Dzienniki Urzędowe - rok 2021 poz. 55

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305) zarządza się, co następuje:

1) Ministrze - należy przez to rozumieć Ministra Edukacji i Nauki;

2) Ministerstwie - należy przez to rozumieć Ministerstwo Edukacji i Nauki;

3) członkach Kierownictwa Ministerstwa - należy przez to rozumieć Ministra, sekretarzy stanu, podsekretarzy stanu i Dyrektora Generalnego;

4) dyrektorze - należy przez to rozumieć dyrektora komórki organizacyjnej lub kierującego komórką organizacyjną;

5) komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć departament lub biuro;

6) działach - należy przez to rozumieć działy administracji rządowej: szkolnictwo wyższe i nauka oraz oświata i wychowanie;

7) jednostkach - należy przez to rozumieć jednostki podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane, które są objęte kontrolą zarządczą;

8) komórce nadzorującej - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną, do właściwości której należą zadania wynikające z nadzoru Ministra nad jednostką albo ze stosunku jej podległości wobec Ministra;

9) komitecie audytu - należy przez to rozumieć komitet audytu powołany przez Ministra dla działu lub działów;

10) ryzyku - należy przez to rozumieć możliwość wystąpienia zdarzenia o negatywnym wpływie na realizację celów lub zadań określonych w planie działalności Ministra na dany rok;

11) istotności ryzyka - należy przez to rozumieć wartość końcową ryzyka liczoną jako iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka oraz jego wpływu na realizację celów i zadań określonych w planie działalności Ministra na dany rok, według przyjętej skali;

12) mapie ryzyka - należy przez to rozumieć wszystkie zidentyfikowane i przeanalizowane ryzyka przedstawione w zestawieniu graficznym jako relacja prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i jego wpływu na realizację celów i zadań określonych w planie działalności Ministra na dany rok;

13) rejestrze ryzyk - należy przez to rozumieć rejestr ryzyk średnich i wysokich zidentyfikowanych w Ministerstwie na podstawie wyników monitoringu przeprowadzonego przez komórki organizacyjne;

14) samoocenie - należy przez to rozumieć proces dokonywania oceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej przez pracowników, naczelników, pracowników kierujących wydziałem, zespołem lub samodzielnym stanowiskiem oraz dyrektorów;

15) KAW - należy przez to rozumieć komórkę audytu wewnętrznego usytuowaną w strukturze Departamentu Kontroli i Audytu.

2. Kontrola zarządcza polega w szczególności na zarządzaniu przez bieżące dokonywanie oceny osiągania celów określonych w planie działalności Ministra na dany rok, zwanym dalej "planem działalności Ministra", oraz dostosowywaniu narzędzi służących do ich osiągania.

1) środowisko wewnętrzne,

2) cele i zarządzanie ryzykiem,

3) mechanizmy kontroli,

4) informacja i komunikacja,

5) monitorowanie i ocena

- określonych w komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF poz. 84).

2. Członkowie Kierownictwa Ministerstwa nadzorują funkcjonowanie kontroli zarządczej w nadzorowanych komórkach organizacyjnych oraz w jednostkach, wobec których wykonują zadania wynikające z nadzoru Ministra albo stosunku podległości wobec Ministra.

3. Do zadań dyrektora należy zapewnianie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej, w szczególności:

1) sporządzanie propozycji celów, mierników określających stopień ich realizacji oraz zadań do planu działalności Ministra;

2) monitorowanie realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra;

3) zarządzanie ryzykiem;

4) przeprowadzanie samooceny;

5) składanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej;

6) dokumentowanie procesów związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej.

4. Pracownicy Ministerstwa są zaangażowani w procesy związane z kontrolą zarządczą w zakresie określonym w zarządzeniu, regulaminie organizacyjnym Ministerstwa, opisach stanowisk pracy oraz w udzielonych im pełnomocnictwach i upoważnieniach, a także odpowiadają za realizację tych procesów w zakresie swoich kompetencji.

5. Do zadań realizowanych przez Biuro Ministra, zwane dalej "BM", należy:

1) koordynowanie przygotowywania planu działalności Ministra i sprawozdania z jego wykonania;

2) koordynowanie realizacji spraw z zakresu zarządzania ryzykiem.

6. Do zakresu zadań KAW należy koordynowanie przebiegu procesu samooceny kontroli zarządczej oraz opracowania projektu oświadczenia Ministra o stanie kontroli zarządczej.

7. Komitet audytu świadczy doradztwo na rzecz Ministra w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz w jednostkach, w szczególności przez sygnalizowanie istotnych słabości kontroli zarządczej.

2. BM, na podstawie propozycji zadań i mierników do planu działalności Ministra na następny rok kalendarzowy, sporządza projekt planu działalności Ministra na następny rok kalendarzowy i przekazuje go do Departamentu Nauki, który przedstawia opinię na temat projektu planu w terminie 7 dni.

3. BM, w terminie do dnia 20 października, przekazuje do akceptacji Ministra projekt planu działalności Ministra na następny rok kalendarzowy, uzgodniony z członkami Kierownictwa Ministerstwa.

4. BM, w terminie do dnia 31 października, przekazuje Prezesowi Rady Ministrów do zaopiniowania zaakceptowany projekt planu działalności Ministra na następny rok kalendarzowy.

5. BM niezwłocznie przekazuje zaakceptowany plan działalności Ministra na następny rok kalendarzowy w celu udostępnienia go w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministra.

6. Propozycje zadań i mierników do planu działalności Ministra na następny rok kalendarzowy oraz projekt planu działalności Ministra na następny rok kalendarzowy sporządza się według wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania (Dz. U. poz. 1254).

2. Identyfikacja i analiza ryzyka jest przeprowadzana wraz z pracami nad projektem planu działalności Ministra na następny rok kalendarzowy oraz projektem zmian planu działalności Ministra na dany rok w zakresie wprowadzanej zmiany.

3. Dla udokumentowania procesu zarządzania ryzykiem w Ministerstwie wykorzystuje się tabelę planistyczną opracowywaną na potrzeby przygotowania planu działalności Ministra.

4. Wzór tabeli planistycznej, o której mowa w ust. 3, na dany rok opracowuje BM.

5. Identyfikację i analizę ryzyka do poszczególnych zadań zawartych w planie działalności Ministra sporządzają dyrektorzy odpowiedzialni za ich realizację.

2. W procesach identyfikowania i analizy ryzyka uwzględnia się w szczególności ryzyka:

1) związane ze zmianami zachodzącymi w Ministerstwie lub jego otoczeniu;

2) związane z systemami informatycznymi oraz infrastrukturą;

3) związane z bezpieczeństwem informacji;

4) o charakterze finansowym, w tym ryzyka nadużyć finansowych oraz korupcji;

5) zagrażające wizerunkowi Ministerstwa;

6) dotyczące środowiska prawnego, w tym zmian legislacyjnych;

7) związane z organizacją Ministerstwa, w tym strukturą organizacyjną i organizacją pracy;

8) dotyczące zasobów ludzkich.

3. Dla każdego zidentyfikowanego ryzyka określa się skutki jego wystąpienia.

2. Prawdopodobieństwo wystąpienia zidentyfikowanego ryzyka szacuje się w oparciu o poniższą skalę:

3. Wpływ zidentyfikowanego ryzyka na realizację celów i zadań określonych w planie działalności Ministra szacuje się w oparciu o poniższą skalę:

4. Każde ryzyko, wyrażone w wartości punktowej, można zaliczyć do jednej z grup ryzyka:

1) ryzyko niskie - o istotności w przedziale od 1 do 9 punktów;

2) ryzyko średnie - o istotności w przedziale od 10 do 15 punktów;

3) ryzyko wysokie - o istotności w przedziale od 16 do 25 punktów.

5. Wszystkie zidentyfikowane i przeanalizowane ryzyka, w celu zobrazowania końcowych wyników analizy, mogą być przedstawione w formie mapy ryzyka, której wzór stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

2. Ryzyko średnie lub wysokie wymaga zaplanowania i podjęcia działań zaradczych, ograniczających jego istotność do poziomu akceptowalnego.

3. Działania zaradcze w odniesieniu do ryzyk, o których mowa w ust. 2, mogą polegać w szczególności na:

1) przeniesieniu ryzyka w całości lub części na inny podmiot;

2) wycofaniu się z działań, które wiążą się z ryzykiem;

3) minimalizowaniu ryzyka przez podjęcie działań mających na celu zmniejszenie istotności ryzyka, w tym wzmocnienie mechanizmów kontroli.

4. W przypadku gdy istnieją trudności lub ograniczenia w przeciwdziałaniu ryzyku, a koszty działań zaradczych mogą przekroczyć przewidywane korzyści, działania te mogą polegać na tolerowaniu ryzyka.

5. Zidentyfikowane ryzyka są opisywane w rejestrze ryzyk, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

2. Dokonując monitoringu danego ryzyka należy ocenić, czy nie nastąpił wzrost jego istotności od czasu ostatniej oceny. W przypadku wzrostu prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz jego wpływu na realizację zadań określonych w planie działalności Ministra, należy dokonać ponownej oceny.

2. BM, w terminie 14 dni od dnia otrzymania od komórek organizacyjnych informacji w zakresie przeprowadzonego monitoringu, sporządza rejestr ryzyk i przekazuje go członkom Kierownictwa Ministerstwa oraz komitetowi audytu za pośrednictwem KAW.

2. Dyrektorzy, w terminach do dnia 15 lipca oraz do dnia 15 października, przekazują do BM informację o stopniu realizacji celów i najważniejszych zadań służących ich realizacji. W przypadku wystąpienia zagrożenia nieosiągnięcia celów lub gdy zadania nie są prawidłowo realizowane, do informacji dołącza się wyjaśnienia oraz propozycje działań zapobiegawczych lub naprawczych.

3. BM, w terminie do dnia 31 lipca oraz do dnia 31 października, sporządza informację o postępach w realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra oraz o ewentualnych zagrożeniach i podjętych lub proponowanych środkach zaradczych i przekazuje ją członkom Kierownictwa Ministerstwa.

2. Dyrektorzy komórek nadzorujących mogą uwzględnić w procesie monitorowania i sprawozdawczości informacje zawarte w dokumentach sprawozdawczych przekazywanych Ministrowi przez jednostki.

3. BM, w terminie do dnia 31 marca, na podstawie sprawozdań, o których mowa w ust. 1, sporządza projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni oraz przekazuje go do uzgodnienia członkom Kierownictwa Ministerstwa.

4. BM, w terminie do dnia 10 kwietnia, przedkłada Ministrowi oraz KAW uzgodniony z członkami Kierownictwa Ministerstwa projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni.

5. Sprawozdanie z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni jest podpisywane przez Ministra podpisem elektronicznym w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją.

6. BM niezwłocznie udostępnia sprawozdanie z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni w celu jego publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministerstwa.

2. Samoocena za rok poprzedni jest przeprowadzana z wykorzystaniem ankiet w postaci elektronicznej lub w postaci papierowej, jeżeli wyposażenie stanowiska pracy nie pozwala na dokonanie oceny w postaci elektronicznej. Wzory ankiet określa KAW w terminie do dnia 31 stycznia następnego roku.

3. Samooceny dokonuje się w poszczególnych elementach systemu kontroli zarządczej.

4. Dyrektorzy, po otrzymaniu z KAW zbiorczych danych wynikających z samooceny, sporządzają raporty z wyników samooceny, uwzględniające w szczególności:

1) ogólną ocenę funkcjonowania kontroli zarządczej;

2) zidentyfikowane słabości kontroli zarządczej;

3) proponowane działania naprawcze.

5. Wzór raportu, o którym mowa w ust. 4, określa KAW i przekazuje dyrektorom wraz ze zbiorczymi danymi wynikającymi z samooceny.

6. Dyrektorzy przekazują do KAW raporty, o których mowa w ust. 4, w terminie 14 dni od dnia otrzymania zbiorczych danych wynikających z samooceny.

7. KAW na podstawie raportów, o których mowa w ust. 4, sporządza podsumowanie wyników samooceny, uwzględniając globalne wyniki ankiet i przekazuje je członkom Kierownictwa Ministerstwa. KAW przekazuje wyniki samooceny komitetowi audytu.

8. Realizacja wniosków z samooceny, przyjętych przez Ministra, jest monitorowana przez KAW w ramach czynności sprawdzających.

2. Dyrektor, w terminie do dnia 31 marca, składa właściwemu członkowi Kierownictwa Ministerstwa oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni w komórce organizacyjnej.

3. Dyrektorzy komórek nadzorujących składają oświadczenie, o którym mowa w ust. 2, po zapoznaniu się z oświadczeniami kierowników jednostek.

4. Do oświadczenia o stanie kontroli zarządczej sporządza się uzasadnienie zawierające omówienie:

1) działań dotyczących monitorowania poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, w tym monitorowania celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra;

2) wyników samooceny;

3) informacji uzyskanych w procesie zarządzania ryzykiem;

4) wyników zewnętrznych i wewnętrznych audytów i kontroli.

2. Oświadczenie składa się za pośrednictwem KAW w terminie do dnia 10 kwietnia.

2. Projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej jest sporządzany z uwzględnieniem w szczególności:

1) oświadczeń o stanie kontroli zarządczej członków Kierownictwa Ministerstwa;

2) sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni;

3) wyników samooceny.

3. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni jest podpisywane przez Ministra podpisem elektronicznym w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją do końca kwietnia następnego roku.

4. KAW niezwłocznie przekazuje oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w celu udostępnienia go w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministerstwa.

2. W szczególnych przypadkach, uzasadnionych względami organizacyjnymi, technicznymi lub prawnymi, dopuszcza się dokumentowanie procesów w postaci papierowej.

1) zarządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 3 sierpnia 2016 r. w sprawie kontroli zarządczej w Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego (Dz. Urz. MNiSW poz. 46 i 81, z 2017 r. poz. 51 oraz z 2019 r. poz. 22);

2) zarządzenie nr 22 Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 czerwca 2018 r. w sprawie procedury dokumentowania zarządzania zagrożeniami (ryzykami) w Ministerstwie Edukacji Narodowej.

Minister Edukacji i Nauki: P. Czarnek

¹⁾ Minister Edukacji i Nauki kieruje działami administracji rządowej - oświata i wychowanie oraz szkolnictwo wyższe i nauka, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 października 2020 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Edukacji i Nauki (Dz. U. poz. 1848 i 2335).

Załączniki do zarządzenia Ministra Edukacji i Nauki
z dnia 20 kwietnia 2021 r. (poz. 55)

Załącznik nr 1

WZÓR - MAPA RYZYKA

Załącznik nr 2

WZÓR - REJESTR RYZYK