Dzienniki Urzędowe - rok 2016 poz. 46

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

1) Ministrze – należy przez to rozumieć Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego;

2) Ministerstwie – należy przez to rozumieć Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego;

3) członkach Kierownictwa Ministerstwa – należy przez to rozumieć Ministra, sekretarza stanu, podsekretarzy stanu oraz dyrektora generalnego;

4) dyrektorze – należy przez to rozumieć dyrektora komórki organizacyjnej lub kierującego pracą komórki organizacyjnej;

5) komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć departament lub biuro;

6) działach – należy przez to rozumieć działy administracji rządowej nauka i szkolnictwo wyższe;

7) jednostkach – należy przez to rozumieć jednostki podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane, które są objęte kontrolą zarządczą;

8) komórce nadzorującej – należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną, do właściwości której należą zadania wynikające z nadzoru Ministra nad jednostką albo ze stosunku jej podległości wobec Ministra;

9) komitecie audytu – należy przez to rozumieć komitet audytu powołany przez Ministra dla działów;

10) planie działalności komórki organizacyjnej – należy przez to rozumieć cele i zadania komórki organizacyjnej określone w rocznej perspektywie, powiązane z celami ujętymi w planie działalności Ministra na dany rok lub innymi celami strategicznymi i priorytetami Ministra;

11) ryzyku – należy przez to rozumieć możliwość wystąpienia zdarzenia o negatywnym wpływie na realizację zaplanowanych celów i zadań;

12) samoocenie – należy przez to rozumieć proces dokonywania oceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej.

2. Kontrola zarządcza polega w szczególności na zarządzaniu przez bieżące dokonywanie oceny osiągania celów określonych w planie działalności Ministra na dany rok, zwanym dalej „planem działalności Ministra”, oraz dostosowywaniu narzędzi służących do ich osiągania.

1) środowisko wewnętrzne,

2) cele i zarządzanie ryzykiem,

3) mechanizmy kontroli,

4) informacja i komunikacja,

5) monitorowanie i ocena

– określonych w komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF poz. 84).

2. Członkowie Kierownictwa Ministerstwa nadzorują funkcjonowanie kontroli zarządczej w nadzorowanych komórkach organizacyjnych oraz w jednostkach, wobec których wykonują zadania wynikające z nadzoru Ministra albo stosunku podległości wobec Ministra. W ramach nadzoru nad komórkami organizacyjnymi członkowie Kierownictwa Ministerstwa, w szczególności:

1) wyznaczają cele do realizacji przez komórki organizacyjne;

2) zatwierdzają plany działalności komórek organizacyjnych;

3) składają oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.

3. Do zadań dyrektora należy zapewnianie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej, w szczególności:

1) sporządzanie propozycji celów, mierników określających stopień ich realizacji oraz zadań do planu działalności Ministra;

2) sporządzanie planu działalności komórki organizacyjnej oraz przedstawianie go, w terminie do dnia 10 grudnia, do zatwierdzenia przez członka Kierownictwa Ministerstwa nadzorującego komórkę organizacyjną;

3) monitorowanie realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra oraz w planie działalności komórki organizacyjnej;

4) zarządzanie ryzykiem;

5) przeprowadzanie samooceny;

6) składanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej;

7) dokumentowanie procesów związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej.

4. Pracownicy Ministerstwa są zaangażowani w procesy związane z kontrolą zarządczą w zakresie określonym w zarządzeniu, regulaminie organizacyjnym Ministerstwa, opisach stanowisk pracy oraz w udzielonych im pełnomocnictwach i upoważnieniach, a także odpowiadają za realizację tych procesów w zakresie swoich kompetencji.

5. Do zakresu zadań określonych dla Stanowiska do Spraw Audytu Wewnętrznego należy dokonywanie systematycznej, niezależnej i obiektywnej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie, realizowanej w ramach zadań zapewniających oraz czynności doradczych.

6. Komitet audytu świadczy doradztwo na rzecz Ministra w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz w jednostkach, w szczególności przez sygnalizowanie istotnych słabości kontroli zarządczej oraz proponowanie jej usprawnień.

1) koordynuje proces zarządzania ryzykiem;

2) koordynuje przeprowadzanie samooceny;

3) sporządza projekt oświadczenia Ministra o stanie kontroli zarządczej;

4) dokonuje okresowych przeglądów systemu kontroli zarządczej.

2. Biuro Ministra, zwane dalej „BM”, odpowiada za sporządzanie:

1) projektu planu działalności Ministra;

2) projektu sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni;

3) informacji o postępach w realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra oraz ewentualnych zagrożeniach i podjętych lub proponowanych działaniach zaradczych.

2. BM koordynuje opracowywanie i aktualizowanie misji Ministerstwa oraz celów strategicznych określonych dla działów.

2. Dyrektorzy, po otrzymaniu informacji o wyznaczonych celach, sporządzają propozycje zadań i mierników do planu działalności Ministra, uwzględniające zadania jednostek, a następnie przekazują je, w terminie do dnia 20 września, do BM. Przy sporządzaniu propozycji zadań i mierników do planu działalności Ministra można uwzględniać plany działalności oraz plany rzeczowo–finansowe jednostek.

3. BM, w terminie do dnia 10 października, sporządza na podstawie propozycji zadań i mierników do planu działalności Ministra projekt planu działalności Ministra oraz przekazuje go do uzgodnienia członkom Kierownictwa Ministerstwa.

4. BM, w terminie do dnia 20 października, przekazuje do akceptacji Ministra projekt planu działalności Ministra uzgodniony z członkami Kierownictwa Ministerstwa.

5. BM, w terminie do dnia 31 października, przekazuje Prezesowi Rady Ministrów do zaopiniowania zaakceptowany projekt planu działalności Ministra, za pośrednictwem platformy ePUAP.

6. Zaopiniowany plan działalności Ministra jest podpisywany przez Ministra podpisem elektronicznym w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją.

7. BM niezwłocznie udostępnia plan działalności Ministra w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministra oraz w intranecie.

8. Propozycje zadań i mierników do planu działalności Ministra oraz projekt planu działalności Ministra sporządza się według wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania (Dz. U. poz. 1254).

2. W procesach identyfikowania i analizy ryzyka uwzględnia się w szczególności ryzyka:

1) związane ze zmianami zachodzącymi w Ministerstwie lub jego otoczeniu;

2) związane z systemami informatycznymi oraz infrastrukturą;

3) o charakterze finansowym, w tym ryzyka nadużyć finansowych oraz korupcji;

4) zagrażające wizerunkowi Ministerstwa;

5) dotyczące środowiska prawnego, w tym zmian legislacyjnych;

6) związane z organizacją Ministerstwa, w tym strukturą organizacyjną i organizacją pracy;

7) dotyczące zasobów ludzkich.

3. W procesach identyfikowania i analizy ryzyka wykorzystuje się wszelkie źródła informacji, w szczególności ustalenia wewnętrznych oraz zewnętrznych audytów i kontroli oraz wyniki samooceny dokonywanej w komórce organizacyjnej.

2. Prawdopodobieństwo wystąpienia zidentyfikowanego ryzyka szacuje się w oparciu o poniższą skalę:

3. Wpływ zidentyfikowanego ryzyka na realizację celów i zadań określonych w planie działalności Ministra lub w planie działalności komórki organizacyjnej szacuje się w oparciu o poniższą skalę:

4. Istotność ryzyka stanowi iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka oraz jego wpływu na realizację celów i zadań określonych w planie działalności Ministra lub w planie działalności komórki organizacyjnej.

5. Ryzyko o istotności w przedziale od 1 do 9 punktów jest ryzykiem akceptowalnym oraz nie wymaga podejmowania działań zaradczych.

6. Ryzyko o istotności w przedziale od 10 do 25 punktów wymaga zaplanowania i podjęcia działań zaradczych, ograniczających jego istotność do poziomu akceptowalnego.

7. Ryzykiem kluczowym jest ryzyko mogące spowodować niezrealizowanie celów i zadań określonych w planie działalności Ministra lub planie działalności komórki organizacyjnej, lub zagrażające ich realizacji, którego istotność przyjmuje wartość od 16 do 25 punktów.

8. Działania zaradcze w odniesieniu do ryzyk, o których mowa w ust. 6, mogą polegać w szczególności na:

1) przeniesieniu ryzyka w całości lub części na inny podmiot;

2) wycofaniu się z działań, które wiążą się z ryzykiem;

3) minimalizowaniu ryzyka przez podjęcie działań mających na celu zmniejszenie istotności ryzyka, w tym wzmocnienie mechanizmów kontroli.

9. W przypadku gdy istnieją trudności lub ograniczenia w przeciwdziałaniu ryzyku, a koszty działań zaradczych mogą przekroczyć przewidywane korzyści, działania te mogą polegać na tolerowaniu ryzyka.

10. Zidentyfikowane ryzyka są opisywane w rejestrze ryzyk, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

2. BDG, w terminie 21 dni od dnia otrzymania od komórek organizacyjnych rejestrów ryzyk, sporządza projekt rejestru ryzyk zidentyfikowanych w Ministerstwie oraz przekazuje go zespołowi do spraw oceny ryzyka.

2. Przewodniczący Zespołu oraz członkowie Zespołu mogą wyznaczyć innego pracownika Ministerstwa do zastępowania ich w pracach Zespołu.

3. Do zadań Zespołu należy w szczególności:

1) analiza projektu rejestru ryzyk zidentyfikowanych w Ministerstwie, w tym pod względem prawidłowości oszacowania istotności ryzyka i zaklasyfikowania go jako kluczowego;

2) dokonywanie zmian projektu rejestru ryzyk zidentyfikowanych w Ministerstwie, w szczególności w zakresie istotności ryzyka;

3) wypracowanie stanowiska do projektu rejestru ryzyk zidentyfikowanych w Ministerstwie, ze szczególnym uwzględnieniem oceny adekwatności zaproponowanych działań ograniczających istotność ryzyk kluczowych.

4. Zespół działa i podejmuje rozstrzygnięcia na posiedzeniach.

5. Zespół podejmuje rozstrzygnięcia zwykłą większością głosów. W przypadku równej liczby głosów rozstrzyga głos przewodniczącego Zespołu.

6. W uzasadnionych przypadkach przewodniczący Zespołu może podjąć decyzję o rozpatrzeniu spraw i przeprowadzeniu głosowania w drodze korespondencyjnego uzgodnienia stanowisk (tryb obiegowy). Przyjęte w tym trybie rozstrzygnięcia są przedstawiane na najbliższym posiedzeniu Zespołu.

7. Zespół uzgadnia stanowisko, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, odpowiednio w terminie do dnia 25 stycznia oraz do dnia 25 sierpnia.

8. Obsługę Zespołu zapewnia BDG.

2. Dyrektor generalny zatwierdza projekt rejestru ryzyk kluczowych zidentyfikowanych w Ministerstwie i przedstawia go do akceptacji członkom Kierownictwa Ministerstwa.

3. BDG udostępnia rejestr ryzyk kluczowych zidentyfikowanych w Ministerstwie do wiadomości dyrektorom oraz, za pośrednictwem BKA, komitetowi audytu.

2. Dyrektorzy, w terminie do dnia 20 lipca oraz do dnia 20 października, przekazują do BM informację o stopniu realizacji celów i zadań służących ich realizacji, której wzór stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia. W przypadku wystąpienia zagrożenia dla osiągnięcia celów lub gdy zadania nie są prawidłowo realizowane do informacji dołącza się wyjaśnienia oraz propozycje działań zapobiegawczych lub naprawczych.

3. BM, w terminie do dnia 31 lipca oraz do dnia 31 października, sporządza informację o postępach w realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra oraz ewentualnych zagrożeniach i podjętych lub proponowanych środkach zaradczych oraz przekazuje ją członkom Kierownictwa Ministerstwa.

2. Dyrektorzy komórek nadzorujących mogą uwzględnić w procesie monitorowania i sprawozdawczości informacje zawarte w dokumentach sprawozdawczych przekazywanych Ministrowi przez jednostki.

3. BM, w terminie do dnia 10 kwietnia, sporządza na podstawie sprawozdań, o których mowa w ust. 1, projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni oraz przekazuje go do uzgodnienia członkom Kierownictwa Ministerstwa.

4. BM, w terminie do dnia 20 kwietnia, przedkłada Ministrowi uzgodniony z członkami Kierownictwa Ministerstwa projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni.

5. Sprawozdanie z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni jest podpisywane przez Ministra podpisem elektronicznym w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją.

6. BM niezwłocznie udostępnia sprawozdanie z wykonania planu działalności Ministra w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministra oraz w intranecie.

2. Samoocena jest przeprowadzana z wykorzystaniem ankiet. Wzory ankiet określa BDG w terminie do dnia 31 stycznia.

3. Osoby, o których mowa w ust. 1, dokonują samooceny w poszczególnych elementach systemu kontroli zarządczej i przekazują do BDG jej wyniki w postaci elektronicznej lub w postaci papierowej, jeżeli wyposażenie stanowiska pracy nie pozwala na dokonanie oceny w postaci elektronicznej.

4. Dyrektorzy, po otrzymaniu z BDG zbiorczych danych wynikających z samooceny, sporządzają raporty z wyników samooceny, uwzględniające:

1) ogólną ocenę funkcjonowania kontroli zarządczej;

2) zidentyfikowane słabości kontroli zarządczej;

3) proponowane działania naprawcze.

5. Dyrektorzy przekazują do BDG raporty, o których mowa w ust. 4, w terminie 14 dni od otrzymania zbiorczych danych wynikających z samooceny.

6. BDG na podstawie raportów, o których mowa w ust. 4, sporządza podsumowanie wyników samooceny, które przekazuje w terminie do dnia 15 marca członkom Kierownictwa Ministerstwa oraz za pośrednictwem BKA, komitetowi audytu.

2. Dyrektorzy komórek nadzorujących występują do kierowników jednostek o przedłożenie, w terminie do dnia 10 marca, oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.

3. Dyrektorzy komórek nadzorujących składają oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, po zapoznaniu się z oświadczeniami kierowników jednostek.

4. W przypadku złożenia oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w stopniu wystarczającym, sporządza się uzasadnienie zawierające omówienie:

1) działań dotyczących monitorowania poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, w tym monitorowania celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra;

2) wyników samooceny;

3) informacji uzyskanych w procesie zarządzania ryzykiem;

4) wyników zewnętrznych i wewnętrznych audytów i kontroli.

2. Projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej jest sporządzany z uwzględnieniem w szczególności:

1) oświadczeń o stanie kontroli zarządczej członków Kierownictwa Ministerstwa;

2) sprawozdania z realizacji planu działalności Ministra;

3) wyników samooceny.

3. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej jest podpisywane przez Ministra podpisem elektronicznym w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją.

4. BDG niezwłocznie udostępnia oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministra oraz w intranecie.

2. W szczególnych przypadkach, uzasadnionych względami organizacyjnymi, technicznymi lub prawnymi, dopuszcza się dokumentowanie procesów w postaci papierowej.

1) komórki organizacyjne przekażą w terminie do dnia 20 sierpnia:

a) do Biura Dyrektora Generalnego – rejestr ryzyk, o którym mowa w § 11 ust. 10,

b) do Biura Ministra – informację o stopniu realizacji celów i zadań służących ich realizacji wraz z wyjaśnieniami oraz propozycjami działań zapobiegawczych lub naprawczych, o których mowa w § 15 ust. 2;

2) Biuro Dyrektora Generalnego sporządzi i przekaże zespołowi do spraw oceny ryzyka projekt rejestru ryzyk zidentyfikowanych w Ministerstwie, w terminie do dnia 25 sierpnia;

3) Biuro Ministra sporządzi i przekaże członkom Kierownictwa Ministerstwa informację, o której mowa w § 15 ust. 3, w terminie do dnia 25 sierpnia;

4) zespół do spraw oceny ryzyka przekaże do Biura Dyrektora Generalnego stanowisko, o którym mowa w § 13 ust. 3 pkt 3, w terminie do dnia 31 sierpnia.

1) zarządzenie nr 58/2011 Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 lipca 2011 r. w sprawie kontroli zarządczej w Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego, zmienione zarządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 8 kwietnia 2013 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie kontroli zarządczej w Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego;

2) zarządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 8 kwietnia 2013 r. w sprawie powołania Zespołu do spraw Zarządzania Ryzykiem.

Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego: wz. A.T. Bobko

¹⁾ Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego kieruje działami administracji rządowej – nauka oraz szkolnictwo wyższe na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 17 listopada 2015 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego (Dz. U. poz. 1896).

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 938 i 1646, z 2014 r. poz. 379, 911, 1146, 1626 i 1877, z 2015 r. poz. 238, 532, 1045, 1117, 1130, 1189, 1190, 1269, 1358, 1513, 1830, 1854, 1890 i 2150 oraz z 2016 r. poz. 195.

Załączniki do zarządzenia
Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego
z dnia 3 sierpnia 2016 r. (poz. 46)

Załącznik nr 1

WZÓR – REJESTR RYZYK

Załącznik nr 2

WZÓR – INFORMACJA O STOPNIU REALIZACJI CELÓW I ZADAŃ SŁUŻĄCYCH ICH REALIZACJI

Załącznik nr 3

WZÓR – SPRAWOZDANIE Z REALIZACJI CELÓW I ZADAŃ SŁUŻĄCYCH ICH REALIZACJI