Dzienniki Urzędowe - rok 2007 nr 7 poz. 30

Na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 3 i ust. 2 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1.

Zarządzenie określa szczegółowe zasady i tryb przeprowadzania przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz przez organy i jednostki organizacyjne podległe lub nadzorowane przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji kontroli sprawności działania, efektywności gospodarowania oraz przestrzegania prawa w urzędzie obsługującym Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz w organach i jednostkach organizacyjnych podległych, nadzorowanych lub utworzonych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.

§ 2.

Postępowanie kontrolne ma na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności podmiotów kontrolowanych, rzetelne jego udokumentowanie i dokonanie oceny kontrolowanej działalności pod względem legalności, gospodarności, celowości i rzetelności.

§ 3.

Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) Ministrze – rozumie się przez to Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji;

2) Ministerstwie – rozumie się przez to Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji;

3) komórce kontroli – rozumie się przez to właściwe do wykonywania czynności kontrolnych: komórkę organizacyjną, zespół lub stanowisko służbowe w urzędzie obsługującym organ i w jednostce organizacyjnej podległej lub nadzorowanej przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz w urzędach obsługujących organy i jednostki organizacyjne im podległe, a także Departament Kontroli, Skarg i Wniosków w Ministerstwie;

4) kontrolerze – rozumie się przez to pracownika komórki kontroli lub inną osobę wyznaczoną przez zarządzającego kontrolę;

5) zarządzającym kontrolę – rozumie się przez to podmioty, o których mowa w § 4;

6) pracowniku – rozumie się przez to również funkcjonariusza.

§ 4.

Kontrolę zarządzają:

1) Minister – w stosunku do komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra, a także do organów i jednostek organizacyjnych, w stosunku do których Minister uzyskał uprawnienia nadzorcze na podstawie przepisów ustawowych;

2) Dyrektor Generalny w Ministerstwie – w stosunku do komórek organizacyjnych Ministerstwa bezpośrednio przez niego nadzorowanych w rozumieniu art. 39 ust. 4 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów;

3) Dyrektor Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa – w stosunku do komórek organizacyjnych Ministerstwa, organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra, a także do organów i jednostek organizacyjnych, w stosunku do których Minister uzyskał uprawnienia nadzorcze na podstawie przepisów ustawowych, w zakresie uregulowanym w Wewnętrznym regulaminie organizacyjnym Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków;

4) Pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych w Ministerstwie – w stosunku do komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz pełnomocnicy organów i kierowników jednostek organizacyjnych – w stosunku do komórek organizacyjnych obsługujących ich urzędów oraz w stosunku do jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych, w zakresie uregulowanym ustawą z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631 oraz z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 149, poz. 1078, Nr 218, poz. 1592 i Nr 220, poz. 1600);

5) dyrektor komórki organizacyjnej, do zakresu której należy sprawowanie w imieniu Ministra nadzoru założycielskiego nad zakładami opieki zdrowotnej, dla których organem założycielskim jest Minister – w stosunku do tych zakładów;

6) organ lub kierownik jednostki organizacyjnej podległej lub nadzorowanej przez Ministra – w stosunku do komórek organizacyjnych obsługujących ich urzędów oraz w stosunku do jednostek organizacyjnych im podległych lub nadzorowanych;

7) komendanci wojewódzcy Policji i Państwowej Straży Pożarnej, Komendant Stołeczny Policji oraz komendanci oddziałów Straży Granicznej – w stosunku do komórek organizacyjnych obsługujących ich urzędów oraz w stosunku do jednostek organizacyjnych im podległych lub nadzorowanych;

8) komendanci miejscy, powiatowi i rejonowi Policji, komendanci miejscy i powiatowi Państwowej Straży Pożarnej – w stosunku do komórek organizacyjnych obsługujących ich urzędów oraz w stosunku do jednostek organizacyjnych im podległych;

9) komendanci szkół Policji i Państwowej Straży Pożarnej oraz komendanci ośrodków szkolenia Straży Granicznej – w stosunku do komórek organizacyjnych im podległych.

§ 5.

Kontrolę wykonują i koordynują:

1) Minister, w odniesieniu do organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych, a także do organów i jednostek organizacyjnych, w stosunku do których uzyskał uprawnienia nadzorcze, poprzez Departament Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa;

2) Dyrektor Generalny w Ministerstwie, w odniesieniu do komórek organizacyjnych Ministerstwa, bezpośrednio przez niego nadzorowanych, poprzez Departament Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa;

3) zarządzający kontrolę, o których mowa w § 4 pkt 4–9, każdy według właściwości, przez podległe komórki kontroli.

§ 6.

Zasady i tryb przeprowadzania kontroli określone w zarządzeniu mogą być stosowane przez inne niż wymienione w § 3 pkt 3 komórki organizacyjne, o ile obowiązek prowadzenia kontroli wynika z innych przepisów prawa.

§ 7.

1. Kontrola prowadzona jest jako:

1) kompleksowa, która obejmuje całą działalność podmiotu kontrolowanego;

2) problemowa, która obejmuje wybrane zagadnienia z działalności podmiotu kontrolowanego;

3) sprawdzająca, której celem jest sprawdzenie sposobu wykorzystania uwag i wykonania wniosków z wcześniejszych kontroli;

4) doraźna, wynikająca z potrzeby zbadania zagadnień wskazanych przez zarządzającego kontrolę.

2. W celu przygotowania programu kontroli lub zdiagnozowania konieczności przeprowadzenia kontroli zarządzający kontrolę bądź działający z jego upoważnienia kierownik komórki kontroli może zarządzić przeprowadzenie czynności sprawdzająco-wyjaśniających. Z czynności sprawdzająco-wyjaśniających sporządza się notatkę służbową.

3. W toku przygotowania kontroli mogą być wykorzystywane metody i techniki stosowane w audycie.

§ 8.

1. Kontrolę można prowadzić również przy zastosowaniu trybu uproszczonego.

2. Celem kontroli, o której mowa w ust. 1, jest sprawdzenie informacji zawartych w szczególności w skargach i wnioskach oraz analiza dokumentów dotyczących działalności organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez zarządzającego kontrolę.

3. W przypadku ujawnienia, w toku kontroli przeprowadzonej przy zastosowaniu trybu uproszczonego, okoliczności wskazujących na uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia albo przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, albo też naruszenia dyscypliny finansów publicznych lub okoliczności uzasadniających odpowiedzialność dyscyplinarną lub porządkową sporządza się protokół z kontroli, z zastosowaniem § 26–34.

§ 9.

1. Kontrolę prowadzi się zgodnie z rocznym planem kontroli i programem kontroli.

2. W razie potrzeby, niezależnie od planu kontroli, zarządzający kontrolę może zarządzić kontrolę doraźną lub kontrolę w trybie uproszczonym.

3. W razie konieczności podjęcia działań niecierpiących zwłoki, w przypadku kontroli doraźnej, można odstąpić od opracowania programu kontroli.

4. Dla kontroli w trybie uproszczonym nie opracowuje się programu kontroli.

§ 10.

Przy opracowywaniu planu i programu kontroli, o których mowa w § 9 ust. 1, uwzględnia się w szczególności:

1) wyniki wcześniejszych kontroli i audytów;

2) wyniki badań i analiz określonych problemów oraz skarg i wniosków;

3) informacje pochodzące od organów państwowych i samorządowych oraz organizacji i stowarzyszeń pozarządowych, a także pochodzące ze środków komunikacji społecznej;

4) propozycje zgłoszone przez członków kierownictw: Ministerstwa, organów i jednostek organizacyjnych oraz kierowników komórek organizacyjnych im podległych.

§ 11.

1. Roczny plan kontroli sporządza komórka kontroli. Plan zatwierdza zarządzający kontrolę z zastrzeżeniem ust. 7 i 8.

2. Zarządzający kontrolę na wniosek kierownika komórki kontroli może dokonać zmian w rocznym planie kontroli.

3. Zarządzający kontrolę może uwzględnić, w rocznych planach kontroli, propozycje tematów kontrolnych wniesionych przez inne organy, jednostki lub komórki organizacyjne.

4. Roczny plan kontroli powinien w szczególności określać:

1) temat kontroli;

2) nazwę podmiotu kontrolowanego;

3) rodzaj kontroli, o której mowa w § 7 ust. 1 pkt 1–3;

4) przewidywany termin kontroli.

5. Zarządzający kontrolę, o których mowa w § 4 pkt 7–9, w celu skoordynowania działań kontrolnych, corocznie przesyłają organom lub kierownikom jednostek organizacyjnych wyższego stopnia plany kontroli, w terminie do dnia 10 stycznia.

6. Zarządzający kontrolę, o których mowa w § 4 pkt 5 i 6, w celu skoordynowania działań kontrolnych, corocznie przesyłają Dyrektorowi Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa plany kontroli, w terminie do dnia 20 stycznia.

7. Pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych w Ministerstwie corocznie przedstawia Ministrowi do zatwierdzenia, plan kontroli w zakresie ochrony informacji niejawnych, w terminie do dnia 31 stycznia.

8. Dyrektor Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa, corocznie przedstawia Ministrowi do zatwierdzenia plan kontroli Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa, w terminie do dnia 15 lutego.

§ 12.

1. Dyrektor Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa oraz Pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych w Ministerstwie przedstawiają Ministrowi do zatwierdzenia aneksy do rocznego planu kontroli wraz z uzasadnieniem.

2. Zarządzający kontrolę, o których mowa w § 4 pkt 5 i 6, powiadamiają Dyrektora Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa o zmianach dokonanych w rocznych planach kontroli.

3. Zarządzający kontrolę, o których mowa w § 4 pkt 7–9, powiadamiają organy lub kierowników jednostek organizacyjnych wyższego stopnia o zmianach dokonanych w rocznych planach kontroli.

§ 13.

1. Przed przystąpieniem do kontroli, kontroler upoważniony do jej przeprowadzenia sporządza program kontroli i przedstawia go, w celu zatwierdzenia, zarządzającemu kontrolę bądź działającemu z jego upoważnienia kierownikowi komórki kontroli.

2. Program kontroli powinien w szczególności określać:

1) podmiot kontrolowany;

2) temat kontroli;

3) cel kontroli;

4) rodzaj kontroli;

5) zakres przedmiotowy i okres objęty kontrolą;

6) wskazówki metodyczne określające sposób i techniki przeprowadzenia kontroli;

7) wyniki analizy przedkontrolnej;

8) założenia organizacyjne;

9) wykaz aktów prawnych dotyczących tematyki kontroli;

10) imiona i nazwiska kontrolerów wchodzących w skład zespołu kontrolnego, ze wskazaniem kierownika zespołu.

3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach w programie kontroli doraźnej można odstąpić od przeprowadzenia analizy przedkontrolnej.

§ 14.

1. Kontroler przeprowadza kontrolę na podstawie imiennego upoważnienia wystawionego przez zarządzającego kontrolę oraz legitymacji służbowej lub dowodu osobistego.

2. Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

§ 15.

1. Jeżeli do przeprowadzenia kontroli powołuje się zespół kontrolerów, to każdy kontroler działa na podstawie imiennego upoważnienia, a zarządzający kontrolę wyznacza kierownika zespołu. Członkowie zespołu kontrolnego podlegają kierownikowi w okresie od rozpoczęcia do zakończenia kontroli.

2. Dyrektor Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa może:

1) włączyć w skład zespołu kontrolerów Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa, pracowników innych komórek organizacyjnych Ministerstwa, organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra, a także organów i jednostek organizacyjnych niższego szczebla, w uzgodnieniu z organem lub kierownikiem jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej, w której pracownik jest zatrudniony;

2) skierować pracowników Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa do zespołu kontrolerów powołanego przez innego zarządzającego kontrolę.

3. Zarządzający kontrolę, o których mowa w § 4 pkt 6–9, mogą:

1) włączyć w skład zespołu kontrolerów pracownika innej komórki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej mu podległej lub nadzorowanej, w uzgodnieniu z kierownikiem tej komórki (jednostki);

2) skierować pracownika podległej mu komórki organizacyjnej do zespołu kontrolerów powołanego przez innego zarządzającego kontrolę.

§ 16.

1. Kontroler podlega wyłączeniu, na pisemny wniosek lub z urzędu, z postępowania kontrolnego, jeżeli wyniki kontroli mogłyby dotyczyć jego praw lub obowiązków, praw lub obowiązków jego małżonka albo osoby pozostającej z nim we wspólnym pożyciu, krewnych lub powinowatych do drugiego stopnia bądź osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli. Powody wyłączenia kontrolera trwają także po ustaniu małżeństwa, przysposobienia, opieki lub kurateli.

2. Kontroler może być wyłączony, na pisemny wniosek lub z urzędu, z postępowania kontrolnego w każdym czasie, jeżeli zachodzą uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności.

3. O wyłączeniu kontrolera decyduje zarządzający kontrolę z urzędu bądź na pisemny wniosek kierownika zespołu kontrolnego, kontrolera lub kierownika podmiotu kontrolowanego.

§ 17.

1. Kontrola jest przeprowadzana w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w miejscach i czasie wykonywania jego zadań, a jeżeli wymaga tego dobro kontroli, również w dniach wolnych od pracy (służby) i poza godzinami pracy (służby).

2. Kontrola lub poszczególne jej czynności mogą być przeprowadzone, w miarę potrzeby, również w siedzibie zarządzającego kontrolę.

3. Kontroler jest upoważniony do swobodnego poruszania się po terenie podmiotu kontrolowanego.

4. Kontroler podlega przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisom o ochronie informacji niejawnych. W przypadku kontroli dokumentów zawierających informacje niejawne, kontroler jest zobowiązany posiadać przy sobie odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa, o którym mowa w ustawie z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych.

5. Jeśli kontroler nie posiada odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa, przeprowadza kontrolę w zakresie nieobjętym ochroną informacji niejawnych i niezwłocznie informuje o tym kierownika komórki kontroli.

§ 18.

Kontroler:

1) przeprowadza kontrolę zgodnie z programem kontroli;

2) dokonuje w sposób obiektywny ustaleń kontroli oraz rzetelnie je dokumentuje, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości – ustala ich przyczyny, zakres i skutki oraz osoby za nie odpowiedzialne;

3) informuje na piśmie kierownika podmiotu kontrolowanego o ujawnionych nieprawidłowościach wymagających niezwłocznego podjęcia działań zaradczych lub usprawniających;

4) sporządza dokumenty określone w zarządzeniu, w szczególności protokół kontroli oraz projekt wystąpienia pokontrolnego;

5) prowadzi postępowanie w sprawie zastrzeżeń zgłoszonych do ustaleń zawartych w protokole kontroli;

6) wykonuje inne zlecone mu czynności w zakresie postępowania kontrolnego.

§ 19.

1. Kierownik podmiotu kontrolowanego lub osoba posiadająca jego pisemne upoważnienie:

1) zapewnia kontrolerowi warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w tym swobodny dostęp do obiektów oraz pomieszczenie wyposażone w urządzenia biurowe i środki łączności;

2) niezwłocznie przedstawia na żądanie kontrolera dokumenty i materiały dotyczące przedmiotu kontroli;

3) niezwłocznie informuje na piśmie kontrolera o podjętych działaniach zaradczych lub usprawniających, o których mowa w § 18 pkt 3;

4) terminowo udziela kontrolerowi ustnych i pisemnych wyjaśnień w zakresie objętym kontrolą;

5) sporządza uwierzytelnione odpisy i wyciągi z dokumentów oraz zestawienia i dane niezbędne do kontroli;

6) zapewnia nienaruszalność zabezpieczonych przez kontrolera materiałów pozostawionych na przechowanie w podmiocie kontrolowanym.

2. W ramach udzielonego upoważnienia kontroler jest uprawniony do:

1) swobodnego wstępu do obiektów i pomieszczeń podmiotu kontrolowanego;

2) wglądu do wszelkich dokumentów związanych z tematem kontroli i działalnością podmiotu kontrolowanego, pobierania oraz zabezpieczania dokumentów i innych materiałów dowodowych, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych;

3) żądania od kierownika i pracowników podmiotu kontrolowanego udzielania ustnych i pisemnych wyjaśnień w zakresie objętym kontrolą;

4) przeprowadzania oględzin obiektów, składników majątkowych i przebiegu określonych czynności;

5) korzystania z pomocy specjalistów, biegłych i rzeczoznawców powołanych przez zarządzającego kontrolę;

6) zasięgania informacji związanych z kontrolą w innych podmiotach nieobjętych kontrolą.

3. Każdy może złożyć kontrolerowi ustne lub pisemne oświadczenie dotyczące przedmiotu kontroli. Kontroler nie może odmówić przyjęcia oświadczenia, jeżeli ma ono związek z przedmiotem kontroli.

§ 20.

1. Kontroler dokonuje ustaleń stanu faktycznego na podstawie zebranych w toku kontroli dowodów.

2. Dowodami są w szczególności: dokumenty, zabezpieczone rzeczy, wyniki oględzin, opinie specjalistów, biegłych i rzeczoznawców oraz wyjaśnienia i oświadczenia.

3. Kontroler pobiera dokumenty lub rzeczy w obecności kierownika podmiotu kontrolowanego lub osoby posiadającej jego pisemne upoważnienie lub kierownika komórki organizacyjnej odpowiedzialnego za dokumenty lub rzeczy, a w razie jego nieobecności, pracownika pisemnie upoważnionego przez kierownika podmiotu kontrolowanego lub kierownika komórki organizacyjnej.

4. Z czynności, o której mowa w ust. 3 sporządza się protokół, który podpisuje kontroler i osoba wymieniona w ust. 3.

5. Z czynności przyjęcia ustnych wyjaśnień lub oświadczeń, sporządza się protokół, który podpisuje kontroler i osoba składająca wyjaśnienie lub oświadczenie.

6. Wzór protokołu z czynności, o której mowa w ust. 3, stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

7. Wzory protokołów z czynności, o których mowa w ust. 5, stanowią odpowiednio załączniki nr 3 i 4 do zarządzenia.

§ 21.

1. W przypadku potrzeby ustalenia stanu faktycznego obiektów lub innych składników majątkowych albo przebiegu określonych czynności, kontroler może przeprowadzić oględziny.

2. Oględziny przeprowadza się w obecności kierownika podmiotu kontrolowanego, osoby posiadającej jego pisemne upoważnienie lub kierownika komórki organizacyjnej odpowiedzialnego za przedmiot lub czynności poddane oględzinom, a w razie jego nieobecności – pracownika pisemnie upoważnionego przez kierownika podmiotu kontrolowanego lub kierownika komórki organizacyjnej.

3. Z przeprowadzonych oględzin sporządza się protokół, który podpisuje kontroler i osoba wymieniona w ust. 2. Wzór protokołu oględzin stanowi załącznik nr 5 do zarządzenia.

4. Przebieg oględzin może być ponadto utrwalony za pomocą środków technicznych służących do utrwalania obrazu lub dźwięku. Nośnik, na którym utrwalono obraz lub dźwięk stanowi załącznik do protokołu oględzin.

5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, wynikających z potrzeby przeprowadzenia kontroli, za zgodą zarządzającego kontrolę bądź działającego z jego upoważnienia kierownika komórki kontroli, oględziny przebiegu określonych czynności można przeprowadzić przed rozpoczęciem kontroli i bez obecności osób wymienionych w ust. 2.

6. W przypadku oględzin, o których mowa w ust. 5, ich przebieg utrwala się za pomocą środków technicznych służących do utrwalania obrazu lub dźwięku. Nośnik, na którym utrwalono obraz lub dźwięk stanowi załącznik do protokołu oględzin.

§ 22.

Kontroler utrwala w postaci notatki służbowej inne czynności przeprowadzone w toku kontroli.

§ 23.

Specjalistom, biegłym i rzeczoznawcom powołanym przez zarządzającego kontrolę do udziału w czynnościach kontrolnych przysługuje wynagrodzenie, ustalone na podstawie odrębnych przepisów.

§ 24.

1. Kontroler dokumentuje przebieg i wyniki czynności kontrolnych w założonych w tym celu aktach kontroli, które w szczególności obejmują:

1) wykaz ich zawartości, z wymienieniem nazw dokumentów i wskazaniem odpowiednich stron;

2) dowody, o których mowa w § 20 ust. 2;

3) inne dokumenty.

2. Akta kontroli prowadzi się zgodnie z tokiem dokonywanych czynności, numerując kolejno strony akt.

3. Akta kontroli sporządza się w jednym egzemplarzu i przechowuje w komórce kontroli.

4. Wykaz akt kontroli stanowi załącznik do protokołu kontroli, o którym mowa w § 25 pkt 1 oraz do sprawozdania z kontroli, o którym mowa w § 25 pkt 2. Wzór wykazu akt kontroli stanowi załącznik nr 6 do zarządzenia.

5. Kierownik podmiotu kontrolowanego lub osoba posiadająca jego pisemne upoważnienie ma prawo wglądu do dokumentów stanowiących dowody, o których mowa w § 20 ust. 2, zawartych w aktach kontroli oraz do sporządzania ich odpisów.

§ 25.

Wyniki przeprowadzonej kontroli kontroler przedstawia w:

1) protokole kontroli: kompleksowej, problemowej, sprawdzającej lub doraźnej;

2) sprawozdaniu z kontroli przeprowadzonej w trybie uproszczonym.

§ 26.

1. Protokół kontroli zawiera opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli działalności podmiotu kontrolowanego, w tym ustalonych nieprawidłowości, z uwzględnieniem przyczyn ich powstania, zakresu, skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych.

2. Protokół kontroli zawiera także:

1) oznaczenie podmiotu kontrolowanego, jego adres, imię i nazwisko kierownika podmiotu kontrolowanego oraz oznaczenie jednostki nadrzędnej nad podmiotem kontrolowanym, z uwzględnieniem zmian w okresie objętym kontrolą;

2) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe kontrolera lub kontrolerów, nazwę komórki kontroli oraz numer i datę upoważnienia do kontroli;

3) datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych w podmiocie kontrolowanym, z wymienieniem dni przerw w kontroli;

4) określenie przedmiotu kontroli i okresu objętego kontrolą;

5) opis i wskazanie podstaw dokonanych ustaleń, z powołaniem odpowiednich stron akt kontroli;

6) wzmiankę o przekazaniu informacji, o których mowa w § 18 pkt 3 oraz w § 19 ust. 1 pkt 3;

7) pouczenie o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli oraz o prawie do odmowy podpisania protokołu;

8) wzmiankę o zgłoszeniu zastrzeżeń oraz o stanowisku zajętym wobec nich przez kontrolującego;

9) omówienie dokonanych w protokole kontroli poprawek, skreśleń i uzupełnień;

10) informację o sposobie przekazania protokołu kontroli kierownikowi podmiotu kontrolowanego;

11) adnotację o dokonaniu wpisu do książki kontroli;

12) miejsce i datę podpisania protokołu kontroli;

13) parafy kierownika zespołu kontrolnego lub kontrolera i kierownika podmiotu kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej na każdej stronie protokołu kontroli;

14) informację o odmowie podpisania protokołu kontroli.

3. Protokołowi kontroli zawierającemu informacje niejawne nadaje się odpowiednią klauzulę tajności.

4. Protokół kontroli sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla kierownika podmiotu kontrolowanego i zarządzającego kontrolę.

§ 27.

1. Po zakończeniu kontroli protokół kontroli podpisują wszyscy kontrolerzy i przekazują go kierownikowi podmiotu kontrolowanego, a w razie nieobecności kierownika – osobie pełniącej jego obowiązki.

2. W uzasadnionych przypadkach, za zgodą kierownika komórki kontroli, protokół kontroli może podpisać tylko kierownik zespołu kontrolnego lub kontroler.

3. Kierownikowi podmiotu kontrolowanego lub osobie pełniącej jego obowiązki przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń w nim zawartych.

4. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie zarządzającemu kontrolę w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania protokołu kontroli. W uzasadnionych przypadkach, na wniosek kierownika podmiotu kontrolowanego, kierownik komórki kontroli może przedłużyć termin wniesienia zastrzeżeń do 14 dni.

§ 28.

1. W przypadku zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli, kontroler obowiązany jest dokonać ich analizy i w miarę potrzeby, podjąć dodatkowe czynności kontrolne.

2. W przypadku stwierdzenia zasadności zastrzeżeń, kontroler zmienia lub uzupełnia odpowiednią część protokołu kontroli, w ten sposób, że dołącza do niego stosowny tekst w brzmieniu:

1) „Ustalenia na str. ... skreśla się”;

2) „Uzupełnienie do str. ... protokołu kontroli”;

3) „Treść ustaleń na str. ... otrzymuje brzmienie:”.

3. Zmieniony lub uzupełniony w wyniku czynności, o których mowa w ust. 2, protokół kontroli przekazuje się kierownikowi podmiotu kontrolowanego, w celu jego podpisania.

4. W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń w całości lub w części, kontroler sporządza stanowisko wraz z uzasadnieniem na piśmie i przekazuje je do akceptacji zarządzającemu kontrolę.

5. Kierownik komórki kontroli przekazuje na piśmie zgłaszającemu zastrzeżenie stanowisko, o którym mowa w ust. 4, wraz z uzasadnieniem oraz protokół kontroli, w celu jego podpisania.

6. Zarządzający kontrolę odmawia przyjęcia zastrzeżeń, jeżeli zostały zgłoszone przez osobę nieuprawnioną lub po upływie terminu, o którym mowa w § 27 ust. 4, oraz informuje o tym zgłaszającego zastrzeżenia.

7. Stanowisko zarządzającego kontrolę w sprawie odmowy przyjęcia zastrzeżeń jest ostateczne i nie wymaga uzasadnienia.

§ 29.

1. Kierownik podmiotu kontrolowanego lub osoba pełniąca jego obowiązki może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając zarządzającemu kontrolę pisemne wyjaśnienie tej odmowy w terminie 7 dni roboczych od dnia jego otrzymania.

2. Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika podmiotu kontrolowanego nie stanowi przeszkody do sporządzenia wystąpienia pokontrolnego.

§ 30.

W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń do protokołu kontroli, o których mowa w § 27 ust. 3, termin odmowy podpisania protokołu wraz z podaniem jej przyczyn biegnie od dnia doręczenia kierownikowi podmiotu kontrolowanego stanowiska zarządzającego kontrolę wobec zastrzeżeń.

§ 31.

1. Na wniosek kontrolera kierownik podmiotu kontrolowanego zwołuje naradę pokontrolną z udziałem pracowników w celu omówienia stwierdzonych nieprawidłowości i wniosków wynikających z ustaleń kontroli. Naradzie przewodniczy kierownik podmiotu kontrolowanego.

2. Kierownik podmiotu kontrolowanego uzgadnia z kontrolerem czas i miejsce odbycia narady, o której mowa w ust. 1, a także zapewnia protokołowanie jej przebiegu.

3. Egzemplarz protokołu z narady, o której mowa w ust. 1, doręcza się kontrolerowi w terminie z nim uzgodnionym, nie dłuższym jednak niż 7 dni od dnia odbycia narady pokontrolnej.

§ 32.

1. Przed sporządzeniem wystąpienia pokontrolnego kontroler może zwrócić się do kierownika podmiotu kontrolowanego lub osoby pełniącej jego obowiązki o złożenie w wyznaczonym terminie dodatkowych pisemnych wyjaśnień dotyczących przyczyn powstania nieprawidłowości przedstawionych w protokole kontroli.

2. Kierownik podmiotu kontrolowanego lub osoba pełniąca jego obowiązki, może z własnej inicjatywy złożyć kontrolerowi w terminie z nim uzgodnionym pisemne wyjaśnienia, o których mowa w ust. 1.

§ 33.

1. Po zakończeniu postępowania kontrolnego, z uwzględnieniem terminu, o którym mowa w § 29 ust. 1, kontroler sporządza projekt wystąpienia pokontrolnego, który zawiera podsumowanie i ocenę działalności podmiotu kontrolowanego wynikającą z ustaleń zawartych w protokole kontroli, z podaniem przyczyn powstania, zakresem i skutkami stwierdzonych nieprawidłowości, osób odpowiedzialnych za ich powstanie oraz uwagi, wnioski i zalecenia w sprawie usunięcia tych nieprawidłowości.

2. Kierownik komórki kontroli przekazuje projekt wystąpienia pokontrolnego zarządzającemu kontrolę do akceptacji.

3. Zarządzający kontrolę kieruje wystąpienie pokontrolne do kierownika podmiotu kontrolowanego.

4. Kopię wystąpienia pokontrolnego, o którym mowa w ust. 3, przesyłają niezwłocznie:

1) zarządzający kontrolę, o których mowa w § 4 pkt 7–9 – właściwym organom i jednostkom organizacyjnym wyższego stopnia;

2) zarządzający kontrolę, o którym mowa w § 4 pkt 6 – Dyrektorowi Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa.

5. W przypadku wystąpień pokontrolnych, którym nadano klauzulę tajności zarządzający, o których mowa w ust. 4, przesyłają zamiast kopii egzemplarz wystąpienia pokontrolnego.

§ 34.

Kierownik podmiotu kontrolowanego, któremu przekazano wystąpienie pokontrolne, jest obowiązany w terminie 30 dni, poinformować zarządzającego kontrolę o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań.

§ 35.

1. Sprawozdanie z kontroli przeprowadzonej w trybie uproszczonym zawiera opis stanu faktycznego z przywołaniem dowodów, na których oparto ustalenia, ocenę realizacji zadań i zgodności działania podmiotu kontrolowanego z przepisami prawa oraz uwagi i wnioski wynikające z ustaleń kontroli.

2. Sprawozdanie z kontroli powinno ponadto zawierać dane i informacje wymienione w § 26 ust. 2 pkt 1–4, 6 i 11.

3. Do postępowania ze sprawozdaniem z kontroli stosuje się odpowiednio postanowienia § 26 ust. 4.

4. Sprawozdanie z kontroli podpisują wszyscy kontrolerzy. Przepis § 27 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

§ 36.

1. Każdy podmiot podlegający kontroli prowadzi książkę kontroli.

2. Za prowadzenie i udostępnienie książki kontroli w podmiocie kontrolowanym odpowiedzialny jest kierownik tego podmiotu.

3. Kontroler wpisuje do książki kontroli w szczególności:

1) imię i nazwisko kontrolera;

2) nazwę organu zarządzającego kontrolę;

3) czas trwania kontroli;

4) przedmiotowy zakres kontroli.

4. Wpis do książki kontroli kontroler potwierdza podpisem.

5. W książce kontroli numeruje się strony w sposób uniemożliwiający usunięcie z niej kart.

6. Książkę kontroli udostępnia się na żądanie kontrolera.

§ 37.

1. W przypadku ujawnienia w toku kontroli okoliczności wskazujących na uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia, przestępstwa lub wykroczenia skarbowego albo też naruszenia dyscypliny finansów publicznych, kontroler niezwłocznie zawiadamia o tym na piśmie zarządzającego kontrolę.

2. Kontroler niezwłocznie informuje o stwierdzeniu bezpośredniego niebezpieczeństwa dla życia lub zdrowia ludzkiego albo niepowetowanej szkody w mieniu:

1) kierownika podmiotu kontrolowanego w celu zapobieżenia występującemu niebezpieczeństwu lub szkodzie;

2) zarządzającego kontrolę.

3. Kierownik podmiotu kontrolowanego jest obowiązany poinformować pisemnie kontrolera o podjętych działaniach zapobiegających zagrożeniom, o których mowa w ust. 2.

4. Zarządzający kontrolę zawiadamia organ powołany do ścigania przestępstw i wykroczeń, organ powołany do ścigania przestępstw i wykroczeń skarbowych oraz właściwego rzecznika dyscypliny finansów publicznych odpowiednio o ujawnionych przez kontrolującego uzasadnionych podejrzeniach popełnienia przestępstwa lub wykroczenia, przestępstwa lub wykroczenia skarbowego oraz czynu stanowiącego naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

§ 38.

1. W przypadku, gdy kontrola planowa w tym samym zakresie została przeprowadzona w więcej niż jednym podmiocie kontrolowanym, można sporządzić informację zawierającą wyniki kontroli we wszystkich podmiotach przewidzianych programem kontroli. Decyzję o opracowaniu informacji podejmuje kierownik komórki kontroli i wyznacza w tym celu pracownika.

2. Informacja, o której mowa w ust. 1, zawiera w szczególności:

1) określenie celu i tematyki kontroli oraz czasu jej prowadzenia i okresu objętego kontrolą;

2) ustalenia kontroli ukazujące skalę stwierdzonych zjawisk, przyczyny ich powstania, skutki, jakie wywołują lub mogą wywołać w świetle kryteriów stosowanych w postępowaniu kontrolnym;

3) ogólną ocenę kontrolowanej działalności oraz wynikające z niej uwagi i wnioski, w szczególności co do stosowania lub dokonania zmian obowiązującego prawa bądź podjęcia określonych działań organizacyjnych.

§ 39.

1. Informację podpisuje kierownik komórki kontroli i przedstawia ją zarządzającemu kontrolę.

2. Kopię informacji, o której mowa w ust. 1, przesyłają:

1) zarządzający kontrolę, o których mowa w § 4 pkt 7–9 – właściwym organom i jednostkom organizacyjnym wyższego stopnia;

2) zarządzający kontrolę, o którym mowa w § 4 pkt 6 – Dyrektorowi Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa.

3. Przepis § 33 ust. 5 stosuje się odpowiednio.

§ 40.

Zarządzający kontrolę egzekwuje realizację wniosków i zaleceń, zawartych w wystąpieniu pokontrolnym, skierowanych do kierownika podmiotu kontrolowanego.

§ 41.

1. Komórki kontroli sporządzają roczne sprawozdania z działalności kontrolnej.

2. Roczne sprawozdanie zawiera w szczególności informacje o:

1) organizacji komórki kontroli;

2) liczbie kontroli przeprowadzonych w roku sprawozdawczym z wyszczególnieniem rodzajów i problematyki kontroli, a także liczbie skontrolowanych podmiotów;

3) stwierdzonych nieprawidłowościach, przyczynach ich powstania oraz o osobach za nie odpowiedzialnych;

4) sformułowanych wnioskach i zaleceniach oraz o stanie ich realizacji;

5) liczbie wszczętych postępowań dyscyplinarnych i zawiadomień o popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia skierowanych do organów powołanych do ich ścigania oraz liczbie skierowanych zawiadomień o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych;

6) przykładach wzorowej realizacji zadań przez podmiot kontrolowany, które mogą być wykorzystane w celu usprawnienia działań i nadzoru także w innych podmiotach;

7) liczbie niezrealizowanych kontroli w roku sprawozdawczym.

3. Roczne sprawozdanie zatwierdza zarządzający kontrolę.

4. Zatwierdzone sprawozdania, corocznie przesyłają:

1) zarządzający kontrolę, o których mowa w § 4 pkt 7–9, organom lub jednostkom organizacyjnym wyższego stopnia, do dnia 15 stycznia;

2) zarządzający kontrolę, o których mowa w § 4 pkt 5 i 6, Dyrektorowi Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa, do dnia 10 lutego.

§ 42.

1. Dyrektor Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa, corocznie przedkłada Ministrowi do zatwierdzenia, na podstawie sprawozdań, o których mowa w § 41, sprawozdanie z kontroli urzędu obsługującego Ministra oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra, w zakresie nadzorowanych przez niego działów, w terminie do dnia 31 maja.

2. Dyrektor Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa udostępnia zarządzającym kontrolę zatwierdzone sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, publikując je na stronie podmiotowej Ministra.

3. Pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych w Ministerstwie corocznie przedstawia Ministrowi do zatwierdzenia sprawozdanie z działalności kontrolnej w zakresie ochrony informacji niejawnych, w terminie do dnia 15 marca.

§ 43.

Do przeprowadzenia postępowań kontrolnych rozpoczętych przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.

§ 44.

Traci moc zarządzenie Nr 7 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu przeprowadzania kontroli urzędu obsługującego Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych, podporządkowanych i nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. i Ad. Nr 6, poz. 11 oraz z 2002 r. Nr 5, poz. 11).

§ 45.

Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji: J. Kaczmarek

Załączniki do zarządzenia Nr 49 Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 19 czerwca 2007 r. (poz. 30)

Załącznik nr 1

Załącznik nr 2

Załącznik nr 3

Załącznik nr 4

Załącznik nr 5

Załącznik nr 6