Dzienniki Urzędowe - rok 2012 poz. 32

Na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.¹⁾) i w związku z art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2011 r. Nr 287, poz. 1687, Nr 217, poz. 1280 i Nr 230, poz. 1371 oraz z 2012 r. poz. 627 ) postanawia się, co następuje:

2. W CRDK przetwarza się informacje wprowadzane przez komórki organizacyjne właściwe do spraw doboru kandydatów Komendy Głównej Policji oraz komend wojewódzkich (Stołecznej) Policji, a w przypadku Wyższej Szkoły Policji w Szczytnie oraz szkół policyjnych – komórki organizacyjne realizujące zadania z zakresu zapewnienia właściwego przebiegu i oceny etapów postępowania kwalifikacyjnego w stosunku do kandydatów do służby w Policji, przeprowadzanych przez te jednostki organizacyjne Policji.

1) ustawa o ochronie danych osobowych – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych;

2) ustawa o Policji – ustawa z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji;

3) rozporządzenie – rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 18 kwietnia 2012 r. w sprawie postępowania kwalifikacyjnego w stosunku do kandydatów ubiegających się o przyjęcie do służby w Policji (Dz. U. z 2012 r. poz. 432);

4) jednostka szkoleniowa – Wyższą Szkołę Policji w Szczytnie lub szkołę policyjną;

5) kandydat – kandydat do służby w Policji;

6) użytkownik CRDK – uprawniony do dostępu do CRDK policjant albo pracownik:

a) komórki organizacyjnej właściwej w sprawach kadr i szkolenia – w przypadku Komendy Głównej Policji lub komendy wojewódzkiej (Stołecznej) Policji,

b) komórki organizacyjnej realizującej zadania z zakresu zapewnienia właściwego przebiegu i oceny etapów postępowania kwalifikacyjnego – w przypadku jednostki szkoleniowej,

c) innej komórki organizacyjnej Policji – w przypadkach określonych w § 7 ust. 7;

7) postępowanie kwalifikacyjne – postępowanie kwalifikacyjne w stosunku do kandydatów prowadzone w trybie określonym w rozporządzeniu;

8) kwestionariusz osobowy kandydata – kwestionariusz osobowy kandydata do służby, stanowiący załącznik nr 1 do rozporządzenia;

9) identyfikator kadrowy – indywidualny numer nadawany policjantowi lub pracownikowi Policji przez komórkę właściwą do spraw kadrowych.

1) kandydacie w zakresie danych osobowych i informacji zawartych w kwestionariuszu osobowym kandydata;

2) wynikach uzyskanych przez kandydata w poszczególnych etapach postępowania kwalifikacyjnego;

3) punktach przyznanych kandydatowi z tytułu preferencji określonych w rozporządzeniu;

4) występowaniu lub niewystępowaniu przesłanek do odmowy wydania kandydatowi poświadczenia bezpieczeństwa po przeprowadzeniu wobec niego postępowania sprawdzającego, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228);

5) terminach i liczbie kandydatów przyjmowanych do służby w Policji;

6) terminach, liczbie kandydatów i miejscach realizacji etapów postępowania kwalifikacyjnego;

7) odmowie poddania kandydata postępowaniu kwalifikacyjnemu, odstąpieniu od prowadzenia wobec kandydata postępowania kwalifikacyjnego lub zakończeniu wobec kandydata postępowania kwalifikacyjnego.

2. Do wykonywania w imieniu Komendanta Głównego Policji zadań administratora danych określonych w art. 26, art. 32 ust. 1 pkt 1–6, art. 33 ust. 1 oraz art. 37–39 ustawy o ochronie danych osobowych, upoważnia się również kierowników komórek organizacyjnych komend wojewódzkich (Stołecznej) Policji właściwych w sprawach kadr i szkolenia oraz kierowników komórek organizacyjnych jednostek szkoleniowych, realizujących zadania z zakresu zapewnienia właściwego przebiegu i oceny etapów postępowania kwalifikacyjnego – w odniesieniu do danych gromadzonych i przetwarzanych w CRDK w ramach działalności podległych komórek organizacyjnych.

3. Kierownicy, o których mowa w ust. 1 i 2, w ramach administrowania CRDK są również właściwi do administrowania informacjami przetwarzanymi w CRDK i w tym zakresie zapewniają legalność, aktualność, integralność oraz prawidłowość przetwarzania tych informacji.

1) rejestrowania – polegającego na wprowadzaniu informacji po raz pierwszy do CRDK;

2) przeglądania – polegającego na zapoznaniu się z informacjami znajdującymi się w CRDK;

3) weryfikowania – polegającego na sprawdzaniu poprawności, kompletności i prawidłowości zarejestrowanych informacji;

4) modyfikowania – polegającego na zmianie zawartości wprowadzonych do CRDK informacji lub ich uzupełnianiu;

5) udostępnienia – polegającego na przekazywaniu informacji ze zbioru innemu uprawnionemu podmiotowi, bez względu na formę tej czynności;

6) usuwania – polegającego na usunięciu informacji w sposób uniemożliwiający dalsze ich przetwarzanie.

2. Użytkownicy CRDK wykonują operacje przetwarzania w następujący sposób:

1) bezpośrednio poprzez dokonanie odpowiedniej operacji przetwarzania;

2) pośrednio poprzez wypełnienie protokołu modyfikacji/usunięcia danych w CRDK, którego wzór określa załącznik nr 1 do decyzji, i przekazanie kierownikowi komórki organizacyjnej Komendy Głównej Policji właściwej w sprawach kadr i szkolenia.

1) odbył przeszkolenie w zakresie zasad bezpieczeństwa zbiorów danych osobowych prowadzonych w systemach informatycznych;

2) posiada uprawnienia do dostępu do CRDK oraz do wykonywania poszczególnych operacji przetwarzania, zwane dalej „uprawnieniem do dostępu do CRDK”, przyznane na podstawie wniosku, którego wzór określa załącznik nr 2 do decyzji, zwanego dalej „wnioskiem”;

3) posiada upoważnienie do przetwarzania danych osobowych zawartych w CRDK, którego wzór określa załącznik nr 3 do decyzji.

2. Przeszkolenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, zapewnia komórka organizacyjna właściwa w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa teleinformatycznego oraz ochrony danych osobowych odpowiednio w Komendzie Głównej Policji, komendzie wojewódzkiej (Stołecznej) Policji oraz jednostce szkoleniowej.

3. Uprawnienia do dostępu do CRDK przyznają, na wniosek bezpośredniego przełożonego policjanta lub pracownika Policji:

1) kierownik komórki organizacyjnej Komendy Głównej Policji właściwej w sprawach kadr i szkolenia – w odniesieniu do policjantów i pracowników komórek organizacyjnych Komendy Głównej Policji;

2) kierownicy komórek organizacyjnych komend wojewódzkich (Stołecznej) Policji właściwych w sprawach kadr i szkolenia – w odniesieniu do policjantów i pracowników tych komend lub jednostek organizacyjnych Policji funkcjonujących w obrębie terytorialnego zasięgu działania komendanta wojewódzkiego (Stołecznego) Policji;

3) kierownicy komórek organizacyjnych jednostek szkoleniowych realizujących zadania z zakresu zapewnienia właściwego przebiegu i oceny etapów postępowania kwalifikacyjnego – w odniesieniu do policjantów i pracowników tych jednostek;

4) kierownik jednostki organizacyjnej Policji – w odniesieniu do podległych kierowników komórek organizacyjnych, o których mowa w pkt 1–3.

4. Można wnioskować o przyznanie uprawnień do dostępu do CRDK oraz do wykonywania poszczególnych operacji przetwarzania, w zakresie określonym w:

1) § 6 ust. 1 – użytkownikom CRDK z komórki organizacyjnej Komendy Głównej Policji właściwej w sprawach kadr i szkolenia, których określa się jako użytkowników centralnych;

2) § 6 ust. 1 pkt 1–5 – użytkownikom CRDK z komórek organizacyjnych komend wojewódzkich (Stołecznej) Policji właściwych w sprawach kadr i szkolenia, których określa się jako użytkowników lokalnych;

3) § 6 ust. 1 pkt li 4 – użytkownikom CRDK z komórek organizacyjnych jednostek szkoleniowych realizujących zadania z zakresu zapewnienia właściwego przebiegu i oceny etapów postępowania kwalifikacyjnego, których określa się jako użytkowników szkolnych, z zastrzeżeniem ograniczenia uprawnień do wprowadzania wyników uzyskanych przez kandydatów z etapów postępowania kwalifikacyjnego określonych w § 10 pkt 2 i 3 rozporządzenia.

5. Kierownicy, o których mowa w ust. 3, po określeniu zakresu i przyznaniu uprawnień przekazują wnioski do realizacji kierownikowi komórki organizacyjnej Komendy Głównej Policji właściwej w sprawach łączności i informatyki, którego określa się jako technicznego administratora systemowego odpowiedzialnego za zapewnienie funkcjonalności CRDK pod względem technicznym.

6. Do modyfikacji oraz cofania uprawnień dostępu do CRDK stosuje się odpowiednio ust. 3–5.

7. W przypadkach uzasadnionych rodzajem wykonywanych czynności służbowych można przyznać uprawnienia do dostępu do CRDK innym niż użytkownicy CRDK policjantom i pracownikom Policji, po spełnieniu warunków, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 3. Przepisy ust. 2–6 stosuje się odpowiednio.

2. Uprawnia się kierowników, o których mowa w § 7 ust. 3 pkt 1–3, do udzielania w imieniu Komendanta Głównego Policji jako administratora danych, upoważnień do przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 37 ustawy o ochronie danych osobowych użytkownikom CRDK oraz policjantom i pracownikom Policji, o których mowa w § 7 ust. 7.

3. Kierownicy, o których mowa w § 7 ust. 3 pkt 1–3, prowadzą oraz aktualizują wykazy użytkowników CRDK i innych osób uprawnionych do dostępu do CRDK oraz upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w CRDK. Wykazy te mogą być prowadzone w formie papierowej lub elektronicznej oraz powinny zawierać:

1) dane osobowe policjanta lub pracownika, w tym identyfikator kadrowy;

2) datę przyznania, modyfikacji lub cofnięcia uprawnienia albo upoważniania;

3) nazwę jednostki i komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę lub wykonuje pracę policjant lub pracownik Policji, któremu przyznano uprawnienie lub udzielono upoważnienia;

4) zakres uprawnienia i upoważnienia ze wskazaniem kategorii danych, jeżeli zakres przetwarzania został ograniczony.

2. Po upływie okresu, o którym mowa w ust. 1, dane osobowe kandydata usuwa się z CRDK.

3. Dane osobowe kandydata usuwa się z CRDK bez zbędnej zwłoki w przypadku:

1) zgłoszenia przez kandydata żądania usunięcia danych osobowych w trybie określonym w art. 32 ust. 1 pkt 6 ustawy o ochronie danych osobowych oraz stwierdzenia okoliczności uzasadniających usunięcie danych, o których mowa w art. 35 ustawy o ochronie danych osobowych;

2) stwierdzenia z urzędu lub na podstawie innych okoliczności, że dane osobowe są przetwarzane z naruszeniem ustawy albo stały się zbędne dla realizacji celu, dla którego zostały zebrane;

3) ostatecznego (prawomocnego) rozstrzygnięcia Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych lub innego organu uprawnionego w tym zakresie, nakazującego usunięcie danych.

4. Bez zbędnej zwłoki dane osobowe kandydata uzupełnia się, uaktualnia, prostuje albo czasowo lub na stałe wstrzymuje ich przetwarzanie – w przypadku:

1) wystąpienia okoliczności określonych w art. 35 ustawy o ochronie danych osobowych;

2) stwierdzenia przez kierowników, o których mowa w § 5 ust. 1 i 2, że dane osobowe są niekompletne, nieaktualne lub nieprawdziwe.

5. Dane osobowe przetwarzane w CRDK uznaje się za zbędne dla realizacji celów postępowania kwalifikacyjnego w szczególności w przypadkach:

1) zakończenia postępowania kwalifikacyjnego umieszczeniem kandydata na liście kandydatów, o której mowa w rozporządzeniu, jeżeli kandydat żąda usunięcia danych lub odwołał zgodę na ich przetwarzanie;

2) przyjęcia kandydata do służby w Policji.

6. W przypadku, o którym mowa w ust. 5 pkt 2, dane osobowe usuwa się z CRDK nie później niż przed upływem 3 lat od dnia przyjęcia kandydata do służby w Policji.

7. W przypadku zgłoszenia przez kandydata żądania usunięcia danych osobowych w trybie art. 32 ust. 1 pkt 6 ustawy o ochronie danych osobowych, jeżeli nie występują przesłanki do usunięcia danych określone w tych przepisach – dane osobowe kandydata można przetwarzać w CRDK tylko przez okres niezbędny dla realizacji celów postępowania kwalifikacyjnego, jednakże nie dłużej niż:

1) przez okres 6 miesięcy od dnia odstąpienia od prowadzenia postępowania kwalifikacyjnego z przyczyn określonych w § 44 ust. 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia lub odmowy poddania kandydata postępowaniu kwalifikacyjnemu z przyczyny określonej w § 44 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia;

2) przez okres 12 miesięcy od dnia odstąpienia od prowadzenia postępowania kwalifikacyjnego z przyczyn określonych w § 44 ust. 1 pkt 1 lit. b rozporządzenia. Po upływie wskazanych okresów dane osobowe kandydata usuwa się z CRDK bez zbędnej zwłoki.

8. Protokół modyfikacji/usunięcia danych z CRDK sporządza się z czynności:

1) usunięcia danych, o których mowa w § 3 ust. 1;

2) modyfikowania danych, z wyjątkiem danych osobowych oraz terminów etapów postępowania kwalifikacyjnego.

9. Protokoły, o których mowa w ust. 8, przechowuje się przez okres 12 miesięcy.

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, z 2004 r. Nr 25, poz. 219 i Nr 33, poz. 285, z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711, z 2007 r. Nr 176, poz. 1238, z 2010 r. Nr 41, poz. 233, Nr 182, poz. 1228 i Nr 229, poz. 1497 oraz z 2011 r. Nr 230, poz. 1371.

Załączniki do decyzji nr 196
Komendanta Głównego Policji
z dnia 12 czerwca 2012 r.

Załącznik nr 1

PROTOKÓŁ
modyfikacji/usunięcia danych w CRDK

Załącznik nr 2 tab.1

WNIOSEK
o przyznanie uprawnień do dostępu do CRDK

Załącznik nr 2 tab.2

Załącznik nr 3

UPOWAŻNIENIE DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
W CENTRALNYM REJESTRZE DOBORU KANDYDATÓW