Dzienniki Urzędowe - rok 2007 nr 1 poz. 16

Na podstawie art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U z 2005 r. Nr 249, poz. 2104, z pozn. zm.¹⁾) postanawia się, co następuje:

§ 1.

Wprowadza się do stosowania „Regulamin kontroli finansowej Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej”, stanowiący załącznik do decyzji, opracowany zgodnie z komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 7, poz. 58).

§ 2.

Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

¹⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2005 r. Nr 169, poz. 1420 oraz z 2006 r. Nr 45, poz. 319; Nr 104, poz. 708; Nr 187, poz. 1381; Nr 170, poz. 1217 i 1218 oraz Nr 249, poz. 1832.

Załącznik do Decyzji Nr 3
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 19 stycznia 2007 r.

Regulamin
kontroli finansowej Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej

§ 1.

1. Kontrola finansowa dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej.

2. Celem kontroli finansowej jest:

1) zapewnienie realizacji zadań przez Komendę Główną Państwowej Straży Pożarnej w terminach określonych odrębnymi przepisami i harmonogramem dokonywania wydatków ze środków publicznych;

2) dokonywanie wydatków publicznych w granicach kwot określonych w planie finansowym Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej;

3) zapewnienie prawidłowości gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych, pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, przejrzystości oraz jawności;

4) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w oparciu o przepisy:

a) prawa powszechnie obowiązującego;

b) prawa wewnętrznego, obowiązującego w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej w szczególności instrukcji kasowej, instrukcji obiegu dokumentów księgowych, instrukcji przeprowadzania inwentaryzacji, regulaminu udzielania zamówień publicznych, zasad pobierania i gromadzenia środków publicznych, zasad rachunkowości.

§ 2.

1. Kontrola finansowa wykonywana jest w celu zapewnienia przestrzegania następujących zasad prowadzenia gospodarki finansowej ;

1) legalności,

2) gospodarności,

3) celowości,

4) rzetelności,

5) przejrzystości,

6) jawności.

2. Stosując zasadę legalności pracownicy są obowiązani do zapewnienia:

1) zgodności wykonywanych czynności z obowiązującymi przepisami, aktami administracyjnymi, orzeczeniami sądowymi, zawartymi umowami cywilnoprawnymi oraz procedurami wewnętrznymi;

2) podejmowania działań zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz niedopuszczenia do zaniechania wykonywania działań mimo prawnie określonego obowiązku.

3. Stosując zasadę gospodarności pracownicy są obowiązani do zapewnienia, aby:

1) dostępne środki były wykorzystywane w sposób oszczędny i efektywny;

2) relacja poniesionych nakładów do uzyskanych efektów była właściwa, to jest:

a) czy taki sam wynik działalności można osiągnąć mniejszym nakładem środków;

b) czy przy zastosowaniu takich samych środków można osiągnąć lepszy wynik;

3) swoim działaniem zapobiegać możliwości wystąpienia szkody, a w przypadku jej wystąpienia podjąć działania w celu jej ograniczenia.

4. Stosując zasadę celowości pracownicy są obowiązani do zapewnienia:

1) zgodności prowadzonej działalności z zadaniami Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej;

2) optymalizacji zastosowanych metod i środków oraz ich adekwatności dla osiągnięcia założonych celów;

3) przestrzegania ustalonych w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej kryteriów oceny realizacji celów i zadań.

5. Stosując zasadę rzetelności pracownicy są obowiązani do:

1) wypełniania obowiązków z należytą starannością, sumiennie i terminowo;

2) przestrzegania zakresu zadań określonych dla poszczególnych komórek organizacyjnych Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej, w tym procedur kontroli wewnętrzne;

3) dokumentowania określonych stanów lub działań zgodnie z rzeczywistością;

4) dokumentowania określonych stanów lub działań we właściwej formie;

5) zachowania wymaganych terminów;

6) uwzględniania wszystkich faktów i okoliczności.

6. Stosując zasadę przejrzystości pracownicy są obowiązani do:

1) klasyfikowania dochodów i wydatków publicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami;

2) stosowania obowiązujących zasad rachunkowości;

3) prowadzenia sprawozdawczości zgodnie z właściwymi przepisami.

7. Stosując zasadę jawności pracownicy są obowiązani do:

1) udostępniania sprawozdań dotyczących finansów i działalności Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej zgodnie z obowiązującymi przepisami;

2) udostępniania innych informacji dotyczących funkcjonowania Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej.

§ 3.

1. Audytor wewnętrzny systematycznie, nie rzadziej niż raz w roku dokonuje identyfikacji ryzyka zewnętrznego i wewnętrznego związanego z poszczególnymi celami i zadaniami Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej.

2. W przypadkach określonych w ustawie o finansach publicznych w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej prowadzona jest obiektywna i niezależna ocena systemu kontroli finansowej przez audytora wewnętrznego.

§ 4.

1. Kontrola finansowa jest dokonywana poprzez:

1) kontrolę wstępną operacji finansowych i gospodarczych;

2) wstępną ocenę celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych;

3) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym pobierania, przekazywania środków publicznych, zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków ze środków publicznych oraz zwrotu środków publicznych;

4) pogłębioną kontrolę następczą stosowania ustalonych procedur kontroli prowadzenia gospodarki finansowej przez komórki organizacyjne Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej i poszczególne stanowiska pracy.

2. Kontrola wstępna ma na celu zapobieżenie powstaniu zjawisk odbiegających od obowiązujących przepisów, o których mowa w § 1 ustęp 2 punkt 4. Kontrola wstępna przeprowadzana jest przed rozpoczęciem danego procesu, zanim zostaną wdrożone konieczne działania wywołujące skutki finansowe lub majątkowe.

3. Kontrola bieżąca przeprowadzana jest na każdym etapie procesu Celem kontroli bieżącej jest wyeliminowanie, przed zakończeniem każdego etapu procesu – zjawisk, które mogą negatywnie wpłynąć na wynik końcowy procesu.

4. Kontrola następcza przeprowadzana jest po zakończeniu danego procesu i polega na:

1) analizowaniu i badaniu uzyskanych efektów działania;

2) porównaniu uzyskanych efektów działania z założonymi celami;

3) badaniu sprawności działania operacyjnego;

4) sprawdzeniu, czy dany proces przebiegał zgodnie z założeniami i w ustalonej kolejności;

5) sprawdzeniu, czy dany proces został objęty kontrolą wstępną i bieżącą;

6) sprawdzeniu skuteczności dokonanych kontroli.

5. Kontrola następcza powinna dostarczać informacji o tym, jakie zmiany, w jakim zakresie i na którym etapie należy przeprowadzić, aby osiągnąć założone cele w przyszłości.

6. Czynności kontrolne wykonują:

1) pracownicy merytorycznie prowadzący dany proces – w zakresie kontroli wstępnej;

2) kierownicy komórek organizacyjnych oraz główny księgowy – w zakresie kontroli wstępnej i bieżącej;

3) Biuro Organizacji i Nadzoru oraz audytor wewnętrzny w zakresie kontroli następczej.

7. Zakres powierzonych poszczególnym pracownikom uprawnień i obowiązków dotyczących wykonywania kontroli finansowej powinien wynikać z udzielonych im upoważnień lub zakresów czynności, opatrzonych podpisem pracownika potwierdzającym przyjęcie uprawnień i obowiązków.

§ 5.

1. Zakres kontroli finansowej powinien obejmować wszystkie występujące w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej operacje gospodarcze dotyczące gromadzenia środków, pobierania dochodów, dokonywania wydatków ze środków publicznych oraz gospodarowania mieniem, a w szczególności:

1) pobierania i odprowadzania dochodów;

2) zaciągania zobowiązań finansowych;

3) dokonywania wydatków ze środków publicznych z uwzględnieniem procedur udzielania zamówień publicznych.

§ 6.

1. Do zadań głównego księgowego należy:

1) prowadzenie rachunkowości;

2) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi;

3) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;

4) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

2. Dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli, o której mowa w ustępie 1 punkt 3 i 4, jest złożenie podpisu na dokumentach dotyczących danej operacji.

3. Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu właściwego rzeczowo pracownika, oznacza, że:

1) główny księgowy nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwego rzeczowo pracownika oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem;

2) główny księgowy nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji;

3) zobowiązania wynikające z tej operacji mieszczą się w planie finansowym.

4. W razie ujawnienia nieprawidłowości główny księgowy zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi w celu usunięcia tych nieprawidłowości, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania.

5. O odmowie podpisania i jej przyczynach główny księgowy jest obowiązany zawiadomić na piśmie Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej, który może w odniesieniu do zakwestionowanej operacji:

1) wstrzymać jej realizację;

2) wydać, w formie pisemnej, polecenie jej wykonania. Jeżeli Komendant Główny Państwowej Straży Pożarnej wyda polecenie realizacji zakwestionowanej operacji, niezwłocznie zawiadamia o tym w formie pisemnej dysponenta części budżetowej.

§ 7.

1. Główny księgowy, w celu realizacji zadań, o których mowa w paragrafie 6 punkt 1 – 4, jest uprawniony do:

1) żądania od dyrektorów komórek organizacyjnych Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej udzielania w formie pisemnej lub ustnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępniania do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień,

2) wnioskowania do Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej o określenie trybu, według którego mają być wykonywane przez komórki organizacyjne Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej i sprawozdawczości finansowej.

§ 8.

1. Kierownicy komórek organizacyjnych Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej dokonują wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków, które obejmuje obowiązki w zakresie:

1) planowania wydatków budżetowych Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej – na etapie prac nad projektami ustawy budżetowej oraz planu rzeczowo-finansowego;

2) sprawdzania projektów umów pod kątem zapewnienia zapisów gwarantujących prawidłową realizację zadań, wniosków w sprawie zamówień publicznych i innych dokumentów stanowiących podstawę zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków – na etapie realizacji planu i zadań.

2. Ocena, o której mowa w ustępie 1, ma na celu:

1) zapobieżenie nieprawidłowym działaniom poprzez wstępne zbadanie, czy zamierzone czynności lub działania, angażujące środki publiczne, odpowiadają kryterium celowości, legalności, gospodarności, rzetelności;

2) zapewnienie pełnej realizacji zadań Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej w określonych terminach oraz zgodnie z harmonogramem wydatków, w granicach kwot określonych w planie finansowym oraz planie rzeczowo-finansowym.

§ 9.

1. Wstępna ocena celowości zaciągania zobowiązań finansowych przeprowadzana jest przed podjęciem decyzji o:

1) zaplanowaniu kwot określonych wydatków w pracach nad projektem ustawy budżetowej;

2) udzieleniu zamówienia publicznego, zawarciu umowy lub innym zaangażowaniu środków publicznych.

2. Wstępna ocena celowości, jako kontrola merytoryczna, realizowana jest przez:

1) analizę potrzeb i rezultatów wcześniejszych działań;

2) określenie kwoty wydatku, a w przypadku wniosków o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – szacunkowej wartości zamówienia;

3) badanie dokumentów, w tym projektów umów, stanowiących podstawę do zaciągnięcia zobowiązań;

4) sprawdzenie zgodności planowanych wydatków z planem finansowym i planem rzeczowo-finansowym oraz harmonogramem wydatków.

3. Ocena, o której mowa w ustępie 2 punkt 1–3, wykonywana jest przez właściwego pracownika i kierownika komórki organizacyjnej Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej występującej z wnioskiem o uwzględnienie określonego wydatku w projekcie planu rzeczowo-finansowego, z wnioskiem o zaciągnięcie zobowiązania lub z wnioskiem o dokonanie wydatku.

4. Ocena, o której mowa w ustępie 2 punkt 4, wykonywana jest przez głównego księgowego.

5. Osoby przeprowadzające wstępną ocenę, o której mowa w ustępie 2 potwierdzają dokonanie tych czynności przez złożenie podpisu wraz z imienną pieczątką, a w razie jej braku czytelnego podpisu, wraz z datą, na umowie lub innym dokumencie potwierdzającym zaangażowanie środków publicznych.

§ 10.

1. Przedmiotem kontroli są dowody dokumentujące każdą operację gospodarczą, tj.:

1) dowody obce:

a) wystawione przez kontrahentów (np. faktury, rachunki, faktury korygujące, noty korygujące);

b) wystawione przez jednostki zewnętrzne (np. wyciągi bankowe, dokumentacja przelewów, potwierdzenie sald);

2) dowody własne:

a) dowody własne zewnętrzne – przekazywane w oryginale na zewnątrz (np. faktury, deklaracje potwierdzenia sald rachunki, noty korygujące);

b) dowody własne wewnętrzne – wystawione w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej z przeznaczeniem na własne potrzeby (np. lista płac, noty księgowe, polecenie księgowania);

3) dowody wspólne – wystawione przez Komendę Główną Państwowej Straży Pożarnej i kontrahenta (np. protokoły zdawczo-odbiorcze).

2. Przedmiotem kontroli są również dowody dotyczące zdarzeń mających wpływ na gospodarkę finansową albo majątkową Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej, a także sporządzone przez Komendę Główną Państwowej Straży Pożarnej dowody księgowe:

1) zbiorcze – służące do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów zródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2) korygujące poprzednie zapisy;

3) zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4) rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

§ 11.

Dowody księgowe powinny posiadać cechy określone przepisami o rachunkowości, a dowody księgowe dokumentujące sprzedaż i zakup w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym dodatkowo powinny zawierać dane określone tymi przepisami.

§ 12.

1. Dokumenty wymienione w § 10 i 11 podlegają kontroli pod względem merytorycznym formalnym i rachunkowym z zachowaniem zasad kontroli wstępnej, bieżącej i następczej.

2. Dokumenty własne wewnętrzne oraz dowody wspólne podlegają kontroli na każdym etapie powstawania dokumentu, który w zależności od rodzaju dokumentu – powinien wyprzedzać dokonanie operacji gospodarczej lub być zgodny z etapem operacji gospodarczej, którego dotyczy.

§ 13.

1. Kontrola formalna polega na:

1) ocenie wiarygodności dowodów dokumentujących operację gospodarczą;

2) zbadaniu prawidłowości i kompletności ich sporządzenia.

2. Kontrola formalna polega w szczególności na zbadaniu, czy:

1) treść i forma dokumentu odpowiada przepisom prawa i ustalonym wymaganiom wewnętrznym;

2) czynność, która powinna być poprzedzona zawarciem umowy, zleceniem lub złożeniem zamówienia, znajduje odzwierciedlenie w tych dokumentach;

3) dokument został wystawiony przez właściwy podmiot;

4) operacji gospodarczej dokonały osoby do tego upoważnione;

5) osoby lub podmioty uczestniczące w zdarzeniu gospodarczym potwierdziły dokonanie operacji gospodarczej, co do ilości jakości i rodzaju;

6) dokument został zatwierdzony przez osoby upoważnione.

§ 14.

1. Kontroli merytorycznej podlegają dokumenty:

1) na etapie ich tworzenia, związanym z planowaniem lub rozpoczętym procesem;

2) stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych (np. dowody księgowe, umowy).

2. Kontrola merytoryczna w zależności od rodzaju kontrolowanych dokumentów, powinna obejmować w szczególności kontrolę:

1) celowości danego zadania;

2) zgodności z planem lub zawartymi w umowie ustaleniami dotyczącymi ilości, jakości, kosztu, czasu i miejsca wykonania danego zadania;

3) dokumentacyjną, to jest zgodności treści dokumentu ze stanem faktycznym, który dokumentuje;

4) rzeczową, to jest ustalenia stanu faktycznego kontrolowanego zadania i zaistniałych zjawisk, przez zmierzenie, policzenie, oszacowanie, oględziny itp. czynności.

3. W razie stwierdzenia w dokumencie nieprawidłowości merytorycznych należy wdrożyć czynności wyjaśniające, a w uzasadnionych wypadkach, w sytuacji gdy dane zadanie jest realizowane wstrzymać jego realizację.

4. Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne powinny być szczegółowo opisane, bądź na odwrocie dokumentu, bądź na załączniku do dowodu. Opis nieprawidłowości kontrolujący opatruje datą stwierdzenia nieprawidłowości oraz podpisem wraz z imienną pieczątką, a w razie jej braku czytelnym podpisem. Stwierdzenie w dokumencie wad merytorycznych w trakcie realizacji zadania powinno skutkować zatrzymaniem tego procesu.

5. W ramach kontroli merytorycznej należy wyczerpująco opisać operację gospodarczą na dowodach księgowych. Jeżeli charakter operacji gospodarczej nie wynika jasno z treści dowodu księgowego, niezbędne jest zamieszczenie opisu operacji gospodarczej na odwrocie dokumentu lub na załączniku do dokumentu. Opisu dokonuje osoba, która uczestniczyła w operacji gospodarczej, składając pod opisem operacji gospodarczej datę oraz podpis wraz z imienną pieczątką, a w razie jej braku czytelny podpis.

§ 15.

1. Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dokument jest wolny od błędów rachunkowych Kontroli rachunkowej podlegają dokumenty:

1) na etapie ich tworzenia, związane z planowaną lub rozpoczętą operacją gospodarczą;

2) potwierdzające dokonanie operacji gospodarczych (dowody księgowe).

2. W przypadku dowodów księgowych zadaniem kontrolującego pod względem rachunkowym jest:

1) sprawdzenie prawidłowości wystawienia dowodu księgowego;

2) sprawdzenie, czy kwota, na którą wystawiono dowód księgowy, jest podana liczbowo i słowni;

3) przekazanie dowodu księgowego do kontroli wstępnej i zatwierdzenia.

§ 16.

Wszystkie przypadki, w których ze względu na nadzwyczajne okoliczności istnieje konieczność odstąpienia od ustalonych procedur kontroli finansowej, są uzasadniane i dokumentowane przez właściwego pracownika, a następnie zatwierdzane przez Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej.