Dzienniki Urzędowe - rok 2003 nr 10 poz. 115

Na podstawie § 1 pkt 11 lit. e oraz § 2 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz.U. Nr 94, poz. 426), w celu określenia zakresu i trybu planowania i realizacji współpracy resortu obrony narodowej z zagranicą, w dostosowaniu do struktury organizacyjnej resortu, oraz określenia merytorycznej odpowiedzialności w tym przedmiocie ustalam:

1. Szczegółowe zasady oraz tryb planowania i realizacji współpracy resortu obrony narodowej z zagranicą określa instrukcja stanowiąca załącznik do decyzji.

2. Decyzja nie dotyczy:

1) współpracy Wojskowych Służb Informacyjnych z zagranicą w sprawach wynikających z merytorycznego zakresu ich działania oraz nie narusza określonych w odrębnych przepisach uprawnień Szefa Wojskowych Służb Informacyjnych w tym zakresie;

2) trybu opracowywania i rozpatrywania wewnątrz resortu obrony narodowej projektów umów z partnerami zagranicznymi oraz zasad ewidencjonowania tych umów.

3.Traci moc decyzja Nr 200/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 20 grudnia 1995 r. w sprawie zasad planowania i realizacji kontaktów resortu obrony z zagranicą wraz z załączoną instrukcją (Dz. Rozk. MON poz. 247).

4. Decyzja wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Minister Obrony Narodowej: J. Szmajdziński

Załącznik do decyzji Nr 174/MON Ministra Obrony Narodowej
z dnia 26 czerwca 2003 r.(poz. 115)

INSTRUKCJA
O ZASADACH PLANOWANIA I REALIZACJI WSPÓŁPRACY RESORTU OBRONY NARODOWEJ Z ZAGRANICĄ

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1.1. Instrukcja określa zasady i tryb postępowania komórek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej oraz jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych - zwanych dalej „jednostkami organizacyjnymi resortu” - w dziedzinie planowania i realizacji współpracy z zagranicą, w tym z organizacjami międzynarodowymi.

2. Współpraca resortu obrony narodowej z zagranicą, w rozumieniu niniejszej instrukcji, obejmuje przedsięwzięcia realizowane w kraju i za granicą:

1) ujęte w rocznym „Planie udziału resortu obrony narodowej w realizacji przedsięwzięć integracyjnych z NATO i UE, współpracy zagranicznej oraz implementacji międzynarodowych porozumień rozbrojeniowych”, zwanym dalej „planem współpracy”;

2) ujęte w rocznym „Planie kształcenia i doskonalenia zawodowego w resorcie obrony narodowej”, w części dotyczącej kształcenia żołnierzy i pracowników wojska za granicą, zwanym dalej „planem szkolenia”;

3) nieobjęte planami, o których mowa w pkt. 1 i 2, wynikające z potrzeb jednostek organizacyjnych resortu oraz propozycji partnerów zagranicznych, jeśli zakres merytoryczny tych przedsięwzięć jest zgodny z wytycznymi do planowania współpracy z zagranicą, o których mowa w § 5.

§ 2. Użyte w niniejszej instrukcji określenia oznaczają:

1) planowanie - uzgadnianie tematyki i organizacji zamierzonych przedsięwzięć, w tym z partnerami zagranicznymi, z uwzględnieniem środków budżetowych niezbędnych do ich realizacji;

2) realizacja - działania związane z bezpośrednim przygotowaniem i przeprowadzeniem przedsięwzięć pod względem organizacyjnym i merytorycznym;

3) koordynacja - harmonizowanie działań jednostek organizacyjnych resortu i partnerów zagranicznych na etapie planowania i realizacji przedsięwzięć;

4) weryfikacja - działania mające na celu dostosowanie zaplanowanych zamierzeń do obowiązujących przepisów oraz istniejących uwarunkowań merytorycznych, organizacyjnych i finansowych;

5) harmonizacja - zgrywanie działań jednostek organizacyjnych resortu mające na celu organizowanie ich uzgodnionego współdziałania w realizacji założonych celów współpracy z zagranicą na etapie planowania jak i implementacji uzgodnionych przedsięwzięć;

6) instytucja koordynująca - jednostkę organizacyjną resortu, której zadaniem jest koordynacja działalności jednostek organizacyjnych przyporządkowanych w zakresie planowania i realizacji współpracy z partnerami zagranicznymi;

7) instytucja realizująca - jednostkę organizacyjną resortu przyporządkowaną instytucji koordynującej, bezpośrednio zaangażowaną w przygotowanie i przeprowadzenie przedsięwzięcia współpracy zagranicznej pod względem organizacyjnym i merytorycznym;

8) uwierzytelniona lista - zestawienie uczestników danego przedsięwzięcia wraz z dodatkowymi danymi opatrzone pieczęcią urzędową instytucji realizującej i podpisane przez jej szefa (równorzędnego) lub osobę przez niego upoważnioną rozkazem dziennym;

9) szef instytucji - dyrektora (szefa, dowódcę, komendanta) jednostki organizacyjnej resortu, o której mowa w pkt. 6 lub 7.

§ 3.1. Całokształtem współpracy resortu obrony narodowej z zagranicą kieruje Podsekretarz Stanu do spraw Polityki Obronnej.

2. Organem wykonawczym Podsekretarza Stanu do spraw Polityki Obronnej w zakresie współpracy resortu z zagranicą jest Departament Współpracy Międzynarodowej.

3. Za współpracę z zagranicą w odniesieniu do bezpośrednio podporządkowanych jednostek organizacyjnych resortu odpowiadają: Sekretarz Stanu - I Zastępca Ministra Obrony Narodowej, Szef Sztabu Generalnego Wojska Polskiego, Podsekretarze Stanu, Dyrektor Generalny Ministerstwa oraz dowódcy rodzajów Sił Zbrojnych.

4. Osoby funkcyjne, o których mowa w ust. 3, w podległych strukturach organizacyjnych wyznaczają instytucje koordynujące.5. Jednostki organizacyjne resortu bezpośrednio podległe Ministrowi Obrony Narodowej koordynują współpracę z zagranicą we własnym zakresie, z zastrzeżeniem pkt 6.

6. W koordynacji współpracy z zagranicą Ministra Obrony Narodowej współdziała Departament Współpracy Międzynarodowej.

7. Szczegółowe wytyczne do planowania i realizacji współpracy jednostek organizacyjnych Sił Zbrojnych z zagranicą określa Szef Sztabu Generalnego Wojska Polskiego.

§ 4.1. Do zadań instytucji koordynującej należy w szczególności:

1) harmonizacja działalności planistycznej przyporządkowanych instytucji realizujących;

2) analizowanie i weryfikacja wniosków zgłaszanych przez przyporządkowane instytucje realizujące oraz opracowywanie na ich podstawie „Wniosków-zgłoszeń” do planu współpracy i zestawień oraz „Zestawień propozycji do planu współpracy”;

3) koordynacja realizacji planu współpracy w zakresie prowadzonej działalności, a w tym nadzór nad przygotowaniem merytorycznym i organizacyjnym przedsięwzięć;

4) rezerwacja, zakup i wydawanie biletów na wyjazd za granicę;

5) zatwierdzanie „Zarządzeń wyjazdów służbowych za granicę” i „Programów i kosztorysów pobytu delegacji zagranicznych”;

6) w porozumieniu z przyporządkowanymi instytucjami realizującymi, wdrażanie wymagań formalnych partnerów zagranicznych związanych z uzyskaniem zgody na wyjazd i pobyt za granicą żołnierzy, również w przypadku wyjazdu z uzbrojeniem i sprzętem wojskowym, z zastrzeżeniem §15;

7) opiniowanie wniosków instytucji realizujących, dotyczących propozycji przedsięwzięć nieplanowych i kierowanie ich do zatwierdzenia;

8) prowadzenie ewidencji i sprawozdawczości w zakresie współpracy z zagranicą.

2. Własne przedsięwzięcia współpracy z zagranicą instytucja koordynująca realizuje samodzielnie.

Rozdział 2

Planowanie i finansowanie współpracy z zagranicą

§ 5.1. Podstawą planowania współpracy z zagranicą na następny rok kalendarzowy są następujące dokumenty:

1) „Wytyczne Ministra Obrony Narodowej do planowania budżetowego”;

2) „Wytyczne Podsekretarza Stanu do spraw Polityki Obronnej do planowania współpracy resortu obrony narodowej z zagranicą”.

2. Wytyczne, o których mowa w ust. 1 pkt 2, opracowuje corocznie Departament Współpracy Międzynarodowej i przedkłada Podsekretarzowi Stanu do spraw Polityki Obronnej do zatwierdzenia w terminie do końca lutego danego roku.

§ 6.1. „Wnioski-zgłoszenia” oraz „Zestawienia propozycji” na następny rok do planu współpracy (§ 1 ust 2 pkt 1), szefowie instytucji realizujących zgłaszają do właściwych instytucji koordynujących, na podstawie wytycznych Podsekretarza Stanu do spraw Polityki Obronnej i w oparciu o aktualnie obowiązujące normy budżetowe oraz zgodnie z uregulowaniami w sprawie planowania i realizacji budżetu. „Wnioski-zgłoszenia” sporządza się według wzoru określonego w załączniku nr 1, a „Zestawienia propozycji” według wzoru określonego w załączniku nr 2.

2. Zweryfikowane „Wnioski-zgłoszenia” oraz „Zestawienia propozycji” do planu współpracy na następny rok szefowie instytucji koordynujących przesyłają do Departamentu Współpracy Międzynarodowej w terminie do końca kwietnia danego roku odpowiednio według wzorów określonych w załącznikach nr 1 lub nr 2.

3. „Wnioski-zgłoszenia” oraz „Zestawienia propozycji” do planu współpracy z zagranicą osób funkcyjnych, o których mowa w § 3 ust. 3, instytucje koordynujące sporządzają i przesyłają do Departamentu Współpracy Międzynarodowej w terminie, o którym mowa w ust. 2.

4. „Wnioski-zgłoszenia” oraz „Zestawienie propozycji” dotyczące współpracy z zagranicą Ministra Obrony Narodowej sporządza Departament Współpracy Międzynarodowej w porozumieniu z Sekretariatem Ministra Obrony Narodowej w terminie, o którym mowa w ust. 2.

5. W uzasadnionych przypadkach, na prośbę partnera zagranicznego, Departament Współpracy Międzynarodowej jest upoważniony do przyśpieszania terminu nadsyłania „Wniosków-zgłoszeń” oraz „Zestawień propozycji” do planu współpracy z danym państwem.

6. Dopuszcza się samodzielne uzgadnianie przedsięwzięć współpracy z zagranicą przez instytucje koordynujące, pod warunkiem akceptacji takiego systemu planowania przez partnera zagranicznego. Uzgodnione przedsięwzięcia szef instytucji koordynującej ujmuje w „Planie współpracy dwustronnej”, sporządzonym według wzoru określonego w załączniku nr 3, i przekazuje do Departamentu Współpracy Międzynarodowej w terminie do końca października danego roku.

§ 7.1. Współpraca z zagranicą jednostek organizacyjnych resortu, które nie są finansowane wyłącznie ze środków budżetowych resortu obrony narodowej, nie wymagająca uzgodnień na szczeblu resortowym, nie podlega planowaniu w trybie określonym w § 6.

2. Jednostki organizacyjne, o których mowa w ust. 1, przesyłają raz na kwartał wykaz zrealizowanych przedsięwzięć do właściwych instytucji koordynujących.

3. Instytucje koordynujące sporządzają „Kwartalne zestawienia zrealizowanych przedsięwzięć współpracy zagranicznej” przez jednostki organizacyjne, o których mowa w ust. 1, i przekazują do Departamentu Współpracy Międzynarodowej dla celów ewidencyjnych, według wzoru określonego w załączniku nr 4.

§ 8.1. Wstępny projekt planu współpracy z zagranicą na następny rok (§ 1 ust 2 pkt 1), Departament Współpracy Międzynarodowej opracowuje na podstawie propozycji:

1) zgłoszonych zgodnie z § 6;

2) przedstawionych przez partnerów zagranicznych i uzgodnionych z instytucjami koordynującymi resortu.

- w terminie do dnia 31 sierpnia danego roku.

2. Uzgodnienia propozycji przedsięwzięć, o których mowa w ust. 1 pkt 2, prowadzi Departament Współpracy Międzynarodowej z partnerami zagranicznymi oraz instytucjami koordynującymi na drodze negocjacji bezpośrednich lub korespondencyjnie, z wyjątkiem uzgodnień, o których mowa w § 6 ust. 6.

3. Departament Współpracy Międzynarodowej przedkłada do akceptacji Podsekretarzowi Stanu do spraw Polityki Obronnej uzgodniony projekt planu współpracy na następny rok nie później niż do dnia 5 grudnia danego roku. Minister Obrony Narodowej zatwierdza projekt planu współpracy na wniosek Podsekretarza Stanu do spraw Polityki Obronnej do dnia 15 grudnia danego roku.

4. Zatwierdzenie planu współpracy przez Ministra Obrony Narodowej następuje zgodnie z przepisami decyzji o planowaniu i realizacji budżetu resortu obrony narodowej.

5. Departament Współpracy Międzynarodowej przesyła odpowiednie wyciągi z zatwierdzonego przez Ministra Obrony Narodowej planu współpracy do instytucji koordynujących.

§ 9.1. Osoba funkcyjna, o której mowa w § 3 ust. 3, na podstawie wniosku szefa instytucji koordynującej wyraża zgodę na:

1) rezygnację z realizacji przedsięwzięcia ujętego w zatwierdzonym planie współpracy;

2) przyjęcie nieplanowego zamierzenia, o którym mowa w § 1 ust. 2 pkt 3, po wskazaniu przez szefa instytucji koordynującej źródła finansowania.

2. W przypadku wymienionym w ust 1 pkt 1 lub 2, szef instytucji koordynującej powiadamia Departament Współpracy Międzynarodowej oraz Biuro Ataszatów Wojskowych, a jeżeli przedsięwzięcie było uzgadniane samodzielnie w trybie § 6 ust. 6, ponadto partnera zagranicznego.

3. Minister Obrony Narodowej rozpatruje wnioski w sprawie rezygnacji z realizacji przedsięwzięć ujętych w zatwierdzonym planie współpracy oraz przyjęciu przedsięwzięć nieplanowych, o których mowa w § 1 ust 2 pkt 3, w odniesieniu do:

1) członków Kierownictwa Ministerstwa Obrony Narodowej;

2) dowódców rodzajów Sił Zbrojnych, po uprzednim zaopiniowaniu przez Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego.

Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio.

Finansowanie współpracy z zagranicą

§ 10.1. Współpraca jednostek organizacyjnych resortu z zagranicą finansowana jest ze środków wydzielonych przez poszczególnych dysponentów środków budżetowych na podstawie:

1) decyzji budżetowej Ministra Obrony Narodowej na dany rok,

2) do czasu jej wydania - projektów wydatków budżetowych, przedłożonych w trybie określonym przez Dyrektora Departamentu Budżetowego.

2. Przedsięwzięcia nieplanowe, o których mowa w § 1 ust 2 pkt 3, realizowane są w ramach środków budżetowych na współpracę z zagranicą, przeznaczonych dla jednostki organizacyjnej resortu na dany rok.

3. Współpraca z zagranicą jednostek organizacyjnych resortu, które nie są finansowane wyłącznie ze środków budżetowych resortu obrony narodowej, realizowana w ramach działalności statutowej, finansowana jest ze środków własnych tych jednostek.

§ 11.1. Dysponenci środków budżetowych planujący wydatki na realizację przedsięwzięć, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 1, są obowiązani przedstawić do Departamentu Współpracy Międzynarodowej wysokość tych wydatków na kolejny rok, w terminie do końca kwietnia danego roku oraz aktualizować te dane zgodnie z przebiegiem planowania budżetowego.

2. Informacje o wydatkach, o których mowa w ust. 1, przedstawia się z podziałem na podróże zagraniczne oraz kontakty zagraniczne (pobyt delegacji zagranicznych w kraju).

Rozdział 3

Realizacja współpracy z zagranicą

§ 12.1. Podstawą realizacji współpracy jednostek organizacyjnych resortu z zagranicą, z zastrzeżeniem § 25 i § 26, są:

1) zatwierdzony przez Ministra Obrony Narodowej plan współpracy (§ 1 ust 2 pkt 1), a do czasu wydania decyzji budżetowej Ministra Obrony Narodowej na dany rok - zatwierdzony projekt planu współpracy (§ 8 ust.3);

2) decyzje osób funkcyjnych wymienionych w § 3 ust 3 - w odniesieniu do przedsięwzięć, o których mowa w § 1 ust 2 pkt 3.

2. Realizacji wydatków na współpracę z zagranicą jednostek organizacyjnych resortu dokonują właściwi dysponenci środków budżetowych, na podstawie zatwierdzonych „Zarządzeń wyjazdów za granicę” (§ 13 ust. 5) oraz „Programów i kosztorysów pobytu delegacji zagranicznych” (§ 16 ust. 1).

3. Podczas realizacji współpracy z zagranicą należy brać pod uwagę i uwzględniać wymogi formalne zgłaszane przez partnera zagranicznego, jeżeli nie naruszają one obowiązujących przepisów i regulacji krajowych.

4. Wyjazdy przedstawicieli resortu obrony narodowej, finansowane przez zagraniczne i krajowe podmioty prowadzące działalność gospodarczą, realizowane są według odrębnej decyzji Ministra Obrony Narodowej.

5. Udział małżonek (małżonków), towarzyszących członkom kierownictwa Ministerstwa Obrony Narodowej i dowódcom rodzajów Sił Zbrojnych w przedsięwzięciach współpracy zagranicznej, może nastąpić w uzgodnieniu z partnerem zagranicznym, zgodnie z protokołem dyplomatycznym.

6. W przypadku, o którym mowa w ust. 5, pociągającym za sobą wydatki z budżetu resortu, osoba zainteresowana występuje o zgodę do Ministra Obrony Narodowej.

Podróże służbowe zagraniczne

§ 13.1. Właściwy pod względem merytorycznym dobór osób wyjeżdżających służbowo za granicę należy do obowiązków szefa instytucji realizującej.

2. W przypadku wyjazdu żołnierzy lub pracowników wojska, szef instytucji realizującej sporządza „Zarządzenie wyjazdu za granicę” według wzoru określonego w załączniku nr 5. W „Zarządzeniu wyjazdu za granicę” należy także wyszczególnić/dołączyć:

1) na wniosek partnera zagranicznego - zajmowane stanowiska służbowe przedstawicieli resortu biorących udział w przedsięwzięciu oraz uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych (przedstawia instytucja realizująca);

2) w przypadku wyjazdu samochodem - markę i numer rejestracyjny pojazdu, pojemność silnika (tylko w przypadku przejazdu samochodem prywatnym), trasę przejazdu, w tym punkty graniczne między poszczególnymi państwami i terminy ich przekroczenia;

3) w przypadku wyjazdu w umundurowaniu wojskowym - dyspozycję na występowanie za granicą w mundurze wojskowym, po dopełnieniu niezbędnych formalności z partnerem zagranicznym;

4) w przypadku wyjazdu z uzbrojeniem i sprzętem wojskowym - uwierzytelnioną listę zawierającą liczbę, typ, rodzaj i numery przydzielonej broni oraz liczbę i rodzaj przewożonej amunicji, typ i rodzaj sprzętu wojskowego - uzgodnione każdorazowo, z odpowiednim wyprzedzeniem, przez właściwą instytucję koordynującą, zgodnie z przepisami i procedurami krajów tranzytowych i docelowego. Dane te z wyprzedzeniem powinny być przesłane do odpowiednich instytucji (MSZ, Straż Graniczna, organ kontroli celnej).

3. Wysokość należności finansowych ujętych w „Zarządzeniu wyjazdu za granicę” ustala się na podstawie:

1) rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej w sprawie należności za podróże i przeniesienia służbowe;

2) rozporządzenia właściwego ministra w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju;

3) specyfikacji o której mowa w rozporządzeniu Ministra Obrony Narodowej w sprawie określenia wysokości uposażenia oraz szczegółowych warunków ustalania i wypłacania innych należności pieniężnych żołnierzom skierowanym do akademii i szkół lub na kursy za granicę oraz organów właściwych w tych sprawach - w odniesieniu do przedsięwzięć ujętych w planie szkolenia (§ 1 ust. 2 pkt 2).

4. Przeznaczenie środków na zakup upominku okolicznościowego dla przewodniczącego delegacji regulują odrębne przepisy.

5. „Zarządzenie wyjazdu za granicę” szef instytucji realizującej przesyła do instytucji koordynującej nie później niż 10 dni przed terminem realizacji wyjazdu. Szef instytucji koordynującej po zatwierdzeniu przesyła ten dokument, nie później niż 7 dni przed terminem realizacji do:

1) organu finansowego właściwego dysponenta środków budżetowych - w celu wypłacenia osobom delegowanym stosownych należności finansowych;

2) Departamentu Współpracy Międzynarodowej - w celu ujęcia w ewidencji;

3) instytucji koordynującej Sztabu Generalnego Wojska Polskiego - w celu ujęcia w ewidencji, tylko w przypadku wyjazdu przedstawicieli Sił Zbrojnych;

4) Wojskowych Służb Informacyjnych i Biura Ataszatów Wojskowych oraz w razie potrzeby do odpowiedniego Przedstawicielstwa Wojskowego Rzeczypospolitej Polskiej przy organizacji międzynarodowej - w celu podjęcia właściwych działań związanych z przygotowaniem realizacji przedsięwzięcia, w tym przekazania informacji partnerom zagranicznym.

6. W przypadku wyjazdu za granicę przedstawicieli jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 7 ust. 1, lub wyjazdów, o których mowa w § 12 ust. 4, „Zarządzenia wyjazdu za granicę” sporządza instytucja koordynująca i przesyła do instytucji wymienionych w ust. 5 pkt4dla celów organizacyjno-ewidencyjnych.

7. W przypadku wyjazdu/tranzytu przez państwa NATO, instytucja realizująca sporządza - według wzoru określonego w załączniku nr 6 - „Rozkaz wyjazdu NATO” („NATO Travel Order” - NTO), który podpisuje i opatruje pieczęcią urzędową szef instytucji realizującej lub osoba przez niego upoważniona.

8. „Zarządzenie wyjazdu za granicę” stanowi podstawę do ujęcia w rozkazie dziennym instytucji realizującej udziału przedstawicieli tej instytucji w określonym przedsięwzięciu.

§ 14.1. Rezerwacji biletów dla osób delegowanych służbowo za granicę - zgodnie z decyzjami osób funkcyjnych wymienionych w § 3 ust. 3 - z wyjątkiem wyjazdów przedstawicieli jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 7 ust. 1 oraz wyjazdów, o których mowa w § 12 ust. 4, dokonują instytucje koordynujące lub upoważnione przez nie jednostki organizacyjne.

2. Przy wyborze środka transportowego należy korzystać przede wszystkim z usług przewoźników polskich oraz uwzględniać najtańsze połączenia, a do państw ościennych - planować transport kolejowy lub samochodowy.

3. Z usług przewoźników innych, niż określeni w ust. 1, można korzystać jedynie w przypadkach uzasadnionych szczególnymi względami, jak np. brak połączeń, terminy ważnych spotkań międzynarodowych, trudności powrotu do kraju itp.

4. Decyzję w sprawie wyboru środka transportu właściwego do odbycia podróży służbowej podejmuje szef instytucji koordynującej, mając na uwadze

postanowienia ust. 1-3 oraz minimalizację całkowitych kosztów przedsięwzięcia, na podstawie dokonanej kalkulacji porównawczej kosztów.

§ 15. Departament Współpracy Międzynarodowej zapewnia uzyskanie:

1) paszportów dyplomatycznych dla osób uprawnionych do ich posiadania;

2) wiz upoważniających do przekraczania granicy państwa w razie ich wymagania - na podstawie zarządzenia wyjazdu lub pisemnego wniosku szefa instytucji koordynującej, a także dokumentów wymaganych przez przedstawicielstwa dyplomatyczne krajów tranzytowych i docelowych.

Przyjmowanie delegacji zagranicznych w kraju

§ 16.1. Przyjęcie delegacji zagranicznej w kraju przez jednostkę organizacyjną resortu odbywa się na podstawie „Programu i kosztorysu pobytu delegacji zagranicznej”, sporządzonego przez szefa instytucji realizującej - według wzoru określonego w załączniku nr 7 i zatwierdzonego przez szefa instytucji koordynującej, nie później niż 7 dni przed realizacją przedsięwzięcia.

2. Program pobytu delegacji zagranicznej powinien zapewnić osiągnięcie zakładanego celu przedsięwzięcia, uwzględniać możliwości finansowe instytucji realizującej oraz spełniać wymogi godnej reprezentacji.

3. Wysokość należności finansowych ustala się zgodnie z zasadami naliczania należności na przyjazdy delegacji zagranicznych, określonymi w załączniku nr 8, oraz wskaźnikami norm budżetowych ustalonymi decyzją Podsekretarza Stanu do spraw Polityki Obronnej.

4. Kopie strony tytułowej „Programu i kosztorysu pobytu delegacji zagranicznej” szef instytucji koordynującej przesyła do Dyrektora Departamentu Współpracy Międzynarodowej, a w przypadku przedsięwzięć jednostek Sił Zbrojnych również do szefa instytucji koordynującej Sztabu Generalnego Wojska Polskiego - do celów ewidencyjnych.

5. Zezwolenia na wstęp cudzoziemców na teren obiektów wojskowych w sprawach związanych z realizacją kontaktów z zagranicą, wydaje szef instytucji koordynującej, każdorazowo po zasięgnięciu opinii Wojskowych Służb Informacyjnych, najpóźniej 7 dni przed planowanym przybyciem delegacji zagranicznej.

6. W celu uzyskania zgody, o której mowa w ust. 5, szef instytucji realizującej sporządza „Wniosek o wyrażenie opinii w sprawie wstępu na teren jednostki lub instytucji wojskowej”, według wzoru określonego w załączniku nr 9, który przesyła do szefa instytucji koordynującej, w terminie nie krótszym niż 14 dni przed planowanym przybyciem delegacji zagranicznej. W szczególnych przypadkach (sytuacje kryzysowe, klęski żywiołowe, nieplanowe wizyty wysokiego szczebla wynikające z aktualnych potrzeb, itp.) termin ten może zostać skrócony - z podaniem uzasadnienia.

7. W przypadku imprez otwartych, organizowanych w jednostkach organizacyjnych resortu (Dni Otwarte, Pokazy Lotnicze itp.) zezwolenia na wstęp cudzoziemców nie są wymagane, jednakże szef instytucji realizującej obowiązany jest do zgłoszenia tego typu przedsięwzięcia co najmniej na 14 dni przed jej planowanym rozpoczęciem do instytucji koordynującej oraz Wojskowych Służb Informacyjnych.

§ 17.1. Delegacji zagranicznej, w przypadku przyjazdu realizowanego na zasadzie wzajemności, jeżeli zawarte porozumienia dwustronne nie stanowią inaczej, przysługuje na koszt strony przyjmującej - zgodnie z zasadami określonymi w załączniku nr 8:

a) zakwaterowanie;

b) wyżywienie;

c) transport na terenie kraju zgodnie z programem pobytu;

d) pomoc medyczna w niezbędnym zakresie;

e) przyjęcie okolicznościowe, obsługa konferencyjna (w tym tłumaczenia);

f) udział w imprezie kulturalnej oraz upominki okolicznościowe - w zależności od programu pobytu i konkretnych ustaleń między delegacją a stroną przyjmującą.

2. Delegacji zagranicznej przybywającej na zasadach innych niż określone w ust. 1, instytucja realizująca, za zgodą szefa instytucji koordynującej, może zapewnić:

a) transport na terenie kraju zgodnie z programem pobytu;

b) przyjęcie okolicznościowe, obsługę konferencyjną (w tym tłumaczenia), udział w imprezie kulturalnej oraz upominki okolicznościowe.

3. W przypadkach uzasadnionych szczególnymi względami, koszty zakwaterowania i wyżywienia delegacji zagranicznych, o których mowa w ust. 2 może pokrywać strona przyjmująca. Decyzję w tej sprawie może podjąć, według właściwości, osoba funkcyjna, o której mowa w § 3 ust. 3.

4. W przypadku przedsięwzięć ważnych z punktu widzenia interesów resortu, szef instytucji realizującej powinien przewidywać udział właściwego attaché obrony (wojskowego) w określonych punktach programu wizyty. Koszty udziału attaché w delegacji pokrywa instytucja realizująca.

§ 18. „Program i kosztorys pobytu delegacji zagranicznej” w ramach kontaktów dwustronnych i wielostronnych Kierownictwa Ministerstwa Obrony Narodowej, sporządzany jest według odrębnej decyzji Ministra Obrony Narodowej w sprawie zasad finansowania

wizyt zagranicznych w Polsce oraz przedsięwzięć służbowych realizowanych na szczeblu kierownictwa resortu.

§ 19.1. Całokształt spraw organizacyjnych związanych z zabezpieczeniem pobytu delegacji zagranicznej, w tym również zapewnienie transportu delegacjom lub gościom zagranicznym, należy do instytucji realizującej.

2. W przypadku przekraczającym możliwości transportowe instytucji realizującej, wniosek o przydział niezbędnych środków szef instytucji realizującej składa do szefa właściwej jednostki transportowej lub do przełożonego szczebla nadrzędnego.

3. W przypadku niemożności uzyskania środków transportowych, o których mowa w ust. 2, szef instytucji realizującej może je wynająć poza resortem, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Koszty wynajmu transportu ujmuje się w „Programie i kosztorysie pobytu delegacji zagranicznej”.

Rozdział 4

Ewidencja i sprawozdawczość w zakresie współpracy z zagranicą

§ 20.1. Ewidencja przedsięwzięć z zakresu współpracy z zagranicą polega na rejestrowaniu, w formie pisemnej lub elektronicznej, danych dotyczących:

1) wyjazdów przedstawicieli jednostek organizacyjnych resortu - na podstawie „Zarządzeń wyjazdu za granicę”;

2) przyjazdów delegacji zagranicznych - na podstawie „Programów i kosztorysów pobytu delegacji zagranicznych”;

3) przedsięwzięć współpracy zagranicznej jednostek organizacyjnych resortu, które nie są finansowane wyłącznie ze środków budżetowych resortu obrony narodowej - na podstawie zestawień, o których mowa w § 7 ust. 3;

4) przedsięwzięć ujętych w planie szkolenia, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 2.

2. Ewidencję, o której mowa w ust. 1, prowadzą:

1) instytucje koordynujące - w zakresie, o którym mowa w ust. 1 pkt. 1-3, w odniesieniu do przyporządkowanych jednostek organizacyjnych resortu;

2) Departament Współpracy Międzynarodowej - ewidencję centralną, w zakresie o którym mowa w ust. 1 pkt. 1-3, w odniesieniu do wszystkich jednostek organizacyjnych resortu;

3) Departament Kadr i Szkolnictwa Wojskowego - ewidencję centralną, w zakresie o którym mowa w ust. 1 pkt 4, w odniesieniu do wszystkich jednostek organizacyjnych resortu.

§ 21.1. Każdorazowo po zrealizowaniu przedsięwzięcia współpracy z zagranicą „Sprawozdanie z wyjazdu za granicę/przyjazdu delegacji zagranicznej” sporządza:

1) w przypadku wyjazdu za granicę - przewodniczący delegacji;

2) w przypadku przyjazdu delegacji zagranicznej - szef instytucji realizującej, przyjmującej delegację zagraniczną.

2. Wzór „Sprawozdania z wyjazdu za granicę/ przyjazdu delegacji zagranicznej” określa załącznik nr 10. W części wnioskowej sprawozdanie powinno zawierać:

1) ocenę stopnia realizacji zakładanych celów;

2) propozycje sposobu wykorzystania uzyskanych rezultatów w działalności służbowej instytucji;

3) wykaz jednostek organizacyjnych resortu, które powinny zostać zapoznane ze sprawozdaniem;

4) argumenty dla potrzeby kontynuacji lub zaniechania tematu;

5) propozycje form kontynuacji tematu (seminarium, warsztaty, konsultacje, praktyka, ćwiczenie, itp.).

3. Szef instytucji realizującej jest obowiązany przesłać sprawozdanie, o którym mowa w ust. 2, do instytucji koordynującej w terminie do 10 dni od daty ich zakończenia.

4. Szef instytucji realizującej dokonuje oceny propozycji, o których mowa w ust. 2 pkt 5, i wnioskuje do właściwych przełożonych o ich uwzględnienie, zarówno w bieżącej działalności służbowej jak i w planowaniu współpracy na kolejne lata.

5. Sprawozdania z przedsięwzięć mających istotne znaczenie dla kształtu współpracy resortu obrony narodowej z danym państwem, a także pociągających skutki organizacyjne lub finansowe, szef instytucji koordynującej przesyła do Departamentu Współpracy Międzynarodowej w terminie do 14 dni od daty zakończenia przedsięwzięcia.

6. „Sprawozdanie z wyjazdu za granicę / przyjazdu delegacji zagranicznej” na szczeblu Ministra Obrony Narodowej, oraz osób funkcyjnych o których mowa w § 3 ust. 3 - szef odpowiedniego sekretariatu przesyła do Departamentu Współpracy Międzynarodowej oraz do pozostałych członków Kierownictwa Ministerstwa Obrony Narodowej oraz dowódców rodzajów Sił Zbrojnych - w terminie do 14 dni od daty zakończenia przedsięwzięcia.

7. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 6, może być przekazywane poza resort obrony narodowej poprzez Departament Współpracy Międzynarodowej, każdorazowo za zgodą Ministra Obrony Narodowej.

§ 22.1. Departament Współpracy Międzynarodowej opracowuje „Wytyczne do oceny współpracy resortu obrony narodowej z zagranicą” i przesyła je do instytucji koordynujących do dnia 15 grudnia roku podlegającego ocenie.

2. Szefowie instytucji koordynujących, w odniesieniu do przyporządkowanych jednostek organizacyjnych resortu, opracowują zbiorczą ocenę współpracy, w zakresie określonym § 1 ust. 2 pkt 1 i 3, za ubiegły rok i przesyłają do Departamentu Współpracy Międzynarodowej, w terminie do 15 lutego danego roku.

3. Ocenę za ubiegły rok w zakresie określonym § 1 ust. 2 pkt 2 opracowuje dyrektor Departamentu Kadr i Szkolnictwa Wojskowego i przesyła do Departamentu Współpracy Międzynarodowej, w terminie do 15 lutego danego roku.

§ 23. Departament Współpracy Międzynarodowej opracowuje, na podstawie ocen, o których mowa w § 22 ust. 2-3, kompleksową ocenę za ubiegły rok realizacji planu współpracy i planu szkolenia (§ 1 ust. 2) i przedstawia do zatwierdzenia Podsekretarzowi Stanu do spraw Polityki Obronnej, w terminie do końca marca danego roku.

Rozdział 5

Kształcenie i doskonalenie zawodowe

§ 24.1. Podstawą realizacji przedsięwzięć współpracy jednostek organizacyjnych resortu z zagranicą w zakresie kształcenia i doskonalenia zawodowego żołnierzy i pracowników wojska są:

1) zatwierdzony przez Ministra Obrony Narodowej plan szkolenia, o którym mowa w § 1 ust. 2 pkt 2, a do czasu wydania decyzji budżetowej Ministra Obrony Narodowej na dany rok - zatwierdzony projekt planu szkolenia;

2) decyzje osób funkcyjnych wymienionych w § 3 ust. 3 - w odniesieniu do przedsięwzięć, o których mowa w § 1 ust 2 pkt 3.

2. Dyrektor Departamentu Kadr i Szkolnictwa Wojskowego opracowuje projekt planu szkolenia oraz plan szkolenia, o których mowa w ust. 1 pkt 1, i koordynuje ich realizację.

3. Plan szkolenia, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, opracowuje się w oparciu o:

1) oferty szkoleniowe partnerów zagranicznych;

2) propozycje przedsięwzięć szkoleniowych, zgłoszone przez jednostki organizacyjne resortu, za pośrednictwem instytucji koordynujących;

3) potrzeby szkoleniowe Sił Zbrojnych;

4) „Wytyczne Ministra Obrony Narodowej do planowania budżetowego”;

5) „Wytyczne Podsekretarza Stanu do spraw Polityki Obronnej do planowania współpracy resortu obrony narodowej z zagranicą” (§ 5 ust.1 pkt 2).

4. Instytucje koordynujące przekazują propozycje przedsięwzięć szkoleniowych, o których mowa w ust. 3 pkt 2, do wstępnego projektu planu szkolenia na następny rok, do końca marca danego roku.5. Wstępny projekt planu szkolenia na następny rok, o którym mowa w ust. 4, Dyrektor Departamentu Kadr i Szkolnictwa Wojskowego opracowuje w terminie do 31 sierpnia danego roku.

6. Uzgodnień ofert szkoleniowych partnerów zagranicznych, o których mowa w ust. 3 pkt 1, oraz propozycji przedsięwzięć szkoleniowych, o których mowa w ust. 3 pkt 2, dokonuje Dyrektor Departamentu Kadr i Szkolnictwa Wojskowego odpowiednio z instytucjami koordynującymi i z partnerami zagranicznymi na drodze negocjacji bezpośrednich lub korespondencyjnie, uwzględniając potrzeby wymienione w ust. 3 pkt 3 oraz wytyczne wymienione w ust. 3 pkt 4-5.

7. W uzasadnionym przypadku, na prośbę partnera zagranicznego lub ze względu na potrzebę koordynacji szkolenia w kraju i za granicą, Dyrektor Departamentu Kadr i Szkolnictwa Wojskowego jest upoważniony do przyśpieszenia terminu nadsyłania propozycji szkoleniowych lub zgłoszeń kandydatów przez instytucje koordynujące.

8. Dyrektor Departamentu Kadr i Szkolnictwa Wojskowego przedkłada do zatwierdzenia Ministrowi Obrony Narodowej projekt planu szkolenia na kolejny rok (§ 1 ust. 2 pkt 2), do dnia 15 grudnia danego roku.

9. Zatwierdzenie planu szkolenia przez Ministra Obrony Narodowej następuje w trybie, o którym mowa w § 8 ust. 4.

§ 25.1. Oferty szkoleniowe wpływające doraźnie od partnerów zagranicznych, pociągające skutki finansowe, mogą być realizowane wyłącznie w ramach środków przydzielonych na realizację przedsięwzięć, o których mowa w§ 24 ust. 1 pkt 1.

2. W ramach współpracy z siłami zbrojnymi państw sojuszniczych dowódcy rodzajów Sił Zbrojnych, w ramach posiadanych środków, mogą planować, koordynować i realizować specjalistyczne szkolenia kursowe (staże) za granicą.

3. Dysponent środków budżetowych, na wniosek szefa instytucji koordynującej, może wydzielić środki na kształcenie i doskonalenie zawodowe poza granicami kraju. Szef instytucji koordynującej może występować z wnioskiem o możliwość takiego szkolenia do partnerów zagranicznych.

§ 26.1. Decyzje w sprawie skierowania na studia, kursy, staże i praktyki za granicą podejmowane są według zasad określonych w przepisach o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych; w przypadku pracowników wojska stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące członków Korpusu Służby Cywilnej lub pracowników urzędów państwowych oraz przepisy Kodeksu Pracy.

Załączniki do „Instrukcji o zasadach planowania
i realizacji współpracy resortu obrony narodowej z zagranicą”.

Treść Załączników do „Instrukcji o zasadach planowania i realizacji współpracy resortu obrony narodowej z zagranicą”