Dzienniki Urzędowe - rok 2008 nr 1 poz. 20

Na podstawie art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76. poz. 694, z późn. zm.¹), w związku z art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.²) postanawiam, co następuje:

W „Instrukcji obiegu dokumentów księgowych (dowodów księgowych) w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej”, stanowiącej załącznik do decyzji nr 21 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 26 marca 2007 r. w sprawie wprowadzenia „instrukcji obiegu dokumentów księgowych (dowodów księgowych) w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej”, zmienionej decyzją nr 26 z dnia 18 maja 2007 r. oraz decyzją nr 44 z dnia 23 sierpnia 2007 r., wprowadza się następujące zmiany:

1) w § 1:

a) w ust. 7 w pkt. 1 po lit. d dodaje się lit. e w brzmieniu:

„e) związane z realizacją przyjęcia delegacji zagranicznych przez Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej.”,

b) w ust. 7 pkt 2 otrzymuje brzmienie:

„2) Pracownicy pobierający zaliczki zobowiązani są do ich rozliczania:

a) w odniesieniu do ust. 7 pkt 1 lit. a i b w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży,

b) w odniesieniu do ust. 7 pkt 1 lit. c przed końcem roku budżetowego,

c) w odniesieniu do ust. 7 pkt 1 lit. d nie później niż 14 dni po wykonaniu zadania,

d) w odniesieniu do ust. 7 pkt 1 lit. e nie później niż 14 dni od daty zakończenia przyjęcia delegacji zagranicznej,”,

c) w ust. 7 po pkt. 4 dodaje się pkt 5 w brzmieniu:

„5) zaliczki związane z realizacją krajowego wyjazdu służbowego oraz służbowej podróży zagranicznej wypłacane są delegowanym nie wcześniej niż na dwa dni robocze przed wyjazdem w podróż służbową; jeżeli z ważnych przyczyn służbowych wyplata powinna mieć miejsce wcześniej, niezbędny jest pisemny wniosek delegowanego parafowany przez dyrektora lub zastępcę biura merytorycznego, w którym jest on zatrudniony, a w przypadku dyrektorów biur przez Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej bądź jego Zastępcę.”,

d) po ust. 11 dodaje się ust. 12 w brzmieniu;

„12. W zakresie wypłat z tytułu umów zlecenia i o dzieło ustala się poniższe zasady:

1) wypłaty należności z tytułu umów zlecenia i o dzieło dokonywane są na podstawie umowy zawartej między Komendantem Głównym PSP lub jego Zastępcą a wykonawcą zlecenia/dzieła (wzory umów i rachunków stanowią odpowiednio załączniki nr 11 i nr 12 do Instrukcji);

2) umowę zlecenia lub umowę o dzieło przedkładaną do podpisu przez Komendanta Głównego PSP lub jego Zastępcę parafuje dyrektor biura merytorycznego lub zastępca, radca prawny oraz główny księgowy lub osoba zastępująca głównego księgowego;

3) podpisana przez obie strony umowa zlecenia/o dzieło składana jest niezwłocznie w Wydziale Płac i Rozliczeń Finansowych w celu jej zarejestrowania w KG PSP oraz, jeśli taka konieczność istnieje, dokonania zgłoszenia w ZUS (zgłoszenia w ZUS obowiązkowo dokonać należy w terminie do 7 dni od daty zawarcia umowy);

4) rachunek do umowy zlecenia/o dzieło przedkładany jest przez wykonawcę zlecenia/dzielą po wykonaniu przedmiotu umowy. Potwierdzenia wykonania zlecenia/dzieła dokonuje dyrektor lub zastępca właściwej rzeczowo komórki merytorycznej, co stwierdza swoim podpisem; naliczeń dokonuje pracownik Wydziału Płac i Rozliczeń Finansowych, następnie rachunek jest zatwierdzany w sposób przyjęty w KG PSP dla dowodów księgowych, określony w § 3 Instrukcji;

5) opracowanie i obieg umów zlecenia/o dzieło odbywa się zgodnie z tabelą obiegu dokumentów poz. 1c i d załącznika nr 1 do Instrukcji.”;

2) w § 2:

a) po ust. 9 dodaje się ust. 9a w brzmieniu:

„9a. Podstawę dokonywania płatności z tytułu odszkodowań stanowi ugoda zawarta przez Komendanta Głównego PSP z kontrahentem lub wyrok sądowy.”,

b) ust. 13 otrzymuje brzmienie:

„13. Każdy dokument zewnętrzny, z wyjątkiem faktur VAT i rachunków płatnych gotówką, stanowiący podstawę dokonania zapłaty przez KG PSP:

1) wpływa do Komendy Głównej PSP, rejestrowany jest przez Kancelarię Ogólną i bezwzględnie winien posiadać stempel z datą wpływu;

2) przekazywany jest w dniu wpływu do KG PSP do sekretariatu Biura Finansów, następnie dostarczany jest w możliwie najkrótszym czasie pracownikowi Wydziału Księgowości i Sprawozdawczości w celu zarejestrowania zobowiązania w księgach rachunkowych KG PSP, a później przekazywany jest pracownikowi Wydziału Płac i Rozliczeń Finansowych prowadzącemu likwidaturę płatności;

3) rejestrowany jest w Wydziale Płac i Rozliczeń Finansowych Biura Finansów i przekazywany za pokwitowaniem w celu właściwej weryfikacji do biura merytorycznego odpowiedzialnego za dokumentowaną operację gospodarczą;

4) faktury VAT i rachunki płatne gotówką, przekazywane są bezpośrednio do pracownika Wydziału Płac i Rozliczeń Finansowych po dokonaniu kontroli merytorycznej.”,

c) ust. 14 otrzymuje brzmienie;

„14. Zweryfikowany pod względem merytorycznym dokument zwracany jest niezwłocznie, nie później niż 3 dni przed upływem terminu płatności, do Wydziału Płac i Rozliczeń Finansowych w celu umożliwienia jego uregulowania w oznaczonym terminie. W przypadku nieprzekazania ww., dokumentu w określonym terminie, którego skutkiem jest zapłata odsetek lub kar, osoba odpowiedzialna za to ponosi odpowiedzialność z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

W przypadku niezwrócenia w wymaganym Instrukcją terminie zweryfikowanego pod względem merytorycznym dokumentu, Biuro Finansów sporządza i przekazuje do biura merytorycznego monit wewnętrzny – przypomnienie o terminowej realizacji zaciągniętego zobowiązania finansowego, którego treść stanowi załącznik nr 13 do Instrukcji.”;

3) w § 3 ust. 2 pkt 6 otrzymuje brzmienie:

„6) sprawdzenie pod względem merytorycznym dowodu księgowego obejmuje również zakwalifikowanie wydatków zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 października 2007 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz. U. z 2007 r. Nr 209, poz. 1511); fakt zakwalifikowania powinien zostać odnotowany przez zamieszczenie na dowodzie księgowym stempla o treści:

4) w § 4 w ust. 8 po pkt. 2 dodaje się pkt 3 w brzmieniu:

„3) rachunek kosztów po odbyciu krajowej podróży służbowej sporządza delegowany pracownik/funkcjonariusz.”;

5) w § 5;

a) ust. 2 otrzymuje brzmienie:

„2. Nota księgowa zewnętrzna oraz nota księgowa wewnętrzna:

1) nota księgowa zewnętrzna służy do udokumentowania obciążenia podmiotów zewnętrznych z różnych tytułów, tj.:

a) w zakresie kar umownych z tytułu niezgodnej z umową realizacji dostaw towarów i usług, napraw gwarancyjnych zakupionego sprzętu oraz innych uregulowań wynikających z zapisów zawartych umów. np. refundacja poniesionych kosztów delegacji; notę księgową sporządza biuro merytoryczne lub składa do Biura Finansów zatwierdzoną przez Komendanta Głównego PSP lub jego zastępcę dyspozycję w celu jej sporządzenia; notę księgową podpisuje główny księgowy lub osoba zastępująca głównego księgowego oraz Komendant Główny PSP lub jego zastępca.

b) w zakresie odsetek za zwlokę w regulowaniu płatności, notę księgową sporządza Biuro Finansów, podpisuje główny księgowy lub osoba zastępująca głównego księgowego oraz dyrektor biura merytorycznego lub jego zastępca;

2) nota księgowa wewnętrzna służy do udokumentowania obciążenia pracowników KG PSP w zakresie odsetek za zwłokę w regulowaniu płatności; notę księgową wewnętrzną sporządza Biuro Finansów, podpisuje główny księgowy lub osoba zastępująca głównego księgowego oraz dyrektor biura finansów lub osoba upoważniona przez Komendanta Głównego PSP; opracowanie i obieg zgodnie z tabelą obiegu dokumentów poz. 5 c i d załącznika nr 1 do Instrukcji.”;

b) w ust. 4 po pkt. 8 dodaje się pkt 9 w brzmieniu:

„9) zatwierdzonych przez Komendanta Głównego lub jego Zastępcę dyspozycji zwrotu niewykorzystanych środków nie wygasających (wg wzoru zał. nr 5a).”;

6) załącznik nr 1 do Instrukcji otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 1 do decyzji;

7) załącznik nr 3 do Instrukcji otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 2 do decyzji;

8) załącznik nr 5 do Instrukcji otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 3 do decyzji;

9) po załączniku nr 5 do Instrukcji dodaje się załącznik nr 5a w brzmieniu określonym w załączniku nr 4 do decyzji;

10) załącznik nr 6 do Instrukcji otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 5 do decyzji;

11) załącznik nr 7 do Instrukcji otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 6 do decyzji;

12) po załączniku nr 7 do Instrukcji dodaje się załącznik nr 7a w brzmieniu określonym w załączniku nr 7 do decyzji;

13) po załączniku nr 9 do Instrukcji dodaje się załączniki nr 10–13 w brzmieniu określonym odpowiednio w załącznikach nr 8-11 do decyzji.

Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

¹ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz.U. z 2003 r. Nr 60, poz. 535, Nr 124, poz. 1152, Nr 139, poz. 1324, Nr 229, poz. 2276, z 2004 r. Nr 96, poz. 959, Nr 145, poz. 1535, Nr 146, poz. 1546, Nr 213, poz. 2155, z 2005 r. Nr 10, poz. 66, Nr 184, poz. 1539, Nr 267, poz. 2252, z 2006 r. Nr 157, poz. 1119 i Nr 208, poz. 1540 oraz z 2007 r. Nr 63, poz. 393.

² Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz.U z 2005 r. Nr 169, poz. 1420, z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i 1218, Nr 187, poz. 1381 i Nr 249, poz. 1832 oraz z 2007 r. Nr 88, poz. 587, Nr 115, poz. 791, Nr 140, poz. 984, Nr 82, poz. 560.

Załączniki do decyzji nr 117 Komendanta Głównego PSP
z dnia 30 czerwca 2008 r.

Załącznik nr 1

TABELA OBIEGU I KONTROLI DOWODÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH W KOMENDZIE GŁÓWNEJ PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ

Załącznik nr 2

ROZLICZENIE kosztów zagranicznej podróży służbowej

Załącznik nr 3

Załącznik nr 4

Załącznik nr 5

Załącznik nr 6

DYSPOZYCJA PŁATNICZA

Załącznik nr 7

DYSPOZYCJA PŁATNICZA na przekazanie dotacji z budżetu dla jednostek ochrony przeciwpożarowej

Załącznik nr 8

Rozliczenie środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej z tytułu refundacji wydatków poniesionych z budżetu państwa

Załącznik nr 9

UMOWA ZLECENIE

Załącznik nr 10

Rachunek

Załącznik nr 11

MONIT WEWNĘTRZNY – PRZYPOMNIENIE O TERMINOWEJ REALIZACJI ZACIĄGNIĘTEGO ZOBOWIĄZANIA FINANSOWEGO