Dzienniki Urzędowe - rok 2024 poz. 72

Na podstawie art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) zarządza się, co następuje:

1) komórkę organizacyjną Ministerstwa odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowanie działań następczych;

2) sposoby przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i ich rejestrację;

3) weryfikację zgłoszeń zewnętrznych i podejmowanie działań następczych;

4) obowiązek sprawozdawczy dotyczący zgłoszeń zewnętrznych.

2. Zakres przedmiotowy i podmiotowy zgłoszeń zewnętrznych określa odpowiednio art. 3 ust. 1 i art. 4 ustawy.

3. Wyłączenia w zakresie możliwości przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych określa art. 5 ustawy.

2. DK zapewnia bezstronne, obiektywne i rzetelne wykonywanie obowiązków określonych w ust. 1, z poszanowaniem praw sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie zewnętrzne oraz osoby trzeciej wskazanej w tym zgłoszeniu.

3. Kierownictwo DK i pracownicy DK wyznaczeni do wykonywania obowiązków określonych w ust. 1 działają na podstawie pisemnych upoważnień wydanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwanego dalej „Ministrem”.

4. Kierownictwo DK i pracownicy DK, o których mowa w ust. 3, mogą być dopuszczeni do wykonywania obowiązków określonych w ust. 1 wyłącznie po uzyskaniu pisemnego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.

5. Kierownictwo DK i pracownicy DK, o których mowa w ust. 3, obowiązani są do zachowania tajemnicy informacji i danych osobowych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywali pracę w Ministerstwie.

6. Przy procedowaniu zgłoszeń zewnętrznych podejmowane są środki:

1) uniemożliwiające uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem zewnętrznym nieupoważnionym osobom;

2) zapewniające ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie zewnętrzne oraz osoby trzeciej wskazanej w tym zgłoszeniu.

7. Ochrona poufności, o której mowa w ust. 6 pkt 2, obejmuje informacje, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takiej osoby. Zasady poufności i zasady przetwarzania danych osobowych są określone w załączniku nr 1 do zarządzenia.

8. W przypadku zgłoszeń zewnętrznych dotyczących kierownictwa DK lub pracowników DK działania następcze podejmują wyznaczeni pracownicy Biura Kadr, Szkolenia i Organizacji Ministerstwa na podstawie pisemnych upoważnień wydanych przez Ministra oraz pisemnych upoważnień do przetwarzania danych osobowych. Przepisy ust. 5 oraz rozdziału 5 stosuje się odpowiednio.

9. Jeżeli zgłoszenie zewnętrzne zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika Ministerstwa, pracownik ten jest obowiązany do:

1) nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie zewnętrzne oraz osoby trzeciej wskazanej w tym zgłoszeniu;

2) niezwłocznego przekazania zgłoszenia zewnętrznego Dyrektorowi DK.

10. Postanowienia ust. 9 stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy zgłoszenie zewnętrzne otrzymano za pośrednictwem innych kanałów niż przyjętych zgodnie z procedurą zgłoszeń zewnętrznych.

11. Zgłoszenie zewnętrzne oraz całość dokumentacji z nim związanej są wyłączone z systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją eDok. Dokumentację przechowuje się w sposób przyjęty w Ministerstwie przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

1) pisemnie w postaci elektronicznej - za pomocą formularza zamieszczonego na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa, którego wzór jest określony w załączniku nr 2 do zarządzenia;

2) pisemnie w postaci papierowej - w kopercie oznaczonej „Zgłoszenie zewnętrzne” na adres: Departament Kontroli MSWiA, ul. Batorego 5, 02-591 Warszawa;

3) ustnie - za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej, na numer wskazany na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa;

4) ustnie - bezpośrednio na spotkaniu z upoważnionym pracownikiem lub pracownikami DK zorganizowanym w związku ze zgłoszonym uprzednio wnioskiem sygnalisty.

2. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego przekazanego w sposób, o którym mowa w ust. 1, następuje w terminie 7 dni od dnia jego przyjęcia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub organ publiczny ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty. Wzór potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego jest określony w załączniku nr 3 do zarządzenia.

3. Na żądanie sygnalisty wydaje się, nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza się, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy.

4. Nie realizuje się obowiązku, o którym mowa w ust. 2 i 3, jeżeli sygnalista nie podał adresu do kontaktu.

5. W przypadku wskazanym w ust. 1 pkt 4, termin spotkania ustala się nie później niż w terminie 14 dni od dnia złożenia przez sygnalistę wniosku o spotkanie. Wniosek w sprawie bezpośredniego spotkania można złożyć telefoniczne lub na adres mailowy wskazany na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa.

6. Przyjęcie zgłoszenia zewnętrznego podczas bezpośredniego spotkania, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, za zgodą sygnalisty jest dokumentowane w formie protokołu spotkania, którego wzór jest określony w załączniku nr 4 do zarządzenia. W takim przypadku sygnalista może dokonać sprawdzenia, wprowadzenia ewentualnych poprawek do protokołu spotkania przed jego podpisaniem.

7. Pracownicy Ministerstwa realizujący zadania związane z systemami teleinformatycznymi obsługującymi zgłoszenia zewnętrzne obowiązani są do zachowania tajemnicy informacji i danych osobowych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywali pracę w Ministerstwie.

2. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych prowadzi się w formie elektronicznej, przy zachowaniu zasad poufności, w sposób zapewniający ochronę tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy to zgłoszenie.

3. Dane osobowe zgromadzone w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

4. W rejestrze zgłoszeń zewnętrznych gromadzi się następujące dane:

1) numer zgłoszenia zewnętrznego;

2) przedmiot naruszenia prawa;

3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie zewnętrzne, niezbędne do identyfikacji tych osób;

4) datę dokonania zgłoszenia zewnętrznego;

5) informację o podjętych działaniach następczych;

6) informację o wydaniu zaświadczenia, o którym mowa w § 4 ust. 3;

7) datę zakończenia sprawy;

8) informację o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku, o którym w § 8 ust. 8;

9) informację o szacunkowej szkodzie majątkowej, jeżeli została stwierdzona w ramach działań następczych oraz kwotach odzyskanych w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego - o ile te dane będą w posiadaniu Ministerstwa.

2. Jeżeli wstępna weryfikacja, o której mowa w ust. 1, wykaże, że zgłoszenie zewnętrzne jest informacją o naruszeniu prawa i dotyczy spraw pozostających w zakresie właściwości Ministra, zgłoszenie to podlega zarejestrowaniu i rozpatrzeniu.

3. Jeżeli wstępna weryfikacja, o której mowa w ust. 1, wykaże, że zgłoszenie zewnętrzne jest informacją o naruszeniu prawa, która nie dotyczy spraw pozostających w zakresie właściwości Ministra, zgłoszenie to, po zarejestrowaniu, przekazuje się, nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania tego zgłoszenia, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, oraz informuje się o tym sygnalistę. W uzasadnionych przypadkach przekazanie zgłoszenia zewnętrznego następuje nie później niż w terminie 30 dni od dnia dokonania tego zgłoszenia.

4. Jeżeli wstępna weryfikacja, o której mowa w ust. 1, wykaże, że zgłoszenie zewnętrzne nie jest informacją o naruszeniu prawa, informuje się o tym sygnalistę w terminie 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia zewnętrznego podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji.

5. Nie realizuje się obowiązku informacyjnego, o którym mowa w ust. 3 i 4, jeżeli sygnalista nie podał adresu do kontaktu.

2. W ramach działań następczych wszczyna się postępowanie wyjaśniające, którego celem jest ustalenie stanu faktycznego i ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym.

3. Postępowanie wyjaśniające prowadzone jest z zachowaniem zasad bezstronności, należytej staranności i poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie zewnętrzne oraz osoby trzeciej wskazanej w tym zgłoszeniu.

4. W zależności od stopnia skomplikowania sprawy Dyrektor DK wyznacza do prowadzenia postępowania wyjaśniającego upoważnionego pracownika DK lub powołuje zespół spośród upoważnionych pracowników DK.

5. Do zespołu, o którym mowa w ust. 4, Dyrektor DK może włączyć, za zgodą przełożonych, pracowników Ministerstwa posiadających wiedzę ekspercką z zakresu, którego dotyczy zgłoszenie zewnętrzne. Do pracowników tych stosuje się wymogi określone w § 2 ust. 3-5.

6. W celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego upoważniony pracownik DK lub powołany zespół może:

1) występować do sygnalisty o udzielenie wyjaśnień lub dodatkowych informacji;

2) występować do komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych celem uzyskania informacji lub zapoznania się z wszelkimi dokumentami niezbędnymi do wyjaśnienia sprawy i ochrony sygnalisty. W przypadku przekazywania informacji lub dokumentów pracownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz organy i kierownicy jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych obowiązani są do zachowania tajemnicy informacji i danych osobowych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywali pracę lub pełnili służbę;

3) dokonywać innych czynności niezbędnych do wyjaśnienia sprawy.

7. Nie podejmuje się działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia zewnętrznego dokonanego przez tego samego sygnalistę lub innego sygnalistę, nie zawarto istotnych nowych informacji o naruszeniu prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. W takim przypadku:

1) należy odnotować ten fakt wraz z uzasadnieniem w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych;

2) informuje się sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie. Przekazanie informacji następuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia zewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informacje.

8. W przypadku kolejnego zgłoszenia zewnętrznego, o którym mowa w ust. 7, zgłoszenie to pozostawia się bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

2. W przypadku gdy zgłoszenie zewnętrzne dokonane przez sygnalistę w wyniku prowadzonego postępowania wyjaśniającego zostało potwierdzone, sprawozdanie zawiera w szczególności:

1) informację dotyczącą naruszenia prawa;

2) opis dokonanych ustaleń w zakresie stanu faktycznego i prawnego;

3) wskazanie osób odpowiedzialnych na naruszenie prawa;

4) rekomendacje działań naprawczych;

5) rekomendacje działań profilaktycznych.

3. W przypadku określonym w ust. 2 Dyrektor DK może zarekomendować również wszczęcie kontroli, złożenie zawiadomienia o uzasadnionym podejrzeniu popełnienia przestępstwa, złożenie zawiadomienia do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych lub do Rzecznika Dyscyplinarnego Ministerstwa.

4. W przypadku gdy w wyniku prowadzonego postępowania wyjaśniającego ustalono, że nie doszło do naruszenia prawa, zgłoszenie zewnętrzne jest w oczywisty sposób niewiarygodne lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do wyjaśnienia sprawy, sprawozdanie z postępowania wyjaśniającego zawiera opis dokonanych ustaleń wraz z wnioskiem o zakończenie postępowania.

5. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 2 i 4, Dyrektor DK przedkłada, do zatwierdzenia Ministrowi.

2. Informacja zwrotna zawiera w szczególności informacje o planowanych lub podjętych działaniach następczych i powodach takich działań, stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia naruszeń prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenia prawa.

1) liczbę przyjętych zgłoszeń zewnętrznych;

2) liczbę postępowań wyjaśniających i postępowań wszczętych w wyniku przyjętych zgłoszeń zewnętrznych oraz informacje na temat wyniku tych postępowań;

3) szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona w ramach działań następczych, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego - o ile te dane będą w posiadaniu Ministerstwa.

2. Dane statystyczne, o których mowa w ust. 1, nie obejmują danych osobowych ani informacji stanowiących tajemnicę służbową.

3. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, zatwierdza Minister i przekazuje Rzecznikowi Praw Obywatelskich w terminie do dnia 31 marca roku następującego po roku, za jaki sprawozdanie jest sporządzane.

Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji: T. Siemoniak

¹⁾ Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji kieruje działami administracji rządowej: administracja publiczna, sprawy wewnętrzne, wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 maja 2024 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. U. poz. 738).

Załączniki do zarządzenia nr 67
Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji
z dnia 23 grudnia 2024 r. (poz. 72)

Załącznik nr 1

Zasady poufności i zasady przetwarzania danych osobowych

Treść załącznika w formie pdf do pobrania tutaj