Dzienniki Urzędowe - rok 2014 poz. 142

Na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2011 r. Nr 287, poz. 1687, ze zm.¹⁾) oraz § 4 ust. 1 zarządzenia nr 59 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 6 września 2012 r. w sprawie systemu kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej – sprawy wewnętrzne (Dz. Urz. MSW poz. 64) zarządza się, co następuje:

1) planowania strategicznego;

2) sprawozdawczości;

3) oceny realizacji Planu działalności Komendanta Głównego Policji oraz innych dokumentów planistycznych;

4) zasad i trybu wykonywania kontroli zarządczej w Policji, a w szczególności:

a) obowiązków kierowników jednostek organizacyjnych Policji i komórek organizacyjnych Komendy Głównej Policji, zwanej dalej „KGP”,

b) szczegółowego trybu sporządzania dokumentów.

2. Przepisy zarządzenia nie naruszają przewidzianych w odrębnych przepisach obowiązków Policji w zakresie planowania i sprawozdawczości.

1) komendancie wojewódzkim Policji – należy przez to rozumieć także Komendanta Stołecznego Policji;

2) komendzie wojewódzkiej Policji – należy przez to rozumieć także Komendę Stołeczną Policji;

3) komórce organizacyjnej KGP – należy przez to rozumieć biuro lub równorzędną komórkę organizacyjną KGP;

4) kierowniku komórki organizacyjnej KGP – należy przez to rozumieć dyrektora biura lub kierownika równorzędnej komórki organizacyjnej KGP;

5) Planie działalności Komendanta Głównego Policji – należy przez to rozumieć Plan działalności Komendanta Głównego Policji, opracowany na podstawie art. 70 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2007 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.²⁾), określający główne cele i zadania dla Policji, wynikające z Planu działalności Ministra Spraw Wewnętrznych oraz priorytetowych celów Komendanta Głównego Policji;

6) Planie działalności KGP – należy przez to rozumieć Plan działalności dla KGP opracowany na podstawie przepisów niniejszego zarządzenia, zawierający zadania z Planu działalności Komendanta Głównego Policji realizowane przez komórki organizacyjne KGP, Centralne Biuro Śledcze Policji, zwane dalej „CBŚP”, oraz Centralne Laboratorium Kryminalistyczne Policji, zwane dalej „CLKP”;

7) Planie działalności komendanta wojewódzkiego Policji – należy przez to rozumieć Plan działalności dla komendy wojewódzkiej Policji, opracowany na podstawie przepisów niniejszego zarządzenia, zawierający zadania z Planu działalności Komendanta Głównego Policji, realizowane przez komórki organizacyjne komendy wojewódzkiej Policji oraz podległe jednostki organizacyjne Policji;

8) ryzyku – należy przez to rozumieć możliwość wystąpienia zdarzenia, które może mieć negatywny wpływ na realizację zadań lub osiągnięcie założonych celów;

9) analizie ryzyka – należy przez to rozumieć proces, w którym identyfikuje się i ocenia ryzyko pod kątem prawdopodobieństwa jego wystąpienia i możliwych skutków;

10) zarządzaniu ryzykiem – należy przez to rozumieć ciągły proces, obejmujący całą jednostkę organizacyjną Policji, w którego ramach dokonywana jest analiza ryzyka i podejmowane są działania, mające na celu przeciwdziałanie jego skutkom i jego zmniejszenie do akceptowalnego poziomu lub eliminację, w celu usprawnienia funkcjonowania jednostki organizacyjnej Policji oraz zapewnienia ochrony jej majątku i wizerunku;

11) następstwie ryzyka – należy przez to rozumieć rezultat, jaki nastąpi w wyniku zmaterializowania się ryzyka;

12) prawdopodobieństwie wystąpienia ryzyka – należy przez to rozumieć możliwość występowania zdarzenia objętego ryzykiem;

13) poziomie istotności ryzyka – należy przez to rozumieć iloczyn oceny prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka i oceny jego następstwa;

14) właścicielu ryzyka – należy przez to rozumieć kierownika komórki organizacyjnej komendy wojewódzkiej Policji, kierownika komórki organizacyjnej KGP, Komendanta CBŚP, Dyrektora CLKP, komendanta szkoły policyjnej, do których właściwości merytorycznej należy realizacja zadań operacyjnych i strategicznych lub nadzór nad tą realizacją;

15) akceptowalnym poziomie ryzyka – należy przez to rozumieć ustalony poziom istotności ryzyka, przy którym nie jest wymagane podejmowanie działań przeciwdziałających ryzyku;

16) postępowaniu z ryzykiem – należy przez to rozumieć podejmowanie działań, mających na celu ograniczenie skutków danego ryzyka lub prawdopodobieństwa jego wystąpienia do akceptowalnego poziomu, poprzez zapewnienie funkcjonowania odpowiednich mechanizmów kontrolnych i podjęcie działań zmniejszających skutki ryzyka;

17) pracowniku – należy przez to rozumieć pracowników oraz funkcjonariuszy Policji;

18) Procedurze analizy – należy przez to rozumieć „Procedurę zarządzania ryzykiem w Policji”;

19) SESPol – należy przez to rozumieć System Elektronicznej Sprawozdawczości w Policji;

20) wprowadzaniu i modyfikacji – należy przez to rozumieć wpisywanie danych do SESPol, ich modyfikację lub usunięcie przed zatwierdzeniem zestawienia sprawozdawczego;

21) odczytywaniu – należy przez to rozumieć przeglądanie zestawień sprawozdawczych lub ich wydruk z SESPol w postaci raportu;

22) zatwierdzaniu – należy przez to rozumieć sprawdzanie poprawności danych poprzez porównanie danych w SESPol z danymi źródłowymi i nadanie zestawieniu sprawozdawczemu statusu „zatwierdzony”;

23) kontroli – należy przez to rozumieć czynności wykonywane przez osoby posiadające w SESPol funkcję „kontrola” dla danego zestawienia sprawozdawczego, polegające na:

a) sprawdzaniu poprawności i modyfikacji danych w SESPol w zatwierdzonych zestawieniach sprawozdawczych,

b) systematycznym monitorowaniu wpływu i realizacji wniosków o korektę danych sprawozdawczych;

24) akceptacji – należy przez to rozumieć zaakceptowanie przez kierownika jednostki organizacyjnej Policji, jego zastępcę lub osobę upoważnioną, posiadających nadane w SESPol uprawnienia do „akceptacji” wniosku o korektę danych sprawozdawczych, dotyczącego tej jednostki, jednostki jej podległej lub nadzorowanej, w celu umożliwienia dalszego procedowania tego wniosku przez podmioty posiadające w SESPol funkcję „kontrola” dla danego zestawienia sprawozdawczego;

25) informacji sprawozdawczej – należy przez to rozumieć systematycznie gromadzone dane, których pozyskanie wynika z istotnych, bieżących potrzeb służby albo też prowadzone jest na wniosek upoważnionego organu;

26) zadaniach strategicznych – należy przez to rozumieć zadania wynikające z planów działalności, o których mowa w niniejszym zarządzeniu;

27) zadaniach operacyjnych – należy przez to rozumieć zadania inne niż strategiczne wynikające z ustawy o Policji i innych przepisów.

2. W skład zespołu wchodzą:

1) przewodniczący zespołu – Pierwszy Zastępca Komendanta Głównego Policji;

2) sekretarz zespołu – Dyrektor Gabinetu Komendanta Głównego Policji;

3) członkowie zespołu:

a) zastępcy Komendanta Głównego Policji,

b) Komendant CBŚP lub jego zastępca,

c) Dyrektor CLKP lub jego zastępca,

d) zastępcy Dyrektora Gabinetu Komendanta Głównego Policji,

e) kierownicy komórek organizacyjnych KGP lub ich zastępcy.

3. Tryb pracy zespołu określa przewodniczący zespołu w regulaminie organizacyjnym.

1) opracowywanie diagnozy otoczenia zewnętrznego oraz poszczególnych obszarów funkcjonowania Policji;

2) ustalanie priorytetowych celów Komendanta Głównego Policji, zwanych dalej „priorytetami Komendanta Głównego Policji”;

3) określanie zadań dla komórek organizacyjnych KGP, komend wojewódzkich Policji, CBŚP, CLKP;

4) określenie mierników służących do oceny realizacji zadań, o których mowa w pkt 3, oraz ich wartości;

5) sporządzanie Planu działalności Komendanta Głównego Policji, którego wzór określa załącznik nr 1 do zarządzenia;

6) sporządzanie Planu działalności KGP, którego wzór określa załącznik nr 2 do zarządzenia;

7) przygotowywanie założeń do systemu oceny komend wojewódzkich Policji oraz jej przeprowadzenie.

2. Diagnoza, o której mowa w ust. 1, jest opracowywana przy udziale przedstawicieli:

1) komend wojewódzkich Policji;

2) szkół policyjnych;

3) komórek organizacyjnych KGP;

4) Wyższej Szkoły Policji w Szczytnie, zwanej dalej „WSPol”;

5) CBŚP;

6) CLKP.

2. Priorytety Komendanta Głównego Policji opracowywane są na 3 lata następujące po roku, w którym przeprowadzono diagnozę.

3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach przewodniczący zespołu może wystąpić do Komendanta Głównego Policji z wnioskiem o przedłużenie lub skrócenie okresu obowiązywania priorytetów Komendanta Głównego Policji.

4. Priorytety Komendanta Głównego Policji są oceniane przez zespół, a następnie zatwierdzane przez Komendanta Głównego Policji.

2. Zadania, o których mowa w ust. 1, ustalane są na jeden rok.

3. Propozycje zadań oceniane są przez zespół, a następnie zatwierdzane przez Komendanta Głównego Policji.

2. Mierniki ustalane są na jeden rok.

3. Propozycje mierników dla komend wojewódzkich Policji zespół przesyła do konsultacji komendantom wojewódzkim Policji, Komendantowi-rektorowi WSPol oraz komendantom szkół policyjnych.

4. Komendanci, o których mowa w ust. 3, mogą w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania propozycji mierników przekazać opinie, które oceniane są przez zespół.

5. Propozycje mierników opiniowane są przez zespół.

6. Zespół dokonuje zmiany miernika w przypadku, gdy uzna to za konieczne. Do zmiany miernika stosuje się odpowiednio przepisy ust. 1–5.

2. Plan działalności Komendanta Głównego Policji zawiera:

1) zadania realizowane przez Policję określone w Planie działalności Ministra Spraw Wewnętrznych;

2) zadania wynikające z priorytetów Komendanta Głównego Policji;

3) mierniki stopnia realizacji zadań;

4) zasady obliczania mierników.

3. Plan działalności Komendanta Głównego Policji opracowywany jest na jeden rok.

4. Plan działalności Komendanta Głównego Policji uzgadniany jest z kierownikami komórek organizacyjnych KGP, Komendantem CBŚP oraz Dyrektorem CLKP.

5. Uzgodniony Plan działalności Komendanta Głównego Policji wraz z analizą, o której mowa w § 36 ust. 3, przedkładany jest do zatwierdzenia Komendantowi Głównemu Policji.

6. Zatwierdzony Plan działalności Komendanta Głównego Policji Gabinet Komendanta Głównego Policji przesyła kierownikom komórek organizacyjnych KGP, Komendantowi CBŚP, Dyrektorowi CLKP, komendantom wojewódzkim Policji, Komendantowi-rektorowi WSPol oraz komendantom szkół policyjnych.

7. Plan działalności Komendanta Głównego Policji publikuje się na stronie podmiotowej Komendanta Głównego Policji w Biuletynie Informacji Publicznej.

2. Plan działalności KGP uzgadniany jest z kierownikami komórek organizacyjnych KGP, Komendantem CBŚP oraz Dyrektorem CLKP.

3. Uzgodniony Plan działalności KGP wraz z analizą, o której mowa w § 36 ust. 3, przedkładany jest do zatwierdzenia Komendantowi Głównemu Policji w terminie do 30 dni od dnia podpisania Planu działalności Komendanta Głównego Policji.

4. Gabinet Komendanta Głównego Policji przesyła zatwierdzony Plan działalności KGP kierownikom komórek organizacyjnych KGP, Komendantowi CBŚP, Dyrektorowi CLKP, komendantom wojewódzkim Policji, Komendantowi-rektorowi WSPol oraz komendantom szkół policyjnych.

2. System oceny KWP opracowuje na jeden rok Gabinet Komendanta Głównego Policji.

3. System oceny KWP zawiera:

1) planowane do osiągnięcia przez poszczególne komendy wojewódzkie Policji wartości mierników;

2) wagi poszczególnych mierników w ogólnej ocenie stopnia realizacji Planu działalności Komendanta Głównego Policji;

3) zasady określania procentowego stopnia realizacji poszczególnych mierników;

4) przedziały i przydzielone im wartości punktowe w przypadku niepełnego zrealizowania miernika.

4. Planowane do osiągnięcia wartości mierników, o których mowa w ust. 3 pkt 1, proponowane są przez właściwych merytorycznie kierowników komórek organizacyjnych KGP, Komendanta CBŚP oraz Dyrektora CLKP.

5. System oceny KWP, o którym mowa w ust. 2, opiniowany jest przez zespół, a następnie zatwierdzany przez Komendanta Głównego Policji.

6. Zatwierdzony przez Komendanta Głównego Policji System oceny KWP Gabinet Komendanta Głównego Policji przesyła komendantom wojewódzkim Policji, Komendantowi-rektorowi WSPol oraz komendantom szkół policyjnych.

2. Do każdego z priorytetów lokalnych komendant wojewódzki Policji określa zadania, służące ich realizacji oraz mierniki, służące ocenie realizacji zadań i wartości do osiągnięcia dla tych mierników.

3. Priorytety lokalne opracowywane są na 3 lata.

4. Okres obowiązywania priorytetów lokalnych może być przedłużony lub skrócony przez komendanta wojewódzkiego Policji.

5. Zadania i mierniki opracowywane są na jeden rok.

6. Podstawą określenia mierników lokalnych powinny być dane:

1) z dostępnych w Policji baz danych;

2) zbierane w ramach sprawozdawczości w Policji;

3) zbierane na podstawie odrębnych przepisów.

2. Komendant wojewódzki Policji, uwzględniając Plan działalności Komendanta Głównego Policji oraz priorytety lokalne, opracowuje Plan działalności komendanta wojewódzkiego Policji w terminie do 30 dni od dnia podpisania Planu działalności Komendanta Głównego Policji.

3. Plan działalności komendanta wojewódzkiego Policji opracowywany jest na jeden rok.

4. Wzór Planu działalności komendanta wojewódzkiego Policji określa załącznik nr 4 do zarządzenia.

2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do zmiany Planu działalności komendanta wojewódzkiego Policji.

1) informacje o realizacji Planu działalności Ministra Spraw Wewnętrznych w zakresie zadań określonych dla Policji;

2) informacje o realizacji Planu działalności Komendanta Głównego Policji;

3) informacje o realizacji Planu działalności KGP;

4) zestawienia sprawozdawcze;

5) informacje sprawozdawcze.

2. Sprawozdawczość, o której mowa w ust. 1 pkt 4, prowadzona jest w SESPol, z wyłączeniem zestawień sprawozdawczych zawierających informacje niejawne.

3. Sprawozdawczość, o której mowa w ust. 1 pkt 5, może być prowadzona w SESPol, z wyłączeniem informacji sprawozdawczych zawierających informacje niejawne.

2. Wzory formularzy zestawień sprawozdawczych zawierających informacje niejawne określa załącznik nr 6 do zarządzenia.

2. W przypadku, gdy istnieje zagrożenie osiągnięcia przyjętych celów, o których mowa w ust. 1, kierownik komórki organizacyjnej KGP, Komendant CBŚP lub Dyrektor CLKP dołącza do informacji stosowne wyjaśnienia oraz propozycje działań zapobiegawczych.

3. Na podstawie informacji, o których mowa w ust. 1 i 2, Gabinet Komendanta Głównego Policji przygotowuje zbiorczą informację o poziomie realizacji celów z Planu działalności Ministra Spraw Wewnętrznych w zakresie zadań określonych dla Policji i przekazuje ją do komórki nadzorującej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych nie później niż do 14 dnia miesiąca następnego kwartału.

4. Dane, o których mowa w ust. 1 i 2, za czwarty kwartał przekazywane są do 25 stycznia następnego roku.

5. Na podstawie informacji, o których mowa w ust. 1 i 4, Gabinet Komendanta Głównego Policji przygotowuje sprawozdanie z wykonania Planu działalności Ministra Spraw Wewnętrznych za rok poprzedni.

6. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 5, Dyrektor Gabinetu Komendanta Głównego Policji przedkłada do zapoznania zastępcom Komendanta Głównego Policji, a następnie do zatwierdzenia Komendantowi Głównemu Policji.

7. Zatwierdzone sprawozdanie z wykonania Planu działalności Ministra Spraw Wewnętrznych Gabinet Komendanta Głównego Policji przekazuje do komórki nadzorującej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych w terminie do dnia 1 marca każdego roku za rok poprzedni.

2. Informacja, o której mowa w ust. 1, za pierwszy, drugi i trzeci kwartał roku obejmuje tylko mierniki, których osiągnięte wartości można uzyskać na podstawie danych gromadzonych na podstawie niniejszego zarządzenia lub innych przepisów.

3. W przypadku, gdy istnieje zagrożenie osiągnięcia zadań wskazanych w dokumentach, o których mowa w ust. 1, kierownik komórki organizacyjnej KGP, Komendant CBŚP oraz Dyrektor CLKP w terminie do 10 dnia miesiąca następnego kwartału każdego roku dołącza do informacji stosowne wyjaśnienia oraz zrealizowane i planowane do podjęcia działania zapobiegawcze proponowane przez komendanta wojewódzkiego Policji, kierownika komórki organizacyjnej KGP, Komendanta CBŚP oraz Dyrektora CLKP.

4. Na podstawie informacji, o których mowa w ust. li 3, Gabinet Komendanta Głównego Policji przygotowuje kwartalne sprawozdanie o poziomie realizacji celów i przekazuje je do zapoznania Komendantowi Głównemu Policji i jego zastępcom.

5. Dane, o których mowa w ust. 1 i 3, za czwarty kwartał przekazywane są do dnia 25 stycznia następnego roku.

6. Na podstawie informacji, o których mowa w ust. 1 i 3, Gabinet Komendanta Głównego Policji przygotowuje na potrzeby Ministra Spraw Wewnętrznych sprawozdanie z wykonania przez jednostki organizacyjne Policji Planu działalności Komendanta Głównego Policji za rok poprzedni.

7. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 6, Dyrektor Gabinetu Komendanta Głównego Policji w terminie do dnia 10 lutego każdego roku przedkłada do zapoznania zastępcom Komendanta Głównego Policji, a następnie do zatwierdzenia Komendantowi Głównemu Policji.

8. Sprawozdanie z wykonania Planu działalności Komendanta Głównego Policji Gabinet Komendanta Głównego Policji przekazuje do komórki nadzorującej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych w terminie do dnia 1 marca każdego roku.

9. Na podstawie informacji, o których mowa w ust. 1 i 3, oraz Systemu oceny KWP Gabinet Komendanta Głównego Policji przygotowuje za rok poprzedni ocenę wykonania przez poszczególne komendy wojewódzkie Policji Planu działalności Komendanta Głównego Policji oraz sprawozdanie z wykonania Planu działalności KGP przez komórki organizacyjne KGP, CBŚP oraz CLKP.

10. Ocena i sprawozdanie, o których mowa w ust 9, zawierają informacje o przyczynach braku osiągnięcia wartości planowanych dla poszczególnych mierników oraz podjętych i planowanych działaniach naprawczych.

11. Dokumenty, o których mowa w ust. 9, Dyrektor Gabinetu Komendanta Głównego Policji przesyła do zaopiniowania kierownikom komórek organizacyjnych KGP, Komendantowi CBŚP oraz Dyrektorowi CLKP.

12. Komendant Główny Policji zatwierdza:

1) sprawozdanie z wykonania Planu działalności Komendanta Głównego Policji;

2) sprawozdanie z wykonania przez komórki organizacyjne KGP, CBŚP oraz CLKP Planu działalności KGP za rok poprzedni;

3) ocenę wykonania przez poszczególne komendy wojewódzkie Policji Planu działalności Komendanta Głównego Policji.

13. Kwartalne sprawozdanie dotyczące poziomu realizacji celów oraz zatwierdzone przez Komendanta Głównego Policji dokumenty, o których mowa w ust. 12, Dyrektor Gabinetu Komendanta Głównego Policji niezwłocznie przesyła do Biura Kontroli KGP.

2. Podstawę przeprowadzenia audytów strategicznych stanowią dokumenty, o których mowa w § 19 ust. 4 i ust. 12.

3. Szczegółowe zasady przeprowadzania audytów strategicznych określają odrębne przepisy.

2. Terminy wprowadzania i zatwierdzania danych dla zestawień sprawozdawczych gromadzonych w SESPol określa załącznik nr 8 do zarządzenia.

3. Zakresy danych zestawień sprawozdawczych gromadzonych w SESPol określa załącznik nr 9 do zarządzenia.

4. Właściwe merytorycznie dla zestawień sprawozdawczych komórki organizacyjne KGP oraz jednostki organizacyjne Policji określa załącznik nr 10 do zarządzenia.

2. Kierownik jednostki organizacyjnej Policji lub komórki organizacyjnej KGP sprawuje nadzór nad realizacją zadań w zakresie określonym w ust. 1, odpowiednio w podległych jednostkach lub komórkach organizacyjnych.

3. Zatwierdzanie danych jest dokonywane przez osoby, o których mowa w ust. 1, lub osoby upoważnione.

4. Osoba, która wprowadziła dane, nie może ich zatwierdzać.

5. Przepisu ust. 4 nie stosuje się wobec kierowników jednostek i komórek organizacyjnych Policji oraz ich zastępców.

6. Kierownik jednostki organizacyjnej Policji określa w formie decyzji sposób organizacji gromadzenia i przetwarzania danych w SESPol wraz ze wskazaniem osób odpowiedzialnych za realizację poszczególnych czynności, w tym zatwierdzania danych oraz akceptacji wniosku o korektę danych sprawozdawczych.

1) mogą proponować dodanie, zmianę lub usunięcie funkcjonalności w SESPol. Wzór wniosku o dodanie, zmianę lub usunięcie funkcjonalności SESPol określa załącznik nr 11 do zarządzenia;

2) mogą proponować zmianę zakresu danych gromadzonych w SESPol w zestawieniach sprawozdawczych i informacjach sprawozdawczych oraz terminów i zasad wprowadzania danych. Wzór wniosku o zmianę zakresu danych gromadzonych w SESPol oraz terminów i zasad wprowadzania danych określa załącznik nr 12 do zarządzenia;

3) mogą proponować zmianę zakresu danych gromadzonych w SESPol w zakresie wprowadzenia informacji sprawozdawczej do SESPol. Wzór wniosku o wyrażenie zgody na wprowadzenie informacji sprawozdawczej w ramach SESPol określa załącznik nr 13 do zarządzenia;

4) sprawują nadzór merytoryczny nad informacjami gromadzonymi w SESPol;

5) przygotowują, w zakresie właściwości merytorycznej kierowanej jednostki lub komórki organizacyjnej Policji, w formie elektronicznej szczegółowe instrukcje do poszczególnych zestawień sprawozdawczych w SESPol;

6) przekazują Dyrektorowi Gabinetu Komendanta Głównego Policji, przed wdrożeniem do SESPol wnioskowanych zmian, o których mowa w pkt 1 i 2, nowe lub zaktualizowane instrukcje, o których mowa w pkt 5.

2. W przypadku, gdy wniosek, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, dotyczy funkcjonalności SESPol w zakresie zestawienia sprawozdawczego należącego do właściwości innej niż wnioskująca komórki organizacyjnej KGP, CBŚP lub CLKP, niezbędne jest uzyskanie akceptacji właściwego kierownika komórki organizacyjnej KGP, Komendanta CBŚP lub Dyrektora CLKP.

3. Dyrektor Gabinetu Komendanta Głównego Policji:

1) akceptuje zaopiniowane przez Dyrektora Biura Łączności i Informatyki KGP wnioski, o których mowa w ust. 1 pkt 1;

2) opiniuje uzgodnione uprzednio z Dyrektorem Biura Łączności i Informatyki KGP wnioski, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 3;

3) przedkłada do akceptacji Komendantowi Głównemu Policji pozytywnie zaopiniowane wnioski, o których mowa w pkt 2;

4) przekazuje do realizacji Dyrektorowi Biura Łączności i Informatyki KGP zaakceptowane wnioski, o których mowa w pkt 1 i 3, oraz instrukcje, o których mowa w ust. 1 pkt 5.

4. Dyrektor Biura Łączności i Informatyki KGP:

1) sprawuje nadzór techniczny nad funkcjonowaniem i utrzymaniem SESPol;

2) prowadzi w SESPol rejestr zmian;

3) opiniuje wnioski, o których mowa w ust. 1 pkt 1–3;

4) realizuje wnioski, o których mowa w ust. 3 pkt 4;

5) publikuje w SESPol harmonogram prac modernizacyjnych;

6) publikuje w ramach SESPol instrukcje, o których mowa w ust. 1 pkt 5.

2. Ze względów organizacyjnych lub technicznych jednostki organizacyjne Policji mogą wprowadzać dane jednostek przez siebie nadzorowanych, z uwzględnieniem przyporządkowania tych danych jednostkom, których dane dotyczą.

3. Komendanci wojewódzcy Policji, Komendant-rektor WSPol i komendanci szkół policyjnych określą, w drodze decyzji, właściwe komórki organizacyjne, które wykonują zadania kontroli w zakresie poszczególnych zestawień sprawozdawczych, zgodnie z wykazami funkcji, oraz sposób egzekwowania od kierowników podległych jednostek organizacyjnych Policji poprawności, kompletności oraz terminowości wprowadzania i zatwierdzania danych w SESPol.

1) komendy wojewódzkiej Policji i jednostek przez nią nadzorowanych, WSPol oraz szkół policyjnych – występuje bezpośredni przełożony;

2) komórki organizacyjnej KGP, CBŚP lub CLKP – występuje odpowiednio kierownik komórki organizacyjnej KGP, Komendant CBŚP lub Dyrektor CLKP.

2. Uprawnienia do SESPol są nadawane w zakresie:

1) odczytu;

2) wprowadzania i modyfikacji; uprawnienie to obejmuje również możliwość odczytu i usuwania niezatwierdzonego zestawienia sprawozdawczego;

3) zatwierdzania; uprawnienie to obejmuje również możliwość odczytu oraz złożenia wniosku o korektę danych sprawozdawczych;

4) kontroli; uprawnienie to obejmuje również możliwość odczytu, zatwierdzania i usuwania zatwierdzonego zestawienia sprawozdawczego oraz zatwierdzenia złożonego i zaakceptowanego wniosku o korektę danych sprawozdawczych;

5) akceptacji.

3. W przypadku nadawania lub zmiany uprawnień do SESPol w zakresie zatwierdzania, akceptacji lub kontroli wniosek, o którym mowa w ust. 1, podlega zatwierdzeniu przez kierownika wnioskującej jednostki organizacyjnej Policji, jego zastępcę lub osobę upoważnioną.

4. Nadanie, zmiana lub odebranie uprawnień do SESPol następuje po przekazaniu wniosku, o którym mowa w ust. 1, do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach łączności i informatyki odpowiednio w Komendzie Głównej Policji lub komendzie wojewódzkiej Policji.

5. W przypadku wniosku, o którym mowa w ust. 1, w zakresie nadania uprawnień do zestawienia sprawozdawczego niebędącego we właściwości merytorycznej wnioskującej komórki organizacyjnej, niezbędne jest uzyskanie akceptacji kierownika komórki organizacyjnej właściwej dla danego zestawienia sprawozdawczego.

6. Akceptacja, o której mowa w ust. 5, nie jest wymagana w przypadku uprawnień do zestawienia sprawozdawczego niebędącego we właściwości wnioskującej komórki organizacyjnej, do którego komórka lub jednostka jest zobowiązana wpisywać dane.

7. W przypadku zmiany zakresu czynności realizowanych przez pracownika Policji bezpośredni przełożony może sporządzić wniosek, o którym mowa w ust. 1, w zakresie zmiany przydzielonych uprawnień do SESPol. Sporządzenie wniosku odbywa się na zasadach określonych w ust. 1 i 3.

8. W przypadku osoby uprawnionej odchodzącej ze służby lub pracy w Policji, przenoszonej do służby lub pracy w innej jednostce organizacyjnej lub komórce organizacyjnej Policji, albo zawieszonej w czynnościach służbowych bezpośredni przełożony niezwłocznie kieruje wniosek, o którym mowa w ust. 1, o odebranie uprawnień do SESPol.

9. Wniosek, o którym mowa w ust. 3, dla kierowników jednostek organizacyjnych Policji, ich zastępców oraz pracowników komórek organizacyjnych KGP nie podlega zatwierdzeniu.

10. Wzór wniosku o nadanie, zmianę i odebranie uprawnień do SESPol określa załącznik nr 15 do zarządzenia.

2. Bezpośredni przełożony, posiadający uprawnienia w zakresie wprowadzania i modyfikacji danych, może usunąć uznane za błędne lub powielone, niezatwierdzone zestawienie sprawozdawcze.

3. Osoba, posiadająca uprawienia do zatwierdzania zestawień sprawozdawczych, kieruje elektroniczny wniosek o korektę danych sprawozdawczych do komórki organizacyjnej, posiadającej w SESPol funkcję „kontrola” dla danego zestawienia sprawozdawczego w następujących przypadkach:

1) uznania zatwierdzonego zestawienia sprawozdawczego za błędne;

2) uznania zatwierdzonego zestawienia sprawozdawczego za powielone;

3) zablokowania możliwości zatwierdzenia zestawienia sprawozdawczego z powodu niewprowadzenia go do SESPol w terminie określonym w załączniku nr 8 do zarządzenia;

4) zablokowania możliwości zatwierdzenia zestawienia sprawozdawczego z powodu braku jego zatwierdzenia w terminie określonym w załączniku nr 8 do zarządzenia;

5) zablokowania możliwości zatwierdzenia zestawienia sprawozdawczego wprowadzonego dla zamkniętej jednostki lub komórki organizacyjnej Policji.

4. Wniosek, o którym mowa w ust. 3, jest:

1) akceptowany odpowiednio przez kierownika wnioskującej jednostki organizacyjnej Policji lub komórki organizacyjnej KGP albo osoby przez nich upoważnione w decyzji, o której mowa w § 22 ust. 6, posiadające uprawnienia do akceptacji;

2) zatwierdzany przez pracownika komórki organizacyjnej, posiadającego w SESPol funkcję „kontrola” dla danego zestawienia sprawozdawczego albo

3) odrzucany wraz z podaniem uzasadnienia na etapie akceptacji lub zatwierdzenia wniosku przez uprawnioną osobę.

5. W przypadku określonym w ust. 3 pkt 1 w terminie 10 dni od zatwierdzenia, o którym mowa w ust. 4 pkt 2:

1) osoba posiadająca uprawienia we wnioskującej jednostce organizacyjnej Policji do wprowadzania i modyfikacji zestawień sprawozdawczych dokonuje korekty zestawienia sprawozdawczego;

2) kierownik wnioskującej jednostki organizacyjnej Policji lub komórki organizacyjnej KGP albo osoba upoważniona zatwierdza skorygowane zestawienie sprawozdawcze.

6. Usunięcie, zatwierdzenie lub anulowanie zatwierdzenia zestawienia sprawozdawczego, o którym mowa w ust. 3 pkt 2–5, następuje automatycznie po zatwierdzeniu wniosku, o którym mowa w ust. 4 pkt 2, w ramach funkcjonalności SESPol.

2. W przypadku danych dotyczących komendy wojewódzkiej Policji, WSPol i szkół policyjnych oraz komórek organizacyjnych KGP kontrola jest realizowana przez właściwą komórkę organizacyjną KGP, CBŚP lub CLKP, określoną w wykazie funkcji.

3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się w przypadku określenia w wykazie funkcji uprawnień kontroli dla komend wojewódzkich Policji, WSPol lub szkół policyjnych. W takim przypadku kontrola jest realizowana przez właściwą komórkę organizacyjną odpowiednio komendy wojewódzkiej Policji, WSPol lub szkoły policyjnej.

2. W szczególnie uzasadnionym przypadku wniosek, o którym mowa w ust. 1, może być złożony w terminie późniejszym.

2. Komendant-rektor WSPol realizuje zadania, o których mowa w ust. 1, na podstawie odrębnych przepisów.

1) koordynacja działań związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej w KGP, CBŚP i CLKP;

2) organizacja procesu samooceny, o której mowa w § 42 ust. 1, kierowników komórek organizacyjnych KGP, CBŚP i CLKP;

3) przygotowanie raportu o stanie kontroli zarządczej w KGP, CBŚP i CLKP;

4) przygotowanie raportu o stanie kontroli zarządczej w komendach wojewódzkich Policji i szkołach policyjnych;

5) przygotowanie oświadczenia Komendanta Głównego Policji o stanie kontroli zarządczej w Policji;

6) dokonywanie corocznej oceny stosowania i adekwatności przepisów niniejszego zarządzenia.

2. Zarządzanie ryzykiem w szkołach policyjnych odbywa się według zasad określonych przez komendanta szkoły policyjnej.

1) analizę ryzyka;

2) reakcję na ryzyko;

3) przeciwdziałanie ryzyku lub też ograniczanie jego skutków poprzez adekwatne i terminowe działania;

4) monitorowanie procesu i dokonywanie stosownych zmian;

5) wymianę informacji dotyczącej ryzyka.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych KGP, Komendant CBŚP oraz Dyrektor CLKP opracowują i przekazują Dyrektorowi Gabinetu Komendanta Głównego Policji dokumentację z zarządzania ryzykiem, o której mowa w § 37 ust. 2, do Planu działalności Komendanta Głównego Policji i Planu działalności KGP.

3. W celu zidentyfikowania ryzyk należących do wszystkich komórek organizacyjnych KGP, CBŚP i CLKP Gabinet Komendanta Głównego Policji przeprowadza analizę nadesłanej dokumentacji.

4. Dyrektor Gabinetu Komendanta Głównego Policji przedkłada Zastępcom Komendanta Głównego Policji wyniki analizy do zapoznania.

5. Analiza, o której mowa w ust. 3, przesyłana jest kierownikom komórek organizacyjnych KGP, Komendantowi CBŚP oraz Dyrektorowi CLKP w celu wykorzystania w procesie zarządzania ryzykiem.

6. Zarządzanie ryzykiem w komendach wojewódzkich Policji obejmuje również jednostki podległe i nadzorowane.

7. Najistotniejsze zadania operacyjne, dla których prowadzone jest zarządzanie ryzykiem, określane są odpowiednio przez komendanta wojewódzkiego Policji, kierownika komórki organizacyjnej KGP, Komendanta CBŚP oraz Dyrektora CLKP, realizujących te zadania.

8. Zarządzanie ryzykiem w zakresie Planu działalności Ministra Spraw Wewnętrznych prowadzone jest na podstawie przepisów Ministra Spraw Wewnętrznych w sprawie systemu kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej – sprawy wewnętrzne.

1) powiązania z celami i zadaniami na poziomie strategicznym i operacyjnym;

2) zrozumienia i akceptacji przez pracowników jednostki roli zarządzania ryzykiem w realizacji celów jednostki;

3) zaangażowania pracowników w działania związane z zarządzaniem ryzykiem;

4) ciągłości procesu zarządzania ryzykiem;

5) proporcjonalności podejmowanych działań zaradczych w stosunku do istotności danego ryzyka;

6) przypisania odpowiedzialności.

2. Proces zarządzania ryzykiem jest dokumentowany w szczególności w formie:

1) arkusza oceny ryzyka;

2) planu postępowania z ryzykiem;

3) rejestru ryzyk.

3. Szczegółowe zasady prowadzenia zarządzania ryzykiem oraz wzory dokumentów z tych czynności określa Procedura analizy, stanowiąca załącznik nr 16 do zarządzenia.

4. Dokumentacja, o której mowa w ust. 2, prowadzona jest przez właścicieli ryzyk i obejmuje również jednostki podległe w zakresie merytorycznym właścicielowi ryzyka i przez niego nadzorowane.

5. Komórka organizacyjna lub osoba wyznaczona przez komendanta wojewódzkiego Policji na podstawie dokumentacji, o której mowa w ust. 2, prowadzi zbiorczy rejestr ryzyk dla całej komendy wojewódzkiej Policji oraz okresowo przedstawia go do zapoznania komendantowi wojewódzkiemu Policji.

6. Dokumentacja, o której mowa w ust. 2, może być prowadzona w formie elektronicznej.

7. Dokumentacja, o której mowa w ust. 2, jest opracowywana w terminie 30 dni od daty zatwierdzenia Planu działalności komendanta wojewódzkiego Policji.

8. Analiza ryzyka dokonywana jest co najmniej raz w roku.

9. Analiza ryzyka powinna być przeprowadzona także, jeżeli zajdą istotne zmiany, mogące wpłynąć na pojawienie się nowych zdarzeń lub zmianę uwarunkowań, dotyczących zidentyfikowanych zdarzeń, jeśli będą miały wpływ na osiągnięcie celów.

2. Postępowanie z ryzykiem może obejmować zastosowanie więcej niż jednej metody.

3. W przypadku, gdy właściciel ryzyka podejmuje decyzję o tolerowaniu ryzyka przekraczającego jego akceptowalny poziom, decyzja taka powinna być uzasadniona i udokumentowana w formie zaktualizowanego arkusza oceny ryzyka i planu postępowania z ryzykiem, o których mowa w Procedurze analizy.

4. Właściciel ryzyka monitoruje i nadzoruje realizację planu postępowania z ryzykiem, o których mowa w Procedurze analizy.

2. W przypadku stwierdzenia zaistnienia zdarzeń, mających wpływ na zarządzanie ryzykiem, w szczególności rozpoznania nowych rodzajów ryzyka lub stwierdzenia istotnych zmian w zakresie oceny ryzyka już zidentyfikowanego lub pojawienia się potrzeb w odniesieniu do wskazanych w planie postępowania z ryzykiem, o którym mowa w załączniku nr 16, mechanizmów kontrolnych, każdy pracownik ma obowiązek niezwłocznie poinformować o tym zdarzeniu kierownika komórki organizacyjnej Policji, w której jest zatrudniony.

2. Komendanci wojewódzcy Policji, komendanci szkół policyjnych, kierownicy komórek organizacyjnych KGP, Komendant CBŚP oraz Dyrektor CLKP mogą powierzać pracownikom, na zasadach określonych w obowiązujących przepisach, odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwego wykorzystania mienia. Przyjęcie odpowiedzialności staje się skuteczne z chwilą pisemnego potwierdzenia tego faktu przez osobę przyjmującą.

2. Samoocena realizowana przez komendantów wojewódzkich Policji i komendantów szkół policyjnych odbywa się zgodnie z zasadami i metodami przyjętymi odpowiednio w komendach wojewódzkich Policji i szkołach policyjnych.

2. W procesie samooceny realizowanej przez kierowników komórek organizacyjnych KGP, Komendanta CBŚP i Dyrektora CLKP uczestniczą pracownicy tych komórek.

3. Formularze samooceny, po ich wypełnieniu i podpisaniu, przesyłane są do Gabinetu Komendanta Głównego Policji w terminie do dnia 15 stycznia każdego roku.

2. Ocena funkcjonowania kontroli zarządczej w KGP dokonywana jest w szczególności na podstawie:

1) wyników samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej przez kierowników komórek organizacyjnych KGP, Komendanta CBŚP oraz Dyrektora CLKP;

2) oceny realizacji Planu działalności KGP, przeprowadzonej przez Gabinet Komendanta Głównego Policji;

3) wyników monitorowania, audytów i kontroli;

4) innych dokumentów dotyczących kontroli zarządczej w KGP, CBŚP i CLKP.

2. Ocena, o której mowa w ust. 1, dokonywana jest w szczególności na podstawie:

1) oświadczeń komendantów wojewódzkich Policji o stanie kontroli zarządczej w kierowanych przez nich jednostkach organizacyjnych Policji oraz jednostkach im podległych i przez nich nadzorowanych;

2) oświadczeń komendantów szkół policyjnych o stanie kontroli zarządczej w kierowanych przez nich jednostkach organizacyjnych Policji;

3) innych dokumentów dotyczących kontroli zarządczej w tych jednostkach.

2. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, przedkładane jest do akceptacji Komendantowi Głównemu Policji przez Dyrektora Gabinetu Komendanta Głównego Policji.

3. Podpisane oświadczenie Komendanta Głównego Policji o stanie kontroli zarządczej w Policji Dyrektor Gabinetu Komendanta Głównego Policji przesyła Ministrowi Spraw Wewnętrznych w terminie do dnia 15 lutego każdego roku.

4. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, publikowane jest na stronie podmiotowej Komendanta Głównego Policji w Biuletynie Informacji Publicznej do dnia 30 kwietnia każdego roku.

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2012 r. poz. 627, 664, 908, 951 i 1529, z 2013 r. poz. 628, 675, 135, 1635 i 1650 oraz z 2014 r. poz. 24, 486, 502, 538, 616 i 1199. Tekst jednolity nie uwzględnia zmian ogłoszonych w Dz. U. z 2011 r. Nr 217, poz. 1280 i Nr 230, poz. 1371.

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 932 i 1646 oraz z 2014 r. poz. 379, 911 i 1146.

Załączniki do zarządzenia nr 71 Komendanta Głównego Policji
z dnia 19 grudnia 2014 r.

Załącznik nr 1

WZÓR – PLAN DZIAŁALNOŚCI KOMENDANTA GŁÓWNEGO POLICJI

Załącznik nr 2

WZÓR – PLAN DZIAŁALNOŚCI KOMENDY GŁÓWNEJ POLICJI

Załącznik nr 3

WZÓR – WNIOSEK O ZMIANĘ PLANU DZIAŁALNOŚCI KOMENDY GŁÓWNEJ POLICJI

Zał. – aneks do wniosku

Załącznik nr 4

WZÓR – PLAN DZIAŁALNOŚCI KOMENDANTA WOJEWÓDZKIEGO POLICJI

Załącznik nr 5

Wykaz zestawień sprawozdawczych, zawierających informacje niejawne, terminy ich przekazywania, komórki organizacyjne Policji właściwe do ich przyjmowania oraz okresy sprawozdawcze

¹⁾ Zgodnie z zarządzeniem nr pf-845 Komendanta Głównego Policji z dnia 29 lipca 2004 r. w sprawie organizacji pracy i zasad działania Policji w przypadku aktu terroru z użyciem materiałów wybuchowych oraz innych zdarzeń o charakterze terrorystycznym i ekstremistycznym

Załącznik nr 6

WZORY FORMULARZY

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 7

WZÓR – INFORMACJA O REALIZACJI PLANU DZIAŁALNOŚCI KOMENDANTA GŁÓWNEGO POLICJI/KOMENDY GŁÓWNEJ POLICJI

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 8

TERMINY WPROWADZANIA I ZATWIERDZANIA DANYCH DLA ZESTAWIEŃ SPRAWOZDAWCZYCH GROMADZONYCH W SESPol

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 9

ZAKRESY DANYCH ZESTAWIEŃ SPRAWOZDAWCZYCH GROMADZONYCH W SESPol

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 10

WŁAŚCIWE MERYTORYCZNIE KOMÓRKI ORGANIZACYJNE KGP/JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE POLICJI DLA ZESTAWIEŃ SPRAWOZDAWCZYCH

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 11

WNIOSEK O ZMIANĘ/DODANIE/USUNIĘCIE FUNKCJONALNOŚCI SESPol

Załącznik nr 12

WNIOSEK O ZMIANĘ ZAKRESU DANYCH GROMADZONYCH W SESPol ORAZ TERMINÓW I ZASAD WPROWADZANIA DANYCH

Załącznik nr 13

WNIOSEK O WYRAŻENIE ZGODY NA WPROWADZENIE INFORMACJI SPRAWOZDAWCZEJ W RAMACH SYSTEMU ELEKTRONICZNEJ SPRAWOZDAWCZOŚCI W POLICJI

Załącznik nr 14

WYKAZ FUNKCJI DO ZESTAWIEŃ SPRAWOZDAWCZYCH

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 15

WNIOSEK O NADANIE, ZMIANĘ, ODEBRANIE UPRAWNIEŃ DO SESPol

Załącznik nr 16

PROCEDURA ZARZĄDZANIA RYZYKIEM W POLICJI

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj