Dzienniki Urzędowe - rok 2024 poz. 231

Na podstawie art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) zarządza się, co następuje:

Minister Obrony Narodowej: W. Kosiniak-Kamysz

Załącznik do zarządzenia Nr 36/MON
Ministra Obrony Narodowej
z dnia 23 grudnia 2024 r. (poz. 231)

PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH PRZEKAZANYCH MINISTROWI OBRONY NARODOWEJ ORAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Informacji o naruszeniach prawa zgłoszonych Ministrowi Obrony Narodowej anonimowo nie przyjmuje się. Zgłoszenia te pozostawia się bez rozpoznania.

§ 2. 1. Upoważnione osoby do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych przekazanych Ministrowi Obrony Narodowej oraz podejmowania działań następczych są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego (służby).

2. Osoby, o których mowa w ust. 1, składają dla celów dowodowych pisemne oświadczenie, które przechowywane jest we właściwy sposób w Biurze Ministra Obrony Narodowej, zwanym dalej „BMON”. Wzór oświadczenia określa załącznik nr 1.

§ 3. 1. Biuro Ministra Obrony Narodowej, zwane dalej „BMON”, jest komórką organizacyjną Ministerstwa Obrony Narodowej odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych przekazanych Ministrowi Obrony Narodowej, podejmowanie i koordynowanie działań następczych oraz realizację innych zadań w zakresie obowiązków Ministra Obrony Narodowej, jako organu publicznego, wynikających z przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), zwanej dalej „ustawą”.

2. BMON w ramach realizacji zadań w zakresie obowiązków Ministra Obrony Narodowej, jako organu publicznego, wykonuje w szczególności czynności określone w art. 47 oraz art. 49 ustawy.

3. Czynności, o których mowa w ust. 1 i 2, realizowane są przez upoważnionych Dyrektora BMON oraz podległych mu pracowników i żołnierzy BMON.

§ 4. Dyrektor Centrum Operacyjnego Ministra Obrony Narodowej spowoduje zamieszczenie na stronie internetowej Ministerstwa Obrony Narodowej w Biuletynie Informacji Publicznej informacji, o której mowa w art. 48 ustawy, opracowanej przez BMON, z uwzględnieniem zaleceń, co do oznaczania korespondencji zgłoszeń zewnętrznych.

§ 5. 1. Podejmowanie działań następczych przekazanych przez BMON zgłoszeń zewnętrznych realizują upoważnieni kierownicy, pracownicy oraz żołnierze komórek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej.

2. W uzasadnionych przypadkach zgłoszenie zewnętrzne w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, o którym mowa w art. 39 ust. 2 ustawy, w ramach realizacji innych zadań, przekazuje BMON.

3. Kierownicy jednostek organizacyjnych, którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne, o którym mowa w ust. 2, niezwłocznie przekazują do BMON informacje o wynikach postępowania wyjaśniającego.

4. Przekazanie zgłoszenia zewnętrznego następuje w zakresie odpowiednim do zapewnienia ochrony sygnalisty.

§ 6. Upoważnieni kierownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej, jeżeli jest to uzasadnione sposobem załatwienia sprawy, współpracują w trakcie podejmowania działań następczych z osobami zajmującymi kierownicze stanowiska w Ministerstwie Obrony Narodowej oraz stosownie do właściwości z kierownikami innych komórek organizacyjnych lub jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych.

§ 7. Obieg korespondencji oraz ewidencja elektroniczna dokumentów wynikające z przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych przekazanych Ministrowi Obrony Narodowej oraz podejmowania działań następczych prowadzone są z zachowaniem środków zapewniających ochronę sygnalisty, w szczególności w zakresie, o którym mowa w art. 43 ustawy.

§ 8. 1. Osoba upoważniona podlega wyłączeniu od udziału w sprawie zgłoszenia zewnętrznego, jeżeli istnieją jakiekolwiek okoliczności mogące budzić wątpliwości co do jej bezstronności i niezależności. Osoba upoważniona ma obowiązek wyłączyć się ze sprawy i poinformować o tym pisemnie upoważnionego w tej sprawie kierownika komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej.

2. Jeżeli wyłączeniu podlega upoważniony w tej sprawie kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej informuje o tym Dyrektora BMON.

3. BMON w uzasadnionych przypadkach na każdym etapie postępowania i niezależnie od podejmowanych działań następczych może sprawę przekazać do zbadania Komendzie Głównej Żandarmerii Wojskowej, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego lub prokuraturze, stosując zasadę doręczenia „do rąk własnych”.

Rozdział 2

Przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych

§ 9. 1. Zgłoszenia zewnętrzne mogą być składane ustnie lub pisemnie.

2. Przyjmowanie zgłoszeń telefonicznych prowadzi się pod numerem telefonu zamieszczonym na stronie internetowej Ministerstwa Obrony Narodowej, w godzinach 11.00-13.00 przez dwa dni robocze każdego tygodnia (poniedziałki i środy).

3. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania, w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.

4. Bezpośrednie spotkania prowadzi się w siedzibie Ministerstwa Obrony Narodowej, al. Niepodległości 218, 00-911 Warszawa, w poniedziałki w godzinach 9.00-17.00 oraz w środy w godzinach 11.00-13.00.

5. Osoba upoważniona przyjmująca zgłoszenie zewnętrzne okazuje sygnaliście na jego żądanie, pisemne upoważnienie do przyjmowania zgłoszeń oraz wydaje mu potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. Wzór potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego określa załącznik nr 2.

6. Zgłoszenia ustne protokołowane są przez osobę upoważnioną.

7. Zgłoszenia pisemne mogą być dokonane w postaci:

1) papierowej na adres: Biuro Ministra Obrony Narodowej, Al. Niepodległości 218, 00 - 911 Warszawa, z dopiskiem na kopercie „Sygnalista zewnętrzny”;

2) elektronicznej na adres: sygnalistazewnetrzny@mon.gov.pl, z dopiskiem w temacie wiadomości elektronicznej „Sygnalista zewnętrzny”.

8. W przypadku zgłoszenia zewnętrznego, zamieszczenie przez sygnalistę na kopercie zewnętrznej danych, w tym jego imienia i nazwiska oraz adresu, dokonywane jest na jego odpowiedzialność i ryzyko.

9. Brak oznaczenia zgłoszenia, zgodnie z ust. 7, powoduje dla sygnalisty ryzyko przyjęcia jego zgłoszenia stosownie do ogólnych zasad określonych w Instrukcji kancelaryjnej w Ministerstwie Obrony Narodowej.

10. Zgłoszenie zewnętrzne dokonane w postaci, o której mowa w ust. 7, zapewnia przewidzianą w niniejszej procedurze ochronę danych osobowych.

11. Skrzynkę poczty elektronicznej, o której mowa w ust. 7 pkt 2, obsługują osoby upoważnione w BMON.

§ 10. Zgłoszenia pisemne wpływające do kancelarii jawnej w urzędzie Ministra Obrony Narodowej z oznaczeniem na kopercie „Sygnalista zewnętrzny”, traktuje się jak przesyłki „do rąk własnych”, zgodnie z Instrukcją kancelaryjną w Ministerstwie Obrony Narodowej.

§ 11. Dokonane w postaci papierowej zgłoszenia zewnętrzne z oznaczeniem na kopercie „Sygnalista zewnętrzny” mogą być otwarte wyłącznie przez osoby upoważnione.

§ 12. 1. Zgłoszenie zewnętrzne skierowane na adres wskazany w § 9 ust. 7 pkt 2 rejestrowane jest w systemie EZD, zgodnie z instrukcją kancelaryjną w Ministerstwie Obrony Narodowej, przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych.

2. W celu ochrony sygnalisty, w systemie EZD nakłada się na dokument ochronę danych.

3. W przypadku przekazania do Ministra Obrony Narodowej pisma, z którego treści jednoznacznie wynika, że stanowi ono zgłoszenie zewnętrzne, pomimo braku takiego oznaczenia, komórka organizacyjna Ministerstwa Obrony Narodowej, która je otrzymała, przekazuje takie pismo do BMON w systemie EZD z zastrzeżeniem ust. 2.

§ 13. BMON, w ramach realizacji innych zadań, przekazuje zgłoszenie zewnętrzne (oznaczając je „Sygnalista zewnętrzny”) niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych - w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Ministra Obrony Narodowej - oraz informuje o tym sygnalistę. Przepisy art. 32 ust. 4-6 ustawy stosuje się odpowiednio.

§ 14. Zgłoszenie zewnętrzne podlega wpisaniu do rejestru, o którym mowa w § 26.

§ 15. 1. BMON przesyła potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego stosownie do art. 37 ustawy.

2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli sygnalista nie podał adresu do kontaktu.

§ 16. 1. BMON, w terminie nie dłuższym niż 7 dni roboczych od dnia otrzymania zgłoszenia, przekazuje kopię zgłoszenia, z oznaczeniem numeru i daty przyjęcia ujętych w rejestrze, o którym mowa w § 26, w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Sygnalista zewnętrzny”, do rąk własnych za potwierdzeniem odbioru odpowiedniemu według właściwości do podjęcia działań następczych upoważnionemu kierownikowi komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej.

2. Zgłoszenia zewnętrzne są przekazywane do podjęcia działań następczych poza BMON w zakresie odpowiednim do zapewnienia ochrony sygnalisty.

3. Po przekazaniu, o którym mowa w ust. 1, jeżeli osoba upoważniona w komórce organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej podejmująca działania następcze, zakwestionuje właściwość komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej do rozpatrzenia sprawy, sporządza notatkę wskazując komórkę organizacyjną Ministerstwa Obrony Narodowej właściwą do jej rozpatrzenia i nie później niż w ciągu 2 dni roboczych informuje kierownika, który zwraca zgłoszenie wraz z notatką do Dyrektora BMON.

4. W sytuacji, o której mowa w ust. 3, Dyrektor BMON przekazuje sprawę wskazanemu w notatce kierownikowi właściwej komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, jeżeli osoba upoważniona w komórce organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej podejmująca działania następcze, zakwestionuje właściwość komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej do rozpatrzenia sprawy, sporządza notatkę wskazując komórkę organizacyjną Ministerstwa Obrony Narodowej właściwą do jej rozpatrzenia i nie później niż w ciągu 2 dni roboczych informuje kierownika, który zwraca zgłoszenie wraz z notatką do BMON. W takim przypadku Dyrektor BMON rozstrzyga rozbieżność w zakresie właściwości komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej uzasadniając swoje rozstrzygnięcie i przesyła zgłoszenie do właściwej komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej.

Rozdział 3

Podejmowanie działań następczych

§ 17. Zgłoszenia zewnętrzne rozpatrywane są przez osoby upoważnione.

§ 18. Upoważniona osoba podejmująca działania następcze odpowiada za komunikację z sygnalistą w ramach prowadzonego postępowania wyjaśniającego.

§ 19. 1. Osoba upoważniona może - z zachowaniem środków zapewniających ochronę sygnalisty, w szczególności w zakresie, o którym mowa w art. 43 ustawy - występować do innych komórek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej lub jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych o dodatkowe informacje w celu ustalenia stanu faktycznego i prawnego sprawy.

2. Do komunikacji z komórkami organizacyjnymi Ministerstwa Obrony Narodowej i jednostkami organizacyjnymi podległymi Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanymi możliwe jest wykorzystanie poczty elektronicznej w sieci MILNET-Z, z zachowaniem środków zapewniających ochronę sygnalisty, w szczególności w zakresie, o którym mowa w art. 43 ustawy.

3. W przypadku przekazywania pocztą w sieci MILNET-Z plików dotyczących zgłoszenia stosuje się szyfrowanie bezpiecznym hasłem.

4. Hasło, o którym mowa w ust. 4, przekazywane jest bezpośrednio osobie upoważnionej, za pośrednictwem poczty elektronicznej w sieci MILNET-Z w odrębnej korespondencji.

§ 20. 1. Osoba upoważniona podejmująca działania następcze opracowuje, w terminie nie dłuższym niż 9 tygodni od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, notatkę służbową, w której przedstawia stan faktyczny i prawny oraz propozycje dalszych działań, w szczególności wszczęcia kontroli, postępowania administracyjnego, wniesienia oskarżenia, zmiany aktów prawnych lub innych koniecznych działań.

2. Notatka, o której mowa w ust. 1, zapewnia odpowiednią ochronę danych sygnalisty stosownie do przepisów ustawy.

3. Notatka, o której mowa w ust. 1, jest przekazywana upoważnionemu kierownikowi komórki Ministerstwa Obrony Narodowej, któremu podlega osoba podejmująca działania następcze.

4. Upoważniony kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej w terminie nie dłuższym niż 5 dni, akceptuje notatkę, o której mowa w ust. 1, lub dokonuje jej modyfikacji.

5. Notatkę, o której mowa w ust. 4, upoważniony kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej przekazuje, odpowiednio do zawartych w niej propozycji, kierownikom komórek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej lub jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych wraz z wnioskiem o podjęcie dalszych działań.

6. W razie potrzeby upoważniony kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej informuje właściwego członka kierownictwa Ministerstwa Obrony Narodowej, albo podejmuje inne działania, które uzna za niezbędne.

7. Upoważniony kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej, o którym mowa w ust. 4, o podjętych działaniach niezwłocznie informuje upoważnioną osobę, o której mowa w ust. 1.

8. Osoba upoważniona, o której mowa w ust. 1, na podstawie dokumentacji zebranej w sprawie, opracowuje pisemną informację zwrotną dla sygnalisty i przekazuje ją do podpisu upoważnionemu kierownikowi komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej.

9. Upoważniony kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej, o którym mowa w ust. 8, podpisuje informację zwrotną i przekazuje ją do rąk własnych Dyrektorowi BMON w kopercie z oznaczeniem „Sygnalista zewnętrzny - informacja zwrotna”.

10. Upoważniony osoba w BMON przekazuje sygnaliście informację zwrotną.

11. Upoważniony osoba w BMON informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

Rozdział 4

Ochrona sygnalisty

§ 21. Wobec sygnalisty stosuje się środki zapewniające jego ochronę.

§ 22. Zapewniając ochronę przed działaniami odwetowymi Ministerstwo Obrony Narodowej w szczególności:

1) zapewnia szkolenia dotyczące zasad ochrony sygnalistów;

2) ogranicza dostęp do informacji o sygnaliście wyłącznie do osób upoważnionych.

§ 23. 1. Na każdym etapie procedowania zgłoszenia upoważnione osoby realizujące czynności związane ze zgłoszeniem zewnętrznym są obowiązane do zachowania tajemnicy stosownie do art. 44 ust. 4 ustawy.

2. Dane osobowe sygnalisty mogą ulegać ujawnieniu w zakresie dopuszczonym przez przepisy ustawy.

3. Upoważnione osoby stosując przepisy RODO usuwając dane osobowe, o których mowa w art. 8 ust. 4 ustawy, sporządzają z tego notatkę.

§ 24. Na żądanie sygnalisty, zgodnie z art. 38 ustawy, osoba upoważniona właściwa do podjęcia działań następczych wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy. Wzór zaświadczenia określa załącznik nr 3.

Rozdział 5

Rejestr Zgłoszeń Zewnętrznych oraz dokumentacja

§ 25. Tworzy się Rejestr Zgłoszeń Zewnętrznych.

§ 26. 1. Rejestr Zgłoszeń Zewnętrznych jest prowadzony w formie elektronicznej w sieci MILNET-Z w systemie SI SKARGA, w odrębnym module „Sygnały zewnętrzne”.

2. Rejestr Zgłoszeń Zewnętrznych prowadzą osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych w BMON.

3. Dane w rejestrze przechowuje się przez okres wskazany w ustawie.

§ 27. 1. Dokumentacja zgromadzona w BMON prowadzona jest w formie papierowej lub elektronicznej i przechowywana jest w komórce właściwej do prowadzenia Rejestru Zgłoszeń Zewnętrznych.

2. Czynności brakowania teczek akt zgromadzonych w BMON dokonywane są przez komisję powołaną przez Dyrektora BMON spośród osób upoważnionych.

3. Przepis ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do dokumentacji prowadzonej w innych komórkach organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej i jednostkach organizacyjnych resortu obrony narodowej.

Załącznik nr 1 do Procedury

Załącznik nr 2 do Procedury

Załącznik nr 3 do Procedury