Dzienniki Urzędowe - rok 2019 poz. 100

Na podstawie art. 34 a ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2019 r. poz. 1171) zarządza się, co następuje:

Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego: z up. J. Sellin
Sekretarz Stanu

¹⁾ Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego kieruje działem administracji rządowej - kultura i ochrona dziedzictwa narodowego, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 13 grudnia 2017 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego (Dz. U. poz. 2321).

Załącznik

do zarządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego
z dnia 31 października 2019 r. (poz. 100)

Wytyczne do programów własnych państwowych instytucji kultury, finansowanych ze środków Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego

Przepisy ogólne

§ 1. Użyte w Wytycznych określenia oznaczają:

1) minister - Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego;

2) ministerstwo - Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego;

3) ustawa - ustawa z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2018 r. poz. 1983 oraz z 2019 r. poz. 115, 730, 1696 i 2020);

4) programy własne - programy objęte finansowaniem ze środków budżetu państwa realizowane przez państwowe instytucje kultury jako zadanie własne, ogłaszane w uzgodnieniu z ministrem, w związku z art. 9a i w związku z art. 28 ust. 1a ustawy, zwane dalej także programami;

5) programy ministra - programy ministra, z wyłączeniem programów objętych finansowaniem ze środków budżetu państwa realizowanych przez państwowe instytucje kultury jako zadanie własne, ogłaszane przez ministra w związku z:

a) art. 87 ust. 7 ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 847 i 1495),

b) art. 9a w związku z art. 28 ust. 1a ustawy,

c) art. 43 ust. 2 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 1530, 2161, 2193 i 2245 oraz z 2019 r. poz. 525, 1287, 1495 i 1951);

6) instytucja zarządzająca - państwowa instytucja kultury, realizująca program własny za zgodą ministra zgodnie z art. 28 ust. 1a ustawy;

7) komórka nadzorująca - departament, biuro lub inna komórka organizacyjna wchodząca w skład ministerstwa wyznaczona, zgodnie z regulaminem organizacyjnym ministerstwa, do realizacji zadań ministra w zakresie nadzoru merytoryczno-finansowego nad instytucją zarządzającą oraz do przygotowywania niezbędnych zgód dla instytucji zarządzających;

8) komórka koordynująca - departament, biuro lub inna komórka organizacyjna wchodząca w skład ministerstwa wyznaczona, zgodnie z regulaminem organizacyjnym ministerstwa, do określania, na podstawie wskazań ministra, ramowych założeń do programów własnych na dany rok; komórka koordynująca może pełnić jednocześnie funkcję komórki nadzorującej;

9) komórka ds. obsługi finansowej - departament, biuro lub inna komórka organizacyjna wchodząca w skład ministerstwa wyznaczona, zgodnie z regulaminem organizacyjnym ministerstwa, do realizacji zadań ministra w zakresie obsługi finansowej instytucji zarządzającej;

10) komórka ds. obsługi prawnej - departament, biuro lub inna komórka organizacyjna wchodząca w skład ministerstwa wyznaczona, zgodnie z regulaminem organizacyjnym ministerstwa, do sporządzania opinii prawnych dotyczących obowiązującego prawa w zakresie działania ministra oraz ministerstwa, a także jednostek organizacyjnych;

11) wnioski - wnioski o dofinansowanie zadań objętych finansowaniem ze środków budżetu państwa, wypełniane i wysyłane przez wnioskodawców w ramach naboru do danego programu własnego;

12) wnioskodawcy - podmioty składające wniosek do danego programu własnego;

13) beneficjenci - wnioskodawcy, których wnioski zostały rozpatrzone pozytywnie i którym przyznano dofinansowanie;

14) przedsiębiorstwa - podmioty zdefiniowane w art. 1 załącznika I do rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktat (Dz. Urz. UE L 187 z 26.06.2014, z późn. zm.);

15) zadania - działania będące przedmiotem wniosków, które mogą być dofinansowywane zgodnie z zakresem danego programu własnego;

16) błędy formalne - wady wniosku wynikające z niedostosowania zadania do wymagań związanych z zakresem danego programu własnego, które uniemożliwiają udzielenie dofinansowania dla zadania w ramach danego programu własnego i których wnioskodawca nie może poprawić po terminie zamknięcia naboru do programu własnego;

17) zespół sterujący - powoływany przez dyrektora instytucji zarządzającej w uzgodnieniu z ministrem zespół doradczy, który ocenia wnioski złożone w danym programie według kryteriów wskazanych w regulaminie;

18) lista preferencji - lista, na której dyrektor instytucji zarządzającej zatwierdza oceny końcowe wniosków i kwoty przyznanych dofinansowań;

19) konflikt interesów - sytuacja w której interes prywatny pracownika instytucji zarządzającej lub innej osoby uprawnionej do realizacji procedur w ramach programu własnego wpływa na bezstronne i obiektywne wykonywanie powierzonych jej czynności;

20) interes prywatny - jakakolwiek korzyść dla pracownika instytucji zarządzającej lub innej osoby powołanej przez dyrektora instytucji zarządzającej do realizacji procedur w ramach programu własnego, jego rodziny, osób spokrewnionych lub bliskich, a także osób albo organizacji, z którymi ma albo miał on kontakty zawodowe;

21) dofinansowanie - środki udzielone beneficjentowi przez instytucję zarządzającą na realizację zadania, które instytucja zarządzająca otrzymuje w formie dotacji celowej z budżetu ministra, na podstawie przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, 1622, 1649 i 2020).

§ 2. 1. Nie później niż do 30 czerwca roku poprzedzającego rok realizacji programów własnych instytucje zarządzające, z zastrzeżeniem ust. 5, przekazują do komórek nadzorujących pisemną informację na temat wszystkich programów własnych planowanych do realizacji w kolejnym roku budżetowym, wraz z propozycjami odnośnie do:

1) założeń merytorycznych każdego programu;

2) kwoty na dofinansowania w budżecie każdego programu;

3) terminów naborów do każdego programu;

4) środków na obsługę każdego programu i honoraria dla ekspertów.

2. Komórka nadzorująca, z zastrzeżeniem ust. 5, sporządza zbiorczą informację na temat wszystkich programów własnych zgłoszonych przez podległe instytucje zarządzające i przekazuje ją, wraz z własną opinią, do komórki ds. obsługi finansowej.

3. Po otrzymaniu informacji od wszystkich komórek nadzorujących, komórka ds. obsługi finansowej, z zastrzeżeniem ust. 5, przekazuje, wraz z własną opinią, zbiorcze zestawienie programów własnych planowanych do realizacji w danym roku budżetowym do zatwierdzenia ministra.

4. Komórka ds. obsługi finansowej niezwłocznie przekazuje do komórek nadzorujących oraz do komórki koordynującej informację na temat zatwierdzonych przez ministra programów własnych oraz zatwierdzonych kwot wydatków planowanych do realizacji w poszczególnych programach.

5. W uzgodnieniu z ministrem, komórka nadzorująca lub instytucja zarządzająca może podjąć prace nad przygotowaniem i zatwierdzeniem nowego programu własnego w terminie i trybie innym niż określony w ust. 1-3.

§ 3. 1. Nie później niż na 3 miesiące przed planowanym terminem ogłoszenia programu, instytucja zarządzająca przekazuje do komórki nadzorującej wstępny projekt regulaminu programu.

2. Komórka nadzorująca analizuje projekt regulaminu programu pod kątem realizacji zatwierdzonych założeń merytorycznych oraz równolegle przekazuje go do:

1) komórki koordynującej, która analizuje zgodność projektu regulaminu programu z Wytycznymi;

2) komórki ds. obsługi finansowej, która analizuje zgodność projektu regulaminu programu z przepisami dotyczącymi finansów publicznych.

3. W przypadku uwag zgłoszonych przez komórki, o których mowa w ust. 2, komórka nadzorująca zwraca się do instytucji zarządzającej o wprowadzenie korekt do projektu regulamin programu.

4. Po uzgodnieniu ostatecznej wersji regulaminu programu, instytucja zarządzająca przekazuje regulamin programu do komórki nadzorującej.

5. W trakcie prac, o których mowa w ust. 2-4, instytucja zarządzająca przekazuje do komórki nadzorującej propozycję składu zespołu sterującego.

6. Komórka nadzorująca przekazuje regulamin programu do zatwierdzenia przez ministra oraz uzgadnia z ministrem proponowany skład zespołu sterującego.

7. Niezwłocznie po zatwierdzeniu regulaminu programu przez ministra komórka nadzorująca:

1) przekazuje zatwierdzony regulamin programu do instytucji zarządzającej;

2) sporządza, na podstawie wzoru przekazanego przez komórkę koordynującą, projekt zgody na realizację programu, który po uzyskaniu opinii komórki ds. obsługi finansowej i komórki ds. obsługi prawnej, przekazuje do zatwierdzenia ministrowi.

8. Komórka nadzorująca przekazuje zatwierdzone przez dyrektora generalnego ministerstwa, porozumienie o współadministrowaniu danymi osobowymi przetwarzanymi w związku z realizacją programu własnego, o których mowa w § 18, do podpisu dyrektora instytucji zarządzającej. Wzór porozumienia sporządza komórka koordynująca we współpracy z inspektorem ochrony danych osobowych ministerstwa, po uzyskaniu opinii komórki ds. obsługi prawnej.

9. Komórka nadzorująca informuje instytucję zarządzającą, komórkę ds. obsługi finansowej, komórkę ds. obsługi prawnej oraz komórkę koordynującą o zatwierdzeniu przez ministra zgody na realizację programu.

10. Komórka koordynująca zamieszcza program w wykazie programów własnych na stronie internetowej ministerstwa.

§ 4. Po wykonaniu czynności określonych w § 2-3, dyrektor instytucji zarządzającej ogłasza informację o programach finansowanych ze środków budżetu państwa wraz z regulaminami tych programów w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej instytucji zarządzającej w terminie nie krótszym niż 30 dni przed dniem zamknięcia naboru.

§ 5. Za prawidłowe przeprowadzenie oceny wniosków oraz za prawidłową realizację zadań i wydatków przypisanych poszczególnym programom odpowiada dyrektor instytucji zarządzającej.

§ 6. Na każdym etapie oceny wniosków oraz realizacji zadań i wydatków przypisanych poszczególnym programom instytucje zarządzające monitorują zadania w zakresie ich zgodności z przepisami dotyczącymi pomocy publicznej.

§ 7. 1. W przypadku zaistnienia konfliktu interesów, pracownik instytucji zarządzającej oraz członek zespołu sterującego podlega wyłączeniu z czynności związanych z rozpatrywaniem wniosków:

1) z inicjatywy własnej;

2) z inicjatywy dyrektora instytucji zarządzającej;

3) z inicjatywy ministra.

2. Wyłączenia dokonuje:

1) minister, w stosunku do dyrektorów instytucji, przy czym minister określa zakres czynności, z których zostaje wyłączona osoba znajdująca się w konflikcie interesów;

2) dyrektor instytucji zarządzającej, w stosunku do podległych sobie pracowników i członków zespołu sterującego, przy czym dyrektor określa zakres czynności, z których zostaje wyłączona osoba znajdująca się w konflikcie interesów;

3) niezależnie od przypadku określonego w pkt 1, członek zespołu sterującego samodzielnie - w stosunku do czynności, wobec których znajduje się w konflikcie interesów.

3. W przypadku stwierdzenia, że czynności wykonywane w danym programie przez osobę znajdującą się w konflikcie interesów miały wpływ na ocenę wniosków, minister lub dyrektor instytucji zarządzającej może unieważnić:

1) ocenę pojedynczego wniosku;

2) całość lub część procedury oceny wniosków.

4. Unieważnienie, o którym mowa w ust. 3, może być przeprowadzone tylko w sytuacji, gdy nie została zawarta umowa dotycząca dofinansowania danego zadania.

5. W przypadku, gdy dyrektor instytucji zarządzającej znajduje się w konflikcie interesów w stosunku do wniosku lub wniosków złożonych do programu zarządzanego przez tę instytucję, informuje o tym ministra nie później niż w ciągu 30 dni od dnia zamknięcia naboru do programu.

6. W przypadku, gdy dyrektor instytucji zarządzającej znajduje się w konflikcie interesów, ale nie został wyłączony przez ministra ze wszystkich czynności związanych z oceną wniosków, dokumenty związane z oceną lub realizacją wniosków, w zakresie określonym przez ministra, podpisuje dyrektor komórki nadzorującej.

§ 8. W ramach programów, z pominięciem opisanych procedur, w tym w szczególności terminów składania wniosków, zasad wyboru oraz wykazu kosztów kwalifikowanych, mogą być także udzielane dofinansowania na realizację wskazanych zadań z zakresu kultury, w tym w trybie art. 12 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2019 r. poz. 688, 1570 i 2020), w przypadku przyznania na ich finansowanie środków:

1) w trybie parlamentarnych prac nad projektem ustawy budżetowej;

2) z rezerwy budżetu państwa.

Przepisy szczegółowe

§ 9. Przed rozpoczęciem procedury oceny wniosków instytucja zarządzająca sprawdza poprawność formalną wniosków i odrzuca wnioski zawierające błędy formalne.

§ 10. Regulamin programu zawiera w szczególności:

1) prognozowaną, w danym roku kalendarzowym, wielkość środków przeznaczonych na realizację programu;

2) cele programu;

3) terminy i tryb naboru wniosków;

4) podmioty upoważnione do składania wniosku;

5) rodzaje kwalifikujących się zadań wraz z terminami realizacji, kosztami kwalifikowanymi i innymi warunkami realizacji zadań, w tym wysokość ewentualnego wkładu własnego;

6) wykaz błędów formalnych, których stwierdzenie skutkuje odrzuceniem wniosku;

7) kryteria oceny wniosku;

8) zasady udzielania dofinansowań w kontekście przepisów dotyczących pomocy publicznej;

9) termin i sposób publikacji wyników;

10) warunki rozliczenia dofinansowania;

11) zobowiązania beneficjenta;

12) programy ministra, programy własne oraz programy wieloletnie ustanowione przez Radę Ministrów, realizowane przez instytucje podległe ministrowi, w ramach których otrzymanie dofinansowania jest jednoznaczne z wyłączeniem z możliwości otrzymania dofinansowania w danym programie własnym.

§ 11. 1. Skład zespołu sterującego jest powoływany przez dyrektora instytucji zarządzającej w uzgodnieniu z ministrem.

2. Dyrektor instytucji zarządzającej może powołać więcej niż jeden zespół sterujący w ramach jednego programu.

3. Zespół sterujący dokonuje oceny wniosków według kryteriów wskazanych w regulaminie programu.

4. Honoraria za pracę w zespole sterującym otrzymują wyłącznie członkowie zespołu, którzy nie są pracownikami ministerstwa lub instytucji zarządzającej danym programem.

5. Honoraria członków zespołu sterującego danego programu wypłacane są z budżetu instytucji zarządzającej z przyznanej jej dotacji celowej na wydatki bieżące.

6. Wypłaty honorariów są dokonywane na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło zawartej pomiędzy instytucją zarządzającą a członkiem zespołu sterującego.

7. Składy zespołów sterujących pozostają niejawne do chwili zakończenia wszystkich procedur związanych z oceną wniosków i przyznaniem dofinansowań w ramach danego programu.

§ 12. 1. Zasady podziału środków finansowych określa szczegółowo regulamin programu.

2. Suma decyzji o dofinansowaniu nie może przekroczyć kwoty przewidywanego budżetu określonego w regulaminie programu.

3. Listę preferencji zatwierdza dyrektor instytucji zarządzającej.

4. Po zakończeniu procesu oceny wniosków dyrektor instytucji zarządzającej sporządza protokół oceny, ze wskazaniem sposobu podziału środków finansowych. Do protokołu zostaje dołączona lista preferencji.

§ 13. Niezwłocznie po zakończeniu wszystkich procedur związanych z oceną wniosków i przyznaniem dofinansowań w ramach programów instytucja zarządzająca publikuje w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na swojej stronie internetowej:

1) wykaz wniosków rozpatrzonych pozytywnie oraz wykaz wniosków rozpatrzonych negatywnie - sporządzony na podstawie zatwierdzonej przez dyrektora instytucji zarządzającej listy preferencji;

2) wykaz wniosków odrzuconych z powodu błędów formalnych;

3) składy osobowe wszystkich zespołów sterujących.

§ 14. 1. Przed zawarciem umowy z beneficjentem instytucja zarządzająca weryfikuje zadanie w zakresie:

1) założeń merytorycznych i finansowych zadeklarowanych we wniosku będącym przedmiotem oceny;

2) wywiązania się przez beneficjenta z obowiązku rozliczenia dofinansowań udzielonych mu w latach poprzednich na podstawie podpisanego przez niego oświadczenia, którego wzór określa regulamin programu.

2. W przypadku, gdy przyznane dofinansowanie jest niższe od wnioskowanego, dyrektor instytucji zarządzającej może zezwolić na zawężenie szczegółowego zakresu zadania o ile, w jego ocenie, zachowane zostaną założenia merytoryczne zadania zadeklarowane we wniosku będącym przedmiotem oceny.

3. W uzasadnionych przypadkach dyrektor instytucji zarządzającej może zezwolić na modyfikację nazwy zadania w sytuacji:

1) wynikającej z zawężenia szczegółowego zakresu zadania, o którym mowa w ust. 2;

2) wynikającej z innych czynników, które nie wpływają na zmianę założeń merytorycznych zadania.

4. Po wyrażeniu przez dyrektora instytucji zgody na modyfikacje nazwy zadania, o której mowa w ust. 3, instytucja zarządzająca nanosi odpowiednią zmianę na liście preferencji.

5. W przypadku ewentualnego obniżenia kosztu zadania zasady utrzymania dofinansowania przez beneficjenta określa regulamin programu.

6. W przypadku braku rozliczenia przez beneficjenta dofinansowań, o których mowa w ust. 1 pkt 2, umowa z beneficjentem nie może być zawarta.

§ 15. 1. W przypadku zadania realizowanego przez beneficjenta będącego przedsiębiorstwem, w rozumieniu przepisów dotyczących pomocy publicznej wskazanych w regulaminie danego programu, instytucja zarządzająca określa na etapie aktualizacji wniosku czy zadanie spełnia wymogi odnośnie maksymalnego dopuszczalnego limitu pomocy publicznej.

2. W przypadku stwierdzenia, że zadanie realizowane przez przedsiębiorstwo nie spełnia wymogów, o których mowa w ust. 1, dyrektor instytucji zarządzającej podejmuje następujące czynności:

1) rozpatruje obniżenie przyznanego dofinansowania, w przypadku stwierdzenia, iż istnieje możliwość obniżenia kwoty dofinansowania do poziomu, który jest zgodny z limitem pomocy publicznej i który pozwala zrealizować wnioskodawcy podstawowe założenia merytoryczne zadania;

2) dofinansowanie zostaje anulowane, w przypadku stwierdzenia, iż nie ma możliwości obniżenia kwoty dofinansowania do poziomu, który jest zgodny z limitem pomocy publicznej i który pozwala zrealizować wnioskodawcy podstawowe założenia merytoryczne zadania.

3. W przypadku umowy zawartej z beneficjentem będącym przedsiębiorstwem, w rozumieniu przepisów dotyczących pomocy publicznej wskazanych w regulaminie danego programu, umowa określa dodatkowo:

1) maksymalny dopuszczalny limit pomocy publicznej w budżecie zadania;

2) warunki obniżenia lub anulowania dofinansowania w przypadku przekroczenia przez beneficjenta maksymalnego dopuszczalnego limitu pomocy publicznej w budżecie zadania.

4. Dyrektor instytucji zarządzającej zobowiązany jest do sporządzania i przedstawiania sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej zgodnie z przepisami dotyczącymi pomocy publicznej.

§ 16. 1. W uzasadnionych przypadkach, na wniosek beneficjenta, przed podpisaniem umowy z beneficjentem, dyrektor instytucji zarządzającej może wyrazić zgodę na przekazanie dofinansowania innemu podmiotowi, który przejął od beneficjenta realizację zadania, o ile, w ocenie dyrektora instytucji zarządzającej, nowy organizator gwarantuje realizację zadania zgodnie z zakresem, o którym mowa w § 12 ust. 1, z zastrzeżeniem § 12 ust. 2-4 i § 13.

2. W przypadku, gdy dyrektor instytucji zarządzającej wyrazi zgodę na zmianę beneficjenta, o której mowa w ust. 1, umowa sporządzana jest na podstawie wniosku przesłanego przez nowego beneficjenta.

§ 17. Instytucja zarządzająca odpowiada za monitorowanie systemu finansowania realizowanych przez siebie programów oraz prowadzenie ewidencji finansowo-księgowej rozliczonych zadań finansowanych ze środków budżetu państwa w zakresie:

1) przygotowania i zawarcia umów z beneficjentami oraz aneksów do umów;

2) przygotowania wniosków na wypłatę;

3) prowadzenia rozliczenia finansowego zrealizowanych zadań.

§ 18. 1. Ministerstwo wraz z instytucją zarządzającą są współadministratorami przetwarzanych przez nich danych osobowych w związku z realizacją programu własnego na zasadach określonych w porozumieniu o współadministrowanie danymi osobowymi.

2. Przedmiotem porozumienia, o którym mowa w ust. 1, są czynności związane z przetwarzaniem danych określonych w § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 18 grudnia 2018 r. w sprawie zakresu zadań objętych mecenatem państwa, udzielania dotacji celowej na zadania nim objęte oraz udzielania dofinansowań podmiotom prowadzącym działalność w dziedzinie kultury i ochrony dziedzictwa narodowego (Dz. U. poz. 2374).

§ 19. Regulamin programu określa logotypy, które beneficjenci mają obowiązek zamieścić na swojej stronie internetowej oraz na materiałach promocyjnych zadania, z zastrzeżeniem, że beneficjenci nie zamieszczają w ramach programów własnych logotypu ministerstwa.

§ 20. Instytucja zarządzająca jest zobowiązana do analizy prawidłowości wydatkowania środków na etapie rozliczenia zadania, na podstawie dodatkowej dokumentacji przesyłanej przez beneficjenta na zasadach określonych w umowie, w odniesieniu do co najmniej 5% umów zawartych w danych roku w ramach programu.

§ 21. 1. Instytucja zarządzająca w ramach prowadzenia rozliczenia finansowego zrealizowanych zadań zobowiązana jest w szczególności do:

1) monitorowania terminowości składania przez beneficjentów raportów z realizacji zadania, które przekazuje się w terminie 30 dni od określonego w umowie dnia zakończenia zadania, a w przypadku zadania realizowanego za granicą w terminie 60 dni od wskazanego w umowie dnia wykonania zadania;

2) zatwierdzenia raportów w terminie określonym w umowie;

3) przekazywania beneficjentom, w terminach określonych w umowie, wszelkich informacji dotyczących procedowania raportów, w szczególności:

a) informowania beneficjenta o obowiązku przesłania wraz z raportem dodatkowej dokumentacji określonej w umowie potwierdzającej wykonanie zadania,

b) wezwania do usunięcia błędów i wskazania terminu złożenia korekty raportu, jeśli raport jest niekompletny, niepoprawny pod względem merytorycznym lub formalno-rachunkowym,

c) powiadomienia beneficjenta o zatwierdzeniu raportu, za pomocą informacji przesłanej na adres poczty elektronicznej wskazany we wniosku;

4) egzekwowania od beneficjentów zwrotu niewykorzystanego dofinansowania, dofinansowania wykorzystanego niezgodnie z przeznaczeniem, pobranego nienależnie lub w nadmiernej wysokości oraz odsetek od tego dofinansowania.

2. W przypadku niedokonania przez beneficjentów zwrotu dofinansowania, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, instytucja zarządzająca zobowiązana jest do określenia tytułu zwrotu i przekazania do ministra całości dokumentacji oraz pisemnego uzasadnienia konieczności podjęcia czynności w ramach obowiązującego w ministerstwie trybu postępowania dotyczącego dochodzenia należności z tytułu zwrotu tego dofinansowania, przy czym właściwa komórka ministerstwa, wyznaczona przez ministra określa szczegółowo zakres informacji przedstawianych w uzasadnieniu przez instytucję zarządzającą.

3. Instytucje zarządzające zobowiązane są do przekazania do komórki ds. obsługi finansowej, w terminie do 31 marca następnego roku po zakończeniu roku budżetowego, informacji na temat wszystkich nierozliczonych dofinansowań w ramach programów, którymi zarządzają, wraz ze wskazaniem powodów ich nierozliczenia i planowanych do podjęcia działań przez instytucję zarządzającą w celu ich rozliczenia.