Dzienniki Urzędowe - rok 2009 nr 14 poz. 50

Na podstawie art. 34 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U, z 2003 r. Nr 24, poz. 199, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1

Wprowadza się „Szczegółowe zasady i tryb przeprowadzania kontroli działalności organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Infrastruktury”, stanowiące załącznik do zarządzenia.

§ 2

Traci moc zarządzenie nr 5 Ministra Infrastruktury z dnia 5 grudnia 2007 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli przez Ministra Infrastruktury w jednostkach podległych lub nadzorowanych (Dz. Urz. Ml Nr 1, poz. 1).

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2003 r. Nr 80, poz. 717, z 2004 r. Nr 238, poz. 2390 i Nr 273, poz. 2703, z 2005 r. Nr 169, poz. 1414 i Nr 249, poz. 2104, z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600, z 2008 r. Nr 227, poz. 1505 oraz z 2009 r. Nr 42, poz. 337 i Nr 98, poz. 817.

Załącznik do zarządzenia nr 32 Ministra Infrastruktury
z dnia 29 grudnia 2009 r. (poz. 50)

SZCZEGÓŁOWE ZASADY I TRYB PRZEPROWADZANIA KONTROLI DZIAŁALNOŚCI ORGANÓW I JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH PODLEGŁYCH LUB NADZOROWANYCH PRZEZ MINISTRA INFRASTRUKTURY

Zasady organizowania kontroli

§ 1

1. Kontrole przeprowadza się w celu ustalenia stanu faktycznego dotyczącego działalności organowi jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Infrastruktury, zwanego dalej „Ministrem”, rzetelnego udokumentowania stanu faktycznego i dokonania oceny działalności kontrolowanego organu i jednostki pod względem legalności, gospodarności, celowości oraz rzetelności.

2. Przy prowadzeniu kontroli stosuje się standardy kontroli, określone w wytycznych Kancelarii Prezesa Rady Ministrów w sprawie kontroli w administracji rządowej²⁾.

3. W danym roku kalendarzowym kontrole planowe prowadzone są na podstawie rocznego planu kontroli, zaakceptowanego przez Ministra.

4. Kontrole doraźne przeprowadzane są na polecenie Ministra, który określa tematykę kontroli.

Tryb przeprowadzania kontroli

§ 2

1. Kontrole przeprowadza komórka kontrolna Ministerstwa Infrastruktury, zwanego dalej „Ministerstwem”.

2. Rejestr kontroli prowadzony jest przez komórkę kontrolną Ministerstwa.

§ 3

1. Kontrole przeprowadza zespół kontrolujący, liczący co najmniej dwóch kontrolerów, spośród których Dyrektor komórki kontrolnej wyznacza kierownika zespołu kontrolującego.

2. Jeżeli zachodzą okoliczności uzasadniające udział pracowników innych komórek organizacyjnych w czynnościach kontrolnych, to są oni włączani do zespołu kontrolnego.

§ 4

1. Pracownik komórki kontrolnej Ministerstwa przeprowadza kontrole na podstawie imiennego upoważnienia Ministra ważnego z dokumentem potwierdzającym tożsamość.

2. Wzór upoważnienia określa załącznik nr 1 do niniejszych zasad.

3. Upoważnienie po zakończeniu kontroli dołącza się do akt kontroli.

4. Dyrektor komórki kontrolnej Ministerstwa uprawniony jest do przeprowadzania kontroli bez upoważnienia, o którym mowa w ust. 1.

5. Komórka kontrolna Ministerstwa prowadzi rejestr imiennych upoważnień do przeprowadzania kontroli, według wzoru określonego w załączniku nr 2 do zarządzenia.

§ 5

Kontrolujący przeprowadza kontrole zgodnie z programem kontroli, zatwierdzonym przez Dyrektora komórki kontrolnej Ministerstwa.

§ 6

1. Kontrolujący przed rozpoczęciem czynności kontrolnych składają Dyrektorowi komórki kontrolnej Ministerstwa pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności uzasadniających wyłączenie od udziału w kontroli.

2. Oświadczenia przechowywane są w aktach kontroli.

3. Kontrolujący podlega wyłączeniu od udziału w kontroli w razie stwierdzenia przyczyn, które mogą mieć wpływ na bezstronność jego postępowania, a w szczególności gdy:

1) wyniki kontroli mogą dotyczyć praw lub obowiązków kontrolującego albo praw lub obowiązków osób mu najbliższych w rozumieniu przepisów kodeksu karnego;

2) przedmiotem kontroli jest działalność, za którą kontrolujący był odpowiedzialny, oraz nie upłynął rok od zaprzestania wykonywania danej działalności przez kontrolującego.

4. Decyzję o wyłączeniu kontrolującego od udziału w kontroli podejmuje Dyrektor komórki kontrolnej Ministerstwa.

§ 7

1. Kontrola przeprowadzana jest w siedzibie kontrolowanego organu lub jednostki, w czasie wykonywania zadań, a jeżeli wymaga tego dobro kontroli, również poza godzinami pracy i w dniach wolnych od pracy.

2. Kontrola może być, w miarę potrzeby i możliwości, przeprowadzana również w siedzibie komórki kontrolnej Ministerstwa.

§ 8

Kontrolujący przed przystąpieniem do czynności kontrolnych:

1) powiadamia kontrolowany organ lub kierownika kontrolowanej jednostki o przedmiocie i zakresie kontroli;

2) okazuje kontrolowanemu organowi lub kierownikowi kontrolowanej jednostki upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.

§ 9

1. Kontrolujący ma prawo do:

1) swobodnego wstępu do obiektów i pomieszczeń kontrolowanego organu lub jednostki, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych;

2) wglądu do wszelkich dokumentów związanych z działalnością kontrolowanego organu lub jednostki i innych materiałów dowodowych, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych;

3) uzyskiwania informacji związanych z tematyką prowadzonej kontroli od komórek organizacyjnych Ministerstwa, podmiotów działających przy Ministrze oraz organów i jednostek podległych lub nadzorowanych przez Ministra nieobjętych kontrolą;

4) przeprowadzania oględzin obiektowi składników majątkowych kontrolowanego organu lub jednostki;

5) żądania od pracowników kontrolowanego organu lub jednostki ustnych i pisemnych wyjaśnień;

6) korzystania z pomocy biegłych i specjalistów;

7) zabezpieczania materiałów dowodowych.

2. Kontrolowany organ lub kierownik kontrolowanej jednostki zapewnia kontrolującemu warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzania kontroli, w szczególności niezwłocznego przedstawienia kontrolującemu dokumentów i materiałów, terminowego udzielania wyjaśnień przez pracowników kontrolowanej jednostki, udostępnienia urządzeń technicznych, umożliwienia swobodnego poruszania po terenie kontrolowanej jednostki.

§ 10 '

1. Pracownicy kontrolowanego organu lub jednostki są zobowiązani udzielać, w wyznaczonym terminie, wyjaśnień ustnych lub pisemnych w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli. Z ustnych wyjaśnień kontrolujący sporządza protokół.

2. Odmowa udzielenia wyjaśnień przez pracowników kontrolowanego organu lub jednostki może nastąpić jedynie w przypadkach, gdy wyjaśnienia mogą dotyczyć faktów i okoliczności, których ujawnienie mogłoby narazić na odpowiedzialność karną lub majątkową wezwanego do złożenia wyjaśnień, a także osób mu najbliższych w rozumieniu przepisów kodeksu karnego. Kontrolujący przed przyjęciem wyjaśnień zobowiązany jest poinformować składającego wyjaśnienia o prawie do odmowy ich udzielania.

3. Każdy może złożyć kontrolującemu ustne lub pisemne oświadczenie dotyczące przedmiotu kontroli.

4. Kontrolujący nie może odmówić przyjęcia oświadczenia, jeżeli ma ono związek z przedmiotem kontroli.

§ 11

Kontrolujący informuje kontrolowany organ lub kierownika kontrolowanej jednostki o ustaleniach wskazujących na ujawnione nieprawidłowości i uchybienia w jej działalności, podjętych w toku kontroli.

§ 12

W przypadku ujawnienia, w toku kontroli, okoliczności wskazujących na popełnienie przestępstwa lub wykroczenia skarbowego, naruszenia dyscypliny finansów publicznych lub innych czynów za które ustawowo przewidziana jest odpowiedzialność, kontrolujący niezwłocznie zawiadamia Dyrektora komórki kontrolnej Ministerstwa, który zawiadamia Ministra, który podejmuje decyzję o zawiadomieniu organu właściwego w sprawie naruszeń lub powołanego do ścigania przestępstw.

Czynności przygotowawcze
do przeprowadzenia kontroli

§ 13

1. Czynności przygotowawcze do przeprowadzenia kontroli planowej obejmują w szczególności:

1) analizę materiałów zebranych w toku czynności przygotowawczych (analiza przedkontrolna);

2) opracowanie programu kontroli;

3) określenie terminu kontroli.

2. Program kontroli, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, zawiera w szczególności:

1) oznaczenie kontroli;

2) cel kontroli;

3) wyniki analizy przedkontrolnej;

4) analizę ryzyka kontroli;

5) analizę stanu prawnego dotyczącego tematyki kontroli;

6) tematykę kontroli, określenie obszarów, które mają być zbadane;

7) określenie metodyki kontroli, tj. kryteria kontroli, techniki kontroli i dokumentowanie czynności kontrolnych;

8) przygotowanie założeń organizacyjnych kontroli.

3. Program kontroli przechowywany jest w aktach kontroli.

Postępowanie dowodowe

§ 14

1. Kontrolujący ustala stan faktyczny na podstawie dowodów zebranych w toku kontroli.

2. Dowodami są w szczególności: dokumenty, zabezpieczone przedmioty, opinie biegłych, wyniki oględzin, jak również pisemne wyjaśnienia i oświadczenia.

3. Zebrane w toku kontroli dowody kontrolujący zabezpiecza odpowiednio przez oddanie na przechowanie kontrolowanemu organowi lub kierownikowi kontrolowanej jednostki za pokwitowaniem albo przechowywanie przechowuje w kontrolowanej jednostce w oddzielnym, zamkniętym i opieczętowanym pomieszczeniu. Zabranie z kontrolowanego organu lub jednostki materiałów dowodowych następuje za pokwitowaniem. O zwolnieniu dowodów z zabezpieczenia decyduje kontrolujący.

4. Kontrolujący może żądać od kontrolowanego organu lub kierownika kontrolowanej jednostki sporządzenia niezbędnych do kontroli odpisów lub wyciągów z dokumentów, jak również zestawień i obliczeń opartych na dokumentach.

5. Zgodność z oryginałami kopii dokumentów, odpisów i wyciągów oraz prawidłowość zestawień i obliczeń potwierdza kierownik komórki organizacyjnej, której one dotyczą.

§ 15

1. Kontrolujący może w razie potrzeby przeprowadzić oględziny.

2. Oględziny przeprowadza się w obecności kontrolowanego organu lub kierownika kontrolowanej jednostki lub komórki organizacyjnej tego organu lub jednostki, odpowiedzialnego za przedmiot oględzin, a w razie jego nieobecności – pracownika pisemnie upoważnionego przez kontrolowany organ lub kierownika kontrolowanej jednostki lub komórki organizacyjnej tej jednostki.

3. Z przebiegu i wyniku oględzin kontrolujący sporządza protokół, który podpisuje kontrolujący i osoba, o której mowa w ust. 2.

Protokół kontroli

§ 16

1. Wyniki przeprowadzonej kontroli kontrolujący przedstawia w protokole kontroli.

2. Protokół kontroli zawiera opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli organu lub jednostki, w tym ustalonych uchybień lub nieprawidłowości, z uwzględnieniem przyczyn ich powstania, zakresu i skutków tych nieprawidłowości lub uchybień oraz osób za nie odpowiedzialnych.

3. Za nieprawidłowość należy uznać działanie lub zaniechanie, które z punktu widzenia kryteriów kontroli jest nielegalne, niegospodarne, niecelowe lub nierzetelne.

4. Za uchybienie należy uznać odstępstwo od stanu pożądanego o charakterze wyłącznie formalnym, niepowodujące następstw dla kontrolowanej działalności, zarówno w aspekcie finansowym, jaki wykonywanych zadań.

5. Ponadto protokół kontroli zawiera:

1) nazwę kontrolowanego organu lub jednostki w pełnym brzmieniu, jej adres, imię i nazwisko kontrolowanego organu lub kierownika kontrolowanej jednostki, a w miarę potrzeby, także imiona i nazwiska kierowników kontrolowanych komórek organizacyjnych urzędu obsługującego organ lub jednostki oraz dzień objęcia przez nich stanowisk;

2) dzień rozpoczęcia i zakończenia kontroli ze wskazaniem przerw w kontroli;

3) imiona i nazwiska kontrolujących;

4) określenie przedmiotu kontroli i okresu objętego kontrolą;

5) opis załączników stanowiących część składową protokołu;

6) wzmiankę b poinformowaniu kontrolowanego organu lub kierownika kontrolowanej jednostki o prawie zgłoszenia zastrzeżeń i składania wyjaśnień do protokołu, o którym mowa w § 17;

7) datę i miejsce podpisania protokołu.

§ 17

1. Protokół kontroli podpisują kontrolujący i kontrolowany organ lub kierownik kontrolowanej jednostki.

2. Kontrolowany organ lub kierownik kontrolowanej jednostki podpisuje protokół kontroli bądź pisemnie zgłasza umotywowane zastrzeżenia co do ustaleń w nim zawartych w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu.

3. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń, o których mowa w ust. 2, kontrolujący jest obowiązany dokonać ich analizy i w miarę potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne.

4. W razie nieuwzględnienia zastrzeżeń w całości lub w części kontrolujący przekazuje zgłaszającemu zastrzeżenia pisemne stanowisko w tej sprawie.

5. W terminie 7 dni od dnia otrzymania stanowiska w sprawie zgłoszonych zastrzeżeń kontrolowany organ lub kierownik kontrolowanej jednostki podpisuje protokół lub odmawia podpisania protokołu, składając pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.

6. Kontrolowanemu organowi lub kierownikowi kontrolowanej jednostki przysługuje prawo złożenia wyjaśnień co do przyczyn i okoliczności powstania nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli, w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu.

§ 18

1. Kontrolowany organ lub kierownik kontrolowanej jednostki może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając na piśmie w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania wyjaśnienie przyczyn tej odmowy.

2. O odmowie podpisania protokołu kontroli i złożenia wyjaśnienia kontrolujący czyni wzmiankę na protokole.

3. Odmowa podpisania protokołu przez kontrolowany organ lub kierownika kontrolowanej jednostki lub niepodpisanie protokołu w terminie, o którym mowa w § 17 ust. 2 i ust. 5, nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolującego i realizacji ustaleń kontroli.

§ 19

1. W uzasadnionych okolicznościach kontrolujący może wnioskować do organu lub kierownika kontrolowanej jednostki o zwołanie narady pokontrolnej z pracownikami kontrolowanego organu lub jednostki w celu omówienia kwestii związanych z przeprowadzoną kontrolą.

2. Naradę zarządza kontrolowany organ lub kierownik kontrolowanej jednostki.

3. Z narady pokontrolnej sporządza się protokół, który podpisują prowadzący naradę, kontrolujący oraz protokolant.

4. Protokolanta wyznacza prowadzący naradę spośród pracowników kontrolowanej jednostki.

5. Kopię protokołu kontrolujący przekazuje Dyrektorowi komórki kontrolnej Ministerstwa.

Wystąpienie pokontrolne

§ 20

1. Komórka kontrolna Ministerstwa sporządza wystąpienie pokontrolne, które przekazuje kontrolowanemu organowi lub kierownikowi kontrolowanej jednostki. Wystąpienie pokontrolne podpisuje Minister lub osoba przez niego upoważniona.

2. Wystąpienie pokontrolne zawiera ocenę kontrolowanej działalności, wynikającą z ustaleń opisanych w protokole kontroli, a także uwagi i zalecenia zmierzające do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

3. Kontrolowany organ lub kierownik kontrolowanej jednostki obowiązany jest, w terminie wyznaczonym w wystąpieniu pokontrolnym, do złożenia informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania zaleceń pokontrolnych oraz podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań.

§ 21

1. Komórka kontrolna Ministerstwa monitoruje terminowość udzielania odpowiedzi na zalecenia pokontrolne.

2. Komórki organizacyjne Ministerstwa monitorują, w imieniu Ministra, realizację wyników kontroli.

3. Minister może żądać od kontrolowanego organu lub kierownika kontrolowanej jednostki w każdym czasie informacji o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych lub innych działaniach podjętych w wyniku kontroli, w szczególności w celu usunięcia nieprawidłowości i wykonania zaleceń.

§ 22

W przypadku, gdy w kontrolowanej jednostce nie zostaną podjęte działania lub podjęte działania okażą się niewystarczające do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości kontrolowany organ lub kierownik kontrolowanej jednostki sporządza wniosek, w którym wskazuje inny niż określony w wystąpieniu pokontrolnym sposób usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

§ 23

1. Protokół kontroli wraz z załącznikami i wystąpienie pokontrolne stanowią akta kontroli.

2. Akta kontroli przechowywane są w komórce kontrolnej Ministerstwa zgodnie z obowiązującymi w Ministerstwie przepisami i procedurami w zakresie obiegu dokumentów ich archiwizacji.

Uproszczone postępowanie kontrolne

§ 24

1. Kontrole organów i jednostek podległych lub nadzorowanych przez Ministra można przeprowadzić przy zastosowaniu trybu uproszczonego.

2. Do kontroli takiej stosuje się niniejsze przepisy, z wyjątkiem § 16–18.

3. Tryb uproszczony może być stosowany w szczególności w celu:

1) przeprowadzenia postępowań wyjaśniających;

2) zbadania określonych spraw wynikających ze skarg, wniosków i listów obywateli;

3) przeprowadzenia badań metodą analizy dokumentów i innych materiałów otrzymanych z jednostek podlegających kontroli.

4. Decyzje o zastosowaniu trybu uproszczonego podejmuje dyrektor komórki kontrolnej Ministerstwa.

5. Z kontroli przeprowadzonej przy zastosowaniu trybu uproszczonego, sporządza się sprawozdanie, które podpisuje kontrolujący. Do sprawozdania załącza się dowody związane z jego treścią.

6. Komórka kontrolna Ministerstwa informuje kontrolowany organ lub kierownika kontrolowanej jednostki o wynikach przeprowadzonej w tym trybie kontroli.

7. W razie ujawnienia w toku kontroli okoliczności uzasadniających odpowiedzialność służbową, materialną, albo karną, od chwili stwierdzenia tych okoliczności kontrola nie może być prowadzona w trybie uproszczonym.

Załączniki do szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli działalności organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Infrastruktury

Załącznik nr 1

Załącznik nr 2