Dzienniki Urzędowe - rok 2016 poz. 31

Na podstawie art. 175 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

2. Niniejsze zarządzenie stosuje się odpowiednio w Wyższej Szkole Policji w Szczytnie oraz Szkole Głównej Służby Pożarniczej w zakresie wydatków dokonywanych ze środków dotacji przekazywanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.

1) Minister – Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji;

2) urząd obsługujący Ministra – Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji;

3) jednostka – jednostki budżetowe, inne niż urząd obsługujący Ministra, finansowane w ramach części budżetu państwa, których dysponentem jest Minister;

4) karta płatnicza – kartę płatniczą w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz. U. z 2014 r. poz. 873, z późn. zm.³).

1) kierownika lub zastępcy kierownika jednostki;

2) dyrektora komórki organizacyjnej lub jego zastępcy w urzędzie obsługującym Ministra;

3) dyrektora komórki organizacyjnej lub jego zastępcy w Komendzie Głównej Policji, Komendzie Głównej Straży Granicznej, Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej oraz Biurze Ochrony Rządu;

4) dyrektora generalnego w Urzędzie do Spraw Cudzoziemców;

5) dyrektora komórki organizacyjnej lub jego zastępcy w Urzędzie do Spraw Cudzoziemców;

6) dowódcy kontyngentu policyjnego lub Straży Granicznej;

7) oficera łącznikowego Policji lub Straży Granicznej w polskich przedstawicielstwach dyplomatycznych;

8) dowódcy, zastępcy dowódcy lub oficera łącznikowego grupy ratowniczej Państwowej Straży Pożarnej.

2. Karta płatnicza może być wydana lub przyznana innym osobom, niż określone w ust. 1, jeżeli w związku z zajmowanym stanowiskiem lub wykonywanymi obowiązkami służbowymi dokonują one wydatków, o których mowa w § 8 ust. 1, oraz jeżeli płatności nie mogą być dokonywane w innej formie bezgotówkowej, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. Warunek, o którym mowa w ust. 2, nie dotyczy płatności związanych z finansową obsługą realizacji zadań poza granicami kraju, w szczególności polegających na udziale w międzynarodowych akcjach ratowniczych oraz wspólnych działaniach.

4. Jeżeli częstotliwość dokonywania wydatków przez osoby, o których mowa w ust. 1 i 2, nie uzasadnia wydania lub przyznania im karty płatniczej, a zachodzi konieczność ich dokonania lub potwierdzenia płatności przy wykorzystaniu karty płatniczej, płatności lub potwierdzenia może dokonać inna osoba, za pomocą przyznanej jej karty płatniczej, z zachowaniem pozostałych wymogów wynikających z zarządzenia.

2. Kierownik jednostki składa wniosek o wyrażenie zgody na korzystanie z karty płatniczej do kierownika jednostki nadrzędnej. Wnioski kierowane do Ministra rozpatruje odpowiednio sekretarz lub podsekretarz stanu w urzędzie obsługującym Ministra, właściwy w zakresie spraw wynikających z nadzoru Ministra nad wnioskodawcą lub ze stosunku podległości wobec Ministra.

3. Osoby, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 i 5, składają wniosek o przyznanie karty płatniczej do dyrektora generalnego urzędu.

4. Osoby, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 6–8, składają wniosek o przyznanie karty płatniczej odpowiednio do Komendanta Głównego Policji, Komendanta Głównego Straży Granicznej albo Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej.

5. Wniosek o przyznanie karty płatniczej powinien zawierać następujące dane: imię i nazwisko wnioskodawcy, zajmowane stanowisko służbowe lub pełnioną funkcję, nazwę jednostki organizacyjnej, wysokość miesięcznego limitu wydatków, okres użytkowania karty płatniczej oraz rodzaje wydatków, które będą dokonywane przy jej użyciu, a także uzasadnienie potrzeby posiadania karty płatniczej oraz wnioskowanej wysokości miesięcznego limitu wydatków.

1) dane, o których mowa w § 5 ust. 5;

2) określenie zakresu upoważnienia do zaciągania zobowiązań, udzielonego użytkownikowi karty przez kierownika jednostki;

3) pouczenie o odpowiedzialności służbowej, z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych lub za wyrządzoną szkodę, w przypadku nieprawidłowego wykorzystania karty płatniczej;

4) tryb postępowania w przypadku naruszenia zasad korzystania z karty płatniczej określonych w umowie lub przez właściwy bank;

5) zobowiązanie użytkownika karty do przestrzegania niniejszego zarządzenia oraz ustalonego przez bank regulaminu korzystania z kart płatniczych;

6) sposób postępowania z kartą w przypadku długotrwałej nieobecności jej użytkownika w pracy lub służbie.

2. W przypadku zawarcia umowy trójstronnej pomiędzy kierownikiem jednostki, bankiem a osobą, której przyznano do użytkowania kartę płatniczą, kierownik jednostki może zawrzeć z użytkownikiem karty płatniczej dodatkową umowę zgodną z ust. 1, jeśli umowa trójstronna nie zawiera elementów określonych w tym przepisie.

3. Podstawą wydania karty płatniczej kierownikowi jednostki, który uzyskał zgodę na korzystanie z karty płatniczej, jest złożenie przez niego pisemnej deklaracji użytkownika karty płatniczej, zawierającej w szczególności określenie wysokości miesięcznego limitu wydatków oraz zobowiązanie, o którym mowa w ust. 1 pkt 5, a także potwierdzenie przyjęcia odpowiedzialności z tytułu nieprawidłowego wykorzystania karty płatniczej. Deklarację składa się w komórce właściwej w sprawach wydania oraz ewidencji kart płatniczych.

4. Odwołanie z pełnionej funkcji, zwolnienie z zajmowanego stanowiska, wypowiedzenie stosunku pracy lub stosunku służbowego, przeniesienie na inne stanowisko lub zaprzestanie realizacji zadań służbowych stanowiących podstawę wydania karty płatniczej powoduje obowiązek niezwłocznego jej zwrotu do komórki właściwej w sprawach wydania oraz ewidencji kart płatniczych.

5. Odstępowanie karty płatniczej innej osobie jest niedozwolone i stanowi podstawę zablokowania karty oraz żądania natychmiastowego jej zwrotu.

1) dla użytkowników, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 1, 4 i 8, do 25.000 zł;

2) dla użytkowników, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 2, 3 i 5–7, do 20.000 zł;

3) dla użytkowników, o których mowa w § 4 ust. 2, do 5.000 zł.

2. Limit wydatków obejmuje transakcje bezgotówkowe i gotówkowe dokonane kartą płatniczą w kraju i za granicą na wydatki, o których mowa w § 8, zgodnie z określonym w umowie, o której mowa w § 6 ust. 1, zakresem upoważnienia do zaciągania zobowiązań.

3. W uzasadnionych przypadkach związanych z realizacją zadań poza granicami kraju, w szczególności polegających na udziale w międzynarodowych akcjach ratowniczych oraz wspólnych działaniach, kierownik jednostki może okresowo podwyższyć miesięczny limit wydatków do kwoty 100.000 zł.

1) za usługi hotelowe, gastronomiczne oraz zakup biletów w związku z krajowymi i zagranicznymi podróżami służbowymi;

2) za zakup paliwa do samochodów służbowych oraz opłaty związane z ich używaniem: za przejazdy autostradą, parkingowe, lotnicze, za korzystanie z myjni samochodowej, za naprawę w przypadku awarii;

3) za usługi transportowe i gastronomiczne;

4) za upominki i nagrody rzeczowe;

5) związanych z obsługą delegacji zagranicznych w kraju i za granicą;

6) związanych z wykonywaniem innych zadań służbowych, wyłącznie w przypadku braku możliwości dokonywania płatności w innej formie bezgotówkowej.

2. Płatności, o których mowa w ust. 1, nie obejmują płatności wynikających z zawartych przez urząd obsługujący Ministra lub jednostkę umów dotyczących zakupów lub świadczenia usług, określonych w ust. 1.

3. Wypłata gotówki za pomocą karty płatniczej jest co do zasady niedozwolona, chyba że jest konieczna na skutek niemożliwych do przewidzenia zdarzeń losowych, a także w sytuacji, gdy nie ma możliwości dokonania płatności w formie bezgotówkowej.

4. Gdy przy dokonywaniu płatności za nocleg w hotelu pozostają do uregulowania należności stanowiące prywatne wydatki użytkownika karty płatniczej lub osoby, o której mowa w § 4 ust. 4, np. za prywatne rozmowy telefoniczne, płatną telewizję, czyszczenie lub pranie odzieży, itp., powinny one być uregulowane przez użytkownika karty płatniczej lub wskazaną osobę z ich własnych środków. W tym celu należy zwrócić się o wystawienie oddzielnych faktur, a jeżeli nie jest to możliwe, to o opłacenie faktury w dwóch częściach: wydatki służbowe – służbową kartą płatniczą, wydatki prywatne – prywatną kartą płatniczą lub gotówką.

2. Ewidencja, o której mowa w ust. 1, powinna być prowadzona w sposób zapewniający ustalenie w szczególności:

1) liczby wydanych kart płatniczych;

2) osób uprawnionych do korzystania z nich;

3) rodzajów dokonanych zakupów oraz ich wartości;

4) przyznanych poszczególnym użytkownikom kart płatniczych miesięcznych limitów wydatków;

5) okresu, na jaki karty płatnicze zostały wydane;

6) prawidłowości i terminowości rozliczeń wydatków dokonywanych przy użyciu kart płatniczych.

2. W szczególnych przypadkach, zamiast dostarczenia rachunku lub faktury, dopuszcza się dokumentowanie wydatków poprzez złożenie oświadczenia, jeżeli taką formę udokumentowania wydatków przewidują odrębne przepisy, w szczególności dotyczące rozliczania kosztów podróży służbowej. Do oświadczenia należy dołączyć wydruk potwierdzający dokonanie płatności, o którym mowa w ust. 1, lub wyjaśnienie braku możliwości jego dostarczenia.

3. Wydatki zrealizowane gotówką wypłaconą za pomocą karty płatniczej dokumentuje się w sposób określony w ust. 1 lub 2.

4. Niewykorzystaną kwotę gotówki wypłaconej przy użyciu karty płatniczej użytkownik karty zwraca w złotych polskich, według kursu Narodowego Banku Polskiego z dnia dokonania wydatku, w terminie, o którym mowa odpowiednio w ust. 5 lub 6.

5. Użytkownik karty płatniczej przedkłada dokumenty, o których mowa w ust. 1 i 2, nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania płatności lub zakończenia podróży służbowej.

6. W przypadku płatności dokonanych kartą płatniczą w związku z podróżą służbową lub delegowaniem do pełnienia służby poza granicą państwa funkcjonariuszy i pracowników Straży Granicznej oraz w grupie ratowniczej Państwowej Straży Pożarnej termin, o którym mowa w ust. 5, wynosi 14 dni od dnia zakończenia podróży lub delegowania.

7. Jeżeli użytkownik karty płatniczej nie dokonał rozliczeń, o których mowa w ust. 4–6, nierozliczone kwoty potrąca mu się z wynagrodzenia lub uposażenia, poczynając od najbliższego terminu jego płatności.

2. W przypadku niedopełnienia przez użytkownika karty płatniczej obowiązku, o którym mowa w ust. 1, nierozliczone kwoty potrąca mu się z wynagrodzenia lub uposażenia, poczynając od najbliższego terminu jego płatności.

3. Potrącenia należności, o którym mowa w ust. 2 oraz w § 10 ust. 7, dokonuje się na podstawie oświadczenia użytkownika służbowej karty płatniczej o wyrażeniu zgody na potrącenie z wynagrodzenia lub uposażenia ustalonej należności z tytułu nieprawidłowego wykorzystania służbowej karty płatniczej lub nierozliczenia w terminie wydatków.

4. Przepisy ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio do osób, które nie rozliczyły wydatków prywatnych w sposób określony w § 8 ust. 4.

2. Osoby korzystające z kart płatniczych, wydanych na podstawie zgody udzielonej przez dyrektora generalnego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, zobowiązane są do zawarcia nowych umów, o których mowa w § 6 ust. 1, w ciągu 30 dni od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia.

3. Niedopełnienie obowiązku określonego w ust. 2 spowoduje zablokowanie i polecenie zwrotu służbowej karty płatniczej.

Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji: M. Błaszczak

¹⁾ Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji kieruje działami administracji rządowej – administracja publiczna, sprawy wewnętrzne, wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 17 listopada 2015 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. U. poz. 1897 i 2088).

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 938 i 1646, z 2014 r. poz. 379, 911, 1146, 1626 i 1877 oraz z 2015 r. poz. 238, 532, 1045, 1117, 1130, 1189, 1190, 1269, 1358, 1513, 1830, 1854, 1890 i 2150 oraz z 2016 r. poz. 195.

³⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2014 r. poz. 1916 oraz z 2015 r. poz. 1764, 1830 11893.