Dzienniki Urzędowe - rok 2014 poz. 74

Na podstawie art. 2 pkt 10 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o urzędzie Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 189 i poz. 852), w związku z § 1 pkt 8 lit. a-d oraz § 2 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U Nr 94, poz. 426), ustala się, co następuje:

1. Wprowadza się wytyczne Ministra Obrony Narodowej dotyczące planowania i realizacji w resorcie obrony narodowej czynności nadzoru nad projektami dotyczącymi obronności i bezpieczeństwa państwa realizowanymi poza resortem obrony narodowej stanowiące załącznik do decyzji, zwane dalej „wytycznymi”.

2. Wytyczne stosuje się odpowiednio do czynności realizowanych w resorcie obrony narodowej związanych z projektami, o których mowa w pkt 1 ppkt 2 wytycznych, finansowanymi ze środków własnych spółek, przedsiębiorstw państwowych i jednostek badawczo-rozwojowych, prowadzących działalność na potrzeby bezpieczeństwa i obronności państwa, a także spółek realizujących obrót z zagranicą towarami, technologiami i usługami oznaczeniu strategicznym dla bezpieczeństwa państwa oraz dla utrzymania międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa, a w szczególności tych, o którym mowa w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 4 października 2010 r. w sprawie wykazu spółek, przedsiębiorstw państwowych i jednostek badawczo-rozwojowych, prowadzących działalność na potrzeby bezpieczeństwa i obronności państwa, a także spółek realizujących obrót z zagranicą towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym dla bezpieczeństwa państwa oraz dla utrzymania międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa (Dz. U. Nr 198, poz. 1313).

3. Dyrektor Departamentu Nauki i Szkolnictwa Wojskowego, w terminie 90 dni od dnia wejścia w życie decyzji, dokona przeglądu złożonych przez Ministra Obrony Narodowej do Narodowego Centrum Badań i Rozwoju wniosków zawierających założenia, o których mowa w § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 4 stycznia 2011 r. w sprawie sposobu zarządzania przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju realizacją badań naukowych lub prac rozwojowych na rzecz obronności i bezpieczeństwa państwa (Dz. U. Nr 18, poz. 91) oraz opracuje, uzgodni i przedłoży do akceptacji Sekretarzowi Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej wykaz projektów wraz ze wskazaniem koordynatora, o którym mowa w pkt 4 wytycznych dla każdego projektu. Wykaz podlega uzgodnieniu z szefem lub dyrektorem komórki lub jednostki organizacyjnej resortu obrony narodowej w nim wyszczególnionej. Wykaz może być, stosownie do potrzeb, opracowywany, uzgadniany i przedstawiany do akceptacji częściami.

4. Dyrektor Departamentu Polityki Zbrojeniowej po 12 miesiącach od dnia wejścia w życie decyzji dokona przeglądu unormowań objętych niniejszą decyzją a następnie opracuje, uzgodni i przedłoży projekt decyzji zmieniającej decyzję Nr 72/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 25 marca 2013 r. w sprawie pozyskiwania sprzętu wojskowego i usług dla Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. poz. 78) wprowadzając do niej dodatkowo załącznik stanowiący wytyczne Ministra Obrony Narodowej dotyczące planowania i realizacji w resorcie obrony narodowej czynności nadzoru nad projektami dotyczącymi obronności i bezpieczeństwa państwa realizowanymi poza resortem obrony narodowej.

5. Decyzja wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

Minister Obrony Narodowej: T. Siemoniak

Załącznik do decyzji Nr 59/MON
Ministra Obrony Narodowej
z dnia 26 lutego 2014 r. (poz. 74)

WYTYCZNE

MINISTRA OBRONY NARODOWEJ

DOTYCZĄCE PLANOWANIA I REALIZACJI W RESORCIE OBRONY NARODOWEJ CZYNNOŚCI NADZORU NAD PROJEKTAMI DOTYCZĄCYMI OBRONNOŚCI I BEZPIECZEŃSTWA PAŃSTWA REALIZOWANYMI POZA RESORTEM OBRONY NARODOWEJ

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

1. Użyte w wytycznych określenia oznaczają:

1) komórka lub jednostka organizacyjna – komórka organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej lub jednostka organizacyjna resortu podległa Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowana;

2) projekt – projekt, program w tym program strategiczny lub program współfinansowany ze środków zagranicznych, o którym mowa w § 2 ust. 2 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 4 stycznia 2011 r. w sprawie sposobu zarządzania przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju realizacją badań naukowych lub prac rozwojowych na rzecz obronności i bezpieczeństwa państwa (Dz. U. Nr 18, poz. 91 z późn. zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem MNiSW” oraz praca rozwojowa z dziedziny obronności i bezpieczeństwa państwa, realizowana przez podmiot prawny, spoza resortu obrony narodowej, finansowana lub współfinansowana ze środków budżetowych lub finansowana ze środków własnych wykonawcy;

3) przegląd krytyczny projektu – zespół doraźnych czynności procesu nadzoru mających na celu określenie faktycznego stanu realizacji projektu, osiągnięcia przyjętych celów, w szczególności spełnienia wymagań stawianych przez Siły Zbrojne oraz zidentyfikowanie zagrożeń w jego realizacji. Z przeglądu krytycznego projektu sporządza się protokół wraz z rekomendacjami;

4) wykonawca – podmiot prawny realizujący projekt w oparciu o zawartą umowę cywilno-prawną ze zlecającym. Dotyczy to także podmiotu prawnego realizującego projekt finansowany ze środków własnych;

5) zlecający – instytucja, która zgodnie z obowiązującymi przepisami, przeprowadziła procedurę wyłonienia wykonawcy i zawarła z nim umowę cywilno-prawną lub dla projektów finansowanych ze środków własnych wykonawcy, właściwy do spraw nadzoru organ państwa.

2. Wytyczne dotyczące planowania i realizacji procesu nadzoru nad projektami dotyczącymi obronności i bezpieczeństwa państwa realizowanymi poza resortem obrony narodowej, zwane dalej „wytycznymi”, określają zasady działania komórek lub jednostek organizacyjnych, a także zasady ich współdziałania z instytucjami (jednostkami) spoza resortu obrony narodowej w procesie planowania i realizacji czynności nadzoru nad projektami dotyczącymi obronności i bezpieczeństwa państwa realizowanymi poza resortem obrony narodowej.

3. Celem procesu nadzoru jest zapewnienie, przez resort obrony narodowej, właściwych warunków przygotowania i realizacji projektów w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa realizowanych poza resortem obrony narodowej umożliwiających realizację przez właściwe komórki i jednostki organizacyjne czynności obejmujących w szczególności etap produkcji i zakupów, w ramach fazy realizacyjnej, o której mowa w pkt 7 ppkt 3 decyzji Nr 72/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 25 marca 2013 r. w sprawie pozyskiwania sprzętu wojskowego i usług dla Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. poz. 78), zwanej dalej „decyzją Nr 72/MON”.

4. Jednostką lub komórką organizacyjną właściwą do koordynacji w resorcie obrony narodowej procesu nadzoru, zwaną dalej „koordynatorem”, nad projektami obejmującymi:

1) prace rozwojowe, jest właściwa merytorycznie komórka lub jednostka organizacyjna wskazana we wniosku, o którym mowa w pkt 10 ppkt 11 decyzji Nr 72/MON, zaakceptowanym przez Sekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej;

2) badania naukowe, jest właściwa merytorycznie komórka lub jednostka organizacyjna wskazana przez Sekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej. Wskazanie komórki lub jednostki organizacyjnej bezpośrednio niepodległej lub nienadzorowanej przez Sekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej wymaga uzgodnienia z właściwą, w zakresie podległości lub nadzoru, osobą zajmującą kierownicze stanowisko Ministerstwa Obrony Narodowej.

5. Do czasu uzyskania akceptacji wniosku, o którym mowa w pkt 4 ppkt 1, przez Sekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej koordynatorem jest:

1) Departament Nauki i Szkolnictwa Wojskowego (DNiSW) – w zakresie projektów, o których mowa w § 2 ust. 2 rozporządzenia MNiSW;

2) Departament Polityki Zbrojeniowej (DPZ) – w zakresie projektów, będących pracami rozwojowymi, finansowanych ze środków własnych podmiotu prawnego w szczególności, o którym mowa w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 4 października 2010 r. w sprawie wykazu spółek, przedsiębiorstw państwowych i jednostek badawczo-rozwojowych, prowadzących działalność na potrzeby bezpieczeństwa i obronności państwa, a także spółek realizujących obrót z zagranicą towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym dla bezpieczeństwa państwa oraz dla utrzymania międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa (Dz. U. z 2010 r. Nr 198, poz. 1313);

3) inna właściwa merytorycznie komórka lub jednostka organizacyjna wskazana przez Sekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej. Postanowienia pkt 4 ppkt 2 zdanie drugie stosuje się odpowiednio.

Rozdział 2

Planowanie procesu nadzoru

6. Celem planowania procesu nadzoru nad projektami jest stworzenie właściwych warunków do ich zarządzania tak, aby cele określone w projekcie zostały osiągnięte i spełniały wymagania Sił Zbrojnych określone w Wymaganiach Operacyjnych (WO), o których mowa w pkt 2 Załącznika Nr 3 do decyzji Nr 72/MON, we Wstępnych Założeniach Taktyczno-Technicznych (WZTT), o których mowa w pkt 2 ppkt 50 decyzji Nr 72/MON lub Założeniach Taktyczno-Technicznych (ZTT), o których mowa w pkt 2 ppkt 56 decyzji Nr 72/MON oraz innych dokumentach, o których mowa w pkt 53 decyzji Nr 72/MON.

7. Podstawą merytoryczną planowania procesu nadzoru są zatwierdzone Studium Wykonalności (SW), o których mowa w pkt 2 ppkt 41 decyzji Nr 72/MON oraz WZTT lub ZTT, jeżeli w rekomendacjach zawartych w SW określono sposób pozyskania nowego SpW w wyniku realizacji, poza resortem obrony narodowej, projektu, w tym w szczególności pracy rozwojowej, o której mowa w § 2 ust. 2 rozporządzenia MNiSW. Podstawą merytoryczną planowania procesu nadzoru nad projektami obejmującymi badania naukowe nie wynikające z WO i SW są właściwe przepisy w sprawie koordynacji, planowania i realizacji badań naukowych w resorcie obrony narodowej.

8. Koordynator, we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami lub jednostkami organizacyjnymi, na podstawie SW i WZTT lub ZTT, o których mowa w pkt 7 opracowuje, w formie projektu wniosku Ministra Obrony Narodowej, założenia do realizacji projektu, zwane dalej „założeniami”, o których mowa w § 3 ust. 1 rozporządzenia MNiSW.

9. Przy opracowaniu założeń, o których mowa w pkt 8, koordynator uwzględnia postanowienia § 3 ust. 1 rozporządzenia MNiSW, w szczególności:

1) określenie celu głównego i celów szczegółowych oraz ich relacji do celów innych projektów;

2) wskazanie technologii krytycznych o znaczeniu determinującym powodzenie projektu, w szczególności dla projektów obejmujących badania naukowe;

3) określenie, czy projekt ma być w całości realizowany przez jednego wykonawcę;

4) szczegółowe określenie, w formie harmonogramu, pożądanych terminów realizacji projektu w tym jego etapów w szczególności podlegających rozliczeniu w ramach procesu nadzoru;

5) szczegółowe określenie sposobu realizacji i zarządzania projektem, w szczególności w zakresie organizacji kontroli, nadzoru i odbioru prac zapewniających osiągnięcie celów głównych i celów szczegółowych

ponadto, stosownie do potrzeb:

6) zasady organizacji funkcjonowania zespołów nadzorujących w tym w szczególności:

a) opracowania, uzgodnienia i wdrożenia regulaminu zespołu nadzorującego;

b) obsługi administracyjnej pracy zespołu nadzorującego,

c) wyznaczania i odwoływania przewodniczącego oraz sekretarza zespołu nadzorującego,

d) ustalania szczegółowego harmonogramu posiedzeń zespołu nadzorującego;

e) organizowania posiedzeń zespołu nadzorującego w tym przygotowywanie materiałów merytorycznych w zakresie spraw przewidzianych do rozpatrzenia na posiedzeniach,

f) organizowania u wykonawcy odbiorów etapów projektu jak i jego całości,

g) przygotowywania materiałów merytorycznych na posiedzenie zespołu jak i odbioru etapów oraz całości projektu,

h) opracowywania protokołów z posiedzeń zespołu nadzorujących oraz protokołów odbioru etapów lub całości projektu oraz ich rozsyłanie,

i) przygotowywania na potrzeby procesu decyzyjnego, w oparciu o opinie osób wchodzących w skład zespołu nadzorującego, dokumentów informacyjnych wraz z rekomendacjami związanymi z realizacją projektu;

7) zasady prowadzenia korespondencji pomiędzy zlecającym a koordynatorem reprezentującym resort obrony narodowej, w zakresie projektów, które poddawane będą procesowi nadzoru;

8) zasady gromadzenia, archiwizacji i udostępniania dokumentacji związanej z nadzorowanymi projektami w szczególności dokumentów stanowiących wyniki zakończonych etapów jak i całości projektów;

9) wymagania w zakresie przekazywania koordynatorowi do opiniowania i uzgadniania formalnych i merytorycznych dokumentów stanowiących wynik zakończonych etapów projektu lub całego projektu w szczególności dla projektu rozwojowego:

a) Projektu Koncepcyjnego (PK), Analizy Techniczno-Ekonomicznej (ATE) i Projektu Założeń Taktyczno-Technicznych (PrZTT),

b) Ocenę Projektu Koncepcyjnego (OPK) i ZTT,

c) Projektu Wstępnego (PrW),

d) Ocenę Projektu Wstępnego (OPW) oraz zweryfikowanych ZTT,

e) metodyk badawczych, Programu Badań Kwalifikacyjnych (PBK) oraz decyzji o przeprowadzeniu Badań Kwalifikacyjnych (BK),

f) Dokumentacji Technicznej Wyrobu (DTW),

g) Programu Testów (PTe) oraz Metodyk testów;

10) zasady koordynowania współpracy między wykonawcami nadzorowanych projektów, ze względu na ich realizację w ramach programów;

11) zasady organizowania, na wniosek koordynatora, okresowych przeglądów krytycznych nadzorowanych projektów w zakresie określenia czy projekt nadzorowany realizowany jest zgodnie z założeniami określonymi we wniosku Ministra Obrony Narodowej;

12) wymóg zapewnienia udziału przedstawicieli zlecającego, w szczególności przewodniczącego zespołu nadzorującego, w szkoleniach i instruktażach organizowanych przez koordynatora dla osób wyznaczonych z resortu obrony narodowej do zespołów nadzorujących.

10. Dla projektów rozwojowych określenie sposobu realizacji i zarządzania projektem, w szczególności w zakresie organizacji kontroli, nadzoru i odbioru prac, zgodnie z pkt 9 ppkt 5 wytycznych, wymaga w fazie określenia możliwości wykonania, na etapie opracowywania SW, przeprowadzenia analizy ryzyka i zidentyfikowania obszarów, dla których mogą wystąpić, z wysokim poziomem prawdopodobieństwa, zdarzenia mające wpływ na prawidłowość realizacji procesu zaspakajania potrzeb Sił Zbrojnych, w tym w szczególności na proces terminowego pozyskania SpW (np. realizacji programu uzbrojenia (PU) lub terminowych dostaw SpW) spełniającego wymagania Sił Zbrojnych.

11. Przy określaniu sposobu realizacji i zarządzania projektem, zgodnie z pkt 9 ppkt 5 wytycznych, należy uwzględnić, jeżeli jest to merytorycznie i ekonomicznie uzasadnione, ustanowienie wymogu dla wykonawcy w zakresie przeniesienia autorskich praw majątkowych do DTW oraz ewentualnie, stosownie do potrzeb Sił Zbrojnych, także praw własności do uzyskanego prototypu na Skarb Państwa, reprezentowany przez Ministra Obrony Narodowej.

12. W przypadku braku możliwości uwzględnienia a następnie spełnienia przez wykonawcę wymogu, o którym mowa w pkt 11 wytycznych, w procesie nadzorowania projektu realizację czynności obejmujących uzgadnianie lub zatwierdzanie DTW, przez komórki lub jednostki organizacyjne, nie realizuję się. Nie dotyczy to projektów, dla których w założeniach, o których mowa w pkt 8 wytycznych, dopuszczono taką możliwość.

13. Dla projektów rozwojowych czynności, które na etapie planowania procesu nadzoru powinny zostać uwzględnione w projekcie wniosku Ministra Obrony Narodowej, o którym mowa w pkt 8 wytycznych, odpowiadają oczekiwanemu sposobowi realizacji projektu odpowiednio i zgodnie z etapami jak i czynnościami określonymi w Procedurze realizacji pracy rozwojowej stanowiącej załącznik Nr 4 do decyzji Nr 72/MON, z uwzględnieniem odstępstw zawartych w SW, na podstawie postanowień pkt 5 załącznika Nr 4 do decyzji Nr 72/MON, obejmują:

1) nadzór jak i odbiór etapu obejmującego opracowanie przez wykonawcę PK, o którym mowa w pkt 2 ppkt 34 decyzji Nr 72/MON, ATE, o której mowa w pkt 2 ppkt 1 decyzji Nr 72/MON oraz PrZTT. Podstawą merytoryczną nadzoru i odbioru wyników etapu są zatwierdzone, zgodnie z postanowieniami decyzji Nr 72/MON, WZTT oraz wymagania określone dla dokumentów: PK (pkt 15 załącznika Nr 4 decyzji Nr 72/MON) , ATE (pkt 2 ppkt 1 decyzji Nr 72/MON), ZTT (norma obronna NO-06-A106:2005 oraz wymagania określone w pkt 17 załącznika Nr 4 decyzji Nr 72/MON);

2) opracowanie, na podstawie PK, ATE i PrZTT oraz WZTT, OPK i ZTT. OPK powinno spełniać wymagania określone w pkt 22 załącznika Nr 4 decyzji Nr 72/MON;

3) uzgodnienie OPK i ZTT z gestorami SpW, których ten sprzęt dotyczy, centralnym organem logistycznym, oraz ze Służbą Kontrwywiadu Wojskowego (SKW) w przypadku, o którym mowa w pkt 23 załącznika Nr 4 decyzji Nr 72/MON oraz w razie potrzeby z wykonawcą. Uzgodnione i zatwierdzone dokumenty OPK i ZTT przekazuje się wykonawcy a ich kopie, w wersji elektronicznej, przesyła się do ZPR-P8;

4) nadzór jak i odbiór wyników projektu obejmującego etap Projektowanie i Rozwój (PiR), a w tym:

a) nadzór nad wykonaniem PrW SpW, Dokumentacji Konstrukcyjnej Modelu (DKM) SpW w tym nadzór nad prawidłowością organizacji i przeprowadzenia badań modelu oraz wykonanych przez wykonawcę analiz niezbędnych do potwierdzenia (w czasie dokonywania odbioru etapu lub podetapów projektu) czy model SpW spełnia wymagania ujęte w ZTT,

b) nadzór nad wykonaniem Projektu Technicznego (PT) SpW, Dokumentacji Technicznej Prototypu (DTP), prototypu SpW, PBK wraz z metodykami badań, przeprowadzeniem Badań Wstępnych (Zakładowych) (BW) i udział w odbiorze odpowiednich wyników etapu projektu,

c) opracowanie Oceny Projektu Wstępnego (OPW) oraz jego uzgodnienia i zatwierdzenia. Wymagania, jakie powinno spełniać OPW określa pkt 29 załącznika Nr 4 decyzji Nr 72/MON a w zakresie określenia instytucji, z którymi uzgadnia się OPW i zweryfikowane ZTT określa pkt 30 załącznika Nr 4 decyzji Nr 72/MON,

d) w razie potrzeby koordynacja procesu weryfikacji ZTT oraz zatwierdzanie zmian w dokumencie (zgodnie z postanowieniami pkt 30 załącznika Nr 4 decyzji Nr 72/MON),

e) opracowanie i uzgodnienie PBK wraz z metodykami badawczymi i udział oraz nadzór nad przebiegiem BK,

f) opracowanie i uzgodnienie (wg potrzeb) i wydania decyzji o przeprowadzeniu BK prototypu SpW,

g) udział w pracach Komisji Badań Kwalifikacyjnych (KBK) zgodnie z wymaganiami i zakresem określonym w pkt 46 i 47 załącznika Nr 4 decyzji Nr 72/MON,

h) koordynowanie oraz nadzór nad wykonaniem czynności wynikających z przeprowadzonych BK, stosownie do ich wyników (pkt 48-55 załącznika Nr 4 decyzji Nr 72/MON),

i) zatwierdzanie DTW.

14. Dla badań naukowych czynności, które na etapie planowania procesu nadzoru nad projektem powinny zostać uwzględnione w projekcie wniosku Ministra Obrony Narodowej, o którym mowa w pkt 8 wytycznych, powinny odpowiadać oczekiwanemu sposobowi realizacji projektu określonemu na podstawie właściwych przepisów w sprawie koordynacji, planowania i realizacji badań naukowych w resorcie obrony narodowej.

15. Na etapie opracowania przez koordynatora projektu wniosku Ministra Obrony Narodowej, o którym mowa w pkt 8 wytycznych, w celu zapewnienia właściwej kontynuacji procesu pozyskiwania SpW stanowiącego wyniki realizacji projektu należy mieć na względzie zadania ujęte lub planowane do ujęcia w centralnych planach rzeczowych obejmujące zakupy pierwszych egzemplarzy produkcyjnych w oparciu o DTW zgodnie z Procedurą zakupu SpW, stanowiącą załącznik Nr 5 decyzji Nr 72/MON.

16. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się, na etapie planowania procesu nadzoru, odstąpienie od uwzględnienia w projekcie wniosku Ministra Obrony Narodowej, o którym mowa w pkt 8 wytycznych, czynności określonych w pkt 13 lub 14 wytycznych. W takim przypadku w założeniach, o których mowa w pkt 8 wytycznych, określa się wymóg dokonania oceny wyników projektu odpowiednio na podstawie postanowień pkt 26–32 decyzji Nr 72/MON.

17. Przy opracowaniu założeń do realizacji projektu, o których mowa w pkt 8 wytycznych, należy zapewnić pełną zgodność pożądanych terminów jego realizacji, w formie harmonogramu, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia MNiSW, z wymaganiami w zakresie nadzoru nad projektem, obejmującymi ustalenie sposobu realizacji i zarządzania, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia MNiSW.

18. Wniosek Ministra Obrony Narodowej, o którym mowa w pkt 8 wytycznych, zawierający wymagania w zakresie nadzoru nad projektem rozwojowym podlega opiniowaniu w szczególności przez IU, w przypadku gdy IU nie jest koordynatorem, DPZ, ZPR-P8 oraz gestora stosownie do ich właściwości a następnie uzgodnieniu przez Sekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej. Postanowienia pkt 47 decyzji Nr 72/MON stosuje się odpowiednio.

19. Na podstawie zaakceptowanego przez Ministra Obrony Narodowej wniosku, o którym mowa w pkt 8 wytycznych, koordynator opracowuje projekt wniosku o podjęcie czynności nadzoru nad projektem realizowanym w obszarze obronności i bezpieczeństwa państwa poza resortem obrony narodowej, zwany wnioskiem o podjęcie czynności nadzoru. Wzór wniosku zawiera załącznik Nr 1 do wytycznych.

20. Projekt wniosku o podjęcie czynności nadzoru, o którym mowa w pkt 19 wytycznych, w szczególności zawiera:

1) nazwę projektu;

2) podstawę formalną realizacji procesu nadzoru nad projektem;

3) podstawę merytoryczną realizacji procesu nadzoru nad projektem;

4) nazwę zlecającego realizację projektu;

5) cele główne i cele szczegółowe projektu;

6) harmonogram, pożądanych terminów realizacji projektu w tym jego etapów w szczególności podlegających rozliczeniu w ramach procesu nadzoru;

7) sposób organizacji kontroli, nadzoru i odbioru wyników projektu (jego etapów);

8) wskazanie koordynatora projektu wraz z uzasadnieniem;

9) określenie odpowiedzialności koordynatora w procesie nadzoru;

10) wskazanie komórek lub jednostek organizacyjnych wydzielających swoich przedstawicieli do zespołu nadzorującego, o którym mowa w § 7 ust. 2 rozporządzania MNiSW;

11) określenie odpowiedzialności dla każdego przedstawiciela komórki lub jednostki organizacyjnej wydzielającej swoich przedstawicieli do zespołu nadzorującego, o którym mowa w § 7 ust. 2 rozporządzania MNiSW;

12) w sprawach spornych wskazanie przedstawiciela wiodącego resortu obrony narodowej w zespole nadzorującym, o którym mowa w § 7 ust. 2 rozporządzania MNiSW odpowiedzialnego za przygotowanie, uzgodnienie z koordynatorem jednolitego stanowiska resortu obrony narodowej.

21. Udział przedstawicieli resortu obrony narodowej w zespole nadzorującym, o którym mowa w § 7 ust. 2 rozporządzania MNiSW, określa się na podstawie ustalonego szczegółowego sposobu realizacji i zarządzania projektem, w szczególności w zakresie organizacji kontroli, nadzoru i odbioru prac oraz innych uwarunkowań formalno-merytorycznych, terminowych jak i finansowych, mając na względzie:

1) złożoność merytoryczną problematyki, wymagającą zaangażowania większej liczby ekspertów resortu obrony narodowej z różnych dziedzin (dotyczy złożonych systemów SpW wymagającego zaangażowania kilku gestorów oraz COL);

2) możliwy międzynarodowy charakter realizacji projektu;

3) złożoność procesu pod względem przyjętej formuły zarządzania projektem oraz wymaganego sposobu jego nadzorowania jak i odbiorów wyników etapu projektu.

22. Projekt wniosku, o którym mowa w pkt 19 wytycznych, o podjęcie czynności nadzoru nad projektem podlega uzgodnieniu z dowódcą, szefem lub dyrektorem komórki lub jednostki organizacyjnej wyszczególnionej we wniosku oraz z dyrektorem DNiSW i DPZ, w przypadku gdy nie sprawują funkcji koordynatora, Biura do Spraw Procedur Antykorupcyjnych i Szefem IU, w przypadku gdy nie sprawuje funkcji koordynatora i projekt wniosku dotyczy projektu rozwojowego.

23. W przypadku braku możliwości uzyskania uzgodnienia projektu wniosku, o którym mowa w pkt 19 wytycznych, o podjęcie czynności nadzoru nad projektem, ostateczną decyzję w kwestiach spornych podejmuje Sekretarz Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej na podstawie pisemnych stanowisk odrębnych koordynatora oraz komórki lub jednostki organizacyjnej nie uzgadniającej projektu wniosku.

24. Uzgodniony projekt wniosku o podjęcie czynności nadzoru, o którym mowa w pkt 19 wytycznych, podlega akceptacji przez Sekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej.

25. Zaakceptowany, zgodnie z postanowieniami pkt 24 wytycznych, wniosek o podjęcie czynności nadzoru nad projektem stanowi podstawę formalną dla koordynatora do występowania do dowódców, szefów lub dyrektorów komórek lub jednostek organizacyjnych o imienne wskazanie osób do zespołu nadzorującego, zgodnie z wnioskiem o podjęcie czynności nadzoru. Wykaz imienny osób wydzielonych z poszczególnych jednostek i komórek organizacyjnych do zespołu nadzorującego podlega bieżącemu uaktualnieniu przez koordynatora.

26. Dopuszcza się, w projektach o charakterze priorytetowym dla resortu obrony narodowej, wskazanie przedstawiciela resortu obrony narodowej do sprawowania funkcji przewodniczącego zespołu nadzorującego. W takim przypadku funkcję sekretarza zespołu nadzorującego pełni przedstawiciel zlecającego.

27. Potrzebę wskazania przedstawiciela resortu obrony narodowej do sprawowania funkcji przewodniczącego zespołu nadzorującego określa się, wraz z uzasadnieniem, w projekcie wniosku o podjęcie czynności nadzoru, o którym mowa w pkt 19 wytycznych.

28. Osoby wskazane do zespołu nadzorującego, zgodnie z postanowieniami pkt 25 wytycznych, muszą posiadać wiedzę i doświadczenie w zakresie przedmiotu projektu podlegającego procesowi nadzoru.

29. Na podstawie zaakceptowanego, zgodnie z pkt 24 wytycznych, wniosku koordynator podejmuje działania, zapewniające nadzór nad projektem zgodnie z wypracowanymi i zaakceptowanymi w resorcie obrony narodowej założeniami, wnioskiem o podjęcie czynności nadzoru oraz innymi dokumentami merytorycznymi w tym w szczególności dla projektu rozwojowego WO, SW oraz WZTT lub ZTT.

Rozdział 3

Realizacja procesu nadzoru

30. Rozpoczęcie realizacji procesu nadzoru nad projektem odbywa się od chwili powołania przez zlecającego zespołu nadzorującego. Koordynator przekazuje pisemną informację dowódcom, szefom lub dyrektorom komórek lub jednostek organizacyjnych wydzielających swoich przedstawicieli do zespołu nadzorującego, która w szczególności zawiera nazwę projektu oraz datę planowanego pierwszego posiedzenia zespołu nadzorującego. Do pisemnej informacji dołącza się kopię wniosku, o którym mowa w pkt 24 wytycznych.

31. Koordynator w procesie nadzoru w szczególności odpowiada za:

1) koordynowanie całości przedsięwzięć związanych z udziałem przedstawicieli resortu obrony narodowej w zespołach nadzorujących w tym:

a) prowadzenie korespondencji pomiędzy resortem obrony narodowej a zlecającym w zakresie projektów, które poddawane będę procesowi nadzoru,

b) prowadzenie korespondencji wewnątrz resortu obrony narodowej związanej z nadzorowanymi projektami w zakresie wypracowania jednolitego stanowiska resortu w sprawach istotnych obejmujących w szczególności wypracowanie rekomendacji o potrzebie kontynuowania lub przerwaniu realizacji projektu,

c) przygotowywanie, w oparciu o opinie osób wyznaczonych do zespołu nadzorującego, projektów stanowiska resortu obrony narodowej dotyczących realizacji nadzorowanych projektów w tym w szczególności zgodności ich realizacji z założeniami zawartymi we wniosku Ministra Obrony Narodowej, o których mowa w pkt 19 wytycznych,

d) gromadzenie, archiwizacja i udostępnianie dokumentacji związanej z nadzorowanymi projektami w szczególności dokumentów stanowiących wyniki zakończonych etapów jak i całości projektów oraz korespondencji związanej z procesem opracowania i uzgodnienia projektu wniosku, o którym mowa w pkt 8 oraz korespondencji, o której mowa w ppkt 1 lit. a–c,

e) koordynowanie procesu opiniowania i uzgadniania dokumentów otrzymanych od wykonawcy projektu, poprzez zlecającego, w szczególności:

– PK, ATE i PrZTT,

– OPK i ZTT,

– OPW oraz zweryfikowanych ZTT,

– metodyk badawczych, PBK oraz decyzji o przeprowadzeniu BK,

– DTW,

f) dla badań naukowych, koordynowanie realizacji projektów odpowiednio i zgodnie z etapami jak i czynnościami określonymi na podstawie przepisów w sprawie koordynacji, planowania i realizacji badań naukowych w resorcie obrony narodowej;

2) przygotowywanie raportów i opinii dotyczących nadzorowanych projektów na potrzeby osób zajmujących kierownicze stanowiska w Ministerstwie Obrony Narodowej oraz raportu rocznego, opracowywanego w terminie do dnia 28 lutego roku kalendarzowego, przekazywanego do DNiSW;

3) koordynowanie współpracy pomiędzy zespołami nadzorującymi projekty realizowane w ramach PU i programu operacyjnego, o których mowa w decyzji Nr 72/MON;

4) nadzorowanie poprawności funkcjonowania zespołów nadzorujących, w części dotyczącej resortu obrony narodowej, w szczególności w zakresie zapewnienia ochrony interesu Sił Zbrojnych;

5) prowadzenie szkoleń, instruktaży oraz bieżących konsultacji dla osób wyznaczonych z resortu obrony narodowej do zespołów nadzorujących;

6) reprezentowanie resortu obrony narodowej w kontaktach ze zlecającym oraz z wykonawcami nadzorowanych projektów. Kontakty z wykonawcami nadzorowanych projektów koordynator realizuje poprzez zlecającego;

7) inicjowanie przeglądów krytycznych nadzorowanych projektów, przeprowadzanych przez zespoły nadzorujące.

32. Przedstawiciele resortu obrony narodowej wyznaczeni do zespołu nadzorującego w procesie nadzoru zobowiązani są do:

1) osobistego uczestnictwa w posiedzeniach zespołu nadzorującego. W przypadku braku możliwości wzięcia udziału w posiedzeniu zespołu nadzorującego dowódca, szef lub dyrektor komórki lub jednostki organizacyjnej wydzielającej osobę do zespołu nadzorującego pisemnie zawiadamia koordynatora o powodach jej nieobecności z jednoczesnym wskazaniem innej osoby w zastępstwie;

2) realizacji czynności w ramach zespołu nadzorującego zgodnie z jego regulaminem mając na względzie postanowienia § 7 ust. 4 rozporządzenia MNiSW;

3) przedstawiania opinii i wniosków na posiedzeniach zespołu nadzorującego lub w trybie odrębnym, jeżeli przewodniczący zespołu nadzorującego dopuścił taką możliwość, stosownie do posiadanych kompetencji mając na względzie interes Sił Zbrojnych;

4) udziału, w ramach zespołu nadzorującego, w opracowywaniu dokumentów związanych z procesem nadzoru i oceny postępów w szczególności: notatek, opinii, raportów, sprawozdań oraz protokołów, w tym protokołów odbioru etapów oraz protokołu końcowego, a także rekomendacji dla zlecającego, dotyczących dalszej realizacji projektu;

5) udziału w przeglądach krytycznych projektów;

6) prowadzenia bieżącej analizy ryzyka, w zakresie posiadanych kompetencji, w szczególności identyfikacji możliwych zagrożeń w realizacji nadzorowanego projektu oraz ich wpływu na przewidywane do osiągnięcia cele oraz spełnienia wymagań stawianych przez Siły Zbrojne;

7) przedstawiania przewodniczącemu zespołu nadzorującego propozycji działań naprawczych lub ograniczających możliwość zajścia zdarzeń mających wpływ na cele projektu jak i spełnienie wymagań stawianych przez Siły Zbrojne;

8) udziału w odbiorach wyników poszczególnych etapów i całości projektu;

9) udziału w procesie opiniowania i uzgadniania dokumentów wytworzonych w ramach projektu, podlegającego procesowi nadzoru, w szczególności dla projektów rozwojowych:

a) PK, ATE i PrZTT,

b) OPK i ZTT,

c) OPW oraz zweryfikowanych ZTT,

d) metodyk badawczych, PBK oraz decyzji o przeprowadzeniu BK,

e) PrW i zweryfikowanych ZTT,

f) PTe oraz Metodyk testów,

g) DTW;

10) w ramach projektów rozwojowych udziału w opracowaniu dokumentów obejmujących OPK i ZTT;

11) opracowania projektów pism (wystąpień) dowódcy, szefa lub dyrektora jednostki lub komórki organizacyjnej resortu, która wydzieliła osobę do zespołu nadzorującego dotyczących procesu nadzoru jak i nadzorowanych projektów. Przy adresowaniu pism (wystąpień) należy stosować zasadę, że stroną reprezentującą resort obrony narodowej w kontaktach z wykonawcami i zlecającym jest koordynator;

12) udział w szkoleniach i instruktażach organizowanych przez koordynatora dla osób wyznaczonych z resortu obrony narodowej do zespołów nadzorujących.

33. Koordynator oraz przedstawiciele resortu obrony narodowej w zespole nadzorującym, o którym mowa w § 7 ust. 2 rozporządzania MNiSW, w ramach realizacji procesu nadzoru weryfikują realizację wymagań ujętych w pkt 9 wytycznych.

34. W przypadku gdy w trakcie realizacji projektu okaże się, że jego wyniki nie spełniają założeń określonych w zaakceptowanym przez Ministra Obrony Narodowej wniosku, o którym mowa w pkt 8 wytycznych, przedstawiciel resortu obrony narodowej w zespole nadzorującym, a w przypadku występowania przedstawiciela wiodącego, o którym mowa w pkt 20 ppkt 12 wytycznych, przedstawiciel wiodący może złożyć wniosek do przewodniczącego zespołu nadzorującego o wstrzymanie, weryfikację lub przerwanie realizacji projektu. Wniosek przedkłada się do wiadomości koordynatora.

Rozdział 4

Postanowienia końcowe

35. Do zarządzania dokumentacją techniczną, wytworzoną w wyniku realizacji projektów, w stosunku do których podjęte były czynności nadzoru zgodnie z wytycznymi, stosuje się odpowiednio postanowienia decyzji Nr 349/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 20 września 2011 r. w sprawie wprowadzenia „Instrukcji w sprawie zarządzania dokumentacja techniczną Uzbrojenia i Sprzętu Wojskowego” oraz „Instrukcji w sprawie określenia wymagań na dokumentację techniczną Uzbrojenia i Sprzętu Wojskowego” (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. Nr 19, poz. 287).

36. Do czynności związanych z zagospodarowaniem aktywów trwałych uzyskanych w wyniku realizacji nadzorowanych projektów – w stosunku, do których zlecający, na podstawie odrębnych przepisów, zapewnił wyłączne prawa do uzyskanych wyników projektu, w tym przede wszystkim do dokumentacji technicznej, Skarbowi Państwa reprezentowanemu przez Ministra Obrony Narodowej – stosuje się odpowiednio postanowienia załącznika Nr 6 do decyzji Nr 72/MON.

37. Dla projektów objętych procesem nadzoru przed wejściem w życie niniejszych wytycznych koordynator podejmuje działania mające na celu dostosowanie istniejącego procesu nadzoru do zasad określonych w wytycznych, a w szczególności:

1) inicjuje dokonanie przeglądu krytycznego nadzorowanego projektu;

2) opracowuje, uzgadnia i przedkłada do akceptacji Sekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej projekt wniosku o podjęcie czynności nadzoru, o którym mowa w pkt 19 wytycznych. Postanowienia wytycznych stosuje się odpowiednio;

3) określa w szczególności:

a) czynności wymagane do wykonania przez przedstawicieli resortu obrony narodowej wydzielonych do prac w zespołach nadzorujących,

b) czynności niezbędne do wykonania przez zlecającego w celu zapewnienia efektywnego procesu nadzoru oraz właściwego udziału przedstawicieli resortu obrony narodowej w pracach zespołów nadzorujących;

4) organizuje szkolenie, o którym mowa w pkt 31 ppkt 5 wytycznych, dla osób wydzielonych do prac w zespołach nadzorujących w szczególności w zakresie obowiązujących przepisów normujących proces nadzoru nad projektami w tym wytycznych oraz regulaminu zespołu nadzorującego;

5) realizuje czynności nadzoru nad projektem zgodnie z zaakceptowanym przez Sekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej wnioskiem o podjęcie czynności nadzoru, o którym mowa w pkt 19 wytycznych.

38. W przypadku braku możliwości wykonania czynności, o których mowa w pkt 37 wytycznych, proces nadzoru realizowany przez resort obrony narodowej należy ograniczyć do czynności, o których mowa w pkt 27–33 decyzji Nr 72/MON. Decyzję w tym zakresie dla badań naukowych lub projektów rozwojowych podejmuje koordynator odpowiednio w uzgodnieniu z Dyrektorem DNiSW lub Dyrektorem DPZ, w przypadku gdy nie są oni koordynatorami. W pozostałych przypadkach decyzję podejmuje koordynator samodzielnie.

39. Dla projektów przewidywanych do objęcia procesem nadzoru, których:

1) realizacja nie została rozpoczęta przed wejściem w życie wytycznych,

2) podstawą formalną ich realizacji jest wniosek, o którym mowa w pkt 19 wytycznych,

3) podstawą merytoryczną realizacji nie są dokumenty, o których mowa w pkt 7 wytycznych

– w ramach czynności, o których mowa w pkt 37 wytycznych, koordynator rekomenduje zlecającemu zmianę warunków realizacji umowy poprzez wprowadzenie etapu obejmującego fazę analityczno-koncepcyjną, w wyniku której wykonawca opracuje projekt WZTT, na podstawie dostarczonego przez koordynatora wyciągu z WO, które poddane zostanie dalszej procedurze uzgodnień stosownie do postanowień decyzji Nr 72/MON. Postanowienia wytycznych stosuje się odpowiednio.

40. W celu zapewnienia ciągłości nadzoru nad projektami objętymi procesem nadzoru przed wejściem w życie niniejszych wytycznych, do czasu opracowania wniosku, o którym mowa w pkt 19 wytycznych, oraz zrealizowania czynności, o których mowa w pkt 37 wytycznych, zespoły nadzorujące funkcjonują w składzie i na zasadach dotychczas obowiązujących. W przypadku konieczności dokonania zmian w składzie zespołów nadzorujących, dowódcy, szefowie lub dyrektorzy komórek lub jednostek organizacyjnych lub ich następcy prawni wyznaczają swoich przedstawicieli do składu zespołów nadzorujących.

41. Wprowadza się wykaz skrótów użytych w wytycznych stanowiący załącznik Nr 2 do wytycznych.

Załącznik Nr 1 do wytycznych

Załącznik Nr 2 do wytycznych

Wykaz skrótów użytych w wytycznych