danych

3.1. Ministerstwo Gospodarki przetwarza dane księgowe przy użyciu systemu informatycznego Quorum firmy QNT Systemy Informatyczne sp. z o.o.

3.2. System Quorum jest w pełni zintegrowanym zestawem funkcji, przy pomocy których użytkownicy mogą wprowadzać i analizować dane zgromadzone w jednym wspólnym repozytorium danych. Dla lepszej czytelności opisywane funkcje systemu są pogrupowane w programy (moduły).

3.3. Jednym z modułów systemu Quorum jest program finansowo-księgowy Qwant. Program Qwant umożliwia realizację zadań należących do wykonania w obszarze pionu księgowego. Pozwala on na uzyskanie informacji niezbędnych dla sprawozdawczości finansowej oraz do celów szeroko pojętego zarządzania finansami podmiotu gospodarczego. Program ten jest dostosowany do struktury działania jednostki budżetowej.

3.4. Ewidencja księgowa może być oparta na bieżącym rejestrowaniu wszystkich zdarzeń gospodarczych oraz na okresowej sprawozdawczości budżetowej. Program umożliwia efektywną kontrolę wykorzystania posiadanych środków własnych oraz wpływających dochodów budżetowych. Cała funkcjonalność programu jest zorganizowana w postaci okien. Okna programu służą do wprowadzania danych, umożliwiają dokonywanie ich przetwarzania, a także pozwalają na prezentację zestawień oraz drukowanie wydawnictw. Okna programu są przywoływane na ekran przez użycie odpowiedniej opcji menu programu. Menu jest wielopoziomowe. Menu umożliwia użytkownikowi korzystanie z programu. Wszystkie jego funkcje są wywoływane przez wybranie odpowiedniej opcji menu.

3.5. Podstawowe cechy programu finansowo-księgowego Qwant:

a) definiowany przez użytkownika wykaz obsługiwanych Płatników,

b) definiowany przez użytkownika wykaz rejestrów księgowych,

c) definiowana przez użytkownika struktura konta,

d) definiowany przez użytkownika plan kont wraz z wykazem księgowań dozwolonych dla wskazanego konta,

e) definiowany przez użytkownika rejestr nośników kosztów,

f) prowadzenie rejestrów bankowych, kasowych, poleceń księgowania,

g) wielowalutowość, automatyczne obliczanie różnic kursowych,

h) dekretacja księgowań jednostronna, dwustronna, możliwość równoczesnego księgowania kosztów rodzajowych,

i) bieżąca kontrola bilansowania się dokumentów,

j) bieżące sprawdzanie poprawności wprowadzanych dokumentów,

k) rejestracja planu finansowego i jego kolejnych modyfikacji,

l) ostrzeganie o przekroczeniu budżetu na podstawie wprowadzonego planu,

m) obsługa klasyfikacji zadaniowej,

n) automatyczne tworzenie sprawozdań budżetowych Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-28NW, Rb-N, Rb-Z, R-BZl,

o) możliwość „księgowania na czerwono”, prowadzenie na bieżąco analitycznych kart kontowych,

p) prowadzenie dziennika obrotów,

q) rozrachunki z kontrahentami,

r) rozrachunki z pracownikami, rozliczenia zaliczek i delegacji pracowników,

s) całkowicie definicyjny i automatyczny sposób rozliczania kosztów,

t) możliwość definicji liczby i rodzajów rozdzielników,

u) możliwość szczegółowej definicji obliczeń, szczegółowe karty kalkulacyjne zleceń,

v) różnorodne zestawienia (analityczne, syntetyczne) finansowe, rozrachunkowe, kosztowe z dowolnych urządzeń księgowych i dokumentów,

w) automatyczne tworzenie bilansu zamknięcia i otwarcia,

x) obsługa programu za pomocą list zleceń (menu),

y) ułatwienia wprowadzania danych (słowniki, listy wyboru), podpowiedzi dla operatora,

z) dostępny w każdej chwili kontekstowy pomocnik z informacją o sposobie postępowania.

3.6. Główne procesy realizowane przez system:

a) definiowanie struktury konta księgowego,

b) definiowanie klasyfikacji budżetowej,

c) definiowanie syntetycznego i analitycznego planu kont,

d) definiowanie wykazu Płatników,

e) definiowanie wykazu rejestrów księgowych,

f) definiowanie wykazu kas,

g) definiowanie wykazu kont bankowych,

h) definiowanie sposobu analizy szczegółowej kosztów,

i) definiowanie zestawień księgowych.

3.7. Dekretacja rozliczeń z kontrahentem dotyczących faktur otrzymanych – po wskazaniu kontrahenta w rejestrze kontrahentów zostaje wyświetlony wykaz wszystkich nierozliczonych faktur. W wykazie należy wskazać te, które są rozliczane. System tworzy automatycznie dekrety zawierające pełną informację księgową.

3.8. Dekretacja przekazanych zaliczek do rozliczeń z kontrahentem – po wskazaniu kontrahenta w rejestrze kontrahentów zostaje wyświetlony wykaz wszystkich nierozliczonych faktur. W wykazie należy wybrać właściwą fakturę i wskazać, że wprowadzany dokument to zaliczka. System tworzy automatycznie dekret zawierający pełną informację księgową.

3.9. Dekretacja rozliczeń z pracownikiem – po wskazaniu pracownika w rejestrze zostaje wyświetlony wykaz wszystkich nierozliczonych operacji księgowanych na kontach rozliczeń z pracownikiem. W wykazie należy wskazać dokumenty, które są rozliczane. System tworzy automatycznie dekrety zawierające pełną informację księgową.

3.10. Wprowadzanie dowolnych przychodów lub rozchodów – przychody lub rozchody nie związane z rozrachunkami, z kontrahentem lub pracownikiem mogą być wprowadzone przez podanie informacji o koncie, kwocie przychodu lub rozchodu oraz opcjonalnie o numerze zlecenia, numerze kontrahenta, numerze osoby, symbolu faktury, numerze delegacji i dacie delegacji. Podczas wprowadzania pozycji w raporcie kasowym następuje kontrola poprawności wykonanej dekretacji. W czasie dekretacji dostępne są słowniki (rejestr kont, osób, kontrahentów), w których można wyszukiwać potrzebne dane.

3.11. Emisja wymaganych dokumentów – w trakcie wprowadzania pozycji raportu kasowego można wydrukować dokumenty KP i KW, a po wprowadzeniu wszystkich pozycji – raport kasowy.

3.12. Obliczanie różnic kursowych – w przypadku walutowego raportu kasowego po wprowadzeniu wszystkich pozycji raportu, system automatycznie wylicza różnice kursowe wynikające z rozchodów metodą średniego ważonego kursu przychodów.

3.13. Obliczanie sald końcowych raportu – na podstawie sald początkowych raportu bankowego oraz wszystkich pozycji raportu system automatycznie wylicza salda końcowe zarówno walutowe, jak i złotówkowe.

3.14. Emisja przelewów – program umożliwia tworzenie przelewów, które mogą być albo wprowadzone ręcznie, albo utworzone automatycznie na podstawie wprowadzonych dokumentów księgowych. Przelewy mogą być wydrukowane lub przekazane w formie elektronicznej do banku.

3.15. Dekretacja dokumentów polecenia księgowania PK – pozycje w dokumencie PK zawierają pozycje składające się z obrotów strony Wn i Ma. Dla każdej ze stron oprócz podania symbolu konta i kwoty system wymaga wprowadzenia dodatkowej informacji, której zakres jest definiowany przez użytkownika w trakcie wprowadzania syntetycznego planu konta. Podczas księgowania pozycji w dokumentach PK następuje kontrola poprawności wprowadzanych danych. Dostępne słowniki, pozwalają na wyszukanie potrzebnych danych.

3.16. Kontrola poprawności wykonanych księgowań.

3.16.1. Program na bieżąco kontroluje poprawność wykonanych księgowań.

Jest to realizowane przez kontrolę:

a) występowania konta w planie kont,

b) bilansowania się pozycji,

c) zgodności kont przeciwstawnych,

d) wprowadzenia wymaganych rozwinięć analitycznych (np. symbol rozrachunku dla kont rozrachunkowych),

e) bilansowania się dokumentu,

f) poprawności wszystkich wprowadzonych rozwinięć analitycznych (zgodność ze słownikami).

3.16.2. Definiowanie szablonów księgowych. Program umożliwia wprowadzenie schematów pomocnych w dekretacji wielopozycyjnych dokumentów – szablony księgowe przyśpieszają prace związane z dekretacją wielopozycyjnych dokumentów.

3.16.3. Planowanie rozliczenia kosztów rozłożonych w czasie, z możliwością automatycznego tworzenia dokumentów księgowych na podstawie planu. Program umożliwia wprowadzenie harmonogramu rozliczania kosztów, które nie mogą być zaksięgowane w całości, w momencie poniesienia wydatku. Na koniec każdego okresu sprawozdawczego program automatycznie utworzy dekret księgowania kosztów na podstawie informacji zawartych w harmonogramach. To rozwiązanie pozwala na całkowitą automatyzację comiesięcznej aktualizacji kosztów rozliczanych okresowo.

3.16.4. Wyszukiwanie dokumentów według różnych kryteriów. Program posiada rozbudowany moduł wyszukiwania dokumentów według dowolnych kryteriów, między innymi według zakresu dat, typu dokumentu, numeru konta, wprowadzonej kwoty, symbolu kontrahenta i symbolu osoby.

3.16.5. Wprowadzanie planu i dokumentów zmian. Program umożliwia wprowadzenie planu jak i wszystkich kolejnych modyfikacji planu. Plan może być wprowadzany w układzie zadaniowym z możliwością automatycznej konwersji na plan obrotów kont księgowych.

3.17. Analiza sald i kosztów.

3.17.1. Analiza sald kont w ujęciach syntetycznym i analitycznym. Wykonanie analizy sald kont jest możliwe za pomocą zestawień obrotowych. Za pomocą tych zestawień można uzyskać informacje o saldach kont w wybranym dniu. Kryteria określające zawartość i postać zestawienia są definiowane przez użytkownika programu.

3.17.2. Analiza sald kont w ujęciu syntetycznym – realizacja przez zestawienia obrotowe, umożliwia uzyskanie informacji o obrotach oraz saldach kont syntetycznych. Zestawienia te są wykonywane na podstawie dekretacji na kontach analitycznych, dlatego też wystarczy wprowadzać dekrety tylko dla kont analitycznych.

3.17.3. Analiza sald kontrahentów/osób. Analizę tę przeprowadza się za pomocą sprawozdań rozrachunkowych z kontrahentami lub osobami. Zestawienia rozrachunkowe można wykonywać dla wybranych kont rozrachunkowych, wybranej grupy kontrahentów lub osób i za wybrany okres. Zestawienia mogą być wykonywane z pełną szczegółowością (z dokładnością do faktury) lub z grupowaniem według kontrahentów lub osób.

3.17.4. Analiza kosztów w ujęciu rodzajowym. Analizę tę przeprowadza się za pomocą zestawień obrotowych analitycznych, syntetycznych lub kosztowych według rodzajów. Zestawienie kosztowe rodzajowe umożliwiają analizę rozdziału kosztów rodzajowych na konta kosztów według działalności. Zestawienia można wykonać za wybrany okres czasu i dla określonych kont oraz urządzeń księgowych.

3.17.5. Analiza kosztów według działalności. Analizę te przeprowadza się za pomocą zestawień obrotowych analitycznych bądź syntetycznych lub kosztowych według działalności.

3.18. Zestawienia kosztowe według działalności umożliwiają analizę rozdziału kosztów rodzajowych przeksięgowanych na konta według działalności. Zestawienia można wykonać za wybrany okres czasu i dla określonych kont oraz urządzeń księgowych.

3.18.1. Analiza kosztów według nośników kosztów. Analiza kosztów na poziomie niższym niż konto analityczne realizowana jest w oparciu o rejestr nośników kosztów. Można dokonać automatycznego grupowania dekretacji na kontach kosztowych według zdefiniowanego grupowania w układzie kalkulacyjnym. Numery umów (zleceń) wprowadzane są podczas dekretacji dokumentów.

3.18.2. Windykacja należności. Program wykonuje automatycznie obliczanie i emisję not odsetkowych, upomnień i potwierdzeń sald na podstawie dekretacji należności oraz dokonanych wpłat.

3.18.3. Tworzenie kalkulacji nośników kosztów. Proces tworzenia kalkulacji zleceń przebiega automatycznie w oparciu o wszystkie wykonane w rozliczanym miesiącu dekretacje. Tworzenie kalkulacji zleceń jest połączone z dodatkową kontrolą wykonanych dekretacji.

3.18.4. Wyksięgowanie różnic kursowych wynikające z rozrachunków prowadzonych w obcej walucie.

3.18.5. Zamykanie miesiąca (lub innego okresu dekretacji) następuje przez podanie daty końca okresu dekretacji. Po jej wprowadzeniu program blokuje możliwość modyfikowania i dopisywania dokumentów z datą dekretacji wcześniejszą od podanej daty zamknięcia okresu. Dokumenty te można jedynie przeglądać i wykonywać na ich podstawie zestawienia.

3.18.6. Zamykanie roku obrachunkowego obejmuje:

a) utworzenie bazy danych dla nowego roku obrachunkowego, utworzenie dokumentu bilansu zamknięcia oraz wygenerowanie dokumentu bilansu otwarcia,

b) utworzenie bazy danych dla nowego roku obrachunkowego pozwala na rozdzielenie danych zamykanego i otwieranego okresu obrachunkowego. W wyniku utworzenia nowej bazy, dane z poprzedniego roku są przechowywane w oddzielnej bazie niż dane z roku bieżącego. Dane z lat poprzednich są w każdej chwili dostępne do odczytu,

c) utworzenie bilansu zamknięcia realizowane jest na podstawie określonego przez użytkownika schematu przeksięgowania,

d) w czasie tworzenia bilansu otwarcia konta przenoszone są saldami i ewentualnie grupowane według określonego przez użytkownika schematu grupowania.

3.18.7. Wszystkie dostępne wydruki i zestawienia są pogrupowane w rozwijanych grupach zleceń. Korzystając z nich jest do dyspozycji kilkadziesiąt zestawień prezentujących informacje o obrotach kont syntetycznych i analitycznych, stanie finansów placówki oraz rozrachunkach z kontrahentami i pracownikami.

3.18.8. Zestawienie obrotów i sald umożliwia zdefiniowanie dowolnej liczby zestawień analitycznych bądź syntetycznych dowolnych grup kont. Zestawienia:

a) mogą być uzyskiwane w różnych układach tzn. z wyróżnionym bilansem otwarcia, z obrotami narastającymi od początku roku, z saldami za cały okres obrachunkowy,

b) można wykonać dla dowolnego okresu obrachunkowego, włącznie z okresami archiwalnymi z lat ubiegłych. Wszystkie zestawienia są pokazywane w pierwszej kolejności na ekranie, następnie każde z nich może zostać wydrukowane,

c) zakupów są wykonywane dla aktualnego rejestru księgowego. Przedstawiają one wszystkie operacje kupna (operacje na kontach) w rozbiciu na poszczególne dni, kontrahentów i faktury,

d) mogą dotyczyć faktur i rachunków lub korekty faktur i rachunków,

e) budżetowe są w pełni sparametryzowane, jedynie forma zestawień budżetowych, zakres kont, typ kont, wyświetlane obroty są ustalane przez Użytkownika. Poszczególnym zestawieniom będącym definicjami realizowanych sprawozdań Użytkownik nadaje indywidualne nazwy, aby następnie mógł je wielokrotnie wykorzystywać. Najczęściej wykonywane zestawienia to sprawozdania z dochodów i wydatków. Dzięki wbudowanemu pomocniczemu formularzowi do wprowadzenia i modyfikowania definicji zestawień program umożliwia Użytkownikowi ich modyfikację.

3.18.9. Zestawienie według zadań umożliwia kontrolę realizacji budżetu według zdefiniowanych zadań budżetowych. Zlecenie jest w pełni sparametryzowane. Forma zestawień budżetowych, zakres kont, typ kont, wyświetlone obroty są ustalane przez użytkownika. Poszczególnym zestawieniom będącym definicjami realizowanych sprawozdań użytkownik nadaje indywidualne nazwy, aby następnie mógł je wielokrotnie wykorzystywać.

3.19. Druki Rb – zestawienie to służy do przeglądania, edycji i drukowania druków Rb. Dostępne w programie formularze druków Rb zostały dostosowane do formatu ustalonego przez Ministra Finansów w rozporządzeniu z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w rozporządzeniu z dnia 28 grudnia 2011 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym oraz w rozporządzeniu z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych. Korzystając z funkcji programu oraz z dostarczonych definicji druków można przygotować i wydrukować sprawozdania budżetowe na formularzach oznaczonych symbolami:

a) Rb-23 – miesięczne/roczne sprawozdanie o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych, z wyłączeniem rachunków izb celnych,

b) Rb-27 – miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych,

c) Rb-28 – miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetu państwa,

d) Rb-28NW – miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków, które nie wygasły z upływem roku budżetowego,

e) Rb-BZl – półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania wydatków budżetu państwa oraz budżetu środków europejskich w układzie zadaniowym,

f) Rb-Z – kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji,

g) Rb-N – kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych,

h) Rb-70 – kwartalne sprawozdanie o zatrudnieniu i wynagrodzeniach.

3.19.1. Zestawienie kart kontowych służy do przedstawienia w porządku chronologicznym obrotów na wybranych kontach. Zestawienie może być wykonane niezależnie dla kont syntetycznych i analitycznych. Dzięki bardzo bogatemu zestawowi filtrów zestawienie to umożliwia analizę obrotów w różnych układach (dla wskazanego kontrahenta, klasyfikacji budżetowej i każdego innego elementu zapisu księgowego).

3.19.2. Zestawienie kart obrotów dziennych służy do przedstawienia stanu kont w rozbiciu na miesiące z uwzględnieniem podziału na poszczególne dni. Również to zestawienie może być wykonane niezależnie dla kont syntetycznych i analitycznych.

3.19.3. Zestawienie – rozrachunki – jest grupą podzleceń, za pomocą których można wykonać zestawienia rozrachunkowe z kontrahentami oraz z osobami fizycznymi. Ponadto można wykonać, a następnie wydrukować zestawienia i potwierdzenia sald kontrahentów oraz osób fizycznych.

3.19.4. Noty odsetkowe – program posiada funkcjonalność umożliwiającą przeprowadzanie analizy wystawionych not odsetkowych. Ponieważ informacja o wysłanej nocie może być usunięta z poziomu zestawienia, możliwe jest obliczenie noty odsetkowej.

3.19.5. Upomnienia – podobnie jak noty odsetkowe, analizie mogą być poddane wysłane wezwania do uregulowania należności. W przypadku usunięcia informacji o wysłanym upomnieniu, możliwe jest jego ponowne wydrukowanie.

3.19.6. Potwierdzenia sald – w tym zestawieniu mogą być analizowane, usuwane i ponownie drukowane potwierdzenia zgodności sald z wybranymi kontrahentami.

3.19.7. Karty wydatków – zestawienie to służy do wykonania sprawozdania o wydatkach i kosztach wskazanego konta w wybranym rejestrze księgowym.

4. Bezpieczeństwo i ochrona danych

4.1. Bezpieczeństwo danych w odniesieniu do programu QWANT odbywa się przez zabezpieczenia dostępu danych na różnych poziomach:

4.1.1. bazy danych – program stosuje zaawansowaną technologicznie bazę danych firmy Sybase Co ver. 9.0, która gwarantuje wysoki stopień bezpieczeństwa danych w czasie eksploatacji programu;

4.1.2. aplikacji – stosowane są unikalne identyfikatory użytkowników, hasła dostępu (funkcja systemowa Specjalne/Rejestr użytkowników/Dodaj dane) oraz nadawane są odpowiednie do zajmowanego stanowiska pracy uprawnienia. Zgodnie z procedurą nr P-BI-29 „Zarządzanie systemami informatycznymi” konta użytkowników i uprawnienia zakładane i nadawane są przez ASI po wnioskowaniu do BI przez administratora merytorycznego. Nowe hasła dostarczane są przez ASI: drogą mailową, osobiście lub telefonicznie po uprzedniej weryfikacji użytkownika. Tą samą drogą odbywa się zgłaszanie modyfikacji uprawnień użytkownika oraz blokada użytkownika w systemie;

4.1.3. stacji końcowych – stosowana jest ochrona fizyczna nośników, sprzętu przed kradzieżą, zniszczeniem oraz niepowołanym dostępem.

4.2. Do systemu finansowo-księgowego mają dostęp wyłącznie osoby uprawnione. Dostęp ten polega na:

4.2.1. fizycznym dostępie do serwera systemu finansowo-księgowego;

4.2.2. logicznym dostępie do serwera systemu finansowo-księgowego;

4.2.3. fizycznym dostępie do stanowisk końcowych (stacji roboczych), na których zainstalowane jest oprogramowanie klienckie systemu finansowo-księgowego;

4.2.4. logicznym dostępie do systemu finansowo-księgowego kontrolowany jest w następujących etapach: logowanie użytkownika do domeny NT, logowanie użytkownika do systemu finansowo-księgowego.

4.3. Dla prawidłowego przebiegu operacji logowania do domeny NT oraz do systemu finansowo księgowego użytkownik logujący musi być wcześniej zarejestrowany w domenie i w systemie księgowym, oraz posiadać odpowiednie uprawnienia dostępu do zasobów sieciowych oraz do modułów systemu finansowo-księgowego.

4.4. Dla większego bezpieczeństwa hasła dostępu są okresowo zmieniane i nie mogą powtarzać się w czterech cyklach.

5. Tworzenie kopii bezpieczeństwa

5.1. Kopie zapasowe tworzone są zgodnie z procedurą P-BI-32 „Kopie zapasowe”. Kopia zapasowa (backup) baz danych systemu finansowo-księgowego przeprowadzana jest automatycznie i codziennie na serwerze. Możliwe jest także tworzenie kopii „na życzenie” przez uprawnione osoby (administratorów systemu/systemów) w trakcie pracy systemu na stanowiskach końcowych lub na serwerze. Przechowywane informacje traktowane są jako kopia zapasowa. Kopie bezpieczeństwa tworzone są automatycznie przez skrypt do backupu, przez administratora.

5.2. Administrator może tworzyć kopie bezpieczeństwa w następujący sposób: uruchamiając odpowiedni skrypt tworzy backup pełny (pliki *.db oraz *.log) w podanej poprzez skrypt lokalizacji.

5.2.1. Kopie bezpieczeństwa są tworzone według planu i z uwzględnieniem:

a) regularnego sposobu tworzenia kopii bezpieczeństwa,

b) określenia czasu wymaganego do backupu/odtworzenia po awarii,

c) tworzenia dokumentacji z przeprowadzonych zadań (zgodnie z procedurą P-BI-33 „Monitorowanie systemów informatycznych” prowadzony jest Dziennik aplikacji),

d) śledzenia błędów, notowania nietypowych zachowań.

5.2.2. Dla maksymalnego bezpieczeństwa danych znajdujących się w zbiorach baz danych zalecane jest codzienne tworzenie pełnych kopii bezpieczeństwa wszystkich baz. Operacja ta jest cykliczna i wykonywana automatycznie przez odpowiedni skrypt (program) wykorzystujący narzędzie Dbbackup – uruchamiany codziennie o określonej porze, w czasie gdy użytkownicy nie korzystają z zasobów systemu, a sama operacja jest bezpieczniejsza i mniej obciąża zasoby sieciowe.

5.2.3. Skrypt wykonujący backup zawiera nazwę i hasło użytkownika uprawnionego do wykonywania backupu, w związku z tym szczególnie istotne jest zadbanie o bezpieczeństwo dostępu do stacji roboczej (stanowiska końcowego) służącego do wykonywania backupu.

5.2.4. Dbbackup wykonuje kopie plików baz danych w trybie online, czyli przy działającym serwerze, więc nie jest wymagane wyłączenie na ten czas serwera. Zgodnie z zaleceniem kopie są tworzone w dni powszednie od poniedziałku do piątku. Narzędzie Dbbackup jednorazowo tworzy kopię tylko jednej bazy danych. Aby wykonać backup kilku baz Dbbackup musi być uruchomiony dla każdej instancji osobno. Ponieważ bazy danych firmy posiadają taką samą nazwę (z rozszerzeniem .db), każdą bazę należy umieszczać w osobnym katalogu. Na dysku, na którym jest wykonywana kopia należy zapewnić odpowiednią ilość wolnego miejsca. Kopia zapasowa baz danych zostaje przetestowana po zakończeniu pod względem poprawności wykonania.

5.2.5. Standardowy skrypt do backupu może być modyfikowany i stanowić podstawę do zbudowania własnej dostosowanej do aktualnych warunków i potrzeb wersji końcowej skryptu do backupu. Tworzona jest kopia bezpieczeństwa trzech baz serwera systemu finansowo-księgowego.

5.2.6. Każda baza jest umieszczana w osobnym podkatalogu. W przypadku zmian haseł administracyjnych do baz należy również odpowiednio zmodyfikować pole pwd. Dla prawidłowego przebiegu operacji musi być wcześniej utworzony folder „backup” na dysku lokalnym C. Serwer systemu finansowo-księgowego komunikuje się ze stacjami roboczymi poprzez protokół TCP/IP.

5.2.7. Kopie baz są umieszczane w odpowiednich folderach i powinny się tam znajdować tylko tymczasowo (najdłużej do kolejnej operacji, gdyż w przeciwnym wypadku zostaną zastąpione nowszą wersją). Pliki backupu przechowywane są w centralnym systemie backupowym na macierzy dyskowej.

Załącznik nr 5

OZNACZENIE SYMBOLI DANEGO RODZAJU DOKUMENTU W REJESTRZE KSIĘGOWYM MINISTERSTWA

Załącznik nr 6

OZNACZENIE SYMBOLI DANEGO RODZAJU DOKUMENTU W REJESTRZE KSIĘGOWYM RESORTU

Załącznik nr 7

KOSZTY DZIAŁALNOŚCI OPERACYJNEJ

Pozostałe przychody operacyjne

Pozostałe koszty operacyjne

Przychody finansowe

Koszty finansowe