REKLAMA
Dzienniki Urzędowe - rok 2023 poz. 101
ZARZĄDZENIE NR 53
KOMENDANTA GŁÓWNEGO POLICJI
z dnia 4 grudnia 2023 r.
w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji
Na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 2 w związku z art. 20 ust. 1c i 1f, art. 25 oraz art. 46b ust. 1 i 3 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2023 r. poz. 171, z późn. zm.1)) zarządza się, co następuje:
DZIAŁ I
Zasady ogólne
Rozdział 1
Przepisy ogólne
§ 1.
1) metody i formy wykonywania zadań związanych z prowadzeniem i funkcjonowaniem Systemu Wspomagania Obsługi Policji, zwanego dalej "SWOP", w tym:
a) zakres informacyjny, rzeczowy i terytorialny SWOP oraz kategorie danych osobowych przetwarzanych w SWOP,
b) rodzaj, strukturę i właściwość zbiorów danych wchodzących w skład SWOP oraz funkcjonalności SWOP,
c) podział zadań administratora oraz upoważnienia do wykonywania zadań administratora w jednostkach i komórkach organizacyjnych Policji w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych SWOP,
d) procedury nadawania upoważnień do przetwarzania danych osobowych policjantów, pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji oraz zasady obowiązywania tych upoważnień,
e) procedury nadawania i odbierania uprawnień do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SWOP oraz procedury upoważniania, w imieniu Komendanta Głównego Policji, osób do nadawania i odbierania tych uprawnień i innych upoważnień dotyczących przetwarzania informacji w SWOP,
f) obowiązki związane z wystąpieniem naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP,
g) zasady nadawania identyfikatora kadrowego,
h) szczegółowy zakres informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych wchodzących w skład SWOP oraz przeznaczenie tych zbiorów danych;
2) metody i formy wykonywania obowiązków związanych z przetwarzaniem informacji, w tym danych osobowych, w SWOP i ze SWOP oraz sposób wykonywania czynności przetwarzania tych informacji;
3) procedurę i sposób wykonywania kontroli i nadzoru nad przetwarzaniem informacji, w tym danych osobowych, w SWOP;
4) procedurę weryfikacji i usuwania informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP.
§ 2.
1) administrator SWOP - Komendanta Głównego Policji będącego administratorem w rozumieniu art. 4 pkt 7 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 w odniesieniu do wszystkich informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP;
2) administrowanie zbiorami danych SWOP - administrowanie informacjami, w tym danymi osobowymi, przetwarzanymi w zbiorach danych SWOP w zakresie oraz zgodnie z właściwością określoną w § 10 ust. 2-4;
3) Akademia Policji lub APol - Akademię Policji w Szczytnie;
4) anonimizacja - przekształcenie danych osobowych w sposób uniemożliwiający przyporządkowanie poszczególnych informacji do określonej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej albo w taki sposób, że przyporządkowanie takie wymagałoby niewspółmiernych kosztów, czasu lub działań;
5) BOA - Centralny Pododdział Kontrterrorystyczny Policji "BOA", o którym mowa w art. 5c ustawy o Policji;
6) BSWP - Biuro Spraw Wewnętrznych Policji, o którym mowa w art. 5b ustawy o Policji;
7) CBŚP - Centralne Biuro Śledcze Policji, o którym mowa w art. 5a ustawy o Policji;
8) CBZC - Centralne Biuro Zwalczania Cyberprzestępczości, o którym mowa w art. 5d ustawy o Policji;
9) CLKP - Centralne Laboratorium Kryminalistyczne Policji, o którym mowa w art. 5e ustawy o Policji;
10) dyrektor biura KGP - dyrektora biura Komendy Głównej Policji oraz kierownika równorzędnej komórki organizacyjnej Komendy Głównej Policji;
11) jednostka Policji obsługiwana przez KWP lub KSP - komórkę organizacyjną Policji w BSWP, CBŚP lub CBZC obsługiwaną przez właściwą terytorialnie KWP lub przez KSP w ramach wspomagania w określonym zakresie organizacyjnym, finansowo-księgowym, logistycznym lub technicznym na zasadach określonych w przepisach Komendanta Głównego Policji w sprawie szczegółowych zasad organizacji i zakresu działania komend, komisariatów i innych jednostek organizacyjnych Policji oraz przepisach Komendanta Głównego Policji w sprawie zasad wykonywania niektórych zadań na rzecz Centralnego Biura Śledczego Policji, Centralnego Biura Zwalczania Cyberprzestępczości, Biura Spraw Wewnętrznych Policji, Centralnego Laboratorium Kryminalistycznego Policji i Centralnego Pododdziału Kontrterrorystycznego Policji "BOA", w przepisach regulaminów poszczególnych KWP lub KSP, a także w porozumieniach zawieranych przez BSWP, CBŚP lub CBZC z poszczególnymi KWP lub KSP w tym zakresie;
12) kandydat do służby w Policji - osobę ubiegającą się o przyjęcie do służby w Policji;
13) KGP - Komendę Główną Policji;
14) Kodeks postepowania administracyjnego - ustawę z dnia 13 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2023 r. poz. 775 i 803);
15) Kodeks pracy - ustawę z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465);
16) KSP - Komendę Stołeczną Policji;
17) kwestionariusz osobowy kandydata - kwestionariusz osobowy kandydata do służby w Policji, którego wzór określa załącznik nr 1 do rozporządzenia w sprawie postępowania kwalifikacyjnego;
18) KWP - komendę wojewódzką Policji;
19) KZP - kasy zapomogowo-pożyczkowe w rozumieniu ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych (Dz. U. poz. 1666), prowadzone w jednostkach organizacyjnych Policji;
20) lokalne zbiory danych SWOP - zbiory danych: SWOP KGP, SWOP KWP, SWOP KSP, SWOP APol, SWOP SP prowadzone odpowiednio w KGP, KWP, KSP, Akademii Policji oraz szkołach policyjnych usytuowane na serwerach lokalnych tych jednostek organizacyjnych Policji oraz przeznaczone do wykonywania operacji przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, zgodnie z właściwością tych zbiorów danych określoną w § 6 ust. 2-4;
21) naruszenie ochrony danych osobowych w SWOP - naruszenie ochrony danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 12 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 dotyczące danych osobowych przetwarzanych w zbiorach danych SWOP, w systemach teleinformatycznych SWOP, poprzez te systemy oraz danych osobowych uzyskanych ze SWOP i przetwarzanych również poza tymi zbiorami lub systemami, niezależnie od postaci przetwarzania tych danych osobowych;
22) policyjna izba zatrzymań - pomieszczenie w jednostce organizacyjnej Policji dla osób zatrzymanych lub doprowadzonych w celu wytrzeźwienia;
23) postępowanie kwalifikacyjne do służby w Policji - postępowanie prowadzone w stosunku do kandydata do służby w Policji w trybie oraz na zasadach określonych w art. 25 ustawy o Policji i w rozporządzeniu w sprawie postępowania kwalifikacyjnego;
24) rejestracja - zarejestrowany w zbiorach danych SWOP zestaw lub zestawy przetwarzanych zgodnie z przepisami ustawy o Policji i innych ustaw, w zakresie i trybie określonym w niniejszym zarządzeniu, informacji o:
a) policjantach, pracownikach Policji, w tym po ustaniu służby lub pracy w Policji, oraz członkach ich rodzin,
b) osobach będących stronami umów cywilnoprawnych zawartych z organami Policji w zakresie realizacji zadań na rzecz Policji lub dotyczących funkcjonowania Policji,
c) osobach doprowadzonych do wytrzeźwienia do jednostki organizacyjnej Policji i umieszczonych w tym celu w policyjnej izbie zatrzymań, a także o ich opiekunach prawnych i domownikach,
d) osobach odbierających pojazdy zabezpieczone przez Policję,
e) osobach wnoszących skargi, wnioski, petycje, listy, anonimy i ponaglenia, o których mowa w § 4 pkt 3
- w zakresie danych osobowych niezbędnych do realizacji zadań Policji w sprawach osobowych, finansowych, logistycznych oraz skargowych;
25) rozporządzenie PE i Rady (UE) 2016/679 - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.2));
26) rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej - rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369 oraz z 2023 r. poz. 471 i 879);
27) rozporządzenie w sprawie postępowania kwalifikacyjnego - rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 22 marca 2023 r. w sprawie postępowania kwalifikacyjnego w stosunku do kandydatów ubiegających się o przyjęcie do służby w Policji (Dz. U. poz. 606 i 1410);
28) sprawy o charakterze finansowym - zadania i sprawy dotyczące spraw finansowych, w tym kontroli finansowej, kontroli finansowo-gospodarczej, budżetu, wydatków osobowych, wydatków rzeczowych, rozliczeń, windykacji należności budżetowych, księgowości i rachunkowości, realizowane przez komórki organizacyjne Policji właściwe w tych sprawach;
29) sprawy o charakterze kadrowym - zadania i sprawy dotyczące spraw kadrowych, w tym spraw osobowych, doboru, rezerwy kadrowej, dyscyplinarnych, szkolenia, doskonalenia zawodowego, organizacji Policji, organizacyjno-etatowych, militaryzacji Policji oraz zadania i sprawy dotyczące spraw bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony pracy lub medycyny pracy, realizowane przez komórki organizacyjne Policji właściwe w tych sprawach, a także przez komórki organizacyjne Policji realizujące określone zadania w tych sprawach, w szczególności w zakresie ewidencjowania czasu służby lub pracy;
30) sprawy o charakterze logistycznym - zadania i sprawy dotyczące spraw logistyki, w tym spraw inwentaryzacji, kwatermistrzowskich, transportowych, uzbrojenia, techniki policyjnej, Lotnictwa Policji, mieszkaniowych, zaopatrzenia, gospodarki materiałowo-technicznej, administracyjno-gospodarczych, gospodarowania mieniem państwowym powierzonym Policji, realizowane przez komórki organizacyjne Policji właściwe w tych sprawach, a także przez komórki organizacyjne Policji realizujące określone zadania w tych sprawach, w szczególności w zakresie ewidencjowania wyposażenia;
31) system teleinformatyczny SWOP - policyjny system teleinformatyczny, w którym:
a) prowadzone są zbiory danych SWOP,
b) prowadzone są zbiory SWOP MASTER, SWOP SERWIS KGP, SWOP WZORCOWY oraz zbiór danych SWOP ADMINISTRATOR,
c) przetwarzane są informacje, w tym dane osobowe, zarejestrowane w zbiorach danych SWOP oraz w zbiorach określonych w lit. b,
d) dostępne są, poprzez wspólne zasady uwierzytelniania oraz uprawnienia dostępu do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, zbiory danych SWOP oraz zbiory, o których mowa w lit. b;
32) szkoły policyjne - Centrum Szkolenia Policji w Legionowie, Szkołę Policji w Słupsku, Szkołę Policji w Katowicach i Szkołę Policji w Pile;
33) ubezpieczenia społeczne - ubezpieczenia społeczne, o których mowa w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1230, 1429, 1672 i 1941);
34) ustawa o ochronie danych osobowych - ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781);
35) ustawa o Policji - ustawę z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji;
36) ustawa o postępowaniu egzekucyjnym w administracji - ustawę z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2023 r. poz. 2505);
37) ustawa o służbie cywilnej - ustawę z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2022 r. poz. 1691 oraz z 2023 r. poz. 1195 i 1598);
38) ustawa o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi - ustawę z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2023 r. poz. 2151);
39) użytkownik SWOP - policjanta lub pracownika Policji uprawnionego do dostępu do SWOP i do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SWOP zgodnie z nadanym uprawnieniem do przetwarzania informacji w SWOP oraz policjanta lub pracownika Policji uprawnionego do dostępu do SWOP ADMINISTRATOR;
40) wyposażenie logistyczne - sprzęt, materiały i wyposażenie z zakresu umundurowania, transportu, uzbrojenia, techniki policyjnej, o charakterze biurowym i inne o charakterze kwatermistrzowskim, w które zaopatruje jednostki i komórki organizacyjne Policji dyrektor biura KGP właściwego w sprawach logistyki oraz komórki organizacyjne Policji właściwe w sprawach logistyki w KWP, KSP, Akademii Policji i szkołach policyjnych zgodnie z właściwością określoną w przepisach:
a) regulaminu KGP,
b) Komendanta Głównego Policji w sprawie szczegółowych zasad organizacji i zakresu działania komend, komisariatów i innych jednostek organizacyjnych Policji,
c) Komendanta Głównego Policji w sprawie zasad wykonywania niektórych zadań na rzecz Centralnego Biura Śledczego Policji, Centralnego Biura Zwalczania Cyberprzestępczości, Biura Spraw Wewnętrznych Policji, Centralnego Laboratorium Kryminalistycznego Policji i Centralnego Pododdziału Kontrterrorystycznego Policji "BOA",
d) regulaminów poszczególnych KWP lub KSP,
e) porozumień zawieranych pomiędzy jednostkami organizacyjnymi Policji w tym zakresie;
41) wyposażenie teleinformatyczne - sprzęt teleinformatyczny, oprogramowanie i inne środki techniczne z zakresu łączności i informatyki, w które zaopatruje jednostki i komórki organizacyjne Policji dyrektor biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki oraz komórki organizacyjne Policji właściwe w sprawach łączności i informatyki w KWP, KSP, Akademii Policji i szkołach policyjnych, zgodnie z właściwością określoną w przepisach, o których mowa w pkt 40.
Rozdział 2
Zakres informacyjny, rzeczowy i terytorialny SWOP oraz kategorie danych osobowych przetwarzanych w SWOP
§ 3.
1) SWOP KADRA,
2) SWOP PŁACE,
3) SWOP FINANSE KSIĘGOWOŚĆ, zwanego dalej "SWOP.FK",
4) SWOP ŚRODKI TRWAŁE, zwanego dalej "SWOP.ST",
5) SWOP GOSPODARKA MATERIAŁOWA, zwanego dalej "SWOP.GM",
6) SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA,
7) SWOP SKARGA,
8) SWOP CENTRALNY REJESTR DOBORU KANDYDATÓW II, zwanego dalej "SWOP CRDK II",
9) SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ,
10) Centralnej Bazy Kadrowej SWOP
- zwanych dalej łącznie również "zbiorami danych SWOP".
§ 4.
1) ze służbą i pracą w Policji, w tym z:
a) nawiązaniem i przebiegiem stosunku służbowego policjantów oraz stosunku pracy pracowników Policji, ustaniem lub zakończeniem służby oraz pracy w Policji,
b) prowadzeniem spraw osobowych policjantów i pracowników Policji,
c) wykonywaniem praw i obowiązków przysługujących policjantom i pracownikom Policji wynikających z przepisów prawa z tytułu służby lub pracy w Policji oraz w związku z realizacją przez nich ustawowych zadań Policji, w tym związanych z realizacją spraw o charakterze kadrowym, finansowym i logistycznym dotyczących policjantów i pracowników Policji, a także z egzekwowaniem tych praw i obowiązków,
d) wykonywaniem praw lub obowiązków wobec policjantów oraz pracowników Policji, po ustaniu ich służby lub pracy w Policji;
2) z prowadzeniem spraw Policji dotyczących finansów publicznych, rachunkowości i gospodarowania mieniem państwowym obejmujących sprawy o charakterze finansowym i logistycznym dotyczące zabezpieczenia i ochrony interesów prawnych Policji, zarządzania i gospodarowania mieniem państwowym przez kierowników jednostek organizacyjnych Policji, zarządzania budżetem Policji oraz gospodarowania środkami publicznymi przyznanymi lub należnymi Policji lub których dysponentem są organy Policji, spraw dotyczących zawieranych umów cywilnoprawnych z policjantami, pracownikami Policji lub innymi osobami w zakresie realizacji zadań lub świadczenia usług na rzecz Policji, a także spraw związanych z egzekwowaniem przez Policję należności publicznoprawnych i cywilnoprawnych oraz zwrotu mienia państwowego przysługującego Skarbowi Państwa reprezentowanemu przez organy Policji od:
a) policjantów i pracowników Policji, również po zakończeniu ich służby lub pracy w Policji, a będących dłużnikami Skarbu Państwa reprezentowanego przez organy Policji lub obowiązanych do zwrotu mienia państwowego zarządzanego przez te organy, oddanego do dyspozycji tych osób w związku ze służbą lub pracą w Policji,
b) osób doprowadzonych do wytrzeźwienia do jednostki organizacyjnej Policji i umieszczonych w tym celu w policyjnej izbie zatrzymań,
c) osób odbierających pojazdy zabezpieczone przez Policję w związku z realizacją ustawowych zadań Policji,
d) innych osób będących dłużnikami Skarbu Państwa reprezentowanego przez organy Policji lub obowiązanych do zwrotu mienia państwowego zarządzanego przez te organy;
3) z załatwianiem i prowadzeniem spraw dotyczących:
a) skarg i wniosków, do których stosuje się przepisy działu VIII Kodeksu postępowania administracyjnego,
b) petycji, do których stosuje się przepisy ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach (Dz. U. z 2018 r. poz. 870), zwanej dalej "ustawą o petycjach",
c) innych wniosków, listów lub anonimów skierowanych do organów Policji lub wpływających do tych organów w różnych sprawach, które nie podlegają załatwieniu w trybie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego lub w trybie innych procedur, postępowań lub czynności uregulowanych w przepisach prawa powszechnie obowiązującego,
d) ponagleń w sprawach, o których mowa w lit. a i b;
4) z prowadzeniem postępowań kwalifikacyjnych do służby w Policji.
§ 5.
1) dane osobowe dotyczące policjantów i pracowników Policji pełniących służbę oraz zatrudnionych w jednostkach i komórkach organizacyjnych Policji, w tym po ustaniu służby i pracy w Policji w:
a) zbiorze danych SWOP KADRA oraz w Centralnej Bazie Kadrowej SWOP - w celu oraz w zakresie dotyczącym realizacji spraw, o których mowa w § 4 pkt 1, o charakterze kadrowym,
b) zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ - w celu oraz w zakresie dotyczącym realizacji spraw, o których mowa w § 4 pkt 1, o charakterze kadrowym z zakresu wyszkolenia strzeleckiego policjantów,
c) w zbiorach danych SWOP PŁACE i SWOP.FK - w celu oraz w zakresie dotyczącym realizacji spraw, o których mowa w § 4 pkt 1 i 2, o charakterze finansowym,
d) w zbiorach danych SWOP.ST, SWOP.GM i SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA - w celu oraz w zakresie dotyczącym realizacji spraw, o których mowa w § 4 pkt 1 i 2, o charakterze logistycznym dotyczących ewidencjonowania, zarządzania i administrowania środkami trwałymi Policji, gospodarką materiałową w zakresie wyposażenia logistycznego i teleinformatycznego oraz gospodarką mieszkaniową w Policji,
e) w zbiorze danych SWOP SKARGA - w celu oraz w zakresie dotyczącym realizacji spraw, o których mowa w § 4 pkt 3, przez komórki organizacyjne Policji realizujące zadania w tych sprawach, w szczególności przez komórki właściwe w sprawach kontroli;
2) dane osobowe dotyczące członków rodzin policjantów i pracowników, o których mowa w pkt 1:
a) w zbiorze danych SWOP KADRA - w celu oraz w zakresie dotyczącym realizacji spraw, o których mowa w § 4 pkt 1, o charakterze kadrowym,
b) w zbiorze danych SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA - w celu oraz w zakresie dotyczącym realizacji spraw, o których mowa w § 4 pkt 1 i 2, o charakterze logistycznym dotyczących gospodarki mieszkaniowej;
3) dane osobowe osób innych, niż wymienione w pkt 1, z którymi zawierane są umowy cywilnoprawne w związku z realizacją zadań lub świadczeniem usług na rzecz Policji lub dotyczące działalności Policji - w zbiorach danych SWOP PŁACE i SWOP.FK w celu oraz w zakresie dotyczącym realizacji spraw, o których mowa w § 4 pkt 2, o charakterze finansowym;
4) dane osobowe dotyczące osób doprowadzonych do wytrzeźwienia do jednostki organizacyjnej Policji i umieszczonych w tym celu w policyjnej izbie zatrzymań oraz dane osobowe dotyczące opiekuna prawnego tej osoby lub domownika - w zbiorze danych SWOP.FK w celu oraz w zakresie dotyczącym realizacji spraw, o których mowa w § 4 pkt 2, o charakterze finansowym;
5) dane osobowe dotyczące osób odbierających pojazdy zabezpieczone przez Policję w ramach realizacji ustawowych zadań Policji oraz dotyczące innych osób zobowiązanych wobec organów Policji do zapłaty lub zwrotu należności publicznoprawnych lub cywilnoprawnych - w zbiorze danych SWOP.FK w celu oraz w zakresie dotyczącym realizacji spraw, o których mowa w § 4 pkt 2, o charakterze finansowym;
6) dane osobowe dotyczące osób wnoszących skargi, wnioski, petycje, listy lub ponaglenia - w zbiorze danych SWOP SKARGA w celu oraz w zakresie realizacji spraw, o których mowa w § 4 pkt 3;
7) dane osobowe dotyczące kandydatów do służby w Policji - w zbiorze danych SWOP CRDK II w celu oraz w zakresie realizacji spraw, o których mowa w § 4 pkt 4.
2. W SWOP przetwarza się informacje, w tym dane osobowe, o których mowa w ust. 1, przetwarzane przez Policję na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c i e oraz art. 9 ust. 2 lit. b i g rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 oraz art. 20 ust. 1c i art. 46b ust. 1 ustawy o Policji w związku z przepisami rozdziałów 1, 2 oraz 5 - 10c ustawy o Policji oraz przepisami:
1) Kodeksu pracy;
2) ustawy o służbie cywilnej;
3) ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2023 r. poz. 1610, 1615, 1890 i 1933);
4) ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1917);
5) ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych;
6) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270, z późn. zm.3));
7) ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 998 i 1586);
8) ustawy z dnia 26 lipca 1997 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647, z późn. zm.4));
9) ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2022 r. poz. 1473 oraz z 2023 r. poz. 1523);
10) ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2020 r. poz. 2207 oraz z 2023 r. poz. 1667);
11) ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 1690);
12) ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2189);
13) ustawy z dnia 4 kwietnia 2014 r. o świadczeniach odszkodowawczych przysługujących w razie wypadku lub choroby pozostających w związku ze służbą (Dz. U. z 2023 r. poz. 2015);
14) ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1251, 1429 i 1672);
15) ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2022 r. poz. 1732, 2140 i 2476 oraz z 2023 r. poz. 641);
16) ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2561, z późn. zm.5));
17) ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 46, 1723 i 1941);
18) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295 i 1598);
19) ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz. U. z 2018 r. poz. 1969 oraz z 2023 r. poz. 641 i 1784);
20) ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 854);
21) ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. poz. 2305 oraz z 2023 r. poz. 347, 641, 1615, 1834 i 1872);
22) ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych;
23) ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2023 r. poz. 742, 1088, 1234, 1672, 1872 i 2005);
24) Kodeksu postępowania administracyjnego;
25) ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji;
26) ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi;
27) ustawy o petycjach;
28) innych ustaw oraz rozporządzeń wydanych na podstawie wymienionych w niniejszym ustępie ustaw, w których ustanowione są obowiązki, prawa oraz zadania dotyczące spraw, o których mowa w § 4.
3. W SWOP mogą być również przetwarzane dane osobowe na podstawie zgody, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. a oraz art. 9 ust. 2 lit. a rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, policjanta lub pracownika Policji w przypadku, gdy zgoda ta została wyrażona dobrowolnie zgodnie z warunkami określonymi w art. 7 tego rozporządzenia, w zakresie danych osobowych udostępnianych organowi Policji na jego wniosek przez policjanta lub pracownika Policji lub przekazanych temu organowi z inicjatywy policjanta lub pracownika Policji - w trakcie ubiegania się o przyjęcie do służby w Policji lub w trakcie ubiegania się o zatrudnienie w Policji, lub w okresie ich służby lub pracy w tej formacji.
4. W SWOP przetwarza się informacje, w tym dane osobowe, o których mowa w ust. 1, w granicach i w zakresie niezbędnym oraz adekwatnym do realizacji zadań Policji wynikających z przepisów prawa, o których mowa w ust. 2, w tym praw i obowiązków, dotyczących spraw określonych w § 4 oraz w ramach, w granicach i w zakresie niezbędnym do wykonania w tych sprawach obowiązków prawnych dotyczących Policji oraz sprawowania, wynikającej z tych przepisów prawa, władzy publicznej powierzonej organom Policji w związku z realizacją obowiązków i zadań Policji w tych sprawach, a także w zakresie niezbędnym dla realizacji celów przetwarzania informacji w poszczególnych zbiorach danych SWOP oraz z uwzględnieniem podległości służbowej wynikającej z organizacji (struktury organizacyjnej) Policji.
5. Zarządzenie nie narusza przepisów o prowadzeniu lub funkcjonowaniu w Policji innych zbiorów danych, w których przetwarzane są informacje, w tym dane osobowe, o których mowa w ust. 1, oraz nie ogranicza przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, zgromadzonych w SWOP poza tym systemem przetwarzanych w postaci dokumentów papierowych lub elektronicznych, w tym prowadzenia akt osobowych policjantów i pracowników Policji, na podstawie przepisów odrębnych, umów międzynarodowych lub prawa Unii Europejskiej w celu realizacji ustawowych zadań Policji wynikających z tych przepisów odrębnych, umów międzynarodowych lub prawa Unii Europejskiej, w szczególności w podmiotach lub instytucjach krajowych lub zagranicznych, w których policjanci lub pracownicy Policji realizują zadania w ramach delegowania lub oddelegowania, a także poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej oraz zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
Rozdział 3
Struktura organizacyjna i właściwość zbiorów danych SWOP oraz funkcjonalności SWOP
§ 6.
1) Centralnej Bazie Kadrowej SWOP prowadzonej w KGP, w której przetwarza się informacje, w tym dane osobowe, w zakresie spraw, o których mowa w § 4 pkt 1, z zastrzeżeniem pkt 2, w celu zarządzania funkcjonowaniem, organizacją i kadrami Policji oraz w zakresie umożliwiającym sprawdzanie informacji, w tym danych osobowych, dotyczących policjantów i pracowników Policji pełniących służbę i zatrudnionych we wszystkich jednostkach i komórkach organizacyjnych Policji, w tym po ustaniu służby i pracy w Policji, a także w celu i w zakresie wykonywania analiz, typowań, zestawień lub statystyk dotyczących w szczególności informacji o stanie etatowym, organizacji i kadrach Policji;
2) centralnych zbiorach danych SWOP, zwanych w systemie teleinformatycznym SWOP "centralnymi modułami", w skład których wchodzi zbiór danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ prowadzony w KGP, w którym przetwarza się informacje, w tym dane osobowe, w zakresie:
a) spraw, o których mowa w § 4 pkt 1, dotyczących wyszkolenia strzeleckiego policjantów w celu zarządzania procesem organizacji i przeprowadzania tego wyszkolenia oraz działaniami mającymi na celu zapewnienie realizacji przez policjanta obowiązku nabywania i utrzymywania wymaganego poziomu umiejętności posługiwania się bronią palną, zapewniającego wykonywanie przez niego zadań służbowych, a także zapewnienie podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności z zakresu posługiwania się bronią palną,
b) umożliwiającym wykonywanie operacji przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, dotyczących policjantów ze wszystkich jednostek organizacyjnych Policji uczestniczących w wyszkoleniu strzeleckim policjantów, nieuczestniczących w tym wyszkoleniu oraz policjantów prowadzących strzelanie, prowadzących zajęcia lub instruktorów w rozumieniu przepisów Komendanta Głównego Policji w sprawie organizacji wyszkolenia strzeleckiego policjantów - we wszystkich jednostkach organizacyjnych Policji, w których organizuje się wyszkolenie strzeleckie policjantów;
3) SWOP CRDK II prowadzonym w KGP, w którym przetwarza się informacje, w tym dane osobowe, w zakresie spraw, o których mowa w § 4 pkt 4, z zakresu doboru do służby w Policji w celu zarządzania postępowaniami kwalifikacyjnymi do służby w Policji oraz w zakresie umożliwiającym wykonywanie operacji przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, dotyczących kandydatów do służby w Policji ubiegających się o przyjęcie do służby w Policji we wszystkich jednostkach organizacyjnych Policji, w których prowadzi się te postępowania;
4) lokalnych zbiorach danych SWOP, w których przetwarza się informacje, w tym dane osobowe, zgodnie z właściwością określoną w ust. 2-4.
2. W lokalnym zbiorze danych SWOP KGP prowadzonym w KGP przetwarza się informacje, w tym dane osobowe:
1) w zbiorze danych SWOP KADRA w celu zarządzania organizacją i kadrami Policji w KGP, CBŚP, CBZC, BSWP, CLKP i BOA oraz w celu i w zakresie umożliwiającym wykonywanie operacji przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w zakresie spraw, o których mowa w § 4 pkt 1, o charakterze kadrowym, dotyczących policjantów i pracowników Policji pełniących służbę i zatrudnionych w komórkach organizacyjnych tych jednostek, w tym po ustaniu służby i pracy w Policji, a także danych osobowych dotyczących członków ich rodzin;
2) w zbiorach danych SWOP PŁACE, SWOP.FK, SWOP.ST, SWOP.GM, SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA i SWOP SKARGA w celu i w zakresie umożliwiającym wykonywanie operacji przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w zakresie spraw, o których mowa w:
a) § 4 pkt 1 i 2, o charakterze finansowym i logistycznym oraz spraw, o których mowa w § 4 pkt 3, dotyczących policjantów i pracowników Policji pełniących służbę oraz zatrudnionych w komórkach organizacyjnych KGP, CBŚP, CBZC, BSWP, CLKP i BOA, a także członków ich rodzin, w związku z realizacją, załatwianiem i prowadzeniem tych spraw w tych jednostkach i komórkach organizacyjnych Policji zgodnie z ich właściwością,
b) § 4 pkt 2 i 3 dotyczących osób, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 3-6, w związku z realizacją, załatwianiem i prowadzeniem tych spraw zgodnie właściwością w komórkach organizacyjnych KGP, CBŚP, CBZC, BSWP, CLKP i BOA.
3. W lokalnych zbiorach danych SWOP KWP, SWOP KSP, SWOP APol i SWOP SP prowadzonych odpowiednio w KWP, KSP, Akademii Policji i szkołach policyjnych przetwarza się informacje, w tym dane osobowe:
1) w zbiorze danych SWOP KADRA w celu zarządzania organizacją i kadrami Policji w zakresie i zgodnie z właściwością terytorialną i rzeczową tych jednostek oraz w celu wykonywania operacji przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, dotyczących policjantów i pracowników pełniących służbę oraz zatrudnionych odpowiednio w KWP, KSP, jednostkach im podległych lub jednostkach Policji obsługiwanych przez KWP lub KSP oraz pełniących służbę i zatrudnionych w Akademii Policji oraz szkołach policyjnych, w tym po ustaniu służby i pracy w Policji, a także dotyczących członków ich rodzin;
2) w zbiorach danych SWOP PŁACE, SWOP.FK, SWOP.ST, SWOP.GM, SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA i SWOP SKARGA w celu i w zakresie umożliwiającym wykonywanie operacji przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w zakresie spraw, o których mowa w:
a) § 4 pkt 1 i 2, o charakterze finansowym i logistycznym oraz spraw, o których mowa w § 4 pkt 3, dotyczących policjantów i pracowników Policji pełniących służbę oraz zatrudnionych odpowiednio w KWP, KSP, jednostkach im podległych lub jednostkach Policji obsługiwanych przez KWP lub KSP oraz pełniących służbę i zatrudnionych w Akademii Policji oraz szkołach policyjnych, a także członków ich rodzin, w związku z realizacją, załatwianiem i prowadzeniem tych spraw w tych jednostkach i komórkach organizacyjnych Policji zgodnie z ich właściwością,
b) § 4 pkt 2 i 3, dotyczących osób, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 3-6, w związku z realizacją, załatwianiem i prowadzeniem tych spraw, zgodnie z ich właściwością w komórkach organizacyjnych KWP, KSP, jednostkach im podległych lub jednostkach Policji obsługiwanych przez KWP lub KSP, a także w komórkach organizacyjnych Akademii Policji i szkół policyjnych zgodnie z ich właściwością.
4. W lokalnych zbiorach danych SWOP KADRA prowadzonych w jednostkach organizacyjnych Policji, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i ust. 3 pkt 1, nie przetwarza się informacji, w tym danych osobowych, w zakresie spraw, o których mowa w § 4 pkt 1, dotyczących wyszkolenia strzeleckiego policjantów przetwarzanych w zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ, w zakresie obejmującym inne informacje, w tym dane osobowe, niż pobierane do tego zbioru danych z Centralnej Bazy Kadrowej SWOP.
5. Centralna Baza Kadrowa SWOP stanowi replikę informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w lokalnych zbiorach danych SWOP KADRA prowadzonych w jednostkach organizacyjnych Policji, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i ust. 3 pkt 1, wykonywaną raz na dobę oraz przedstawiającą stan faktyczny zapisów informacji, w tym danych osobowych, z lokalnych zbiorów danych SWOP KADRA z poszczególnych jednostek organizacyjnych Policji według stanu z dnia poprzedzającego wykonanie repliki zapisów z tych zbiorów.
§ 7.
1) SWOP MASTER - centralny zbiór prowadzony w KGP przeznaczony do:
a) zarządzania strukturą organizacyjną i etatową jednostek i komórek organizacyjnych Policji oraz przetwarzania informacji o strukturze organizacyjnej i etatowej tych jednostek i komórek,
b) tworzenia słowników, katalogów centralnych, parametrów konfiguracyjnych, funkcjonalności oraz rodzajów uprawnień w celu zarządzania strukturą organizacyjną SWOP w zakresie odpowiadającym strukturze organizacyjnej i etatowej Policji, funkcjonalnościami SWOP, zakresem informacyjnym SWOP, uprawnieniami do SWOP, słownikami, katalogami centralnymi i parametrami konfiguracyjnymi,
c) replikacji struktury organizacyjnej i etatowej, o której mowa w lit. a, oraz słowników, katalogów centralnych, parametrów konfiguracyjnych, funkcjonalności oraz rodzajów uprawnień, o których mowa w lit. b, do lokalnych zbiorów danych SWOP, Centralnej Bazy Kadrowej SWOP oraz do zbioru danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ;
2) SWOP SERWIS KGP - prowadzony w KGP, KWP, KSP, Akademii Policji i szkołach policyjnych stanowiący kopię niezanonimizowanych informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych SWOP, o których mowa w § 3, przeznaczony do zapewnienia obsługi technicznej i serwisowej systemu teleinformatycznego SWOP oraz naprawy błędów w tym systemie;
3) SWOP WZORCOWY - prowadzony w KGP, KWP, KSP, Akademii Policji i szkołach policyjnych stanowiący kopię struktury organizacyjnej zbiorów danych SWOP, niezawierający danych osobowych przetwarzanych w tych zbiorach, przeznaczony do testowania nowych funkcjonalności SWOP lub prowadzenia szkoleń dla użytkowników SWOP.
2. Realizacja zadań administratora SWOP oraz zadań w zakresie zarządzania organizacją Policji odbywa się w SWOP w ramach funkcjonalności SWOP ADMINISTRATOR przeznaczonej do:
1) zarządzania strukturą organizacyjną i etatami w Policji w zbiorze SWOP MASTER oraz w zbiorach danych SWOP, w tym dokonywania zmian w strukturze organizacyjnej i etatowej poszczególnych jednostek organizacyjnych Policji;
2) zarządzania kontami i uprawieniami użytkowników SWOP w lokalnych zbiorach danych SWOP, Centralnej Bazie Kadrowej SWOP, zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ oraz zbiorze SWOP MASTER, w tym poprzez zakładanie i blokowanie kont użytkownikom SWOP, nadawanie i odbieranie uprawnień tym użytkownikom zgodnie z zakresem i rolami określonymi we wniosku o nadanie uprawnień do przetwarzania informacji w SWOP oraz automatyczne pobieranie danych o użytkowniku SWOP przy powiązaniu nowego konta użytkownika SWOP z informacjami już przetwarzanymi w SWOP;
3) zarządzania rolami centralnymi i lokalnymi w SWOP;
4) zapewnienia realizacji zadań administratora w zakresie kontroli dostępu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP oraz nadzoru nad przetwarzaniem tych informacji w SWOP, w tym zapewnienia kontroli i nadzoru służbowego, o których mowa w rozdziale 16.
3. W celu realizacji zadań, o których mowa w ust. 2 pkt 4, w ramach SWOP ADMINISTRATOR prowadzi się zbiór danych, w którym gromadzi się i przetwarza:
1) informacje, w tym dane osobowe, dotyczące użytkowników SWOP, pobierane jednorazowo ze zbioru danych SWOP KADRA "Kadry" z chwilą utworzenia konta użytkownika w systemie teleinformatycznym SWOP, obejmujące:
a) identyfikator kadrowy,
b) imię i nazwisko,
c) numer telefonu służbowego i adres służbowej poczty elektronicznej,
d) stanowisko służbowe;
2) informacje o uprawnianiach do przetwarzania informacji w SWOP nadanych użytkownikom SWOP, zakresie nadanych uprawnień i zmianach uprawnień, w tym informacje o założonych i zablokowanych kontach użytkowników SWOP wraz z informacjami o zakresie uprawnień użytkownika SWOP w odniesieniu do każdego założonego i zablokowanego konta danego użytkownika SWOP;
3) logi do systemu teleinformatycznego SWOP w postaci dziennika zdarzeń;
4) informacje o operacjach przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SWOP wykonanych przez użytkowników SWOP oraz o zakresie dostępu tych osób do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP.
4. Funkcjonalność SWOP ADMINISTRATOR, o której mowa w ust. 2, na poziomie:
1) centralnym w KGP, BSWP, CBŚP, CBZC, CLKP i BOA zapewnia:
a) dostęp do zbioru SWOP MASTER, lokalnego zbioru danych SWOP KADRA KGP, zbioru danych SWOP CRDK II i SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ w zakresie realizacji zadań oraz w celach, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i ust. 2 oraz do Centralnej Bazy Kadrowej SWOP w tych celach i w celach związanych z realizacją zadań, o których mowa w § 4,
b) dostęp do zbioru SWOP MASTER oraz do lokalnych zbiorów danych SWOP PŁACE, SWOP.FK, SWOP.ST, SWOP.GM, SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA i SWOP SKARGA KGP w celu realizacji zadań oraz w celach, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. b i ust. 2 pkt 2 i 3, w zakresie dotyczącym właściwości informacyjnej i rzeczowej tych zbiorów danych,
c) realizację zadań, o których mowa w ust. 2 pkt 4, oraz dostęp do zbioru danych prowadzonego w ramach SWOP ADMINISTRATOR, o którym mowa w ust. 3, w odniesieniu do wszystkich użytkowników SWOP, lokalnych zbiorów danych SWOP, o których mowa w § 6 ust. 2 i 3, Centralnej Bazy Kadrowej SWOP, zbioru danych SWOP CRDK II, zbioru danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ oraz zbioru SWOP MASTER;
2) lokalnym w KWP, KSP, Akademii Policji i szkołach policyjnych zapewnia:
a) dostęp do zbioru SWOP MASTER w celu dokonania zmiany struktury organizacyjnej i etatowej danej jednostki organizacyjnej Policji, w której prowadzone są lokalne zbiory danych SWOP, o których mowa w § 6 ust. 3, lub jednostek jej podległych oraz w celu podglądu struktury organizacyjnej i etatowej tej jednostki lub jednostek jej podległych,
b) dostęp do lokalnych zbiorów SWOP, o których mowa w § 6 ust. 3, zbioru SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ oraz zbioru SWOP MASTER w celach, o których mowa w ust. 2 pkt 2 i 3, w zakresie właściwości terytorialnej i rzeczowej danej jednostki organizacyjnej Policji i jednostek jej podległych,
c) realizację zadań, o których mowa w ust. 2 pkt 4, w zakresie lokalnych zbiorów danych SWOP, o których mowa w § 6 ust. 3, prowadzonych w danej jednostce organizacyjnej Policji, dostęp do zbioru danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ i zbioru SWOP MASTER w zakresie dotyczącym tej jednostki oraz dostęp do zbioru danych prowadzonego w ramach SWOP ADMINISTRATOR, o którym mowa w ust. 3, w odniesieniu do użytkowników SWOP z danej jednostki organizacyjnej Policji lub jednostek podległych - wyłącznie w przypadku nadania uprawnień do dostępu i do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w zakresie SWOP ADMINISTRATOR, o których mowa w § 34 ust. 1.
5. W zakresie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, w zbiorze SWOP MASTER z poziomu KGP dla wszystkich jednostek organizacyjnych Policji, w szczególności tworzy się:
1) strukturę organizacyjną i etatową w jednostkach organizacyjnych Policji oraz zarządza się tą strukturą w Policji;
2) słowniki do Kartoteki Osobowej i grup uposażenia;
3) słownik i dokonuje się parametryzacji kodów absencji;
4) słowniki do tabel testów sprawności fizycznej dostosowane do obowiązujących przepisów prawa;
5) centralne katalogi dla zbiorów danych: SWOP KADRA, SWOP PŁACE, SWOP.FK, SWOP.GM, SWOP.ST, SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA, SWOP SKARGA i SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ oraz prowadzi się je;
6) inne słowniki, katalogi i kody niezbędne w zakresie celów określonych w ust. 1 pkt 1.
6. W zakresie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, w zbiorze SWOP MASTER z poziomu KWP, KSP, Akademii Policji i szkół policyjnych dodaje się i likwiduje komórki oraz etaty w ramach właściwości danej KWP, KSP, Akademii Policji lub szkoły policyjnej.
§ 8.
1) Kartoteki Osobowej oraz Kartoteki Absencyjnej prowadzonych w zbiorze danych SWOP KADRA z informacjami, w tym danymi osobowymi, przetwarzanymi w ramach zbiorów danych i kartotek składających się na zbiory danych SWOP KADRA, SWOP PŁACE, SWOP.FK, SWOP.GM, SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA, SWOP.ST oraz SWOP SKARGA;
2) Centralnej Bazy Kadrowej SWOP z informacjami, w tym danymi osobowymi, przetwarzanymi w zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ.
2. W celu oraz w zakresie niezbędnym do realizacji zadań, o których mowa w § 4, system teleinformatyczny SWOP zapewnia ponadto funkcjonalności umożliwiające:
1) wykonywanie sprawozdań, deklaracji, raportów, zestawień, statystyk oraz analiz na podstawie informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP;
2) wykonywanie wyliczenia, na podstawie informacji przetwarzanych w SWOP, wysokości uposażenia i wynagrodzenia przysługującego policjantom i pracownikom Policji na zajmowanym stanowisku za dany miesiąc służby lub pracy w Policji w celu ich wypłaty, a także wyliczenia i potrącenia należnych od tego uposażenia i wynagrodzenia obowiązkowych składek z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, obowiązkowych składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i zdrowotne, a także innych należności i potrąceń z uposażenia i wynagrodzenia, w tym z tytułu składki związanej z przystąpieniem pracownika do pracowniczego planu kapitałowego, zwanego dalej "PPK", z tytułu składki związanej z przystąpieniem policjanta lub pracownika Policji do umowy grupowego ubezpieczenia, z tytułu zadłużenia w KZP lub z tytułu wpłaty zadeklarowanej kwoty wkładu do KZP;
3) obsługę finansowo-księgową policjantów i pracowników Policji w innych sprawach niż określone w pkt 2 w zakresie wynikającym z przepisów wymienionych w § 5 ust. 2;
4) generowanie tytułów wykonawczych, ewidencji wystawionych tytułów wykonawczych, upomnień, pism w sprawie aktualizacji stanu należności, informacji dla urzędu skarbowego o zobowiązanym, polecenia księgowania oraz zestawień dotyczących należności;
5) prowadzenie ewidencji gospodarki materiałowej oraz ewidencji środków trwałych będących na wyposażeniu Policji oraz przyporządkowanie pobranego materiału, majątku i środków trwałych Policji na stan poszczególnych policjantów i pracowników Policji;
6) zakładanie i przeprowadzanie inwentaryzacji składników majątku Policji;
7) prowadzenie rejestrów skarg i wniosków w sprawach określonych w § 4 pkt 3;
8) nadawanie funkcji administratora osobno dla lokalnych zbiorów danych SWOP w ramach zbioru danych SWOP KADRA;
9) aktualizację danych przetwarzanych w zbiorze danych SWOP KADRA dla zbiorów danych SWOP, o których mowa w § 3 pkt 2-7, 9 i 10, zakładanie limitów absencji i nadawanie uprawnień do kategorii pracowników;
10) aktualizację w zbiorach danych SWOP KADRA fotografii wizerunku twarzy policjanta z legitymacji służbowych policjantów wraz z numerem tej legitymacji na podstawie danych przetwarzanych w Systemie Wydawania Legitymacji Policyjnych (SWLP);
11) w zakresie funkcji SWOP "Wydruki" w ramach zbiorów danych SWOP KADRA - tworzenie meldunków, zestawień i analiz według wybranych kryteriów, a także według gotowych wzorów, w tym dotyczących przebiegu służby, notatek z przebiegu służby, świadectwa służby, świadectwa pracy, oceny okresowej członka korpusu służby cywilnej, zaświadczenia o zatrudnieniu, wykazu policjantów przewidzianych do mianowania, wykazu awansowanych na stopień służbowy, analiz i bilansów czasu służby lub pracy z Kartoteki Absencyjnej i meldunków o stanie kadr Policji;
12) w zakresie funkcjonalności SWOP "Staże Pracowników" w ramach zbiorów danych SWOP KADRA - tworzenie zestawień dotyczących staży jubileuszowych oraz obliczanie staży pracowników;
13) pobieranie alertów zawierających informacje zawiadamiające o mających zaistnieć lub zaistniałych zdarzeniach wymagających określonego działania lub wskazujących na konieczność podjęcia określonych czynności w sprawach, o których mowa w § 4, w tym informacje dotyczące:
a) przenoszenia policjantów pomiędzy jednostkami organizacyjnymi Policji,
b) powiadomień dyscyplinarnych, obejmujące alert o wszczęciu postępowania, o zakończeniu postępowania oraz o przeprowadzeniu rozmowy dyscyplinującej,
c) upływu terminu obowiązywania czasowej umowy o pracę,
d) upływu terminu ważności badań profilaktycznych,
e) upływu terminu ważności szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP),
f) upływu terminu powierzenia obowiązków,
g) upływu terminu ważności poświadczenia bezpieczeństwa,
h) likwidacji komórek organizacyjnych Policji w jednostkach,
i) zbliżającego się terminu sporządzenia oceny okresowej członka korpusu służby cywilnej,
j) przyznanych świadczeń motywacyjnych,
k) upływu terminu urlopu wychowawczego,
l) upływu terminu zawieszenia w czynnościach służbowych,
m) zwolnienia ze służby lub pracy w Policji;
14) wykonywanie innych czynności w zbiorach danych SWOP mających na celu ułatwienie, przyśpieszenie lub dostosowanie do obowiązujących procedur oraz przepisów prawa realizowanych zadań i spraw, o których mowa w § 4, a także procesów przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w ramach realizacji tych zadań i spraw.
§ 9.
2. Wymiana informacji, w tym danych osobowych, o której mowa w ust. 1, dotyczy następujących systemów lub zbiorów danych:
1) Platformy Usług Elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, zwanej dalej "PUE ZUS", w zakresie przekazywania informacji o ubezpieczonych, członkach ich rodzin, składkach emerytalno-rentowych, zdrowotnych, elektronicznych zaświadczeniach lekarskich o niezdolności do służby lub pracy (L-4) oraz innych dokumentów niezbędnych do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekt tych dokumentów poprzez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego;
2) Informatycznego Systemu Obsługi Budżetu Państwa TREZOR, zwanego dalej "systemem Trezor MF" w celu wymiany informacji, niezawierających danych osobowych, pomiędzy organami Policji jako dysponentami środków budżetowych a urzędem obsługującym ministra właściwego do spraw finansów publicznych w zakresie następujących procesów budżetowych: planowania budżetu państwa, wykonywania budżetu państwa (w tym przekazywania organom Policji jako dysponentom środków na wydatki, procesu zarządzania płynnością budżetu państwa oraz prowadzenia rachunkowości budżetu państwa), sprawozdawczości budżetowej z wykonania budżetu państwa oraz opracowywania raportów dotyczących planowania oraz wykonywania budżetu państwa;
3) systemów udostępnionych przez urząd obsługujący ministra właściwego do spraw finansów publicznych umożliwiających wymianę dokumentów elektronicznych obejmujących:
a) e-Deklaracje w zakresie przekazywania deklaracji (formularzy elektronicznych PIT) i informacji podatkowych dotyczących zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych i rozliczeń dotyczących tego podatku,
b) e-Deklaracje w zakresie przekazywania deklaracji (formularzy elektronicznych VAT) i informacji podatkowych dotyczących rozliczeń podatku od towaru i usług (VAT),
c) Jednolite Pliki Kontrolne (JPK) w zakresie przekazywania plików JPK zawierających zestaw danych podatkowych dotyczących ewidencji i rozliczeń VAT,
d) przekazywanie plików danych zawierających tytuły wykonawcze generowane w zbiorze danych SWOP.FK Policyjna Izba Zatrzymań;
4) Nowej Bankowości Elektronicznej dla jednostek sektora finansów publicznych;
5) Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF lub eFaktura) w zakresie obsługi faktur elektronicznych (e-faktury) i innych dokumentów pomiędzy zamawiającymi a wykonawcami zamówień publicznych;
6) systemów teleinformatycznych, w tym z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, w zakresie przekazywania do urzędów skarbowych elektronicznych tytułów wykonawczych wraz z ewidencją tytułów wykonawczych i informacją o zobowiązanym oraz pism w sprawie aktualizacji stanu należności, a także innych informacji wymaganych przepisami ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji w celu egzekucji należności przysługujących organom Policji jako wierzycielom;
7) systemów teleinformatycznych prowadzonych przez wybraną instytucję zarządzającą PPK w jednostkach organizacyjnych Policji zgodnie z ustawą, o której mowa w § 5 ust. 2 pkt 17, oraz zawartymi umowami w sprawie zarządzania PPK i prowadzenia PPK - w zakresie przekazywania wpłat obliczonych i pobranych na rzecz PPK oraz raportów dotyczących tych wpłat na rzecz PPK.
3. Systemy teleinformatyczne SWOP współpracują także w zakresie wymiany informacji, w tym danych osobowych, w trybie teletransmisji danych z policyjnymi systemami i zbiorami danych administrowanymi przez organy Policji. Wymiana ta dotyczy:
1) Systemu Elektronicznej Sprawozdawczości Policji prowadzonego na podstawie i na zasadach określonych w przepisach Komendanta Głównego Policji w sprawie metod i form prowadzenia sprawozdawczości w Policji - w zakresie dotyczącym danych identyfikujących policjantów obejmujących: imię i nazwisko, identyfikator kadrowy oraz nazwę jednostki organizacyjnej Policji, w której dany policjant pełni służbę;
2) Systemu Wydawania Legitymacji Policji - w zakresie fotografii wizerunku twarzy policjanta z legitymacji służbowej policjanta wraz z numerem tej legitymacji.
DZIAŁ II
Zadania i uprawnienia administratora
Rozdział 4
Administrowanie zbiorami danych SWOP
§ 10.
2. W imieniu Komendanta Głównego Policji, w zakresie określonym w niniejszym zarządzeniu:
1) dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kadrowych administruje zbiorem danych:
a) SWOP KADRA oraz Centralną Baza Kadrową SWOP - w odniesieniu do danych osobowych dotyczących wszystkich policjantów i pracowników Policji oraz członków ich rodzin, przetwarzanych w SWOP w sprawach o charakterze kadrowym, w zakresie spraw, o których mowa w § 4 pkt 1, w tym po ustaniu ich służby i pracy w Policji, a także w odniesieniu do wszystkich informacji przetwarzanych w zbiorze danych SWOP KADRA, w tym w lokalnym zbiorze danych SWOP KADRA KGP, oraz w Centralnej Bazie Kadrowej SWOP,
b) SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ - w odniesieniu do danych osobowych wszystkich policjantów pobieranych do tego zbioru danych z Centralnej Bazy Kadrowej SWOP oraz w odniesieniu do wszystkich informacji, w tym danych osobowych, dotyczących policjantów, przetwarzanych w tym zbiorze danych w sprawach o charakterze kadrowym, w zakresie spraw, o których mowa w § 4 pkt 1, dotyczących wyszkolenia strzeleckiego policjantów przeprowadzanego we wszystkich jednostkach organizacyjnych Policji, w tym po ustaniu ich służby w Policji,
c) SWOP CRDK II - w odniesieniu do danych osobowych wszystkich kandydatów do służby w Policji, przetwarzanych w SWOP w sprawach o charakterze kadrowym z zakresu doboru do służby w Policji, w zakresie spraw, o których mowa w § 4 pkt 4, prowadzonych przez komórki organizacyjne właściwe w sprawach doboru we wszystkich jednostkach organizacyjnych Policji uprawnionych do prowadzenia postępowań kwalifikacyjnych do służby w Policji;
2) dyrektor biura KGP właściwego w sprawach finansowych administruje zbiorami danych SWOP PŁACE i SWOP.FK - w odniesieniu do:
a) danych osobowych dotyczących policjantów i pracowników Policji w zakresie danych osobowych pobieranych ze zbioru danych SWOP KADRA "Kadry", uzupełnianych w zbiorze danych SWOP PŁACE, a także danych osobowych policjantów i pracowników Policji należących do KZP po ustaniu ich służby oraz pracy w Policji, w sprawach o charakterze finansowym prowadzonych przez biuro KGP właściwe w sprawach finansowych zgodnie z regulaminem KGP w zakresie spraw określonych w § 4 pkt 1 i 2 - przetwarzanych w zakresie właściwości zbiorów danych SWOP PŁACE w lokalnym zbiorze danych SWOP KGP,
b) danych osobowych dotyczących osób, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 3-6, wobec których prowadzone są sprawy o charakterze finansowym przez biuro KGP właściwe w sprawach finansowych zgodnie z regulaminem KGP w zakresie spraw określonych w § 4 pkt 2 - przetwarzanych w zakresie właściwości zbiorów danych SWOP PŁACE oraz SWOP.FK w lokalnym zbiorze danych SWOP KGP,
c) informacji przetwarzanych w zbiorze danych SWOP PŁACE oraz SWOP.FK;
3) dyrektor biura KGP właściwego w sprawach logistyki administruje zbiorami danych SWOP.ST, SWOP.GM w zakresie wyposażenia logistycznego i SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA - w odniesieniu do:
a) danych osobowych pobieranych ze zbioru danych SWOP KADRA "Kadry" dotyczących osób, wobec których prowadzone są sprawy o charakterze logistycznym przez biuro KGP właściwe w sprawach logistyki, zgodnie z regulaminem KGP, dotyczące wyposażenia logistycznego i gospodarki mieszkaniowej w zakresie spraw określonych w § 4 pkt 2 - przetwarzanych w zakresie właściwości zbioru danych SWOP.ST i SWOP.GM oraz w SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA w lokalnym zbiorze danych SWOP KGP,
b) danych osobowych dotyczących policjantów lub członków ich rodzin, innych niż określone w lit. a, przetwarzanych w zakresie spraw określonych w § 4 pkt 2 dotyczących gospodarki mieszkaniowej w zbiorze danych SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA,
c) informacji przetwarzanych w zbiorach danych SWOP.ST i SWOP.GM w zakresie wyposażenia logistycznego oraz w zbiorze danych SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA;
4) dyrektor biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki administruje zbiorami danych SWOP.ST i SWOP.GM w zakresie wyposażenia teleinformatycznego - w odniesieniu do:
a) danych osobowych pobieranych ze zbioru danych SWOP KADRA "Kadry" dotyczących osób, wobec których prowadzone są sprawy o charakterze logistycznym przez biuro KGP właściwe w sprawach łączności i informatyki, zgodnie z regulaminem KGP, dotyczące inwentaryzacji, ewidencjonowania i gospodarowania wyposażeniem teleinformatycznym oraz zaopatrzenia w to wyposażenie w zakresie spraw określonych w § 4 pkt 2 - przetwarzanych w zakresie właściwości zbioru danych SWOP.ST i SWOP.GM w lokalnym zbiorze danych SWOP KGP,
b) informacji przetwarzanych w zbiorach danych SWOP.ST i SWOP.GM w zakresie wyposażenia teleinformatycznego;
5) dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kontroli administruje zbiorem danych SWOP SKARGA - w odniesieniu do:
a) danych osobowych policjantów i pracowników Policji pobieranych ze zbioru danych SWOP KADRA "Kadry" prowadzących sprawy, o których mowa w § 4 pkt 3 - przetwarzanych w zakresie właściwości zbioru danych SWOP SKARGA w lokalnym zbiorze danych SWOP KGP, w tym po ustaniu ich służby i pracy w Policji,
b) danych osobowych dotyczących osób wnoszących skargi, wnioski, petycje, listy, anonimy i ponaglenia w sprawach, o których mowa w § 4 pkt 3, oraz osób, których dotyczą skargi, wnioski, petycje, listy, anonimy i ponaglenia w tych sprawach - przetwarzanych w zakresie właściwości zbioru danych SWOP SKARGA w lokalnym zbiorze danych SWOP KGP,
c) informacji przetwarzanych w zbiorze danych SWOP SKARGA;
6) kierownik komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach ochrony pracy administruje zbiorem danych SWOP KADRA - w odniesieniu do danych osobowych policjantów i pracowników Policji w sprawach o charakterze kadrowym z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony i medycyny pracy oraz wypadków przy pracy i w służbie w zakresie spraw określonych w § 4 pkt 1, a także informacji w tych sprawach przetwarzanych w lokalnym zbiorze danych SWOP KADRA KGP "Medycyna Pracy", "BHP" oraz "SZKOLENIA BHP/PPOMOC/PPOŻ".
3. Komendant CBŚP, Komendant CBZC, Komendant BSWP oraz Dyrektor CLKP w zakresie przetwarzanych przez nich informacji, w tym danych osobowych, w SWOP administrują:
1) lokalnym zbiorem danych SWOP KGP - w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych:
a) dotyczących podległych policjantów i pracowników Policji, w tym po ustaniu ich służby i pracy w Policji, oraz członków ich rodzin w sprawach o charakterze kadrowym w zakresie spraw, o których mowa w § 4 pkt 1, przetwarzanych w lokalnym zbiorze danych SWOP KADRA KGP,
b) przetwarzanych w sprawach, o których mowa w § 4 pkt 3, prowadzonych zgodnie z właściwością w podległych im jednostkach organizacyjnych Policji oraz przetwarzanych w lokalnym zbiorze danych SWOP SKARGA KGP;
2) zbiorem danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ - w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, dotyczących podległych policjantów, w tym po ustaniu ich służby w Policji, w sprawach o charakterze kadrowym w zakresie spraw, o których mowa w § 4 pkt 1, dotyczących wyszkolenia strzeleckiego policjantów prowadzonego w podległych im jednostkach organizacyjnych Policji;
3) zbiorem danych SWOP CRDK II - w odniesieniu do danych osobowych kandydatów do służby w Policji w zakresie, w jakim organy te zarządzają i prowadzą postępowania kwalifikacyjne do służby w Policji lub poszczególne ich etapy oraz przetwarzają dane tych kandydatów w SWOP w sprawach o charakterze kadrowym z zakresu doboru do służby w Policji w ramach spraw, o których mowa w § 4 pkt 4, prowadzonych przez komórki organizacyjne właściwe w sprawach doboru lub wykonujące zadania w ramach poszczególnych etapów postępowania kwalifikacyjnego do służby w Policji w podległych im jednostkach organizacyjnych Policji.
4. Komendanci wojewódzcy (Stołeczny) Policji, Komendant-Rektor Akademii Policji i komendanci szkół policyjnych w zakresie przetwarzanych przez nich informacji, w tym danych osobowych, w SWOP administrują:
1) lokalnymi zbiorami danych SWOP - w odniesieniu do:
a) danych osobowych podległych policjantów i pracowników Policji, w tym po ustaniu ich służby i pracy w Policji, oraz członków ich rodzin, przetwarzanych w sprawach o charakterze kadrowym w zakresie spraw, o których mowa w § 4 pkt 1, w lokalnych zbiorach danych SWOP KADRA KWP, KSP, APol i SP,
b) danych osobowych osób, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 3-6 przetwarzanych w sprawach, o których mowa w § 4 pkt 2 i 3, prowadzonych zgodnie z właściwością w podległych im jednostkach organizacyjnych Policji oraz w jednostkach obsługiwanych przez KWP i KSP oraz przetwarzanych zgodnie z właściwością rzeczową, funkcjonalną i informacyjną w lokalnych zbiorach danych SWOP PŁACE, SWOP.FK, SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA i SWOP SKARGA KWP, KSP, APol i SP,
c) informacji przetwarzanych w zakresie właściwości rzeczowej i terytorialnej podległych im jednostek organizacyjnych Policji oraz jednostek obsługiwanych przez KWP i KSP zgodnie z właściwością, o której mowa w § 6 ust. 3, dla tych jednostek, odpowiednio w przypadku:
- KWP i KSP oraz jednostek im podległych lub przez nie obsługiwanych w ramach wspomagania w zakresie organizacyjnym, kadrowym, logistycznym lub technicznym w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zakresie właściwości tych jednostek w lokalnych zbiorach danych SWOP KWP i SWOP KSP,
- Akademii Policji oraz szkół policyjnych w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zakresie właściwości tych jednostek w lokalnych zbiorach danych SWOP APol oraz SWOP SP;
2) zbiorem danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ - w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, dotyczących podległych policjantów, w tym po ustaniu ich służby w Policji, w sprawach o charakterze kadrowym w zakresie spraw, o których mowa w § 4 pkt 1, dotyczących wyszkolenia strzeleckiego policjantów prowadzonego w podległych im jednostkach organizacyjnych Policji;
3) zbiorem danych SWOP CRDK II - w odniesieniu do danych osobowych kandydatów do służby w Policji w zakresie, w jakim organy te zarządzają i prowadzą postępowania kwalifikacyjne do służby w Policji lub poszczególne ich etapy oraz przetwarzają dane tych kandydatów w SWOP w sprawach o charakterze kadrowym z zakresu doboru do służby w Policji w ramach spraw, o których mowa w § 4 pkt 4, prowadzonych przez komórki organizacyjne właściwe w sprawach doboru lub wykonujące zadania w ramach poszczególnych etapów postępowania kwalifikacyjnego do służby w Policji w podległych im jednostkach organizacyjnych Policji.
5. Komendanci jednostek organizacyjnych Policji oraz Dyrektor CLKP, o których mowa w ust. 3 i 4, realizują zadania oraz związane z tym obowiązki i uprawnienia administratora wynikające z przepisów rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 w odniesieniu do przetwarzanych przez nich w zbiorach danych SWOP informacji, w tym danych osobowych, dotyczących policjantów i pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji oraz w tym zakresie wraz z Komendantem Głównym Policji jako administratorem SWOP są współadministratorami tych danych osobowych w rozumieniu art. 26 tego rozporządzenia.
6. Zadania oraz związane z tym obowiązki i uprawnienia administratora, o których mowa w ust. 1 i 5, dyrektorzy biur KGP oraz kierownik komórki organizacyjnej KGP, o których mowa w ust. 2 i § 11 ust. 1, w imieniu Komendanta Głównego Policji jako administratora SWOP oraz komendanci jednostek organizacyjnych Policji i Dyrektor CLKP, o których mowa w ust. 3 i 4, jako współadministratorzy realizują zgodnie z właściwością, podziałem zadań i obowiązków w zakresie administrowania zbiorami danych SWOP oraz na zasadach i w sposób określony w niniejszym zarządzeniu.
§ 11.
2. Zbiorem SWOP MASTER oraz SWOP WZORCOWY w imieniu Komendanta Głównego Policji administrują:
1) dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kadrowych - w zakresie spraw o charakterze kadrowym mających wpływ na strukturę organizacyjną oraz przetwarzanie informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach danych SWOP;
2) dyrektor biura KGP właściwego w sprawach finansowych - w zakresie spraw o charakterze finansowym oraz mających wpływ na przetwarzanie informacji, w tym danych osobowych, w tych sprawach w zbiorach danych SWOP PŁACE i SWOP.FK;
3) dyrektor biura KGP właściwego w sprawach logistyki - w zakresie spraw o charakterze logistycznym dotyczących wyposażenia logistycznego i gospodarki mieszkaniowej oraz mających wpływ na przetwarzanie informacji, w tym danych osobowych, w tych sprawach w zbiorach danych SWOP.ST, SWOP.GM i SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA;
4) dyrektor biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki - w zakresie spraw o charakterze logistycznym dotyczących wyposażenia teleinformatycznego oraz mających wpływ na przetwarzanie informacji, w tym danych osobowych, w tych sprawach w zbiorach danych SWOP.ST i SWOP.GM;
5) dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kontroli - w zakresie spraw określonych w § 4 pkt 3 oraz mających wpływ na przetwarzanie informacji, w tym danych osobowych, w tych sprawach w zbiorze danych SWOP SKARGA;
6) kierownik komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach ochrony pracy - w zakresie spraw o charakterze kadrowym dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony i medycyny pracy oraz wypadków przy pracy i w służbie oraz mających wpływ na przetwarzanie informacji, w tym danych osobowych, w tych sprawach w zbiorze danych SWOP KADRA "Medycyna Pracy", "BHP" oraz "SZKOLENIA BHP/PPOMOC/PPOŻ".
3. Zbiorem danych, o którym mowa w § 7 ust. 3, administruje dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kadrowych.
§ 12.
1) realizują odpowiednio zadania określone w przepisach art. 5, 19, 24 i 32 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, w tym poprzez zapewnienie stosowania niniejszego zarządzenia;
2) podejmują stosowne działania zapewniające by przetwarzanie tych informacji, w tym danych osobowych, było zgodne z przepisami prawa, w szczególności z ustawą o Policji, przepisami określonymi w § 5 ust. 2 oraz przepisami określonymi w pkt 1, a także podejmują działania zapewniające legalność, adekwatność, prawidłowość, aktualność, integralność, poufność i bezpieczeństwo przetwarzania tych informacji, w tym danych osobowych;
3) prowadzą rejestr czynności przetwarzania w rozumieniu art. 30 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679;
4) we współpracy z dyrektorem biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki oraz inspektorem ochrony danych w KGP uczestniczą w opracowaniu i wdrożeniu dokumentacji, o której mowa w § 14 ust. 1 pkt 3;
5) dokonują oceny ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych oraz na podstawie dokonanej oceny, w zależności od jej wyników, podejmują stosowne działania zgodnie z art. 33 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 oraz pkt 6 i 7, w przypadku:
a) stwierdzenia popełnienia naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP przez podległego im policjanta lub pracownika Policji lub uzyskania informacji o takim naruszeniu,
b) otrzymania, zgodnie z § 13 pkt 2 lit. a, dokumentacji dotyczącej popełnienia naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP od dyrektorów biur KGP niewskazanych w § 10 ust. 2 lub od Dowódcy BOA, z uwzględnieniem właściwości określonej w ust. 3 i 4;
6) w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP popełnionego przez policjanta lub pracownika Policji pełniącego służbę lub wykonującego pracę w KGP lub BOA, którego skutkiem jest prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu 72 godzin po stwierdzeniu tego naruszenia, zgłaszają je Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zgodnie z właściwością określoną w pkt 5 lit. a oraz ust. 3 i 4, oraz przekazują jeden egzemplarz zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP inspektorowi ochrony danych w KGP, wraz z dokumentacją dotyczącą naruszenia, którego dotyczy zgłoszenie;
7) zawiadamiają osobę, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych w SWOP, zgodnie z art. 34 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, w przypadku:
a) stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP powodującego wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych popełnionego przez podległego im policjanta lub pracownika Policji,
b) otrzymania, zgodnie z § 13 pkt 3 lit. a, informacji o wystąpieniu naruszenia powodującego wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych od dyrektorów biur KGP niewskazanych w § 10 ust. 2 lub od Dowódcy BOA wraz z dokumentacją dotyczącą tego naruszenia, chyba że na podstawie tej dokumentacji oraz po dokonaniu własnej oceny w zakresie wystąpienia wysokiego ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, o którym mowa w art. 34 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, stwierdzą brak przesłanek wystąpienia takiego ryzyka, z uwzględnieniem właściwości określonej w ust. 3 i 4,
c) otrzymania, zgodnie z § 14 ust. 1 pkt 8 lit. a, informacji o wystąpieniu naruszenia powodującego wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, chyba że na podstawie tej dokumentacji oraz po dokonaniu własnej oceny w zakresie wystąpienia wysokiego ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, o którym mowa w art. 34 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, stwierdzą brak przesłanek wystąpienia takiego ryzyka, z uwzględnieniem właściwości, o której mowa w § 10 ust. 2 pkt 1-3, 5 i 6, w zakresie administrowania zbiorami danych SWOP, a także przepisów ust. 3 i 4 oraz § 14 ust. 1 pkt 8 lit. b;
8) mogą dokonywać zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP, o którym mowa w pkt 6, Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz zawiadomienia, o którym mowa w pkt 7, za pośrednictwem inspektora ochrony danych w KGP oraz występować do tego inspektora o dokonanie takiego zgłoszenia oraz zawiadomienia pod warunkiem przekazania temu inspektorowi zgłoszenia oraz zawiadomienia wraz z niezbędną dokumentacją dotyczącą naruszenia, którego dotyczy zgłoszenie oraz zawiadomienie nie później niż w terminie 48 godzin od stwierdzenia wystąpienia naruszenia, a jeżeli termin 72 godzin, o którym mowa w art. 33 ust. 1 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, na zgłoszenie naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP już upłynął, również wraz z dokumentacją dotyczącą wyjaśnienia przyczyn opóźnienia dokonania zgłoszenia i zawiadomienia;
9) są uprawnieni do uzyskiwania od dyrektora biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki informacji dotyczących dostępu do zbioru SWOP SERWIS KGP, w szczególności do informacji dotyczących osób uprawnionych do dostępu do tego zbioru, osób, które uzyskały dostęp do tego zbioru oraz do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w tym zbiorze, danych personalnych tych osób, a także informacji dotyczących dokładnego zakresu, celu i powodów tego dostępu.
2. Komendant CBŚP, Komendant CBZC, Komendant BSWP, Dyrektor CLKP, komendanci wojewódzcy (Stołeczny) Policji, Komendant-Rektor Akademii Policji oraz komendanci szkół policyjnych zgodnie z ich właściwością terytorialną i rzeczową, określoną w szczególności w art. 5a-5e, 6, 6f i 6g ustawy o Policji, w odniesieniu do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w administrowanych przez nich zbiorach danych SWOP oraz zgodnie z właściwością określoną w § 10 ust. 3 i 4, w podległych im jednostkach i komórkach organizacyjnych Policji:
1) realizują odpowiednio zadania określone w przepisach art. 5, 19, 24 i 32 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, w tym poprzez zapewnienie stosowania niniejszego zarządzenia;
2) podejmują stosowne działania zapewniające by przetwarzanie informacji, w tym danych osobowych, w SWOP, było zgodne z przepisami prawa, w szczególności z ustawą o Policji oraz przepisami określonymi w pkt 1, a także podejmują działania zapewniające legalność, adekwatność, prawidłowość, aktualność, integralność, poufność i bezpieczeństwo przetwarzania tych informacji, w tym danych osobowych;
3) we współpracy z dyrektorem biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki uczestniczą w opracowaniu dokumentacji, o której mowa w § 14 ust. 1 pkt 3, oraz we współpracy z kierownikami komórek organizacyjnych właściwych w sprawach łączności i informatyki wdrażają tę dokumentację w podległych im jednostkach i komórkach organizacyjnych Policji;
4) dokonują oceny ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych oraz na podstawie dokonanej oceny, w zależności od jej wyników, podejmują stosowne działania zgodnie z art. 33 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 oraz pkt 5 i 6, w przypadku:
a) stwierdzenia popełnienia naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP przez podległego im policjanta lub pracownika Policji w CBŚP, CBZC, BSWP, CLKP, KWP, KSP, Akademii Policji lub szkole policyjnej lub uzyskania informacji o takim naruszeniu,
b) otrzymania przez komendanta wojewódzkiego (Stołecznego) Policji, zgodnie z § 13 pkt 2 lit. b, dokumentacji dotyczącej popełnienia naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP od podległej komendy powiatowej (miejskiej, rejonowej) Policji lub podległego komisariatu Policji;
5) w przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP popełnionego przez podległego im policjanta lub pracownika Policji w CBŚP, CBZC, BSWP, CLKP, KWP, KSP, Akademii Policji, szkole policyjnej lub podległej komendzie powiatowej (miejskiej, rejonowej) Policji lub komisariacie Policji wraz ze zgłoszeniem naruszenia Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zgodnie z art. 33 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, przekazują po jednym egzemplarzu tego zgłoszenia:
a) inspektorowi ochrony danych wyznaczonemu w podległych im jednostkach organizacyjnych Policji wraz z dokumentacją dotyczącą naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP, którego dotyczy zgłoszenie,
b) dyrektorom i kierownikowi, o których mowa w § 10 ust. 2 i § 11 ust. 2 i 3, zgodnie z właściwością określoną w tych przepisach w zakresie administrowania zbiorami danych SWOP;
6) zawiadamiają osobę, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych w SWOP, zgodnie z art. 34 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, w przypadku:
a) stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP powodującego wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych popełnionego przez podległego im policjanta lub pracownika Policji w CBŚP, CBZC, BSWP, CLKP, KWP, KSP, Akademii Policji lub szkole policyjnej,
b) otrzymania, zgodnie z § 13 pkt 3 lit. b, przez komendanta wojewódzkiego (Stołecznego) Policji informacji o wystąpieniu naruszenia powodującego wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych popełnionego przez policjanta lub pracownika Policji z podległej im komendy powiatowej (miejskiej, rejonowej) Policji lub podległego komisariatu Policji wraz z dokumentacją dotyczącą tego naruszenia, chyba że na podstawie tej dokumentacji oraz po dokonaniu własnej oceny w zakresie wystąpienia wysokiego ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, o którym mowa w art. 34 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, stwierdzą brak przesłanek wystąpienia takiego ryzyka;
7) mogą dokonywać zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP, o którym mowa w pkt 5, Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz zawiadomienia, o którym mowa w pkt 6, za pośrednictwem inspektora ochrony danych wyznaczonego w podległych im jednostkach organizacyjnych Policji oraz występować do tego inspektora o dokonanie takiego zgłoszenia oraz zawiadomienia na warunkach określonych w ust. 1 pkt 8.
3. Oceny i zgłoszenia, o których mowa w ust. 1 pkt 5 lit. b i pkt 6 oraz zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1 pkt 7 lit. b i c, w tym w sposób, o którym mowa w ust. 1 pkt 8, dyrektorzy biur KGP oraz kierownik komórki organizacyjnej KGP, o których mowa w § 10 ust. 2, dokonują zgodnie z właściwością określoną w tym przepisie oraz odpowiednio w § 11 ust. 2 i 3 w zakresie administrowania zbiorami danych SWOP, o ile zachodzą przesłanki do dokonania takiego zgłoszenia lub zawiadomienia wynikające z art. 33 i 34 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, z zastrzeżeniem ust. 4.
4. W przypadkach, gdy naruszenie ochrony danych osobowych w SWOP popełnione przez policjanta lub pracownika Policji pełniącego służbę lub wykonującego pracę w biurze KGP niewskazanym w § 10 ust. 2 lub w BOA dotyczy danych osobowych przetwarzanych w dwóch lub więcej lokalnych zbiorach danych SWOP KGP lub jednocześnie w Centralnej Bazie Kadrowej SWOP, zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ lub zbiorze danych SWOP CRDK II oceny i zgłoszenia, o których mowa w ust. 1 pkt 5 lit. b i pkt 6, oraz zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1 pkt 7 lit. b i c, w tym w sposób, o którym mowa w ust. 1 pkt 8, dokonuje:
1) dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kadrowych - jeżeli naruszenie dotyczy danych osobowych policjantów i pracowników Policji, w tym po ustaniu ich służby lub pracy w Policji, lub członków ich rodzin przetwarzanych w lokalnym zbiorze danych SWOP KADRA KGP, Centralnej Bazie Kadrowej SWOP lub w zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ oraz jednocześnie tych danych osobowych przetwarzanych w którymkolwiek z lokalnych zbiorów danych SWOP KGP określonych w § 10 ust. 2 pkt 2-6, lub jeżeli dotyczy danych osobowych przetwarzanych w zbiorze danych SWOP CRDK II,
2) dyrektor biura KGP, który został wyznaczony do tego spośród dyrektorów biur, o których mowa w § 10 ust. 2 pkt 2-6 w drodze wzajemnych ustaleń pomiędzy tymi dyrektorami, dyrektorem biura KGP właściwego w sprawach kadrowych i inspektorem ochrony danych w KGP - jeżeli naruszenie ochrony danych w SWOP dotyczy właściwości więcej niż jednego z lokalnych zbiorów danych SWOP KGP określonych w § 10 ust. 2 pkt 2-6 administrowanych przez różnych dyrektorów biur KGP określonych w tych przepisach,
3) dyrektor biura KGP wyznaczony do tego przez dyrektora biura KGP właściwego w sprawach kadrowych w konsultacji z inspektorem ochrony danych w KGP - jeżeli w odniesieniu do naruszenia ochrony danych SWOP, o którym mowa w pkt 2, nie ustalono, w sposób o którym mowa w tym przepisie, dyrektora biura KGP właściwego do dokonania zgłoszenia lub zawiadomienia dotyczącego tego naruszenia
- o ile zachodzą przesłanki do dokonania takiego zgłoszenia lub zawiadomienia wynikające z art. 33 i 34 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679.
5. Do administrowania zbiorami SWOP MASTER i SWOP WZORCOWY przez dyrektorów i kierownika, o których mowa w § 11 ust. 2, przepisy ust. 1 stosuje się odpowiednio.
§ 13.
1) wykonują odpowiednio zadania i obowiązki określone w § 12 ust. 2 pkt 1-3;
2) w przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP popełnionego przez podległego im policjanta lub pracownika Policji dokonują oceny ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych i opracowują dokumentację dotyczącą zgłoszenia naruszenia Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych w zakresie informacji określonych w art. 33 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 oraz przekazują niezwłocznie, jednakże nie później niż w terminie 24 godzin od wystąpienia naruszenia, tę dokumentację wraz z dokumentacją dotyczącą tego naruszenia, a jeżeli termin ten nie mógł zostać dochowany - wraz z dokumentacją wyjaśniającą przyczyny jego niedochowania, według następującej właściwości:
a) dyrektorzy biur KGP niewskazani w § 10 ust. 2 i Dowódca BOA - inspektorowi ochrony danych w KGP oraz dyrektorom biur KGP i kierownikowi, o których mowa w § 10 ust. 2 i § 11 ust. 2 i 3, zgodnie z właściwością określoną w tych przepisach w zakresie administrowania zbiorami danych SWOP,
b) komendanci powiatowi (miejscy, rejonowi) Policji i komendanci komisariatów Policji - inspektorowi ochrony danych wyznaczonemu we właściwej KWP lub KSP oraz komendantowi wojewódzkiemu (Stołecznemu) Policji, któremu podlegają, zgodnie z ich właściwością w zakresie administrowania danymi osobowymi w lokalnych zbiorach danych SWOP określoną w § 10 ust. 4;
3) w przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP powodującego wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, w rozumieniu art. 34 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, popełnionego przez podległego im policjanta lub pracownika Policji - informacje o wystąpieniu takiego naruszenia, wraz z dokumentacją dotyczącą naruszenia, przekazują w terminie, o którym mowa w pkt 2, a jeżeli termin ten nie mógł zostać dochowany - wraz z dokumentacją wyjaśniającą przyczyny jego niedochowania, według następującej właściwości:
a) dyrektorzy biur KGP i Dowódca BOA - dyrektorom biur KGP i kierownikowi, o których mowa w § 10 ust. 2, zgodnie z właściwością określoną w tym przepisie w zakresie administrowania zbiorami danych SWOP,
b) komendanci powiatowi (miejscy, rejonowi) Policji i komendanci komisariatów Policji - komendantowi wojewódzkiemu (Stołecznemu) Policji, któremu podlegają zgodnie z ich właściwością w zakresie administrowania danymi osobowymi w lokalnych zbiorach danych SWOP określoną w § 10 ust. 4;
4) mogą przekazywać dokumentację, o której mowa w pkt 2 i 3, za pośrednictwem właściwego inspektora ochrony danych zgodnie z właściwością określoną w pkt 2 i 3.
§ 14.
1) realizuje odpowiednio zadania określone w przepisach prawa, w szczególności w art. 5 ust. 1 lit. f, art. 24, 25 i 32 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, w tym poprzez zapewnienie stosowania niniejszego zarządzenia;
2) podejmuje stosowne działania zapewniające by przetwarzanie informacji, w tym danych osobowych, w SWOP w zakresie stosowanych w systemie teleinformatycznym SWOP środków technicznych i organizacyjnych było zgodne z przepisami prawa, o których mowa w pkt 1, w tym zapewnia i odpowiada w szczególności za:
a) bezpieczeństwo techniczne w SWOP, obejmujące bieżący monitoring i ciągłość działania systemu teleinformatycznego i zbiorów danych SWOP, optymalizację wydajności SWOP, instalowanie i konfigurowanie oprogramowania systemowego i bazodanowego, a także konfigurację i administrowanie oprogramowaniem systemowym, sieciowym oraz bazodanowym zabezpieczającym dane osobowe przed nieupoważnionym dostępem,
b) przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony informacji, w tym danych osobowych, w zakresie technicznego funkcjonowania SWOP,
c) przeciwdziałanie próbom naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych w SWOP,
d) usprawnianie procedur bezpieczeństwa i standardów zabezpieczeń, zarządzanie licencjami oraz procedurami ich dotyczącymi oraz prowadzenie profilaktyki antywirusowej,
e) przeprowadzanie analizy i oceny ryzyka dla systemów teleinformatycznych, w tym dla systemu teleinformatycznego SWOP, utrzymywanych w danej jednostce lub komórce organizacyjnej Policji zgodnie z aktualną dokumentacją dotyczącą metod zarządzania ryzykiem dla systemów teleinformatycznych w Policji zatwierdzoną przez Komendanta Głównego Policji;
3) opracowuje i wdraża dokumentację, o której mowa w art. 24 ust. 2 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, dotyczącą przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SWOP w systemach teleinformatycznych SWOP dla całości informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP we współpracy z dyrektorami i kierownikiem, o których mowa w § 10 ust. 2, kierownikami jednostek i komórek organizacyjnych Policji, o których mowa w § 12 ust. 2 i § 13 oraz inspektorem ochrony danych w KGP zgodnie z przepisami § 12 ust. 1 pkt 4 i ust. 2 pkt 3, § 13 pkt 1 oraz § 15;
4) w porozumieniu z inspektorem ochrony danych w KGP zapewnia funkcjonalność SWOP, w tym w zbiorach danych SWOP oraz zbiorze SWOP SERWIS KGP, umożliwiającą jednoznaczne przypisanie określonej osobie faktu przetwarzania danych osobowych w SWOP w zakresie odnotowania w systemie teleinformatycznym SWOP, kto, kiedy, w jakim celu oraz jakie dane uzyskał, zwaną dalej "Trybem Kontroli i Nadzoru" lub "TKN";
5) zapewnia wdrożenie rozwiązań technicznych w systemie teleinformatycznym SWOP umożliwiających przetwarzanie informacji, w tym danych osobowych, w SWOP zgodnie z wartościami, rolami, rozwiązaniami, funkcjonalnościami i innymi modyfikacjami zaakceptowanymi i ustalonymi przez:
a) dyrektora biura KGP właściwego w sprawach kadrowych - w zakresie określonym w § 16 ust. 1 pkt 5-8,
b) dyrektorów biur KGP i kierownika komórki organizacyjnej KGP, o których mowa w § 10 ust. 2 pkt 2-6 - w zakresie określonym w § 17 ust. 1 pkt 4-6;
6) dokonuje oceny ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych w przypadku stwierdzenia wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP lub uzyskania informacji o takim naruszeniu, a także na podstawie dokonanej oceny, w zależności od jej wyników, podejmuje stosowne działania zgodnie z pkt 7 i 8;
7) w przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP, wraz ze zgłoszeniem naruszenia Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zgodnie z art. 33 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, przekazuje po jednym egzemplarzu tego zgłoszenia:
a) inspektorowi ochrony danych w KGP, wraz z dokumentacją dotyczącą naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP, którego dotyczy zgłoszenie,
b) dyrektorom biur KGP i kierownikowi komórki organizacyjnej KGP, o których mowa w § 10 ust. 2 pkt 1-3, 5 i 6, zgodnie z właściwością określoną w tym przepisie w zakresie administrowania zbiorami danych SWOP;
8) w przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP powodującego wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, w rozumieniu art. 34 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679:
a) informacje o wystąpieniu takiego naruszenia, wraz z dokumentacją dotyczącą naruszenia, przekazuje dyrektorom biur KGP i kierownikowi komórki organizacyjnej KGP, o których mowa w § 10 ust. 2 pkt 1-3, 5 i 6, zgodnie z właściwością określoną w tym przepisie w zakresie administrowania zbiorami danych SWOP,
b) zawiadamia osobę, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych w SWOP zgodnie z art. 34 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, jeżeli stwierdził wystąpienie naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP powodującego wysokie ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych, które pozostaje jednocześnie w zakresie jego właściwości określonej w § 10 ust. 2 pkt 4 do administrowania zbiorami danych SWOP lub został wskazany do dokonania takiego zawiadomienia w sposób określony odpowiednio w § 12 ust. 4 pkt 2 i 3;
9) może dokonywać zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz zawiadomienia, o którym mowa w pkt 8 lit. b, za pośrednictwem inspektora ochrony danych w KGP oraz występować do tego inspektora o dokonanie takiego zgłoszenia lub zawiadomienia na warunkach określonych w § 12 ust. 1 pkt 8;
10) zapewnia dostęp do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorze SWOP SERWIS KGP na zasadach i w sposób określony w pkt 4;
11) udostępnia informacje, o których mowa w § 12 ust. 1 pkt 9, dyrektorom biur KGP i kierownikowi komórki organizacyjnej KGP, o których mowa w § 10 ust. 2 pkt 1-3, 5 i 6 na ich wniosek;
12) zapewnia dystrybucję wykazu uprawnień oraz ról centralnych i lokalnych obowiązujących przy przetwarzaniu informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach danych SWOP.
2. Kierownicy komórek organizacyjnych Policji właściwych w sprawach łączności i informatyki w KWP, KSP, Akademii Policji i szkołach policyjnych w zakresie właściwości terytorialnej i rzeczowej tych jednostek oraz w zakresie właściwości określonej w § 6 ust. 3 w lokalnych zbiorach danych SWOP prowadzonych w tych jednostkach:
1) zapewniają utrzymanie SWOP oraz pełną funkcjonalność techniczną systemu teleinformatycznego SWOP, w którym prowadzone są lokalne zbiory danych SWOP;
2) realizują odpowiednio zadania, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 2 i 5;
3) we współpracy z dyrektorem biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki wdrażają dokumentację, o której mowa w ust. 1 pkt 3.
§ 15.
1) realizuje zadania określone w art. 39 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679;
2) dokonuje zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP oraz zawiadomienia, o którym mowa w § 12 ust. 1 pkt 7, w przypadkach określonych w § 12 ust. 1 pkt 8 oraz w § 14 ust. 1 pkt 9;
3) we współpracy z dyrektorem biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki oraz dyrektorami biur KGP i kierownikiem komórki organizacyjnej KGP, o których mowa w § 10 ust. 2, uczestniczy w opracowaniu i wdrożeniu dokumentacji, o której mowa w § 14 ust. 1 pkt 3;
4) realizuje inne zadania powierzone przez administratora zgodnie z art. 38 ust. 6 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679.
2. Kierownicy jednostek organizacyjnych Policji, o których mowa w § 12 ust. 2, w zakresie przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach danych SWOP, w podległych im jednostkach organizacyjnych Policji mogą powierzyć wyznaczonym przez nich w tych jednostkach inspektorom ochrony danych oraz osobom zastępującym inspektorów wykonywanie zadań z tym związanych zgodnie z art. 38 ust. 6 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679. Powierzenie to nie może dotyczyć określonych w niniejszym zarządzeniu zadań, kompetencji, upoważnień i uprawnień kierowników jednostek i komórek organizacyjnych Policji, a także zadań inspektora ochrony danych w KGP określonych w ust. 1 pkt 2 i 4.
§ 16.
1) z własnej inicjatywy lub na wniosek dyrektorów biur KGP, kierownika komórki organizacyjnej KGP i komendantów jednostek organizacyjnych Policji, o których mowa w § 10 ust. 2 pkt 2-6 oraz ust. 3 i 4, może wyznaczyć osoby odpowiedzialne za realizację poszczególnych zadań w zakresie objętym niniejszym zarządzeniem;
2) sprawuje nadzór nad jakością i aktualnością danych osobowych przetwarzanych w zbiorach danych SWOP KADRA, SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ i SWOP CRDK II oraz nad jakością i aktualnością informacji przetwarzanych w zbiorze danych SWOP KADRA KGP i SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ;
3) sprawuje nadzór nad zgodnością uprawnień do przetwarzania informacji w SWOP w zbiorach danych SWOP KADRA, SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ, SWOP CRDK II i Centralnej Bazie Kadrowej SWOP z zadaniami służbowymi oraz z procedurami nadawania i odbierania tych uprawnień;
4) sprawuje nadzór nad terminowością wykonywania operacji przetwarzania w podległych mu komórkach organizacyjnych Policji;
5) w razie potrzeby określa wzory formularzy wykorzystywanych do przetwarzania danych osobowych w zbiorach danych SWOP KADRA, SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ i SWOP CRDK II;
6) ustala i aktualizuje wartości katalogowe i słownikowe w zbiorach danych SWOP KADRA, SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ i SWOP CRDK II, w tym w uzgodnieniu z kierownikiem komórki organizacyjnej KGP, o którym mowa w § 10 ust. 2 pkt 6, w zakresie zbiorów danych SWOP KADRA "Medycyna Pracy", "BHP" oraz "SZKOLENIA BHP/PPOMOC/PPOŻ";
7) ustala i aktualizuje wykaz uprawnień oraz ról centralnych i lokalnych obowiązujących przy przetwarzaniu informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach danych SWOP KADRA, SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ, SWOP CRDK II i w Centralnej Bazie Kadrowej SWOP, a także akceptuje wykaz uprawnień oraz ról centralnych i lokalnych obowiązujących przy przetwarzaniu informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach danych SWOP, o których mowa w § 3 pkt 2-7;
8) akceptuje zmiany w zakresie nowych rozwiązań, funkcjonalności oraz innych modyfikacji w SWOP w zakresie dotyczącym przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach danych SWOP KADRA, SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ, SWOP CRDK II i Centralnej Bazie Kadrowej SWOP;
9) jest upoważniony do wykonywania kontroli i nadzoru nad przetwarzaniem informacji, w tym danych osobowych, w SWOP;
10) jest upoważniony do wydawania instrukcji lub wytycznych w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania przez policjantów i pracowników Policji czynności służbowych związanych z przetwarzaniem danych osobowych w zbiorach danych SWOP KADRA, SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ, SWOP CRDK II i Centralnej Bazie Kadrowej SWOP wynikających z niniejszego zarządzenia;
11) określa zasady i sposób wykonania obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 i 14 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 wobec policjantów i pracowników Policji w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych w SWOP, a także zapewnia jego wykonanie poprzez polecenie kierownikom jednostek i komórek organizacyjnych Policji wykonania tego obowiązku wobec podległych im policjantów i pracowników Policji;
12) jest uprawniony do realizacji oraz załatwiania spraw związanych z wykonywaniem praw podmiotowych, o których mowa w art. 15-21 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, przez:
a) policjantów i pracowników Policji oraz byłych policjantów i pracowników Policji, których dane osobowe są przetwarzane w SWOP, w związku i w zakresie przetwarzania ich danych osobowych przez Komendanta Głównego Policji w SWOP,
b) kandydatów do służby w Policji, których dane osobowe są przetwarzane w zbiorze danych SWOP CRDK II, w związku i w zakresie przetwarzania ich danych osobowych przez Komendanta Głównego Policji w tym zbiorze;
13) udziela informacji o podstawach, zasadach, zakresie i warunkach przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SWOP organom, podmiotom lub instytucjom uprawnionym do przetwarzania danych osobowych w SWOP;
14) jest upoważniony do reprezentowania Komendanta Głównego Policji oraz występowania przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz innymi organami, instytucjami i podmiotami w sprawach związanych z przetwarzaniem przez Komendanta Głównego Policji w SWOP informacji, w tym danych osobowych, dotyczących:
a) policjantów i pracowników Policji, członków ich rodzin oraz byłych policjantów i pracowników Policji w zakresie zbioru danych SWOP KADRA, SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ i Centralnej Bazy Kadrowej SWOP oraz w zakresie danych osobowych dotyczących tych osób pobieranych ze zbioru danych SWOP KADRA do pozostałych zbiorów danych SWOP,
b) kandydatów do służby w Policji w zakresie zbioru danych SWOP CRDK II.
2. Nadzór nad jakością i aktualnością oraz nad terminowością, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 i 4, sprawuje się w szczególności poprzez:
1) analizowanie operacji przetwarzania informacji w SWOP w zbiorach danych SWOP KADRA, SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ i SWOP CRDK II wykonywanych w jednostkach i komórkach organizacyjnych Policji oraz wyjaśnianie stwierdzonych rozbieżności lub wątpliwości w tym zakresie;
2) szkolenie użytkowników SWOP w zakresie:
a) znajomości zasad przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach danych SWOP KADRA, SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ i SWOP CRDK II oraz zasad wykonywania operacji przetwarzania informacji w tych zbiorach,
b) obowiązujących przepisów dotyczących gromadzenia, przetwarzania i udostępniania informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych SWOP KADRA, SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ i SWOP CRDK II,
c) obsługi systemu teleinformatycznego SWOP w związku z przetwarzaniem w tym systemie informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach danych SWOP KADRA, SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ i SWOP CRDK II we współpracy z dyrektorem biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki;
3) kontrolę dostępu do zbiorów danych SWOP oraz kontrolę przetwarzania informacji w SWOP.
3. Upoważnienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 14 jest niezależne i autonomiczne wobec uprawnień wynikających z przepisów § 12 ust. 1 pkt 6-8 i ust. 2 pkt 5-7, § 14 ust. 1 pkt 7-9, a także wobec upoważnień, o których mowa w § 17 ust. 1 pkt 11, § 18 ust. 1 pkt 9 i ust. 2, oraz nie narusza uprawnień określonych w § 15 ust. 1 pkt 1 i 2.
4. Kierownicy jednostek lub komórek organizacyjnych Policji, do których wpłynęły wnioski, wystąpienia, zapytania lub skargi dotyczące przetwarzania przez Komendanta Głównego Policji w SWOP danych osobowych policjantów, pracowników Policji, członków ich rodzin, byłych policjantów, byłych pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji niezwłocznie przekazują te wnioski, wystąpienia, zapytania lub skargi do dyrektora biura KGP właściwego w sprawach kadrowych.
§ 17.
1) sprawują nadzór nad jakością i aktualnością informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w administrowanych przez nich zbiorach danych SWOP;
2) sprawują nadzór nad zgodnością uprawnień do przetwarzania informacji w SWOP z zadaniami służbowymi oraz z procedurami nadawania i odbierania tych uprawnień;
3) sprawują nadzór nad terminowością wykonywania operacji przetwarzania w podległych im komórkach organizacyjnych Policji;
4) ustalają i aktualizują wartości katalogowe i słownikowe w SWOP w zakresie właściwości administrowanych przez nich zbiorów danych SWOP w uzgodnieniu z dyrektorem biura KGP właściwego w sprawach kadrowych;
5) ustalają i aktualizują wykaz uprawnień i ról obowiązujących przy przetwarzaniu informacji, w tym danych osobowych, w zakresie właściwości administrowanych przez nich zbiorów danych SWOP w uzgodnieniu z dyrektorem biura KGP właściwego w sprawach kadrowych;
6) akceptują zmiany w zakresie nowych rozwiązań, funkcjonalności oraz innych modyfikacji w SWOP w zakresie dotyczącym przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w administrowanych przez nich zbiorach danych SWOP w uzgodnieniu z dyrektorem biura KGP właściwego w sprawach kadrowych;
7) stosują i wdrażają do stosowania w podległych jednostkach i komórkach organizacyjnych Policji instrukcje i wytyczne, o których mowa w § 16 ust. 1 pkt 10;
8) wykonują obowiązki informacyjne, o których mowa w art. 13 i 14 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 wobec podległych im policjantów i pracowników Policji w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych w SWOP zgodnie z poleceniem dyrektora biura KGP właściwego w sprawach kadrowych, o którym mowa w § 16 ust. 1 pkt 11;
9) zapewniają zgodnie z właściwością w zakresie administrowanych przez nich zbiorów danych SWOP wykonanie obowiązków informacyjnych, o których mowa w art. 13 i 14 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 względem osób, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 3-6, których dane osobowe są przetwarzane w zbiorach danych SWOP PŁACE, SWOP.FK. SWOP.GM, SWOP.ST, SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA oraz SWOP SKARGA w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych w tych zbiorach danych SWOP;
10) są uprawnieni do realizacji oraz załatwiania spraw związanych z wykonywaniem praw podmiotowych, o których mowa w art. 15-21 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, przez:
a) policjantów i pracowników Policji oraz byłych policjantów i pracowników Policji, których dane osobowe są przetwarzane w administrowanych przez tych dyrektorów biur KGP i kierownika komórki organizacyjnej KGP zbiorach danych SWOP KADRA "Medycyna Pracy", "BHP" lub "SZKOLENIA BHP/PPOMOC/PPOŻ", SWOP PŁACE, SWOP.FK, SWOP.GM, SWOP.ST, SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA oraz SWOP SKARGA w związku i w zakresie przetwarzania ich danych osobowych w tych zbiorach danych SWOP,
b) osoby, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 3-6, których dane osobowe są przetwarzane w administrowanych przez tych dyrektorów biur KGP zbiorach danych SWOP PŁACE, SWOP.FK. SWOP.GM, SWOP.ST, SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA oraz SWOP SKARGA w związku i w zakresie przetwarzania ich danych osobowych w tych zbiorach danych SWOP;
11) są upoważnieni do występowania przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sprawach związanych z przetwarzaniem przez Komendanta Głównego Policji informacji, w tym danych osobowych, w SWOP dotyczących:
a) policjantów i pracowników Policji oraz byłych policjantów i pracowników Policji w zakresie ich danych osobowych przetwarzanych w administrowanych przez tych dyrektorów biur KGP i kierownika komórki organizacyjnej KGP zbiorach danych SWOP KADRA "Medycyna Pracy", "BHP" lub "SZKOLENIA BHP/PPOMOC/PPOŻ", SWOP PŁACE, SWOP.FK. SWOP.GM, SWOP.ST, SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA oraz SWOP SKARGA,
b) osób, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 3-6, w zakresie ich danych osobowych przetwarzanych w administrowanych przez tych dyrektorów biur KGP zbiorach danych SWOP PŁACE, SWOP.FK, SWOP.GM, SWOP.ST, SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA oraz SWOP SKARGA;
12) mogą występować do dyrektora biura KGP właściwego w sprawach kadrowych o przeprowadzenie kontroli i nadzoru nad przetwarzaniem informacji, w tym danych osobowych, w SWOP zgodnie z zasadami, właściwością oraz w zakresie określonym w przepisach rozdziału 16.
2. Nadzór, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 i 3, dyrektorzy biur KGP oraz kierownik komórki organizacyjnej KGP, o których mowa w § 10 ust. 2 pkt 2-6, sprawują w szczególności przez:
1) analizowanie operacji przetwarzania informacji w SWOP wykonywanych w podległych jednostkach i komórkach organizacyjnych Policji oraz wyjaśnianie stwierdzonych rozbieżności lub wątpliwości w tym zakresie;
2) szkolenie użytkowników SWOP w zakresie:
a) zasad przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w administrowanych przez nich zbiorach danych SWOP oraz zasad wykonywania operacji przetwarzania informacji w tych zbiorach,
b) obowiązujących przepisów dotyczących gromadzenia, przetwarzania i udostępniania informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w administrowanych przez nich zbiorach danych SWOP,
c) obsługi systemu teleinformatycznego SWOP w związku z przetwarzaniem w tym systemie informacji, w tym danych osobowych, w administrowanych przez nich zbiorach danych SWOP we współpracy z dyrektorem biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki;
3) kontrolę dostępu do SWOP oraz kontrolę przetwarzania informacji w SWOP na zasadach określonych w przepisach rozdziału 16.
3. Upoważnienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 11, jest niezależne i autonomiczne wobec uprawnień wynikających z przepisów § 12 ust. 1 pkt 6-8 i ust. 2 pkt 5-7, § 14 ust. 1 pkt 7-9, a także wobec upoważnień, o których mowa w § 16 ust. 1 pkt 14 i § 18 ust. 1 pkt 9, oraz nie narusza uprawnień określonych w § 15 ust. 1 pkt 1 i 2.
4. Kierownicy jednostek lub komórek organizacyjnych Policji, do których wpłynęły wnioski, wystąpienia, zapytania lub skargi dotyczące przetwarzania przez Komendanta Głównego Policji danych osobowych policjantów, pracowników Policji, członków ich rodzin, byłych policjantów, byłych pracowników Policji oraz danych osobowych osób, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 3-6, w zbiorach danych SWOP KADRA "Medycyna Pracy", "BHP" lub "SZKOLENIA BHP/PPOMOC/PPOŻ", SWOP PŁACE, SWOP.FK, SWOP.GM, SWOP.ST, SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA lub SWOP SKARGA, niezwłocznie przekazują te wnioski, wystąpienia, zapytania lub skargi do dyrektora biura KGP i kierownika komórki organizacyjnej KGP, o których mowa w § 10 ust. 2 pkt 2-6, zgodnie z właściwością określoną w tych przepisach w zakresie administrowania przez nich zbiorami danych SWOP.
§ 18.
1) sprawują nadzór nad jakością i aktualnością informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w administrowanych przez nich lokalnych zbiorach danych SWOP, zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ oraz SWOP CRDK II;
2) sprawują nadzór nad zgodnością uprawnień do przetwarzania informacji w SWOP z zadaniami służbowymi oraz z procedurami nadawania i odbierania tych uprawnień w zakresie administrowanych przez nich lokalnych zbiorów danych SWOP, w zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ oraz SWOP CRDK II;
3) sprawują nadzór nad terminowością wykonywania operacji przetwarzania w administrowanych przez nich zbiorach danych SWOP w podległych im jednostkach i komórkach organizacyjnych Policji;
4) mogą występować do dyrektorów biur KGP i kierownika komórki organizacyjnej KGP, o których mowa w § 10 ust. 2, w zakresie dotyczącym informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w administrowanych przez tych dyrektorów i kierownika zbiorach danych SWOP oraz zgodnie z zakresem ich uprawnień, o którym mowa w § 16 ust. 1 pkt 6-8 i § 17 ust. 1 pkt 4-6, o:
a) ustalenie i aktualizację wartości katalogowych i słownikowych w tych zbiorach,
b) wprowadzenie zmian w zakresie nowych rozwiązań, funkcjonalności oraz innych modyfikacji w tych zbiorach,
c) ustalenie i wprowadzenie nowych ról centralnych lub lokalnych obowiązujących przy przetwarzaniu danych osobowych w tych zbiorach;
5) stosują i wdrażają do stosowania w podległych jednostkach i komórkach organizacyjnych Policji instrukcje i wytyczne, o których mowa w § 16 ust. 1 pkt 10;
6) wykonują obowiązki informacyjne, o których mowa w art. 13 i 14 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 wobec podległych im policjantów i pracowników Policji w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych w SWOP zgodnie z poleceniem dyrektora biura KGP właściwego w sprawach kadrowych, o którym mowa w § 16 ust. 1 pkt 11;
7) zapewniają wykonanie obowiązków informacyjnych, o których mowa w art. 13 i 14 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 względem osób, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 3-6, których dane osobowe są przetwarzane w administrowanych przez tych komendantów i Dyrektora CLKP lokalnych zbiorach danych SWOP KADRA, SWOP PŁACE, SWOP.FK. SWOP.ST, SWOP.GM, SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA oraz SWOP SKARGA KGP, KWP, KSP, APol i SP - w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych w tych zbiorach danych SWOP;
8) są uprawnieni do realizacji oraz załatwiania spraw związanych z wykonywaniem praw podmiotowych, o których mowa w art. 15-21 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, w odniesieniu do policjantów, pracowników Policji, byłych policjantów, byłych pracowników Policji i osób, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 3-6, których dane osobowe są przetwarzane w administrowanych przez tych komendantów i Dyrektora CLKP lokalnych zbiorach danych SWOP KADRA, SWOP PŁACE, SWOP.FK. SWOP.GM, SWOP.ST, SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA oraz SWOP SKARGA KGP, KWP, KSP, APol i SP, a także w zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ - w związku i w zakresie przetwarzania przez tych komendantów lub Dyrektora CLKP danych osobowych dotyczących tych osób w tych zbiorach danych SWOP;
9) są upoważnieni do występowania przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sprawach związanych z przetwarzaniem przez Komendanta BSWP, Komendanta CBŚP, Komendanta CBZC, Dyrektora CLKP, komendanta wojewódzkiego (Stołecznego) Policji, Komendanta-Rektora Akademii Policji oraz komendanta szkoły policyjnej informacji, w tym danych osobowych, dotyczących policjantów, pracowników Policji, byłych policjantów, byłych pracowników Policji oraz osób, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 3-6, w związku i w zakresie w jakim wymienione organy Policji przetwarzają informacje, w tym dane osobowe, dotyczące tych osób w administrowanych przez te organy lokalnych zbiorach danych SWOP KADRA, SWOP PŁACE, SWOP.FK. SWOP.ST, SWOP.GM, SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA oraz SWOP SKARGA KGP, KWP, KSP, APol i SP, a także w zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ;
10) mogą występować do dyrektora biura KGP właściwego w sprawach kadrowych o przeprowadzenie kontroli i nadzoru nad przetwarzaniem informacji, w tym danych osobowych, w SWOP zgodnie z zasadami, właściwością oraz w zakresie określonym w przepisach rozdziału 16.
2. Komendanci jednostek organizacyjnych Policji oraz Dyrektor CLKP, o których mowa w § 10 ust. 3 i 4, w zakresie w jakim organy te przetwarzają dane osobowe kandydatów do służby w Policji w zbiorze danych SWOP CRDK II:
1) zapewniają wykonanie obowiązków informacyjnych, o których mowa w art. 13 i 14 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 w stosunku do kandydatów do służby w Policji przystępujących do postępowania kwalifikacyjnego do służby w Policji w podległych im jednostkach organizacyjnych Policji zgodnie z informacjami zawartymi w kwestionariuszu osobowym kandydata;
2) są uprawnieni do realizacji oraz załatwiania spraw związanych z wykonywaniem praw podmiotowych, o których mowa w art. 15-21 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, w odniesieniu do kandydatów do służby w Policji w związku i w zakresie przetwarzania ich danych osobowych przez te organy Policji, w tym zbiorze danych SWOP, w ramach poszczególnych etapów postępowania kwalifikacyjnego do służby w Policji prowadzonych w podległych im jednostkach organizacyjnych Policji;
3) są upoważnieni do występowania przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sprawach związanych z przetwarzaniem przez te organy Policji, zgodnie z ich właściwością rzeczową i terytorialną, w tym zbiorze danych SWOP, danych osobowych kandydata do służby w Policji.
3. Do sprawowania nadzoru, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 i 3, przepisy § 17 ust. 2 stosuje się odpowiednio.
4. Wystąpienia, o których mowa w ust. 1 pkt 4, kieruje się na piśmie wraz z uzasadnieniem proponowanych do wprowadzenia zmian, aktualizacji, nowych rozwiązań, funkcjonalności, wartości, ról lub innych modyfikacji.
5. Kierownicy jednostek lub komórek organizacyjnych Policji, do których wpłynęły wnioski, wystąpienia, zapytania lub skargi w zakresie, o którym mowa w ust. 1 pkt 9 lub ust. 2 pkt 3, dotyczące przetwarzania przez komendantów jednostek organizacyjnych Policji lub Dyrektora CLKP, o których mowa w tych przepisach, danych osobowych:
1) policjantów, pracowników Policji, członków ich rodzin lub osób, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 3-6 w administrowanych przez tych komendantów lub Dyrektora CLKP lokalnych zbiorach danych SWOP KADRA, SWOP PŁACE, SWOP.FK. SWOP.ST, SWOP.GM, SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA oraz SWOP SKARGA KGP, KWP, KSP, APol i SP lub w zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ,
2) kandydatów do służby w Policji w zakresie ich właściwości do administrowania zbiorem danych SWOP CRDK II
- niezwłocznie przekazują te wnioski, wystąpienia, zapytania lub skargi do komendanta lub Dyrektora CLKP, zgodnie z ich właściwością określoną w § 10 ust. 3 i 4 w zakresie administrowania przez nich lokalnymi zbiorami danych SWOP KGP, KWP, KSP, APol i SP, zbiorem danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ oraz zbiorem SWOP CRDK II.
§ 19.
2. Kierownicy jednostek i komórek organizacyjnych Policji, którzy nie administrują zbiorami danych SWOP na zasadach określonych w § 10 ust. 2-5 i § 11 ust. 1:
1) są obowiązani:
a) stosować i wdrożyć do stosowania w podległych jednostkach i komórkach organizacyjnych Policji instrukcje i wytyczne, o których mowa w § 16 ust. 1 pkt 10,
b) wykonać obowiązki informacyjne, o których mowa w art. 13 i 14 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 wobec podległych im policjantów i pracowników Policji w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych w SWOP zgodnie z poleceniem dyrektora biura KGP właściwego w sprawach kadrowych, o którym mowa w § 16 ust. 1 pkt 11,
c) udzielać niezbędnych informacji i wyjaśnień oraz przekazywać niezbędne materiały i dokumentację dyrektorowi biura KGP właściwego w sprawach kadrowych w celu realizacji obowiązków i upoważnień określonych w § 16 ust. 1 pkt 12-14,
d) udzielać niezbędnych informacji i wyjaśnień oraz przekazywać niezbędne materiały i dokumentację dyrektorom biur KGP oraz kierownikowi komórki organizacyjnej KGP, o których mowa w § 10 ust. 2 pkt 2-6 w celu realizacji obowiązków i upoważnień określonych w § 17 ust. 1 pkt 10 i 11, a także komendantom jednostek organizacyjnych Policji i Dyrektorowi CLKP, o których mowa w § 10 ust. 3 i 4, w celu realizacji obowiązków i upoważnień określonych w § 18 ust. 1 pkt 8 i 9;
2) mogą występować do dyrektorów biur KGP i kierownika komórki organizacyjnej KGP, o których mowa w § 10 ust. 2, w zakresie dotyczącym informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w administrowanych przez tych dyrektorów i kierownika zbiorach danych SWOP oraz zgodnie z zakresem ich uprawnień, o którym mowa w § 16 ust. 1 pkt 6-8 oraz § 17 ust. 1 pkt 4-6, o:
a) ustalenie i aktualizację wartości katalogowych i słownikowych w tych zbiorach,
b) wprowadzenie zmian w zakresie nowych rozwiązań, funkcjonalności oraz innych modyfikacji w tych zbiorach,
c) ustalenie i wprowadzenie nowych ról centralnych lub lokalnych obowiązujących przy przetwarzaniu danych osobowych w tych zbiorach;
3) mogą występować do dyrektora biura KGP właściwego w sprawach kadrowych o przeprowadzenie kontroli i nadzoru nad przetwarzaniem informacji, w tym danych osobowych, w SWOP zgodnie z zasadami, właściwością oraz w zakresie określonym w przepisach rozdziału 16.
3. Do wystąpień, o których mowa w ust. 2 pkt 2, przepisy § 18 ust. 4 stosuje się odpowiednio.
§ 20.
1) kadrowych - w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, dotyczących policjantów i pracowników Policji, członków ich rodzin, byłych policjantów i byłych pracowników Policji przetwarzanych w zakresie spraw, o których mowa w § 4 pkt 1, w lokalnych zbiorach danych SWOP KADRA KWP, KSP, APol i SP zgodnie z właściwością określoną w § 6 ust. 3 pkt 1 oraz w zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ;
2) doboru - w ramach poszczególnych etapów postępowania kwalifikacyjnego do służby w Policji - w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, dotyczących kandydatów do służby w Policji przetwarzanych w zakresie spraw, o których mowa w § 4 pkt 4, w zbiorze danych SWOP CRDK II zgodnie z właściwością określoną w § 10 ust. 4 pkt 3;
3) finansowych - w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, w sprawach o charakterze finansowym w zakresie spraw, o których mowa w § 4 pkt 1 i 2, przetwarzanych w lokalnych zbiorach danych SWOP PŁACE i SWOP.FK KWP, KSP, APol i SP zgodnie z właściwością określoną w § 6 ust. 3 pkt 2;
4) logistyki - w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, w sprawach o charakterze logistycznym dotyczących wyposażenia logistycznego i gospodarki mieszkaniowej w zakresie spraw, o których mowa w § 4 pkt 1 i 2, prowadzonych przez komórki organizacyjne Policji właściwe w sprawach logistyki przetwarzanych w lokalnych zbiorach danych SWOP.ST, SWOP.GM i SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA KWP, KSP, APol i SP zgodnie z właściwością określoną w § 6 ust. 3 pkt 2;
5) łączności i informatyki - w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, w sprawach o charakterze logistycznym dotyczących wyposażenia teleinformatycznego w zakresie spraw, o których mowa w § 4 pkt 1 i 2, prowadzonych przez komórki organizacyjne Policji właściwe w sprawach łączności i informatyki przetwarzanych w lokalnych zbiorach danych SWOP.ST, SWOP.GM KWP, KSP, APol i SP zgodnie z właściwością określoną w § 6 ust. 3 pkt 2;
6) kontroli - w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, dotyczących osób wnoszących skargi, wnioski, petycje, listy lub ponaglenia w sprawach, o których mowa w § 4 pkt 3, oraz osób, których dotyczą skargi, wnioski, petycje, listy, anonimy i ponaglenia w tych sprawach przetwarzanych w lokalnych zbiorach danych SWOP SKARGA KWP, KSP, APol i SP zgodnie z właściwością określoną w § 6 ust. 3 pkt 2.
2. W BSWP, CBŚP, CBZC i CLKP, w zakresie w jakim w tych jednostkach organizacyjnych przetwarza się informacje, w tym dane osobowe, w SWOP, bezpośredni nadzór nad jakością i aktualnością tych informacji, w tym danych osobowych, oraz nad terminowością wykonywania operacji przetwarzania informacji sprawują kierownicy komórek organizacyjnych właściwych w sprawach:
1) kadrowych - w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, dotyczących policjantów i pracowników Policji, członków ich rodzin, byłych policjantów oraz byłych pracowników Policji przetwarzanych w zakresie spraw, o których mowa w § 4 pkt 1, w lokalnym zbiorze danych SWOP KADRA KGP oraz w zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ w zakresie właściwości określonej w § 10 ust. 3 pkt 1 lit. a i pkt 2;
2) doboru - w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, dotyczących kandydatów do służby w Policji przetwarzanych w zakresie spraw, o których mowa w § 4 pkt 4, w zbiorze danych SWOP CRDK II zgodnie z właściwością określoną w § 10 ust. 3 pkt 3;
3) kontroli - w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, dotyczących osób wnoszących skargi, wnioski, petycje, listy lub ponaglenia w sprawach, o których mowa w § 4 pkt 3, oraz osób, których dotyczą skargi, wnioski, petycje, listy, anonimy i ponaglenia w tych sprawach przetwarzanych w lokalnym zbiorze danych SWOP SKARGA KGP w zakresie właściwości określonej w § 10 ust. 3 pkt 1 lit. b.
3. W BOA bezpośredni nadzór nad jakością i aktualnością informacji, w tym danych osobowych, oraz nad terminowością wykonywania operacji przetwarzania informacji w zbiorach danych SWOP, w zakresie w jakim BOA przetwarza informacje, w tym dane osobowe w SWOP, sprawuje Dowódca BOA lub osoba przez niego upoważniona.
4. Bezpośredni i bieżący nadzór oraz kontrolę nad przetwarzaniem informacji, w tym danych osobowych, w SWOP, w tym nad jakością i aktualnością danych osobowych przetwarzanych w SWOP oraz nad terminowością wykonywania operacji przetwarzania informacji, sprawuje bezpośredni przełożony policjanta lub pracownika Policji, który przetwarza informacje, w tym dane osobowe, w SWOP.
Rozdział 5
Procedura nadawania upoważnień do przetwarzania danych osobowych policjantów, pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji oraz zasady ich obowiązywania
§ 21.
1) policjantów i pracowników Policji pełniących służbę i zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych Policji, w tym danych osobowych tych policjantów i pracowników Policji po ustaniu ich służby i pracy w tych jednostkach,
2) kandydatów do służby w Policji
- zwane dalej "upoważnieniem do przetwarzania danych osobowych policjantów, pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji".
2. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych policjantów, pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji, w imieniu Komendanta Głównego Policji jako administratora danych osobowych policjantów, pracowników Policji i kandydatów do służby w Policji, nadaje kierownik jednostki organizacyjnej Policji właściwy według miejsca pełnienia służby policjanta lub wykonywania pracy przez pracownika Policji, którego dotyczy nadawane upoważnienie.
3. W KGP do nadawania w imieniu Komendanta Głównego Policji upoważnień do przetwarzania danych osobowych policjantów, pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji policjantom i pracownikom Policji pełniącym służbę oraz zatrudnionym w tej jednostce upoważniony jest, na mocy niniejszego zarządzenia, dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kadrowych.
4. Kierownik jednostki organizacyjnej Policji, o którym mowa w ust. 2, oraz dyrektor, o którym mowa w ust. 3, w zakresie odpowiadającym swojej właściwości i kompetencji, o której mowa w tych przepisach, może upoważnić podległych kierowników komórek organizacyjnych Policji do nadawania upoważnień do przetwarzania danych osobowych policjantów, pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji.
§ 22.
1) zachowania w poufności informacji, w tym danych osobowych, dotyczących:
a) policjantów i pracowników Policji pełniących służbę i zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych Policji, w tym danych osobowych tych policjantów i pracowników Policji po ustaniu ich służby i pracy w tych jednostkach,
b) kandydatów do służby w Policji
- przetwarzanych w zakresie niezbędnym do realizacji zadań i obowiązków na zajmowanym przez niego stanowisku służbowym oraz w zakresie niezbędnym do realizacji poleceń przełożonych dotyczących realizacji tych zadań, a także w zakresie niezbędnym do realizacji przysługujących temu policjantowi lub pracownikowi Policji praw i nałożonych na niego obowiązków związanych z jego służbą lub pracą w Policji;
2) zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych, o których mowa w pkt 1, w tym ich ochrony przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz ich przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem.
2. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, zawiera:
1) dane policjanta lub pracownika Policji składającego oświadczenie, obejmujące:
a) imię (imiona) i nazwisko oraz w przypadku policjanta stopień służbowy,
b) identyfikator kadrowy,
c) stanowisko służbowe,
d) nazwę jednostki i komórki organizacyjnej miejsca pełnienia służby lub wykonywania pracy;
2) własnoręczny podpis policjanta lub pracownika Policji składającego oświadczenie oraz datę złożenia oświadczenia.
3. Wzór oświadczenia, o którym mowa w ust. 1, określa załącznik nr 1 do zarządzenia.
4. Kierownik komórki organizacyjnej Policji, o którym mowa w ust. 1, w terminie, o którym mowa w tym przepisie, drogą służbową przekazuje oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, odebrane od policjanta lub pracownika Policji, kierownikowi jednostki organizacyjnej Policji lub dyrektorowi biura KGP właściwemu w sprawach kadrowych, zgodnie z właściwością określoną w § 21 ust. 2 i 3, celem nadania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych policjantów, pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji.
5. W przypadku komórek organizacyjnych Policji, w których nie ustanowiono funkcji kierownika oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, składa się kierownikowi komórki organizacyjnej Policji, któremu podlega taka komórka lub bezpośrednio kierownikowi jednostki organizacyjnej Policji. W takim przypadku przepis ust. 4 stosuje się odpowiednio.
6. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych policjantów, pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji nadaje się w dwóch egzemplarzach niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 30 dni od powstania odpowiednio stosunku służbowego policjanta oraz stosunku pracy pracownika Policji oraz wyłącznie po złożeniu przez policjanta lub pracownika Policji pisemnego oświadczenia, o którym mowa w ust. 1.
7. W przypadku gdy upoważnienie do przetwarzania danych osobowych policjantów, pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji nie zostało nadane zgodnie z ust. 1-6 i § 21, upoważnienie to należy nadać niezwłocznie, stosując odpowiednio te przepisy.
§ 23.
1) dane policjanta oraz pracownika Policji, o których mowa w § 22 ust. 2 pkt 1 lit. a, b i d;
2) datę oraz miejscowość nadania upoważnienia;
3) pieczątkę i podpis kierownika jednostki organizacyjnej Policji, o którym mowa w § 21 ust. 2, lub dyrektora, o którym mowa w § 21 ust. 3, uprawnionych do nadania upoważnienia zgodnie z właściwością określoną w tych przepisach lub kierownika komórki organizacyjnej Policji upoważnionego w tym zakresie zgodnie z § 21 ust. 4;
4) zasady obowiązywania upoważnienia oraz zasady dostępu do danych osobowych przetwarzanych w aktach osobowych oraz w SWOP, o których mowa w § 25 i 26;
5) jako załącznik pisemne oświadczenie o zobowiązaniu policjanta lub pracownika Policji, którego dotyczy upoważnienie, do zachowania w poufności informacji, w tym danych osobowych, oraz do zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych, o którym mowa w § 22 ust. 1.
2. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych policjantów, pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji określa załącznik nr 2 do zarządzenia.
§ 24.
1) nr 1 - włącza się do akt osobowych policjanta oraz pracownika Policji, którego dotyczy upoważnienie, wraz z załączonym do tego upoważnienia oświadczeniem o zobowiązaniu policjanta lub pracownika Policji, którego dotyczy upoważnienie, do zachowania w poufności informacji, w tym danych osobowych, oraz do zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych, o którym mowa w § 22 ust. 1;
2) nr 2 - przekazuje się policjantowi oraz pracownikowi Policji, którego dotyczy upoważnienie.
2. Fakt nadania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych policjantów, pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji odnotowuje się w zbiorze danych SWOP KADRA "Kadry" w Kartotece Osobowej. W takim przypadku informacje o fakcie nadania upoważnienia w powiązaniu z informacjami, w tym danymi osobowymi, przetwarzanymi w zbiorze SWOP KADRA dotyczącymi stosunku służbowego policjanta oraz stosunku pracy pracownika Policji, w szczególności w zakresie imienia, nazwiska, identyfikatora kadrowego, jednostki i komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę lub wykonuje pracę, stanowią ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych policjantów, pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji.
§ 25.
1) wyłącznie przez okres pełnienia służby w Policji oraz wykonywania pracy w Policji w jednostkach organizacyjnych Policji, z zastrzeżeniem ust. 2;
2) wyłącznie po pisemnym zobowiązaniu się przez policjanta oraz pracownika Policji, którego dotyczy upoważnienie, do zachowania w poufności informacji, w tym danych osobowych, oraz do zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych złożonym w oświadczeniu, o którym mowa w § 22 ust. 1, oraz wyłącznie wraz z tym oświadczeniem;
3) każdorazowo zgodnie z zakresem zadań i obowiązków realizowanych na zajmowanym stanowisku oraz zawsze w zakresie niezbędnym do realizacji tych zadań i obowiązków, a także w zakresie odpowiadającym wykonywanym poleceniom przełożonych dotyczącym realizacji zadań Policji i w zakresie niezbędnym do wykonania tych poleceń;
4) w przypadku realizacji przez policjanta lub pracownika Policji przysługujących mu praw i nałożonych obowiązków na zajmowanym stanowisku w związku z jego służbą oraz pracą w Policji każdorazowo w zakresie niezbędnym do realizacji tych praw i obowiązków;
5) podczas lub w związku z wykonywaniem czynności służbowych służących realizacji ustawowych zadań Policji, w tym związanych z organizacją i funkcjonowaniem Policji oraz sprawowaniem władzy publicznej powierzonej organom Policji lub poleceń przełożonych dotyczących tych zadań.
2. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych policjantów, pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji, z zastrzeżeniem ust. 5, nie obowiązuje w przypadku:
1) nieobecności policjanta lub pracownika Policji, którego dotyczy upoważnienie, odpowiednio w służbie lub w pracy;
2) zawieszenia policjanta lub pracownika Policji, którego dotyczy upoważnienie, w czynnościach służbowych;
3) oddelegowania policjanta, którego dotyczy upoważnienie, do pełnienia zadań służbowych poza Policją.
3. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych policjantów, pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji wygasa, bez konieczności jego odwołania, z chwilą ustania stosunku służbowego policjanta, którego dotyczy upoważnienie, w jednostkach organizacyjnych Policji, a w przypadku pracownika Policji - z chwilą ustania stosunku pracy w jednostce organizacyjnej Policji bez kontynuacji zatrudnienia w ramach struktury organizacyjnej Policji, w tym w ramach przeniesienia do innej jednostki organizacyjnej Policji.
4. W przypadku, gdy w związku z zatrudnieniem pracownika Policji w jednostce organizacyjnej Policji zakładane są nowe akta osobowe dotyczące tego pracownika nadaje się nowe upoważnienie do przetwarzania danych osobowych policjantów i pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji odpowiednio zgodnie z przepisami § 21-23, a także włącza się je do akt osobowych i przekazuje zgodnie z § 24.
5. W przypadkach, o których mowa w ust. 2, policjant lub pracownik Policji nieobecny odpowiednio w służbie lub w pracy, zawieszony lub oddelegowany jest upoważniony do przetwarzania danych osobowych innych policjantów i pracowników Policji w zakresie niezbędnym do realizacji przez tego policjanta lub pracownika Policji:
1) jego praw i obowiązków związanych z jego nieobecnością, zawieszeniem lub oddelegowaniem, w tym danych osobowych w postaci imienia, nazwiska, stopnia służbowego, służbowego numeru telefonu i adresu służbowej poczty elektronicznej, stanowiska służbowego, nazwy jednostki i komórki organizacyjnej Policji, miejsca pełnienia służby lub wykonywania pracy;
2) obowiązków związanych z informowaniem przełożonych na temat realizowanych zadań służbowych oraz w sprawach dotyczących tych zadań, gdy jest to niezbędne do zapewnienia przez przełożonych prawidłowej realizacji tych zadań podczas nieobecności tego policjanta lub pracownika w służbie lub w pracy.
6. Posiadanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych policjantów, pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji oraz zaistnienie zdarzeń, o których mowa w ust. 2 i 3, nie wymaga podejmowania dodatkowych czynności związanych z zawieszeniem, unieważnieniem, odebraniem lub wygaszeniem upoważnienia.
§ 26.
2. Dostęp do danych osobowych:
1) policjantów i pracowników Policji pełniących służbę i zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych Policji, w tym danych osobowych tych policjantów i pracowników Policji po ustaniu ich służby i pracy w tych jednostkach oraz przetwarzanie tych danych osobowych zgromadzonych:
a) w dokumentacji związanej ze stosunkiem służbowym policjanta - odbywa się w trybie i na zasadach określonych w przepisach Komendanta Głównego Policji w sprawie zasad prowadzenia przez przełożonych dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem służbowym policjantów oraz sposobu prowadzenia akt osobowych, zgodnie z zasadami określonymi w art. 5 ust. 1 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, przepisami o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zakresie przechowywania i przetwarzania dokumentacji dotyczącej działalności Policji oraz przepisami Komendanta Głównego Policji w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji,
b) w dokumentacji pracowniczej - odbywa się w trybie i na zasadach określonych w przepisach Kodeksu pracy, w szczególności w art. 944-9412, oraz rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w szczególności § 16-18, a także zgodnie z zasadami określonymi w art. 5 ust. 1 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, przepisami o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zakresie przechowywania i przetwarzania dokumentacji dotyczącej działalności Policji oraz przepisami Komendanta Głównego Policji w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji,
c) w SWOP oraz przetwarzanie tych danych osobowych w tym systemie - odbywa się w trybie i na zasadach określnych w przepisach niniejszego zarządzenia oraz zgodnie z zasadami określonymi w art. 5 ust. 1 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679;
2) kandydatów do służby w Policji przetwarzanych w SWOP oraz przetwarzanie tych danych osobowych w tym systemie odbywa się w trybie i na zasadach określnych w przepisach niniejszego zarządzenia oraz zgodnie z zasadami określonymi w art. 5 ust. 1 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679.
Rozdział 6
Procedura nadawania i odbierania uprawnień do przetwarzania informacji w SWOP
§ 27.
2. Uprawnienie do przetwarzania informacji w SWOP nadaje się w zakresie:
1) uprawnienia do przetwarzania kategorii danych osobowych w SWOP określonych w § 5 ust. 1, wraz z określeniem typu grupy pracowniczej zgodnie z wartościami katalogowymi SWOP;
2) uprawnienia do dostępu do zbioru danych SWOP, którego przetwarzanie informacji, w tym kategorii danych osobowych, ma dotyczyć;
3) rodzajów operacji przetwarzania informacji w ramach bezpośredniego dostępu do systemu teleinformatycznego SWOP, wykonywanych w zbiorach danych SWOP w zakresie dotyczącym operacji przetwarzania określonych w § 78 ust. 1, wraz z określeniem zbiorów danych SWOP, których te operacje dotyczą;
4) właściwych jednostek i komórek organizacyjnych Policji, których dotyczy przetwarzanie informacji, w tym danych osobowych, w SWOP;
5) właściwej funkcji w SWOP, jaką pełni użytkownik SWOP;
6) właściwych ról centralnych i lokalnych obowiązujących przy przetwarzaniu informacji, w tym danych osobowych, w SWOP ustalonych zgodnie z przepisami niniejszego zarządzenia wraz z określeniem dodatkowych indywidualnych uprawnień określonych w rolach oraz określeniem zablokowanych uprawnień w ramach ustalonych ról;
7) uprawnienia do dostępu w ramach funkcjonalności SWOP ADMINISTRATOR do:
a) zbioru SWOP MASTER na poziomie centralnym i lokalnym w zakresie i w celach, o których mowa w § 7 ust. 4 pkt 1 lit. a i b, w zakresie realizacji zadań i w celach określonych w § 7 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 oraz w § 4, a także w zakresie i w celach, o których mowa w § 7 ust. 4 pkt 2 lit. a,
b) lokalnego zbioru danych SWOP KADRA KGP, zbioru danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ i SWOP CRDK II oraz Centralnej Bazy Kadrowej SWOP na poziomie centralnym w zakresie i w celach, o których mowa w § 7 ust. 4 pkt 1 lit. a, w zakresie realizacji zadań i w celach określonych w § 7 ust. 1 pkt 1 i ust. 2,
c) lokalnych zbiorów danych SWOP PŁACE, SWOP.FK, SWOP.ST, SWOP.GM, SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA i SWOP SKARGA KGP, w zakresie właściwości informacyjnej i rzeczowej tych zbiorów danych, na poziomie centralnym w celu realizacji zadań oraz w celach, o których mowa w § 7 ust. 1 pkt 1 lit. b i ust. 2 pkt 2 i 3,
d) lokalnych zbiorów danych SWOP, o których mowa w § 6 ust. 3, w zakresie właściwości terytorialnej i rzeczowej danej jednostki organizacyjnej Policji i jednostek jej podległych, na poziomie lokalnym w celu realizacji zadań oraz w celach określonych w § 7 ust. 2 pkt 2 i 3;
8) uprawnienia do dostępu do zbioru SWOP SERWIS KGP.
3. Uprawnienie do przetwarzania informacji w SWOP nadane w zakresie kategorii danych osobowych, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 2-6, stanowi jednocześnie upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w tożsamym zakresie, bez konieczności nadawania odrębnego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.
4. Uprawnienie do przetwarzania informacji w SWOP w zakresie dostępu do zbiorów danych SWOP oraz przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w systemie teleinformatycznym SWOP jest jednoznaczne z uprawnieniem do przetwarzania tożsamych informacji, w tym danych osobowych, poza systemem teleinformatycznym SWOP.
5. Szczegółowy zakres dostępu na podstawie uprawnienia do przetwarzania informacji w SWOP w zakresie, o którym mowa w ust. 2 pkt 5-7 oraz w zakresie typów grupy pracowniczej określa dokumentacja, o której mowa w § 14 ust. 1 pkt 3, udostępniana przez dyrektora biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki.
6. Zakres zadań, czynności i uprawnień przysługujących użytkownikowi SWOP w ramach właściwej funkcji w SWOP (funkcji użytkownika, administratora użytkowników, administratora merytorycznego lub technicznego SWOP MASTER, administratora stanowiska dostępowego, administratora merytorycznego lub technicznego SWOP SERWIS) określa dokumentacja, o której mowa w § 14 ust. 1 pkt 3, udostępniana przez dyrektora biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki.
7. Uprawnienia do dostępu w ramach funkcjonalności SWOP ADMINISTRATOR, o których mowa w ust. 2 pkt 7, określa się w ramach funkcji w SWOP, jaką pełni użytkownik oraz w ramach ról centralnych i lokalnych obowiązujących przy przetwarzaniu informacji, w tym danych osobowych, w SWOP, o których mowa w ust. 2 pkt 5 i 6.
§ 28.
1) w KGP i BOA nadaje dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kadrowych w zakresie informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w:
a) lokalnym zbiorze danych SWOP KADRA KGP,
b) zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ,
c) Centralnej Bazie Kadrowej SWOP,
d) zbiorze danych SWOP CRDK II;
2) w BSWP, CBŚP, CBZC i CLKP nadaje:
a) kierownik komórki organizacyjnej właściwej w sprawach kadrowych w tych jednostkach organizacyjnych Policji - zgodnie z właściwością tych jednostek w zakresie informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w lokalnym zbiorze danych SWOP KADRA KGP,
b) kierownik komórki organizacyjnej właściwej w sprawach doboru w tych jednostkach organizacyjnych Policji - zgodnie z właściwością tych jednostek w zakresie informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorze danych SWOP CRDK II,
c) kierownik komórki organizacyjnej wyznaczonej przez Komendanta BSWP, Komendanta CBŚP, Komendanta CBZC lub Dyrektora CLKP do realizacji zadań w sprawach kadrowych w zakresie wyszkolenia strzeleckiego policjantów - zgodnie z właściwością tych jednostek organizacyjnych Policji w zakresie informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ,
d) kierownik komórki organizacyjnej właściwej w sprawach kontroli w tych jednostkach organizacyjnych Policji lub wyznaczonej przez Komendanta BSWP, Komendanta CBŚP, Komendanta CBZC lub Dyrektora CLKP do realizacji zadań w tych sprawach - zgodnie z właściwością tych jednostek w zakresie informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w lokalnym zbiorze danych SWOP SKARGA KGP,
e) dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kadrowych - w zakresie informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w Centralnej Bazie Kadrowej SWOP;
3) w KGP, BSWP, CBŚP, CBZC, BOA i CLKP nadaje:
a) dyrektor biura KGP właściwego w sprawach finansowych - w zakresie informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w lokalnych zbiorach danych SWOP PŁACE KGP i SWOP.FK KGP,
b) dyrektor biura KGP właściwego w sprawach logistyki - w zakresie informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w lokalnych zbiorach danych:
- SWOP.ST KGP i SWOP.GM KGP dotyczących wyposażenia logistycznego zapewnianego i obsługiwanego przez biuro KGP właściwe w sprawach logistyki zgodnie z przepisami, o których mowa w § 2 pkt 40,
- SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA KGP,
c) dyrektor biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki KGP - w zakresie informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w lokalnych zbiorach danych SWOP.ST KGP i SWOP.GM KGP dotyczących wyposażenia teleinformatycznego zapewnianego i obsługiwanego przez biuro KGP właściwe w sprawach łączności i informatyki zgodnie z przepisami, o których mowa w § 2 pkt 40,
d) kierownik komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach ochrony pracy - w zakresie informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w lokalnych zbiorach danych SWOP KADRA KGP "Medycyna Pracy", "BHP" i "SZKOLENIA BHP/PPOMOC/PPOŻ";
4) w KGP i BOA nadaje dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kontroli - w zakresie informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w lokalnym zbiorze danych SWOP SKARGA KGP.
§ 29.
1) kierownik komórki organizacyjnej właściwej w sprawach kadrowych, w tym w zakresie szkoleń, w KWP, KSP, Akademii Policji i szkole policyjnej właściwy według miejsca pełnienia służby i wykonywania pracy - w zakresie informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w lokalnych zbiorach danych SWOP KADRA KWP, KSP, APol i SP, dotyczących właściwości danej KWP, KSP, Akademii Policji i szkoły policyjnej;
2) kierownik komórki organizacyjnej właściwej w sprawach doboru w KWP i KSP właściwy według miejsca pełnienia służby i wykonywania pracy - w zakresie informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorze danych SWOP CRDK II, dotyczących właściwości danej KWP i KSP do prowadzenia postępowań kwalifikacyjnych do służby w Policji oraz w zakresie dotyczącym wykonywania operacji przetwarzania informacji, o których mowa w § 78 ust. 1, w tym zbiorze;
3) kierownik komórki organizacyjnej Akademii Policji i szkoły policyjnej realizującej zadania w ramach prowadzenia etapów postępowania kwalifikacyjnego do służby w Policji, o których mowa w art. 25 ust. 2 pkt 2 i 3 ustawy o Policji - w zakresie informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorze danych SWOP CRDK II, dotyczących właściwości Akademii Policji i szkoły policyjnej do prowadzenia etapów postępowań kwalifikacyjnych do służby w Policji oraz wyłącznie w zakresie dotyczącym wykonywania operacji przetwarzania informacji, o których mowa w § 78 ust. 1 pkt 1 i 2, w tym zbiorze i wyłącznie w odniesieniu do wyników uzyskanych przez kandydatów do służby w Policji we wskazanych powyżej etapach;
4) kierownik komórki organizacyjnej właściwej w sprawach finansowych w KWP, KSP, Akademii Policji i szkole policyjnej właściwy według miejsca pełnienia służby i wykonywania pracy - w zakresie informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w lokalnych zbiorach danych SWOP PŁACE i SWOP.FK KWP, KSP, APol i SP dotyczących właściwości danej KWP, KSP, Akademii Policji i szkoły policyjnej;
5) kierownik komórki organizacyjnej właściwej w sprawach logistyki w KWP, KSP, Akademii Policji i szkole policyjnej właściwy według miejsca pełnienia służby i wykonywania pracy - w zakresie informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych zgodnie z właściwością tych jednostek w lokalnych zbiorach danych:
a) SWOP.ST i SWOP.GM KWP, KSP, APol i SP, dotyczących wyposażenia logistycznego zapewnianego i obsługiwanego przez komórki organizacyjne właściwe w sprawach logistyki w ramach danej KWP, KSP, Akademii Policji i szkoły policyjnej,
b) SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA KWP, KSP, APol i SP, dotyczących gospodarki mieszkaniowej w ramach właściwości danej KWP, KSP, Akademii Policji i szkoły policyjnej;
6) kierownik komórki organizacyjnej właściwej w sprawach łączności i informatyki w KWP, KSP, Akademii Policji i szkole policyjnej właściwy według miejsca pełnienia służby i wykonywania pracy - w zakresie informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych zgodnie z właściwością tych jednostek w lokalnych zbiorach danych SWOP.ST i SWOP.GM KWP, KSP, APol i SP, dotyczących wyposażenia teleinformatycznego zapewnianego i obsługiwanego przez komórki organizacyjne właściwe w sprawach łączności i informatyki w ramach danej KWP, KSP, Akademii Policji i szkoły policyjnej;
7) kierownik komórki organizacyjnej właściwej w sprawach kontroli w KWP, KSP, Akademii Policji i szkole policyjnej właściwy według miejsca pełnienia służby i wykonywania pracy - w zakresie informacji, w tym danych osobowych, dotyczących właściwości danej KWP, KSP, Akademii Policji i szkoły policyjnej przetwarzanych w lokalnych zbiorach danych SWOP SKARGA KWP, KSP, APol i SP.
2. Uprawnienie do przetwarzania informacji w zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ nadaje w odniesieniu do policjantów i pracowników Policji pełniących służbę i wykonujących pracę w:
1) KWP, KSP oraz jednostkach im podległych - kierownik komórki organizacyjnej właściwej w sprawach szkolenia KWP lub KSP lub kierownik innej komórki organizacyjnej KWP lub KSP wyznaczonej przez właściwego komendanta wojewódzkiego (Stołecznego) Policji w zakresie informacji, w tym danych osobowych, dotyczących właściwości danej KWP lub KSP przetwarzanych w tym zbiorze danych w związku z wyszkoleniem strzeleckim policjantów pełniących służbę w danej KWP, KSP oraz jednostkach im podległych;
2) Akademii Policji i szkołach policyjnych - kierownik komórki organizacyjnej Akademii Policji lub danej szkoły policyjnej realizującej zadania w zakresie wyszkolenia strzeleckiego policjantów w zakresie informacji, w tym danych osobowych, dotyczących właściwości Akademii Policji lub danej szkoły policyjnej przetwarzanych w tym zbiorze danych w związku z wyszkoleniem strzeleckim policjantów pełniących służbę w Akademii Policji lub danej szkole policyjnej.
§ 30.
1) spraw o charakterze kadrowym oraz mających wpływ na strukturę organizacyjną oraz przetwarzanie informacji, w tym danych osobowych, w tych sprawach w zbiorach danych SWOP KADRA, SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ i SWOP CRDK II lub mających wpływ na strukturę organizacyjną oraz przetwarzanie informacji w pozostałych zbiorach danych SWOP, w tym w zakresie dostępu do zbioru SWOP MASTER, o którym mowa w § 7 ust. 4 pkt 1 lit. a oraz pkt 2 lit. a - nadaje dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kadrowych;
2) spraw o charakterze finansowym oraz mających wpływ na przetwarzanie informacji, w tym danych osobowych, w tych sprawach w zbiorach danych SWOP PŁACE i SWOP.FK dotyczących prowadzenia katalogów centralnych dla tych zbiorów danych, w tym w zakresie dostępu do zbioru SWOP MASTER, o którym mowa w § 7 ust. 4 pkt 1 lit. b, dotyczącego tych zbiorów danych - nadaje dyrektor biura KGP właściwego w sprawach finansowych;
3) spraw o charakterze logistycznym w zakresie wyposażenia logistycznego oraz mających wpływ na przetwarzanie informacji, w tym danych osobowych, w tych sprawach w zbiorach danych SWOP.ST, SWOP.GM i SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA dotyczących prowadzenia katalogów centralnych dla tych zbiorów danych, w tym w zakresie dostępu do zbioru SWOP MASTER, o którym mowa w § 7 ust. 4 pkt 1 lit. b, dotyczącego tych zbiorów danych - nadaje dyrektor biura KGP właściwego w sprawach logistyki;
4) spraw o charakterze logistycznym w zakresie wyposażenia teleinformatycznego oraz mających wpływ na przetwarzanie informacji, w tym danych osobowych, w tych sprawach w zbiorach danych SWOP.ST i SWOP.GM dotyczących prowadzenia katalogów centralnych w zakresie wyposażenia teleinformatycznego dla tych zbiorów danych, w tym w zakresie dostępu do zbioru SWOP MASTER, o którym mowa w § 7 ust. 4 pkt 1 lit. b, dotyczącego tych zbiorów danych - nadaje dyrektor biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki;
5) spraw określonych w § 4 pkt 3 oraz mających wpływ na przetwarzanie informacji, w tym danych osobowych, w tych sprawach w zbiorze danych SWOP SKARGA dotyczących prowadzenia katalogów centralnych dla tego zbioru danych, w tym w zakresie dostępu do zbioru SWOP MASTER, o którym mowa w § 7 ust. 4 pkt 1 lit. b, dotyczącego tych zbiorów danych - nadaje dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kontroli;
6) spraw o charakterze kadrowym z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony i medycyny pracy oraz wypadków przy pracy i w służbie oraz mających wpływ na przetwarzanie informacji, w tym danych osobowych, w zbiorze danych SWOP KADRA "Medycyna Pracy", "BHP" oraz "SZKOLENIA BHP/PPOMOC/PPOŻ" w tych sprawach dotyczących prowadzenia katalogów centralnych dla tych zbiorów danych, w tym w zakresie dostępu do zbioru SWOP MASTER, o którym mowa w § 7 ust. 4 pkt 1 lit. b, dotyczącego tych zbiorów danych - nadaje kierownik komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach ochrony pracy.
2. Uprawnienie do przetwarzania informacji w SWOP w zakresie zbioru SWOP SERWIS KGP w odniesieniu do policjantów i pracowników Policji pełniących służbę i wykonujących pracę w jednostkach organizacyjnych Policji nadaje dyrektor biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki.
§ 31.
1) Centralnej Bazy Kadrowej SWOP;
2) zbioru danych SWOP CRDK II;
3) zbioru danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ;
4) każdego z lokalnych zbiorów danych:
a) SWOP KADRA,
b) SWOP PŁACE,
c) SWOP.FK,
d) SWOP.ST,
e) SWOP.GM,
f) SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA,
g) SWOP SKARGA;
5) zbioru SWOP MASTER, w tym osobno dla każdego zakresu dostępu ze względu na właściwość dyrektora biura KGP lub kierownika komórki organizacyjnej KGP do nadawania uprawnień, o której mowa w § 30 ust. 1;
6) zbioru SWOP SERWIS KGP;
7) przetwarzania informacji w SWOP w ramach jednego z lokalnych zbiorów danych SWOP, o którym mowa w pkt 4, gdy ze względu na zakres i rodzaj nadawanych uprawnień w ramach danego lokalnego zbioru danych SWOP do nadania tych uprawnień:
a) właściwy jest zgodnie z § 28 i 29 więcej niż jeden kierownik komórki organizacyjnej Policji, o którym mowa w tych przepisach albo, gdy
b) istnieje konieczność utworzenia więcej niż jednego konta w SWOP w danym lokalnym zbiorze danych SWOP.
2. Można nadać jedno uprawnienie do przetwarzania informacji w SWOP jednocześnie dla Centralnej Bazy Kadrowej SWOP, lokalnego zbioru danych SWOP KADRA KGP, zbioru danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ, zbioru danych SWOP CRDK II lub do zbioru SWOP MASTER, jeżeli właściwym do nadania uprawnień jest dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kadrowych oraz zakres nadawanych uprawnień nie wymaga utworzenia więcej niż jednego konta w systemie teleinformatycznym SWOP.
3. Można nadać jedno uprawnienie do przetwarzania informacji w SWOP jednocześnie dla dwóch lub kilku lokalnych zbiorów danych SWOP, o których mowa w ust. 1 pkt 4, jeżeli do nadania uprawnień właściwy jest ten sam kierownik komórki organizacyjnej Policji, o którym mowa w § 28 i 29, oraz zakres nadawanych uprawnień nie wymaga utworzenia więcej niż jednego konta w systemie teleinformatycznym SWOP.
§ 32.
2. Wniosek o nadanie albo odebranie uprawnienia do przetwarzania informacji w SWOP zawiera:
1) imię (imiona) i nazwisko, stopień służbowy oraz identyfikator kadrowy policjanta lub pracownika Policji;
2) nazwę i siedzibę jednostki lub komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę policjant lub jest zatrudniony pracownik Policji, którego dotyczy wniosek, numer telefonu służbowego i adres służbowej poczty elektronicznej;
3) wnioskowaną datę nadania lub odebrania uprawnienia do przetwarzania informacji w SWOP;
4) datę (dzień, miesiąc i rok) oraz miejscowość sporządzenia wniosku;
5) stanowisko służbowe policjanta lub pracownika Policji, którego dotyczy wniosek;
6) czas obowiązywania uprawnienia do przetwarzania informacji w SWOP (czas nieoznaczony lub czas oznaczony ze wskazaniem daty (dzień, miesiąc, rok) upływu terminu obowiązywania uprawnienia);
7) wykaz zadań służbowych realizowanych przez policjanta lub pracownika Policji, którego wniosek dotyczy, mających wpływ na zakres uprawnienia do przetwarzania informacji w SWOP;
8) określenie indywidualnego zakresu nadawanych lub odbieranych uprawnień w zakresie określonym w § 27 ust. 2;
9) oświadczenie policjanta lub pracownika Policji, którego dotyczy wniosek, o:
a) odbyciu szkolenia, o którym mowa w § 45 ust. 1 pkt 1,
b) zapoznaniu się z przepisami, o których mowa w § 45 ust. 1 pkt 2,
c) posiadaniu upoważnienia do przetwarzania danych osobowych policjantów, pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji,
d) zobowiązaniu się do zachowania w poufności informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP,
e) zobowiązaniu się do zapewnienia bezpieczeństwa informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP, w tym ich ochrony przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz ich przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem
- opatrzone własnoręcznym, czytelnym podpisem tego policjanta lub pracownika Policji;
10) pieczątkę i podpis kierownika jednostki lub komórki organizacyjnej Policji wnioskującego o nadanie uprawnienia do przetwarzania informacji w SWOP;
11) pieczątkę i podpis właściwego kierownika komórki organizacyjnej Policji uprawnionego do nadania uprawnienia do przetwarzania informacji w SWOP zgodnie z właściwością określoną w § 28-31;
12) informacje dotyczące utworzenia konta i zrealizowania uprawnienia w systemie teleinformatycznym SWOP, obejmujące: nazwę konta w SWOP, datę realizacji (dzień, miesiąc, rok), imię i nazwisko osoby wprowadzającej (administratora użytkowników) wraz z czytelnym, własnoręcznym podpisem tej osoby.
3. Wniosek o nadanie albo odebranie uprawnienia do przetwarzania informacji w SWOP składa się do kierownika komórki organizacyjnej Policji, o którym mowa w § 28-30, zgodnie z jego właściwością do nadawania uprawnień określoną w tych przepisach oraz zgodnie z zasadami określonymi w § 31 ust. 1 dotyczącymi nadawania uprawnień osobno dla poszczególnych zbiorów danych SWOP i zbiorów SWOP lub zasadami określonymi w § 31 ust. 2 i 3 dotyczącymi nadawania jednego uprawnienia.
4. Uprawnienie do przetwarzania informacji w SWOP zostaje nadane z chwilą zatwierdzenia wniosku o nadanie uprawnienia albo odebranie uprawnienia do przetwarzania informacji w SWOP przez właściwego kierownika komórki organizacyjnej, o którym mowa w § 28-30, zgodnie z jego właściwością określoną w tych przepisach.
5. Kierownik komórki organizacyjnej Policji, o którym mowa w § 28-30, który nadał uprawnienie do przetwarzania informacji w SWOP, przekazuje to uprawnienie w celu założenia konta użytkownikowi SWOP, którego dotyczy nadane uprawnienie, oraz zrealizowania uprawnienia w systemie teleinformatycznym SWOP zgodnie z zakresem nadanego uprawnienia do przetwarzania informacji w SWOP:
1) policjantowi lub pracownikowi Policji pełniącemu służbę lub wykonującemu pracę w jednostce lub komórce organizacyjnej Policji wnioskodawcy, posiadającemu ważne uprawnienie do przetwarzania informacji w SWOP w zakresie funkcji administratora użytkowników pozwalające na zakładanie kont w SWOP i realizowanie uprawnień w systemie teleinformatycznym SWOP w zakresie, w jakim ma być zrealizowane uprawnienie dla użytkownika SWOP, którego dotyczy to uprawnienie, lub
2) policjantowi lub pracownikowi Policji pełniącemu służbę lub wykonującemu pracę w podległej mu komórce, posiadającemu ważne uprawnienie do przetwarzania informacji w SWOP w zakresie funkcji administratora użytkowników pozwalające na zakładanie kont w SWOP i realizowanie uprawnień w systemie teleinformatycznym SWOP w zakresie, w jakim ma być zrealizowane uprawnienie dla użytkownika SWOP, którego dotyczy to uprawnienie, lub
3) właściwemu terytorialnie i rzeczowo kierownikowi komórki organizacyjnej Policji właściwej w sprawach łączności i informatyki, w celu zrealizowania uprawnienia w systemie teleinformatycznym SWOP przez policjanta lub pracownika Policji z tej komórki posiadającego ważne uprawnienie do przetwarzania informacji w SWOP w zakresie funkcji administratora użytkowników lub innej funkcji uprawniającej do zakładania kont w SWOP i realizowania uprawnień w systemie teleinformatycznym SWOP.
6. Nadane uprawnienie do przetwarzania informacji w SWOP podlega niezwłocznej realizacji. Wnioski niezatwierdzone z powodu braków formalnych lub ocenione jako nieuzasadnione zwraca się wnioskodawcy.
7. Policjant lub pracownik Policji pełniący służbę lub wykonujący pracę w jednostce lub komórce organizacyjnej Policji, o której mowa w ust. 5, posiadający uprawnienia administratora użytkowników, o których mowa w tych przepisach, który zrealizował uprawnienia w systemie teleinformatycznym SWOP zgodnie z nadanym uprawnieniem do przetwarzania informacji w SWOP, dokonuje adnotacji na tym uprawnieniu o jego zrealizowaniu oraz przekazuje egzemplarz nr 1 uprawnienia do przetwarzania informacji w SWOP użytkownikowi SWOP, którego dotyczy to uprawienie, a egzemplarz nr 2 tego uprawnienia pozostawia w jednostce lub komórce organizacyjnej Policji, w której pełni służbę lub wykonuje pracę w celach ewidencyjnych.
8. Kierownik komórki organizacyjnej właściwej w sprawach łączności i informatyki, o którym mowa w ust. 5 pkt 3, któremu zostało przekazane zgodnie z właściwością nadane uprawnienie do przetwarzania informacji w SWOP, w celu założenia konta użytkownikowi SWOP lub zrealizowania uprawnienia w systemie teleinformatycznym SWOP nie może odmówić realizacji tych czynności.
9. Do odbierania uprawnień do przetwarzania informacji w SWOP stosuje się odpowiednio przepisy § 27-31 oraz przepisy ust. 1-8, z tym że we wniosku o odebranie uprawnienia do przetwarzania informacji w SWOP nie zamieszcza się informacji, o których mowa w ust. 2 pkt 6, 7 i 9.
10. Wzór wniosku o nadanie albo odebranie uprawnienia do przetwarzania informacji w SWOP określa załącznik nr 3 do zarządzenia.
§ 33.
2. Zmiana zakresu dotychczas nadanego uprawnienia do przetwarzania informacji w SWOP w związku ze złożeniem nowego wniosku o nadanie albo odebranie uprawnienia do przetwarzania informacji w SWOP następuje poprzez odebranie użytkownikowi SWOP uprawnień w zakresie objętym dotychczas posiadanym uprawnieniem do przetwarzania informacji w SWOP oraz nadanie mu uprawnienia do przetwarzania informacji w SWOP w zmienionym zakresie określonym w nowym wniosku o nadanie albo odebranie uprawnienia do przetwarzania informacji w SWOP. Wystąpienie o nadanie uprawnienia do przetwarzania informacji w SWOP w zmienionym zakresie nie powoduje konieczności występowania z odrębnym wnioskiem o odebranie uprawnień objętych dotychczas posiadanym przez użytkownika SWOP uprawnieniem do przetwarzania informacji w SWOP.
3. W przypadku, w którym użytkownik SWOP posiada więcej niż jedno uprawnienie do przetwarzania informacji w SWOP, nadane zgodnie z § 28-32, ze względu na dostęp do różnych zbiorów danych SWOP lub zbiorów SWOP, o których mowa w § 31 ust. 1, lub ze względu na konieczność posiadania więcej niż jednego konta w systemie teleinformatycznym SWOP, zmiana zakresu nadanego uprawnienia do przetwarzania informacji w SWOP następuje zgodnie z właściwością i zasadami określonymi w § 28-31 oraz:
1) obejmuje wyłącznie uprawnienie do przetwarzania informacji w SWOP w zakresie tych zbiorów danych SWOP lub zbiorów SWOP, których dotyczy nowy wniosek o nadanie albo odebranie uprawnienia do przetwarzania informacji w SWOP, złożony zgodnie z § 32 ust. 3, oraz założone na podstawie tego uprawnienia konto w systemie teleinformatycznym SWOP;
2) nie dotyczy osobno nadanych temu użytkownikowi uprawnień do przetwarzania informacji w SWOP dla innych zbiorów danych SWOP lub zbiorów SWOP, o których mowa w § 31 ust. 1, i posiadanych przez tego użytkownika w związku z tymi osobnymi uprawnieniami kont w systemie teleinformatycznym SWOP, niezwiązanych z zakresem złożonego wniosku o nadanie albo odebranie uprawnienia do przetwarzania informacji w SWOP.
4. Zmiana zakresu nadanego uprawnienia do przetwarzania informacji w SWOP, o której mowa w ust. 1-3, może polegać na:
1) rozszerzeniu zakresu dotychczas posiadanych uprawnień,
2) dodaniu nowego zakresu uprawnień i jednocześnie odebraniu części uprawnień dotychczas posiadanych,
3) odebraniu części dotychczas posiadanych uprawnień,
4) odebraniu dotychczas posiadanych uprawnień i nadaniu nowego zakresu uprawnień
- w ramach danego zbioru danych SWOP lub zbioru SWOP, którego dotyczy uprawnienie do przetwarzania informacji w SWOP objęte tą zmianą.
5. Uprawnienie do przetwarzania informacji w SWOP nadane w zakresie określonych kategorii danych osobowych, o których mowa w § 5 ust. 1, oraz rodzajów operacji przetwarzania, o których mowa w § 78 ust. 1, uprawnia do przetwarzania tylko tych kategorii danych osobowych oraz do wykonywania tylko tych operacji przetwarzania informacji w SWOP w ramach bezpośredniego dostępu do systemu teleinformatycznego SWOP, które są objęte zakresem nadanego uprawnienia niezależnie od:
1) technicznych możliwości wykonania innych operacji przetwarzania informacji w SWOP w ramach operacji "przegląd danych" oraz "edycja" funkcjonujących w systemie teleinformatycznym SWOP;
2) nadanej roli centralnej lub lokalnej i wynikających z tej roli technicznych możliwości przetwarzania innych kategorii danych osobowych oraz wykonania innych operacji przetwarzania aniżeli wskazane w uprawnieniu.
6. Odebranie uprawnienia do przetwarzania informacji w SWOP użytkownikowi SWOP następuje poprzez blokadę jego konta lub kont w systemie teleinformatycznym SWOP:
1) automatycznie z chwilą zmiany jednostki organizacyjnej Policji przez policjanta lub pracownika Policji, który posiadał uprawnienie do przetwarzania informacji w SWOP albo ustania stosunku służbowego policjanta lub stosunku pracy pracownika Policji, który posiadał takie uprawnienie;
2) na podstawie wniosku o odebranie uprawnienia do przetwarzania informacji w SWOP złożonego zgodnie z przepisami § 27-32.
7. W przypadku zmiany jednostki lub komórki organizacyjnej Policji przez użytkownika SWOP i związaną z tym zmianą zakresu zadań służbowych mającą wpływ na zakres posiadanych przez tego użytkownika uprawnień do przetwarzania informacji w SWOP niezwłocznie występuje się o zmianę zakresu nadanych uprawnień do przetwarzania informacji w SWOP zgodnie z przepisami ust. 1-5 albo o odebranie uprawnienia do przetwarzania informacji w SWOP zgodnie z przepisami § 28-32.
§ 34.
1) kadrowych oraz łączności i informatyki w KGP;
2) kadrowych oraz łączności i informatyki w CBŚP, CBZC, CLKP, KWP, KSP, Akademii Policji i szkołach policyjnych - w uzasadnionych przypadkach, jeżeli jest to niezbędne do realizacji zadań związanych z administrowaniem zbiorami danych SWOP w zakresie właściwości tych jednostek;
3) kadrowych w BSWP, a także policjantom i pracownikom Policji komórek organizacyjnych BSWP właściwych w zakresie realizacji zadań Komendanta BSWP dotyczących administrowania informacjami, w tym danymi osobowymi, przetwarzanymi w SWOP, o których mowa w § 10 ust. 3, lub komórek organizacyjnych BSWP właściwych do realizacji zadań BSWP określonych w art. 5b ustawy o Policji - w uzasadnionych przypadkach, jeżeli jest to niezbędne do realizacji zadań związanych z administrowaniem zbiorami danych SWOP w zakresie właściwości tej jednostki, a także w zakresie niezbędnym do realizacji ustawowych zadań BSWP określonych w art. 5b ustawy o Policji.
2. Uprawnienie do dostępu do SWOP ADMINISTRATOR nadaje się na pisemny wniosek o nadanie lub odebranie uprawnień do dostępu do SWOP ADMINISTRATOR złożony przez kierownika:
1) komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę lub jest zatrudniony policjant lub pracownik Policji objęty wnioskiem - w przypadkach, o których mowa w ust. 1 pkt 1;
2) jednostki organizacyjnej Policji lub jego zastępców - w przypadkach, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 3.
3. Wniosek o nadanie albo odebranie uprawnień do dostępu do SWOP ADMINISTRATOR zawiera:
1) informacje, o których mowa w § 32 ust. 2 pkt 1-7;
2) oświadczenie policjanta lub pracownika Policji, którego dotyczy wniosek, o:
a) odbyciu szkolenia, o którym mowa w § 45 ust. 1 pkt 1,
b) zapoznaniu się z przepisami, o których mowa w § 45 ust. 1 pkt 2,
c) posiadaniu upoważnienia do przetwarzania danych osobowych policjantów, pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji,
d) zobowiązaniu się do zachowania w poufności informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP ADMINISTRATOR,
e) zobowiązaniu się do zapewnienia bezpieczeństwa informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP ADMINISTRATOR, w tym ich ochrony przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz ich przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem
- opatrzone własnoręcznym, czytelnym podpisem tego policjanta lub pracownika Policji;
3) określenie zakresu nadawanych uprawnień przez wskazanie użytkowników zbiorów danych SWOP oraz zbiorów SWOP, których ma dotyczyć nadane uprawnienie;
4) wskazanie jednostki i komórki organizacyjnej Policji, których ma dotyczyć nadane uprawnienie;
5) pieczątkę i podpis kierownika komórki lub jednostki organizacyjnej Policji, o którym mowa w ust. 2, wnioskującego o nadanie uprawnienia;
6) pieczątkę i podpis dyrektora biura KGP właściwego w sprawach kadrowych.
§ 35.
2. Dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kadrowych może odmówić nadania uprawnienia do dostępu do SWOP ADMINISTRATOR, jeżeli nadanie uprawnienia nie jest zasadne lub jeżeli uzna brak potrzeby nadania uprawnienia we wnioskowanym zakresie. Wniosek niezatwierdzony nie podlega dalszej realizacji i podlega zwrotowi wnioskodawcy z adnotacją o niezasadności wniosku.
3. Nadane uprawnienie do dostępu do SWOP ADMINISTRATOR dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kadrowych przekazuje, w celu założenia konta użytkownikowi SWOP, którego dotyczy to uprawnienie, jeżeli użytkownik SWOP nie posiada takiego konta, oraz w celu zrealizowania uprawnień w systemie teleinformatycznym SWOP zgodnie z zakresem nadanego uprawnienia:
1) policjantowi lub pracownikowi Policji, o którym mowa w § 32 ust. 5 pkt 1 lub 2, lub
2) dyrektorowi biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki lub właściwemu rzeczowo i terytorialnie kierownikowi komórki organizacyjnej Policji właściwej w sprawach łączności i informatyki w KWP, KSP, Akademii Policji lub szkole policyjnej.
4. Do uprawnień do dostępu do SWOP ADMINISTRATOR przepisy § 32 ust. 6 i 7 stosuje się odpowiednio.
5. W celu zmiany zakresu nadanego uprawnienia do dostępu do SWOP ADMINISTRATOR występuje się z nowym wnioskiem o nadanie albo odebranie uprawnień do dostępu do SWOP ADMINISTRATOR zgodnie z przepisami § 34. Wystąpienie o nadanie uprawnienia do dostępu do SWOP ADMINISTRATOR w zmienionym zakresie nie powoduje konieczności występowania z odrębnym wnioskiem o odebranie uprawnień objętych dotychczas posiadanym uprawnieniem do dostępu do SWOP ADMINISTRATOR.
6. Zmiana zakresu dotychczas nadanego uprawnienia do dostępu do SWOP ADMINISTRATOR w związku ze złożeniem nowego wniosku o nadanie albo odebranie uprawnień do SWOP ADMINISTRATOR następuje przez odebranie policjantowi lub pracownikowi Policji uprawnień w zakresie objętym dotychczas posiadanym uprawnieniem oraz nadanie uprawnienia do dostępu do SWOP ADMINISTRATOR w zmienionym zakresie określonym w nowym wniosku o nadanie albo odebranie uprawnień do dostępu do SWOP ADMINISTRATOR.
7. W przypadku zmiany jednostki lub komórki organizacyjnej Policji przez policjanta lub pracownika Policji posiadającego uprawnienie do dostępu do SWOP ADMINISTRATOR i związaną z tym zmianą zakresu zadań służbowych mającą wpływ na zakres posiadanego uprawnienia do dostępu do SWOP ADMINISTRATOR niezwłocznie występuje się o zmianę zakresu nadanego uprawnienia do dostępu do SWOP ADMINISTRATOR zgodnie z przepisami ust. 5 i 6 albo o odebranie uprawnienia do dostępu do SWOP ADMINISTRATOR zgodnie z przepisami § 34.
8. Dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kadrowych może odebrać nadane uprawnienie do dostępu do SWOP ADMINISTRATOR bez wniosku o odebranie tych uprawnień, w przypadku stwierdzenia, że niedopełniony został obowiązek, o którym mowa w ust. 7.
9. Do zmiany zakresu nadanego uprawnienia do dostępu do SWOP ADMINISTRATOR oraz do odebrania tego uprawnienia przepisy ust. 1-4 stosuje się odpowiednio.
10. Wzór wniosku o nadanie albo odebranie uprawnień do dostępu do SWOP ADMINISTRATOR określa załącznik nr 4 do zarządzenia.
§ 36.
2. Dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kadrowych może pisemnie upoważnić podległych kierowników komórek organizacyjnych Policji do nadawania i odbierania uprawnień do dostępu do SWOP ADMINISTRATOR oraz realizacji czynności z tym związanych, o których mowa w § 35 ust. 1-9.
§ 37.
1) dokonuje na bieżąco weryfikacji nadanych uprawnień w zakresie:
a) zgodności posiadanych uprawnień z realizowanymi zadaniami służbowymi,
b) aktualności zawartych we wniosku informacji i danych uprawnionego,
c) zgodności faktycznego zakresu przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SWOP z zakresem posiadanych uprawnień;
2) składa nowy wniosek o nadanie uprawnienia do przetwarzania informacji w SWOP, jeżeli nastąpi zmiana zakresu lub rodzaju czynności służbowych realizowanych przez uprawnionego policjanta lub pracownika Policji wpływająca na zakres dostępu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP;
3) niezwłocznie składa wniosek o odebranie nadanego uprawnienia do przetwarzania informacji w SWOP, jeżeli uprawniony policjant lub pracownik Policji:
a) został zawieszony w czynnościach służbowych,
b) został przeniesiony do pełnienia służby lub wykonywania pracy w innej jednostce lub komórce organizacyjnej Policji,
c) zmarł.
2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do uprawnień do dostępu do SWOP ADMINISTRATOR.
§ 38.
2. Rejestr jest prowadzony dla użytkowników SWOP:
1) lokalnych zbiorów danych SWOP KGP, Centralnej Bazy Kadrowej SWOP, zbioru danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ, zbioru danych SWOP CRDK II oraz zbioru SWOP MASTER w zakresie użytkowników z KGP, BSWP, CBŚP, CBZC, BOA i CLKP - w KGP przez dyrektora biura KGP właściwego w sprawach kadrowych;
2) lokalnych zbiorów danych SWOP KWP, lokalnych zbiorów danych SWOP KSP, zbioru danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ oraz zbioru SWOP MASTER w zakresie użytkowników z KWP, KSP, jednostek podległych lub jednostek obsługiwanych przez te jednostki - odpowiednio we właściwej KWP i KSP przez kierowników komórek organizacyjnych właściwych w sprawach kadrowych w KWP i KSP;
3) lokalnych zbiorów danych SWOP APol, lokalnych zbiorów danych SWOP SP, zbioru danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ oraz zbioru SWOP MASTER w zakresie użytkowników z Akademii Policji i szkół policyjnych - odpowiednio w Akademii Policji i we właściwej szkole policyjnej przez kierowników komórek organizacyjnych właściwych w sprawach kadrowych w tych jednostkach.
3. Rejestr zawiera:
1) informacje, o których mowa w § 27 ust. 2 pkt 4-6, dotyczące uprawnienia do przetwarzania informacji w SWOP nadanego użytkownikowi SWOP;
2) dane i informacje, o których mowa w § 32 ust. 2 pkt 1, 2 i 6, dotyczące użytkownika SWOP;
3) informacje dotyczące utworzonych kont i zrealizowanych uprawnień w systemie teleinformatycznym SWOP, obejmujące: nazwę konta w SWOP, datę założenia konta oraz dane administratora użytkowników zakładającego lub blokującego konto oraz realizującego nadanie i odebranie uprawnień;
4) informacje o wszystkich posiadanych, nadanych lub odebranych uprawnieniach do przetwarzania informacji w SWOP dotyczących użytkownika SWOP.
4. Kierownicy, o których mowa w ust. 2 pkt 2 i 3, w terminie do dziesiątego dnia każdego miesiąca przesyłają, w postaci elektronicznej, do biura KGP właściwego w sprawach kadrowych, Rejestr prowadzony we właściwych im jednostkach organizacyjnych Policji, wygenerowany z systemu teleinformatycznego SWOP, zawierający zapisy według stanu na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego miesiąc przesłania Rejestru.
5. W przypadku Rejestru prowadzonego w KGP przez dyrektora biura KGP właściwego w sprawach kadrowych, w terminie do dziesiątego dnia każdego miesiąca z systemu teleinformatycznego SWOP generuje się Rejestr zawierający zapisy według stanu na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym Rejestr jest generowany, oraz zapisuje się ten Rejestr i przetwarza w postaci elektronicznej na informatycznych nośnikach danych.
6. Zapisy z rejestrów, o których mowa w ust. 4 i 5, przechowuje się i wykorzystuje w celach związanych z realizacją czynności związanych z kontrolą i nadzorem służbowym, o których mowa w przepisach rozdziału 16.
§ 39.
1) przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, pochodzących ze SWOP lub uzyskanych ze SWOP;
2) wykonywania operacji przetwarzania informacji, o których mowa w § 78 ust. 1, pośrednio, przez zlecenie wykonania operacji użytkownikowi SWOP w zbiorach danych SWOP, o których mowa w § 3 pkt 1-7, 9 i 10 zgodnie z przepisami § 40 oraz w zbiorze danych SWOP CRDK II także zgodnie z przepisami § 41.
§ 40.
2. Zlecenie wykonania operacji przetwarzania informacji w SWOP zawiera:
1) dane policjanta lub pracownika Policji zlecającego wykonanie operacji przetwarzania, obejmujące:
a) imię (imiona) i nazwisko oraz stopień służbowy,
b) identyfikator kadrowy,
c) zajmowane stanowisko służbowe,
d) nazwę jednostki i komórki organizacyjnej Policji miejsca pełnienia służby lub wykonywania pracy,
e) numer telefonu służbowego oraz adres służbowej poczty elektronicznej;
2) wskazanie zbioru danych SWOP lub zbioru SWOP, którego dotyczy zlecona operacja przetwarzania;
3) wskazanie rodzaju operacji przetwarzania informacji, której dotyczy zlecenie, w zakresie określonym w § 78 ust. 1;
4) wskazanie celu przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, ze zbiorów danych SWOP, w tym zadań lub czynności, do których lub w ramach których przetwarzanie informacji ze SWOP jest niezbędne;
5) oznaczenie numeru sprawy lub postępowania (l.dz., sygn.), w ramach których przetwarzanie informacji ze SWOP jest niezbędne lub wskazanie podstawy prawnej przetwarzania tych informacji;
6) wskazanie zakresu lub rodzaju informacji, w tym danych osobowych, których dotyczy zlecona operacja przetwarzania;
7) datę (dzień, miesiąc, rok) i miejscowość zlecenia;
8) podpis osoby zlecającej wykonanie operacji;
9) dane policjanta lub pracownika Policji wykonującego zleconą operację przetwarzania, obejmujące: imię (imiona), nazwisko, stopień służbowy, identyfikator kadrowy, zajmowane stanowisko służbowe oraz nazwę jednostki i komórki organizacyjnej Policji miejsca pełnienia służby lub wykonywania pracy;
10) datę (dzień, miesiąc, rok) i miejscowość oraz podpis osoby, o której mowa w pkt 9.
3. W odpowiedzi na zlecenie wykonania operacji przetwarzania informacji w SWOP użytkownik SWOP lub uprawniona osoba z komórki organizacyjnej Policji właściwej w zakresie danego zbioru danych SWOP przekazuje informacje odpowiadające rodzajowi i zakresowi zleconej operacji.
4. W przypadku gdy zlecenie operacji przetwarzania zawiera braki formalne lub budzi wątpliwości co do zgodności z prawem lub zasadności przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, ze SWOP, kierownik komórki organizacyjnej Policji realizującej zlecenie zwraca je zlecającemu celem uzupełnienia odpowiednio braków formalnych, podstaw prawnych lub wskazania zasadności przetwarzania zleconych informacji. Zlecenie nieuzupełnione w zakresie braków formalnych, niezasadne lub niespełniające warunku zgodności z prawem nie podlega realizacji.
5. Zlecenie wykonania operacji przetwarzania informacji w SWOP realizuje się niezwłocznie, jednakże nie później niż w terminie 7 dni od dnia otrzymania zlecenia.
6. Zlecenie wykonania operacji przetwarzania informacji w SWOP może być złożone ustnie, jeżeli jest to uzasadnione pilnością realizacji zadań przez zlecającego, jednakże w takim przypadku zlecenie wymaga potwierdzenia na piśmie, zgodnie z ust. 1 i 2, przez zlecającego lub jego przełożonego, wraz z realizacją zlecenia lub niezwłocznie po jego zrealizowaniu. W takim przypadku zlecenie realizuje się niezwłocznie.
7. W przypadku, gdy zlecenie wykonania operacji przetwarzania informacji w SWOP złożone ustnie nie zostanie potwierdzone na piśmie przez zlecającego lub jego przełożonego w terminie 7 dni od dnia zrealizowania zlecenia lub będzie zawierało braki lub budziło wątpliwości, o których mowa w ust. 4, które nie zostały usunięte, zlecenie to uważa się za dokonane bez podstawy prawnej, o czym kierownik komórki organizacyjnej Policji właściwej w zakresie danego zbioru danych SWOP zawiadamia zlecającego oraz jego przełożonego. W takim przypadku do zlecającego przepisy § 49 stosuje się odpowiednio.
8. Zrealizowane zlecenie wykonania operacji przetwarzania informacji w SWOP po uzupełnieniu danych, o których mowa w ust. 2 pkt 9 i 10, przez policjanta lub pracownika Policji realizującego zleconą operację przetwarzania bezpośrednio w systemie teleinformatycznym SWOP pozostawia się i przechowuje w komórce organizacyjnej Policji, w której zrealizowano to zlecenie przez okres nie krótszy niż 10 lat, w celach związanych z kontrolą i nadzorem służbowym, o których mowa w § 94, a kopię tego zlecenia wraz z odpowiedzią, o której mowa w ust. 3, przekazuje się zlecającemu wykonanie operacji przetwarzania informacji w SWOP.
9. Do zleceń wykonania operacji przetwarzania informacji w SWOP złożonych ustnie oraz potwierdzonych pisemnie, o których mowa w ust. 6, przepisy ust. 8 stosuje się odpowiednio.
10. Wzór zlecenia wykonania operacji przetwarzania informacji w SWOP określa załącznik nr 5 do zarządzenia.
§ 41.
1) KWP lub KSP - w zakresie zleceń, o których mowa w ust. 2 pkt 1;
2) KGP - w zakresie zleceń, o których mowa w ust. 2 pkt 2.
2. Zlecenie wykonania operacji przetwarzania informacji w SWOP CRDK II w zakresie:
1) operacji przetwarzania obejmujących rejestrowanie, modyfikowanie danych osobowych, sprawdzenie (przeglądanie), weryfikowanie (typowanie, selekcjonowanie, analizowanie) oraz udostępnianie wykonuje się odpowiednio w sposób określony w § 40;
2) operacji przetwarzania obejmujących modyfikowanie informacji niezawierających danych osobowych i usuwanie informacji, w tym danych osobowych, wykonuje się na zasadach i w sposób określony w ust. 3- 6.
3. Zlecenie wykonania operacji przetwarzania informacji w SWOP CRDK II, o których mowa w ust. 2 pkt 2, składa się w postaci protokołu modyfikacji lub usunięcia informacji w SWOP CRDK II zawierającego:
1) dane policjanta lub pracownika Policji zlecającego wykonanie modyfikacji lub usunięcia, obejmujące:
a) imię (imiona) i nazwisko oraz stopień służbowy,
b) identyfikator kadrowy,
c) zajmowane stanowisko służbowe,
d) nazwę jednostki i komórki organizacyjnej Policji miejsca pełnienia służby lub wykonywania pracy,
e) numer telefonu służbowego oraz adres służbowej poczty elektronicznej;
2) wskazanie rodzaju operacji przetwarzania informacji, której dotyczy zlecenie, w zakresie określonym w § 78 ust. 1 pkt 2 i 7;
3) wskazanie zakresu lub rodzaju informacji, w tym danych osobowych, których dotyczy zlecona operacja usunięcia lub rodzaju informacji, których dotyczy zlecona operacja modyfikacji;
4) w przypadku zlecenia operacji modyfikacji - wskazanie zakresu modyfikacji informacji w SWOP CRDK II;
5) wskazanie przyczyny wnioskowanych zmian;
6) datę (dzień, miesiąc, rok) i miejscowość zlecenia oraz podpis osoby zlecającej wykonanie operacji;
7) datę (dzień, miesiąc, rok) i podpis kierownika komórki organizacyjnej Policji właściwej w sprawach doboru;
8) dane policjanta lub pracownika Policji wykonującego operację przetwarzania w zakresie modyfikacji lub usunięcia informacji, w tym danych osobowych, ze SWOP CRDK II, obejmujące: imię (imiona), nazwisko, stopień służbowy, identyfikator kadrowy oraz nazwę jednostki i komórki organizacyjnej Policji miejsca pełnienia służby lub wykonywania pracy;
9) datę (dzień, miesiąc, rok) i miejscowość oraz podpis osoby, o której mowa w pkt 8;
10) w przypadku usunięcia danych osobowych kandydata do służby w Policji - datę i podpis dyrektora biura KGP właściwego w sprawach kadrowych lub upoważnionego przez niego w tym zakresie kierownika podległej mu komórki organizacyjnej.
4. W odpowiedzi na zlecenie wykonania operacji przetwarzania informacji w SWOP CRDK II użytkownik SWOP lub inna uprawniona osoba z biura KGP właściwego w sprawach kadrowych przekazuje informacje o realizacji zleconej operacji.
5. W przypadku gdy zlecenie operacji przetwarzania zawiera braki formalne lub budzi wątpliwości co do zgodności z prawem lub zasadności przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, ze SWOP, kierownik komórki organizacyjnej Policji właściwej w sprawach doboru realizującej zlecenie zwraca je zlecającemu w celu uzupełnienia odpowiednio braków formalnych, podstaw prawnych lub wskazania zasadności przetwarzania zleconych informacji. Zlecenie nieuzupełnione w zakresie braków formalnych, niezasadne lub niespełniające warunku zgodności z prawem nie podlega realizacji.
6. Do realizacji zlecenia wykonania operacji przetwarzania informacji w SWOP CRDK II przepis § 40 ust. 5 stosuje się odpowiednio.
7. Zrealizowane zlecenie wykonania operacji przetwarzania informacji w SWOP (protokół modyfikacji lub usunięcia informacji w SWOP CRDK II), po uzupełnieniu danych, o których mowa w ust. 2 pkt 8 i 9, przez policjanta lub pracownika Policji realizującego zleconą operację przetwarzania bezpośrednio w systemie teleinformatycznym SWOP pozostawia się i przechowuje w komórce organizacyjnej Policji, w której zrealizowano to zlecenie przez okres nie krótszy niż 5 lat, w celach związanych z kontrolą i nadzorem służbowym, o których mowa w § 94.
8. Wzór protokołu modyfikacji lub usunięcia informacji w SWOP CRDK II określa załącznik nr 6 do zarządzenia.
§ 42.
1) Pierwszego Zastępcę i Zastępców Komendanta Głównego Policji;
2) dyrektora biura KGP właściwego w sprawach kadrowych i jego zastępców;
3) kierownika komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach administrowania i przetwarzania danych osobowych w SWOP oraz jego zastępców.
2. Komendanta BSWP, Komendanta CBŚP, Komendanta CBZC, Dyrektora CLKP, Dowódcę BOA, komendantów wojewódzkich (Stołecznego) Policji, Komendanta-Rektora Akademii Policji i komendantów szkół policyjnych oraz ich zastępców uprawnia się do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SWOP, wprowadzanych do SWOP lub uzyskanych ze SWOP w zakresie właściwym do realizowanych przez nich zadań służbowych w sprawach określonych w § 4, w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, dotyczących:
1) podległych im policjantów i pracowników Policji, w tym po ustaniu ich służby lub pracy w Policji, oraz członków ich rodzin;
2) kandydatów do służby w Policji - w prowadzonych przez nich postępowaniach kwalifikacyjnych do służby w Policji lub na poszczególnych etapach tego postępowania, zgodnie z ich właściwością;
3) osób, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 3-6 - w prowadzonych przez nich sprawach, zgodnie z ich właściwością.
3. Dyrektorów biur KGP oraz ich zastępców, z zastrzeżeniem ust. 1 pkt 2, uprawnia się do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SWOP, wprowadzanych do SWOP lub uzyskanych ze SWOP w zakresie właściwym do realizowanych przez nich zadań służbowych w sprawach określonych w § 4, w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, dotyczących:
1) podległych im policjantów i pracowników Policji, w tym po ustaniu ich służby lub pracy w Policji, oraz członków ich rodzin;
2) osób, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 3-6 - w prowadzonych przez nich sprawach, zgodnie z ich właściwością.
4. Inspektora ochrony danych w KGP, inspektorów ochrony danych wyznaczonych przez komendantów, o których mowa w ust. 2, inspektora ochrony danych wyznaczonego przez Dyrektora CLKP oraz osoby zastępujące tych inspektorów uprawnia się do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SWOP, wprowadzanych do SWOP lub uzyskanych ze SWOP w zakresie realizacji zadań wynikających ze sprawowanej funkcji.
5. Uprawnienia, o których mowa w ust. 1-4 dotyczą dostępu do zbiorów danych SWOP, przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w systemach teleinformatycznych SWOP oraz poza tymi systemami, w tym bez dostępu do systemów teleinformatycznych SWOP, bez konieczności nadawania odrębnych uprawnień na zasadach określonych w § 27-35.
6. Do poleceń kierowników, o których mowa w ust. 1-3, dotyczących przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SWOP wydanych przez nich w związku z pełnioną funkcją i realizacją zadań służbowych na zajmowanym stanowisku przepisów § 39-41 nie stosuje się.
§ 43.
2. Administrator SWOP, dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kadrowych lub inspektor ochrony danych w KGP, który zdecydował o odebraniu uprawnienia do przetwarzania informacji w SWOP zgodnie z ust. 1, informuje bezpośredniego przełożonego policjanta lub pracownika Policji, któremu odebrano te uprawnienia, o fakcie i przyczynach ich odebrania oraz poleca dyrektorowi biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki lub kierownikowi komórki organizacyjnej Policji właściwej w sprawach łączności i informatyki właściwemu miejscowo i rzeczowo dla miejsca pełnienia służby lub wykonywania pracy przez policjanta lub pracownika Policji, któremu odebrano uprawnienie, zablokowanie konta lub kont temu policjantowi lub pracownikowi Policji w systemie teleinformatycznym SWOP.
3. Odebranie uprawnień, o którym mowa w ust. 1, odbywa się w formie pisemnego polecenia odebrania uprawnień, opatrzonego podpisem administratora SWOP, dyrektora biura KGP właściwego w sprawach kadrowych lub inspektora ochrony danych w KGP.
4. Polecenie zablokowania konta, o którym mowa w ust. 2, niezwłocznie przesyła się na piśmie w postaci papierowej lub elektronicznej, w tym za pomocą służbowej poczty elektronicznej.
5. Do odebrania uprawnień w sposób określony w ust. 1-4 nie stosuje się przepisów § 28-37.
§ 44.
2. Do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w ramach bezpośredniego dostępu do zbiorów danych SWOP oraz bezpośrednio w systemie teleinformatycznym SWOP dopuszcza się policjantów i pracowników Policji posiadających upoważnienie, o którym mowa w ust. 1, oraz ważne uprawnienie do przetwarzania informacji w SWOP nadane zgodnie z przepisami § 27-33 i 36 ust. 1, a w przypadkach określonych w § 34 ust. 1 ważne uprawnienie do dostępu do SWOP ADMINISTRATOR nadane zgodnie z przepisami § 34, 35 i 36 ust. 2.
3. Na podstawie i w zakresie nadanych uprawnień do przetwarzania informacji w SWOP oraz uprawnień do dostępu do SWOP ADMINISTRATOR, a także na podstawie uprawnień określonych w § 39, policjanci i pracownicy Policji przetwarzają informacje, w tym dane osobowe, w SWOP, wprowadzane do SWOP lub uzyskane ze SWOP w celu realizacji zadań wynikających z przepisów prawa lub poleceń przełożonych albo innych uprawnionych osób, z zachowaniem zasad legalności, rzetelności, prawidłowości, proporcjonalności, bezpieczeństwa oraz poufności ich przetwarzania.
§ 45.
1) odbywa szkolenie z zakresu ochrony danych osobowych, uwzględniające zasady przetwarzania, bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych przetwarzanych w SWOP;
2) zapoznaje się z przepisami dotyczącymi przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SWOP, a także z przepisami dotyczącymi ochrony tych informacji, w tym danych osobowych, oraz potwierdza fakt zapoznania się z tymi przepisami własnoręcznym podpisem.
2. Odstąpienie od odbycia szkolenia, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, stanowi podstawę do odmowy wydania uprawnienia do przetwarzania informacji w SWOP.
3. Za prawidłowe przeprowadzanie szkolenia, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, odpowiada inspektor ochrony danych w jednostce organizacyjnej Policji. Program szkolenia przygotowuje inspektor ochrony danych KGP w porozumieniu z dyrektorami KGP właściwymi w sprawach łączności i informatyki, kadrowych, finansów, logistyki i kontroli, kierownikiem komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach ochrony pracy oraz Komendantem-Rektorem Akademii Policji. Program szkolenia zatwierdza Komendant Główny Policji.
§ 46.
1) przetwarzać informacje, w tym dane osobowe, w SWOP, wprowadzane do SWOP lub uzyskane ze SWOP zgodnie z:
a) obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z przepisami rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o Policji oraz przepisami ustaw wskazanych w § 5 ust. 2,
b) upoważnieniem do przetwarzania danych osobowych policjantów, pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji,
c) posiadanymi uprawnieniami do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych w SWOP, o których mowa w przepisach niniejszego rozdziału;
2) znać przepisy regulujące problematykę ochrony danych osobowych, przetwarzanie informacji, w tym danych osobowych, w SWOP, strukturę organizacyjną i funkcjonalności SWOP;
3) zachować w tajemnicy (poufności) dane osobowe, z którymi zapoznają się w związku z przetwarzaniem informacji, w tym danych osobowych, w SWOP i ze SWOP oraz w związku z realizowanymi zadaniami służbowymi dotyczącymi przetwarzania tych informacji;
4) zapewnić bezpieczeństwo informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP oraz ich ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, nieuprawnioną lub przypadkową modyfikacją, zniekształceniem, zniszczeniem oraz utratą;
5) realizować obowiązki związane z ujawnieniem lub stwierdzeniem naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP, w szczególności związanych z ujawnieniem nieuprawnionego dostępu, modyfikacji, zniekształcenia lub zniszczenia informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP.
Rozdział 7
Obowiązki związane ze zgłaszaniem naruszeń ochrony danych osobowych w SWOP
§ 47.
1) spowodował, współuczestniczył w spowodowaniu lub był świadkiem spowodowania zagrożenia bezpieczeństwa danych osobowych lub naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP;
2) ujawnił lub uzyskał informacje, dokumenty lub inne materiały wskazujące na zagrożenie bezpieczeństwa danych osobowych lub wystąpienie naruszenia, o którym mowa w pkt 1.
2. Bezpośredni przełożony, który został powiadomiony zgodnie z ust. 1, o wystąpieniu naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP niezwłocznie, jednakże nie później niż w ciągu 48 godzin od powiadomienia:
1) informuje pisemnie właściwego ze względu na jego miejsce pełnienia służby lub wykonywania pracy inspektora ochrony danych, o wystąpieniu naruszenia oraz przekazuje wszelkie niezbędne informacje związane z tym naruszeniem;
2) informuje pisemnie dyrektorów biur KGP i kierownika komórki organizacyjnej KGP, o których mowa w § 10 ust. 2, zgodnie z właściwością określoną w tym przepisie w zakresie administrowania zbiorami danych SWOP, o wystąpieniu naruszenia oraz przekazuje wszelkie niezbędne informacje związane z tym naruszeniem;
3) podejmuje osobiście lub poleca podległym policjantom lub pracownikom Policji:
a) ustalenie okoliczności i przyczyn wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP,
b) ustalenie czy istnieje prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych, a w przypadku gdy ustalono, że prawdopodobieństwo wystąpienia takiego ryzyka nie jest małe, również ustalenie czy wystąpiło wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych,
c) ustalenie okoliczności i informacji określonych w art. 33 ust. 3 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679,
d) zabezpieczenie informacji oraz danych osobowych przed dalszym naruszeniem ich ochrony, w szczególności zniszczeniem,
e) zebranie oraz zabezpieczenie dokumentów, danych, informatycznych nośników danych lub innych materiałów dotyczących naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP lub mogących stanowić dowód wystąpienia tego naruszenia;
4) przekazuje informacje, o których mowa w pkt 2, wraz z zebranymi i zabezpieczonymi dokumentami oraz materiałami, a także wraz z wypełnionym formularzem zgłoszenia naruszenia ochrony danych w SWOP, zgodnie z zasadami podległości służbowej:
a) dyrektorowi biura KGP lub kierownikowi komórki organizacyjnej KGP, o których mowa w § 10 ust. 2 - w celu umożliwienia realizacji przez nich zadań określonych w § 12 ust. 1 pkt 5 lit. a, pkt 6, pkt 7 lit. a i pkt 8 lub w przypadku dyrektora biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki KGP - również określonych w § 14 ust. 1 pkt 6-9,
b) komendantowi jednostki organizacyjnej Policji lub Dyrektorowi CLKP, o których mowa w § 10 ust. 3 i 4 - w celu umożliwienia realizacji przez nich zadań określonych w § 12 ust. 2 pkt 4-7,
c) dyrektorowi biura KGP niewskazanemu w § 10 ust. 2, Dowódcy BOA, komendantowi powiatowemu (miejskiemu, rejonowemu) Policji lub komendantowi komisariatu Policji - w celu realizacji zadań określonych w § 13 pkt 2-4.
3. W przypadku gdy przełożonym, o którym mowa w ust. 2, jest dyrektor biura KGP, Dyrektor CLKP, Dowódca BOA, Komendant BSWP, Komendant CBŚP, Komendant CBZC, komendant wojewódzki (Stołeczny) Policji, Komendant-Rektor Akademii Policji, komendant szkoły policyjnej, komendant powiatowy (rejonowy, miejski) Policji lub komendant komisariatu Policji, ten dyrektor, dowódca lub komendant wykonuje czynności, o których mowa w ust. 2 pkt 1-3, oraz odpowiednio czynności, o których mowa w § 12 ust. 1 pkt 6- 8 i ust. 2 pkt 5-7, § 13 pkt 2-4 oraz w § 14 ust. 1 pkt 6-9.
§ 48.
2. W przypadku określonym w ust. 1 Komendant Główny Policji, w uzgodnieniu z dyrektorem biura KGP właściwego w sprawach kadrowych, wyznacza kierownika jednostki lub komórki organizacyjnej Policji do przeprowadzenia czynności, o których mowa w § 47 ust. 2, § 12 ust. 1 pkt 6-8 i ust. 2 pkt 5-7, § 13 pkt 2-4 oraz w § 14 ust. 1 pkt 6-9, jednakże z czynności tych wyłącza się tego kierownika, którego dotyczą czyny, o których mowa w ust. 1 pkt 1, a także inspektora ochrony danych w KGP, jeżeli czyny te dotyczą tego inspektora.
3. Jeżeli czyny, o których mowa w § 47 ust. 1 pkt 1, dotyczą bezpośrednio dyrektora biura KGP właściwego w sprawach kadrowych, dyrektor ten niezwłocznie pisemnie powiadamia o naruszeniu ochrony danych osobowych w SWOP Komendanta Głównego Policji, załączając do tej informacji dokumenty potwierdzające fakt tego naruszenia, a także zabezpiecza dane osobowe przed zagrożeniem ich bezpieczeństwa lub dalszym naruszeniem ich ochrony oraz zabezpiecza dowody tego zagrożenia lub naruszenia. W takim przypadku Komendant Główny Policji wyznacza kierownika jednostki lub komórki organizacyjnej Policji do przeprowadzenia czynności, o których mowa w § 47 ust. 2 oraz § 12 ust. 1 pkt 6-8, wyłączając z tych czynności dyrektora biura KGP właściwego w sprawach kadrowych.
§ 49.
2. W przypadku ujawnienia czynu, o którym mowa w ust. 1, właściwy przełożony dyscyplinarny lub pracodawca niezwłocznie podejmuje czynności:
1) na podstawie przepisów rozdziału 10 ustawy o Policji - w przypadku policjantów;
2) związane z pociągnięciem do odpowiedzialności dyscyplinarnej za naruszenie obowiązków członka korpusu służby cywilnej lub mające na celu rozwiązanie stosunku pracy - w przypadku pracownika Policji będącego członkiem korpusu służby cywilnej;
3) związane z pociągnięciem do odpowiedzialności porządkowej lub mające na celu rozwiązanie stosunku pracy - w przypadku pracownika Policji niebędącego członkiem korpusu służby cywilnej.
Rozdział 8
Zasady nadawania identyfikatora kadrowego
§ 50.
2. Identyfikator kadrowy stanowi indywidualne i niepowtarzalne oznaczenie identyfikujące policjanta oraz pracownika Policji w zakresie związanym z jego służbą i pracą w Policji złożone z kombinacji:
1) sześciu cyfr, nadawane każdemu policjantowi w chwili przyjęcia do służby w Policji;
2) sześciu cyfr albo litery i pięciu cyfr, nadawane każdemu pracownikowi Policji w chwili zatrudnienia w Policji.
3. Identyfikator kadrowy nadaje:
1) dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kadrowych - policjantom i pracownikom Policji w KGP i BOA;
2) Komendant BSWP - policjantom i pracownikom BSWP;
3) Komendant CBŚP - policjantom i pracownikom CBŚP;
4) Komendant CBZC - policjantom i pracownikom CBZC;
5) Dyrektor CLKP - policjantom i pracownikom CLKP;
6) Komendant-Rektor Akademii Policji i komendanci szkół policyjnych - podległym policjantom i pracownikom Policji;
7) komendant wojewódzki (Stołeczny) Policji - podległym policjantom i pracownikom Policji, innym niż wskazani w pkt 1-6.
4. Identyfikator kadrowy jako numer identyfikacyjny policjanta stanowi element:
1) identyfikacji legitymacji służbowej policjanta;
2) znaku identyfikacji indywidualnej policjanta.
5. W zakresie, o którym mowa w ust. 4, identyfikator kadrowy podlega ochronie określonej w art. 20a ust. 1 ustawy o Policji.
DZIAŁ III
Szczegółowe informacje, w tym dane osobowe, przetwarzane w zbiorach danych SWOP
Rozdział 9
Zbiór danych SWOP KADRA
§ 51.
2. Zbiór danych SWOP KADRA składa się ze zbiorów danych o nazwie:
1) "Kadry",
2) "Szkolenia",
3) "Dyscyplina",
4) "BHP",
5) "Medycyna Pracy",
6) "SZKOLENIA BHP/PPOMOC/PPOŻ"
- zwanych dalej łącznie lub osobno również "zbiorami danych SWOP KADRA", w tym wraz z nazwą danego zbioru.
3. W zbiorze danych SWOP KADRA "Kadry" przetwarza się informacje, w tym dane osobowe, pogrupowane w następujących kartotekach:
1) Kartotece Osobowej;
2) Kartotece Absencyjnej;
3) Rejestracji Czasu Pracy (RCP);
4) ZUS Pracownicy;
5) Doskonalenie zawodowe.
§ 52.
1) imię (imiona) i nazwisko (aktualne oraz pierwsze), nazwisko rodowe, oraz poprzednie;
2) identyfikator kadrowy;
3) numer PESEL;
4) datę i miejsce urodzenia, w tym województwo i kraj;
5) imię ojca i imię matki;
6) płeć;
7) miejsce zamieszkania oraz zameldowania, ze wskazaniem dokładnego adresu, zawierającego: nazwę miejscowości, kod pocztowy, nazwę ulicy, numer domu i mieszkania;
8) adres do korespondencji;
9) w przypadku policjantów:
a) fotografię wizerunku twarzy na podstawie fotografii z legitymacji służbowej policjanta,
b) stan cywilny,
c) numer identyfikacyjny z legitymacji służbowej policjanta stanowiący identyfikator kadrowy zgodnie z § 50 ust. 4;
10) obywatelstwo;
11) serię i numer dowodu osobistego lub paszportu oraz organ wydający w przypadku braku numeru PESEL;
12) numer telefonu służbowego oraz adres służbowej poczty elektronicznej;
13) dane kontaktowe, w tym prywatny numer telefonu i adres poczty elektronicznej.
2. W Kartotece Osobowej, w zakresie przyporządkowanym do danych osobowych, o których mowa w ust. 1, przetwarza się:
1) informacje obejmujące grupę pracowniczą zgodnie z obowiązującymi wartościami słownikowymi SWOP (w tym: funkcjonariusz Policji, pracownik, pracownik korpusu służby cywilnej lub były pracownik) oraz kategorię pracowniczą zgodnie z obowiązującymi wartościami słownikowymi SWOP (w tym: funkcjonariusz Policji, urzędnik korpusu służby cywilnej lub umowa na zastępstwo);
2) dane dotyczące uprawnień do dostępu do informacji niejawnych, w tym: numer poświadczenia bezpieczeństwa, datę jego wydania, poziom dostępu i termin ważności, rodzaj poświadczenia i nazwę organu wydającego, a także informacje o odbyciu szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych, w tym numer zaświadczenia o odbytym szkoleniu i datę odbycia szkolenia;
3) dane dotyczące ubezpieczeń społecznych, w tym kod tytułu ubezpieczenia, datę ubezpieczenia, datę wyrejestrowania, stopień niezdolności do pracy lub służby, okres orzeczenia niepełnosprawności, nazwę właściwego oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia i datę przystąpienia do ubezpieczenia.
§ 53.
2. W katalogu "Stan rodzinny" przetwarza się następujące informacje, w tym dane osobowe, o stanie rodzinnym policjanta oraz pracownika Policji:
1) informacje o stopniu pokrewieństwa;
2) imię i nazwisko ojca oraz imię i nazwisko matki;
3) dane dotyczące dziecka, obejmujące: imię i nazwisko, numer PESEL, datę urodzenia, datę zgłoszenia do ubezpieczenia oraz datę wyrejestrowania z ubezpieczenia;
4) dane małżonka, obejmujące: imię i nazwisko, datę zawarcia związku małżeńskiego oraz datę rozwiązania związku małżeńskiego;
5) numer i serię dowodu osobistego lub paszportu członka rodziny;
6) miejsce zamieszkania członka rodziny, w tym dokładny adres, obejmujący: nazwę miejscowości, kod pocztowy, nazwę ulicy, numer domu lub mieszkania;
7) informacje o dacie zgonu dotyczące osób, o których mowa w pkt 2-4;
8) informacje o stopniu niepełnosprawności członka rodziny, o źródłach utrzymania członka rodziny, w tym informacje czy pozostaje na wyłącznym utrzymaniu osoby ubezpieczonej lub czy pozostaje we wspólnym gospodarstwie domowym;
9) informacje o wyrażeniu sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych członków rodziny i dacie złożenia sprzeciwu.
3. W Kartotece Osobowej, w katalogu "Stan rodzinny - Informacje dodatkowe" przetwarza się ponadto informacje:
1) obejmujące następujące dane antropometryczne policjanta: wzrost, wagę, obwód głowy, obwód klatki piersiowej, obwód pasa oraz rozmiar obuwia;
2) dotyczące warunków mieszkaniowych, ze wskazaniem rodzaju mieszkania zgodnie z wartościami słownikowymi SWOP (mieszkanie własne, mieszkanie zastępcze, mieszkanie wynajmowane, hotel lub inne).
4. W Kartotece Osobowej przetwarza się ponadto informacje przyporządkowane do danych osobowych, o których mowa w ust. 1, usystematyzowane poza katalogiem, o którym mowa w ust. 1, w postaci następujących katalogów:
1) "Wykształcenie";
2) "Przebieg służby lub pracy";
3) "Wojsko";
4) "Wynagrodzenie";
5) "Informacje Dodatkowe";
6) "Inne";
7) "Kary i zawieszenia";
8) "Wyróżnienia i opinie".
5. Szczegółowy zakres informacji przetwarzanych w katalogach Kartoteki Osobowej, o których mowa w ust. 4, w zbiorze danych SWOP KADRA "Kadry" określa załącznik nr 7 do zarządzenia.
§ 54.
1) usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych absencjach (nieobecnościach) w służbie lub w pracy, w zakresie informacji o urlopach, zaświadczeniach lekarskich o niezdolności do służby i pracy (e-ZLA), opiekach lub nieobecnościach z innych tytułów, w tym urlopach macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych;
2) wypracowanych godzinach nadliczbowych i dniach odbioru nadgodzin oraz rozliczaniu nadgodzin;
3) planie urlopowym;
4) ilości przysługującego urlopu za dany rok, w tym urlopu dodatkowego i urlopu zaległego oraz informacje o przysługujących innych tytułach nieobecności w służbie lub w pracy, w tym z tytułu opieki nad dzieckiem;
5) przyczynach usunięcia absencji.
2. W kartotece Rejestracji Czasu Pracy (RCP) przetwarza się informacje dotyczące kalendarza czasu służby lub pracy policjanta oraz pracownika Policji z określeniem wymiaru czasu służby lub pracy w danym tygodniu służby lub pracy, zgodnie z czasem służby przewidzianym na danym stanowisku służbowym lub zgodnie z umową o pracę (wymiarem etatu).
3. Informacje przetwarzane w kartotece Rejestracja Czasu Pracy (RCP) stanowią podstawę do tworzenia Kartoteki Absencyjnej i rejestrowania w niej informacji oraz są podstawą tworzenia kalendarza czasu służby lub pracy dla danego policjanta lub pracownika Policji, wzornika czasu pracy w ramach komórki organizacyjnej Policji dla danego policjanta lub pracownika Policji (w tym praca jednozmianowa lub ośmiogodzinna), a także kalendarza absencji. W kartotece Rejestracja Czasu Pracy (RCP) możliwe jest również dodawanie informacji o dodatkowych dniach wolnych od pracy, w przypadku zaistnienia dodatkowych dni wolnych w roku, nieujętych w kalendarzu czasu służby lub pracy policjanta lub pracownika Policji.
§ 55.
1) informacje w postaci wykazów w zakresie czynników niebezpiecznych, szkodliwych i uciążliwych, czynników rakotwórczych i mutagennych, badań i pomiarów środowiska służby lub pracy oraz pozostałych wykazów zgodnie z wartościami słownikowymi SWOP;
2) informacje o wypadkach w zakresie dotyczącym postępowań wyjaśniających prowadzonych w sprawie wypadku w służbie policjanta oraz wypadków pracowników Policji przy pracy i w sprawie wypadków zrównanych z tymi wypadkami, w drodze do służby lub pracy lub drodze powrotnej, zawierające:
a) dane identyfikujące policjanta oraz pracownika Policji, którego dotyczy postępowanie, daty dotyczące postępowania (daty wszczęcia i zakończenia) i dane identyfikujące osobę prowadzącą postępowanie,
b) informacje o wnioskach i środkach profilaktycznych, w tym nazwę komórki organizacyjnej Policji poszkodowanego w wypadku, nazwę komórki organizacyjnej Policji odpowiedzialnej za realizację wniosków, numer protokołu, wnioski, termin ich realizacji oraz informacje o ich zrealizowaniu;
3) informacje o wypadkach osób niebędących pracownikami, w odniesieniu do których prowadzi się postępowania wyjaśniające w związku z wypadkiem przy pracy, w drodze do pracy lub drodze powrotnej, obejmujące: dane identyfikacyjne osoby, której dotyczy postępowanie, daty dotyczące postępowania (daty wszczęcia i zakończenia), dane identyfikujące osobę prowadzącą postępowanie oraz odpowiednio informacje, o których mowa w pkt 2 lit. b;
4) zestawienia zawierające: wykaz grup pracowników nieprzydzielonych do grup, wykaz pracowników należących do grup i aktualny stan grup zgodnie ze słownikami SWOP;
5) rejestr wypadków policjantów zawierający następujące informacje:
a) dane osobowe poszkodowanego, obejmujące jego imię i nazwisko,
b) miejsce i datę wypadku oraz informacje dotyczące skutków wypadku dla poszkodowanego,
c) numer protokołu powypadkowego, datę jego sporządzenia i stwierdzenie czy wypadek jest wypadkiem powstałym w związku z pełnieniem służby lub wykonywaniem pracy,
d) liczbę dni zwolnienia od zajęć służbowych,
e) przyczyny wypadku oraz informacje o wydarzeniach i czynnikach powodujących urazy powypadkowe,
f) dane osoby prowadzącej postępowanie powypadkowe,
g) inne informacje niebędące danymi osobowymi, których zamieszczenie w rejestrze jest celowe lub niezbędne, w tym wnioski i zalecenia profilaktyczne komisji powypadkowej;
6) informacje o środkach ochrony i profilaktyce, w tym o przysługujących napojach i posiłkach profilaktycznych, środkach ochrony indywidualnej i zbiorowej, odzieży, obuwiu roboczym, wykazach materiałów pobranych według grup materiałowych, a także informacje o ekwiwalentach wypłaconych za używanie własnej odzieży roboczej;
7) statystyki czynników rakotwórczych i mutagennych, czynników niebezpiecznych, szkodliwych i uciążliwych, z podziałem na jednostki i komórki organizacyjne Policji, grupy pracownicze i rodzaje czynnika;
8) informacje o ocenie ryzyka zawodowego na stanowisku służby i pracy;
9) informacje sprawozdawcze dotyczące służby i pracy w narażeniu na substancje chemiczne, czynniki lub procesy technologiczne o działaniu rakotwórczym lub mutagennym.
§ 56.
1) obejmujące dane osobowe osób, których dotyczy skierowanie na badania, w zakresie: imienia, nazwiska, numeru PESEL, ID kadrowego, daty urodzenia i miejsca zamieszkania, w tym dokładnego adresu zawierającego: nazwę miejscowości, kod pocztowy, nazwę ulicy, numer domu i mieszkania;
2) dotyczące stanowiska służbowego osoby, której dotyczy skierowanie, w tym: datę skierowania, nazwę komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę, jest zatrudniona albo ma podjąć pracę osoba, której dotyczy skierowanie oraz nazwę komórki organizacyjnej Policji kierującej osobę na badania;
3) określające rodzaj badania (wstępne, okresowe, kontrolne);
4) zawierające opis warunków służby lub pracy oraz informacje określające czynniki szkodliwe i uciążliwe;
5) w zakresie daty rejestracji skierowania, wydania orzeczenia oraz daty ważności badania;
6) określające koszt badania;
7) w zakresie zdolności lub niezdolności do służby oraz pracy w wyniku przeprowadzonych badań, a w przypadku stwierdzenia niezdolności do służby lub pracy, także informacje wskazujące okres tej niezdolności.
2. W zbiorze danych SWOP KADRA "Medycyna Pracy" przetwarza się również informacje dotyczące:
1) wystawionych skierowań na szczepienia, w zakresie odpowiednio danych osobowych i informacji, o których mowa w ust. 1, a także informacje o nazwie szczepienia, dacie rejestracji skierowania, dacie ważności i dacie wykonania szczepienia oraz kosztach szczepienia;
2) refundacji przyznanych policjantowi oraz pracownikowi Policji, w zakresie obejmującym: imię, nazwisko, ID kadrowe, numer PESEL, zajmowane stanowisko służbowe, stopień służbowy, nazwę komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę policjant lub jest zatrudniony pracownik Policji, numer refundacji, datę naliczenia refundacji oraz wysokość wypłaconej refundacji.
3. Na podstawie i w zakresie informacji, o których mowa w ust. 1 i 2, przetwarzanych w zbiorze danych SWOP KADRA "Medycyna Pracy" tworzy się w tym zbiorze danych zestawienia szczegółowe i ogólne.
§ 57.
1) udziału policjanta w zajęciach z wychowania fizycznego, obejmujące:
a) dane osobowe policjanta, w zakresie: imienia, nazwiska, ID kadrowego, stopnia służbowego oraz nazwy jednostki i komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę,
b) dane prowadzącego zajęcia, w zakresie: imienia, nazwiska i stopnia służbowego,
c) informacje o rodzajach i tematach zajęć z wychowania fizycznego dotyczących:
- kształtowania podstawowych zdolności motorycznych,
- taktyki i technik interwencji,
d) informacje o datach przystąpienia policjanta do zajęć, o których mowa w lit. c,
e) wykazy rodzajów przeprowadzonych zajęć, o których mowa w lit. c,
f) sprawozdania z przeprowadzonych zajęć, o których mowa w lit. c,
g) zestawienia liczby osób, które podlegały udziałowi w zajęciach, o których mowa w lit. c, zawierające również dane prowadzącego zajęcia oraz dane osób uczestniczących w tego rodzaju doskonaleniu zawodowym, o których mowa w lit. a i b;
2) utrzymywania przez policjanta sprawności fizycznej i udziału w testach sprawności fizycznej, obejmujące:
a) dane osobowe policjanta przystępującego do testu sprawności fizycznej, w zakresie: imienia, nazwiska, ID kadrowego, stopnia służbowego, nazwy jednostki i komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę, daty urodzenia i wieku,
b) dane osobowe przeprowadzających test sprawności fizycznej, w zakresie: imienia, nazwiska i stopnia służbowego,
c) informacje o terminach przeprowadzania testu sprawności fizycznej, datach przystąpienia policjanta do testu, zwolnieniach policjanta z testu, przyczynach nieprzystąpienia do testu, ocenach uzyskanych z prób sprawnościowych, ocenach końcowych, zaliczeniach testu oraz udziale w testach w latach poprzednich.
2. W zakresie informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorze danych SWOP KADRA "Doskonalenie zawodowe" sporządza się analizy, raporty i zestawienia statystyczne obejmujące informacje, w tym dane osobowe, przetwarzane w SWOP według następujących kryteriów:
1) ID kadrowego, jednostek lub komórek organizacyjnych Policji, imion i nazwisk policjantów odbywających zajęcia, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. c, i przystępujących do tych zajęć, daty zajęć, rodzaju zajęć i innych informacji przetwarzanych w SWOP;
2) ID kadrowego, jednostek lub komórek organizacyjnych Policji, imion i nazwisk policjantów przystępujących do testów sprawności fizycznej, daty przystąpienia, uzyskanych wyników i ocen, imion i nazwisk policjantów nieprzystępujących do testu sprawności fizycznej, przyczyn nieprzystąpienia do testu i innych informacji przetwarzanych w SWOP.
3. Na podstawie informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorze danych SWOP KADRA "Doskonalenie zawodowe" sporządza się w szczególności:
1) zestawienia zawierające stopień, imię i nazwisko oraz numer identyfikacyjny policjanta, który nie przystąpił co najmniej raz w roku do zajęć z kształtowania podstawowych zdolności motorycznych lub co najmniej raz w półroczu do zajęć z taktyki i technik interwencji oraz przyczyny nieprzystąpienia;
2) zestawienia zawierające imię i nazwisko policjanta, który uzyskał ocenę niedostateczną z testu, nie przystąpił do testu, a także przyczyny nieprzystąpienia policjanta do testu.
Rozdział 10
Zbiory danych SWOP PŁACE i SWOP.FK
§ 58.
2. Zbiór danych SWOP PŁACE składa się ze zbiorów danych:
1) "Kartoteka osobowa",
2) "KZP", w systemie teleinformatycznym SWOP zwanym "KKOP",
3) "Pracownicze Plany Kapitałowe" lub "PPK"
- zwanych dalej łącznie lub osobno również "zbiorami danych SWOP PŁACE", w tym wraz z nazwą danego zbioru.
3. Zbiór danych SWOP PŁACE korzysta z funkcjonalności SWOP obejmujących funkcjonalność:
1) "Przelewy";
2) "Rozdzielnik płacowy";
3) "e-L4 (Elektroniczne Zwolnienia Lekarskie)".
§ 59.
1) identyfikator kadrowy;
2) imię i nazwisko;
3) numer PESEL;
4) NIP;
5) płeć;
6) datę i miejsce urodzenia;
7) imiona rodziców;
8) miejsce zamieszkania oraz zameldowania, w tym dokładny adres, obejmujący: nazwę miejscowości, kod pocztowy, nazwę ulicy oraz numer domu lub mieszkania;
9) numer dowodu osobistego;
10) nazwę etatowej komórki organizacyjnej Policji oraz nazwę komórki organizacyjnej Policji mianowania;
11) stanowisko etatowe, mianowane oraz stanowisko powierzenia obowiązków;
12) rodzaj służby;
13) datę przyjęcia (do służby lub pracy) oraz datę zwolnienia (ze służby lub pracy);
14) staż do wysługi lat oraz staż do nagrody jubileuszowej;
15) stopień służbowy;
16) wymiar czasu pracy;
17) grupę zaszeregowania;
18) mnożnik oraz stawkę;
19) datę przeszeregowania;
20) informacje dotyczące dodatków stałych i czasowych;
21) kod tytułu ubezpieczenia;
22) informacje dotyczące zachowania uposażenia oraz zawieszenia w czynnościach służbowych w przypadku wystąpienia takich okoliczności.
2. W zbiorze danych SWOP PŁACE "Kartoteka osobowa" przetwarza się dodatkowo przyporządkowane do informacji, w tym danych osobowych, o których mowa w ust. 1, następujące informacje:
1) numer rachunku bankowego;
2) nazwę urzędu skarbowego właściwego do składania PIT dla danego policjanta oraz pracownika Policji;
3) dotyczące określenia sposobu obliczania zaliczki podatkowej, ulgi podatkowej i kosztów uzyskania przychodu;
4) dotyczące prowadzenia pełnej karty zasiłkowej (L-4);
5) nazwę jednostki i komórki organizacyjnej Policji;
6) dotyczące potrąceń należności z wynagrodzenia lub uposażenia w zakresie:
a) sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych (zajęcia alimentacyjne),
b) sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne (zajęcia komornicze) lub innych potrąceń wynikających z przepisów prawa;
7) numery rachunków bankowych komorników;
8) dotyczące przynależności organizacyjnej związanej z potrącaniem składek;
9) dotyczące potrącenia składek ubezpieczeniowych;
10) dotyczące potrącenia rat pożyczki mieszkaniowej z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS);
11) dotyczące potrącenia wpisowego, rat i wkładów do KZP;
12) dotyczące potrącenia składek na rzecz pracowniczych planów kapitałowych;
13) dotyczące rozliczenia delegacji;
14) dotyczące innych potrąceń, w tym z tytułu opłat za kwatery, opłat związanych z korzystaniem z telefonu służbowego i składki z tytułu dobrowolnego ubezpieczenia;
15) w postaci kartoteki zarobkowej, podatkowej, ZUS oraz świadczeń rzeczowych.
3. Na podstawie informacji, w tym danych osobowych, o których mowa w ust. 1 i 2, oblicza się uposażenie lub wynagrodzenie, a następnie informacje te zapisuje się w postaci kartoteki rocznej i tworzy się z nich:
1) listy płac policjantów i pracowników Policji oraz listy dodatkowych należności;
2) zestawienia, zaświadczenia i raporty;
3) pliki do systemu bankowego, ZUS-PŁATNIK oraz e-PIT.
4. Na podstawie informacji, o których mowa w ust. 1 i 2, dokonuje się naliczania dodatkowych należności wynikających z ustawy o Policji, Kodeksu pracy oraz innych ustaw, w szczególności nagród jubileuszowych, nagród rocznych, rekompensat za nadgodziny i świadczeń motywacyjnych.
§ 60.
2. W katalogu "Bezosobowy fundusz płac umowy cywilnoprawne" przetwarza się następujące informacje, w tym dane osobowe, dotyczące osób, z którymi zawarte zostały umowy cywilnoprawne:
1) imię i nazwisko;
2) numer PESEL;
3) miejsce zamieszkania, w tym dokładny adres;
4) nazwę urzędu skarbowego właściwego dla złożenia PIT dla danej osoby;
5) numery rachunków bankowych;
6) numer umowy;
7) dotyczące kwoty brutto oraz kwot pochodnych wyliczonych na podstawie obowiązujących przepisów podatkowych i przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych;
8) dotyczące potraceń komorniczych oraz składek na rzecz pracowniczych planów kapitałowych.
3. Na podstawie informacji, o których mowa w ust. 2 pkt 1-7, tworzy się tablice roczne, z których następnie tworzy się zestawienia, w tym PIT-11.
§ 61.
1) identyfikator kadrowy, z zastrzeżeniem ust. 2;
2) imię i nazwisko osoby należącej do KZP;
3) nazwę jednostki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę lub jest zatrudniony policjant lub pracownik Policji należący do KZP;
4) informacje dotyczące wynagrodzenia brutto oraz netto osoby należącej do KZP;
5) datę przyjęcia (do służby lub pracy) oraz datę zwolnienia (ze służby lub pracy).
2. W przypadku policjantów oraz pracowników Policji należących do KZP, po ustaniu ich służby lub pracy w Policji, w zbiorze danych SWOP PŁACE "KKOP" nadawany jest automatycznie identyfikator przypisany do osoby oraz identyfikujący tę osobę w tym zbiorze.
3. W zbiorze danych SWOP PŁACE "KKOP" przetwarzane są przyporządkowane do informacji, w tym danych osobowych, o których mowa w ust. 1, informacje o udzielonych pożyczkach, spłacanych ratach, stanie zadłużenia i wkładów, informacje o żyrantach, a także informacje o upoważnieniu do odbioru wkładów członkowskich w razie śmierci członka KZP.
4. Na podstawie informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorze danych SWOP PŁACE "KKOP" prowadzona jest ewidencja osób należących do KZP.
§ 62.
1) identyfikator kadrowy;
2) numer PESEL;
3) imię i nazwisko;
4) płeć;
5) datę urodzenia;
6) obywatelstwo;
7) adres zamieszkania i do korespondencji;
8) dane dotyczące zatrudnienia;
9) podstawę naliczenia składek;
10) kwoty naliczonych składek na rzecz pracowniczych planów kapitałowych.
2. Naliczone składki na rzecz pracowniczych planów kapitałowych w formie raportu przekazuje się do wybranej instytucji zarządzającej pracowniczymi planami kapitałowymi w jednostkach organizacyjnych Policji zgodnie z przepisami ustawy, o której mowa w § 5 ust. 2 pkt 17, oraz zgodnie z zawartymi umowami o zarządzenie PPK i prowadzenie PPK.
§ 63.
2. Funkcjonalność "Rozdzielnik płacowy" w zbiorach danych SWOP PŁACE zawiera zbiory algorytmów i powiązań służących do księgowania list płac i dodatkowych należności na kontach księgowych w księgach rachunkowych.
3. Funkcjonalność "e-L4 (Elektroniczne Zwolnienia Lekarskie)" w zbiorach danych SWOP PŁACE jest przeznaczona do pobierania (importowania) w postaci transmisji danych z PUE ZUS informacji o zaświadczeniach lekarskich o niezdolności do służby lub pracy policjantów lub pracowników Policji wystawionych w formie dokumentu elektronicznego oraz udostępnionych przez ZUS, a następnie przetwarzania tych informacji w celu obliczenia uposażenia lub wynagrodzenia w związku z wystawionym zaświadczeniem lekarskim o niezdolności do służby lub pracy (L-4). Pobrane informacje, w tym dane osobowe, obejmują:
1) numer PESEL;
2) imię i nazwisko;
3) dane adresowe;
4) dane o niezdolności do służby lub pracy;
5) NIP płatnika, w tym NIP KGP;
6) dane adresowe podmiotu wykonującego działalność leczniczą wystawiającego zaświadczenie lekarskie o niezdolności do służby lub pracy (L-4);
7) identyfikator, imię i nazwisko lekarza wystawiającego zaświadczenie lekarskie o niezdolności do służby lub pracy (L-4).
4. Informacje, w tym dane osobowe, dotyczące zaświadczeń lekarskich o niezdolności do służby lub pracy, pobrane zgodnie z ust. 3, są automatycznie rejestrowane w zbiorze danych SWOP KADRA "Kadry" w Kartotece "Rejestracja Czasu Pracy (RCP)" i tworzonej na jej podstawie "Kartotece Absencyjnej".
§ 64.
2. Zbiór danych SWOP.FK składa się ze zbiorów danych obejmujących następujące zbiory:
1) "Finanse-Księgowość",
2) "Sprzedaż",
3) "Rejestr Umów",
4) "Policyjna Izba Zatrzymań",
5) "Parking"
- zwanych dalej łącznie lub osobno również "zbiorami danych SWOP.FK", w tym wraz z nazwą danego zbioru.
3. Zbiór danych SWOP.FK korzysta z funkcjonalności przeznaczonych dla tych zbiorów danych, obejmujących funkcjonalność:
1) "Przelewy";
2) "Rozdzielnik Płacowy";
3) "Trezor Eksport";
4) "Delegacje Zagraniczne";
5) "Elektroniczna Platforma Fakturowania".
§ 65.
1) dane osobowe dotyczące policjantów oraz pracowników Policji pobierane ze zbioru danych SWOP KADRA "Kadry", obejmujące: identyfikator kadrowy, imię i nazwisko, nazwę jednostki i komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę lub jest zatrudniony policjant lub pracownik Policji oraz stopień służbowy;
2) informacje przyporządkowane do danych osobowych, o których mowa w pkt 1, w zakresie rozliczeń pracowniczych, obejmujące:
a) numery kont księgowych,
b) kwoty rozliczeń i rodzaje rozliczeń zgodnie z wartościami słownikowymi SWOP;
3) informacje, w tym dane osobowe, niepowiązane ze zbiorem danych SWOP KADRA obejmujące "Kartotekę kontrahentów", w której przetwarza się:
a) informacje, w tym dane osobowe, osób, z którymi zawarte zostały umowy dotyczące realizacji zadań Policji lub świadczenia usług na rzecz Policji, lub dotyczące działalności Policji, obejmujące:
- imię i nazwisko,
- numer PESEL,
- NIP,
- miejsce zamieszkania, w tym dokładny adres, zawierający: nazwę miejscowości, województwa, powiatu, gminy, ulicy oraz numer domu i lokalu,
- adres do korespondencji,
- adres poczty elektronicznej,
- numer telefonu,
- numer rachunku bankowego,
b) informacje, w tym dane osobowe, osób, które posiadają zobowiązania wobec Policji wynikające z nałożonych kar, zasądzonych nawiązek i odszkodowań oraz innych należności, obejmujące dane osobowe, o których mowa w lit. a,
c) informacje powiązane z danymi, o których mowa w lit. a i b, dotyczące:
- wystawionych faktur i rachunków,
- not księgowych, odsetkowych oraz korygujących,
- zawartych umów,
- wadium,
- wyroków sądowych zasądzających w szczególności nawiązki i odszkodowania,
- decyzji o nałożeniu kary porządkowej.
§ 66.
2. W zbiorze danych SWOP, o którym mowa w ust. 1, przetwarza się następujące informacje, w tym dane osobowe:
1) dotyczące osób doprowadzonych przez Policję do wytrzeźwienia do jednostki organizacyjnej Policji i umieszczonych w tym celu w policyjnej izbie zatrzymań, obejmujące:
a) dane osobowe obowiązkowe, zawierające: imię (imiona), nazwisko, płeć, numer PESEL i datę urodzenia,
b) dane osobowe dodatkowe, które mogą zawierać:
- nazwisko rodowe,
- imię ojca i matki,
- serię i numer dowodu osobistego lub paszportu,
- numer telefonu,
- datę zgonu,
c) informacje dotyczące miejsca zameldowania i zamieszkania lub pobytu zgodnie z wartościami słownikowymi SWOP, w tym określenie miejsca zamieszkania oraz dokładnego adresu, zawierającego: nazwę miejscowości, województwa, powiatu, gminy, ulicy oraz numer domu i lokalu lub wskazanie na brak stałego miejsca zamieszkania,
d) informacje o przebywaniu w zakładzie karnym, areszcie śledczym lub innym miejscu prawnej izolacji,
e) nazwę urzędu skarbowego właściwego do poboru (egzekucji) należności,
f) informacje dotyczące zatrudnienia,
g) inne informacje dodatkowe niezbędne do wyegzekwowania należności;
2) dotyczące opiekuna prawnego lub domownika osoby doprowadzonej do wytrzeźwienia do jednostki organizacyjnej Policji, obejmujące:
a) dane osobowe obowiązkowe, zawierające: imię (imiona) i nazwisko, numer PESEL i datę urodzenia,
b) dane osobowe dodatkowe, zawierające:
- imię ojca i matki,
- serię i numer dowodu osobistego lub paszportu,
- numer telefonu,
- datę zgonu,
c) informacje o miejscu zamieszkania, w tym dokładny adres ze wskazaniem nazwy miejscowości, nazwy ulicy, kodu pocztowego, numeru domu i lokalu, nazwy kraju, województwa, powiatu i gminy,
d) informacje o zatrudnieniu,
e) informacje o następcy prawnym lub osobie trzeciej niezbędne do wyegzekwowania należności, w zakresie: imienia (imion), nazwiska, imienia ojca i matki, numeru PESEL, płci, numeru telefonu, daty urodzenia oraz informacji o miejscu zamieszkania tej osoby, w tym dokładnego adresu ze wskazaniem nazwy miejscowości, nazwy ulicy, kodu pocztowego, numeru domu i lokalu, nazwy kraju, województwa, powiatu i gminy,
f) informacje dotyczące urzędu skarbowego właściwego do poboru (egzekucji) należności,
g) inne informacje niezbędne do wyegzekwowania należności;
3) informacje dotyczące kwot zadłużenia;
4) informacje dotyczące wezwań do zapłaty i listy wezwań do zapłaty;
5) informacje dotyczące upomnień do wezwań do zapłaty;
6) informacje dotyczące tytułów wykonawczych i listy tytułów wykonawczych;
7) informacje o prowadzonych postepowaniach administracyjnych;
8) informacje o przebiegu postępowania egzekucyjnego;
9) informacje o dokonanych wpłatach.
3. W zbiorze danych SWOP.FK "Policyjna Izba Zatrzymań", w zbiorze "Kartoteki", przetwarza się ponadto następujące informacje:
1) w katalogu "Rejestry" - informacje o numerze w rejestrze "Rejestr specjalny - Izba wytrzeźwień";
2) w postaci wykazów algorytmów księgowań;
3) w katalogu o nazwie "Konta bankowe" - informacje o kontach bankowych jednostek organizacyjnych Policji, obejmujące: numery kont, nazwę banku (zgodnie z wartościami słownikowymi SWOP, w tym Narodowy Bank Polski lub Bank Gospodarstwa Krajowego), nazwę kraju, rodzaj waluty, numer banku, rodzaj rachunku (zgodnie z wartościami słownikowymi SWOP, w tym: dochody własne, dochody budżetowe, wydatki budżetowe, fundusze, pozostałe rachunki) oraz numer konta księgowego;
4) w kartotece o nazwie "Kartoteka Pocztowych Numerów Adresowych" - informacje o miejscowościach oraz przypisanych kodach pocztowych, gminie, powiecie i województwie;
5) w kartotece o nazwie "Kartoteka Urzędów Skarbowych" - informacje o urzędach skarbowych, obejmujące: numer i nazwę urzędu skarbowego, właściwość izby skarbowej i jej siedzibę, określenie organu egzekucyjnego ze wskazaniem jego adresu, w tym miejscowości, nazwy ulicy, numeru domu i lokalu, a także numeru telefonu, faksu, adresu poczty elektronicznej oraz informacje o numerach rachunków bankowych urzędu i jego zasięgu terytorialnym;
6) w kartotece o nazwie "Kartoteka kont księgowych" - informacje o kontach księgowych w jednostkach i komórkach organizacyjnych Policji, obejmujące: numer konta, nazwę konta księgowego, identyfikator konta (zgodnie z wartościami słownikowymi SWOP, w tym: bilansowe, pozabilansowe lub wynikowe), dacie utworzenia, dacie likwidacji, dekretach rozszerzających lub wskazanie o braku dekretów rozszerzających, dekretach faktur, rachunków i not księgowych, dekretach not odsetkowych, dekretach przedpłat i zaliczek, dekretach pracowniczych, dekretach izby wytrzeźwień, dekretach dowolnych kluczy kodowych oraz identyfikatorze gospodarki materiałowej.
§ 67.
2. W zbiorze danych SWOP, o którym mowa w ust. 1, przetwarza się następujące informacje, w tym dane osobowe:
1) dotyczące dyżurnego, który polecił zabezpieczyć pojazd, obejmujące: identyfikator kadrowy, imię, nazwisko, stopień służbowy oraz nazwę jednostki i komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę;
2) dotyczące koordynatora (prowadzącego sprawę), obejmujące: identyfikator kadrowy, imię, nazwisko, stopień służbowy oraz nazwę jednostki i komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę;
3) dotyczące rejestracji zabezpieczenia pojazdu;
4) numery rejestracyjne pojazdów zabezpieczonych;
5) dotyczące kosztów związanych z zabezpieczeniem pojazdu i analizą holowania;
6) dotyczące dokumentów stanowiących podstawę holowania i przechowywania pojazdu zabezpieczonego przez Policję;
7) dotyczące osób odbierających pojazdy, w zakresie: imienia, nazwiska i numeru dowodu osobistego.
§ 68.
1) "Dekrety Księgowe", umożliwiającej:
a) wprowadzanie dokumentów księgowych, ich przeglądanie i aktualizację,
b) księgowanie przygotowanych dowodów księgowych,
c) drukowanie dokumentów księgowych;
2) "Księgi Rachunkowe", umożliwiającej:
a) prowadzenie dziennika zapisów księgowych, dziennika bilansu otwarcia i księgi głównej,
b) sporządzanie zestawień obrotów i sald, zapisów księgowych, faktur, rachunków i not,
c) sporządzanie przewidywanych wpływów i wydatków, należności i zobowiązań przedterminowych,
d) sporządzanie specyfikacji zapisów księgowych faktur, rachunków i not, wykazu faktur i zapłat,
e) sporządzanie zapisów księgowych, budżetowych i pomocniczych;
3) "Rejestry", umożliwiającej:
a) rejestrację faktur krajowych i dewizowych oraz innych dokumentów, w tym not odsetkowych,
b) dokonanie potwierdzenia zwrotu z akceptacji faktur, rachunków i not,
c) przeksięgowanie z konta rozrachunkowego po zaksięgowaniu,
d) przeglądanie rejestrów faktur, rachunków i not odsetkowych,
e) drukowanie rejestrów VAT i rejestrów pozostałych;
4) "Banki", umożliwiającej rejestrację wyciągów bankowych, wystawianie przelewów bankowych, płatności bankowych, księgowanie dowodów księgowych i raportów bankowych;
5) "Kasa", umożliwiającej wprowadzanie, aktualizację i uzupełnianie operacji kasowych oraz dokonywanie specyfikacji gotówki w kasie;
6) "Sprawozdawczość", umożliwiającej sporządzanie sprawozdań generowanych według odpowiednich algorytmów naliczania;
7) "Generator Dokumentu", umożliwiającej sporządzanie potwierdzenia salda faktur, rachunków i not księgowych i odsetkowych, wezwań do zapłaty faktur, rachunków i not odsetkowych, generowanie not odsetkowych od dokumentów zapłaconych i niezapłaconych oraz generowanie plików JPK;
8) "Kartoteki", umożliwiającej katalogowanie informacji dotyczących kont księgowych, kontrahentów, kont bankowych, kluczy kodowych kont, rodzajów dowodów księgowych, rejestrów, operacji bankowych, kasowych i księgowych, katalogu odsetek, katalogów budżetowych i budżetu zadaniowego.
§ 69.
2. Funkcjonalność "Rozdzielnik płacowy" w zbiorach danych SWOP.FK służy do przetwarzania list wynagrodzeń w ramach odpowiednich grup pracowniczych w celu wygenerowania poleceń księgowania w zakresie właściwości zbiorów danych SWOP.FK na podstawie informacji, o których mowa w § 65-68, w sprawach o charakterze finansowym, o których mowa w § 4 pkt 2.
3. Funkcjonalność "Trezor Eksport" w zbiorach danych SWOP.FK jest przeznaczona do przetwarzania informacji w zakresie, w jakim są one przetwarzane w zbiorach danych SWOP.FK w celu ich przekazania (eksportu) do systemu Trezor MF w zakresie oraz w celu wykonania obowiązków związanych z wykonaniem budżetu państwa i zarządzania tym budżetem.
4. Funkcjonalność "Elektroniczna Platforma Fakturowania" w zbiorach danych SWOP.FK służy do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w zakresie w jakim są one przetwarzane w zbiorach danych SWOP.FK w celu wystawiania i obsługi faktur w postaci dokumentów elektronicznych i innych dokumentów związanych z ewidencjonowaniem i rozliczaniem należności z tytułu podatku od towarów i usług.
5. Funkcjonalność "Delegacje zagraniczne" w zbiorach danych SWOP.FK służy do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w celu rozliczania należności z tytułu zagranicznych podróży służbowych policjantów i pracowników Policji odbytych na podstawie delegowania do realizacji zadań służbowych poza granice Rzeczypospolitej Polskiej.
Rozdział 11
Zbiory danych SWOP.ST, SWOP.GM i SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA
§ 70.
1) kwalifikację rodzajową środków trwałych;
2) rejestr środków trwałych;
3) wykazy danych technicznych zgodnie z wartościami słownikowymi SWOP;
4) wykazy komisji likwidacyjnych zgodnie z wartościami słownikowymi SWOP;
5) informacje dotyczące miejsca użytkowania środków trwałych;
6) informacje dotyczące struktury organizacyjnej jednostek organizacyjnych Policji (zakładu) i stawek amortyzacji;
7) zestawienia dokumentów systemowych dotyczących zmiany użytkowania składników majątku lub zlikwidowania z ewidencji;
8) kartotekę kont księgowych;
9) rejestr inwentaryzacji;
10) informacje dotyczące zarządzania majątkiem (zestawienie majątku);
11) informacje dotyczące amortyzacji środków trwałych;
12) kody kreskowe;
13) rejestr użyczeń;
14) informacje generowane poprzez system paczek księgowych pomiędzy zbiorami danych SWOP.ST i SWOP.FK.
2. W zbiorze danych SWOP.ST przetwarza się informacje, w tym dane osobowe, dotyczące policjantów i pracowników Policji pobierane ze zbioru danych SWOP KADRA "Kadry", w zakresie obejmującym:
1) identyfikator kadrowy;
2) stopień służbowy;
3) imię i nazwisko;
4) imię ojca;
5) określenie grupy pracowniczej zgodnie z wartościami słownikowymi SWOP;
6) kody jednostki i komórki organizacyjnej Policji zgodnie z wartościami słownikowymi SWOP;
7) nazwę komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę lub jest zatrudniony policjant lub pracownik Policji;
8) kod stanowiska zgodnie z wartościami słownikowymi SWOP;
9) zajmowane stanowisko.
3. W zbiorze danych SWOP.ST do dokumentów: OT, OTPS, PT+, PT-, PTPS+, PTPS-, ZU, MT, MTPS, DK, LC, ST i BO może być przypisana osoba (użytkownik końcowy), w zakresie obejmującym: identyfikator kadrowy, imię, nazwisko i nazwę komórki organizacyjnej Policji, jeżeli dany dokument wymaga takich danych użytkownika.
4. W ramach zbioru danych SWOP.ST funkcjonuje aplikacja mobilna umożliwiająca prowadzenie inwentaryzacji składników majątku Policji.
§ 71.
1) ewidencji obrotów magazynowych, w zakresie rejestracji i rozliczenia zamówień oraz dostaw, w tym rezerwacji materiałów, dyspozycji przyjęcia wewnętrznego, rozchodów wewnętrznych, przesunięć i zwrotów magazynowych;
2) korekt systemowych dokumentów magazynowych (obrotowych) oraz stanów magazynowych;
3) księgowości dokumentów magazynowych (obrotowych), w tym powiązania przez algorytmy kont księgowych syntetycznych z analitycznymi z wykorzystaniem pozycji zakupowych i pozycji kosztów, w tym dokumentów magazynowych, przychodów (w rozbiciu na pozycje budżetowe i w powiązaniu z fakturami) i rozchodów, przesunięć, zwrotów, obrotów i stanów magazynowych, zestawień reklamacji, zestawień dyspozycji niezrealizowanych oraz zestawień dyspozycji w powiązaniu z dokumentami magazynowymi;
4) generowania przez system paczek księgowych pomiędzy zbiorami danych SWOP.GM i SWOP.FK;
5) obsługi inwentaryzacji magazynowej i wyposażenia wydanego do użytkowania w zakresie ewidencji ilościowej (PNU);
6) prowadzenia ewidencji ilościowej (PNU) wydanych do użytkowania składników majątku niskocennego w zakresie przypisania do struktury organizacyjnej Policji lub konta osobistego policjanta oraz pracownika Policji;
7) prowadzania analiz, zestawień i wydruków dotyczących obrotów magazynowych oraz ewidencji ilościowej (PNU) wydanych do użytkowania składników majątku niskocennego, w zakresie przypisania do struktury organizacyjnej Policji lub konta osobistego policjanta lub pracownika Policji.
2. W zbiorze danych SWOP.GM przetwarza się informacje, w tym dane osobowe, dotyczące policjantów i pracowników Policji, pobierane ze zbioru danych SWOP KADRA "Kadry", w zakresie obejmującym: identyfikator kadrowy, stopień służbowy, imię i nazwisko, nazwę komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę lub jest zatrudniony policjant lub pracownik Policji, stanowisko służbowe i imię ojca.
3. Dane osobowe, o których mowa w ust. 2, mogą być zawarte w następujących dokumentach przetwarzanych w zbiorach danych SWOP.GM:
1) dokumentach magazynowych, obejmujących dokument:
a) Rz - rezerwacja stanów magazynowych,
b) Rw - rozchód wewnętrzny,
c) Zw - zwrot na magazyn;
2) dokumentach ewidencji ilościowej (PNU) wyposażenia niskocennego wydanego do użytkowania, obejmujących dokument:
a) Pg - przychód ze zbioru danych SWOP.GM,
b) Pp - przychód pozamagazynowy,
c) Po - przesunięcie międzyoddziałowe lub zmiana użytkownika,
d) Li -wycofanie lub usunięcie z użytkowania.
4. W skład zbioru danych SWOP.GM wchodzi zbiór danych SWOP Kartoteka Osobistego Wyposażenia, zwany dalej "SWOP.GM KOW", w którym prowadzi się ewidencje i kartoteki umundurowania policjantów. W zbiorze danych SWOP.GM KOW przetwarza się:
1) informacje, w tym dane osobowe, dotyczące policjantów, pobierane ze zbioru danych SWOP KADRA "Kadry", obejmujące:
a) identyfikator kadrowy,
b) stopień służbowy,
c) imię i nazwisko,
d) imię ojca,
e) numer legitymacji służbowej policjanta,
f) nazwę jednostki i komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę (kod jednostki i komórki),
g) grupę i kategorię pracowniczą zgodnie z wartościami słownikowymi SWOP,
h) zajmowane stanowisko według mianowania,
i) charakter służby (przygotowawcza, przedłużona przygotowawcza lub stała),
j) rodzaj służby,
k) datę przyjęcia do służby,
l) datę zwolnienia ze służby,
m) informacje o absencjach (kody),
n) informacje o zawieszeniach,
o) informacje o przeniesieniu do jednostki organizacyjnej Policji w innym województwie (poza garnizon),
p) informacje o mianowaniu do służby stałej i na wyższy stopień służbowy;
2) informacje dotyczące wydawanych policjantowi w naturze przedmiotów umundurowania zgodnie z przysługującymi normami umundurowania policjantów, w tym informacje zawarte w indywidualnej karcie umundurowania policjanta, obejmujące następujące dane antropometryczne: wzrost, obwód głowy, obwód szyi, obwód klatki piersiowej, obwód pasa i rozmiar obuwia;
3) informacje dotyczące wypłaty równoważnika w zamian za umundurowanie i zwrotu równoważnika.
5. Informacje, w tym dane osobowe, dotyczące policjanta, o których mowa w ust. 4 pkt 1, są wykorzystywane do:
1) jednoznacznej identyfikacji policjanta w zbiorze danych SWOP.GM KOW;
2) właściwego wyliczenia wysokości równoważnika wypłacanego w zamian za umundurowanie;
3) prawidłowego i zgodnego z normami umundurowania policjantów wydawania w naturze przedmiotów umundurowania.
6. Informacje, w tym dane osobowe, dotyczące policjanta, o których mowa w ust. 4 pkt 1, mogą być zawarte w następujących dokumentach przetwarzanych w zbiorze danych SWOP.GM KOW:
1) dokumentach magazynowych, obejmujących dokument:
a) Rz - rezerwacja stanów magazynowych,
b) Dysp. - dyspozycja wydania wewnętrznego,
c) Rw - rozchód wewnętrzny,
d) Zw - zwrot na magazyn;
2) dokumentach ewidencji ilościowej SWOP.GM KOW, obejmujących dokument:
a) Pg - przychód ze zbioru danych SWOP.GM,
b) Pp - przychód pozamagazynowy,
c) Zu - zmiana użytkownika,
d) Li - wycofanie lub usunięcie użytkownika,
e) Bo - bilans otwarcia dla karty mundurowej - migracja danych.
7. W zbiorze danych SWOP.GM funkcjonuje aplikacja mobilna umożliwiająca prowadzenie inwentaryzacji składników majątku Policji.
§ 72.
1) informacje w zakresie wniosków policjantów o:
a) przydział lokalu mieszkalnego,
b) przydział tymczasowej kwatery,
c) pomoc finansową,
d) przyznanie równoważnika za brak lokalu mieszkalnego,
e) przyznanie równoważnika za remont lokalu;
2) informacje w zakresie wydanych decyzji w następstwie złożonych wniosków, o których mowa w pkt 1, w tym decyzje o:
a) przyznaniu lub odmowie przyznania lokalu, kwatery, pomocy lub świadczeń, o których mowa w pkt 1,
b) zawieszeniu oraz umorzeniu postępowania,
c) opróżnieniu lokalu, kwatery oraz zwrocie pomocy lub świadczeń, o których mowa w pkt 1,
d) stwierdzeniu nieważności decyzji,
e) wygaszeniu oraz uchyleniu decyzji;
3) listy płac dodatkowych tworzone na podstawie zarejestrowanych decyzji i ich rodzaju oraz przekazywane do zbioru danych SWOP PŁACE;
4) informacje o powiązaniu policjanta z decyzją o przyznanym lokalu mieszkalnym lub tymczasowej kwaterze;
5) katalogi systemowe zbioru danych SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA.
2. W zbiorze danych SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA przetwarza się informacje, w tym dane osobowe, dotyczące policjantów oraz członków ich rodzin, w zakresie udostępnionym ze zbioru danych SWOP KADRA "Kadry", obejmujące:
1) identyfikator kadrowy;
2) imię i nazwisko;
3) imię ojca;
4) kategorię i grupę pracowniczą zgodnie z wartościami słownikowymi SWOP;
5) stopień służbowy;
6) nazwę jednostki i komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę policjant;
7) zajmowane stanowisko;
8) numer telefonu służbowego;
9) informacje o statusie (informację czy policjant pełni służbę, czy został z niej zwolniony);
10) grupę zaszeregowania zgodnie z wartościami słownikowymi SWOP;
11) rodzaj służby;
12) stan cywilny;
13) informacje o stanie rodzinnym, wraz z danymi współmałżonka i dzieci, w zakresie ich imienia, nazwiska i daty urodzenia;
14) datę przyjęcia do służby;
15) datę i formę przeniesienia;
16) informacje dotyczące rozkazu personalnego;
17) miejsce zamieszkania, w tym dokładny adres, obejmujący: nazwę miejscowości, kod pocztowy, nazwę ulicy, numer domu lub mieszkania;
18) datę zwolnienia ze służby.
3. W przypadku, gdy w zakresie informacji, w tym danych osobowych, udostępnionych i pobranych ze zbioru danych SWOP.KADRA "Kadry" brakuje informacji, w tym danych osobowych, wymaganych do poprawnego przeprowadzenia postępowań związanych z obsługą złożonych wniosków, o których mowa w ust. 1 pkt 1, system teleinformatyczny SWOP pozwala uzupełnić brakujące informacje i dane osobowe, zapisując te informacje i dane wraz z wnioskiem w zakresie właściwości zbioru danych SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA.
4. W zbiorze danych SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA przetwarza się różne zakresy informacji, w tym danych osobowych, w zależności od rodzaju wniosku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, oraz wymaganych przepisami prawa informacji, w tym danych osobowych, do złożenia określonego rodzaju wniosku i przyznania określonych praw lub świadczeń. System teleinformatyczny SWOP zapisuje wniosek w zakresie informacji, w tym danych osobowych, w nim zawartych, w tym w zakresie informacji i danych osobowych pobranych ze zbioru danych SWOP KADRA "Kadry", o których mowa w ust. 2.
5. Uzupełnianie przez system teleinformatyczny SWOP informacji, w tym danych osobowych, w zbiorze danych SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA o informacje, w tym dane osobowe, dotyczące policjanta i jego stanu rodzinnego nie powoduje wprowadzenia żadnych zmian w zakresie informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorze danych SWOP KADRA.
Rozdział 12
Zbiór danych SWOP SKARGA
§ 73.
1) skarg i wniosków, o których mowa w § 4 pkt 3 lit. a;
2) petycji, o których mowa w § 4 pkt 3 lit. b;
3) listów, wniosków lub anonimów, o których mowa w § 4 pkt 3 lit. c;
4) ponagleń w sprawach, o których mowa w pkt 1 i 2;
5) zestawień statystycznych sporządzanych na podstawie informacji, o których mowa w pkt 1-4.
2. W zbiorze danych SWOP SKARGA przetwarza się informacje, w tym dane osobowe, pobrane ze zbioru danych SWOP KADRA "Kadry", dotyczące:
1) policjanta lub pracownika Policji realizującego sprawę, o której mowa w ust. 1 pkt 1-4 (referenta lub osoby zastępującej referenta), w zakresie obejmującym:
a) identyfikator kadrowy,
b) imię i nazwisko,
c) stopień służbowy,
d) nazwę komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę lub jest zatrudniony;
2) policjanta lub pracownika Policji, którego dotyczy skarga, w przypadku gdy zarzuty w skardze zostały potwierdzone, w zakresie obejmującym:
a) dane, o których mowa w pkt 1,
b) staż służby lub pracy,
c) wiek.
3. W zbiorze danych SWOP SKARGA, w zakresie spraw, o których mowa w ust. 1 pkt 1-4, przetwarza się ponadto:
1) dane osobowe, w zakresie: imienia i nazwiska policjanta lub pracownika Policji, którego dotyczy skarga, wniosek, list, anonim lub ponaglenie, zawarte w tych dokumentach przez skarżącego lub osobę wnoszącą wniosek, list, anonim lub ponaglenie - przetwarzane w opisie sprawy;
2) dane osobowe osoby lub dane podmiotu wnoszącego skargę, wniosek, petycję, list lub ponaglenie, obejmujące:
a) imię i nazwisko,
b) nazwę podmiotu,
c) miejsce zamieszkania lub siedziby, w tym dokładny adres, zawierający: nazwę miejscowości, kod pocztowy, nazwę ulicy, numer domu i mieszkania (lokalu),
d) adres poczty elektronicznej lub adres do doręczeń elektronicznych,
e) adres do korespondencji;
3) informacje o osobie, której skarga dotyczy, określające czy jest to kobieta, mężczyzna czy dziecko;
4) informacje zawierające krótki opis sprawy, której dotyczy skarga, wniosek, list, anonim lub ponaglenie;
5) informacje o miejscu zdarzenia, którego dotyczy skarga, wniosek, list, anonim lub ponaglenie, zgodnie z wartościami słownikowymi SWOP (w tym czy zdarzenie miało miejsce w jednostce organizacyjnej Policji, w miejscu detencyjnym, w tym w pomieszczeniu w jednostce organizacyjnej Policji dla osób zatrzymanych lub doprowadzonych w celu wytrzeźwienia (PDOZ), policyjnej izbie dziecka lub innym miejscu prawnej izolacji, czy też poza jednostką organizacyjną Policji);
6) nazwę jednostki organizacyjnej Policji, której sprawa dotyczy, oraz informacje o rodzaju służby Policji, której sprawa dotyczy;
7) informacje o występujących w sprawie zarzutach dotyczących mobbingu oraz informacje związane z monitorowaniem przestrzegania europejskich norm i standardów antykorupcyjnych wyznaczonych przez Radę Europy w zakresie zwalczania korupcji, określone i podlegające gromadzeniu oraz ocenie przez Grupę Państw Przeciwko Korupcji (GRECO);
8) informacje dotyczące rodzaju zarzutów zawartych w skargach, wybrane na podstawie katalogu kategorii skarg, obejmujące:
a) kategorię "nieludzkie lub poniżające traktowanie", w ramach której wyróżnia się informacje wskazujące na zarzuty w zakresie:
- stosowania niedozwolonych metod fizycznych lub przemocy fizycznej,
- stosowania środków przymusu,
- przemocy psychicznej lub zastraszania,
- wymuszania zeznań, wyjaśnień, informacji lub oświadczeń,
- naruszenia wolności seksualnej osoby, w tym zgwałcenia lub dokonania innych czynności seksualnych,
- warunków w pomieszczeniu w jednostce organizacyjnej Policji dla osób zatrzymanych lub doprowadzonych w celu wytrzeźwienia (PDOZ), policyjnej izbie dziecka lub konwoju,
- innego nieludzkiego lub poniżającego traktowania,
b) kategorię "naruszenie prawa do wolności", w ramach której wyróżnia się informacje wskazujące na zarzuty w zakresie:
- zasadności, legalności i prawidłowości zatrzymania,
- czasu zatrzymania,
- poinformowania o przysługujących prawach,
- zapewnienia prawa do kontaktu osobie zatrzymanej,
- zapewnienia prawa do konsultacji medycznej lub badania,
- zapewnienia prawa do powiadomienia osoby lub instytucji,
- doprowadzenia w celu wytrzeźwienia,
- doprowadzenia do placówki opiekuńczej,
- pozostałych przypadków doprowadzenia lub ograniczenia wolności,
- innego naruszenia praw lub wolności,
c) kategorię "czynności procesowe, administracyjne, z ustawy o Policji lub inne", w ramach której wyróżnia się informacje wskazujące na zarzuty dotyczące:
- interwencji,
- czynności dochodzeniowo-śledczych,
- czynności operacyjno-rozpoznawczych,
- postępowań w sprawach o wykroczenia - mandatowych,
- postępowań w sprawach o wykroczenia - pozostałych,
- kontroli drogowych,
- postępowania administracyjnego,
- bezczynności lub opieszałości,
- zapewnienia prawa do informacji o przysługujących prawach,
- czynności wykonywanych w związku z procedurą "Niebieska Karta",
- innych,
d) kategorię "załatwienie skargi", w ramach której wyróżnia się informacje wskazujące na zarzuty dotyczące:
- bezczynności lub opieszałości w załatwieniu skargi,
- sposobu załatwienia skargi,
- innych,
e) kategorię "zachowania korupcyjne", w ramach której wyróżnia się informacje wskazujące na zarzuty w zakresie działania w celu osiągniecia korzyści majątkowej lub osobistej,
f) kategorię "skargi policjantów, pracowników Policji i kandydatów", w ramach której wyróżnia się informacje wskazujące na zarzuty dotyczące:
- mobbingu,
- molestowania seksualnego,
- spraw kadrowych,
- spraw finansowych,
- spraw socjalnych,
- korupcji,
- ochrony służby lub pracy,
- postępowania kwalifikacyjnego w związku z przyjęciem do służby lub pracy,
- innych,
g) kategorię "niekulturalny stosunek do obywatela", w ramach której wyróżnia się informacje wskazujące na zarzuty w zakresie niekulturalnego stosunku do obywatela,
h) kategorię "inne", w ramach której wyróżnia się informacje wskazujące na innego rodzaju zarzuty,
i) kategorię "postępowanie policjantów lub pracowników poza służbą lub pracą", w ramach której wyróżnia się informacje wskazujące na zarzuty dotyczące postępowania policjantów lub pracowników Policji poza służbą lub pracą,
j) kategorię "skargi niedotyczące Policji", w ramach której wyróżnia się informacje wskazujące na zarzuty zawierające skargi niedotyczące Policji,
k) kategorię "wnioski dotyczące ładu, porządku i bezpieczeństwa publicznego", w ramach której wyróżnia się informacje zawierające wnioski w zakresie ładu, porządku i bezpieczeństwa publicznego;
9) informacje o dyskryminacji towarzyszącej poszczególnym zarzutom;
10) nazwę organu, do którego przekazano sprawę oraz datę jej przekazania;
11) datę i sposób załatwienia sprawy, w tym w odniesieniu do poszczególnych zarzutów zawartych w skargach;
12) informacje o podjętych działaniach naprawczych;
13) ocenę sposobu załatwienia sprawy przez właściwą jednostkę organizacyjną Policji w przypadku spraw objętych nadzorem;
14) informacje dotyczące wykorzystania w procesie rozpatrywania sprawy zapisów z kamer nasobnych, obejmujące informacje w zakresie potwierdzenia faktu:
a) posiadania na wyposażeniu kamery nasobnej,
b) nagrania zdarzenia, którego dotyczy sprawa, za pomocą kamery nasobnej,
c) przydatności nagrania z kamery nasobnej w rozstrzygnięciu zarzutu.
4. Na podstawie informacji, o których mowa w ust. 3, przetwarzanych w zbiorze danych SWOP SKARGA tworzy się następujące formularze sprawozdawcze:
1) formularz sprawozdawczy zatytułowany "Sposób rozpatrzenia zarzutów podnoszonych w poszczególnych kategoriach", którego wzór określa załącznik nr 8 do zarządzenia;
2) formularz sprawozdawczy zatytułowany "Sposób rozpatrzenia i załatwienia skarg i wniosków w podziale na kategorie", którego wzór określa załącznik nr 9 do zarządzenia.
§ 74.
2. Skargi i wnioski, o których mowa w § 4 pkt 3 lit. a, zarejestrowane w zbiorach danych SWOP SKARGA zgodnie z ust. 1, tworzą rejestry skarg i wniosków prowadzone w tych zbiorach zgodnie z właściwością jednostek organizacyjnych Policji rejestrujących te skargi i wnioski.
Rozdział 13
Zbiór danych SWOP CRDK II
§ 75.
1) zawarte w kwestionariuszu osobowym kandydata do służby w Policji;
2) o wynikach uzyskanych przez kandydata do służby w Policji na poszczególnych etapach postępowania kwalifikacyjnego;
3) o liczbie punktów przyznanych kandydatowi do służby w Policji z tytułu preferencji określonych w rozporządzeniu w sprawie postepowania kwalifikacyjnego;
4) o występowaniu lub niewystępowaniu przesłanek do odmowy wydania kandydatowi do służby w Policji poświadczenia bezpieczeństwa po przeprowadzeniu wobec niego postępowania sprawdzającego, o którym mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 756, 1030 i 1532);
5) o terminach i liczbie kandydatów do służby w Policji przyjmowanych do służby w Policji;
6) o terminach, liczbie kandydatów do służby w Policji i miejscach realizacji etapów postępowania kwalifikacyjnego;
7) o odmowie poddania kandydata do służby w Policji postępowaniu kwalifikacyjnemu, odstąpieniu od prowadzenia wobec kandydata do służby w Policji postępowania kwalifikacyjnego lub zakończeniu postępowania kwalifikacyjnego.
§ 76.
2. Dane osobowe kandydata do służby w Policji można przetwarzać w SWOP CRDK II przez okres niezbędny do realizacji celów postępowania kwalifikacyjnego, nie dłużej jednak niż przez okres:
1) 2 miesięcy od dnia odstąpienia od prowadzenia postępowania kwalifikacyjnego z przyczyny określonej w § 57 ust. 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie postępowania kwalifikacyjnego;
2) 6 miesięcy od dnia odstąpienia od prowadzenia postępowania kwalifikacyjnego z przyczyn określonych w § 57 ust. 1 pkt 1 lit. b rozporządzenia w sprawie postępowania kwalifikacyjnego;
3) 12 miesięcy od dnia odstąpienia od prowadzenia postępowania kwalifikacyjnego z przyczyny określonej w § 57 ust. 1 pkt 1 lit. c rozporządzenia w sprawie postępowania kwalifikacyjnego;
4) 12 miesięcy od dnia odstąpienia od prowadzenia postępowania kwalifikacyjnego z przyczyny określonej w § 57 ust. 1 pkt 1 lit. d rozporządzenia w sprawie postępowania kwalifikacyjnego;
5) 12 miesięcy od dnia odstąpienia od prowadzenia postępowania kwalifikacyjnego z przyczyn określonych w § 57 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie postępowania kwalifikacyjnego;
6) 12 miesięcy od dnia odstąpienia od prowadzenia postępowania kwalifikacyjnego z przyczyn określonych w § 57 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie postępowania kwalifikacyjnego;
7) w którym nie upłynął termin, o którym mowa w § 31 ust. 3 rozporządzenia w sprawie postępowania kwalifikacyjnego, jeżeli wobec kandydata zostało zakończone postępowanie kwalifikacyjne;
8) w którym nie upłynął termin, o którym mowa w § 44 ust. 5 rozporządzenia w sprawie postępowania kwalifikacyjnego, jeżeli wobec kandydata zostało zakończone postępowanie kwalifikacyjne.
Rozdział 14
Zbiór danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ
§ 77.
1) informacje, w tym dane osobowe, pobierane z Centralnej Bazy Kadrowej SWOP dotyczące policjanta uczestniczącego w wyszkoleniu strzeleckim, policjanta nieuczestniczącego w tym wyszkoleniu, w tym zwolnionego ze strzelań i sprawdzianów strzeleckich oraz nieprzystępującego do zajęć i sprawdzianów z tego wyszkolenia, oraz policjanta prowadzącego strzelanie, prowadzącego zajęcia lub instruktora w rozumieniu przepisów Komendanta Głównego Policji w sprawie organizacji wyszkolenia strzeleckiego policjantów, w zakresie:
a) imienia i nazwiska,
b) ID kadrowego,
c) stopnia służbowego,
d) nazwy jednostki i komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę oraz nazwy jednostki i komórki organizacyjnej Policji oddelegowania,
e) informacji o przebiegu służby,
f) informacji o posiadanych uprawnieniach z zakresu wyszkolenia strzeleckiego lub prowadzenia zajęć z tego zakresu, dokumentujących wiedzę i umiejętności posługiwania się bronią, prowadzenia oraz organizacji zajęć i sprawdzianów z tego zakresu, w tym dokumentujących uprawnienia:
- do prowadzenia zajęć z wyszkolenia strzeleckiego,
- do prowadzenia zajęć z zakresu taktyki i technik interwencji,
- instruktora technicznych środków wzmocnienia,
- trenera lub instruktora sportowego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie (Dz. U. z 2023 r. poz. 2048);
2) informacje o przeprowadzonych zajęciach i sprawdzianach z zakresu wyszkolenia strzeleckiego policjantów, w zakresie:
a) informacji o udziale policjantów w strzelaniach, symulacjach i sprawdzianach, o których mowa w przepisach Komendanta Głównego Policji w sprawie organizacji wyszkolenia strzeleckiego policjantów, w tym datach przystąpienia do strzelań i symulacji, rodzajach i numerach strzelania, rodzajach broni użytej do strzelania w ramach danego rodzaju zajęć oraz wynikach strzelań w stosunku do ilości amunicji zużytej w trakcie strzelania,
b) informacji o uzyskanych ocenach i wynikach ze sprawdzianów strzeleckich oraz o uzyskanych wynikach i ocenach z egzaminu lub zaliczenia z zakresu podstaw przyznawania broni palnej i wyszkolenia strzeleckiego przeprowadzonych zgodnie z programem szkolenia lub doskonalenia zawodowego,
c) wykazów typów szkolenia (doskonalenia) i rodzajach zajęć, w tym informacji o przeprowadzeniu strzelania w warunkach ograniczonej widoczności lub nocnych oraz informacji o doskonaleniu zawodowym z zajęć teoretycznych i praktycznych, obejmujących:
- rozkładanie i składanie broni palnej,
- trening bezstrzałowy,
- trening doskonalący taktykę i technikę strzelania oraz obsługę broni palnej,
- trening indywidualny,
d) katalogów prowadzących strzelanie, prowadzących zajęcia i instruktorów w rozumieniu przepisów Komendanta Głównego Policji w sprawie organizacji wyszkolenia strzeleckiego policjantów,
e) rodzajów strzelań, typów broni i amunicji, rodzajów i katalogów tarcz strzeleckich oraz katalogów broni i amunicji ze zbioru danych SWOP.GM - zgodnie z wartościami słownikowymi SWOP,
f) informacji o rodzajach tarcz wykorzystywanych w trakcie strzelania,
g) informacji o przyczynach zwolnienia policjanta ze strzelań i sprawdzianów strzeleckich spowodowanego:
- oddelegowaniem do wykonywania zadań służbowych poza Policją,
- delegowaniem do pełnienia służby poza granicami państwa w kontyngencie policyjnym,
- zwolnieniem z obowiązku wykonywania zadań służbowych udzielonego na zasadach określonych w przepisach o związkach zawodowych,
h) informacji o przyczynach nieprzystąpienia do zajęć, symulacji i sprawdzianów z zakresu wyszkolenia strzeleckiego spowodowanego:
- przyczynami, o których mowa w lit. g,
- pozostawaniem w dyspozycji przełożonego właściwego w sprawach osobowych na okres poprzedzający powołanie lub mianowanie na inne stanowisko służbowe,
- delegowaniem do udziału w szkoleniu lub doskonaleniu zawodowym,
- zaświadczeniem lekarskim o niezdolności do służby,
- przebywaniem na urlopie,
- przyczyną służbową,
- decyzją w sprawie wstrzymania zajęć na czas określony,
i) informacji o udziale w zajęciach dodatkowych prowadzonych dla policjantów, którzy otrzymali ze strzelań lub sprawdzianów ocenę negatywną w poprzednim roku.
2. W zakresie informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ, o którym mowa w ust. 1, sporządza się analizy, raporty i zestawienia statystyczne obejmujące informacje, w tym dane osobowe, przetwarzane w tym zbiorze według następujących kryteriów: ID kadrowego, jednostek lub komórek organizacyjnych Policji, imion i nazwisk policjantów uczestniczących w wyszkoleniu i przystępujących do zajęć, symulacji i sprawdzianów z zakresu wyszkolenia strzeleckiego, daty strzelania, rodzaju strzelania lub według innych informacji przetwarzanych w tym zbiorze.
3. Na podstawie informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ w zbiorze tym sporządza się w szczególności:
1) arkusze wyszkolenia strzeleckiego policjanta zawierające wszystkie zrealizowane przez danego policjanta strzelania;
2) zestawienia zawierające: stan zatrudnienia danej jednostki i komórki organizacyjnej Policji, liczbę policjantów uczestniczących oraz nieuczestniczących w zajęciach z zakresu wyszkolenia strzeleckiego, liczbę policjantów, którzy zaliczyli i nie zaliczyli strzelań z podziałem na poszczególne kwartały oraz liczbę policjantów, którzy zaliczyli i nie zaliczyli poszczególnych sprawdzianów z zakresu wyszkolenia strzeleckiego policjantów;
3) listy uczestników i wyników strzelań zawierające: rodzaj i numer strzelania, rodzaj broni i amunicji, stopień służbowy, imię, nazwisko i identyfikator kadrowy policjanta strzelającego, uzyskane wyniki i oceny ze strzelań, liczbę wydanej amunicji, nazwę i liczbę zużytej amunicji ogółem, imię, nazwisko i stopień służbowy prowadzącego strzelanie (prowadzącego zajęcia lub instruktora), imię, nazwisko i stopień służbowy amunicyjnego, nazwę jednostki organizacyjnej Policji, w której przeprowadzono strzelanie, a także miejscowość i datę przeprowadzenia strzelania;
4) zestawienia sprawozdawcze dotyczące uczestnictwa instruktorów strzelań policyjnych w doskonaleniu zawodowym centralnym;
5) sprawozdania z przeprowadzonych strzelań i sprawdzianów oraz zestawienia, o których mowa w przepisach Komendanta Głównego Policji w sprawie organizacji wyszkolenia strzeleckiego policjantów, w tym zestawienia zawierające stopień służbowy, imię i nazwisko policjanta, który uzyskał ocenę negatywną albo nie przystąpił do strzelań i sprawdzianów oraz przyczyny nieprzystąpienia oraz zestawienia zawierające stopień służbowy, imię i nazwisko policjanta, który nie przystąpił do symulacji oraz przyczyny nieprzystąpienia.
4. W zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ przetwarza się informacje o wszystkich uprawnieniach z zakresu wyszkolenia strzeleckiego policjanta uzyskanych przez policjanta w związku z pełnieniem służby w Policji, w tym po ustaniu stosunku służbowego policjanta.
5. Informacje, w tym dane osobowe, o których mowa w ust. 1 pkt 1, są aktualizowane raz na dzień.
DZIAŁ IV
Procedury przetwarzania informacji w SWOP
Rozdział 15
Metody i formy wykonywania obowiązków związanych z przetwarzaniem informacji, w tym danych osobowych, w SWOP
§ 78.
1) rejestrowanie - polegające na wprowadzaniu informacji, w tym danych osobowych, do zbiorów danych SWOP;
2) modyfikowanie - polegające na zmianie zawartości informacji, w tym danych osobowych, znajdujących się w zbiorach danych SWOP, w tym zmianie zarejestrowanych informacji, ich aktualizacji, poprawieniu lub ich uzupełnieniu;
3) sprawdzanie (przegląd) - polegające na zapoznaniu się z informacjami, w tym danymi osobowymi, znajdującymi się w zbiorach danych SWOP;
4) weryfikowanie - polegające na sprawdzaniu poprawności, kompletności i prawidłowości zarejestrowanych informacji, w tym danych osobowych, lub na dokonywaniu oceny przydatności lub niezbędności tych informacji do dalszego ich przetwarzania;
5) analizowanie (typowanie, selekcjonowanie) - polegające na wyszukaniu i identyfikacji w zbiorach danych SWOP informacji, w tym danych osobowych, o cechach odpowiadających określonym kryteriom selekcyjnym, a także na wyszukiwaniu i poszukiwaniu związków zachodzących pomiędzy poszczególnymi informacjami, w tym danymi osobowymi, znajdującymi się w zbiorach danych SWOP;
6) udostępnianie (przekazywanie) - polegające na udostępnieniu informacji, w tym danych osobowych, ze zbiorów danych SWOP osobie uprawnionej lub innemu uprawnionemu podmiotowi, bez względu na formę tej czynności;
7) usuwanie (niszczenie) - polegające na zniszczeniu lub deformacji informacji, w tym danych osobowych, w sposób uniemożliwiający dalsze ich odtworzenie.
2. Operacje przetwarzania informacji mogą być wykonywane również na zlecenie policjantów lub pracowników Policji upoważnionych do przetwarzania danych osobowych policjantów, pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji, niemających bezpośredniego dostępu do systemu teleinformatycznego SWOP i uprawnionych do przetwarzania informacji w SWOP zgodnie z przepisami § 39-41.
3. W przypadku zleceń, o których mowa w ust. 2, za prawidłowe i poprawne wykonanie operacji przetwarzania informacji odpowiadają policjanci lub pracownicy Policji uprawnieni do przetwarzania informacji w SWOP, bezpośrednio przetwarzający informacje w systemie teleinformatycznym SWOP, a za zgodność z przepisami prawa, w tym niniejszego zarządzenia, zleconej operacji przetwarzania oraz zakresu przetwarzanych informacji, w tym danych osobowych, w ramach zleconej operacji - zlecający wykonanie operacji przetwarzania informacji.
§ 79.
2. Rejestracji informacji w zbiorach danych SWOP dokonuje się bezpośrednio na podstawie dokumentów lub materiałów źródłowych, zawierających informacje niezbędne do dokonania określonej formy rejestracji oraz zarejestrowania określonych informacji w zakresie właściwości informacyjnej, rzeczowej i funkcjonalnej danego zbioru danych SWOP.
3. Informacje, w tym dane osobowe, rejestruje się w SWOP niezwłocznie po stwierdzeniu zaistnienia okoliczności uzasadniających rejestrację lub otrzymania przez komórkę organizacyjną Policji właściwą do rejestracji dokumentów, które stwierdzają zaistnienie tych okoliczności lub stanowią podstawę rejestracji, jednak nie później niż po upływie 3 dni roboczych od zaistnienia tych okoliczności lub otrzymania tych dokumentów, a w przypadku zaistnienia przesłanek, o których mowa w ust. 5, nie później niż w terminach określonych w tym przepisie.
4. W przypadku otrzymania przez komórkę organizacyjną Policji właściwą do rejestracji dokumentów, które stwierdzają zaistnienie okoliczności uzasadniających rejestrację lub stanowią podstawę rejestracji, w liczbie co najmniej 20 sztuk, lub które wiążą się z wprowadzeniem do SWOP informacji dotyczących co najmniej 50 osób, informacje w SWOP rejestruje się nie później niż po upływie 14 dni od otrzymania tych dokumentów, jednakże w przypadku zaistnienia przesłanek, o których mowa w ust. 5, nie później niż w terminach określonych w tym przepisie.
5. W przypadku gdy rejestracja informacji w SWOP wiąże się z przyznaniem określonych praw lub obowiązków lub powoduje określone skutki prawne związane z nabyciem praw lub nałożeniem obowiązków na policjantów, pracowników Policji lub osoby, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 2-6, lub na organy Policji informacje w SWOP rejestruje się w terminie zapewniającym realizację tych praw lub obowiązków, a w przypadku gdy termin realizacji zadań lub czynności, do których wykorzystuje się informacje, w tym dane osobowe, przetwarzane w SWOP jest określony w przepisach prawa - w terminie umożliwiającym realizację tych zadań i czynności zgodnie z terminami określonymi w tych przepisach.
6. Modyfikowania informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP, w tym zawartych w już istniejącej w SWOP rejestracji osoby, dokonuje się przez zmianę lub uzupełnienie, w tym poprawienie lub zaktualizowanie, tej informacji lub rejestracji niezwłocznie po zebraniu, uzyskaniu, pobraniu lub otrzymaniu niezbędnych informacji albo powzięciu istotnych informacji uzasadniających zmianę lub uzupełnienie informacji zawartych w SWOP, nie później jednak niż w terminie 3 dni roboczych od dnia ich uzyskania, pobrania lub otrzymania. Do modyfikowania informacji przepisy ust. 4 i 5 stosuje się odpowiednio.
7. Przepisów ust. 2-6 nie stosuje się do informacji, w tym danych osobowych, pobieranych lub uzupełnianych automatycznie przez system teleinformatyczny SWOP ze zbiorów danych SWOP KADRA "Kadry" lub Centralnej Bazy Kadrowej SWOP oraz częściowo automatycznie pobieranych (importowanych) w trybie transmisji danych ze zbiorów danych i systemów, o których mowa w § 9 ust. 2.
8. Usunięcia informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP zawierających błędy lub omyłki językowe, rachunkowe lub inne błędy pisarskie, dokonuje się w ramach operacji modyfikowania tych informacji w SWOP. W takim przypadku do usunięcia informacji, w tym danych osobowych, ze SWOP nie stosuje się przepisów rozdziału 17.
§ 80.
1) kadrowych w KGP, BSWP, CBŚP, CBZC, BOA, CLKP, KWP, KSP, Akademii Policji lub szkole policyjnej - w przypadku informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych SWOP KADRA i pobieranych z tych zbiorów do zbiorów danych SWOP, o których mowa w § 3 pkt 2-7, oraz przetwarzanych w zbiorze danych SWOP CRDK II i zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ;
2) finansowych w KGP, KWP, KSP, Akademii Policji lub szkole policyjnej - w przypadku informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych SWOP PŁACE i SWOP.FK, które nie są pobierane do tych zbiorów ze zbioru danych SWOP KADRA;
3) logistycznych w KGP, KWP, KSP, Akademii Policji lub szkole policyjnej - w przypadku informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych SWOP.ST i SWOP.GM w zakresie wyposażenia logistycznego oraz w zbiorze danych SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA, które nie są pobierane do tych zbiorów ze zbioru danych SWOP KADRA;
4) łączności i informatyki w KGP, KWP, KSP, Akademii Policji lub szkole policyjnej - w przypadku informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych SWOP.ST i SWOP.GM w zakresie wyposażenia teleinformatycznego, które nie są pobierane do tych zbiorów ze zbioru danych SWOP KADRA;
5) kontroli w KGP, BSWP, CBŚP, CBZC, CLKP, KWP, KSP, Akademii Policji lub szkole policyjnej - w przypadku informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorze danych SWOP SKARGA;
6) ochrony pracy w KGP, BSWP, CBŚP, CBZC, BOA, CLKP, KWP, KSP, Akademii Policji lub szkole policyjnej - w przypadku informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych SWOP KADRA "Medycyna Pracy", "BHP" oraz "SZKOLENIA/BHP/PPOMOC/PPOŻ".
2. Powiadomienie, o którym mowa w ust. 1, przesyła się na piśmie wskazując rodzaj i zakres stwierdzonych błędów oraz informacje, w tym dane osobowe, których te błędy dotyczą, a także podając prawidłowe i poprawne informacje, w tym dane osobowe.
§ 81.
2. Rejestracji osoby w SWOP dokonuje się na podstawie dokumentów gromadzonych w aktach osobowych i innej dokumentacji związanej ze stosunkiem służbowym policjanta lub pracowniczej prowadzonych dla:
1) policjanta - na podstawie i na zasadach określonych w przepisach Komendanta Głównego Policji w sprawie dokumentacji służbowej policjanta;
2) pracownika Policji - na podstawie i na zasadach określonych w przepisach rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.
3. Dane osobowe członków rodziny, o których mowa w § 53 ust. 1 i 2, rejestruje się w SWOP na podstawie oświadczenia policjanta lub pracownika Policji jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne do korzystania ze szczególnych uprawnień wynikających z przepisów prawa lub do realizacji przez organy Policji uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa w sprawach, o których mowa w § 4 pkt 1 i 2.
4. Poza danymi osobowymi, o których mowa w § 52 ust. 1, zakres informacji zawartych w rejestracji osoby powinien być dostosowany do rodzaju wykonywanych czynności służbowych w sprawach, o których mowa w § 4 pkt 1, a także powinien być uzasadniony przydatnością do realizacji tych czynności i rodzajem realizowanych zadań Policji oraz zawierać niezbędne, prawidłowe, stosowne i adekwatne do sytuacji (okoliczności faktycznych i prawnych) informacje, w tym dane osobowe, o których mowa w § 52 ust. 2 oraz § 53, dotyczące danego policjanta lub pracownika Policji i pozostające w zakresie właściwości informacyjnej Kartoteki Osobowej w zbiorze danych SWOP KADRA "Kadry" określonej w przepisach § 52 i 53.
5. Pierwszej rejestracji danej osoby w SWOP dokonuje się po uprzednim nadaniu jej identyfikatora kadrowego na zasadach określonych w § 50.
6. Podstawę rejestracji informacji, w tym danych osobowych, dotyczących policjantów i pracowników Policji w zbiorach danych SWOP KADRA, poza dokumentami, o których mowa w ust. 2 i 3, stanowią inne dokumenty wytworzone w związku ze służbą lub pracą w Policji, w szczególności:
1) dokumenty przekazywane przez policjantów oraz pracowników Policji w sprawach osobowych w zakresie określonym przepisami prawa lub z własnej inicjatywy;
2) dokumenty dotyczące odbytych szkoleń, kursów, uzyskanych kwalifikacji lub uprawnień;
3) dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu służby i pracy, o których mowa w § 6 pkt 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej oraz sporządzone zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 11 września 2020 r. w sprawie czasu służby policjantów (Dz. U. poz. 1574, z 2022 r. poz. 51, 750 i 1743 oraz z 2023 r. poz. 1096 i 1418);
4) zaświadczenia lekarskie o niezdolności do pracy lub służby (L-4);
5) dokumenty dotyczące poświadczeń bezpieczeństwa oraz zaświadczenia dotyczące odbycia szkolenia z zakresu informacji niejawnych;
6) dokumenty dotyczące uzyskania uprawnień z zakresu wyszkolenia strzeleckiego lub do prowadzenia zajęć z tego zakresu dokumentujące wiedzę i umiejętności posługiwania się bronią lub prowadzenia oraz organizacji zajęć i sprawdzianów z tego zakresu;
7) dokumenty dotyczące prowadzonych czynności lub postępowań wyjaśniających oraz dyscyplinarnych w sprawach dotyczących odpowiedzialności dyscyplinarnej policjantów oraz członków korpusu służby cywilnej;
8) dokumenty dotyczące postepowań w sprawie wypadków przy pracy lub w służbie, w tym prac zespołu powypadkowego;
9) wystawione skierowania na badania z zakresu medycyny pracy.
7. Do modyfikowania informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych SWOP KADRA przepisy ust. 2-4 i 6 stosuje się odpowiednio.
8. Poza informacjami, w tym danymi osobowymi, automatycznie pobieranymi z Centralnej Bazy Kadrowej SWOP podstawę rejestracji lub modyfikowania informacji, w tym danych osobowych, w zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ stanowią dokumenty sporządzone w związku z organizacją i przeprowadzeniem wyszkolenia strzeleckiego policjantów określone w szczególności w przepisach Komendanta Głównego Policji w sprawie organizacji wyszkolenia strzeleckiego policjantów. Do rejestracji i modyfikowania informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ przepisy ust. 2-4 stosuje się odpowiednio.
§ 82.
1) SWOP PŁACE - stanowią w szczególności dokumenty:
a) wytworzone w związku ze służbą lub pracą w Policji, w tym przekazywane przez policjantów oraz pracowników Policji w zakresie wymaganym przepisami prawa lub z własnej inicjatywy,
b) stanowiące zaświadczenia lekarskie o niezdolności do pracy lub służby (L-4) pobrane z PUE ZUS,
c) dotyczące zawartych umów cywilnoprawnych z policjantami lub pracownikami Policji oraz z innymi osobami,
d) dotyczące przynależności do KZP oraz udzielenia pożyczek z tej kasy;
2) SWOP.FK - stanowią w szczególności dokumenty:
a) o charakterze finansowym, rachunkowym lub księgowym sporządzone lub wytworzone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa właściwymi w zakresie rachunkowości, księgowości, podatków lub finansów publicznych w sprawach, o których mowa w § 4 pkt 2,
b) dotyczące umów zawartych z kontrahentami, w zakresie informacji o tych umowach, które są przetwarzane w zbiorze danych SWOP.FK,
c) dotyczące pobytu osoby w celu wytrzeźwienia w policyjnej izbie zatrzymań,
d) dotyczące zabezpieczenia pojazdu dla celów postępowania karnego i przechowywania tego pojazdu przez Policję, a także dokumenty dotyczące osób lub podmiotów odbierających te pojazdy;
3) SWOP.ST - stanowią w szczególności dokumenty dotyczące ewidencjonowania i administrowania środkami trwałymi sporządzone lub wytworzone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie rachunkowości, księgowości, podatków lub finansów publicznych;
4) SWOP.GM - stanowią w szczególności dokumenty dotyczące prowadzenia gospodarki materiałowej sporządzone lub wytworzone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie rachunkowości, księgowości, podatków lub finansów publicznych;
5) SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA - stanowią w szczególności dokumenty sporządzone lub wytworzone w związku ze służbą w Policji, w tym przekazywane przez policjantów w zakresie wymaganym przepisami prawa, w sprawach realizacji zadań Policji, w tym praw i obowiązków policjantów, określonych w rozdziale 8 ustawy o Policji;
6) SWOP SKARGA - stanowią w szczególności dokumenty w postaci skarg, wniosków, petycji, listów, anonimów lub ponagleń, o których mowa w § 4 pkt 3, skierowanych do organów Policji oraz dokumenty sporządzone w ramach postępowań i spraw dotyczących tych skarg, wniosków, petycji, listów, anonimów lub ponagleń.
2. Do modyfikowania informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych SWOP PŁACE, SWOP.FK, SWOP.ST, SWOP.GM, SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA oraz SWOP SKARGA przepisy ust. 1 stosuje się odpowiednio.
§ 83.
2. Rejestracji informacji dotyczących kandydata do służby w Policji w zbiorze danych SWOP CRDK II w związku z przeprowadzeniem kolejnych etapów postepowania kwalifikacyjnego do służby w Policji, o których mowa w art. 25 ust. 2, 5, 8 i 10-16 ustawy o Policji, dokonuje się niezwłocznie po zakończeniu każdego etapu postępowania kwalifikacyjnego lub po stwierdzeniu okoliczności określonych w art. 25 ust. 19 ustawy o Policji, na podstawie uzyskanych wyników z poszczególnych etapów postępowania kwalifikacyjnego i stosownej dokumentacji sporządzonej na poszczególnych etapach tego postępowania stwierdzającej uzyskanie tego wyniku lub zaistnienie okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 19 ustawy o Policji.
3. Do modyfikowania informacji, w tym danych osobowych, w zbiorze danych SWOP CRDK II przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio.
§ 84.
1) wtedy, gdy jest to przydatne lub niezbędne do prawidłowego wykonania czynności służbowych oraz podczas ich wykonywania;
2) w konkretnych i uzasadnionych wykonywanymi czynnościami służbowymi celach;
3) w zakresie niezbędnym, adekwatnym i stosownym do potrzeb wykonywanych czynności służbowych i celów przetwarzania w danych okolicznościach.
2. Sprawdzenia (przeglądu) informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych SWOP dokonuje się z zachowaniem warunków określonych w ust. 1 oraz w zakresie posiadanych ważnych uprawnień do przetwarzania informacji w SWOP.
3. Zakres sprawdzenia (przeglądu) informacji, w tym danych osobowych, w SWOP jest uwarunkowany właściwością rzeczową dokonującej sprawdzenia komórki organizacyjnej Policji oraz rodzajem zadań służbowych realizowanych przez tę komórkę lub czynności służbowych wykonywanych przez policjantów lub pracowników Policji dokonujących sprawdzeń.
4. Udostępnienie uprawnionym podmiotom lub osobom informacji uzyskanych w wyniku sprawdzenia (przeglądu), analizowania (typowania, selekcjonowania) informacji, w tym danych osobowych, w SWOP odbywa się na zasadach określonych w § 89-92 oraz z zachowaniem warunków określonych w ust. 1-3.
5. Informacje, w tym dane osobowe, uzyskane ze SWOP w wyniku sprawdzenia (przeglądu) lub analizy (typowania, selekcjonowania) wykorzystuje się w celu realizacji zadań, obowiązków i spraw, o których mowa w § 4.
§ 85.
1) policjanci i pracownicy Policji biura KGP właściwego w sprawach kadrowych upoważnieni zgodnie z § 95 ust. 1 do wykonywania czynności, o których mowa w § 94 - w odniesieniu do wszystkich informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych SWOP;
2) policjanci i pracownicy Policji komórek organizacyjnych właściwych w sprawach kadrowych w BSWP, CBŚP, CBZC, CLKP, KWP, KSP, Akademii Policji i szkołach policyjnych upoważnieni zgodnie z § 97 ust. 1 do wykonywania czynności, o których mowa w § 94 - w zakresie właściwości tych jednostek oraz w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zakresie właściwości tych jednostek.
2. Sprawdzenia (przeglądy) lub analizy (typowania, selekcjonowanie) informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP w związku z nadzorem nad jakością i aktualnością wykonują:
1) dyrektorzy biur KGP i kierownik komórki organizacyjnej KGP, o których mowa w § 10 ust. 2, w ramach administrowania zbiorami danych SWOP, zgodnie z właściwością określoną w tych przepisach i przepisach § 16 i 17 lub upoważnieni przez nich policjanci i pracownicy Policji z podległych im komórek organizacyjnych Policji;
2) komendanci jednostek organizacyjnych Policji i Dyrektor CLKP, o których mowa w § 10 ust. 3 i 4, w ramach administrowania zbiorami danych SWOP, zgodnie z właściwością określoną w tych przepisach oraz w § 18 lub upoważnieni przez nich policjanci i pracownicy Policji z podległych im komórek organizacyjnych Policji;
3) kierownicy komórek organizacyjnych, o których mowa w § 20 ust. 1 i 2, zgodnie z właściwością określoną w tych przepisach lub upoważnieni przez nich policjanci i pracownicy Policji z podległych im komórek organizacyjnych Policji;
4) Dowódca BOA lub upoważniona przez niego osoba zgodnie z właściwością określoną w § 20 ust. 3.
§ 86.
1) podczas i w związku z wykonywaniem zadań służbowych dotyczących służby lub pracy w Policji danego policjanta lub pracownika Policji, w sprawach, o których mowa w § 4 pkt 1 i 2;
2) przed pierwszą rejestracją informacji o osobie w zbiorach SWOP oraz przed każdą modyfikacją już istniejącej rejestracji lub zarejestrowanych informacji, w tym danych osobowych, dotyczących osoby, a także przed usunięciem informacji, w tym danych osobowych, dotyczących danego policjanta lub pracownika Policji ze SWOP;
3) w związku z wykonywaniem zadań służbowych dotyczących administrowania informacjami, w tym danymi osobowymi, przetwarzanymi w zbiorach danych SWOP KADRA, w tym lokalnych zbiorach danych SWOP KADRA, w zakresie właściwości i uprawnień określonych w § 10 ust. 2 pkt 1 lit. a, ust. 3 pkt 1 lit. a oraz ust. 4 pkt 1 lit. a, § 12, 16 i 18;
4) w zakresie zadań realizowanych w ramach nadzoru nad jakością i aktualnością informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych SWOP KADRA, w tym lokalnych zbiorach danych SWOP KADRA, w zakresie właściwości określonej w § 16-18 i 20;
5) w zakresie niezbędnym do realizacji zadań służbowych przez inspektora ochrony danych w KGP oraz inspektorów ochrony danych wyznaczonych w BSWP, CBŚP, CBZC, CLKP, KWP, KSP, Akademii Policji oraz szkołach policyjnych, zgodnie z ich właściwością;
6) w zakresie niezbędnym do realizacji zadań związanych z wystąpieniem naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP i jego zgłoszeniem określonych w przepisach rozdziału 7;
7) w przypadku, gdy przepis prawa wymaga przetwarzania, w tym uzyskania, udostępnienia lub przekazania, informacji, w tym danych osobowych, dotyczących policjanta lub pracownika Policji, w tym po ustaniu służby lub pracy w Policji, w zakresie informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP lub gdy przepisy ustawy przewidują uzyskanie lub przekazanie informacji z policyjnych zbiorów danych, a wnioskowane informacje, w tym dane osobowe, są przetwarzane w SWOP;
8) w innych przypadkach zgodnie z warunkami korzystania z informacji określonymi w § 84;
9) w celu analizowania (typowania, selekcjonowania) i weryfikowania informacji, w tym danych osobowych, w przypadkach określonych w pkt 1-8, w sprawach, o których mowa w § 4 pkt 1.
2. Sprawdzenia osoby dokonuje się za pomocą danych identyfikujących osobę sprawdzaną, obejmujących: identyfikator kadrowy lub imię i nazwisko, imię ojca, datę urodzenia, numer PESEL, stopień służbowy lub nazwę jednostki i komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę lub jest zatrudniona.
3. Sprawdzeń informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych SWOP KADRA można dokonywać za pomocą dostępnych w tych zbiorach kryteriów zapytań, w szczególności w przypadku dokonywania sprawdzeń w celu tworzenia wykazów, sprawdzeń, raportów, analiz, zestawień lub list obejmujących więcej niż jedną osobę.
4. W wyniku sprawdzenia osoby otrzymuje się informacje, w tym dane osobowe, przetwarzane w zbiorach danych SWOP odpowiadające zakresowi i kryteriom zapytania w ramach danego sprawdzenia.
5. Do analizowania (typowania, selekcjonowania) i weryfikowania informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych SWOP KADRA przepisy ust. 1 pkt 1-8 oraz ust. 2-4 stosuje się odpowiednio.
6. Sprawdzenia (przeglądu) w SWOP informacji, w tym danych osobowych, dotyczących policjanta lub pracownika Policji, w tym po ustaniu służby lub pracy w Policji, w Centralnej Bazie Kadrowej SWOP dokonuje się:
1) podczas i w związku z wykonywaniem zadań służbowych dotyczących policjanta lub pracownika Policji związanych z jego służbą lub pracą w Policji, w celach realizacji zadań i obowiązków, o których mowa w § 4, w tym w sprawach, o których mowa w tym przepisie, lub w celach, o których mowa w § 6 ust. 1 pkt 1;
2) w związku z wykonywaniem zadań służbowych dotyczących administrowania informacjami, w tym danymi osobowymi, przetwarzanymi w zbiorach danych SWOP, w tym lokalnych zbiorach danych SWOP KADRA;
3) w zakresie zadań realizowanych w ramach nadzoru nad jakością i aktualnością informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych SWOP KADRA, w tym lokalnych zbiorach danych SWOP KADRA;
4) w przypadku, gdy przepis prawa wymaga przetwarzania, w tym uzyskania, udostępnienia lub przekazania, informacji, w tym danych osobowych, dotyczących policjanta lub pracownika Policji, w tym po ustaniu służby lub pracy w Policji, w zakresie informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP lub gdy przepisy ustawy przewidują uzyskanie lub przekazanie informacji z policyjnych zbiorów danych, a wnioskowane informacje, w tym dane osobowe, są przetwarzane w SWOP;
5) w innych przypadkach, zgodnie z warunkami korzystania z informacji określonymi w § 84;
6) w celu analizowania (typowania, selekcjonowania) i weryfikowania informacji, w tym danych osobowych, w przypadkach określonych w pkt 1-5, w celu realizacji zadań i obowiązków, o których mowa w § 4, w tym w sprawach, o których mowa w tym przepisie, lub w celach, o których mowa w § 6 ust. 1 pkt 1.
7. Do dokonywania sprawdzeń, analizowania (typowania, selekcjonowania) i weryfikowania informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w Centralnej Bazie Kadrowej SWOP przepisy ust. 2-4 stosuje się odpowiednio.
§ 87.
1) podczas i w związku z wykonywaniem zadań służbowych dotyczących służby lub pracy w Policji danego policjanta lub pracownika Policji w sprawach, o których mowa w § 4 pkt 1-3;
2) podczas i w związku z wykonywaniem zadań służbowych w sprawach, o których mowa w § 4 pkt 3, w zakresie właściwości zbioru danych SWOP SKARGA lub w sprawach, o których mowa w § 4 pkt 2 dotyczących osób, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 3-5, w zakresie właściwości zbiorów danych SWOP PŁACE i SWOP.FK;
3) przed rejestracją informacji w tych zbiorach danych SWOP oraz przed każdą modyfikacją już istniejącej rejestracji lub zarejestrowanych informacji, w tym danych osobowych, a także przed usunięciem informacji, w tym danych osobowych, z tych zbiorów danych SWOP;
4) w związku z wykonywaniem zadań służbowych dotyczących administrowania informacjami, w tym danymi osobowymi, przetwarzanymi w tych zbiorach danych SWOP, w tym lokalnych zbiorach danych SWOP, w zakresie właściwości i uprawnień określonych w § 10-14 i 16-18 dotyczących administrowania tymi zbiorami danych SWOP;
5) w zakresie zadań realizowanych w ramach nadzoru nad jakością i aktualnością informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w tych zbiorach danych SWOP, w tym lokalnych zbiorach danych SWOP, w zakresie właściwości określonej w § 16-18 i 20;
6) w zakresie niezbędnym do realizacji zadań służbowych przez inspektora ochrony danych w KGP oraz inspektorów ochrony danych wyznaczonych w BSWP, CBŚP, CBZC, CLKP, KWP, KSP, Akademii Policji oraz szkołach policyjnych, zgodnie z ich właściwością;
7) w zakresie niezbędnym do realizacji zadań związanych z wystąpieniem naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP i jego zgłoszeniem określonych w przepisach rozdziału 7;
8) w przypadku, gdy przepis prawa wymaga przetwarzania, w tym uzyskania, udostępnienia lub przekazania, informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zakresie właściwości zbiorów danych SWOP lub w przypadkach, w których przepisy ustawy przewidują uzyskanie lub przekazanie informacji z policyjnych zbiorów danych, a wnioskowane informacje, w tym dane osobowe, są przetwarzane w tych zbiorach danych SWOP;
9) w innych przypadkach zgodnie z warunkami korzystania z informacji określonymi w § 84;
10) w celu analizowania (typowania, selekcjonowania) i weryfikowania informacji, w tym danych osobowych, w przypadkach określonych w pkt 1-9 w sprawach, o których mowa w § 4 pkt 1-3.
2. Sprawdzenia informacji w zbiorach danych SWOP, o których mowa w ust. 1, dokonuje się w przypadku sprawdzeń informacji:
1) dotyczących policjantów lub pracowników Policji, w tym po ustaniu służby lub pracy w Policji, za pomocą danych identyfikujących, o których mowa w § 86 ust. 2;
2) dotyczących osób, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 3-6, za pomocą danych identyfikujących te osoby, obejmujących w zależności od posiadanych danych: imię, nazwisko, numer PESEL, datę urodzenia lub imię ojca;
3) innych niż określone w pkt 1 i 2, przetwarzanych w zbiorach danych SWOP, w tym identyfikowanych za pomocą numerów dokumentów lub innych dostępnych w SWOP kryteriów sprawdzeń.
3. Do sprawdzeń informacji w zbiorach danych SWOP, o których mowa w ust. 1, przepis § 86 ust. 3 stosuje się odpowiednio.
4. Do analizowania (typowania, selekcjonowania) i weryfikowania informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych SWOP PŁACE, SWOP.FK, SWOP.ST, SWOP.GM, SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA, SWOP SKARGA oraz w zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ przepisy ust. 1 pkt 1-9, ust. 2 i § 86 ust. 3 stosuje się odpowiednio.
§ 88.
1) podczas i w związku z wykonywaniem zadań służbowych dotyczących prowadzonego postępowania kwalifikacyjnego do służby w Policji w sprawach, o których mowa w § 4 pkt 4;
2) przed rejestracją informacji o kandydacie do służby w Policji w zbiorze danych SWOP CRDK II oraz przed każdą modyfikacją już istniejącej rejestracji lub zarejestrowanych informacji, w tym danych osobowych, a także przed usunięciem informacji, w tym danych osobowych, z tego zbioru;
3) w związku z wykonywaniem zadań służbowych dotyczących administrowania informacjami, w tym danymi osobowymi, przetwarzanymi w zbiorze danych SWOP CRDK II, w zakresie właściwości i uprawnień określonych w § 10 ust. 2 pkt 1 lit. c, ust. 3 pkt 3 oraz ust. 4 pkt 3, § 12, 16 i § 18 ust. 1-3, dotyczących administrowania tym zbiorem danych SWOP;
4) w zakresie zadań realizowanych w ramach nadzoru nad jakością i aktualnością informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorze danych SWOP CRDK II w zakresie właściwości określonej w § 16, § 18 ust. 1 oraz § 20 ust. 1 pkt 2 i ust. 3;
5) w zakresie niezbędnym do realizacji zadań służbowych przez inspektora ochrony danych w KGP oraz inspektorów ochrony danych wyznaczonych w BSWP, CBŚP, CBZC, KWP, KSP, Akademii Policji oraz szkołach policyjnych, zgodnie z ich właściwością;
6) w zakresie niezbędnym do realizacji zadań związanych z wystąpieniem naruszenia ochrony danych osobowych w SWOP i jego zgłoszeniem określonych w przepisach rozdziału 7;
7) w przypadku, gdy przepis prawa wymaga przetwarzania, w tym uzyskania, udostępnienia lub przekazania, informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zakresie właściwości zbiorów danych SWOP lub w przypadkach, w których przepisy ustawy przewidują uzyskanie lub przekazanie informacji z policyjnych zbiorów danych a wnioskowane informacje, w tym dane osobowe, są przetwarzane w zbiorze danych SWOP CRDK II;
8) w innych przypadkach zgodnie z warunkami korzystania z informacji określonymi w § 84;
9) w celu analizowania (typowania, selekcjonowania) i weryfikowania informacji, w tym danych osobowych, w przypadkach określonych w pkt 1-8 w sprawach, o których mowa w § 4 pkt 4.
2. Sprawdzenia kandydata dokonuje się za pomocą numeru identyfikacyjnego kandydata do służby w Policji oraz danych identyfikujących tego kandydata, obejmujących w zależności od posiadanych danych: imię, nazwisko, numer PESEL, datę urodzenia lub imię ojca, a także innych informacji przetwarzanych w tym zbiorze lub innych dostępnych w SWOP kryteriów sprawdzeń.
3. Do sprawdzeń kandydata przepis § 86 ust. 3 stosuje się odpowiednio.
4. Do analizowania (typowania, selekcjonowania) i weryfikowania informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorze danych SWOP CRDK II przepisy ust. 1 pkt 1-8, ust. 2 i § 86 ust. 3 stosuje się odpowiednio.
§ 89.
2. Informacje, w tym dane osobowe, przetwarzane w SWOP udostępnia się:
1) osobie posiadającej uprawnienie do przetwarzania informacji w SWOP, uprawnienie do dostępu do SWOP ADMINISTRATOR lub osobie uprawnionej zgodnie z § 39 lub 42;
2) osobie, która została uprawniona do zapoznawania się z tymi informacjami przez administratora SWOP, dyrektora biura KGP lub kierownika komórki organizacyjnej KGP, o których mowa w § 10 ust. 2, lub komendanta jednostki organizacyjnej Policji lub Dyrektora CLKP, o których mowa w § 10 ust. 3 i 4, administrującego zbiorami danych SWOP, zgodnie z właściwością określoną w tych przepisach;
3) osobie uprawnionej do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, ze SWOP na podstawie odrębnych przepisów.
3. Udostępnienie uprawnionym osobom, o których mowa w ust. 2 pkt 2, danych osobowych przetwarzanych w SWOP może nastąpić jedynie po uprzednim:
1) zapoznaniu się przez te osoby z przepisami niniejszego zarządzenia i pisemnym zobowiązaniu się przez nie do zachowania w poufności tych danych oraz przestrzegania bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, w tym ochrony tych danych przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem, przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem;
2) poinformowaniu tych osób o zasadach bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w SWOP oraz o konsekwencjach naruszenia tych zasad.
4. Po pisemnym potwierdzeniu zapoznania się i zobowiązaniu się do zachowania w poufności oraz do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, o których mowa w ust. 3 pkt 1, dokument ten włącza się do akt osobowych zobowiązującego się, a jeżeli zobowiązującym się jest osoba, co do której nie są prowadzone akta osobowe, dokument pozostawia się we właściwej komórce organizacyjnej administrującego zbiorem danych SWOP, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, który uprawnił osobę do zapoznania się z informacjami przetwarzanymi w SWOP albo którego właściwości, w ramach administrowania zbiorami danych SWOP, dotyczy zakres udostępnianych informacji.
5. Udostępnienie danych osobowych przetwarzanych w SWOP osobom nieuprawnionym do przetwarzania informacji w SWOP zgodnie z przepisami niniejszego zarządzenia lub niebędącym policjantami lub pracownikami Policji może nastąpić jedynie na podstawie przepisów ustawy oraz na zasadach i w zakresie w niej określonych albo za zgodą administratora SWOP lub dyrektora biura KGP właściwego w sprawach kadrowych.
§ 90.
2. Informacje, w tym dane osobowe, przetwarzane w lokalnych zbiorach SWOP KADRA, w zbiorze danych SWOP CRDK II, SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ i Centralnej Bazie Kadrowej SWOP uprawnionym podmiotom pozapolicyjnym przekazuje dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kadrowych lub kierownik komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach ochrony pracy, zgodnie z właściwością określoną w § 10 ust. 2 pkt 1 i 6, oraz kierownicy jednostek organizacyjnych Policji, w których prowadzone są te zbiory i administrujący tymi zbiorami, zgodnie z właściwością określoną w § 10 ust. 3 pkt 1 lit. a oraz pkt 2 i 3, a także ust. 4 pkt 1 lit. a oraz pkt 2 i 3, w zakresie ich uprawnień do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w tych zbiorach danych, z zastrzeżeniem ust. 3.
3. Informacje, w tym dane osobowe, przetwarzane w zbiorach danych SWOP KADRA, SWOP CRDK II, SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ i Centralnej Bazie Kadrowej SWOP, uprawnionym podmiotom pozapolicyjnym przekazuje dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kadrowych w odniesieniu do zapytań, wniosków i innej korespondencji w tym zakresie, skierowanej do:
1) Komendanta Głównego Policji, KGP, Dowódcy BOA lub dyrektorów biur KGP;
2) jednostek organizacyjnych Policji, w których prowadzone są lokalne zbiory danych SWOP, w przypadku gdy:
a) zakres żądanych lub wnioskowanych informacji wykracza poza właściwość kierownika jednostki organizacyjnej Policji, określoną w § 10 ust. 3 pkt 1 lit. a lub ust. 4 pkt 1 lit. a, do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w prowadzonym w danej jednostce lokalnym zbiorze danych SWOP KADRA lub dotyczy Centralnej Bazy Kadrowej SWOP, lub
b) zakres żądanych lub wnioskowanych informacji wykracza poza właściwość kierownika jednostki organizacyjnej Policji, określoną w § 10 ust. 3 pkt 2 i 3 lub ust. 4 pkt 2 i 3, do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, odpowiednio w zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ i SWOP CRDK II, lub
c) jednostka organizacyjna Policji nie posiada dostępu do informacji, w tym danych osobowych, których dotyczy zapytanie, wniosek lub korespondencja podmiotu pozapolicyjnego;
3) jednostek organizacyjnych Policji, w których nie są prowadzone lokalne zbiory danych SWOP, w przypadku gdy do udzielenia odpowiedzi i przekazania wnioskowanych lub żądanych informacji, w tym danych osobowych, nie jest właściwy kierownik jednostki organizacyjnej Policji, o której mowa w pkt 2, ze względu na okoliczności, o których mowa w tym punkcie.
4. Przepisu ust. 3 nie stosuje się do informacji, w tym danych osobowych:
1) przekazywanych do zbiorów danych i systemów, o których mowa w § 9 ust. 2;
2) przekazywanych Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych w zakresie realizacji zadań i obowiązków określonych w niniejszym zarządzeniu przez uprawnionych kierowników jednostek i komórek organizacyjnych Policji oraz inspektorów ochrony danych w KGP, BSWP, CBŚP, CBZC, CLKP, KWP, KSP, Akademii Policji i szkołach policyjnych, zgodnie z uprawnieniami określonymi w przepisach § 12-18;
3) pozostających wyłącznie w zakresie właściwości zbioru danych SWOP KADRA KGP "Medycyna Pracy", "BHP" lub "SZKOLENIA BHP/PPOMOC/PPOŻ", w przypadku korespondencji skierowanej do kierownika komórki KGP właściwej w sprawach ochrony pracy oraz przekazywanej przez tego kierownika podmiotom pozapolicyjnym, w zakresie właściwości administrowanych przez niego zbiorów danych, określonej w § 10 ust. 2 pkt 6.
5. Informacje, w tym dane osobowe, przetwarzane w lokalnych zbiorach SWOP PŁACE, SWOP.FK, SWOP.ST, SWOP.GM, SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA oraz SWOP SKARGA, uprawnionym podmiotom pozapolicyjnym przekazują dyrektorzy biur KGP, o których mowa w § 10 ust. 2 pkt 2-5, zgodnie z właściwością określoną w tym przepisie oraz kierownicy jednostek organizacyjnych Policji, w których prowadzone są te zbiory i administrujący tymi zbiorami, zgodnie z właściwością określoną w § 10 ust. 3 pkt 1 lit. b oraz ust. 4 pkt 1 lit. b i c, w zakresie ich uprawnień do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w tych zbiorach danych.
6. Przepisów ust. 1-5 nie stosuje się do udostępniania informacji, w tym danych osobowych, uzyskanych uprzednio ze SWOP dla celów postępowań karnych, karno-skarbowych, w sprawach o wykroczenia, dyscyplinarnych, administracyjnych, skargowych lub innych postępowań prowadzonych na podstawie ustaw, jeżeli stanowią dokumentację w tych postępowaniach włączoną do akt postępowania oraz podlegają udostępnieniu jako dokumentacja z tych postępowań.
§ 91.
2. Informacje, w tym dane osobowe, przetwarzane w SWOP można udostępnić, z zachowaniem zasad określonych w ust. 1, na ekranie odpowiedniego urządzenia teleinformatycznego, w formie wydruku, zapisu w formie dokumentu papierowego lub zapisu na informatycznym nośniku danych.
3. Wykonanie wydruku lub zapisu na informatycznym nośniku danych, zawierającego informacje, w tym dane osobowe, zgromadzone w SWOP, może nastąpić jedynie na zasadach, w zakresie i w celu określonym w ustawach i niniejszym zarządzeniu.
4. Wydruk i zapis na informatycznym nośniku danych, poza informacjami, w tym danymi osobowymi, które są przedmiotem tej czynności, zawiera imię i nazwisko osoby wykonującej go, identyfikator kadrowy, nazwę jednostki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę lub jest zatrudniona ta osoba, cel i powód sprawdzenia.
5. Jeżeli wydruk nie zawiera wszystkich informacji, o których mowa w ust. 4, brakujące informacje dopisuje się lub umieszcza się na wydruku odręcznie lub, jeżeli jest to możliwe, za pomocą edytora tekstu.
§ 92.
2. Niezależnie od przepisu ust. 1 policjantom oraz pracownikom Policji można również udostępnić dane osobowe przetwarzane w SWOP w zakresie, o którym mowa w ust. 1, na pisemny wniosek tych osób o udostępnienie ich danych osobowych ze SWOP złożony do właściwego dyrektora biura KGP lub kierownika komórki organizacyjnej KGP, o których mowa w § 10 ust. 2, lub komendanta jednostki organizacyjnej Policji lub Dyrektora CLKP, o których mowa w § 10 ust. 3 i 4, administrującego zbiorami danych SWOP, zgodnie z właściwością określoną w tych przepisach. W takim przypadku można odmówić udostępnienia danych osobowych, w przypadku uporczywych, powtarzających się wniosków o udostępnienie danych osobowych ze SWOP lub gdy udostępnienie wnioskowanych danych w sposób określony przez wnioskodawcę nie jest możliwe.
3. W przypadkach, o których mowa w ust. 1 i 2, dane osobowe można udostępnić przez zaprezentowanie danych na ekranie właściwego środka technicznego (urządzenia teleinformatycznego), w formie wydruku ze SWOP lub zapisu w postaci elektronicznej na informatycznym nośniku danych, w zakresie zawierającym wnioskowane dane osobowe.
4. Osobom, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 2-7, oraz policjantom i pracownikom Policji po ustaniu odpowiednio służby lub pracy w Policji, udostępnia się dane osobowe przetwarzane w SWOP w zakresie danych osobowych, które ich dotyczą (ich własnych danych osobowych), w ramach realizacji praw podmiotowych, o których mowa w art. 15-21 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, na zasadach określonych w przepisach tego rozporządzenia, ustawy o ochronie danych osobowych oraz ustawy o Policji.
5. W przypadkach, o których mowa w ust. 4, dane osobowe można udostępnić w formie wydruku ze SWOP lub zapisu na innym nośniku informacji, w zakresie zawierającym wnioskowane dane osobowe.
6. Przepisów ust. 1-3 nie stosuje się do informacji o uposażeniu i wynagrodzeniu za dany miesiąc, uzyskiwanych przez policjanta oraz pracownika Policji, którego dotyczą te informacje, w drodze automatycznego dostępu do tych informacji przez imienną służbową pocztę elektroniczną i identyfikację ID kadrowego policjanta i pracownika Policji, którego dotyczy uzyskiwana informacja, w ramach działającej w systemie teleinformatycznym SWOP usługi e-pasek.
7. Przepisów ust. 1-5 nie stosuje się do wydawania zaświadczeń w trybie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego na podstawie informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP.
§ 93.
1) wykonywania obowiązków statystycznych określonych w programie badań statystycznych statystyki publicznej;
2) wykonywania przyjętych przez Rzeczpospolitą Polską zobowiązań międzynarodowych;
3) dostarczania organom władzy publicznej informacji statystycznych niezbędnych w planowaniu i podejmowaniu decyzji w zakresie ustawowych zadań Policji;
4) prowadzenia prac rozwojowych i badań naukowych;
5) wykonywania zadań w zakresie ogłaszania, rozpowszechniania i udostępniania informacji publicznej oraz wynikowych informacji statystycznych.
2. Analiz, o których mowa w ust. 1, dokonują w zakresie informacji, w tym danych osobowych, dotyczących:
1) policjantów i pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji, przetwarzanych w zbiorach danych SWOP:
a) KADRA, CRDK II i OBSŁUGA STRZELAŃ - dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kadrowych oraz komendanci jednostek organizacyjnych Policji i Dyrektor CLKP, o których mowa w § 10 ust. 3 i 4, lub upoważnieni przez tego dyrektora, komendantów lub Dyrektora CLKP w tym zakresie policjanci lub pracownicy Policji,
b) KADRA "Medycyna Pracy", "BHP", "SZKOLENIA BHP/PPOMOC/PPOŻ" - kierownik komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach ochrony pracy;
2) osób, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 3-6, przetwarzanych w zbiorach danych SWOP PŁACE, SWOP.FK, SWOP.ST, SWOP.GM, SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA oraz SWOP SKARGA:
a) dyrektorzy biur KGP, o których mowa w § 10 ust. 2 pkt 2-5, w zakresie administrowanych przez nich lokalnych zbiorów danych SWOP, oraz upoważnieni przez nich w tym zakresie policjanci lub pracownicy Policji,
b) komendanci jednostek organizacyjnych Policji i Dyrektor CLKP, o których mowa w § 10 ust. 3 i 4, w zakresie administrowanych przez nich lokalnych zbiorów danych SWOP, oraz upoważnieni przez nich w tym zakresie policjanci lub pracownicy Policji.
Rozdział 16
Procedura wykonywania kontroli i nadzoru nad przetwarzaniem informacji, w tym danych osobowych, w SWOP
§ 94.
1) dostęp do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych SWOP;
2) przetwarzanie informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach danych SWOP;
3) uprawnienia do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SWOP.
2. Czynności, o których mowa w ust. 1, mogą być realizowane w szczególności przez:
1) weryfikację i analizę (typowanie, selekcjonowanie) informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych SWOP;
2) sprawdzanie zakresu dostępu do zbiorów danych SWOP, zakresu i rodzaju operacji przetwarzania informacji oraz ocenę, analizę lub weryfikację wyników tego sprawdzenia;
3) kontrolę rejestrów czynności (logowań) odnotowywanych w systemie teleinformatycznym SWOP (kontrolę dziennika zdarzeń);
4) kontrolę i ocenę legalności, poprawności, prawidłowości, kompletności i celowości przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, a także prowadzenie analizy w tym zakresie;
5) sprawdzanie dokumentacji stanowiącej podstawę do wprowadzenia informacji, w tym danych osobowych, do zbioru danych, a także stanowiącej podstawę ich sprawdzenia (przeglądania), wykorzystania, modyfikacji lub usunięcia;
6) usuwanie informacji, w tym danych osobowych, wobec których stwierdzono brak przesłanek ich przetwarzania przez Policję.
3. Dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kadrowych może zwracać się do kierowników jednostek i komórek organizacyjnych Policji o przekazanie niezbędnych wyjaśnień, informacji lub dokumentów związanych z przeprowadzanymi czynnościami, o których mowa w ust. 1 i 2.
4. Dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kadrowych może wydawać polecenia, zalecenia lub wytyczne w celu usunięcia stwierdzonych uchybień w przetwarzaniu w zbiorach danych SWOP informacji, w tym danych osobowych, dotyczących policjantów, pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji, a w przypadku naruszenia przepisów prawa - skierować sprawę do właściwego przełożonego dyscyplinarnego lub podjąć odpowiednie czynności w zakresie pociągnięcia do odpowiedzialności dyscyplinarnej osób winnych stwierdzonych uchybień.
5. Kierownicy jednostek i komórek organizacyjnych Policji oraz policjanci i pracownicy Policji przekazują dyrektorowi biura KGP właściwego w sprawach kadrowych niezbędne wyjaśnienia, informacje i dokumenty, o których mowa w ust. 3, oraz stosują się do wydawanych poleceń, zaleceń i wytycznych, o których mowa w ust. 4.
§ 95.
1) na pisemne polecenie Komendanta Głównego Policji lub jego zastępców oraz dyrektora biura KGP właściwego w sprawach kadrowych lub jego zastępców, zwane dalej "poleceniem kontroli" - w odniesieniu do wszystkich policjantów i pracowników Policji i wykonanych przez nich operacji przetwarzania informacji w zbiorach danych SWOP oraz w zakresie wszystkich informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP, a także w zakresie wszystkich sprawdzeń;
2) na podstawie pisemnych wniosków o przeprowadzenie kontroli dostępu, zwanych dalej "zleceniami TKN", składanych zgodnie z właściwością i zakresem realizowanych zadań przez:
a) Komendanta CBŚP lub jego zastępców, komendantów wojewódzkich (Stołecznego) Policji lub ich zastępców, Dowódcę BOA lub jego zastępców, Dyrektora CLKP lub jego zastępców oraz dyrektorów biur KGP lub ich zastępców - w odniesieniu do podległych policjantów i pracowników Policji, wykonanych przez nich operacji przetwarzania informacji w SWOP oraz w zakresie informacji, w tym danych osobowych, zarejestrowanych w podległych im jednostkach i komórkach organizacyjnych Policji,
b) dyrektorów biur KGP i kierownika komórki organizacyjnej KGP administrujących zbiorami danych SWOP, o których mowa w § 10 ust. 2 pkt 2-6 - w odniesieniu do wszystkich policjantów i pracowników Policji i wykonanych przez nich operacji przetwarzania informacji w administrowanych przez nich zbiorach, a także w zakresie informacji, w tym danych osobowych, zarejestrowanych w administrowanych przez nich zbiorach,
c) Komendanta BSWP, kierowników komórek organizacyjnych BSWP lub ich zastępców - w odniesieniu do wszystkich policjantów i pracowników Policji, wykonywanych przez nich operacji przetwarzania oraz sprawdzeń, a także w zakresie wszystkich informacji, w tym danych osobowych, zarejestrowanych i przetwarzanych w SWOP,
d) inspektora ochrony danych w KGP - w odniesieniu do wszystkich policjantów i pracowników Policji, a także w zakresie wszystkich informacji, w tym danych osobowych, zarejestrowanych i przetwarzanych w SWOP.
2. Przedmiotem kontroli i nadzoru służbowego na podstawie zlecenia TKN lub polecenia kontroli może być objęty dostęp do:
1) informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP;
2) czynności przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SWOP;
3) odnotowywanych odczytów ze zbiorów danych SWOP.
3. Kontroli i nadzorowi służbowemu podlegają:
1) policjanci pełniący służbę lub pracownicy Policji zatrudnieni w jednostkach i komórkach organizacyjnych Policji podległych zlecającemu TKN, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 lit. a, lub w przypadku zlecającego TKN, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 lit. b-d, policjanci i pracownicy Policji ze wszystkich jednostek organizacyjnych Policji, uprawnieni do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SWOP, zwani dalej "kontrolowanymi";
2) dostęp kontrolowanych do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP oraz wykonane przez nich operacje przetwarzania informacji w SWOP;
3) dostęp kontrolowanych do sprawdzeń.
4. Zakres kontroli i nadzoru służbowego, w zależności od przyjętego przez kontrolującego przedmiotu lub sposobu kontroli, o których mowa w ust. 2 i 3, obejmuje:
1) w przypadku kontroli dostępu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP - całość informacji, w tym danych osobowych, zawartych w rejestracji, w tym dane o ich przetwarzaniu oraz dokonanych sprawdzeniach tych informacji;
2) w przypadku kontroli policjantów lub pracowników Policji, w zakresie ich dostępu do zbiorów danych SWOP:
a) zakres nadanych uprawnień do przetwarzania informacji w SWOP oraz uprawnień do dostępu do SWOP ADMINISTRATOR, w tym zakres bezpośredniego dostępu do poszczególnych informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych SWOP,
b) wykonane przez kontrolowanych operacje przetwarzania informacji w SWOP, w tym rejestracje, modyfikacje lub usunięcia informacji dokonane przez nich bezpośrednio lub na zlecenie innych policjantów lub pracowników Policji,
c) dokonane przez kontrolowanych bezpośrednio lub na zlecenie sprawdzenia oraz kryteria zapytań dotyczące tych sprawdzeń.
5. Zlecenie TKN składa się bezpośrednio do dyrektora biura KGP właściwego w sprawach kadrowych. Zlecenie zawiera wskazanie:
1) podmiotu zlecającego TKN;
2) podstawy prawnej kontroli i nadzoru;
3) przedmiotu oraz zakresu kontroli i nadzoru, zgodnie z ust. 2-4, w tym:
a) danych identyfikacyjnych kontrolowanego, obejmujących: imię, nazwisko, identyfikator kadrowy oraz nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę lub wykonuje pracę,
b) rodzaju informacji, w tym danych osobowych, podlegających kontroli, obejmującej w przypadku informacji o:
- policjantach i pracownikach Policji - informacje identyfikujące, obejmujące: imię, nazwisko, identyfikator kadrowy oraz nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę lub wykonuje pracę,
- osobach, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 3-7 - informacje identyfikujące, obejmujące: imię, nazwisko, numer PESEL lub datę urodzenia oraz identyfikator nadany w SWOP;
4) zbiorów danych SWOP podlegających kontroli i nadzorowi;
5) okresu podlegającego kontroli.
6. O kontroli i nadzorze służbowym nie informuje się jednostki lub komórki organizacyjnej Policji, w której kontrola i nadzór służbowy mają zostać przeprowadzone, a także kontrolowanych policjantów i pracowników Policji.
§ 96.
1) wykaz policjantów lub pracowników Policji posiadających dostęp do określonych w zleceniu TKN informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP, zawierający:
a) identyfikatory kadrowe,
b) nazwiska i imiona,
c) nazwy jednostek lub komórek organizacyjnych Policji, w których kontrolowani pełnią służbę lub wykonują pracę;
2) wykaz informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP, do których dostęp posiadał kontrolowany policjant lub pracownik Policji, zawierający:
a) datę i godzinę dokonania operacji rejestracji, modyfikacji, usunięcia lub sprawdzania (przeglądania) informacji, do których posiadał dostęp,
b) zakres dokonanych przez kontrolowanego operacji rejestracji, modyfikacji, usunięć lub sprawdzeń (przeglądów) informacji przetwarzanych w SWOP,
c) rejestracje, modyfikacje, usunięcia lub sprawdzenia (przeglądy) dokonane przez kontrolowanego na zlecenie innych policjantów lub pracowników Policji,
d) sprawdzenia (przeglądy) dokonane przez kontrolowanego z podaniem ich powodów oraz wyników, w tym informacje o sprawdzeniach dokonanych na zlecenie podmiotów innych niż Policja, ze wskazaniem nazw tych podmiotów,
e) kryteria zapytań;
3) inne informacje określone w zleceniu TKN, jeżeli pozostają w granicach uprawnień i właściwości zlecającego kontrolę.
2. W wyniku kontroli, o której mowa w § 95 ust. 1 pkt 2 lit. c i d, oraz kontroli przeprowadzonej na polecenie kontroli otrzymuje się, zgodnie ze zleconym lub poleconym przedmiotem kontroli, cały katalog informacji odpowiadający zakresowi informacji, o którym mowa w § 95 ust. 4, oraz sporządza się wykaz, zawierający:
1) całość informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP wraz ze szczegółowymi informacjami o ich przetwarzaniu;
2) listę policjantów lub pracowników Policji, którzy posiadali dostęp do określonych w zleceniu TKN lub poleceniu kontroli albo do określonych przez kontrolującego informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP oraz dane o wykonanych przez nich operacjach przetwarzania tych informacji;
3) informacje o dokonanych sprawdzeniach (przeglądach), w tym kryteria oraz wyniki zapytań;
4) inne informacje określone w zleceniu TKN lub poleceniu kontroli albo inne informacje wskazane przez kontrolującego w przypadku kontroli z własnej inicjatywy.
§ 97.
1) BSWP, CBŚP, CBZC i CLKP oraz komórek w BSWP, o których mowa w § 34 ust. 1 pkt 3, upoważnieni do tego przez dyrektora biura KGP właściwego w sprawach kadrowych zgodnie z przepisami § 16 ust. 1 pkt 1, § 34 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 i 3, a także § 35 - w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zakresie właściwości komendantów tych jednostek organizacyjnych Policji i Dyrektora CLKP do administrowania zbiorami danych SWOP, o której mowa w § 10 ust. 3, w lokalnym zbiorze danych SWOP KADRA KGP, zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ i SWOP CRDK II, jeżeli jest to uzasadnione zadaniami wynikającymi z administrowania tymi zbiorami;
2) KWP, KSP, Akademii Policji i szkołach policyjnych, upoważnieni do tego przez dyrektora biura KGP właściwego w sprawach kadrowych zgodnie z przepisami § 16 ust. 1 pkt 1, § 34 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 2 i 3, a także § 35 - w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zakresie właściwości komendantów tych jednostek organizacyjnych Policji do administrowania zbiorami danych SWOP, o której mowa w § 10 ust. 4 pkt 1 i 2, w lokalnych zbiorach danych SWOP KWP, KSP, APol i SP oraz zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ, jeżeli jest to uzasadnione zadaniami wynikającymi z administrowania tymi zbiorami.
2. Czynności, o których mowa w ust. 1, wykonuje się w przypadku, o którym mowa w ust. 1:
1) pkt 1 na pisemne polecenie Komendanta BSWP, Komendanta CBŚP, Komendanta CBZC, Dyrektora CLKP lub ich zastępców, kierowników komórek organizacyjnych właściwych w sprawach kadrowych w tych jednostkach lub ich zastępców oraz kierowników komórek organizacyjnych BSWP, o których mowa w § 34 ust. 1 pkt 3, lub ich zastępców, zgodnie z ich właściwością i zakresem realizowanych zadań - w odniesieniu do policjantów i pracowników Policji pełniących służbę i wykonujących pracę w tych jednostkach oraz wykonanych przez nich operacji przetwarzania informacji w lokalnym zbiorze danych SWOP KADRA, zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ i SWOP CRDK II, a także w zakresie informacji, w tym danych osobowych, zarejestrowanych w podległych im jednostkach i komórkach organizacyjnych Policji;
2) pkt 2 na:
a) pisemne polecenie komendantów wojewódzkich (Stołecznego) Policji, Komendanta APol, komendantów szkół policyjnych lub ich zastępców lub kierowników komórek organizacyjnych właściwych w sprawach kadrowych w tych jednostkach lub ich zastępców, zgodnie z ich właściwością i zakresem realizowanych zadań - w odniesieniu do policjantów i pracowników Policji pełniących służbę i wykonujących pracę w tych jednostkach oraz w jednostkach im podległych oraz wykonanych przez nich operacji przetwarzania informacji w lokalnych zbiorach danych SWOP KWP, KSP, APol i SP oraz w zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ, a także w zakresie informacji, w tym danych osobowych, zarejestrowanych w tych jednostkach i komórkach organizacyjnych Policji oraz jednostkach im podległych,
b) podstawie pisemnych wniosków kierowników komórek organizacyjnych właściwych w sprawach finansowych, logistycznych, łączności i informatyki lub kontroli oraz inspektora ochrony danych w KWP, KSP, Akademii Policji i szkołach policyjnych, zgodnie z ich właściwością i zakresem realizowanych zadań - w odniesieniu do policjantów i pracowników Policji pełniących służbę i wykonujących pracę w tych jednostkach oraz w jednostkach im podległych oraz wykonanych przez nich operacji przetwarzania informacji w lokalnych zbiorach danych SWOP KWP, KSP, APol i SP, a także w zakresie informacji, w tym danych osobowych, zarejestrowanych w tych jednostkach i komórkach organizacyjnych Policji oraz jednostkach im podległych;
3) pkt 1 i 2 na pisemne polecenie dyrektora biura KGP właściwego w sprawach kadrowych - w odniesieniu do policjantów i pracowników Policji, zgodnie z właściwością określoną w pkt 1 i 2.
3. Do przeprowadzenia kontroli i nadzoru służbowego, o których mowa w ust. 1 i 2, przepisy § 95 ust. 2-6 oraz § 96 ust. 2 stosuje się odpowiednio.
4. Upoważnienie, o którym mowa w ust. 1, nie wyłącza i nie ogranicza uprawnień do przeprowadzenia tych czynności na podstawie § 95.
5. Dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kadrowych może odmówić nadania upoważnień, o których mowa w ust. 1, jeżeli uzna, że upoważnienie takie nie jest uzasadnione zadaniami wynikającymi z administrowania zbiorami danych SWOP lub wykracza poza te zadania, lub gdy administrator SWOP lub on sam postanowi, że zadania, o których mowa w § 94 ust. 1, mają być realizowane wyłącznie przez policjantów i pracowników Policji, o których mowa w § 95.
§ 98.
2. W przypadku osób, o których mowa w ust. 1, czynności kontroli i nadzoru służbowego, o których mowa w § 94 ust. 1, realizuje się odpowiednio w drodze czynności, o których mowa w § 94 ust. 2 pkt 1, 2 i 4-6 oraz ust. 3, w szczególności na podstawie dokumentacji, o której mowa w § 40 i 41.
3. Do przeprowadzenia czynności, o których mowa w ust. 1, stosuje się przepisy § 94 ust. 4 i 5, § 95 ust. 1 oraz odpowiednio przepisy § 95 ust. 2 pkt 1 i 2, ust. 3 i 5 oraz § 97 i 99.
4. W celu przeprowadzenia czynności, o których mowa w ust. 1, organ zlecający przeprowadzenie kontroli, o którym mowa w § 95 ust. 1 pkt 2, przekazuje wraz ze zleceniem przeprowadzenia kontroli dokumentację, o której mowa w § 40 i 41, która ma być przedmiotem kontroli oraz inną niezbędną dokumentację i informacje, które mają wpływ na rodzaj i zakres przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SWOP w związku ze zleceniem przeprowadzenia kontroli i nadzoru służbowego.
5. W wyniku kontroli, o której mowa w ust. 1-3, zgodnie ze zleconym lub poleconym przedmiotem kontroli sporządza się wykaz, zawierający:
1) całość informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP pośrednio, przez zlecenie operacji przetwarzania informacji w SWOP, wraz ze szczegółowymi informacjami o ich przetwarzaniu, obejmującymi informacje o sporządzonych zleceniach wykonania operacji przetwarzania informacji w SWOP oraz zleceniach wykonania operacji przetwarzania informacji w SWOP CRDK II, wraz z informacjami zawartymi w tych zleceniach, o których mowa w § 40 ust. 2 i § 41 ust. 3;
2) informacje o zleconych przez kontrolowanego, w trybie przepisów § 40 lub 41, operacjach przetwarzania informacji, w tym informacje o dokonanych sprawdzeniach (przeglądach) na zlecenie, kryteriach zleconych zapytań oraz informacje o uzyskanych w wyniku zleconych zapytań informacjach;
3) inne informacje określone w zleceniu TKN lub poleceniu kontroli albo inne informacje wskazane przez kontrolującego w przypadku kontroli z własnej inicjatywy.
6. O przeprowadzeniu czynności, o których mowa w ust. 1-5, nie informuje się policjantów i pracowników Policji, których te czynności dotyczą, a także komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę lub wykonuje pracę osoba objęta tymi czynnościami.
7. W przypadku przeprowadzania czynności, o których mowa w ust. 1-5, czynnościami, o których mowa w § 94, obejmuje się policjantów i pracowników Policji uprawnionych do przetwarzania informacji w SWOP oraz uprawnionych do dostępu do SWOP ADMINISTRATOR realizujących zlecenie wykonania operacji przetwarzania informacji w SWOP oraz zlecenie wykonania operacji przetwarzania informacji w CRDK II.
8. W wyniku kontroli policjantów i pracowników Policji, o których mowa w ust. 7, otrzymuje się odpowiednio informacje, o których mowa w § 96 ust. 1, dotyczące wykonanych bezpośrednio w systemie teleinformatycznym SWOP operacji przetwarzania informacji w wyniku realizacji zleceń wykonania tych operacji, o których mowa w § 40 i 41.
§ 99.
2. Wyniki przeprowadzonej kontroli dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kadrowych przekazuje bezpośrednio wnioskodawcy lub innemu podmiotowi wskazanemu przez wnioskodawcę, chyba że podmiot ten nie jest uprawniony do otrzymania (uzyskania) informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP, o czym niezwłocznie informuje się wnioskodawcę.
3. Odpowiedzi na wnioski, o których mowa w ust. 1, zawierają całość informacji przetwarzanych w SWOP w zakresie określonym w § 95 ust. 4, które zamieszcza się w wykazie, o którym mowa w § 96 ust. 2, a w przypadku osób, o których mowa w § 98 ust. 1, odpowiedzi te zawierają informacje, o których mowa w § 98 ust. 5, 7 i 8.
Rozdział 17
Procedura weryfikacji i usuwania informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP
§ 100.
2. W przypadku likwidacji, zniesienia, przekształcenia lub reorganizacji jednostki lub komórki organizacyjnej Policji, która zarejestrowała informacje, w tym dane osobowe, w SWOP, weryfikacji, o której mowa w ust. 1, dokonuje jednostka lub komórka organizacyjna Policji, która przejęła zadania zlikwidowanej, zniesionej, przekształconej lub zreorganizowanej jednostki lub komórki rejestrującej.
3. W przypadku:
1) przeniesienia osoby, której dotyczą dane osobowe lub informacje przetwarzane w SWOP - weryfikacji, o której mowa w ust. 1, dokonuje jednostka lub komórka organizacyjna Policji, do której osoba ta została przeniesiona;
2) oddelegowania osoby, której dotyczą dane osobowe lub informacje przetwarzane w SWOP - weryfikacji, o której mowa w ust. 1, dokonuje jednostka organizacyjna Policji macierzysta dla oddelegowanego policjanta (jednostka organizacyjna, w której policjant pełnił służbę przed jego oddelegowaniem);
3) pozostawania osoby, której dotyczą dane osobowe lub informacje przetwarzane w SWOP, w dyspozycji organu Policji - weryfikacji, o której mowa w ust. 1, dokonuje jednostka lub komórka organizacyjna Policji, w której osoba ta pozostaje w dyspozycji.
4. W przypadku przekazania sprawy, o której mowa w § 4 pkt 3, w związku z którą dokonano rejestracji w zbiorach danych SWOP SKARGA, do prowadzenia przez inną jednostkę lub komórkę organizacyjną Policji, weryfikacji informacji pod kątem przydatności dokonuje jednostka lub komórka organizacyjna Policji przekazująca sprawę, w zakresie zarejestrowanych przez nią informacji, a także odpowiednio jednostka lub komórka organizacyjna Policji, której przekazano sprawę do prowadzenia.
5. Weryfikacji, o której mowa w ust. 1, dokonuje się:
1) z wykorzystaniem informacji, w tym danych osobowych:
a) przetwarzanych w SWOP, powiązanych z informacjami wytypowanymi do oceny,
b) zawartych we wnioskach osób, których dane dotyczą, złożonych w trybie przepisów rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679,
c) uzyskanych lub przekazanych przez inne organy, służby lub instytucje państwowe;
2) uwzględniając:
a) terminy przechowywania, w tym upływ terminów przewidzianych do archiwizacji akt oraz dokumentacji w sprawach, o których mowa w § 4, będących podstawą wprowadzenia informacji, w tym danych osobowych, do SWOP,
b) wystąpienie przesłanek lub okoliczności wskazujących, że przetwarzanie określonych danych osobowych jest zabronione lub zgromadzone dane osobowe okazały się nieprawdziwe.
§ 101.
2. Wyniki dokonanych weryfikacji, o których mowa w ust. 1, obejmują dane liczbowe dotyczące ogólnej liczby zweryfikowanych informacji, w tym danych osobowych, zgromadzonych w SWOP, z wyszczególnieniem liczby osób, których dane osobowe zostały zmodyfikowane lub usunięte.
3. Weryfikacji informacji, w tym danych osobowych, dokonują również:
1) dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kadrowych - w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorze danych:
a) SWOP KADRA oraz w lokalnym zbiorze danych SWOP KGP, zgodnie z zakresem administrowania określonym w § 10 ust. 2 pkt 1 lit. a,
b) SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ, zgodnie z zakresem administrowania określonym w § 10 ust. 2 pkt 1 lit. b,
c) SWOP CRDK II, zgodnie z zakresem administrowania określonym w § 10 ust. 2 pkt 1 lit. c;
2) dyrektor biura KGP właściwego w sprawach finansowych - w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych SWOP PŁACE i SWOP.FK oraz lokalnym zbiorze danych SWOP KGP, zgodnie z zakresem administrowania określonym w § 10 ust. 2 pkt 2;
3) dyrektor biura KGP właściwego w sprawach logistyki - w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych SWOP.ST i SWOP.GM w zakresie wyposażenia logistycznego oraz w zbiorze danych SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA, a także w ramach tych zbiorów danych w lokalnym zbiorze danych SWOP KGP, zgodnie z zakresem administrowania określonym w § 10 ust. 2 pkt 3;
4) dyrektor biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki - w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych SWOP.ST i SWOP.GM w zakresie wyposażenia teleinformatycznego oraz w ramach tych zbiorów danych w lokalnym zbiorze danych SWOP KGP, zgodnie z zakresem administrowania określonym w § 10 ust. 2 pkt 4;
5) dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kontroli - w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorze danych SWOP SKARGA w lokalnym zbiorze danych SWOP KGP, zgodnie z zakresem administrowania określonym w § 10 ust. 2 pkt 5;
6) kierownik komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach ochrony pracy - w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w lokalnym zbiorze danych SWOP KADRA KGP "Medycyna Pracy", "BHP" oraz "SZKOLENIA BHP/PPOMOC/PPOŻ", zgodnie z zakresem administrowania określonym w § 10 ust. 2 pkt 6.
§ 102.
2. Informacje, w tym dane osobowe, dotyczące policjantów i pracowników Policji oraz członków ich rodzin, przetwarzane w zbiorach danych SWOP KADRA w zakresie informacji, w tym danych osobowych, zawartych w innej niż akta osobowe dokumentacji służbowej dotyczącej stosunku służbowego policjanta oraz dokumentacji pracowniczej dotyczącej stosunku pracy pracownika Policji, w tym w aktach administracyjnych lub aktach postępowań dyscyplinarnych, podlegającej obowiązkowi przechowywania na podstawie przepisów Komendanta Głównego Policji w sprawie Jednolitego rzeczowego wykazu akt Policji oraz zaklasyfikowanej rzeczowo zgodnie z tymi przepisami do grupy spraw w tematyce "Kadry", przechowuje się w tych zbiorach przez okres właściwy do przechowywania tej dokumentacji w tych sprawach określony w przepisach Komendanta Głównego Policji w sprawie Jednolitego rzeczowego wykazu akt Policji, a po upływie okresów ich przechowywania, gdy dokumentacja podlega zniszczeniu, niezwłocznie usuwa się z tych zbiorów, z zastrzeżeniem ust. 3.
3. W przypadku gdy określone informacje, w tym dane osobowe, zawarte w dokumentacji, o której mowa w ust. 2, są jednocześnie przechowywane w aktach osobowych dotyczących policjanta lub pracownika Policji, informacje te przetwarza się w zbiorach danych SWOP KADRA i zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ przez okres właściwy do przechowywania akt osobowych, zgodnie z ust. 1.
4. Informacje, w tym dane osobowe, dotyczące osób, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 1 lit. c i d, pkt 2 lit. b oraz pkt 3-5, przetwarzane w zbiorach danych SWOP PŁACE, SWOP.FK oraz SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA, przechowuje się w tych zbiorach przez okres właściwy do przechowywania akt prowadzonych spraw i dokumentów w tych sprawach, stanowiących podstawę rejestracji informacji w tych zbiorach, określony w przepisach Komendanta Głównego Policji w sprawie Jednolitego rzeczowego wykazu akt Policji, a po upływie okresów ich przechowywania, gdy akta te oraz dokumentacja podlegają zniszczeniu, niezwłocznie usuwa się z tych zbiorów.
5. Informacje, w tym dane osobowe, dotyczące osób, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 1 lit. e i pkt 6, przetwarzane w zbiorze danych SWOP SKARGA, przechowuje się przez okres właściwy do przechowywania rejestru skarg i wniosków, a po upływie tego okresu niezwłocznie usuwa. Rejestr skarg i wniosków prowadzony w sprawach, o których mowa w § 4 pkt 3, podlega archiwizacji w formie elektronicznej lub papierowej.
6. Informacje, w tym dane osobowe, dotyczące kandydatów do służby w Policji przechowuje się przez okresy określone w § 76.
7. Dane osobowe, o których mowa w ust. 1-6, po okresie przechowywania, o którym mowa w tych przepisach, zamiast ich usunięcia można zanonimizować, jeżeli ze względów technicznych jest to uzasadnione zachowaniem integralności i spójności pozostałych, niepodlegających usunięciu informacji i danych osobowych przetwarzanych w zbiorach danych SWOP.
§ 103.
1) zaistniały przesłanki do ich usunięcia z:
a) art. 5 ust. 1 lit. d rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 (ustalono, że dane osobowe są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, a nieprawidłowości tych nie można sprostować),
b) art. 5 ust. 1 lit. e rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 (ustalono, że dane osobowe są zbędne dla celów, w których są przetwarzane, oraz że dane te nie są przetwarzane dla celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych, lub nie są przechowywane zgodnie z § 102),
c) art. 17 ust. 1 lub 2 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, przy jednoczesnym braku podstaw do przetwarzania danych osobowych określonych w art. 17 ust. 3 tego rozporządzenia, w tym podstaw określonych w ust. 2;
2) wystąpiły wynikające z przepisów ustawy lub z przepisów prawa Unii Europejskiej obligatoryjne przesłanki do usunięcia określonej kategorii danych osobowych;
3) wydane zostało przez sąd, Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub inny uprawniony podmiot prawomocne orzeczenie (wyrok, postanowienie, decyzja) nakazujące usunięcie danych osobowych.
2. Przetwarzanie informacji, w tym danych osobowych, w SWOP, przez ich przechowywanie w tym systemie, odbywa się w celach oraz w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków, zadań i celów, o których mowa w art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, w szczególności w związku z realizacją obowiązków i zadań w interesie publicznym w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej organom Policji w sprawach dotyczących funkcjonowania i działalności Policji oraz dokumentowania jej funkcjonowania i działalności, w odniesieniu do danych osobowych dotyczących:
1) policjantów i pracowników Policji oraz członków ich rodzin przechowywanych w aktach osobowych dotyczących tych osób - w zakresie, w jakim są przetwarzane w zbiorach danych SWOP KADRA i zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ;
2) osób, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 1 lit. e oraz pkt 6, przechowywanych w aktach prowadzonych spraw i dokumentów w tych sprawach - w zakresie, w jakim są przetwarzane w zbiorze danych SWOP SKARGA;
3) osób, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 1-5, przechowywanych w aktach prowadzonych spraw i dokumentów w tych sprawach - w zakresie, w jakim są przetwarzane w zbiorach danych SWOP PŁACE, SWOP.FK i SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA;
4) kandydatów do służby w Policji przechowywanych w aktach prowadzonych postępowań kwalifikacyjnych do służby w Policji - w zakresie, w jakim są przetwarzane w SWOP CRDK II.
3. Dane osobowe kandydata do służby w Policji, poza przypadkami określonymi w ust. 1, usuwa się niezwłocznie w przypadku osiągniecia celu przetwarzania - zakończenia z wynikiem pozytywnym postępowania kwalifikacyjnego do służby w Policji oraz powstania stosunku służbowego policjanta zgodnie z art. 28 ustawy o Policji.
4. W przypadku, gdy ze względów technicznych nie jest możliwe usunięcie informacji, w tym danych osobowych, ze zbiorów danych SWOP, ze względu na to, że usuniecie określonych informacji lub danych osobowych naruszałoby integralność lub spójność innych informacji lub danych osobowych przetwarzanych w zbiorach danych SWOP, co do których nie zachodzą podstawy do ich usunięcia, lub prowadziłoby do całkowitej utraty lub zniszczenia innych informacji lub danych osobowych niepodlegających usunięciu - zamiast usunięcia dokonuje się przy użyciu odpowiednich technik anonimizacji informacji, w tym danych osobowych, które podlegałyby usunięciu zgodnie z § 100-102.
§ 104.
2. Komendantów jednostek organizacyjnych Policji i Dyrektora CLKP, o których mowa w § 10 ust. 3 i 4, upoważnia się do wyznaczania komisji do usunięcia informacji, w tym danych osobowych, ze zbiorów danych SWOP, w zakresie dotyczącym informacji, w tym danych osobowych, zarejestrowanych przez podległych policjantów lub pracowników Policji oraz w zakresie informacji, w tym danych osobowych, zarejestrowanych w jednostkach lub komórkach organizacyjnych Policji będących poprzednikami prawnymi podległych jednostek lub komórek organizacyjnych.
3. W przypadku likwidacji, zniesienia, przekształcenia lub reorganizacji jednostki lub komórki organizacyjnej Policji, która zarejestrowała informacje, w tym dane osobowe, w SWOP komisję, o której mowa w ust. 1, wyznacza kierownik jednostki lub komórki organizacyjnej Policji, która przejęła zadania zlikwidowanej, zniesionej, przekształconej lub zreorganizowanej jednostki lub komórki rejestrującej.
4. W przypadkach, o których mowa w § 100 ust. 3, komisję, o której mowa w ust. 1, wyznacza kierownik, o którym mowa w ust. 2, który jako ostatni był właściwy jako przełożony właściwy w sprawach osobowych w stosunku do policjanta, którego dotyczą dane osobowe podlegające usunięciu.
5. W przypadku przejęcia sprawy, o której mowa w § 4 pkt 3, w związku z którą dokonano rejestracji informacji w zbiorze danych SWOP SKARGA, do dalszego prowadzenia przez inną jednostkę organizacyjną Policji lub komórkę organizacyjną Komendy Głównej Policji, komisję, o której mowa w ust. 1, wyznacza kierownik jednostki lub komórki, która przejęła sprawę.
6. W zakresie administrowania oraz nadzoru, o którym mowa w § 10 ust. 2 pkt 2-6 oraz § 17, do wyznaczania komisji do usunięcia informacji, w tym danych osobowych, ze SWOP upoważnia się:
1) dyrektora biura KGP właściwego w sprawach finansowych - w odniesieniu do wszystkich informacji przetwarzanych w zbiorach danych SWOP PŁACE i SWOP.FK oraz wszystkich danych osobowych przetwarzanych w tych zbiorach w lokalnym zbiorze danych SWOP KGP;
2) dyrektora biura KGP właściwego w sprawach logistyki - w odniesieniu do wszystkich informacji przetwarzanych w zbiorach danych SWOP.ST i SWOP.GM w zakresie wyposażenia logistycznego i w zbiorze danych SWOP GOSPODARKA MIESZKANIOWA oraz wszystkich danych osobowych przetwarzanych w tych zbiorach w lokalnym zbiorze danych SWOP KGP;
3) dyrektora biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki - w odniesieniu do wszystkich informacji przetwarzanych w zbiorach danych SWOP.ST i SWOP.GM w zakresie wyposażenia teleinformatycznego;
4) dyrektora biura KGP właściwego w sprawach kontroli - w odniesieniu do wszystkich informacji przetwarzanych w zbiorze danych SWOP SKARGA oraz wszystkich danych osobowych przetwarzanych w tym zbiorze w lokalnym zbiorze danych SWOP KGP;
5) kierownika komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach ochrony pracy - w odniesieniu do wszystkich informacji przetwarzanych w lokalnym zbiorze danych SWOP KADRA KGP "Medycyna Pracy", "BHP" oraz "SZKOLENIA BHP/PPOMOC/PPOŻ".
7. Dyrektora biura KGP właściwego w sprawach kadrowych, w zakresie administrowania oraz nadzoru, o którym mowa w § 10 ust. 2 pkt 1 oraz § 16, upoważnia się do:
1) wyznaczania komisji do usunięcia informacji, w tym danych osobowych, ze zbioru danych SWOP KADRA i SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ - w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorze danych SWOP KADRA i w lokalnym zbiorze danych SWOP KADRA KGP oraz zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ, a także w ramach kontroli i nadzoru służbowego w odniesieniu do wszystkich informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorze danych SWOP KADRA i zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ;
2) zatwierdzania protokołów modyfikacji lub usunięcia informacji w SWOP CRDK II w zakresie usunięcia informacji, w tym danych osobowych, dotyczących kandydatów do służby w Policji, przetwarzanych w zbiorach danych SWOP CRDK II.
8. Czynności usunięcia informacji, w tym danych osobowych, ze zbiorów danych SWOP CRDK II wykonują policjanci i pracownicy Policji biura KGP właściwego w sprawach kadrowych uprawnieni do tego na podstawie uprawnień do przetwarzania informacji w SWOP, nadanych zgodnie z przepisami rozdziału 6.
9. Przepisy ust. 1-8 stosuje się odpowiednio do anonimizacji, o której mowa w § 103 ust. 4.
§ 105.
2. Protokół usunięcia danych osobowych ze zbiorów danych SWOP w przypadkach, o których mowa w § 104 ust. 2 i 6, zatwierdza administrujący zbiorem danych SWOP dyrektor biura KGP i kierownik komórki organizacyjnej KGP, o których mowa w § 10 ust. 2 pkt 2-6, oraz komendant jednostki organizacyjnej Policji i Dyrektor CLKP, o których mowa w § 10 ust. 3 i 4, zgodnie z właściwością określoną w tych przepisach oraz przepisach § 104 ust. 2-6.
3. Komendanci jednostek organizacyjnych KGP oraz Dyrektor CLKP, o których mowa w § 10 ust. 3 i 4, informują dyrektora biura KGP właściwego w sprawach kadrowych o usunięciu danych osobowych dotyczących policjantów i pracowników Policji ze zbioru danych SWOP KADRA, w tym o zakresie usuniętych danych osobowych, oraz przesyłają kopię protokołu usunięcia danych osobowych ze zbiorów danych SWOP.
4. Przepisy ust. 1-3 stosuje się odpowiednio do anonimizacji, o której mowa w § 103 ust. 4.
§ 106.
1) kierownikowi właściwej terytorialnie i rzeczowo komórki organizacyjnej Policji właściwej w sprawach łączności i informatyki;
2) dyrektorowi biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki, w przypadku gdy komórka, o której mowa w pkt 1, nie dysponuje odpowiednią wiedzą, technikami programowymi lub innymi środkami technicznymi umożliwiającymi usuniecie danych osobowych ze SWOP w sposób określony w § 102 oraz odpowiadający przepisom art. 5 ust. 1 lit. f rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679.
2. Kierownik właściwej terytorialnie i rzeczowo komórki organizacyjnej Policji właściwej w sprawach łączności i informatyki lub dyrektor biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki, do którego wpłynął wykaz, o którym mowa w ust. 1:
1) dokonuje oceny, o której mowa w tym przepisie, oraz opracowuje odpowiednie techniki programowe lub inne środki techniczne umożliwiające usunięcie informacji w sposób określony w § 107 oraz odpowiadający przepisom art. 5 ust. 1 lit. f rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, w terminie nie dłuższym niż 21 dni od dnia otrzymania wykazu;
2) informuje w terminie, o którym mowa w pkt 1, komisję przesyłającą wykaz, o którym mowa w ust. 1, o możliwości usunięcia informacji, w tym danych osobowych, w sposób określony w § 107 oraz odpowiadający przepisom art. 5 ust. 1 lit. f rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 lub o możliwości dokonania anonimizacji, o której mowa w § 103 ust. 4, zamiast usunięcia tych informacji, w tym danych osobowych.
3. Komisja, wyznaczona zgodnie z § 104 ust. 2-7, może zlecić kierownikowi właściwej terytorialnie i rzeczowo komórki organizacyjnej Policji właściwej w sprawach łączności i informatyki usunięcie wytypowanych przez tę komisję informacji, w tym danych osobowych, ze wskazanego zbioru danych SWOP, przy użyciu wykorzystywanych lub dostępnych w tej komórce technik programowych lub innych środków technicznych umożliwiających usunięcie informacji w sposób określony w § 107 oraz odpowiadający przepisom art. 5 ust. 1 lit. f rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, w przypadku:
1) otrzymania informacji, o których mowa w ust. 2, albo nieotrzymania tych informacji w terminie, o którym mowa w ust. 2, lub
2) usuwania dużej ilości informacji, w tym danych osobowych, ze zbiorów danych SWOP, w tym przy użyciu technik programowych lub innych środków technicznych, niezależnie od kategorii danych osobowych przetwarzanych w zbiorach danych SWOP, o których mowa w § 5 ust. 1, i terminu ich przechowywania w tych zbiorach.
4. W przypadkach, o których mowa w ust. 3, kierownik właściwej terytorialnie i rzeczowo komórki organizacyjnej Policji właściwej w sprawach łączności i informatyki, który otrzymał zlecenie usunięcia informacji, w tym danych osobowych, dokonuje ich usunięcia zgodnie z otrzymanym zleceniem oraz w sposób określony w § 107 i odpowiadający przepisom art. 5 ust. 1 lit. f rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, albo dokonuje ich anonimizacji, w terminie nie dłuższym niż 14 dni od otrzymania zlecenia, a także powiadamia właściwą komisję zlecającą usunięcie informacji, o ich usunięciu albo dokonaniu anonimizacji oraz o sposobie usunięcia albo zanonimizowania tych informacji.
5. W przypadku, gdy właściwa terytorialnie lub rzeczowo komórka organizacyjna Policji właściwa w sprawach łączności i informatyki w KWP, KSP, CBŚP, CBZC, BSWP, Akademii Policji lub szkole policyjnej, która otrzymała zlecenie usunięcia informacji, w tym danych osobowych, o którym mowa w ust. 3, nie dysponuje odpowiednią wiedzą, technikami programowymi lub innymi środkami technicznymi umożliwiającymi usuniecie danych osobowych ze SWOP w sposób określony w § 107 oraz odpowiadający przepisom art. 5 ust. 1 lit. f rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 przekazuje zlecenie dyrektorowi biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki w celu jego realizacji i informuje o tym właściwą komisję, która zleciła usunięcie tych danych.
6. Dyrektor biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki, po otrzymaniu zlecenia usunięcia danych osobowych zgodnie z ust. 5, dokonuje ich usunięcia, zgodnie z otrzymanym zleceniem oraz w sposób określony w § 107 i odpowiadający przepisom art. 5 ust. 1 lit. f rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, albo dokonuje ich anonimizacji, w terminie nie dłuższym niż 14 dni od otrzymania zlecenia, a także powiadamia właściwą komisję zlecającą usunięcie informacji, o ich usunięciu lub dokonaniu anonimizacji oraz o sposobie usunięcia albo zanonimizowania tych informacji.
7. Po otrzymaniu informacji, o których mowa w ust. 5 lub 6, komisja, która zleciła usunięcie informacji, w tym danych osobowych, ze zbiorów danych SWOP:
1) sprawdza czy informacje zostały usunięte albo zanonimizowane zgodnie z otrzymaną informacją, a w przypadku zlecenia usunięcia dużej ilości informacji, w tym danych osobowych, ze zbiorów danych SWOP może dokonać sprawdzenia wybranej ilości informacji, pozwalającej na zweryfikowanie, czy wytypowane do usunięcia kategorie lub rodzaje informacji, w tym danych osobowych, zostały usunięte albo zanonimizowane;
2) sporządza protokół usunięcia danych osobowych ze zbiorów danych SWOP oraz przedstawia ten protokół do zatwierdzenia zgodnie z § 105.
8. W przypadku nieotrzymania informacji, o których mowa w ust. 5 lub 6, w terminie o którym mowa w tych przepisach lub w przypadku stwierdzenia przez komisję zlecającą usunięcie informacji, w tym danych osobowych, ze zbiorów danych SWOP, że wytypowane informacje, w tym dane osobowe, nie zostały usunięte albo zanonimizowane zgodnie ze zleceniem, o którym mowa w ust. 5 i 6, komisja informuje o tym administratora SWOP, administrującego zbiorem danych SWOP dyrektora biura KGP lub kierownika komórki organizacyjnej KGP, o których mowa w § 10 ust. 2 pkt 2-6, albo komendanta jednostki organizacyjnej Policji lub Dyrektora CLKP, o których mowa w § 10 ust. 3 i 4, uprawnionych do zatwierdzenia protokołu usunięcia danych osobowych ze zbiorów danych SWOP, zgodnie z właściwością określoną w § 105 ust. 1 i 2.
9. Na podstawie informacji, o których mowa w ust. 8, administrator SWOP lub kierownik uprawniony do zatwierdzenia protokołu usunięcia danych osobowych ze zbiorów danych SWOP, zgodnie z właściwością określoną w § 105 ust. 1 i 2, podejmuje odpowiednie działania w celu wyjaśnienia przyczyn niezrealizowania zlecenia usunięcia wytypowanych informacji, w tym danych osobowych, ze SWOP albo niedokonania ich anonimizacji oraz podejmuje odpowiednie czynności służbowe w celu wyciągnięcia związanych z tym konsekwencji niewykonania zlecenia przez kierownika, o którym mowa w ust. 5 i 6.
§ 107.
2. Informacje powiązane z danymi osobowymi przetwarzanymi w SWOP usuwa się wraz z danymi osobowymi, których dotyczą, chyba że ich dalsze przetwarzanie jest niezbędne dla prawidłowej realizacji zadań Policji oraz gdy jednocześnie nie jest możliwe przyporządkowanie poszczególnych informacji osobistych lub rzeczowych przetwarzanych w SWOP do określonej lub możliwej do zidentyfikowania osoby.
3. Dane osobowe znajdujące się w systemach teleinformatycznych lub na informatycznych nośnikach danych usuwa się w sposób uniemożliwiający odtworzenie usuniętych informacji, w tym danych osobowych, przy użyciu technik programowych lub przez zniszczenie nośników zawierających dane osobowe przeznaczone do usunięcia, jeżeli ich usunięcie przy użyciu technik programowych nie jest możliwe.
4. Niepodlegające archiwizacji informatyczne nośniki danych wykorzystywane do przetwarzania danych osobowych, które zostały wycofane z eksploatacji, niszczy się w sposób trwale uniemożliwiający odtworzenie informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych na tych nośnikach, przy użyciu odpowiednich narzędzi lub środków technicznych.
5. Zniszczenia nośników, o których mowa w ust. 4, dokonuje komisja wyznaczona przez dyrektora biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki lub przez kierowników komórek organizacyjnych właściwych w tych sprawach w BSWP, CBŚP, CBZC, KWP, KSP, CLKP, Akademii Policji oraz szkołach policyjnych, składająca się co najmniej z trzech policjantów lub pracowników Policji. Ze zniszczenia nośników sporządza się protokół zniszczenia informatycznych nośników danych wycofanych z eksploatacji, w którym odnotowuje się rodzaj zniszczonych nośników i sposób ich zniszczenia. Wzór protokołu zniszczenia informatycznych nośników danych wycofanych z eksploatacji określa załącznik nr 11 do zarządzenia.
DZIAŁ V
Przepisy przejściowe i końcowe
Rozdział 18
Przepisy przejściowe
§ 108.
2. Do nadawania upoważnień do przetwarzania danych osobowych policjantów, pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji policjantom i pracownikom Policji, o których mowa w ust. 1, uprawnia się:
1) dyrektorów biur KGP i ich zastępców - w odniesieniu do podległych policjantów i pracowników Policji;
2) Komendanta BSWP, Komendanta CBŚP, Komendanta CBZC, Dyrektora CLKP, Dowódcę BOA oraz ich zastępców, a także kierowników komórek organizacyjnych właściwych w sprawach kadrowych w tych jednostkach organizacyjnych Policji i ich zastępców - w odniesieniu do policjantów i pracowników Policji pełniących służbę i wykonujących pracę w podległych tym kierownikom jednostkach organizacyjnych Policji;
3) komendantów wojewódzkich (Stołecznego) Policji, Komendanta-Rektora Akademii Policji, komendantów szkół policyjnych oraz ich zastępców, a także kierowników komórek organizacyjnych właściwych w sprawach kadrowych w tych jednostkach organizacyjnych Policji i ich zastępców - w odniesieniu do policjantów i pracowników Policji pełniących służbę i wykonujących pracę w komórkach organizacyjnych podległej tym kierownikom KWP, KSP, Akademii Policji oraz szkoły policyjnej, a także w odniesieniu do policjantów pełniących służbę w oddziałach prewencji Policji, samodzielnych pododdziałach prewencji Policji oraz samodzielnych pododdziałach kontrterrorystycznych Policji podległych właściwym miejscowo KWP i KSP;
4) komendantów powiatowych (miejskich, rejonowych) Policji, komendantów komisariatów Policji i zastępców tych komendantów, a także kierowników komórek organizacyjnych właściwych w sprawach kadrowych w tych jednostkach organizacyjnych Policji i ich zastępców - w odniesieniu do policjantów i pracowników Policji pełniących służbę i wykonujących pracę w podległych tym komendantom jednostkach organizacyjnych Policji, zgodnie z ich właściwością terytorialną i rzeczową.
3. Upoważnień do przetwarzania danych osobowych policjantów, pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji nie nadaje się osobom zajmującym w dniu wejścia w życie niniejszego zarządzenia stanowisko:
1) Komendanta Głównego Policji, Pierwszego Zastępcy Komendanta Głównego Policji i zastępcy Komendanta Głównego Policji;
2) Komendanta BSWP, Komendanta CBŚP, Komendanta CBZC, Dowódcy BOA, Dyrektora CLKP oraz odpowiednio zastępcy Komendanta BSWP, zastępcy Komendanta CBŚP, zastępcy Komendanta CBZC, zastępcy Dowódcy BOA i zastępcy Dyrektora CLKP;
3) komendanta wojewódzkiego (Stołecznego) Policji, Komendanta-Rektora Akademii Policji, komendanta szkoły policyjnej oraz odpowiednio zastępcy komendanta wojewódzkiego (Stołecznego) Policji, zastępcy Komendanta-Rektora Akademii Policji i zastępcy komendanta szkoły policyjnej;
4) komendanta powiatowego (miejskiego, rejonowego) Policji, komendanta komisariatu Policji oraz odpowiednio zastępcy komendanta powiatowego (miejskiego, rejonowego) Policji i zastępcy komendanta komisariatu Policji;
5) dyrektora biura w KGP oraz zastępcy dyrektora biura w KGP.
4. Osoby, o których mowa w ust. 3, są upoważnione do przetwarzania danych osobowych policjantów, pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji na mocy niniejszego zarządzenia, na zasadach określonych w § 25 i 26, przez czas zajmowania stanowiska, o którym mowa w ust. 3.
5. Po zwolnieniu osoby, o której mowa w ust. 3, z zajmowania stanowiska, o którym mowa w ust. 3, osobie tej, o ile nie ustał stosunek służbowy policjanta lub stosunek pracy pracownika Policji, nadaje się upoważnienie do przetwarzania danych osobowych policjantów, pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji odpowiednio na zasadach określonych w przepisach rozdziału 5, z tym że oświadczenie, o którym mowa w § 22 ust. 1, składa się oraz przekazuje nie później niż w terminie 14 dni od dnia zwolnienia ze stanowiska, o którym mowa w ust. 3.
6. Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych policjantów, pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji, o których mowa w ust. 1:
1) nadaje się odpowiednio na zasadach określonych w ust. 2 i § 22-24, z tym że:
a) oświadczenie, o którym mowa w § 22 ust. 1, składa się i przekazuje nie później niż w terminie miesiąca od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia,
b) nadane upoważnienie przekazuje się właściwej terytorialnie i rzeczowo komórce organizacyjnej Policji właściwej w sprawach kadrowych w celu włączenia go do akt osobowych policjanta oraz pracownika Policji, któremu nadano upoważnienie;
2) obowiązują na zasadach określonych w § 25 i 26.
7. Policjantom i pracownikom Policji, którym nie nadano upoważnień do przetwarzania danych osobowych policjantów, pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji w terminie, o którym mowa w ust. 1, ze względu na oddelegowanie do wykonywania zadań służbowych poza Policją, zawieszenie w czynnościach służbowych lub wykonywaniu pracy przez pracownika Policji albo z innych powodów w związku z nieobecnością policjanta w służbie oraz pracownika Policji w pracy, upoważnienia te nadaje się odpowiednio na zasadach określonych w przepisach § 21-24, z tym że oświadczenie, o którym mowa w § 22 ust. 1, składa się i przekazuje nie później niż w terminie 14 dni od dnia powrotu policjanta do służby oraz pracownika Policji do pracy.
§ 109.
1) dostosuje funkcjonowanie systemu teleinformatycznego SWOP do realizacji zadań i uprawnień określonych w niniejszym zarządzeniu, w szczególności:
a) zapewni dyrektorowi biura KGP właściwego w sprawach kadrowych dostęp do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych SWOP, w celu realizacji zadań określonych w przepisach rozdziału 16, oraz w sposób umożliwiający realizację tych zadań,
b) zapewni zastosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych umożliwiających usuwanie informacji, w tym danych osobowych, ze SWOP z zachowaniem zasad określonych w art. 5 ust. 1 lit. f rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 oraz w sposób określony w § 107 ust. 1;
2) opracuje i wdroży dokumentację, o której mowa w art. 24 ust. 2 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, dotyczącą przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w systemach teleinformatycznych SWOP dla całości informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP we współpracy i w uzgodnieniu z dyrektorami biur KGP i kierownikiem komórki organizacyjnej KGP, o których mowa w § 10 ust. 2, kierownikami jednostek organizacyjnych Policji, o których mowa w § 12 ust. 2 i § 13 oraz inspektorem ochrony danych w KGP, zgodnie z przepisami § 12 ust. 1 pkt 4 i ust. 2 pkt 3, § 13 pkt 1 oraz § 15 ust. 1 pkt 3.
2. Kierownicy jednostek i komórek organizacyjnych Policji dostosują sposób wykonywania zadań i czynności służbowych związanych z przetwarzaniem informacji w SWOP oraz zakres informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWOP do uregulowań zawartych w niniejszym zarządzeniu, w terminie 3 miesięcy od dnia jego wejścia w życie, z zastrzeżeniem ust. 3 oraz § 111 i 114.
3. Nadane przed wejściem w życie niniejszego zarządzenia:
1) upoważnienia do przetwarzania danych osobowych SWOP, zgodnie ze wzorem wniosku o nadanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych SWOP, stanowiącym załącznik nr 7 do Polityki Bezpieczeństwa Systemu Wspomagania Obsługi Policji (SWOP) wersja 1.0 poziom wysoki z listopada 2016 r. - zachowują ważność do czasu nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych policjantów, pracowników Policji oraz kandydatów do służby w Policji, na zasadach określonych w § 108, nie dłużej jednak niż przez okres 6 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia;
2) uprawnienia do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SWOP, zgodnie ze wzorem wniosku o nadanie/odebranie uprawnień do systemu SWOP, stanowiącym załącznik nr 8 do Polityki Bezpieczeństwa Systemu Wspomagania Obsługi Policji (SWOP), o której mowa w pkt 1, oraz zgodnie ze wzorem wniosku o nadanie uprawnień dostępu do serwera bazy centralnej SWOP.MASTER, stanowiącym załącznik nr 10 do tej polityki - zachowują ważność do czasu nadania uprawnień do przetwarzania informacji w SWOP lub uprawnień do dostępu do SWOP ADMINISTRATOR, na zasadach określonych w przepisach rozdziału 6, w związku z wystąpieniem określonych w niniejszym zarządzeniu okoliczności uzasadniających nadanie lub odebranie tych uprawnień, jednak nie dłużej niż przez okres 6 miesięcy od dnia jego wejścia w życie.
4. Dotychczasowy wykaz uprawień i ról, określony na podstawie Polityki Bezpieczeństwa Systemu Wspomagania Obsługi Policji (SWOP), o której mowa w ust. 3 pkt 1, zgodnie z załącznikiem nr 5 i 6 tej polityki, obowiązuje jako wykaz uprawnień oraz ról centralnych i lokalnych obowiązujących przy przetwarzaniu informacji, w tym danych osobowych, w SWOP, o którym mowa w przepisach niniejszego zarządzenia.
§ 110.
2. Centralny Rejestr Doboru Kandydatów II prowadzony na podstawie decyzji nr 44 Komendanta Głównego Policji z dnia 21 lutego 2019 r. w sprawie prowadzenia centralnego rejestru doboru kandydatów do służby w Policji (Dz. Urz. KGP poz. 22, z 2020 r. poz. 40 oraz z 2022 r. poz. 73) oraz informacje, w tym dane osobowe, przetwarzane w tym zbiorze danych, stają się zbiorem danych SWOP CRDK II, o którym mowa w § 3 pkt 8, oraz informacjami, w tym danymi osobowymi, przetwarzanymi w zbiorze danych SWOP CRDK II na podstawie oraz w rozumieniu niniejszego zarządzenia.
3. Czynności przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SWOP oraz czynności związane z przetwarzaniem tych informacji, dokonane przed wejściem w życie niniejszego zarządzenia, w zakresie w jakim zostały w nim określone, zachowują moc.
§ 111.
2. Informacje, w tym dane osobowe, zgromadzone w zbiorach danych SWOP, o których mowa w ust. 1, po ich wdrożeniu do eksploatacji stają się częścią tych zbiorów danych i przetwarza się je na zasadach określonych w niniejszym zarządzeniu.
3. Komendant Główny Policji, jako administrator SWOP, określi w drodze decyzji termin:
1) uruchomienia pełnej zdolności operacyjnej zbioru danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ;
2) rozpoczęcia gromadzenia i przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, dotyczących realizacji spraw, o których mowa w § 4 pkt 1, o charakterze kadrowym, z zakresu wyszkolenia strzeleckiego policjantów, w zbiorze danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ, na zasadach określonych w niniejszym zarządzeniu;
3) przeprowadzenia przez dyrektora biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki migracji informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w lokalnych zbiorach danych SWOP KADRA "Strzelanie (Obsługa Strzelań)", o których mowa w § 112, do zbioru danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ, o którym mowa w § 77, według stanu faktycznego tych lokalnych zbiorów danych SWOP KADRA "Strzelanie (Obsługa Strzelań)" i ich zawartości informacyjnej, na dzień przeprowadzenia migracji;
4) zaprzestania wprowadzania informacji, w tym danych osobowych, do lokalnych zbiorów danych SWOP KADRA "Strzelanie (Obsługa Strzelań)", o których mowa w § 112;
5) w którym informacje, w tym dane osobowe, uzyskane w drodze migracji, o której mowa pkt 3, stają się integralną częścią zbioru danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ, o którym mowa w § 77, i będą przetwarzane na zasadach określonych w niniejszym zarządzeniu;
6) rozpoczęcia biegu trzymiesięcznego terminu na wprowadzenie do zbioru danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ informacji, w tym danych osobowych, dotyczących wyszkolenia strzeleckiego policjantów, w zakresie zajęć i strzelań zorganizowanych i przeprowadzonych w okresie od dnia 1 stycznia 2023 r. do dnia, o którym mowa w pkt 3;
7) w którym dyrektor biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki zapewni zablokowanie możliwości wprowadzania informacji, w tym danych osobowych, do lokalnych zbiorów danych SWOP KADRA "Strzelanie (Obsługa Strzelań)", o których mowa w § 112;
8) od którego informacje, w tym dane osobowe, przetwarzane w lokalnych zbiorach danych SWOP KADRA "Strzelanie (Obsługa Strzelań)", o których mowa w § 112, przetwarza się jako archiwalne, przez okres 10 lat od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia, w tym dla celów weryfikowania poprawności i prawidłowości informacji, w tym danych osobowych, dotyczących wyszkolenia strzeleckiego policjantów, zgromadzonych do dnia przeprowadzenia migracji, o której mowa w pkt 3, w tym w zakresie odbytych przez policjantów zajęć z zakresu wyszkolenia strzeleckiego policjantów, zorganizowanych i przeprowadzonych strzelań oraz uzyskanych wyników i uprawnień z tego zakresu w okresie poprzedzającym tę migrację.
4. Informacje, w tym dane osobowe, o których mowa w ust. 3 pkt 6, wprowadza się do zbioru danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ w zakresie informacji, w tym danych osobowych, określonych w przepisach Komendanta Głównego Policji w sprawie organizacji wyszkolenia strzeleckiego policjantów oraz w terminie trzech miesięcy od daty określonej w ust. 3 pkt 3. Termin, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, jest równoznaczny z terminem udostępnienia zmodyfikowanej funkcjonalności systemu SWOP w rozumieniu przepisów § 26 zarządzenia nr 2 Komendanta Głównego Policji z dnia 19 stycznia 2023 r. w sprawie organizacji wyszkolenia strzeleckiego policjantów (w brzmieniu z dnia 20 stycznia 2023 r., Dz. Urz. KGP poz. 9).
5. Dyrektor biura KGP właściwego w sprawach kadrowych przekazuje decyzję, o której mowa w ust. 3, komendantom wojewódzkim (Stołecznemu) Policji, komendantom BSWP, CBŚP i CBZC, Dyrektorowi CLKP, Komendantowi-Rektorowi Akademii Policji, komendantom szkół policyjnych, Dowódcy BOA, dyrektorom biur KGP oraz, za ich pośrednictwem, podległym im kierownikom jednostek i komórek organizacyjnych Policji.
6. W terminie 6 miesięcy po upływie okresu, o którym mowa w ust. 3 pkt 8, kierownicy jednostek i komórek organizacyjnych Policji administrujący lokalnymi zbiorami danych SWOP KADRA "Strzelanie (Obsługa Strzelań)", o których mowa w § 112, zgodnie z właściwością określoną w § 10 ust. 2 pkt 1 lit. a, ust. 3 pkt 1 lit. a i ust. 4 pkt 1 lit. a, przeprowadzają weryfikację informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w administrowanych przez nich zbiorach danych oraz dokonują ich usunięcia albo anonimizacji.
7. Do weryfikacji, usunięcia i anonimizacji, o której mowa w ust. 6, stosuje się odpowiednio przepisy rozdziału 17.
§ 112.
2. W lokalnych zbiorach danych SWOP KADRA "Strzelanie (Obsługa Strzelań)" prowadzonych w KGP, KWP, KSP, Akademii Policji i szkołach policyjnych przetwarza się informacje o szkoleniach strzeleckich policjantów, obejmujące:
1) dane osobowe policjanta w zakresie: imienia, nazwiska, ID kadrowego oraz nazwy jednostki i komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę;
2) informacje o przeprowadzonych szkoleniach strzeleckich w zakresie:
a) wykazów typów szkolenia (doskonalenia), rodzajów strzelań, typów broni i amunicji, tarcz strzeleckich, katalogów broni i amunicji ze zbioru danych SWOP.GM - zgodnie z wartościami słownikowymi SWOP,
b) sprawozdań z przeprowadzonych strzelań sporządzonych zgodnie z przepisami Komendanta Głównego Policji w sprawie organizacji wyszkolenia strzeleckiego policjantów,
c) sporządzanych przed strzelaniem zestawień liczby uczestników strzelania, w tym informacje obejmujące: dane prowadzącego strzelanie, dane osób strzelających, dane amunicyjnego, informacje o typie i numerze strzelania, rodzaju strzelania i rodzaju broni użytej do strzelania.
3. Informacje, w tym dane osobowe, o których mowa w ust. 2, przetwarza się według stanu faktycznego i ich aktualności oraz w zakresie zawartości lokalnych zbiorów danych SWOP KADRA "Strzelanie (Obsługa Strzelań)" KGP, KWP, KSP, APol i SP na dzień przeprowadzenia migracji tych informacji, w tym danych osobowych, do zbioru danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ, o którym mowa w § 77, jako informacje archiwalne bez możliwości wprowadzania nowych informacji, w tym danych osobowych, dotyczących strzelań do wymienionych lokalnych zbiorów danych SWOP KADRA "Strzelanie (Obsługa Strzelań)".
§ 113.
2. Informacje, w tym dane osobowe, o których mowa w ust. 2, stanowią integralną część zbioru danych SWOP OBSŁUGA STRZELAŃ oraz podlegają przetwarzaniu na zasadach właściwych dla tego zbioru danych.
§ 114.
1) zbiorach danych SWOP KADRA "Szkolenia", "Dyscyplina" oraz "SZKOLENIA BHP/PPOMOC/PPOŻ", o których mowa w § 51 ust. 2 pkt 2, 3 i 6;
2) lokalnym zbiorze danych SWOP PŁACE "KKOP", o którym mowa w § 58 ust. 2 pkt 2 i § 61, prowadzonym w KGP;
3) zbiorze danych SWOP KADRA "BHP", w zakresie informacji, o których mowa w § 55 pkt 6 i 7;
4) katalogach Kartoteki Osobowej, w zbiorach danych SWOP KADRA "Kadry", w zakresie informacji dotyczących rezerwy kadrowej, o których mowa w § 6 ust. 1 pkt 5 załącznika nr 7 do zarządzenia;
5) ramach funkcjonalności "Delegacje Zagraniczne", w zbiorach danych SWOP.FK, o której mowa w § 64 ust. 3 pkt 4 i § 69 ust. 5.
2. Komendant Główny Policji, jako administrator SWOP, określi w drodze decyzji termin:
1) uruchomienia pełnej zdolności operacyjnej zbioru danych SWOP KADRA "Doskonalenie zawodowe", o którym mowa w § 57, oraz rozpoczęcia gromadzenia i przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w tym zbiorze danych, na zasadach określonych w niniejszym zarządzeniu;
2) w którym informacje, w tym dane osobowe, przetwarzane dotychczas w zbiorze danych SWOP KADRA "Kadry" w Kartotece Osobowej w katalogu "Inne", w zakresie informacji dotyczących testów sprawności fizycznej policjantów, stają się informacjami, w tym danymi osobowymi, przetwarzanymi w zbiorze danych SWOP KADRA "Doskonalenie zawodowe", o którym mowa w § 57, na zasadach określonych w niniejszym zarządzeniu;
3) w którym rozpoczyna się bieg trzymiesięcznego terminu na wprowadzenie do zbioru danych SWOP KADRA "Doskonalenie zawodowe", o którym mowa w § 57, informacji, w tym danych osobowych, dotyczących udziału policjanta w:
a) zajęciach, o których mowa w § 57 ust. 1 pkt 1 lit. c,
b) testach sprawności fizycznej policjantów
- w zakresie określonym w przepisach Komendanta Głównego Policji w sprawie zajęć z wychowania fizycznego lub zajęć sportowych w Policji, w okresie od dnia 1 stycznia 2023 r. do dnia, o którym mowa w pkt 1.
3. Informacje, w tym dane osobowe, o których mowa w ust. 2 pkt 3, wprowadza się do zbioru danych SWOP KADRA "Doskonalenie zawodowe", o którym mowa w § 57, w terminie trzech miesięcy od daty określonej w decyzji, o której mowa w ust. 2. Termin, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, jest równoznaczny z terminem udostępnienia zmodyfikowanej funkcjonalności systemu SWOP w rozumieniu przepisów § 20 zarządzenia nr 18 Komendanta Głównego Policji z dnia 26 maja 2023 r. w sprawie zajęć z wychowania fizycznego lub zajęć sportowych w Policji (w brzmieniu z dnia 30 maja 2023 r., Dz. Urz. KGP poz. 44) oraz § 23 zarządzenia nr 102 Komendanta Głównego Policji z dnia 30 grudnia 2022 r. w sprawie organizacji testu sprawności fizycznej policjantów (w brzmieniu z dnia 1 stycznia 2023 r., Dz. Urz. KGP z 2023 r. poz. 6).
4. Do dnia uruchomienia pełnej zdolności operacyjnej zbioru danych SWOP KADRA "Doskonalenie zawodowe", o której mowa w ust. 2 pkt 1, informacje, w tym dane osobowe, dotyczące udziału policjantów w testach sprawności fizycznej gromadzi się i przetwarza w zbiorze danych SWOP KADRA "Kadry" w Kartotece Osobowej w katalogu "Inne".
§ 115.
§ 116.
2. Polityka Bezpieczeństwa Systemu Wspomagania Obsługi Policji (SWOP), o której mowa w § 109 ust. 3 pkt 1 oraz Instrukcja Zarządzania Systemem Teleinformatycznym Przetwarzającym Dane Osobowe Systemu Wspomagania Obsługi Policji, o której mowa w ust. 1, tracą moc z chwilą wdrożenia dokumentacji, o której mowa w § 109 ust. 1 pkt 2.
Rozdział 19
Przepis końcowy
§ 117.
Komendant Główny Policji
gen. insp. Jarosław Szymczyk
|
|
1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2022 r. poz. 2600 oraz z 2023 r. poz. 185, 240, 289, 347, 535, 641, 1088 i 1860.
2) Zmiany wymienionego rozporządzenia zostały ogłoszone w Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2 oraz Dz. Urz. UE L 74 z 04.03.2021, str. 35.
3) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2023 r. poz. 1273, 1407, 1429, 1641, 1693 i 1872.
4) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2022 r. poz. 2687 i 2745 oraz z 2023 r. poz. 28, 185, 326, 605, 641, 658, 825, 1059, 1114, 1130, 1407, 1414, 1429, 1523, 1617, 1667, 1675, 1705, 1723, 1787 i 1843.
5) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2022 r. poz. 2674 i 2770 oraz z 2023 r. poz. 605, 650, 658, 1234, 1429, 1675, 1692, 1733, 1831, 1872 i 1938.
Załączniki do zarządzenia nr 53
Komendanta Głównego Policji
z dnia 4 grudnia 2023 r.
Załącznik nr 1
WZÓR - OŚWIADCZENIE
Załącznik nr 2
WZÓR - UPOWAŻNIENIE DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH POLICJANTÓW, PRACOWNIKÓW POLICJI ORAZ KANDYDATÓW DO SŁUŻBY W POLICJI
Załącznik nr 3
WNIOSEK O NADANIE ALBO ODEBRANIE UPRAWNIENIA DO PRZETWARZANIA INFORMACJI W SWOP
Załącznik nr 4
WNIOSEK O NADANIE ALBO ODEBRANIE UPRAWNIEŃ DO DOSTĘPU DO SWOP ADMINISTRATOR
Załącznik nr 5
WZÓR - ZLECENIE WYKONANIA OPERACJI PRZETWARZANIA INFORMACJI W SWOP
Załącznik nr 6
WZÓR - PROTOKÓŁ MODYFIKACJI/USUNIĘCIA INFORMACJI W SWOP CRDK II
Załącznik nr 7
Zakres informacji przetwarzanych w katalogach Kartoteki Osobowej w zbiorze danych SWOP KADRA "Kadry"
§ 1. W Kartotece Osobowej, w katalogu "Wykształcenie", zakres przetwarzanych informacji obejmuje informacje o:
1) ukończonych szkołach i o kontynuacji nauki, w tym uzyskany tytuł zawodowy, naukowy oraz stopień naukowy wraz z datą uzyskania danego tytułu i stopnia;
2) odbytych szkoleniach i kursach oraz o egzaminach na stopnie;
3) posiadanych licencjach, patentach lub innych uprawnieniach specjalistycznych, świadectwach i certyfikatach;
4) posiadanych uprawnieniach do kierowania pojazdami (prawo jazdy, kategoria uprawnień, seria i numer prawa jazdy);
5) sprawdzeniu umiejętności strzelania, dacie sprawdzenia umiejętności i zaliczeniach;
6) uprawnieniach zawodowych, w tym informacje o uzyskanych lub posiadanych uprawnieniach zawodowych lub specjalistycznych do wykonywania pracy lub służby na określonych stanowiskach służbowych, a także informacje o:
a) fakcie upoważnienia policjanta lub pracownika Policji do przetwarzania danych osobowych w Krajowym Systemie Informacyjnym Policji (KSIP) w zakresie niezbędnym do realizacji zadań i obowiązków na zajmowanym stanowisku służbowym oraz poleceń przełożonych dotyczących realizacji zadań Policji oraz o powiązanym z tym fakcie posiadania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w KSIP, o którym mowa w przepisach zarządzenia Komendanta Głównego Policji w sprawie Krajowego Systemu Informacyjnego Policji,
b) fakcie nadania policjantowi lub pracownikowi Policji upoważnienia do przetwarzania danych osobowych policjantów, pracowników Policji lub kandydatów do służby w Policji, o którym mowa w przepisach rozdziału 5 zarządzenia Komendanta Głównego Policji w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji;
7) znajomości języków obcych, stopniu znajomości języka oraz sposobie jej uzyskania wraz z opisem znajomości.
§ 2. W Kartotece Osobowej, w katalogu "Przebieg służby lub pracy", zakres przetwarzanych informacji obejmuje informacje o:
1) wykonywanym zawodzie, zgodnie z nazewnictwem Głównego Urzędu Statystycznego;
2) przebiegu służby i pracy w Policji, zawierające następujące informacje:
a) dotyczące aktualnego miejsca pełnienia służby lub wykonywania pracy, w tym:
- okres zatrudnienia,
- grupę i kategorię pracowniczą zgodnie z wartościami słownikowymi SWOP,
- numer rozkazu, datę j ego wydania i organ wydający,
- nazwę jednostki i komórki organizacyjnej Policji miejsca pełnienia służby lub pracy,
- stanowisko etatowe i stanowisko według mianowania,
- informacje dotyczące powierzenia obowiązków, w tym nazwę jednostki i komórki organizacyjnej Policji oraz stanowisko służbowe, którego dotyczy to powierzenie,
- informacje dotyczące delegowania i oddelegowania, w tym miejsce delegowania, jednostka i komórka organizacyjna Policji i okres oddelegowania,
- rodzaj umowy o pracę lub w przypadku policjantów - stosunku służby,
- okres zatrudnienia w przypadku umów na czas określony,
- wymiar czasu pracy lub służby,
- informacje dotyczące zwolnienia ze służby lub pracy oraz dotyczące przeniesienia w ramach Policji, w tym numer rozkazu zwolnienia (przeniesienia), data jego wydania oraz nazwa organu wydającego,
- informacje mające wpływ na świadczenie służby lub pracy, w tym dotyczące oddelegowania do pełnienia innej funkcji, świadczenia, o którym mowa w art. 117 ustawy o Policji, urlopu bezpłatnego, urlopu wychowawczego, zawieszenia w czynnościach służbowych, zawieszenia wykonywania zawodu, zawieszenia w czynnościach służbowych i powodu tego zawieszenia (w tym w związku z tymczasowym aresztowaniem), a także informacje o zaliczeniu okresu służby i pracy do uposażenia, do stażu resortowego, emerytalnego, jubileuszu, wymiaru urlopu wypoczynkowego i do służby,
b) informacje o wcześniejszych (poprzednich) miejscach pełnienia służby i pracy, w tym: nazwa jednostki i komórki organizacyjnej Policji, data pełnienia służby i pracy oraz odpowiednie informacje, o których mowa w lit. a,
c) przebieg pracy w innych zakładach pracy (poza resortem), w tym: nazwa zakładu pracy, okres zatrudnienia, wymiar czasu pracy, stanowisko, data zwolnienia oraz informacje o zaliczeniu stażu do uposażenia, do stażu resortowego, emerytalnego, jubileuszu, wymiaru urlopu wypoczynkowego i do służby,
d) informacje o pracy dodatkowej (równoległej), w tym o dacie złożenia wniosku, zgodzie lub odmowie podjęcia pracy dodatkowej, o rozkazie w zakresie pracy dodatkowej, jego numerze, organie wydającym, rodzaju pracy dodatkowej, wskaźnikach zatrudnienia (praca resortowa lub poza resortem), okresie zatrudnienia, nazwie zakładu pracy, adresie zakładu pracy, stanowisku, rodzaju umowy, wymiarze czasu pracy i o zwolnieniu ze świadczenia pracy dodatkowej,
e) informacje o pracy w szczególnych warunkach, w tym okresach jej świadczenia i kodach zatrudnienia zgodnie z wartościami słownikowymi SWOP.
§ 3. 1. W Kartotece Osobowej, w katalogu "Wojsko", zakres przetwarzanych informacji obejmuje następujące informacje:
1) o stosunku do służby wojskowej, typie stosunku, dacie przeniesienia do rezerwy, kategorii zdrowotnej, przynależności do Wojskowego Centrum Rekrutacji (dawniej do Wojskowej Komendy Uzupełnień) i o adresie;
2) o przydziale mobilizacyjnym zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny, w tym informacje o dokumentach dotyczących służby wojskowej (seria i numer książeczki wojskowej), o zwolnieniu ze służby wojskowej oraz informacje o potrzebach Sił Zbrojnych;
3) o odroczeniu służby wojskowej, w tym o powodach odroczenia oraz o czasie obowiązywania odroczenia;
4) o przebiegu służby wojskowej, rodzaju służby wojskowej zgodnie z kodami i wartościami słownikowym w SWOP oraz o datach rozpoczęcia i zakończenia służby wojskowej;
5) w postaci notesu wojskowego pracownika w zakresie dokonanych wpisów.
2. W katalogu "Wojsko" funkcjonuje notes wojskowy pracownika umożliwiający dokonywanie wpisów dodatkowych w zakresie dotyczącym służby wojskowej.
§ 4. W Kartotece Osobowej, w katalogu "Wynagrodzenie", zakres przetwarzanych informacji obejmuje informacje o:
1) aktualnym uposażeniu lub wynagrodzeniu, zawierające następujące informacje:
a) rodzaj katalogu grup uposażenia lub wynagrodzenia,
b) datę przeszeregowania,
c) wymiar czasu pracy,
d) aktualną grupę uposażenia lub wynagrodzenia oraz informacje o zachowaniu grupy uposażenia lub wynagrodzenia wraz z podstawą tego zachowania,
e) stawkę (w tym brutto), mnożnik i kwotę uposażenia lub wynagrodzenia,
f) o blokadach uposażenia lub wynagrodzenia, o zachowaniu stopnia, o rozkazach przeszeregowania, w tym o numerach rozkazów, datach ich wydania i organach wydających;
2) obowiązujących mnożnikach dla poszczególnych grup zaszeregowania, tabelach zaszeregowania, o kwotach bazowych obowiązujących dla wyliczenia uposażenia lub wynagrodzenia, datach obowiązywania mnożników i kwoty bazowej;
3) uposażeniu lub wynagrodzeniu na poprzednio zajmowanych stanowiskach w zakresie informacji określonych w pkt 1;
4) dodatkach do płac, w tym rodzaju dodatku, kategorii pracowniczej, wszystkich dodatkach otrzymywanych na poprzednio zajmowanych stanowiskach, numerze rozkazu przyznania, dacie jego wydania, organie wydającym, kwocie, dacie przyznania i odwołania;
5) umowach cywilnoprawnych, w tym umowach zlecenia lub o dzieło, oraz o numerze umowy, okresie zawarcia, rodzaju umowy, temacie umowy, a także informacje o podleganiu ubezpieczeniu.
§ 5. W Kartotece Osobowej, w katalogu "Informacje Dodatkowe", zakres przetwarzanych informacji obejmuje informacje o:
1) stopniach służbowych posiadanych obecnie i poprzednio oraz datach ich uzyskania, numerach rozkazów w zakresie ich nadania, datach i organach je wydających;
2) medalach i odznaczeniach państwowych i resortowych, rodzajach medali i odznaczeń, datach przyznania oraz numerach postanowień lub decyzji w zakresie ich nadania;
3) wypłaconych nagrodach jubileuszowych oraz datach ich wypłacenia, a także liczbie lat służby i pracy;
4) świadczeniach emerytalnych lub rentowych, w tym informacje o posiadaniu uprawnień emerytalnych lub rentowych, rodzaju uprawnienia, decyzji przyznającej świadczenie, w tym o serii, numerze i organie wydającym decyzję, a także informacje o odprawie emerytalnej (rentowej), o przewidywanym przejściu na emeryturę oraz dacie nabycia praw emerytalnych lub rentowych;
5) dokumentach potwierdzających tożsamość zgodnie z wartościami słownikowymi SWOP (dowód osobisty, paszport, karta czasowego pobytu, karta stałego pobytu, a także identyfikator kadrowy);
6) legitymacjach, zawierające informacje o legitymacjach emeryta, rencisty, legitymacjach służbowych policjanta, legitymacjach pracowniczych, w tym o numerach legitymacji, datach wydania, organach wydających, datach zwrotu, datach utraty i odnalezienia, okolicznościach utraty, sposobie ukarania za utratę legitymacji, a także informacje czy legitymacja stanowi oryginał, czy wtórnik;
7) skierowaniach na okresowe badania profilaktyczne z zakresu medycyny pracy, zarejestrowane przed rozpoczęciem przetwarzania informacji o tych badaniach w zbiorze danych SWOP KADRA "Medycyna Pracy" (stanowiące informacje archiwalne);
8) udziale w turnusach antystresowych;
9) badaniach, w zakresie badań nurków, pilotów oraz stermotorzystów;
10) przynależności do organizacji w zakresie dotyczącym przynależności do stowarzyszeń, klubów, kół, związków zawodowych (wyłącznie na czas pełnienia określonych funkcji we władzach związku), związków strzeleckich, związków sportowych, fundacji lub innych organizacji, wraz z datą przystąpienia.
§ 6. 1. W Kartotece Osobowej, w katalogu "Inne", zakres przetwarzanych informacji obejmuje informacje dotyczące:
1) historii zmian kategorii pracowniczych, grup pracowniczych i kategorii płacowych w trakcie przebiegu służby oraz pracy, będącej odzwierciedleniem zmian w przebiegu służby oraz pracy;
2) udziału w projektach, w tym rodzaju projektu, części budżetowej, okresie udziału i sposobach rozliczenia;
3) szkoleń BHP i przeciwpożarowych, zawierające kod szkolenia zgodnie z wartościami słownikowymi SWOP (bezpieczeństwo i higiena pracy, szkolenie przeciwpożarowe, szkolenie z pierwszej pomocy), kodach typu szkolenia, datach szkolenia, datach ważności szkolenia i informacje o odnowieniu szkolenia;
4) działalności kulturowo-edukacyjnej;
5) przynależności do rezerwy kadrowej, o dacie pozostawania w rezerwie i o przynależności do jednostki organizacyjnej Policji po upływie okresu pozostawania w rezerwie;
6) dotyczące zwolnienia ze służby w Policji, dotyczące wymierzenia kary dyscyplinarnej wyższej niż nagana oraz o uzyskaniu w ocenie okresowej oceny końcowej na zajmowanym stanowisku poniżej wymagań;
7) oceny okresowej członka korpusu służby cywilnej, zawierające następujące informacje: wymagany termin sporządzenia oceny, datę sporządzenia oceny, datę zapoznania z oceną, datę rozmowy przeprowadzonej przed sporządzeniem oceny, okres, który podlegał ocenie, poziom spełnienia kryteriów oceny, wynik oceny okresowej, dane oceniającego, informacje o wniesieniu sprzeciwu, datę rozstrzygnięcia sprzeciwu i informacje o rozstrzygnięciu sprawy, w tym informacje o wyroku sądu i wyniku oceny po zmianie;
8) delegacji krótkotrwałych, zawierające informacje o oddelegowaniu o krótkim charakterze, w tym o oddelegowaniu do pracy poza resortem w kraju lub za granicą, oddelegowaniu do pracy w ramach resortu w kraju i za granicą, okresach oddelegowania, rozkazach o oddelegowaniu, ich numerach, datach wydania i organach wydających.
2. W ramach katalogu "Inne" funkcjonuje notes kadrowy umożliwiający wpisanie dodatkowych informacji w zakresie spraw, o których mowa w § 4 pkt 1 zarządzenia Komendanta Głównego Policji w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji, o charakterze kadrowym, dotyczących policjanta lub pracownika Policji zarejestrowanego w Kartotece Osobowej. Informacje wpisane w notesie kadrowym są dostępne wyłącznie dla osoby dokonującej wpisu w tym notesie oraz są przetwarzane wyłącznie w zbiorze danych SWOP KADRA.
§ 7. W Kartotece Osobowej, w katalogu "Kary i Zawieszenia", zakres przetwarzanych informacji obejmuje informacje o:
1) karach prawomocnie orzeczonych w sprawach dotyczących odpowiedzialności dyscyplinarnej, w tym następujące informacje:
a) rodzaj kary zgodnie z wartościami słownikowymi SWOP (nagana, nagana z ostrzeżeniem, kara pieniężna, wydalenie ze służby lub zawieszenie),
b) wysokość kary pieniężnej,
c) datę ukarania,
d) rozkaz dotyczący ukarania, w tym jego numer, datę wydania oraz nazwę organu wydającego,
e) datę uprawomocnienia kary,
f) czyn, którego dotyczy kara zgodnie z wartościami słownikowymi SWOP, okres popełnienia i opis czynu,
g) datę zatarcia kary;
2) zawieszeniu w obowiązkach służbowych, w tym następujące informacje:
a) typ zawieszenia zgodnie z wartościami słownikowymi SWOP, okres zawieszenia, rodzaj zawieszenia, numer rozkazu o zawieszeniu, datę jego wydania i nazwę organu wydającego,
b) przedłużenie zawieszenia, datę zakończenia postepowania, w związku z którym nastąpiło zawieszenie, numer rozkazu o przedłużeniu zawieszenia, datę jego wydania i nazwę organu wydającego,
c) odwołanie od rozkazu o zawieszeniu, datę wniesienia odwołania, nazwę organu rozpatrującego odwołanie, datę wydania decyzji w sprawie odwołania, w tym numer rozkazu, jego datę i nazwę organu wydającego,
d) uchylenie zawieszenia, w tym datę uchylenia, powód uchylenia, numer rozkazu o uchyleniu, datę jego wydania i nazwę organu wydającego oraz informacje o wypłacie zawieszonej części uposażenia,
e) wygaśnięcie, w tym datę i powód wygaśnięcia;
3) karach sądowych, w zakresie dotyczącym informacji o prawomocnym skazaniu lub uniewinnieniu przez sąd w sprawach karnych, zawierające następujące informacje: przepis którego dotyczy orzeczenie, numer sprawy, datę ukarania, datę uprawomocnienia orzeczenia, nazwę organu wydającego, miejscowość wydania orzeczenia, określenie rodzaju orzeczenia (w tym wyrok uniewinniający, skazujący) oraz datę zwolnienia ze służby lub pracy.
§ 8. W Kartotece Osobowej, w katalogu "Wyróżnienia i opinie", zakres przetwarzanych informacji obejmuje informacje o:
1) pochwałach, nagrodach pieniężnych, nagrodach rzeczowych, nagrodach pieniężnych uznaniowych, motywacyjnych i rocznych, nagrodach w postaci krótkotrwałego urlopu, pochwałach w rozkazie, mianowaniach na wyższe stanowisko służbowe oraz przedterminowych nadaniach wyższego stopnia;
2) tytułach wyróżnienia, zgodnie z wartościami słownikowymi SWOP (w tym wzorowe wypełnianie obowiązków służbowych, pełnienie służby w zastępstwie osoby przebywającej na zwolnieniu lekarskim);
3) kwotach wypłaconych nagród, numerach rozkazów dotyczących wyróżnienia, datach ich wydania oraz nazwach organów wydających;
4) opiniach służbowych policjantów, w tym o rodzaju opinii (zwykła, w terminie, przed terminem), rodzaju służby (stała, przygotowawcza), datach sporządzenia, okresach służby, których dotyczy opinia, wnioskach końcowych zgodnie z wartościami słownikowymi SWOP (w tym negatywna, pozytywna, nieprzydatny do służby), nazwie organu wydającego opinię oraz dacie sporządzenia kolejnej opinii.
Załącznik nr 8
WZÓR - SPOSÓB ROZPATRZENIA ZARZUTÓW PODNOSZONYCH W POSZCZEGÓLNYCH KATEGORIACH
Załącznik nr 9
WZÓR - SPOSÓB ROZPATRZENIA I ZAŁATWIENIA SKARG I WNIOSKÓW W PODZIALE NA KATEGORIE
Załącznik nr 10
WZÓR - PROTOKÓŁ USUNIĘCIA DANYCH OSOBOWYCH ZE ZBIORU DANYCH SWOP
Załącznik nr 11
WZÓR - PROTOKÓŁ ZNISZCZENIA INFORMATYCZNYCH NOŚNIKÓW DANYCH WYCOFANYCH Z EKSPLOATACJI
- Data ogłoszenia: 2023-12-05
- Data wejścia w życie: 2023-12-20
- Data obowiązywania: 2023-12-20
REKLAMA
Dzienniki Urzędowe
REKLAMA
REKLAMA