Dzienniki Urzędowe - rok 2015 poz. 8

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392) zarządza się, co następuje:

Zarządzenie określa tryb zlecania, rozliczania i kontroli realizacji zadań z zakresu wspomagania wśród Polonii i Polaków zamieszkałych za granicą oraz dzieci pracowników migrujących nauczania języka polskiego, historii, geografii, kultury polskiej oraz innych przedmiotów nauczanych w języku polskim w szkołach funkcjonujących w systemach oświaty innych państw lub nauczanych w innych formach przez organizacje społeczne zarejestrowane za granicą, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 24 września 2009 r. w sprawie warunków i sposobu wspomagania nauczania języka polskiego, historii, geografii, kultury polskiej i innych przedmiotów nauczanych w języku polskim wśród Polonii i Polaków zamieszkałych za granicą oraz dzieci pracowników migrujących (Dz. U. Nr 164, poz. 1306, z 2014 r. poz. 608 oraz z 2015 r. poz. 7), w Ministerstwie Edukacji Narodowej, zwanym dalej „Ministerstwem”.

Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) DE – rozumie się przez to Departament Ekonomiczny w Ministerstwie;

2) dotacji – rozumie się przez to dotację celową przekazywaną przez Ministra Edukacji Narodowej na realizację zadania publicznego;

3) dyrektorze komórki koordynującej – rozumie się przez to także zastępcę dyrektora komórki koordynującej;

4) komisji – rozumie się przez to komisję konkursową dokonującą oceny i wyboru najkorzystniejszych ofert;

5) komórce koordynującej – rozumie się przez to komórkę organizacyjną Ministerstwa, do której należy koordynacja zlecania zadań publicznych;

6) komórce zlecającej – rozumie się przez to komórkę organizacyjną Ministerstwa, która występuje z wnioskiem o przeprowadzenie konkursu;

7) konkursie – rozumie się przez to otwarty konkurs ofert przeprowadzany w trybie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2014 r. poz. 1118, z późn. zm.);

8) podkomisji – rozumie się przez to zespół osób powołanych spośród członków komisji w celu oceny ofert w wyodrębnionej tematycznie części konkursu;

9) oferencie – rozumie się przez to podmiot, który złożył ofertę realizacji zadania publicznego;

10) rozporządzeniu – rozumie się przez to rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25);

11) ustawie o działalności pożytku publicznego – rozumie się przez to ustawę z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie;

12) właściwym członku kierownictwa – rozumie się przez to członka kierownictwa Ministerstwa nadzorującego komórkę zlecającą;

13) zleceniobiorcy – rozumie się przez to podmiot, któremu przyznana została dotacja.

1. Realizacja zadań z zakresu wspomagania wśród Polonii i Polaków zamieszkałych za granicą oraz dzieci pracowników migrujących nauczania języka polskiego, historii, geografii, kultury polskiej oraz innych przedmiotów nauczanych w języku polskim w szkołach funkcjonujących w systemach oświaty innych państw lub nauczanych w innych formach przez organizacje społeczne zarejestrowane za granicą, zwanych dalej „zadaniami publicznymi”, jest zlecana organizacjom pozarządowym i podmiotom wymienionym w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego, mającym doświadczenie w pracy na rzecz Polonii i Polaków zamieszkałych za granicą oraz dzieci pracowników migrujących, w trybie określonym w przepisach ustawy o działalności pożytku publicznego, po przeprowadzeniu konkursu.

2. Zadania, o których mowa w ust. 1, w zakresie doskonalenia zawodowego nauczycieli pracujących wśród Polonii i Polaków zamieszkałych za granicą oraz dzieci pracowników migrujących, minister właściwy do spraw oświaty i wychowania może również zlecić publicznym lub niepublicznym szkołom wyższym w trybie określonym w art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. z 2012 r. poz. 572, z późn. zm.). W przypadku zlecania tego zadania publicznym lub niepublicznym szkołom wyższym po przeprowadzeniu otwartego konkursu ofert, przepisy zarządzenia stosuje się odpowiednio.

3. Przepisy zarządzenia stosuje się odpowiednio do zlecania zadań, o których mowa w ust. 1, jednostkom samorządu terytorialnego w drodze porozumienia, jeżeli zadania są zlecane po przeprowadzeniu otwartego konkursu ofert.

1. Komórka koordynująca i komórka zlecająca współpracują przy przeprowadzaniu konkursów.

2. Do zadań komórki koordynującej, poza koordynacją zadań związanych ze zlecaniem realizacji zadań publicznych w Ministerstwie, należy przechowywanie dokumentacji konkursowej, w tym oryginałów złożonych ofert. Do zadań komórki koordynującej należy także udzielanie wyjaśnień w sprawach formalnych związanych z konkursem.

3. Do zadań komórki zlecającej, poza występowaniem z wnioskiem o przeprowadzenie konkursu, należy w szczególności:

1) zapewnienie warunków organizacyjno-lokalowych dla pracy komisji oraz jej obsługi;

2) prowadzenie negocjacji z oferentami, których oferty zostaną wybrane w toku postępowania konkursowego, w zakresie kosztorysów i harmonogramów realizacji zadań publicznych;

3) zawieranie umów z oferentami, których oferty zostaną wybrane w toku postępowania konkursowego;

4) nadzór nad realizacją zadań publicznych i rozliczeniem dotacji;

5) przechowywanie sprawozdań i dokumentacji finansowej z realizacji zadań publicznych.

1. Konkurs ogłasza się na wniosek komórki zlecającej.

2. Komórka zlecająca składa do komórki koordynującej wniosek o ogłoszenie konkursu zaakceptowany przez właściwego członka kierownictwa oraz zaopiniowany przez radcę prawnego. Wzór wniosku określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

3. Do wniosku, o którym mowa w ust. 2, dołącza się:

1) ogłoszenie konkursu, którego wzór określa załącznik nr 2 do zarządzenia;

2) regulamin konkursu, którego wzór określa załącznik nr 3 do zarządzenia;

3) regulamin pracy komisji konkursowej, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do zarządzenia;

4) zasady przyznawania i rozliczania dotacji, których wzór określa załącznik nr 5 do zarządzenia;

5) oświadczenie o posiadaniu niezbędnego doświadczenia w realizowaniu zadań, o których mowa w regulaminie konkursu, którego wzór stanowi załącznik nr 6 do zarządzenia.

4. Konkurs ogłasza się w sposób określony w art. 13 ust. 3 i 4 ustawy o działalności pożytku publicznego.

1. Oceny i wyboru najkorzystniejszych ofert realizacji zadania publicznego dokonuje komisja powołana przez dyrektora komórki koordynującej na wniosek dyrektora komórki zlecającej.

2. Komisja jest powoływana do rozstrzygnięcia konkretnego konkursu.

3. Komisja składa się co najmniej z dziewięciu osób, w tym przewodniczącego, zastępcy przewodniczącego, przewodniczących podkomisji, sekretarza (przedstawiciela komórki koordynującej) i członków. Członkami komisji mogą być pracownicy Ministerstwa lub inne osoby będące przedstawicielami Ministra Edukacji Narodowej, a także osoby wskazane przez organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego.

4. Po powołaniu komisji w trybie określonym w ust. 3, dyrektor komórki koordynującej może powołać do jej składu dodatkowych członków ze względu na liczbę lub złożoność ofert.

5. Dyrektor komórki organizacyjnej Ministerstwa, której pracownikiem jest członek komisji, zwalnia pracownika z wykonywania zadań bieżących na czas wykonywania czynności związanych z pracą komisji.

6. Powołanie osób wskazanych przez organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego oraz ich uczestniczenie w pracach komisji następuje na zasadach określonych w tej ustawie.

7. Przewodniczący komisji, po uzyskaniu zgody dyrektora komórki koordynującej, może zaprosić do prac komisji, z głosem doradczym, osoby posiadające specjalistyczną wiedzę w dziedzinie obejmującej zakres zadań publicznych, których dotyczy konkurs. Do tych osób stosuje się odpowiednio ust. 8.

8. Członkowie komisji, po upływie terminu do składania ofert i przedstawieniu przez sekretarza listy ofert, podpisują deklarację bezstronności i poufności albo składają oświadczenie o wyłączeniu z prac komisji. Wzór deklaracji stanowi załącznik nr 7 do zarządzenia.

Szczegółowy tryb pracy komisji oraz zadania komisji i jej członków określa regulamin pracy komisji, stanowiący załącznik nr 4 do zarządzenia.

1. Oferty powinny zostać sporządzone w oparciu o wzór oferty realizacji zadania publicznego określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia.

2. Zasady oceny ofert określa załącznik nr 4 do zarządzenia.

3. Wzór karty oceny formalnej oferty stanowi załącznik nr 8 do zarządzenia.

4. Wzór karty oceny merytorycznej oferty stanowi załącznik nr 9 do zarządzenia.

1. Przyznanie dotacji na realizację zadania publicznego odbywa się na podstawie umowy o wsparcie lub powierzenie realizacji zadania publicznego, a w przypadku zlecenia jednostce samorządu terytorialnego zadania z zakresu administracji rządowej – na podstawie porozumienia. W przypadku zlecenia zadania szkole wyższej, zgodnie z art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym, zlecenie zadania następuje w uzgodnieniu z ministrem właściwym do spraw szkolnictwa wyższego, po zasięgnięciu opinii senatu uczelni; po wyczerpaniu tego trybu ze szkołą wyższą zawiera się umowę.

2. Przed podpisaniem umowy komórka zlecająca przeprowadza negocjacje ze zleceniobiorcą w odniesieniu do kosztorysu, harmonogramu i zakresu realizacji zadania, zgodnie z rekomendacjami i uwagami zawartymi w karcie oceny merytorycznej. Przebieg negocjacji należy udokumentować.

Podpisany egzemplarz umowy lub porozumienia ze wszystkimi załącznikami komórka zlecająca przekazuje niezwłocznie do Departamentu Ekonomicznego.

1. Komórka zlecająca przeprowadza kontrolę i ocenę realizacji zadania publicznego.

2. Kontrola odbywa się z uwzględnieniem art. 17 ustawy o działalności pożytku publicznego, przepisów ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) oraz art. 175 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.).

3. Kontrolą w miejscu realizacji zadania publicznego obejmuje się co najmniej 2% realizowanych umów.

1 Komórka zlecająca jest odpowiedzialna za terminowe rozliczenie dotacji.

2. Rozliczenia dotacji dokonuje komórka zlecająca na postawie informacji zawartych w złożonym sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego, zgodnie z zasadami kontroli merytorycznej obowiązującymi w Ministerstwie, zawartymi w szczególności w polityce rachunkowości Ministerstwa.

3. Na wezwanie Ministerstwa beneficjent jest zobowiązany do dołączenia do sprawozdania, o którym mowa w ust. 2, oryginałów lub kopii potwierdzonych za zgodność faktur (rachunków) oraz materiałów dokumentujących działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania.

4. Wezwaniami obejmuje się nie mniej niż 5 % sprawozdań, o których mowa w ust. 2. Dołączone dokumenty podlegają weryfikacji.

5. Komórka zlecająca, po dokonaniu oceny sprawozdania, przygotowuje kartę oceny sprawozdania, której wzór stanowi załącznik nr 10 do zarządzenia. Potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia karty oceny sprawozdania, z adnotacją „zatwierdzono pod względem merytorycznym”, jest niezwłocznie przekazywana do Departamentu Ekonomicznego.

1. W przypadku braku zastrzeżeń do sprawozdania, o którym mowa w § 12 ust. 2, lub zgłoszenia zastrzeżeń niemających wpływu na rozliczenie finansowe, dyrektor komórki zlecającej przygotowuje pismo do zleceniobiorcy w sprawie akceptacji rozliczenia przyznanej dotacji. Kopia pisma jest niezwłocznie przekazywana do Departamentu Ekonomicznego.

2. W przypadku stwierdzenia, że dotacja lub jej część została wydatkowana niezgodnie z warunkami umowy, niezgodnie z przeznaczeniem lub pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości, dyrektor komórki zlecającej pisemnie wzywa zleceniobiorcę do zwrotu kwoty dotacji, wraz z należnymi odsetkami, wskazując ostateczny termin zwrotu. Kopia pisma jest niezwłocznie przekazywana do Departamentu Ekonomicznego, który w przypadku otrzymania zwróconych przez zleceniobiorcę środków przekazuje do komórki zlecającej dowód wpłaty. W przypadku niezwrócenia przez zleceniobiorcę środków w wyznaczonym terminie, komórka zlecająca niezwłocznie podejmuje działania zmierzające do wyegzekwowania kwot.

3. W przypadku niedokonania zwrotu środków, wraz z odsetkami, w terminie oznaczonym w piśmie, o którym mowa w ust. 2, Dyrektor komórki zlecającej przygotowuje projekt decyzji Ministra Edukacji Narodowej określającej kwotę podlegającą zwrotowi oraz termin, od którego nalicza się odsetki. Decyzję podpisuje Minister lub, na podstawie pisemnego upoważnienia, inny członek kierownictwa lub inna upoważniona osoba, po parafowaniu jej przez Departament Ekonomiczny.

4. Po podpisaniu decyzji, o której mowa w ust. 3, jeden egzemplarz przekazywany jest niezwłocznie do Departamentu Ekonomicznego.

W przypadku zaistnienia okoliczności wskazujących na możliwość naruszenia dyscypliny finansów publicznych przez podmiot, który otrzymał dotację, dyrektor komórki zlecającej przygotowuje projekt zawiadomienia o ujawnionych okolicznościach wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Po parafowaniu przez Departament Ekonomiczny projektu zawiadomienia dyrektor komórki zlecającej przekazuje zawiadomienie do właściwego rzecznika dyscypliny finansów publicznych.

Dotacje celowe nie mogą być przyznawane podmiotom, w których członkowie kierownictwa Ministerstwa, pracownicy komórki zlecającej lub koordynującej pełnią funkcje w organach zarządzających lub organach kontroli lub nadzoru, chyba że zostali skierowani do pełnienia tych funkcji przez Ministra Edukacji Narodowej.

Pracownicy Ministerstwa i jednostek podległych Ministerstwu nie mogą być podwykonawcami umów dotacji ani wykonywać innych zajęć zarobkowych na rzecz podmiotu, który realizuje zadanie publiczne sfinansowane lub dofinansowane ze środków dotacji przyznanych przez Ministra.

W sprawach dotyczących zlecania, rozliczania i kontroli realizacji zadań, o których mowa w § 1, nieuregulowanych w niniejszym zarządzeniu, stosuje się przepisy zarządzenia Nr 1 Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 stycznia 2013 r. w sprawie trybu zlecania i rozliczania realizacji zadań publicznych z zakresu oświaty i wychowania oraz edukacyjnej opieki wychowawczej (Dz. Urz. MEN poz. 2 oraz z 2014 r. poz. 14).

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Załączniki do zarządzenia nr 7
Ministra Edukacji Narodowej
z dnia 23 stycznia 2015 r. (Dz.
Urz. MEN poz. 8)

Załącznik nr 1

WZÓR – WNIOSEK O OGŁOSZENIE OTWARTEGO KONKURSU OFERT

Załącznik nr 2

WZÓR – OGŁOSZENIE OTWARTEGO KONKURSU OFERT NA REALIZACJĘ ZADANIA PUBLICZNEGO

Załącznik nr 3

WZÓR – REGULAMIN OTWARTEGO KONKURSU OFERT NA REALIZACJĘ ZADANIA PUBLICZNEGO

Załącznik nr 4

WZÓR REGULAMINU PRAC KOMISJI KONKURSOWEJ W KONKURSIE

Załącznik nr 5

WZÓR – ZASADY PRZYZNAWANIA I ROZLICZANIA DOTACJI

Załącznik nr 6

WZÓR – OŚWIADCZENIE O POSIADANIU NIEZBĘDNEGO DOŚWIADCZENIA

Załącznik nr 7

DEKLARACJA BEZSTRONNOŚCI I POUFNOŚCI CZŁONKA KOMISJI KONKURSOWEJ W OTWARTYM KONKURSIE OFERT

Załącznik nr 8

WZÓR – KARTA OCENY FORMALNEJ OFERTY ZŁOŻONEJ W OTWARTYM KONKURSIE OFERT

Załącznik nr 9

WZÓR – KARTA OCENY MERYTORYCZNEJ OFERTY ZŁOŻONEJ W OTWARTYM KONKURSIE OFERT

Załącznik nr 10

KARTA OCENY SPRAWOZDANIA KOŃCOWEGO/CZĘŚCIOWEGO Z WYKONANIA ZADANIA PUBLICZNEGO