Dzienniki Urzędowe - rok 2010 nr 5 poz. 18

W celu prawidłowego wykonywania audytu wewnętrznego w Komendzie Głównej Policji postanawia się, co następuje:

§ 1

Wprowadza się „Kartę Audytu Wewnętrznego w Komendzie Głównej Policji” stanowiącą załącznik do decyzji.

§ 2

Traci moc decyzja nr 69 Komendanta Głównego Policji z dnia 5 lutego 2007 r. w sprawie wprowadzenia Karty Audytu Wewnętrznego w Komendzie Głównej Policji (Dz. Urz. KGP Nr 3, poz. 17).

§ 3

Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

Komendant Główny Policji
gen. insp. Andrzej Matejuk

Załącznik do decyzji nr 110
Komendanta Głównego Policji
z dnia 30 kwietnia 2010 r.

KARTA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO W KOMENDZIE GŁÓWNEJ POLICJI

§ 1

1. Karta Audytu Wewnętrznego w Komendzie Głównej Policji, zwana dalej „Kartą”, określa zasady funkcjonowania audytu wewnętrznego w Komendzie Głównej Policji, w tym w szczególności:

1) cele i zadania audytu wewnętrznego;

2) zakres audytu wewnętrznego;

3) prawa i obowiązki audytorów wewnętrznych;

4) prawa i obowiązki kierowników i pracowników komórek organizacyjnych Komendy Głównej Policji związane z prowadzonym audytem;

5) sposób dokumentowania ustaleń audytu oraz tryb wnoszenia i rozpatrywania zastrzeżeń do ustaleń audytu.

2. Użyte w Karcie określenia oznaczają:

1) ustawa – ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 i z 2010 r. Nr 28, poz. 146);

2) ZAW – Zespół Audytu Wewnętrznego – komórka organizacyjna Komendy Głównej Policji odpowiedzialna za wykonywanie audytu wewnętrznego w jednostce;

3) audytor wewnętrzny – koordynator – kierownik ZAW;

4) audytor wewnętrzny – osoba spełniająca warunki, o których mowa w art. 286 ustawy, zatrudniona w ZAW;

5) kierownik komórki audytowanej – dyrektor biura lub równorzędnej komórki organizacyjnej Komendy Głównej Policji, w której prowadzony jest audyt wewnętrzny;

6) komórka audytowana – komórka organizacyjna Komendy Głównej Policji, w której prowadzony jest audyt wewnętrzny;

7) MSWiA – Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji;

8) pracownicy – policjanci i pracownicy Komendy Głównej Policji;

9) standardy – standardy audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych określone przez Ministra Finansów na podstawie art. 273 ust. 1 ustawy;

10) wytyczne – wytyczne Ministra Finansów wydane na podstawie art. 292 ust. 1 pkt 4 ustawy.

§ 2

1. Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną, obiektywnie zapewniającą i doradczą prowadzoną w celu przysporzenia wartości i usprawnienia funkcjonowania Komendy Głównej Policji.

2. Audyt wewnętrzny w Komendzie Głównej Policji prowadzą audytorzy wewnętrzni zatrudnieni w ZAW.

3. Zakres audytu wewnętrznego szczegółowo określa art. 272 ustawy.

4. Audyt wewnętrzny przeprowadza się na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego, który przygotowuje, na podstawie analizy ryzyka, audytor wewnętrzny – koordynator w porozumieniu z Komendantem Głównym Policji do końca roku kalendarzowego poprzedzającego rok, na który sporządzany jest plan.

5. W uzasadnionych przypadkach audyt wewnętrzny przeprowadza się poza rocznym planem audytu wewnętrznego.

6. Audyt wewnętrzny obejmuje czynności o charakterze zapewniającym i doradczym.

7. Podstawowe znaczenie mają czynności o charakterze zapewniającym, przez które należy rozumieć zespół działań podejmowanych w celu dostarczenia Komendantowi Głównemu Policji niezależnej i obiektywnej oceny zorganizowania i funkcjonowania kontroli zarządczej w Komendzie Głównej Policji.

8. Audytorzy wewnętrzny mogą wykonywać czynności doradcze, o których mowa w § 7, na wniosek Komendanta Głównego Policji lub z własnej inicjatywy w zakresie z nim uzgodnionym.

9. Audytorzy wewnętrzni, w celu oceny działań Komendy Głównej Policji podjętych w kierunku realizacji zaleceń sformułowanych w wyniku zadań zapewniających, mogą przeprowadzić czynności sprawdzające.

10. Audytorzy wewnętrzni przeprowadzają również audyt wewnętrzny zlecony, na podstawie art. 292 ust. 1 pkt 1, art. 293 ust. 1 i 2 ustawy, przez Ministra Finansów, Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej, a także na polecenie Prezesa Rady Ministrów.

11. Audytor wewnętrzny – koordynator współpracuje z komitetem audytu utworzonym na szczeblu MSWiA, w tym m.in. uwzględnia wyznaczone przez komitet audytu priorytety do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego, przekazuje do komórki audytu wewnętrznego utworzonej w MSWiA roczne plany audytu oraz sprawozdania z ich wykonania, a także inne niezbędne dla komitetu audytu informacje i dokumenty.

§ 3

1. Audytorzy wewnętrzni są uprawnieni do przeprowadzania audytu wewnętrznego we wszystkich obszarach działalności Komendy Głównej Policji.

2. Audytorzy wewnętrzni dysponują pełną swobodą w zakresie identyfikacji obszarów ryzyka.

3. Audyt wewnętrzny jest niezależny w wykonaniu swoich zadań, a zakres audytu wewnętrznego nie może być ograniczany.

4. Audytor wewnętrzny – koordynator zawiadamia niezwłocznie Komendanta Głównego Policji o wszelkich próbach ograniczania lub narzucania zakresu audytu, wpływania na sposób wykonywania pracy przez ZAW oraz przekazywania informacji o rezultatach czynności audytowych.

5. Audytorzy wewnętrzni nie uczestniczą w działalności operacyjnej Komendy Głównej Policji i nie są odpowiedzialni za procesy poddawane audytowi wewnętrznemu oraz za procesy zarządzania ryzykiem i procesy kontroli zarządczej w Komendzie Głównej Policji, ale poprzez swoje ustalenia i zalecenia wspomagają Komendanta Głównego Policji we właściwej realizacji tych procesów.

6. Audytorom wewnętrznym nie można powierzyć takich zadań lub uprawnień, które wchodzą w zakres zarządzania Komendą Główną Policji.

7. Audytorzy wewnętrzni nie uczestniczą w procesie przygotowania i podejmowania decyzji dotyczących działalności Komendy Głównej Policji.

8. Audytorzy wewnętrzni nie dysponują uprawnieniami władczymi w stosunku do pracowników Komendy Głównej Policji, a także nie ustanawiają ani nie wdrażają zasad i procedur.

9. Audytorzy wewnętrzni postępują zgodnie z przepisami prawa, standardami, wytycznymi oraz uznaną praktyką audytu wewnętrznego.

§ 4

1. Audytorzy wewnętrzni, przeprowadzając audyt wewnętrzny mają prawo:

1) wglądu do wszelkich informacji, danych, dokumentów i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem Komendy Głównej Policji, w tym zawartych na elektronicznych nośnikach informacji, a także do wykonywania z nich kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej;

2) żądać od pracowników Komendy Głównej Policji potwierdzenia kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków, o których mowa w pkt 1;

3) dostępu do pomieszczeń Komendy Głównej Policji, w zakresie niezbędnym do prowadzenia audytu wewnętrznego;

4) uzyskiwać informacje oraz wyjaśnienia od kierownika i pracowników komórki audytowanej w celu zapewnienia efektywnego i wydajnego przeprowadzania audytu wewnętrznego;

5) w uzgodnieniu z Komendantem Głównym Policji powołać, w uzasadnionych przypadkach, rzeczoznawcę, do udziału w realizacji zadania audytowego.

2. Audytorzy wewnętrzni, przeprowadzając audyt wewnętrzny współpracują, w zakresie wykonywania swoich zadań, w uzgodnieniu z Komendantem Głównym Policji, z audytorami lub kontrolerami zewnętrznymi, w tym w szczególności z kontrolerami Najwyższej Izby Kontroli.

3. Obowiązkiem audytorów wewnętrznych jest rzetelne, obiektywne i niezależne:

1) ustalanie stanu faktycznego w zakresie funkcjonowania Komendy Głównej Policji;

2) wskazanie słabości kontroli zarządczej w badanym obszarze oraz dokonanie analizy ich przyczyn;

3) określanie skutków lub ryzyk wynikających ze wskazanych słabości kontroli zarządczej;

4) przedstawianie zaleceń w sprawie wyeliminowania słabości kontroli zarządczej lub wprowadzenia usprawnień.

4. Audytorzy wewnętrzni nie powinni oceniać działalności komórki organizacyjnej Komendy Głównej Policji przez co najmniej jeden rok od daty zakończenia ich działalności w tej komórce, jeżeli ich działalność polegała na zarządzaniu komórką, bezpośrednim wykonywaniu zadań lub sprawowaniu nadzoru nad zadaniami w zakresie działalności operacyjnej lub kontroli zarządczej tej komórki.

5. Komórką audytu wewnętrznego w Komendzie Głównej Policji kieruje audytor wewnętrzny – koordynator, który reprezentuje ZAW zarówno wobec pracowników Komendy Głównej Policji, jak i osób niebędących pracownikami Komendy Głównej Policji.

6. Audytor wewnętrzny – koordynator podlega bezpośrednio Komendantowi Głównemu Policji, który zapewnia organizacyjną odrębność komórki audytu wewnętrznego oraz ciągłość prowadzenia audytu wewnętrznego w Komendzie Głównej Policji.

§ 5

1. Funkcjonowanie systemu audytu wewnętrznego nie zwalnia kierowników komórek audytowanych z przypisanych im obowiązków związanych ze sprawowaniem przez nich kontroli zarządczej.

2. Kierownicy i pracownicy komórek audytowanych są obowiązani, na żądanie audytorów wewnętrznych, udzielać informacji i wyjaśnień, a także potwierdzać kopie, odpisy, wyciągi, zestawienia lub wydruki.

3. Udzielone informacje i wyjaśnienia powinny być utrwalone na piśmie oraz podpisane przez osobę, która ich udzieliła lub je złożyła i przez audytorów wewnętrznych, albo przez samych audytorów wewnętrznych.

4. Kierownicy komórek organizacyjnych Komendy Głównej Policji oraz pracownicy tych komórek są zobowiązani do współpracy z audytorami wewnętrznymi w zakresie identyfikacji i oceny ryzyka w procesach zachodzących w tych komórkach, a także w innych czynnościach audytorskich, przy których taka współpraca jest niezbędna.

5. Informacje i dokumenty, o których mowa w ust. 2 i 3, należy udzielać i przedkładać w formie i terminie określonym przez audytorów wewnętrznych.

6. Kierownicy komórek audytowanych mają prawo do czynnego uczestniczenia w realizacji programu zadania audytowanego, za pośrednictwem audytorów wewnętrznych, a w szczególności do:

1) zapoznania się na każdym etapie realizacji programu zadania audytowanego z ustaleniami audytorów wewnętrznych;

2) zgłaszania uwag i zastrzeżeń do ustaleń audytorów wewnętrznych;

3) zgłaszania własnych rozwiązań dotyczących poprawy funkcjonowania badanego procesu oraz procedur z nim związanych;

4) zgłaszania zastrzeżeń co do pracy i zachowania audytorów wewnętrznych.

§ 6

1. Rozpoczynając realizację zadania zapewniającego audytor wewnętrzny – koordynator informuje kierownika komórki audytowanej o planowanym jego przeprowadzeniu.

2. Audytorzy wewnętrzni rozpoczynając czynności w komórce audytowanej, przedstawiają jej kierownikowi informacje na temat celu, zakresu zadania, kryteriów oceny oraz narzędzi i technik przeprowadzenia zadania.

3. W celu przedstawienia informacji, o których mowa w ust. 2, audytorzy wewnętrzni mogą przeprowadzić naradę otwierającą z udziałem kierownika komórki audytowanej lub wyznaczonych przez niego pracowników, bądź też przedmiotowe informacje przekazać na piśmie stanowiącym zawiadomienie o audycie wewnętrznym.

4. Po zakończeniu zadania audytowanego zapewniającego audytorzy wewnętrzni realizujący zadanie, przedstawiają kierownikowi komórki audytowanej ustalenia stanu faktycznego.

5. Audytorzy wewnętrzni w celu przedstawienia wstępnych wyników audytu mogą zwołać naradę zamykającą z udziałem kierownika komórki audytowanej lub wyznaczonych przez niego pracowników.

6. Po przedstawieniu kierownikowi komórki audytowanej ustaleń stanu faktycznego audytorzy wewnętrzni sporządzają sprawozdanie wstępne, w którym przedstawiają w sposób jasny, rzetelny i zwięzły wyniki audytu wewnętrznego.

7. Audytor wewnętrzny – koordynator przekazuje sprawozdanie wstępne kierownikowi komórki audytowanej.

8. W przypadku objęcia zakresem zadania zapewniającego kilku komórek audytowanych można przekazać kierownikowi komórki audytowanej tylko tę część sprawozdania, która dotyczy działalności kierowanej przez niego komórki.

9. Kierownik komórki audytowanej może zgłosić na piśmie w terminie określonym przez audytora wewnętrznego – koordynatora, nie krótszym niż 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania sprawozdania wstępnego, dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia dotyczące treści sprawozdania wstępnego.

10. W sytuacji zgłoszenia dodatkowych wyjaśnień i umotywowanych zastrzeżeń, audytorzy wewnętrzni rozpatrują je i w przypadku:

1) ich zasadności – uwzględniają je w treści sprawozdania albo;

2) ich niezasadności – przedkładają kierownikowi komórki audytowanej na piśmie stanowisko w sprawie.

11. Po rozpatrzeniu dodatkowych wyjaśnień i umotywowanych zastrzeżeń, audytor wewnętrzny – koordynator przekazuje po jednym egzemplarzu sprawozdania Komendantowi Głównemu Policji oraz kierownikowi komórki audytowanej.

12. W sytuacji niezgłoszenia dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń do sprawozdania wstępnego, po upływie terminu, o którym mowa w ust. 9, audytor wewnętrzny – koordynator przekazuje sprawozdanie tej samej treści Komendantowi Głównemu Policji, informując o tym kierownika komórki audytowanej.

13. Kierownik komórki audytowanej, w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania sprawozdania bądź informacji, o której mowa w ust. 12, może zgłosić na piśmie Komendantowi Głównemu Policji swoje stanowisko do sprawozdania.

14. Kierownik komórki audytowanej w przypadku uznania, że zalecenia zawarte w sprawozdaniu są zasadne, wyznacza osoby odpowiedzialne za ich realizację oraz ustala sposób i termin ich realizacji, powiadamiając o tym pisemnie audytora wewnętrznego – koordynatora oraz Komendanta Głównego Policji – w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania sprawozdania.

15. W przypadku odmowy realizacji zaleceń kierownik komórki audytowanej powiadamia pisemnie audytora wewnętrznego – koordynatora oraz Komendanta Głównego Policji o przyczynach odmowy, w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania sprawozdania, bądź informacji o której mowa w ust. 12.

16. W przypadku gdy kierownik komórki audytowanej nie zrealizuje zaleceń, o których mowa w ust. 14 lub odmówi ich realizacji, Komendant Główny Policji, w przypadku uznania, że zalecenia są zasadne wyznacza osoby odpowiedzialne za ich realizację oraz ustala termin ich wykonania, powiadamiając o tym audytora wewnętrznego – koordynatora.

17. Audytor wewnętrzny – koordynator po upływie terminów realizacji zaleceń, o których mowa w ust. 14, zwraca się do kierownika komórki audytowanej o informację na temat działań podjętych w celu realizacji zaleceń oraz stopnia ich realizacji.

18. Audytorzy wewnętrzni dokonują analizy nadesłanych informacji, o których mowa w ust. 17, w szczególności pod kątem ich merytorycznej zawartości.

19. Audytorzy wewnętrzni mogą przeprowadzić czynności sprawdzające, dokonując oceny działań komórki audytowanej podjętych w celu realizacji zaleceń zawartych w sprawozdaniu.

20. Poczynione w trakcie czynności sprawdzających ustalenia audytorzy wewnętrzni zamieszczają w notatce informacyjnej, którą przekazują Komendantowi Głównemu Policji oraz kierownikowi komórki audytowanej.

21. Audytor wewnętrzny – koordynator, w terminie do końca stycznia każdego roku, przedstawia Komendantowi Głównemu Policji sprawozdanie z wykonania planu audytu za rok poprzedni.

22. Komendant Główny Policji przedstawia Ministrowi Finansów, do końca stycznia każdego roku, informację o realizacji zadań z zakresu audytu wewnętrznego w roku poprzednim.

§ 7

1. Działania o charakterze doradczym obejmują w szczególności analizy i oceny w zakresie poszczególnych obszarów funkcjonowania Komendy Głównej Policji, opiniowanie projektów aktów wewnętrznych oraz różnego rodzaju założeń, koncepcji i analiz, a także udział w zespołach roboczych powołanych przez Komendanta Głównego Policji, opiniowanie różnej rangi projektów zewnętrznych aktów prawnych, dotyczących m.in. działalności i funkcjonowania resortu spraw wewnętrznych i administracji, finansów publicznych oraz wykorzystania funduszy pomocowych.

2. Czynności doradcze mogą być wykonywane jeśli ich charakter nie narusza obiektywizmu i niezależności audytów wewnętrznych oraz nie prowadzi do przejęcia przez nich obowiązków, odpowiedzialności lub uprawnień wchodzących w zakres zarządzania Komendą Główną Policji.

3. Audytor wewnętrzny może odmówić wykonania czynności doradczych, jeżeli uzna, że ich zakres lub cel są niezgodne z celami audytu wewnętrznego.

4. Audytor wewnętrzny – koordynator informuje pisemnie Komendanta Głównego Policji o zaistniałych przyczynach niewykonania wnioskowanych przez niego czynności doradczych.

5. W przypadku odmowy wykonania czynności doradczych Komendant Główny Policji może wydać pisemne polecenie ich wykonania.

6. Po zakończeniu czynności doradczych audytorzy wewnętrzni przedstawiają opinie lub wnioski dotyczące usprawnienia funkcjonowania komórki organizacyjnej Komendy Głównej Policji lub Komendy Głównej Policji.

7. Audytorzy wewnętrzni mogą z własnej inicjatywy składać kierownikowi komórki audytowanej lub Komendantowi Głównemu Policji wnioski mające na celu usprawnienie funkcjonowania tej komórki organizacyjnej Komendy Głównej Policji lub Komendy Głównej Policji.

8. Audytorzy wewnętrzni mogą świadczyć czynności doradcze także w zakresie działań operacyjnych, za które byli uprzednio odpowiedzialni.

§ 8

1. Audyt wewnętrzny zlecony przeprowadza się zgodnie z założeniami lub programem przekazanym przez Ministra Finansów bądź Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej, natomiast w zakresie nieuregulowanym w tych dokumentach – w sposób określony w § 6.

2. Realizując audyt wewnętrzny zlecony audytor wewnętrzny – koordynator współpracuje z pracownikami urzędu obsługującego Ministra Finansów albo Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej, w szczególności w zakresie:

1) przekazywania dokumentów, w tym w wersji elektronicznej, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej;

2) udzielania informacji i wyjaśnień;

3) przekazywania niezbędnych odpisów i kserokopii dokumentów.

§ 9

Szczegółowy sposób i tryb przeprowadzania audytu wewnętrznego określa Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010 r. w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 21, poz. 108).