Dzienniki Urzędowe - rok 2009 nr 1 poz. 6

Na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 3 i ust. 2 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1

1. Zarządzenie określa zasady i tryb przeprowadzania kontroli organów, urzędów i jednostek podporządkowanych Ministrowi Gospodarki, jednostek w stosunku do których Minister uzyskał uprawnienia kontrolne na podstawie przepisów odrębnych oraz w komórkach organizacyjnych i gospodarstwach pomocniczych Ministerstwa Gospodarki, zwanych dalej „jednostkami kontrolowanymi”.

2. Przepisy zarządzenia nie mają zastosowania do kontroli, których zasady i tryb przeprowadzania regulują przepisy odrębne.

3. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:

1) Minister – rozumie się przez to Ministra Gospodarki;

2) Ministerstwo – rozumie się przez to Ministerstwo Gospodarki;

3) Dyrektor Generalny – rozumie się przez to Dyrektora Generalnego w Ministerstwie Gospodarki;

4) Biuro Kontroli i Audytu Wewnętrznego – komórkę organizacyjną Ministerstwa Gospodarki, do zakresu działania której należą zadania kontroli i audytu wewnętrznego;

5) zarządzający kontrolę – rozumie się przez to podmioty, o których mowa w § 2 ust. 2.

6) nieprawidłowość – działanie, zaniechanie lub ich rezultat, niespełniające kryteriów oceny takich jak: legalność, gospodarność, celowość, rzetelność;

7) wystąpienie pokontrolne – dokument zawierający ocenę i zalecenia pokontrolne, kierowany do jednostki kontrolowanej, sporządzony na podstawie ustaleń z kontroli zawartych w protokole kontroli;

8) zalecenie pokontrolne – polecenie podjęcia we wskazanym terminie, działań lub ich zaniechania związane w szczególności z wyeliminowaniem nieprawidłowości.

§ 2

1. Przeprowadzanie kontroli ma na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie realizacji zadań przez jednostki kontrolowane, jego udokumentowanie, dokonanie oceny wykonywania zadań pod względem legalności, gospodarności, celowości i rzetelności, wskazanie ewentualnych nieprawidłowości oraz sformułowanie zaleceń pokontrolnych zapewniających ich wyeliminowanie.

2. Kontrolę zarządza:

1) Minister lub osoby przez niego upoważnione – w stosunku do organów, urzędów oraz jednostek organizacyjnych podporządkowanych Ministrowi, w stosunku do jednostek, do których Minister uzyskał uprawnienia kontrolne na podstawie przepisów odrębnych, a także w stosunku do komórek organizacyjnych i gospodarstw pomocniczych Ministerstwa;

2) Dyrektor Generalny lub osoby przez niego upoważnione – w stosunku do komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz gospodarstw pomocniczych w zakresie określonym odrębnymi przepisami.

§ 3

1. Kontrole, o których mowa w § 1 ust. 1, przeprowadzają pracownicy Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego.

2. Kontrole są przeprowadzane przez zespoły kontrolne powołane przez Dyrektora Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego lub osobę przez niego upoważnioną.

3. Dyrektor Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego lub osoba przez niego upoważniona może, w uzasadnionych przypadkach, za zgodą zarządzającego kontrolę powołać do zespołu kontrolnego pracowników właściwych komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz biegłych lub ekspertów nie będących pracownikami Ministerstwa.

§ 4

1. Zespoły kontrolne przeprowadzają kontrole:

1) planowe – wynikające z rocznego planu kontroli;

2) doraźne – nie uwzględnione w rocznym planie kontroli, wynikające z potrzeby pilnego zbadania zagadnienia lub wydarzenia, których zakres określa zarządzający kontrolę.

2. Kontrola może być przeprowadzona jako:

1) kompleksowa – obejmująca zakresem całokształt działalności jednostki kontrolowanej;

2) problemowa – obejmująca zakresem wybrane zagadnienia z działalności jednostki kontrolowanej;

3) sprawdzająca – obejmująca zakresem realizację zaleceń pokontrolnych.

§ 5

Kontrole, o których mowa w § 4 ust. 2 pkt 1 i 2, prowadzi się zgodnie z programem kontroli.

§ 6

1. Projekt rocznego planu kontroli przygotowuje Biuro Kontroli i Audytu Wewnętrznego do dnia 30 grudnia roku poprzedzającego rok, którego dotyczy plan kontroli. Projekt przygotowywany jest z uwzględnieniem:

1) propozycji kontroli zgłoszonych przez Dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa, o których mowa w ust. 2;

2) informacji wynikających z rozpatrywania skarg;

3) informacji wynikających z kontroli przeprowadzanych przez upoważnione do tego organy;

4) informacji dotyczących realizacji zaleceń pokontrolnych;

5) informacji o planach audytu wewnętrznego i audytów systemu zarządzania;

6) planu strategicznego Ministerstwa.

2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa przekazują do Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego propozycje kontroli na dany rok, w terminie określonym przez Dyrektora Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego.

3. Projekt rocznego planu kontroli, o którym mowa w ust. 1, Dyrektor Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego przedkłada do akceptacji przez Dyrektora Generalnego i zatwierdzenia przez Ministra.

4. Dyrektor Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego może, w uzasadnionych przypadkach wnioskować do Ministra o wprowadzenie zmian do rocznego planu kontroli. Wprowadzenie zmian odbywa się w trybie określonym w ust. 3.

5. Roczny plan kontroli określa w szczególności:

1) tematy kontroli;

2) nazwy jednostek kontrolowanych;

3) rodzaje kontroli, o których mowa w § 4 ust. 2 pkt 1 i 2;

4) zakresy przedmiotowe kontroli;

5) terminy kontroli w podziale na kwartały;

6) podstawy prawne przeprowadzenia kontroli.

§ 7

1. W terminie do 31 marca każdego roku Dyrektor Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego przedstawia zarządzającemu kontrolę sprawozdanie z kontroli przeprowadzonych w roku poprzednim.

2. Sprawozdanie z kontroli przeprowadzonych w roku poprzednim zawiera w szczególności informacje na temat:

1) realizacji planu kontroli;

2) realizacji kontroli doraźnych;

3) stwierdzonych w wyniku kontroli nieprawidłowości z podziałem na jednostki kontrolowane;

4) realizacji zaleceń pokontrolnych z podziałem na jednostki kontrolowane;

5) wyeliminowania nieprawidłowości stwierdzonych w wyniku kontroli z podziałem na jednostki kontrolowane;

6) wniosków dotyczących planowania i realizacji kontroli.

§ 8

Kontrole doraźne przeprowadzane są niezależnie od rocznego planu kontroli, o którym mowa w § 6 ust. 5.

§ 9

1. Program kontroli opracowują pracownicy Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego.

2. W przypadku kontroli dla których zarządzającym kontrolę jest Minister, program kontroli przygotowywany jest w porozumieniu z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi Ministerstwa.

3. Program kontroli zatwierdza Dyrektor Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego lub osoba przez niego upoważniona.

4. Program kontroli określa w szczególności:

1) nazwę jednostki kontrolowanej;

2) temat i zakres przedmiotowy kontroli;

3) okres objęty kontrolą;

4) podstawę prawną przeprowadzenia kontroli;

5) analizę przedkontrolną;

6) wykaz aktów prawnych dotyczących zakresu kontroli;

7) imię i nazwisko kontrolującego, a w przypadku zespołu wskazanie przewodniczącego;

8) termin kontroli.

§ 10

1. Kontrolę przeprowadza się na podstawie pisemnego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli wydanego przez zarządzającego kontrolę, ważnego wraz z legitymacją służbową, a w przypadku osób nie będących pracownikami Ministerstwa – z innym dokumentem tożsamości.

2. Wzór Upoważnienia, o którym mowa w ust. 1, stanowią załączniki nr 1 i 2 do niniejszego zarządzenia.

3. Rejestr wydanych upoważnień do przeprowadzenia kontroli prowadzi Biuro Kontroli i Audytu Wewnętrznego.

§ 11

Kontrole, przy których zachodzi konieczność zapoznania się z informacjami ustawowo chronionymi, przeprowadza się z zachowaniem zasad określonych w odrębnych przepisach.

§ 12

1. Kontrolujący podlega wyłączeniu z udziału w postępowaniu kontrolnym, jeżeli wyniki kontroli mogą dotyczyć jego praw lub obowiązków, albo praw lub obowiązków jego małżonka, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia albo osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli. Powody wyłączenia kontrolującego trwają mimo ustania małżeństwa, wspólnego pożycia, przysposobienia, opieki lub kurateli.

2. Kontrolujący może być wyłączony z kontroli w każdym czasie, jeżeli zachodzą uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności.

3. O wyłączeniu decyduje zarządzający kontrolę z urzędu lub na wniosek Dyrektora Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego, kontrolującego albo kierownika jednostki kontrolowanej.

§ 13

1. Kontrolę przeprowadza się w siedzibie jednostki kontrolowanej w dni robocze, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach także w dniach wolnych od pracy i poza godzinami pracy za zgodą kierownika jednostki kontrolowanej z uwzględnieniem przepisów z zakresu prawa pracy.

2. Czynności kontrolne mogą być w miarę potrzeb, przeprowadzane w siedzibie zarządzającego kontrolę.

3. Decyzje w sprawach, o których mowa w ust. 1 i 2, podejmuje Dyrektor Biura i Kontroli i Audytu Wewnętrznego.

Rozdział 2

Prawa i obowiązki kontrolującego i kontrolowanego

§ 14

1. W ramach udzielonego upoważnienia kontrolujący ma prawo do:

1) swobodnego wstępu do obiektów i pomieszczeń jednostki kontrolowanej;

2) wglądu do wszelkich dokumentów i innych materiałów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej, objętych tematem i zakresem kontroli z zastrzeżeniem przepisu § 11;

3) przeprowadzenia oględzin majątku należącego do jednostki kontrolowanej lub użytkowanego przez nią;

4) żądania od kierownika i pracowników jednostki kontrolowanej ustnych i pisemnych wyjaśnień;

5) zabezpieczenia dowodów.

2. Kierownik jednostki kontrolowanej jest zobowiązany do zapewnienia niezwłocznego przedstawienia na żądanie kontrolującego wszelkich dokumentów i materiałów objętych tematem i zakresem kontroli, niezbędnych do przeprowadzenia kontroli oraz udzielania wyjaśnień, jak również zapewnienia oddzielnego pomieszczenia wyposażonego w urządzenia biurowe, a także w miarę możliwości środka transportu.

§ 15

Obowiązkiem kontrolującego jest:

1) obiektywne ustalenie oraz rzetelne udokumentowanie stanu faktycznego zagadnień objętych tematem i zakresem kontroli, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, ustalenie ich przyczyn i osób za nie odpowiedzialnych;

2) w razie ujawnienia w toku kontroli okoliczności wskazujących na podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia, przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, albo też naruszenia dyscypliny finansów publicznych, niezwłoczne zawiadomienie o tym na piśmie, za pośrednictwem Dyrektora Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego, zarządzającego kontrolę, który zawiadamia właściwy organ;

3) przestrzeganie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, o ochronie informacji ustawowo chronionych oraz innych przepisów szczególnych.

Rozdział 3

Dowody

§ 16

1. Kontrolujący dokonuje ustaleń stanu faktycznego na podstawie zebranych w toku kontroli dowodów.

2. Dowodami są w szczególności: dokumenty, oględziny, opinie specjalistów oraz wyjaśnienia i oświadczenia.

3. Dowody należy odpowiednio udokumentować. Za odpowiednie udokumentowanie uważa się zapisy na nośnikach papierowych, magnetycznych i optycznych, które sporządzono lub uzyskano zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami odrębnymi.

4. Dowody z czynności kontrolnych przechowuje się w aktach kontroli.

5. Kontrolujący może żądać od kierownika jednostki kontrolowanej sporządzenia niezbędnych do kontroli odpisów, kserokopii lub wyciągów z dokumentów oraz zestawień i obliczeń opartych na dokumentach.

6. Z czynności oględzin sporządza się protokół, który podpisuje kontrolujący i osoby biorące w nich udział.

7. Wzór protokołu z czynności oględzin, o którym mowa w ust. 6, stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.

8. Zebrane w toku postępowania kontrolnego dowody, kontrolujący zabezpiecza w miarę potrzeby przez:

1) oddanie na przechowanie, za pokwitowaniem, kierownikowi jednostki kontrolowanej lub upoważnionemu przez tego kierownika pracownikowi jednostki kontrolowanej;

2) przechowanie w jednostce kontrolowanej w oddzielnym zamkniętym pomieszczeniu;

3) zabranie z jednostki kontrolowanej, za pokwitowaniem, po sporządzeniu ich kopii.

Rozdział 4

Protokół kontroli i wystąpienie pokontrolne

§ 17

1. Dokonane w postępowaniu kontrolnym ustalenia kontrolujący opisuje w sposób uporządkowany:

1) w protokole kontroli – w przypadku kontroli planowej;

2) w sprawozdaniu – w przypadku kontroli doraźnej.

2. Dowody, o których mowa w § 16, stanowią załączniki do protokołu lub sprawozdania z kontroli.

§ 18

1. Protokół kontroli powinien zawierać:

1) oznaczenie jednostki kontrolowanej (nazwa, adres, podstawa prawna funkcjonowania);

2) imiona i nazwiska osób kontrolujących, stanowiska służbowe, w tym wskazanie przewodniczącego zespołu kontrolnego;

3) informacje o terminie przeprowadzenia kontroli i dokumencie uprawniającym do jej przeprowadzenia;

4) imię i nazwisko kierownika jednostki kontrolowanej oraz osób udzielających informacji podczas kontroli;

5) określenie tematu, zakresu przedmiotowego kontroli oraz okresu objętego kontrolą;

6) opis stwierdzonego w wyniku kontroli stanu faktycznego, w tym stwierdzonych nieprawidłowości;

7) informacje dla kierownika jednostki kontrolowanej o prawie do wyjaśnień lub zastrzeżeń wobec ustaleń kontroli oraz o prawie do odmowy podpisania protokołu;

8) adnotację o dokonaniu wpisu do książki kontroli;

9) parafy kontrolującego i kierownika jednostki kontrolowanej na każdej stronie protokołu.

2. Protokołowi kontroli zawierającemu informacje niejawne nadaje się odpowiednią klauzulę.

3. Protokół kontroli sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

4. Jeden egzemplarz protokołu kontroli wraz z załącznikami przechowuje się w Biurze Kontroli i Audytu Wewnętrznego.

5. Protokół kontroli podpisują kontrolujący i kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba posiadająca jego pisemne upoważnienie.

§ 19

1. Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba posiadająca jego pisemne upoważnienie może, przed podpisaniem protokołu kontroli, zgłosić Dyrektorowi Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego umotywowane zastrzeżenia w sprawie opisu stanu faktycznego i prawnego zawartego w protokole kontroli.

2. Zastrzeżenia składane są na piśmie w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania protokołu kontroli do Dyrektora Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego.

3. Dyrektor Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego w związku z zastrzeżeniami, o których mowa w ust. 1, może polecić podjęcie dodatkowych czynności kontrolnych, a w przypadku uznania zasadności całości lub części zastrzeżeń, zmienić protokół w całości lub części. Zmiana protokołu dokonywana jest w uzgodnieniu z zespołem kontrolnym.

4. Protokół kontroli zmieniony w wyniku czynności, o których mowa w ust. 3, przekazuje się ponownie kierownikowi jednostki kontrolowanej w celu podpisania.

5. W razie nieuwzględnienia zgłoszonych zastrzeżeń, o których mowa w ust. 1, Dyrektor Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej stanowisko na piśmie.

§ 20

1. Kierownik jednostki kontrolowanej może w terminie 7 dni roboczych odwołać się od stanowiska Dyrektora Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego, o którym mowa w § 19 ust. 5, do zarządzającego kontrolę.

2. Stanowisko zarządzającego kontrolę jest ostateczne i wraz z uzasadnieniem doręczane jest kierownikowi jednostki kontrolowanej.

§ 21

1. Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba posiadająca jego pisemne upoważnienie, po wyczerpaniu postępowania, o którym mowa w § 19 i 20, może odmówić podpisania protokołu kontroli i złożyć zarządzającemu kontrolę pisemne wyjaśnienie przyczyn tej odmowy, w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania stanowiska, o którym mowa w § 20 ust. 2.

2. Odmowa podpisania protokołu kontroli przez osobę, o której mowa w ust. 1, nie wstrzymuje czynności pokontrolnych.

§ 22

1. Po zakończeniu kontroli zarządzający kontrolę kieruje do jednostki kontrolowanej wystąpienie pokontrolne, za pośrednictwem Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego.

2. Wystąpienie pokontrolne zawiera informację o kontrolowanej działalności, a w przypadku stwierdzonych nieprawidłowości zalecania pokontrolne.

3. W przypadku nie stwierdzenia nieprawidłowości, w wyniku przeprowadzonej kontroli, zarządzający kontrolę może odstąpić od sporządzenia wystąpienia pokontrolnego.

4. Kierownik jednostki kontrolowanej, w terminie wskazanym w wystąpieniu pokontrolnym, informuje pisemnie zarządzającego kontrolę o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub nie podjęcia takich czynności, wraz z ich uzasadnieniem.

5. Informacje, o których mowa w ust. 4, przesyłane są do zarządzającego kontrolę za pośrednictwem Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego.

6. Dyrektor Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego jest uprawniony do podejmowania czynności zmierzających do wyeliminowania nieprawidłowości przez jednostkę kontrolowaną, a w szczególności do monitorowania i monitowania oraz wnioskowania o przeprowadzenie kontroli sprawdzającej.

7. Dyrektor Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego lub osoba przez niego upoważniona, na podstawie informacji, o której mowa w ust. 4, jak również wyników kontroli sprawdzającej, o ile została ona przeprowadzona, dokonuje oceny wyeliminowania nieprawidłowości.

8. W przypadku stwierdzenia niewykonania przez kierownika jednostki kontrolowanej zaleceń pokontrolnych, Dyrektor Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego informuje zarządzającego kontrolę, który podejmuje właściwe działania w zakresie jego uprawnień wynikające z przepisów odrębnych. O działaniach podejmowanych przez zarządzającego kontrolę jak również ich rezultatach informowany jest Dyrektor Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego.

§ 23

1. Z kontroli doraźnej sporządza się sprawozdanie, które podpisują kontrolujący.

2. Do sprawozdania stosuje się odpowiednio przepisy § 18 z wyłączeniem ust. 1 pkt 7 i 9 oraz ust. 5.

3. Z kontroli doraźnej, w trakcie której stwierdzono nieprawidłowości, może być sporządzony protokół kontroli. O potrzebie sporządzenia protokołu kontroli decyduje Dyrektor Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego. Przepisy § 18-22 stosuje się odpowiednio.

§ 24

1. Na wniosek kontrolującego lub kontrolowanego kierownik jednostki organizuje naradę pokontrolną w celu omówienia ustaleń kontroli i stwierdzonych nieprawidłowości. Naradzie przewodniczy kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona.

2. Z narady, o której mowa w ust. 1, sporządza się informację, której opracowanie zapewnia kierownik jednostki. Dokument ten stanowi załącznik do protokołu.

Rozdział 5

Przepisy końcowe

§ 25

Traci moc zarządzenie nr 75 Ministra Gospodarki z dnia 15 września 2006 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli urzędów i jednostek podporządkowanych Ministrowi Gospodarki oraz komórek organizacyjnych Ministerstwa Gospodarki.

§ 26

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załączniki do zarządzenia nr 40 Ministra Gospodarki
z dnia 23 grudnia 2008 r. (poz. 6)

Załącznik nr 1

Załącznik nr 2

Załącznik nr 3