Dzienniki Urzędowe - rok 2017 poz. 192

Na podstawie art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o urzędzie Ministra Obrony Narodowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 189 i 852, z 2014 r. poz. 932 oraz z 2016 r. poz. 2138), § 2 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. poz. 426 oraz z 2014 r. poz. 933), w związku z art. 6 ust. 1 i 2 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506 i 1948 oraz z 2017 r. poz. 1086), ustala się, co następuje:

1) opracowanie i uzgodnienie jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Obrony Narodowej;

2) opracowanie i uzgodnienie instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Obrony Narodowej;

3) przygotowanie Ministerstwa Obrony Narodowej do wdrożenia nowego systemu zarządzania dokumentacją oraz jej archiwizacji stosownie do przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

4) wdrożenie w Ministerstwie Obrony Narodowej zapisów instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt.

1) Przewodniczący Zespołu – przedstawiciel Wojskowego Biura Historycznego;

2) I Zastępca Przewodniczącego Zespołu – przedstawiciel Centralnego Archiwum Wojskowego Biura Historycznego;

3) II Zastępca Przewodniczącego Zespołu – przedstawiciel Dyrektora Generalnego Ministerstwa Obrony Narodowej;

4) Sekretarz Zespołu – przedstawiciel Departamentu Ochrony Informacji Niejawnych;

5) Członkowie Zespołu – przedstawiciele:

a) Sekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej Pana Bartosza KOWNACKIEGO,

b) Sekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej Pana Michała DWORCZYKA,

c) Podsekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej Pana Tomasza SZATKOWSKIEGO,

d) Podsekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej Pana Bartłomieja GRABSKIEGO,

e) Podsekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej Pana Wojciecha FAŁKOWSKIEGO,

f) Szefa Sztabu Generalnego Woj ska Polskiego,

g) Centrum Operacyjnego Ministra Obrony Narodowej,

h) Departamentu Kadr,

i) Departamentu Kontroli,

j) Departamentu Budżetowego,

k) Departamentu Edukacji, Kultury i Dziedzictwa,

l) Departamentu Infrastruktury,

m) Departamentu Polityki Zbrojeniowej,

n) Departamentu Nauki i Szkolnictwa Wojskowego,

o) Departamentu Spraw Socjalnych,

p) Departamentu Ochrony Informacji Niejawnych,

q) Departamentu Polityki i Bezpieczeństwa Międzynarodowego,

r) Departamentu Strategii i Planowania Obronnego,

s) Departamentu Wojskowych Spraw Zagranicznych,

t) Departamentu Wojskowej Służby Zdrowia,

u) Departamentu Administracyjnego,

v) Biura ds. Procedur Anty korupcyjnych,

w) Biura Dyrektora Generalnego Ministerstwa Obrony Narodowej,

x) Biura Audytu Wewnętrznego,

y) Biura Skarg i Wniosków,

za) Biura ds. Umów Offsetowych,

zb) Zarządu Organizacji i Uzupełnień – P1,

zc) Zarządu Analiz Wywiadowczych i Rozpoznawczych – P2,

zd) Zarządu Planowania Użycia Sił Zbrojnych i Szkolenia – P3/P7,

ze) Zarządu Logistyki – P4,

zf) Zarządu Planowania i Programowania Rozwoju Sił Zbrojnych – P5,

zg) Zarządu Kierowania i Dowodzenia – P6,

zh) Zarządu Planowania Rzeczowego – P8.

1) jest odpowiedzialny za kierowanie pracami Zespołu oraz realizację całości jego prac;

2) odpowiada za opracowanie i uzgadnianie jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Obrony Narodowej;

3) określi zadania Sekretarza Zespołu w zakresie organizacji pracy Zespołu;

4) w terminie 10 dni roboczych od dnia wejścia w życie decyzji określi tryb i harmonogram prac Zespołu;

5) ma prawo zapraszać, w miarę potrzeb, inne osoby do prac Zespołu w charakterze doradców, ekspertów oraz konsultantów;

6) powołuje w miarę potrzeb podzespoły robocze;

7) przedstawi do dnia 31 marca 2018 r. do podpisania Ministrowi Obrony Narodowej projekt decyzji wprowadzającej instrukcję kancelaryjną i jednolity rzeczowy wykaz akt Ministerstwa Obrony Narodowej;

8) odpowiada, poprzez delegowanych do Zespołu przedstawicieli komórek organizacyjnych, za przygotowanie do dnia 31 grudnia 2018 r. komórek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej do stosowania nowych procedur zarządzania i archiwizowania dokumentacji;

9) odpowiada za skorelowanie przedsięwzięć związanych z wdrożeniem oraz wsparcie merytoryczne kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej w pierwszym roku funkcjonowania nowego systemu;

10) do dnia 15 sierpnia 2019 r. dokona wstępnej analizy nowego systemu zarządzania dokumentacją, w tym jej archiwizacji, i na jej podstawie podejmie odpowiednie kroki w celu dokonania ewentualnej modernizacji systemu;

11) do dnia 30 maja 2020 r. dokona finalnej analizy systemu zarządzania dokumentacją, w tym archiwizacji, i przedstawi Ministrowi Obrony Narodowej ocenę końcową, z uwzględnieniem wyników kontroli okresowej ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów niejawnych, w rok po zmianie systemu zarządzania dokumentacją.

1) przygotują i przedstawią propozycje klasyfikacji oraz kwalifikacji archiwalnej dokumentacji z zakresu i kompetencji reprezentowanej komórki organizacyjnej;

2) przeprowadzą konsultacje i uzgodnienia wewnątrz komórki organizacyjnej, którą reprezentują;

3) zgłaszają Przewodniczącemu Zespołu potrzeby szkoleniowe i odpowiadają za organizację szkoleń w ramach reprezentowanej komórki organizacyjnej;

4) wspierają Przewodniczącego Zespołu w procesie wdrażania i realizacji zadań;

5) przedstawią na bieżącą Przewodniczącemu Zespołu uwagi i propozycje wynikające w pierwszym roku funkcjonowania z realizacji nowego systemu zarządzania.

1) najpóźniej 7 dni po wejściu w życie decyzji wyznaczą merytorycznie przygotowanych przedstawicieli do składu Zespołu, z uwzględnieniem ich roli w późniejszym wdrożeniu nowego systemu zarządzania dokumentacją w danej komórce organizacyjnej;

2) najpóźniej 14 dni po wejściu w życie decyzji prześlą do Przewodniczącego oraz sekretarza Zespołu dane osób wyznaczonych do prac Zespołu, obejmujące imię, nazwisko, zajmowane stanowisko oraz dane kontaktowe;

3) udzielą pomocy we właściwej realizacji zadań Zespołu;

4) odpowiadają za wdrożenie zmian w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej;

5) zapewnią dyscyplinę wykonawczą w implementacji instrukcji kancelaryjnej oraz Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt Ministerstwa Obrony Narodowej;

6) do dnia 30 czerwca 2019 r. oraz do dnia 30 kwietnia 2020 r. przedstawią Przewodniczącemu Zespołu swoje ocenę i opinie w zakresie funkcjonowania nowego systemu zarządzania dokumentacją oraz jej archiwizacji.

Minister Obrony Narodowej: A. Macierewicz