Dzienniki Urzędowe - rok 2015 poz. 192

Na podstawie art. 253 § 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267, z późn. zm.¹⁾), art. 2 pkt 1 i 23 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o urzędzie Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 189 i 852 oraz z 2014 r. poz. 932), § 3 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46) oraz § 2 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. Nr 94, poz. 426 oraz z 2014 r. poz. 933) ustala się, co następuje:

2. System, o którym mowa w ust. 1, tworzą:

1) Biuro Skarg i Wniosków Ministerstwa Obrony Narodowej;

2) Wydział Skarg i Wniosków Dowództwa Generalnego Rodzajów Sił Zbrojnych;

3) imiennie wyznaczeni pracownicy lub żołnierze – w komórkach organizacyjnych Ministerstwa oraz w jednostkach organizacyjnych resortu ON podległych lub nadzorowanych przez Ministra Obrony Narodowej, zwanego dalej „Ministrem”, do poziomu jednostki wojskowej, o której mowa w art. 3 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2015 r. poz. 144 i 529), stosownie do rozkazów (decyzji) dowódców (dyrektorów, kierowników, szefów, komendantów).

1) skarg, wniosków, petycji, listów i pism – w Księdze Ewidencji Skarg, Wniosków, Petycji i Listów, zwanej dalej „Księgą Ewidencji”;

2) przyjęć obywateli – w Księdze Przyjęć Interesantów, zwanej dalej „Księgą Przyjęć”.

2. BSiW oprócz wykonywania zadań, o których mowa w ust. 1, w szczególności:

1) prowadzi rejestr wszystkich wpływających do Ministerstwa skarg, wniosków i petycji, o których mowa w przepisach Działu VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach (Dz. U. poz. 1195);

2) nadzoruje działanie systemu, o którym mowa w § 1 ust. 1, w szczególności terminowość rozpatrywania skarg, wniosków, petycji, listów i pism przez komórki organizacyjne Ministerstwa i jednostki organizacyjne resortu ON;

3) kieruje skargi, wnioski, petycje, listy i pisma do właściwych komórek organizacyjnych Ministerstwa albo innych instytucji, celem zajęcia stanowiska w sprawie lub jej załatwienia według właściwości;

4) opracowuje i opiniuje projekty rozwiązań systemowych oraz aktów normatywnych dotyczących organizacji systemu skargowo-wnioskowego do przyjmowania, ewidencjonowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg, wniosków, petycji, listów i pism w resorcie ON;

5) prowadzi działalność szkoleniową, wydaje stosowne materiały metodyczne oraz tworzy wzorce niezbędnej dokumentacji w sprawach określonych niniejszą decyzją.

3. BSiW przyjmuje, w imieniu Ministra, obywateli w sprawach skarg, wniosków i petycji w siedzibie Ministerstwa w Warszawie przy al. Niepodległości 218, w poniedziałki w godzinach 9.00 – 17.00 oraz w pozostałe dni robocze tygodnia w godzinach 8.30 – 14.30. Informacja o miejscu przyjęć obywateli w sprawach skarg, wniosków i petycji jest umieszczana w punktach informacyjnych Ministerstwa, na stronie internetowej Ministerstwa oraz w siedzibach jednostek organizacyjnych resortu ON.

4. Informacje o petycjach złożonych w resorcie ON, prowadzonych w związku z nimi postępowaniach i sposobach ich załatwienia, a także roczną zbiorczą informację o rozpatrzonych petycjach zamieszcza:

1) Dyrektor BSiW na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa – w zakresie dotyczącym Ministerstwa;

2) dowódca (dyrektor, kierownik, szef, komendant) jednostki organizacyjnej resortu ON na stronie internetowej tej jednostki lub, w przypadku braku strony internetowej tej jednostki, na stronie internetowej jednostki nadzorującej lub nadrzędnej – w zakresie swojej właściwości.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, komórka organizacyjna Ministerstwa niezwłocznie przekazuje kopię sprawy będącej skargą, wnioskiem lub petycją do BSiW w celu jej zaewidencjonowania w elektronicznym systemie SI SKARGA, a następnie przystępuje do rozpatrywania skargi, wniosku lub petycji zgodnie z właściwością, udziela odpowiedzi na skargę, wniosek lub petycję oraz niezwłocznie informuje BSiW o sposobie załatwienia sprawy (przesyła kopię rozstrzygnięcia).

3. Skargi, wnioski, petycje, listy i pisma wpływające do Ministerstwa, adresowane do Ministra oraz do BSiW, także za pośrednictwem skrzynki elektronicznej bsiw@mon.gov.pl, rejestrowane są w „Księdze Ewidencji” oraz w elektronicznym systemie SI SKARGA, a następnie:

1) rozpatrywane są przez BSiW, które udziela odpowiedzi na skargę, wniosek, petycję, list i pismo lub

2) przekazywane są przez BSiW do komórek organizacyjnych Ministerstwa lub do innych instytucji, celem załatwienia według właściwości.

4. Rejestr elektroniczny SI SKARGA zawiera w szczególności:

1) nazwę nadawcy, od którego wpłynęła skarga, wniosek, petycja, list i pismo;

2) datę wpływu skargi, wniosku, petycji, listu i pisma do Ministerstwa i do BSiW;

3) przedmiot skargi, wniosku, petycji, listu i pisma;

4) nazwę komórki organizacyjnej Ministerstwa lub nazwę innej instytucji, do której przekazano sprawę;

5) datę i sposób załatwienia skargi, wniosku, petycji, listu i pisma;

6) inne informacje dotyczące rozpatrywania oraz załatwienia sprawy.

5. Jeżeli komórka organizacyjna Ministerstwa lub inna instytucja, do której BSiW przekazało skargę, wniosek, petycję, list i pismo nie jest właściwa merytorycznie do rozpatrzenia sprawy, zwraca je niezwłocznie do BSiW.

6. W przypadku, gdy do rozpatrzenia skargi, wniosku, petycji, listu i pisma właściwych jest kilka komórek organizacyjnych Ministerstwa lub instytucji, BSiW niezwłocznie przesyła do nich kopię sprawy w celu zajęcia w wyznaczonym terminie stanowiska lub przedstawienia opinii niezbędnej do przygotowania odpowiedzi przez BSiW.

7. W przypadku, gdy skarga lub wniosek została złożona ustnie przez obywatela do komórki organizacyjnej Ministerstwa innej niż BSiW, komórka ta sporządza protokół z przeprowadzonej czynności, rejestruje go w elektronicznym systemie obiegu dokumentów w kancelarii obsługującej daną komórkę organizacyjną Ministerstwa, ewidencjonuje go w „Księdze Ewidencji”, przekazuje kopię protokołu do BSiW, a następnie przystępuje do rozpatrywania skargi lub wniosku zgodnie z właściwością, udziela odpowiedzi na skargę lub wniosek oraz niezwłocznie informuje BSiW o sposobie załatwienia sprawy (przesyła kopię rozstrzygnięcia).

8. W przypadku, gdy skarga lub wniosek została złożona ustnie przez obywatela do BSiW, BSiW sporządza protokół z przeprowadzonej czynności, ewidencjonuje go w „Księdze Ewidencji” i rejestruje w elektronicznym systemie SI SKARGA, przystępuje do rozpatrywania skargi lub wniosku i udziela odpowiedzi na skargę lub wniosek.

2. Jeżeli z uzasadnionych przyczyn nie jest możliwe przygotowanie przez daną komórkę organizacyjną Ministerstwa w wyznaczonym przez BSiW terminie opinii (stanowiska) niezbędnej do załatwienia sprawy przez BSiW, komórka ta informuje o tym BSiW, podając przyczynę opóźnienia i uzgadnia z BSiW nowy termin przekazania opinii (stanowiska).

1) utrzymywania, do poziomu jednostki wojskowej włącznie, systemu do przyjmowania i rozpatrywania skarg, wniosków, petycji, listów i pism;

2) określenia i podania do publicznej wiadomości informacji o terminie przyjmowania obywateli w sprawach skarg, wniosków, petycji, listów i pism;

3) dokonywania wszelkich czynności związanych z rozpatrywaniem skarg, wniosków, petycji, listów i pism;

4) przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej ze skargami, wnioskami, petycjami, listami i pismami, zgodnie z zarządzeniem 42/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 19 grudnia 2013 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. poz. 368).

2. Jednostki organizacyjne resortu ON sporządzają zbiorcze roczne sprawozdania analityczno-oceniające ze sposobu załatwienia skarg, wniosków i petycji przez siebie oraz przez jednostki organizacyjne bezpośrednio im podporządkowane.

3. Sprawozdania, o których mowa w ust. 1 i 2, przesyłane są do BSiW.

4. BSiW sporządza sprawozdania z przyjmowania oraz rozpatrywania skarg, wniosków i petycji w resorcie ON, które przedkłada osobom zajmującym kierownicze stanowiska Ministerstwa.

1) podpisują odpowiedzi na skargi, wnioski, petycje, listy i pisma;

2) podpisują pisma przekazujące skargę, wniosek, petycję, list i pismo do innych instytucji, do załatwienia przez nie według ich właściwości;

Minister Obrony Narodowej: T. Siemoniak

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2014 r. poz. 183 i 1195 oraz z 2015 r. poz. 211 i 702.